POINT SUR L’OUTIL E-RECRUTEMENT...

UPRH - SDGRHL

OUTIL TEMPS DE TRAVAIL

MODE D’EMPLOI

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UPRH - SDGRHL

Sommaire LES GRANDS PRINCIPES APPLIQUES DANS L’OUTIL

CONNEXION

RENSEIGNER LE FORMULAIRE

ETABLIR UN PLANNING • Les valorisations des jours selon leur qualification

• Les recopies de période

• Les arrêts maladie

• Les congés bonifiés

• Les autorisations d’absence et les périodes de formation

• Les situations interruptives (mobilité interne, stagiairisation, départ)

• Appliquer un coefficient bonificateur aux samedis, dimanches et jours fériés travaillés

• Les cas particuliers : agents d’accueil, veilleurs de nuit

• Les reports

HISTORISATION DES PLANNINGS

IMPRESSION DE LA FICHE DE SITUATION

TRUCS ET ASTUCES

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L’usage de Mozilla firefox comme

navigateur est fortement conseillé

pour un fonctionnement optimisé de

l’outil.

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Les plannings sont des plannings prévisionnels. Ils doivent être établis en début de cycle de

manière à informer l’agent de son rythme de travail de l’année. Les arrêts maladie reçus et

saisis par la Région sont automatiquement synchronisés. En fin d’année scolaire ou au

départ de l’agent, l’outil indique les soldes d’heures positifs ou négatifs.

L’outil gère le temps de travail de façon annualisée.

Seules les absences pour raison de santé impactent la durée effective du temps de travail

réalisée par les agents ; les différents événements non impactant (comme la formation ou les

autorisations d’absence) peuvent être saisis en cours d’année.

Une journée de travail ne peut être inférieure à 7 h et une ½ journée à 3h30 ; ni supérieure à

10 h (avec amplitude maximale de 11h, hors poste accueil logé fixée à 13 h).

Les 31 jours de congés annuels (27 CA + 2 jours Président + 2 jours hors période) sont pré-

positionnés dans les plannings. Ils peuvent être modifiés avant la remise du planning à

l’agent au plus tard le 1er octobre.

Le planning est attaché à l’agent. En cas de mobilité en cours d’année, le planning établi par

son précédent EPLE sera à disposition de son nouvel EPLE (voir chapitre sur situations

interruptives).

Les grands principes appliqués dans l’outil

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Connexion

Les proviseurs et les gestionnaires ont été destinataires de codes de connexion.

Les chefs d’équipe se connectent avec leur identifiant et mot de passe de leur

messagerie professionnelle

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez

et suivez les instructions.

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Renseigner le formulaire

Lorsque vous vous connectez plusieurs onglets apparaissent selon les droits accordés :

Cliquez sur l’onglet « Temps de travail » et la liste des agents apparait.

En début de cycle, cliquez sur : « nouvelle fiche de situation de temps de travail »

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Le formulaire apparait.

Il est divisé en 6 parties : • Partie 1 : Données de l’agent

Pré-remplie avec le nom, prénom, matricule et catégorie de l’agent (titulaire, non titulaire, stagiaire)

• Partie 2 : Reliquat période précédente

Voir rubrique « reports »

• Partie 3 : Données de référence

Choisir dans les listes

déroulantes la spécialité et

la quotité de temps de

travail de l’agent Retour au sommaire

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• Partie 4 : Planning de l’agent – temps de travail

Vous allez indiquer le nombre d’heures effectuées par l’agent par jour habituellement. La valeur par défaut est

de 8 h 00. vous pouvez bien entendu changer cette valeur.

La valeur indiquée sera appliquée à tous les jours de

l’année. Si l’agent a un rythme différent certains jours, il est

toujours possible d’intervenir manuellement.

Si l’agent a un rythme différent mais récurrent sur l’année :

voir la rubrique «Les recopies de période »

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• Partie 5 : Reports et impacts RTT

Compteurs qui indiquent au moment « t » la situation de l’agent.

Il n’y a aucune saisie à faire.

• Partie 6 : commentaires

A tout moment, il est possible d’apporter des précisions et des informations quant à la situation de l’agent

(exemple : horaires d’arrivée et de départ, temps de pause méridienne…)

Ce texte apparait lors de l’impression de la fiche de situation que l’agent doit signer.

