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Plamondon & Associates Plamondon & Associates Inc.Inc.

Format et présentation du Format et présentation du budgetbudgetGroupe de travail sur Groupe de travail sur l’examen critique du budgetl’examen critique du budget

Conseil municipal d’OttawaConseil municipal d’OttawaLe 9 juillet 2008Le 9 juillet 2008

4 juillet 2008

Projet

Recommandations sur le format du document du budget de 2009

Budget de fonctionnement et des immobilisations financé par les taxes

Point de vue des conseillers : contenu concis, clair et détaillé provenant du budget 2008

Prise en compte de l’analyse du document du budget de 2008 – autres budgets municipaux – ainsi que de la rétroaction provenant des conseillers et du personnel

Recommandations visant la mise sur pied d’un Groupe de travail sur l’examen critique du budget

Mandat permettant d’étudier en détail les prévisions budgétaires préparées par le personnel et d’en accroître la crédibilité

4 juillet 2008

Budget de fonctionnement

La conception du document du budget constitue un processus en constante amélioration

Le budget de 2008 contient les données de base nécessaires pour obtenir l’approbation du Conseil municipal ainsi que beaucoup de détails sur les services, les directions et les programmes

La conception du document le rend inutilement volumineux et, d’une certaine façon, déroutant (particulièrement le résumé)

Il manque certaines analyses, perspectives et responsabilités clés

4 juillet 2008

Ce que les prévisions actuelles du budget de fonctionnement cachent aux conseillers

Les pourcentages de changement, pour toutes les catégoriesLes divers totaux liés aux recettes

Recettes totales, taxes foncières résidentielles, taxes foncières commerciales, subventions de l’État, frais d’utilisation, etc.

Les données provenant de la policeL’estimation des dépenses fondée sur les chiffres réels et les prévisionsLes dépenses de l’organisme, selon leur nature ou leur objet, comportant les détails importantsUn résumé de l’affectation des coûts des centres d’excellence indiquant les pourcentages de changement en fonction de l’annéeUn rapprochement des changements et des soldes enregistrés en réserve et dans les fonds de réserveUne analyse et une évaluation du cadre fiscal

… à suivre

4 juillet 2008

Ce que les prévisions actuelles du budget de fonctionnement cachent aux conseillers

Les totaux généraux et des services liés aux : coûts de maintenance coûts de croissance coûts générés par les pressions exercées par la loi coûts des nouveaux programmes frais d’utilisation modifications budgétaires et aux gains attribuables à la

technologie (p. ex. uniques)

Les données sur les programmes : Cible d’efficacité Recettes Coût net (exigence) Équivalents temps plein Indicateurs et cibles de gestion du rendement axés sur les

résultats

4 juillet 2008

Ce que comprend le nouveau budget de fonctionnement

Toutes les perspectives et les données énumérées aux deux diapositives précédentes, plus :

Un format convivial en mode descendant qui facilite la compréhension Des outils d’analyse permettant d’évaluer le risque

incidence des changements de taux d’intérêt, coût du carburant, croissance, clientèle du transport en commun, règlements financiers

méthode systématique de suivi des « options » ainsi que de recalcul des coûts nets du programme et des autres changements apportés au document du budget

Un résumé des changements apportés au budget approuvé de l’année précédente

Un suivi clair des mouvements entre le budget des immobilisations et celui de fonctionnement

Les réserves à titre de source de financement (et non de source de recettes)

Des annexes supplémentaires sur les secteurs qui intéressent les conseillers

4 juillet 2008

Comment ces données aident-elles les conseillers?

L'accent sur les éléments macro et micro influence la prise de décisionsExamen plus approfondi des modifications budgétaires telles que le « coût d'entretien » et la « croissance »Une meilleure perspective et une meilleure compréhension offrent une plus grande confiance et une meilleure capacité d'obtenir un budget plus « serré » Responsabilité dans un accent plus cibléÉvaluation des risques amélioréeAide avec l'établissement de prioritésCommunication

4 juillet 2008

Qu'est-ce qui est retiré du format actuel du budget de fonctionnement?

