Microsoft North Africa inc.

Taches piloté par l'effort Microsoft régional Conférence

RACHID BERKANI [Date]

Ms Project : le calcul des prévisions Prévisions pilotées par l'effort

Lorsque vous affectez des ressources à une tâche ou que vous en supprimez, Microsoft Project augmente ou réduit la durée de la tâche afin de prendre en compte les ressources supplémentaires ou en moins affectées à la tâche, mais il ne change pas le travail total pour la

tâche. Ce processus est appelé prévisions pilotées par l'effort et est utilisé par défaut par Microsoft Project lorsque vous affectez des ressources aux tâches.

Voici un tableau pour expliquer les impacts sur la planification des différents paramètres

possibles.

Les nouvelles tâches ne sont pas pilotées par

l'effort

Les nouvelles tâches sont pilotées par l'effort

Durée

fixe

o Durée fixe

o Travail Change

o Durée fixe

o Capacité change si ajout ou suppression d'une

ressource

o Travail change si modification de la durée de la

tâche ou si modification de l'effort fourni par une

ressource (unité d'affectation)

Travail

fixe Non applicable

o Travail fixe

o Durée change si ajout ou suppression d'une

ressource ou modification de l'unité d'affectation

d'une ressource

o Unité d'affectation des ressources change si

modification de la durée de la tâche

Capacité

fixe

o Capacité fixe

o Durée change si modification de la capacité

(l'effort fourni par une ressource)

o Travail change si on ajoute ou retire une

ressource

o Capacité fixe

o Durée change si ajout de ressources

o Travail change si modification de la durée de la

tâche

Dans le cas :

1. Durée invariable :

- sélectionner Durée fixe et désactiver Les nouvelles tâches sont pilotées par l'effort

2. Durée variable : sélectionner tous les autres cas.

Définition et signification des champs « Travail » et

« Capacité »

Synonyme

Travail = Charge = Effort

Capacité = Unités = Taux d'intervention = Taux d'occupation d'une ressource

Définition du dictionnaire

Travail (d'après le Petit Larousse)

travail nom masculin - (latin trepalium, instrument de torture - sic !) [pluriel travaux]

1. Activité de l'homme appliquée à la production, à la création, à l'entretien de qqch. Travail

manuel, intellectuel.

2. Effort que l'on doit soutenir pour faire qqch ; activité déployée pour accomplir une

tâche, parvenir à un résultat. Cette réparation demandera deux jours de travail.

Toute occupation, toute activité considérée comme une charge. Être surchargé de travail.

Formule de calcul pour la planification

Travail = Durée * Unités

Pour chaque tâche, vous pouvez choisir la partie de l'équation calculée par Project en

définissant le type de tâche. Lorsque vous affectez ou que vous supprimez des personnes

dans une tâche, Project met à jour l'équation en conséquence.

Exemple d'impact du choix de calcul

Prenons l'exemple de la construction d'un mur estimée à 1 journée de travail pour 1 maçon.

Dans ce cas, nous avons initialement une charge de travail de 8 H.

Que se passe-t-il quand nous y affectons un 2ème maçon.

Lorsque vous créez le plan d'un projet, entrez les types d'informations suivants pour que

Project puisse calculer les prévisions, les coûts et la charge de travail des ressources :

Tâches

Durée

Coûts

Ressources

Interdépendances des tâches

Lorsque vous créez un plan de projet, Project calcule et élabore des prévisions de travail

en fonction des informations que vous fournissez concernant les tâches à exécuter, les

personnes qui en ont la charge, l'équipement et les fournitures utilisés pour les exécuter et

les coûts engagés.

Il existe de nombreuses manières d'élaborer et d'optimiser les prévisions d'un projet dans

Project, comme lier les tâches entre elles pour créer des interdépendances, définir des

contraintes sur les tâches et créer ou modifier des calendriers. Pour toutes ces méthodes,

vous êtes à l'origine de l'action qui a une incidence sur les prévisions.

Dans cette leçon, vous allez examiner certains des paramètres et des fonctions qui sont

exécutés en arrière-plan lorsque vous créez les prévisions d'un nouveau projet. Nous

expliquerons en détail de quelle manière ils influencent les prévisions et comment vous

pouvez les modifier pour que les prévisions répondent à vos besoins.

Quelles que soient les connaissances pratiques des prévisions que vous avez acquises

dans Project, vous ne connaissez peut-être pas toutes les options de prévision.

Des formules et des fonctions de base sont exécutées en arrière-plan dans Project chaque

fois que vous créez un plan de projet. Dans cette leçon, vous allez apprendre à adapter ces

outils de prévision pour obtenir les résultats exacts dont vous avez besoin pour vos

projets.