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Etablir un planning • Lorsque vous cliquez sur le bouton « initialiser un nouveau planning », le planning de l’agent apparait.

• Pour tout planning prévisionnel, votre objectif principal est d’arriver à un report égal à 0. vous devez alors

positionner les jours RTT de manière à atteindre cet objectif.

Il se peut qu’il y ait un écart de quelques heures. L’outil appliquera toujours la règle de l’arrondi favorable

l’agent (si écart de – 2 h, le report sera lui égal à 0. Dans ce cas vous pouvez augmenter sur quelques

jours la durée de travail quotidien, notamment sur une période où vous savez que l’activité sera plus

importante.

Règle de l’arrondi

favorable à l’agent.

Si l’agent a + 30 minutes,

l’outil comptabilisera un

report de +0,5 jour

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Ne pas tenir compte de

la case « report » avant

d’avoir positionné les

jours RTT

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Etablir un planning

Après avoir

positionné 28 jours

de RTT, il y avait

un reliquat de – 2 h.

La durée

quotidienne de

travail a donc été

augmentée d’1/2

heure sur 4 jours de

manière à réduire

l’écart à 0.

Exemple de planning type pour un agent travaillant 8h/jour

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Etablir un planning Les valorisations des jours selon leur qualification

Selon votre choix, l’outil comptabilisera un nombre

d’heures.

Vous pouvez immédiatement le voir en regardant la

premier ligne du bloc. C’est sur cette base que l’outil

établira le nombre d’heures effectuées par l’agent.

Si vous positionnez une

RTT sur ce jour, l’outil

comptabilisera 0 h alors que

dans le planning la valeur 8h

sera indiquée.

C’est pourquoi nous vous

conseillons de vous référez

au tableau ci après

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• L’outil est configuré pour appliquer des valeurs selon la qualification.

Le tableau ci-après en fait le détail sur la base d’une journée initialement définie à 8 h :

(*) Il n’y a que dans le cas du temps partiel que l’outil indique la valeur prise en compte dans le planning

(**) cette valeur est différente lorsqu’il s’agit d’agent ayant un temps de travail différent = veilleur de nuit, agent d’accueil

Qualification

Abréviation

dans le planning

Valeur dans le

planning

Valeur prise en

compte pour l’outil

Présent P 8h 8h

Autorisation d’absence AA 8h 8h

Congés annuels CA 8h 0h

RTT RTT 8h 0h

Demi journée CA ou RTT dCA

dRT

8h

8h

4h

4h

Absence pour raison de

santé (automatiquement incrémenté)

AS 8h 7h (**)

Journée temps partiel (*) TP 0h 0h

Demi- journée temps

partiel (*)

dTP 4h 4h

Etablir un planning Les valorisations des jours selon leur qualification

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• L’outil vous donne la possibilité de recopier des périodes. Cela peut être utile si l’agent a un rythme différent d’une

semaine sur l’autre, s’il est à temps partiel et a un jour « temps partiel » fixe.

Prenons l’exemple d’un agent à temps partiel qui a pour jour fixe de TP le mercredi :

Il faut sur la première semaine complète (du lundi au dimanche) de l’année,

qualifier le mercredi en jour TP.

Ensuite vous cliquez sur n’importe quel jour du planning, la boite de dialogue

apparait et il suffit de cocher la case « recopier la période cyclique » pour que

les lignes de saisie de date apparaissent.

Etablir un planning Les recopies de période

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Il faut donner une période de référence sur la 1ère

ligne qui va du lundi au dimanche (dans

l’exemple du 1er au 7)

Puis saisir la période où vous souhaitez que ce

rythme soit recopié sur une période équivalente.

Dans tous les cas, il faut nécessairement que

la période soit comprise entre un lundi et un

dimanche.

Dans l’exemple la période de référence est du

lundi 1er septembre au dimanche 7 septembre et

l’application de cette recopie sera faite du lundi 8

septembre au dimanche 30 août.

Validez en cliquant sur OK.

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Les jours TP seront bien

dupliqués sur toute

l’année. Ensuite, comme

pour tout planning, il suffit

de positionner CA et RTT

de manière à mettre à zéro

le compteur « report ».

Cette méthode est

applicable également

lorsque ce sont les heures

effectuées quotidiennement qui

sont différentes et/ou si le

rythme est, par exemple 2 jours

à 8h30 et 3 jours à 8 h sur une

semaine et le contraire la

semaine suivante.