Titre et pages blanchesDescriptions des services/directions Dépenses par nature, par direction et par programme

fournies à l'échelle globale et pour les programmes entre les salariés et les non salariés

Certains diagrammes à secteurs sur le pourcentage de dépenses des services par direction et les dépenses par type

4 juillet 2008

Budget des immobilisations

Amples détails liés à l'autorité des nouveaux projets et au financement connexe

Ce que le budget n'indique pas aux conseillers? Recettes et dépenses prévues du fonds d'investissement pour l'année (p.

ex., flux de trésorerie) Rapprochement des changements dans le fonds d'investissement Moment prévu des dépenses sur les projets d'immobilisations Détails sur « les travaux en cours » Total des programmes d'immobilisations

nouvelle autorité en plus d'autorité existante sur les « travaux en cours » Pourcentage d'autorisation par catégorie (entretien/croissance/stratégique)

comparativement aux années précédentes

4 juillet 2008

Modèle de budget

Illustration en annexe du nouveau style des estimations budgétaires de 2009

Mélange de données réelles et prévues Certaines données laissées en blanc ou estimées si non

disponibles

Conçu pour fournir plus de données d'une plus grande pertinence pour la prise de décisions, d'une longueur équivalente au tiers de l'estimation budgétaire actuelle

4 juillet 2008

Autres questions de conception budgétaire

Quelles données de centre de coûts les conseillers désirent-ils et lesquelles leur sont vraiment nécessaires?

À quel niveau une prévision est-elle significative pour le budget de fonctionnement?

Quel niveau de détail est nécessaire pour les projets d'immobilisations et de quelle façon cette information devrait-elle être fournie?

Coûts accessoires contre coûts essentiels; choix du moment des dépenses; distincts ou intégrés?

Comment le mieux présenter ce qui est légiféré/réglementé/contrôlable?

Distinction entre dépenses fixes et variables?

Version électronique interactive du budget (en couleurs)

4 juillet 2008

Autres questions budgétaires non résolues

Utilisation d'une provision pour aléas (différent de la réserve pour la stabilisation du taux d'imposition)

Investissement dans le système SAP pour automatiser la compilation du budget

Lien entre le système d'établissement du budget et le système de rapports financiers (difficile à l'heure actuelle de rapprocher les résultats réels en fonction du budget et des fonds de réserve)

Utilisation de fonds d'investissement de surplus pour des projets fermés pour financer des projets opérationnels uniques (4,6 millions de dollars en 2008)

Dépenses de fonctionnement dans le budget des immobilisations

4 juillet 2008

Groupe de travail sur l'examen critique du budget

4 juillet 2008

Groupe de travail sur l’examen critique du budget

Pendant les Examens du Budget de fonctionnement des Services administratifs, les membres du Sous-comité du plan financier à long terme ont suggéré que le processus budgétaire 2009 comprenne une fonction rigoureuse d’examen critique du budget

L’examen de gestion publique de mi-mandat pourrait envisager l’examen critique du budget dans le contexte d’un éventuel comité des finances et de la vérification. À cet égard, l’expérience acquise en 2008 pourrait être révélatrice

Prenant exemple sur le Groupe de travail du Conseil municipal sur la vérification, le Groupe de travail sur l’examen critique du budget assure un examen et une analyse plus systématiques et détaillés des prévisions préparées par le personnel. L’examen plus approfondi devrait permettre au Conseil municipal de consacrer moins de temps aux détails subtils du budget pour se pencher plus à fond sur la planification des recettes fiscales, l’établissement des priorités et l’examen des options

4 juillet 2008

Le Comité du budget de la ville de Toronto selon Shelley Carroll

Le président est membre du Comité exécutif et est nommé par le maireComposé de sept membres (régions, intérêts et compétences variées)Avantage principal : budget serré, strict et crédible qui répond aux demandes des conseillers qui veulent s’assurer que rien n’est caché. De plus, permet de former les membres du comité en matière de financesPremière étape du budget est l’examen détaillé du budget par le personnel interne qui se termine par l’examen du Comité exécutif et l’approbation par le trésorier et le directeur municipalLe Comité du budget se scinde en équipes de deux pour un examen ligne après ligne. Les DG de divisions, les analystes financiers des divisions, le chef des Services financiers et analyste responsable, le représentant du maire et le président du comité concerné sont également présents.