Nous allons vous présenter :

La formule de prévision

Project utilise une formule de prévision pour calculer les différents éléments des

prévisions d'un projet, Durée = Travail ÷ Unités de ressource.

Les types de tâches

Les types de tâches sont des paramètres que vous pouvez appliquer aux tâches et qui ont

une incidence sur la manière dont celles-ci sont calculées par la formule. Par exemple, si

vous « fixez » la durée d'une tâche, la valeur que vous appliquez à cette durée reste

inchangée étant donné que la formule calcule le travail et les unités de ressource.

Les prévisions pilotées par l'effort

Les prévisions pilotées par l'effort prennent effet lorsque vous ajoutez des ressources aux

tâches ou que vous en supprimez. Ces prévisions maintiennent constant le volume de

travail lorsque vous modifiez les unités de ressource et vous permettent ainsi d'estimer la

durée d'une tâche.

Bien que toutes ces techniques de prévisions soient indépendantes les unes des autres,

elles fonctionnent également ensemble. Cette leçon vous aidera à comprendre comment

elles fonctionnent, individuellement et ensemble, pour vous permettre de mieux adapter

et définir les prévisions de vos projets.

La formule de prévision effectue toujours ses calculs en arrière-plan pour adapter les

prévisions d'un projet à partir des valeurs que vous affectez à ses trois éléments : Durée =

Travail ÷ Unités de ressource.

Les dates et les dates d'échéance jouent un rôle primordial lorsque vous planifiez un

projet. Lorsque vous définissez le plan d'un projet, vous devez avoir une idée du début et

de la fin des tâches et connaître normalement la date à laquelle l'ensemble du projet doit

être terminé.

La durée d'une tâche est un facteur primordial. La date de fin du projet est déterminée par

les dates de fin au plus tard des tâches. Ces dates, quant à elles, dépendent du temps

nécessaire pour effectuer les tâches.

La durée de chaque tâche est déterminée par les unités de ressource qui sont affectées et

le travail estimé (effort des ressources). La durée est calculée à l'aide de la formule

suivante : Durée = Travail ÷ Unités de ressource.

Vous pouvez déterminer les valeurs de la formule de prévision qui ont le plus d'influence

sur les prévisions d'une tâche. Au cours de cette leçon, vous allez voir quel est l'impact de

l'application des types de tâches et des prévisions pilotées par l'effort sur la formule de

prévision.

La durée indique le temps de travail écoulé entre le début et la fin d'une tâche. Project

base le calcul de la durée d'une tâche sur le volume de travail et la valeur des unités de

ressource qui sont affectées à la tâche. Le temps de travail d'une tâche est défini par le

calendrier du projet, le calendrier des ressources, le calendrier des tâches ou les

calendriers personnalisés que vous appliquez à un projet.

Le travail représente l'effort, mesuré en unités de temps (comme les heures ou les jours),

qui doit être fourni pour qu'une ressource effectue une tâche. Le travail total d'une tâche

est la somme de ces unités de temps, quel que soit le nombre de ressources affectées à la

tâche.

Les unités de ressource indiquent le temps, en fonction du calendrier des ressources, qui

est utilisé par une ressource pour travailler sur une tâche. Les ressources représentent les

personnes, l'équipement ou les autres matériaux qui sont utilisés pour effectuer une tâche.

Dans les prévisions d'un projet, l'effort des ressources est exprimé en unités d'affectation

ou parfois simplement en unités.

Avant que vous n'affectiez une ressource à une tâche d'un projet, cette tâche a une durée,

mais aucun travail ne lui est associé. Pourquoi ? Parce que le travail représente l'effort

qu'une ou plusieurs ressources doivent fournir pour exécuter la tâche.

Pour exploiter au mieux la fonction de prévision de Project, vous devez comprendre le

rôle des trois éléments de la formule de prévision et les utiliser efficacement : Durée =

Travail ÷ Unités de ressource.

Lorsque vous affectez des ressources à une tâche, Project calcule l'impact de la tâche sur

les prévisions à l'aide des valeurs de la formule de prévision affectées pour le travail, la

durée et les unités de ressource associées à la tâche.

Remarque Pour cette leçon, nous faisons uniquement référence aux ressources

« humaines », également appelées ressources de travail, et non pas aux

ressources matérielles comme le bois, la peinture ou les bandes vidéo.

Les trois éléments de la formule de prévision correspondent également aux types de

tâches que vous pouvez appliquer à chaque tâche et dont vous pouvez moduler l'impact

sur les prévisions.

Utilisez ce tableau pour voir l'impact de chaque type de tâche sur les deux autres

variables de la formule de prévision.

Project utilise des types de tâches pour calculer le travail, la durée et les unités de

ressource d'une tâche. En appliquant un type aux tâches, il peut déterminer le calcul des

deux autres valeurs de la formule lorsque vous modifiez vos prévisions.