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• La liste des arrêts maladie apparait dans la fiche agent de l’onglet « poste et agent ».

• Depuis juillet 2015, les arrêts s’incrémentent automatiquement dans les planning des agents. Vous n’avez

donc plus la possibilité de les saisir. De ce fait nous vous conseillons de garder une copie des arrêts que

les agent doivent continuer à vous transmettre.

• La synchronisation se fait à chaque connexion. Il faut néanmoins tenir compte des délais d’acheminement

et de saisie dans notre outil de gestion, ce qui implique que la mise à jour des compteurs ne soit plus

immédiate.

Etablir un planning Les arrêts maladie

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Etablir un planning Les congés bonifiés

• Rappel des règles pour les congés bonifiés :

Ne pas poser plus de 35 jours de congés annuels (CA) consécutifs (week-end et jours fériés

compris)

Le 1er jour de bonification doit commencer au 36ème jour (quelque soit le jour : samedi,

dimanche ou jour férié)

La durée totale des congés bonifiés ne peut excéder 65 jours consécutifs (samedi, dimanche et

jours fériés compris)

• L’outil n’intègre pas ces règles de gestion et il est donc nécessaire de faire un comptage manuel.

• Les congés bonifiés n’ont pas d’impact RTT. Ils sont donc à qualifier dans les autorisations d’absence.

Cela signifie que l’outil prendra en compte le nombre d’heures que vous aurez indiqué dans le planning

initialement. (voir tableau valorisation des jours selon leur qualification).

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Etablir un planning Les congés bonifiés

Exemple de planning

Restent ensuite

à positionner les

CA restants et

les RTT afin

d’obtenir 0 dans

la case report

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Etablir un planning Les autorisations d’absence et les périodes de formation

Les autorisations d’absence et les périodes de formation n’ont pas d’impact RTT.

C’est pourquoi la formation est à saisir comme une autorisation d’absence dans l’outil.

L’outil prendra en compte la valeur saisie initialement (voir tableau valorisation des jours

selon leur qualification).

Dès lors que vous qualifiez une journée (ou plusieurs) en autorisation d’absence, vous

devez préciser le motif dans la liste déroulante à votre disposition.

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Etablir un planning Les autorisations d’absence et les périodes de formation

Le fait d’avoir qualifié l’autorisation d’absence

vous permet, lorsque vous passez la souris

sur la journée dans le planning, de voir le

motif de l’AA apparaitre.

Cela vous permettra de tenir un compte des

AA notamment en ce qui concerne les

journées « garde d’enfant malade »

Ne pas confondre autorisation d’absence et

aménagement horaire : si un agent a besoin

d’une ou plusieurs heures pour un rv médical

par exemple, cela ne peut être considéré

comme une autorisation d’absence : soit il

récupère ces heures, soit il pose une ½

journée RTT.

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Etablir un planning Les situations interruptives : mobilité interne, stagiairisation, départ…

Les plannings sont désormais attachés à l’agent et non plus à son lycée d’affectation et une

historisation des plannings est possible (voir historisation des plannings).

Pour une mobilité: cela implique que si un agent effectue une mobilité en cours d’année, ce

sera le nouvel EPLE qui disposera de son planning.

2 possibilités:

- soit le planning convient au nouvel EPLE et il est conservé

en l’état

- soit le nouvel EPLE souhaite une autre organisation du

du temps de travail. Il doit alors clôturer la situation de

l’agent à la veille de la date de son changement

de situation et en recréer un nouveau à la date d’arrivée

de l’agent.

Pour les mises en stage et les départs hors Région, il faudra

clôturer le planning à la date du départ.

L’outil calculera donc automatiquement au prorata temporis la situation de l’agent à la date

de clôture de situation que vous aurez indiquée.

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Planning initial : les compteurs sont bien corrects : 31 CA/31 et report = 0

Avec une clôture de situation au

31/03, l’outil a recalculé les droits

en CA et l’écart entre les heures

dues et les heures effectuées.

C’est dans les cases « report »

du formulaire que ces chiffres

vous seront indiqués pour les

reports A et B.