Les réunions sont informelles (l’équipe d’examen n’a pas le pouvoir de modifier le budget établi par le personnel, bien que ce dernier examine soigneusement les commentaires des participants)

Le Comité du budget se rencontre ensuite de manière informelle pour discuter des questions avant d’amorcer l’étape des consultations publiques

….. suite

4 juillet 2008

Le Comité du budget de la ville de Toronto selon Shelley Carroll

Après les consultations, le Comité du budget présente un budget au Comité exécutif (qui le modifie ou non)L’opinion veut que les réunions informelles « n’aident pas à faire progresser les prises de décision », étant donné que le personnel n’est pas tenu d’accepter les commentaires des conseillers et qu’il n’y a aucune résolution ou aucun votePermet un processus efficace et efficient Le budget n’est pas approuvé avant mars (autorisations budgétaires provisoires accordées)Prochaines étapes dans l’évolution du processus budgétaire à Toronto

Évolution vers un budget en fonction du mandat du Conseil municipal Intégration des Plans d’affaires des services au processus budgétaire Un cadre budgétaire (version provisoire en usage à l’heure actuelle)

4 juillet 2008

Groupe de travail sur l’examen critique du budget de la Ville Questions et éléments concernant le modèle

1. Mandat2. Composition3. Contenu 4. Échéancier5. Transparence6. Méthodes7. Ressources

4 juillet 2008

Mandat

S’assurer que les prévisions budgétaires établies par le personnel présentent les données pertinentes et fiables sur lesquelles s’appuient généralement les conseillers pour prendre des décisions

Informer le Conseil municipal si les données du budget ont été suffisamment analysées et examinées de façon critique et détaillée

Le groupe chargé de l’examen critique n’a aucun mandat de prendre des décisions stratégiques influant sur la nature et la portée des programmes municipaux

4 juillet 2008

Composition

Membres Trois conseillers qui représentent l’ensemble du Conseil

municipal : Nomination par le Conseil municipal Présidence assurée par un conseiller Conseillers encadrés par des experts indépendants

Trois membres du personnel

Directeur municipal, trésorier, directeur municipal adjoint (en rotation)

4 juillet 2008

Plan de travail : Examen des prévisions préliminaires du budget de fonctionnement et du budget des immobilisations

Hypothèses fondamentales : Croissance Inflation (générale et spécifique)

Détails propres aux directions Recettes et dépenses Nouveaux besoins de fonctionnement Éléments ponctuels (nouveaux et rajustements reportés de

l’année précédente) Changements législatifs Évolution de la technologie Options proposées concernant la compression des dépenses et

l’accroissement des recettes Selon la disponibilité

Non municipal, formation de capital, recettes courantes, taxesPrésentation du budget

4 juillet 2008

Échéancier

Juin/juillet : Discussions avec le personnel et les conseillers sur le modèle Juillet/août : Examen par les Services généraux et les conseillers/approbation du modèle de groupe de travail. Nomination des membres Septembre : Réunion de planification du Groupe de travail. Examen de l’horaire, des méthodes et des renseignements nécessairesOctobre : Le personnel présente des prévisions préliminaires à usage interne avec analyses et documents justificatifs. Cinq jours de réunion du Groupe de travail entre le 13 et le 24 octobre pour étudier et faire l’examen critiqueNovembre : Le Groupe de travail fait rapport au Conseil municipal en même temps que le dépôt des prévisions préliminaires du budget. Le rapport offre des conclusions sur la qualité des données du budget et rend compte, le cas échéant, des commentaires et des différends importants avec le personnel

4 juillet 2008

Méthodes

Fonctionne sur le modèle du Groupe de travail du Conseil municipal sur la vérification (sans participation du public)

Preneur de notes (Gestionnaire, planification financière)

Examen des documents (historiques et courants)

Présentations par le personnel

Questions au personnel

Examen des données de l’analyse comparative et des pratiques exemplaires (p.ex., Initiative d’analyse comparative des services municipaux de l’Ontario (IACSM))

Recherches ciblées (minimales)

FIN

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