Les trois types de tâches sont les suivants :

Durée fixe

Travail fixe

Capacité fixe (unités d'affectation des ressources)

Le type Capacité fixe est utilisé par défaut lorsque Project calcule la durée.

« Fixe » ne signifie pas que vous ne pouvez pas modifier ces valeurs ; vous le pouvez. Il

signifie que la formule de prévision calcule les deux autres éléments à partir de l'élément

« fixe ». Plus loin dans cette leçon, vous allez créer un outil qui vous permettra d'analyser

les résultats obtenus avec les différents types de tâches.

Au moment de commencer la planification d'un projet, tenez compte de la formule de

prévision ainsi que des types de tâches et déterminez la meilleure configuration possible

pour la majorité des tâches du projet. Si vous utilisez trop de types de tâches dans le

projet, vous risquez d'oublier les paramètres que vous avez appliqués à chacune d'elles.

Conseil Pour que les types de tâches restent toujours affichés dans le plan du

projet, ajoutez le champ Type à l'affichage du projet.

Une fois que vous avez appliqué le type de tâche le plus efficace au projet, vous pouvez

utiliser la fonction Balise active pour modifier chaque tâche le cas échéant. Lorsque vous

modifiez la valeur de prévision d'une tâche, un indicateur de balise active apparaît et

vous offre des options en fonction de l'impact des modifications sur les deux autres

éléments de la formule de prévision et sur les prévisions du projet.

Examinons, à présent, les trois types de tâches et essayons de savoir dans quelle mesure

vous pouvez les utiliser pour ajuster et contrôler les prévisions.

Voici un exemple de la tendance qu'adoptent les prévisions de base lorsque vous

modifiez le travail d'une tâche à capacité fixe :

Vous affectez un peintre à plein temps (100 %) pour peindre des murs en 4 jours (la

durée). Le travail (le temps qu'il faut au peintre pour achever la tâche en fournissant un

effort de 100 %) nécessite 32 heures ou 4 jours.

Si vous augmentez le volume de travail pour qu'il atteigne 40 heures, Project recalcule

la durée pour qu'elle soit de 5 jours. Le peintre dispose à présent d'un jour supplémentaire

de travail sur la tâche.

Si vous affectez un autre peintre à plein temps, les deux peintres, en consacrant 100 % de

leur temps à la tâche, finiront le travail en seulement 2 jours.

Durée = Travail ÷ Unités de ressource

Project évalue le travail en terme d'unités d'affectation de ressource (le pourcentage de

temps de travail disponible, basé sur le calendrier des ressources, qu'une ressource passe

sur une tâche qui lui est affectée).

Les unités d'affectation de ressource dans Project sont exprimées en pourcentages ou en

décimales. Lorsque la valeur des unités est de 100 %, une ressource travaille à plein

temps, lorsqu'elle est de 50 %, la ressource travaille à temps partiel et ainsi de suite.

Le type par défaut utilisé pour les prévisions dans Project est Capacité fixe, ce qui

signifie que quelles que soient les unités de ressource que vous allouez, cette valeur reste

fixe et les deux autres éléments de la formule de prévision reflètent les modifications

Voici un exemple de la tendance qu'adoptent les prévisions de base lorsque vous

modifiez la durée d'une tâche à travail fixe :

Deux peintres sont affectés à plein temps (100 %) pour peindre les murs en 2 jours (le

travail est égal à 32 heures – 16 heures par peintre).

Si vous augmentez la durée de la tâche pour qu'elle passe de 2 à 4 jours, Project

applique la valeur 50 % aux unités d'affectation de chaque peintre pour que chacun d'eux

ne travaille qu'à temps partiel et le travail, quant à lui, reste constant, à savoir 32 heures.

Durée = Travail ÷ Unités de ressource

Appliquez à la tâche le type Travail fixe si vous souhaitez que le volume de travail

demeure constant, quelles que soient les modifications apportées à la durée ou aux unités

de ressource.

Rappelez-vous que dans Project, le travail est mesuré en unités de temps, par exemple les

heures, et qu'il s'agit de l'effort nécessaire pour qu'une ressource accomplisse une tâche.

Le travail total pour une tâche est la somme de la totalité des unités de temps, quel que

soit le nombre de ressources affectées à la tâche.

Voici un exemple de la tendance qu'adoptent les prévisions de base lorsque vous

modifiez les unités de ressource d'une tâche à durée fixe :

Le peintre est affecté à plein temps (100 %) pour peindre une pièce en 4 jours. Ce

travail représente 32 heures.

Vous affectez le même peintre à une autre pièce qu'il devra également peindre.