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• Ces chiffres apparaissent sur le formulaire temps de travail de l’agent

• Lorsque vous enregistrez le formulaire et que vous revenez à la liste des agents, le chiffre du

report A apparait et vous avez maintenant la possibilité de générer un autre planning en

cliquant sur « nouvelle fiche de situation temps de travail »

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• Le formulaire apparait. Vous constatez que :

• Les reports de la période précédente apparaissent à

titre indicatif.

La possibilité de modifier ces chiffres vous a été

donnée uniquement pour les situations

exceptionnelles (notamment pour les

stagiairisations). Pour tout autre cas, nous vous

invitons à vous rapprocher de votre antenne RH de

rattachement afin d’établir ensemble le bien fondé de

ce changement.

• Les dates sont également pré-saisies.

Il ne peut y avoir de rupture de date quand bien

même la date de la nouvelle situation se situerait sur

un jour de weed-end ou férié.

• Dès lors l’établissement du planning peut

s’effectuer de la même façon qu’habituellement en

ayant toujours le souci d’arriver à un compteur de

report égal à 0.

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• Pour une mise en stage :

Il faut clôturer la situation de l’agent non titulaire à la date de fin de situation (généralement 30

octobre ou 28 ou 29 février) et créer un planning à la date de mise en stage.

Les reports pour les non titulaires n’apparaissant pas, il est nécessaire de calculer ses droits

acquis sur la période précédente. Ainsi un agent qui serait mis en stage au 1er novembre aura

acquis 4,5 CA (2,25 jours/mois) et 4 RTT (2 jours /mois) soit 8,5 jours. Si l’agent n’a pas pu

bénéficier de ses jours de CA et/ou RTT, vous pouvez les reporter sur le nouveau planning.

• Pour un départ (mutation, retraite…)

Pour la mutation ou départ en retraite, il faudra que l’agent ait épuisé ses droits à congés avant

son départ.

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Etablir un planning Appliquer un coefficient bonificateur

aux samedis, dimanches et jour fériés travaillés

• Le principe :

• Les samedis peuvent être valorisés sous conditions (voir infra)

• Les dimanches et jours fériés sont valorisés à 1,5

• Le 1er mai est valorisé à 2

• Dans l’outil, que ce soit pour les dimanches ou les jours fériés (pour le 1er mai

seule la valorisation à 2 sera disponible), la boite de dialogue vous demandera,

lorsque vous cliquez sur un de ces jours, de définir le temps de présence de l’agent :

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Etablir un planning Appliquer un coefficient bonificateur

aux samedis, dimanches et jour fériés travaillés

• Pour les samedis, la boite de dialogue sera différente. Vous aurez le choix de la

valorisation, les règles variant selon les situations :

Pas de valorisation

Valorisation à 1,2

Valorisation à 1,5

Cas n° 1 : ce n’est pas la 11ème ½

journée de travail consécutive et l’agent

ne finit pas après 13 h

Cas n° 2 : ce n’est pas la 11ème ½

journée de travail consécutive et l’agent

finit après 13 h

Cas n° 3 : C’est la 11ème ½ journée de

travail consécutive et l’agent ne finit

pas après 13 h

Cas n° 4 : C’est la 11ème ½ journée de

travail consécutive et l’agent finit après

13 h

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Etablir un planning Les cas particuliers : agents d’accueil, veilleurs de nuit

• Les agents d’accueil logés:

Ils ont un nombre d’heures à effectuer plus important que les autres agents dans le

respect des règles du droit du travail :

• Pas de journée de travail supérieure à 10 h

• Pas d’amplitude horaire de plus de 13 h

• Le nombre d’heures de travail hors présence élèves ne peut dépasser 8 h

Ces règles ne sont pas intégrées dans l’outil.

• Les veilleurs de nuit :

Ces agents peuvent être amenés à travailler de manière récurrente les week-

end, leur coupure hebdomadaire se situant alors sur d’autres jours de la

semaine. C’est pourquoi, pour cette fonction (et uniquement dans ce cas), vous

avez la possibilité de positionner des jours de repos hebdomadaire (RH) sur

des jours de la semaine autres que le week-end.

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Etablir un planning Les cas particuliers : exemple des veilleurs de nuit

Boite de dialogue 1:

Cochez la case « repos hebdo. »

Boite de dialogue 2 :

Cochez la case « repos».

Le compteur se met à jour.

Cliquez sur OK.