Malheureusement, le peintre est déjà pris ailleurs pour une période de 4 jours et ne peut

donc pas travailler sur cette tâche au-delà de cette période. Le peintre ne peut travailler

qu'à temps partiel (50 %) pour peindre la pièce supplémentaire.

Lorsque vous entrez 50 %, Project conserve la durée fixée à 4 jours et recalcule le

travail pour qu'il soit de 16 heures.

Durée = Travail ÷ Unités de ressource

La durée est le temps de travail écoulé entre le début et la fin d'une tâche. Lorsque vous

décidez d'appliquer le type Durée fixe à une tâche, la durée de la tâche conserve la valeur

que vous avez entrée et Project recalcule les unités de ressource lorsque vous modifiez les

affectations.

Remarque Une tâche récapitulative est toujours de type Durée fixe. Elle est basée sur

la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tard de ses tâches subordonnées et le

calcul de la durée d'une tâche récapitulative est basé sur ses tâches subordonnées. Par

conséquent, vous ne pouvez pas modifier directement la durée d'une tâche récapitulative.

La formule de prévision de MsProject selon le type de tâches Références:

Livre obligatoire, Chap 9

Durée = Travail / Capacité (Unités de ressources)

La DURÉE indique le temps de travail écoulé entre le début et la fin d'une tâche.

Les UNITÉS DE RESSOURCES indiquent le pourcentage du temps de travail, qui est

utilisé par une ressource pour travailler sur une tâche. En fonction du calendrier des

ressources.

Le TRAVAIL représente l’effort, mesuré en unités de temps (comme les heures ou les

jours), qui doit être fourni pour qu’une ressource effectue une tâche. Le travail est

fixé après l’affectation initiale. Ms Project fait ses prévisions sur la base du temps de

travail établi au moment de l’affectation initiale.

Le TRAVAIL TOTAL pour effectuer une tâche est la somme de ces unités de temps,

peu importe le nombre de ressources affectées à la tâche.

Les 3 types de tâches:

Durée fixe (p.205): Indique que la durée de la tâche doit demeurée inchangée

advenant une modification de la capacité ou du travail pour cette tâche

Capacité fixe : Indique que la capacité (disponibilité de la ressource en %) doit

demeurer fixe advenant une modification de la durée.

Travail fixe : Le travail de la tâche doit rester inchangé advenant une modification

de la capacité ou de la durée.

Si vous affectez une valeur à une tâche avec le type de tâche Capacité fixe, Project

ajuste les valeurs Durée et Travail.

Les prévisions pilotées par l'effort:

Lorsque cette fonction est activée, le volume de travail pour une tâche reste

constant, peu importe si vous ajoutez ou enlevez des ressources.

Cette fonction a pour rôle de maintenir le travail constant.

Piloté par l’effort signifie que le volume de travail total estimé de la tâche prime sur

le temps anticipé pour faire ce travail (la durée) et sur la qté de ressources affectées

pour réaliser ce travail.

Fonction par défaut car logique avec le processus de planification le plus commun.

Exercez-vous à l'utilisation des types de tâches

Source :

Suivez les instructions ci-dessous pour créer un « outil » réutilisable de prévision qui vous

permettra de déterminer le type approprié à affecter aux tâches du projet et de comparer

l'impact de différents paramètres sur les prévisions.

Exercice 1 : Créer l'outil de planification

Ajouter des colonnes

1. Sur la barre de menus, cliquez sur Affichage, puis sur Utilisation des tâches.

2. Cliquez sur le séparateur de volets à l'endroit où commence la section Détails et

déplacez-le vers la droite pour faire apparaître les colonnes éventuellement

masquées.

3. Dans la partie supérieure de la feuille de calcul, cliquez sur Travail pour

sélectionner cette colonne.

4. Dans la barre de menus, cliquez sur Insérer, puis sur Colonne.

5. Dans la boîte de dialogue Définition de la colonne, faites défiler la liste dans la zone Nom

du champ, cliquez sur Type, puis sur OK.

Une nouvelle colonne, nommée Type, est ajoutée à la feuille de calcul.

Conseil Si vous voulez agrandir l'espace de travail, fermez le volet latéral de

gauche en cliquant sur le bouton Afficher/Masquer le Guide Project de la barre d'outils

Guide de projets.

Créer 2 colonnes supplémentaires

1. Répétez les instructions 3 et 4 de la procédure précédente.

2. Dans la boîte de dialogue Définition de la colonne, faites défiler la liste de la zone Nom du

champ, cliquez sur Noms des ressources, puis sur OK.

3. Répétez les instructions 3 et 4 de la procédure précédente.

4. Dans la boîte de dialogue Définition de la colonne, faites défiler la liste de la zone Nom du

champ, cliquez sur Unités d'affectation, puis sur OK.

La structure destinée aux prévisions du projet est à présent créée et il ne vous reste plus qu'à

y ajouter des informations.

Ajouter des tâches

1. Cliquez sur le premier champ sous Nom de la tâche et tapez Durée fixe.

2. Dans le champ suivant de la même colonne, tapez Capacité fixe.

3. Dans le champ suivant, tapez Travail fixe.

Appliquer des types de tâches

1. Dans les prévisions du projet, cliquez dans le champ Type de la tâche Durée fixe, puis

sur la flèche et enfin sur Durée fixe.

2. Cliquez dans le champ Type de la tâche Travail fixe, puis sur la flèche et enfin sur

Travail fixe.

Remarque Vous pouvez également cliquer sur une tâche, puis sur le bouton

Informations sur la tâche pour appliquer des types de tâches. Les types de tâches et

les informations de prévision relatives à cette tâche sont fournies dans l'onglet

Avancé.

Vous n'avez pas eu besoin d'appliquer un type de tâche à la tâche Capacité fixe, car il s'agit du

type de tâche par défaut de Project.

Des types de tâches sont à présent appliqués à chacune des 3 tâches dans les prévisions du

projet.

Affecter les ressources

1. Cliquez sur la tâche Durée fixe, puis sur le bouton Affectation des ressources de la barre

d'outils.

2. Dans le premier champ Nom de la ressource, tapez Laure.

3. Dans le champ Unités, tapez 100 %, puis cliquez sur Affecter.

Conseil Laissez la boîte de dialogue Affecter les ressources ouverte jusqu'à la fin de

cet exercice. Lorsque vous travaillez dans Project, cette boîte de dialogue est

pratique pour effectuer des prévisions et affecter des ressources. Vous pouvez la

faire réapparaître à l'écran dès que vous en avez besoin.

4. Cliquez sur la tâche Capacité fixe et répétez les instructions 2 et 3 pour cette tâche.

5. Cliquez sur la tâche Travail fixe et répétez également les instructions 2 et 3 pour

cette tâche.

6. Fermez la boîte de dialogue Affecter les ressources.

Voyons maintenant comment réagissent les éléments des prévisions lorsque vous modifiez les

différents types de tâches.

Remarque Rappelez-vous, « fixe » signifie que la valeur que vous appliquez à cet élément

de la formule de prévision reste constante et que les deux autres éléments de la formule sont

recalculés lorsque vous effectuez une modification. Dans certains exercices, vous serez amené

à modifier la valeur « fixe » pour voir comment les autres éléments sont calculés.

Exercice 2 : Effectuer des prévisions avec des tâches à durée fixe

Augmenter la durée d'une tâche

1. Dans les prévisions du projet, cliquez sur la tâche Durée fixe.

2. Dans le champ Durée, tapez 10j et appuyez sur ENTRÉE.

Remarque Faites défiler l'écran vers la droite pour voir le champ Durée si celui-

ci n'apparaît pas.

Le nombre d'heures total pour cette tâche est à présent 80.

Que se passe-t-il si Laure ne peut travailler qu'à temps partiel sur cette tâche ?

Réduire les unités de ressource pour la tâche

1. Cliquez sur la tâche Durée fixe, puis sur le bouton Affectation des ressources .

2. Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, en regard de Laure, affectez la valeur

50 % à Unités, puis appuyez sur ENTRÉE.

Vous remarquerez que la durée du travail total pour cette tâche est à présent de

40 heures.

Pourquoi ? Cela est dû au fait que si la durée n'est pas modifiable (fixe) et que

vous modifiez le temps que Laure peut à présent consacrer à la tâche, le travail

est le seul élément de la formule de prévision qui peut être modifié.

Conseil Si un indicateur de balise active apparaît alors que vous travaillez dans

un plan de projet, cliquez dessus pour afficher les options disponibles pour

l'élément concerné. Cliquez maintenant sur l'indicateur pour voir les différents

effets que peut produire la modification sur vos prévisions.

Remarque Le calendrier standard de Project prend en compte 8 heures de

travail par jour, du lundi au vendredi. Lors de la prévision de vos projets à venir,

vous devrez vous assurer que vous utilisez le même calendrier de base

(Standard, 24 heures ou Équipe de nuit) pour l'outil et le projet.

Que se passe-t-il lorsque vous modifiez la variable restante dans la formule de prévision, par

exemple, le travail ?

Augmenter le travail pour la tâche

1. Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, en regard de Laure, rétablissez la

valeur 100 % pour Unités, puis appuyez sur ENTRÉE.

2. Dans le champ Travail, tapez 100h, puis appuyez sur ENTRÉE pour augmenter les

heures de travail.