Le ou les jours définis apparaissent bien en RH

et seront traités comme des jours de week-end

par l’outil en cas d’arrêt maladie, si celui-ci est

inférieur à 7 jours consécutifs. Sinon l’outil

rétablira les semaines avec WE et sans RH. Retour au sommaire

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Etablir un planning Les reports

Dans l’outil il existe 2 cases report :

Report A : qui calcule le nombre d’heures réalisées sur l’ensemble de l’année par l’agent et

qui convertit le solde obtenu en jours, selon la règle de l’arrondi le plus favorable à l’agent.

Ce compteur prend en compte, uniquement, le nombre annuel d’heures à réaliser par l’agent.

Report B : indique le droit à congés annuels de l’agent. Ce chiffre correspond au droit à un

nombre de jour(s) et exclut donc le nombre d’heures. Ce compteur ne tient pas compte du

nombre d’heures réalisées ou non puisqu’il s’agit d’un droit à jours de congés.

Exemple : un agent qui travaille 8h/jour toute l’année est arrêté 1 semaine sur une période où

il devait travailler et 1 semaine où il était en congés annuels.

Sur la 1ère semaine, il y aura un impact de – 5h (1h en moins chaque jour d’absence), ce qui

dans l’outil correspond à – ½ journée.

Sur la 2ème semaine, il aura donc sur le report B + 5 jours.

Le report A indiquera donc : + 4.5 (5-0,5) et le report B indiquera + 5

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Etablir un planning Les reports

• Les reports vous sont désormais indiqués à titre indicatif lorsque vous créez une nouvelle fiche de

situation (soit en début de cycle scolaire, soit lorsqu’il y a une situation interruptive)

Cette fonctionnalité

évite les erreurs de

saisie qui peuvent fausser les

compteurs puisque les

chiffres sont formatés pour

être reconnus par l’outil.

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Historisation des plannings

• Les plannings étant attachés à l’agent, dès lors qu’un agent est affecté dans votre établissement

vous avez à disposition son ou ses plannings de l’année en cours ainsi que ceux de l’année n-1,

celui de l’année n-2 uniquement en consultation

Planning de

l’année n-2 en

consultation

Planning de

l’année n-1 avec

indication du solde

prévisionnel de

jours de report

Planning

en cours

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UPRH - SDGRHL

Impression de la fiche de situation

• A l’établissement du planning, à la fin du cycle et à chaque changement de situation en cours

d’année (arrêts maladie, autorisation d’absence…), une fiche de situation doit être imprimée et

remise à l’agent pour information et signature

Depuis l’onglet « temps de travail », cliquez sur « imprimer »

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UPRH - SDGRHL

Impression de la fiche de situation Sur Mozilla

1 - La fiche de situation dans sa version imprimable apparait :

2 – Dans le menu « fichier » cliquez sur « aperçu avant impression »

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Impression de la fiche de situation 3 - Pour obtenir l’ensemble du planning sur une seule feuille, il faut indiquer :

- Une échelle de 80 %

- Un mode « paysage »

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4- Si les couleurs n’apparaissent pas à l’impression il faut cliquer

sur le bouton « mise en page » et cocher l’option « imprimer fond

de page (couleur et image)

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UPRH - SDGRHL

Impression de la fiche de situation

Sur Internet explorer

Procédez de la même façon.

Cependant vous remarquerez que la mise en page n’est pas optimale et nous vous

conseillons donc plutôt de travailler sur Mozilla Firefox.

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TRUCS ET ASTUCES

• Lorsque vous avez fait une erreur, notamment sur la définition du nombre d’heures

par jour, il est plus simple de supprimer le planning. Dans ce cas, vous pourrez

initialiser un autre planning

• Si vous devez remettre une période de jours en statut « présent » alors que vous

aviez mis CA ou RTT, vous pouvez utiliser également la fonctionnalité « appliquer

l’absence jusqu’au ».

En revanche, si vous voulez changer le nombre d’heures, seule la fonction « recopie

de période » sera efficiente.

• Pour aller plus loin :

Memento des règles de gestion des agents des lycées. Chapitre « Organiser le temps

de travail dans le respect du règlement régional » (accès direct à partir du sommaire)

• Pour toute demande de renseignement :

[email protected] Objet : temps de travail

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http://lycees.iledefrance.fr/jahia/Jahia/agents/site/lycee








mailto:[email protected]

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