Les unités d'affectation de Laure indiquent à présent 125 % ; elle est donc

surutilisée. Pour achever cette tâche dans les délais impartis, avec cette

estimation de volume de travail, vous devez trouver une autre ressource ou

envisager de payer Laure en heures supplémentaires.

Voyons ensuite ce qui se produit lorsque vous prévoyez des tâches en fonction des ressources

disponibles.

Exercice 3 : Effectuer des prévisions avec des tâches à capacité fixe

Remarque Rappelez-vous, Capacité fixe est le type de tâche par défaut dans Project et la

capacité fait référence aux unités d'affectation des ressources.

Augmenter la durée de la tâche

Augmentez la durée de la tâche à capacité fixe en tapant 4j dans le champ Durée, puis

appuyez sur ENTRÉE.

Qu'advient-il du volume de travail nécessaire pour que Laure achève la tâche ? Son

volume de travail est passé de 8 heures à 32 heures.

En lui donnant plus de temps pour achever la tâche, sans réduire le volume de travail par

jour qu'elle doit y consacrer (car vous avez appliqué le type Capacité fixe ou Unités « de

ressource » fixe à la tâche), elle devra passer 100 % de son temps sur cette tâche, sauf

si vous modifiez manuellement la valeur de ses unités. Par conséquent, en augmentant la

durée de la tâche, vous augmentez également le temps de travail qu'elle devra y

consacrer.

Voyons ce qui se produit lorsque vous effectuez l'opération inverse.

Réduire la durée de la tâche

Réduisez la durée de la tâche à capacité fixe en tapant 2j dans le champ Durée, puis

appuyez sur ENTRÉE.

Même si la durée de la tâche est réduite, Laure doit toujours s'y consacrer à 100 %

chaque jour.

Dans les exercices précédents avec le type de tâche Capacité fixe, les modifications apportées

à la durée de la tâche déterminent l'effort (le volume de travail) que Laure doit fournir pour

exécuter la tâche. Ce scénario n'est pas très courant lors de la gestion de projets, mais il peut

vous aider à estimer le nombre de ressources nécessaires pour une tâche donnée.

Lorsque vous connaissez le volume de travail et le nombre de personnes à votre disposition

pour effectuer la tâche, Capacité fixe est le type le plus à même de vous permettre d'en

déterminer la durée.

Augmenter le travail pour la tâche

1. Ramenez la Durée de la tâche à Capacité fixe à 4 jours.

2. Tapez à présent 40h dans le champ Travail, puis appuyez sur ENTRÉE.

Combien de temps faudra-t-il à Laure pour effectuer la tâche si elle y consacre la

totalité de son temps de travail (100 %) ? Réponse : 5 jours.

Effectuez l'opération inverse :

Réduire le travail pour la tâche

Pour la tâche à capacité fixe, tapez 5h dans le champ Travail, puis appuyez sur ENTRÉE.

Lorsque moins d'un jour de travail lui est affecté, il suffit à Laure de consacrer moins

d'une journée pour achever la tâche.

Exercice 4 : Effectuer des prévisions avec des tâches à travail fixe

Au cours de cet exercice, vous apprendrez à modifier les valeurs de la durée et des unités de

ressource d'une tâche à travail fixe.

Augmenter la durée de la tâche

Dans le champ Durée de la ligne de la tâche à travail fixe, tapez 3j, puis appuyez sur

ENTRÉE.

Étant donné que le volume de travail pour Laure est de 8 heures et qu'il est fixe, et que

vous avez donné plus de temps à Laure pour travailler sur la tâche, elle ne doit

désormais y consacrer que 33 % de son temps pour l'achever.

Que se passe-t-il si vous lui donnez moins de temps pour travailler sur la tâche ?

Réduire la durée de la tâche

Dans le champ Durée de la ligne de la tâche Travail fixe, tapez .5j, puis appuyez sur

ENTRÉE.

Laure est à présent surutilisée ; elle devra consacrer deux fois plus de travail (200 %)

pour achever la tâche dans le temps que vous lui avez accordé.

Que se passe-t-il si vous modifiez les autres variables de prévision ?

Réduire les unités de ressource pour la tâche

1. Dans la ligne de la tâche à travail fixe, cliquez sur Travail fixe, puis sur le bouton

Affectation des ressources .

2. Dans le champ Unités, en regard de Laure, tapez 50 %, puis appuyez sur ENTRÉE.

Quel est l'impact sur la durée ? Lorsque vous avez limité le volume de travail que

Laure peut consacrer à la tâche, la durée de cette dernière a été augmentée.

Effectuez l'opération inverse et étudiez le résultat. En cas d'urgence, vous

pouvez, par exemple, être amené à demander à une ressource d'effectuer des

heures supplémentaires.

Augmenter les unités de ressource pour la tâche

Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources, affectez la valeur 150 % aux unités

d'affectation de Laure, puis appuyez sur ENTRÉE.

Laure effectue à présent des heures supplémentaires pour achever la tâche en moins de

temps.

Le calcul ici semble simple, avec un volume de travail pour moins

d'une semaine et une seule ressource. À présent que vous avez créé

cet outil, vous pouvez essayer de l'utiliser avec d'autres paramètres,

des volumes de travail et des unités de ressource différents et

plusieurs ressources pour voir leur impact sur vos prévisions. Si vous

voulez, vous pouvez essayer d'autres variables.

Plus de lecture :

Que sont les affectations ?

Les affectations sont des associations entre des tâches spécifiques et les ressources

nécessaires à leur réalisation. Il est possible d'affecter plusieurs ressources à une tâche.

Les ressources de travail et les ressources matériellespeuvent être affectées à des tâches.

Affectez des ressources aux tâches de votre projet pour désigner les personnes ou éléments

nécessaires à la réalisation de ces tâches selon votre agenda. Une fois les affectations

effectuées, les tâches sont prévues en fonction des calendriers des ressources et des unités

d'affectation, ce qui permet d'affiner les prévisions.

Pourquoi affecter des ressources aux tâches ?

Plus spécifiquement, affectez des ressources aux tâches de votre projet lorsque vous avez les

objectifs suivants :

Suivre la quantité de travail effectuée par personne et par équipement, ou la quantité

de matériel utilisé, pour l'achèvement des tâches.

Définir rigoureusement les responsabilités du projet et s'assurer que ce dernier est

bien compris. Lorsque des responsabilités sont clairement établies, il y a moins de

risques que des tâches puissent être oubliées.

Prévoir de manière plus précise la durée des tâches et leur achèvement.

Contrôler les ressources dont la quantité de travail affectée est trop importante ou

trop faible.

Évaluer les délais et les coûts liés aux ressources.

Comment affecter des ressources aux tâches ?

Pour affecter des ressources, sélectionnez la tâche, sélectionnez la ressource (ou ajoutez cette

dernière) dans la liste de ressources, puis entrez les unités d'affectation.

Pour les ressources de travail, la valeur par défaut des unités d'affectation est identique à la

valeur de la capacité maximale inférieure à 100 %. Une valeur de capacité égale à 100 %

indique que la ressource est affectée à plein temps à la tâche, en fonction du temps de travail

disponible spécifié dans le calendrier de la ressource. Pour les ressources matérielles, la valeur

des unités d'affectation par défaut est égale à 1. Une valeur de capacité égale à 1 représente

l'unité de mesure ou étiquette que vous définissez pour la ressource matérielle (par exemple,

1 tonne ou 1 mètre cube).

Par défaut, les noms des ressources affectées s'affichent avec les barres du Gantt de la tâche.

Vous pouvez consulter le détail des informations d'affectation dans les affichages Utilisation

des tâches ou Utilisation des ressources. Dans l'affichage Utilisation des tâches, les noms des

ressources affectées sont regroupés sous chaque nom de tâche. Dans l'affichage Utilisation

des ressources, les noms des tâches affectées sont regroupés sous chaque nom de ressource.

Ces deux affichages se présentent sous la forme d'un tableau et d'une feuille de temps

montrant la distribution du travail par période.

Qu'est-ce qu'une affectation proposée ?

Il est possible de spécifier un type de réservation des ressources dans Project ; c'est la raison

pour laquelle les ressources peuvent être désignées comme étant validées ou proposées. Vous

pouvez proposer une ressource au cours des étapes de prévision de votre projet. Cela signifie

que vous réservez pour l'instant la ressource afin qu'elle travaille sur certaines tâches. Lorsque

vous affectez une ressource proposée à une tâche, l'affectation est marquée comme étant

proposée. Seules les affectations de ressources validées sont de véritables affectations.

Comment ajuster les affectations de ressources de travail ?

Vous pouvez ajuster le temps de travail d'une ressource sur une tâche en modifiant de

manière appropriée lesunités, le travail, les profils ou les dates de début et de fin d'affectation.

Lorsque vous affectez pour la première fois une ressource à une tâche, vous définissez des

unités d'affectation. Pour une ressource de travail, les unités indiquent le pourcentage de

temps de travail disponible, selon le calendrier de la ressource, que cette dernière doit

consacrer à la tâche. Un travail à plein temps correspond généralement à un pourcentage de

100 %, ce qui signifie qu'une ressource à temps complet travaille à plein temps sur la tâche

en question. Si, par exemple, une ressource à temps partiel est affectée à 25 % de sa capacité

maximale, la valeur des unités d'affectation par défaut est de 25 %. Vous pouvez également

affecter une ressource à temps complet à un travail à temps partiel. Par exemple, vous pouvez

affecter la ressource à temps complet de sorte qu'elle travaille à 50 % sur une tâche et à

50 % sur une autre. Si le calendrier d'une ressource spécifie 8 heures de temps de travail le

jeudi, et si la ressource est prévue à 100 % sur une tâche le jeudi, cette ressource travaillera

8 heures le jeudi. Toutefois, si le calendrier de la ressource spécifie 4 heures le vendredi, et si

la ressource est prévue à 100 % sur une tâche le vendredi, la ressource travaillera 4 heures le

vendredi.

Lorsque vous affectez une ressource de travail à une tâche, le travail est immédiatement

calculé pour l'affectation. Le mode de calcul du travail dépend du type de tâche (capacité fixe,

durée fixe ou travail fixe). Par exemple, lorsqu'une ressource est affectée pour la première fois

à une tâche à capacité fixe, la quantité de travail affecté dépend de la durée de la tâche. Vous

pouvez modifier la valeur de travail total d'une affectation lorsque vous voulez réduire la durée

passée sur une tâche par une ressource, ou lorsque vous voulez transférer le travail d'une

ressource affectée à une autre. La modification de la valeur de travail total peut vous être utile

lorsque vous tentez d'écourter les délais, ou lorsque vous essayez de répartir équitablement la

charge de travail entre les ressourcessurutilisées ou sous-utilisées .

En plus de modifier la quantité de travail total pour une affectation, vous pouvez définir le

profil du travail, c'est-à-dire ajuster la proportion du travail total effectué tout au long de

l'affectation. Grâce aux profils prédéfinis, vous pouvez procéder à des modulations selon vos

besoins. Le travail total spécifique à une affectation avec un profil, est réparti sur la durée de

la tâche, en fonction du profil choisi. Vous pouvez également créer votre propre profil de

travail.

Si les dates de début et de fin d'une affectation diffèrent des dates de début ou de fin de la

tâche, vous pouvez les ajuster dans la boîte de dialogue Informations sur l'affectation.

Comment ajuster les affectations de ressources matérielles ?

Vous pouvez ajuster le taux d'utilisation et de consommation des affectations de ressource

matérielle en ajustant le travail et les unités. Vous pouvez également définir un profil pour

l'utilisation du matériel et spécifier des dates de début et de fin pour une affectation.

Lorsque vous affectez pour la première fois une ressource à une tâche, vous définissez des

unités d'affectation. Pour les ressources matérielles, les unités représentent la quantité ou le

taux de consommation de matériel. Les unités que vous affectez pour les ressources

matérielles indiquent la quantité de matériel à consommer pour l'exécution de la tâche, à

l'aide de l'unité de mesure, ou de l'étiquette, entrée pour la ressource matérielle (par exemple

20 tonnes ou 5 mètres cubes).

Si la ressource matérielle est l'objet d'une consommation variable de matériel, vous devez

indiquer le taux correspondant dans le champ Unités. Par exemple, si 10 tonnes d'acier seront

utilisées chaque semaine pour cette affectation, entrez 10/semaine pour les unités

d'affectation. Toutefois, si la ressource est l'objet d'uneconsommation fixe de matériel, entrez

simplement la quantité totale de matériel à utiliser, sans valeur de durée. Par exemple, si

40 mètres cube de terre doivent être utilisés pour l'affectation, que la durée de la tâche

augmente ou diminue, entrez 40.

Lorsque vous affectez une ressource matérielle à une tâche, le travail est immédiatement

calculé pour l'affectation. Pour le matériel, le travail correspond à l'utilisation totale de

matériel. Le mode de calcul de l'utilisation totale de matériel diffère selon que la

consommation de la ressource est fixe ou variable. Si la consommation est fixe, l'utilisation

totale de matériel est égale à la valeur des unités. Par exemple, si la valeur des unités

d'affectation pour une tâche est de 20 caisses, le travail est lui aussi égal à 20 caisses.

Toutefois, si la consommation de la ressource est variable, l'utilisation totale du matériel

indique la quantité totale de matériel à utiliser pour toute la durée de la tâche. Par exemple, si

la valeur des unités d'affectation pour une tâche est de 20 caisses/jour et si la durée de la

tâche est de 4 jours, la valeur du travail est de 80 caisses.

En plus de modifier la quantité de travail total (utilisation du matériel) pour une affectation,

vous pouvez définir un profil pour l'utilisation du matériel, c'est-à-dire que vous pouvez ajuster

la proportion du matériel total à utiliser tout au long de l'affectation. Grâce aux profils

prédéfinis, vous pouvez procéder à des modulations selon vos besoins. L'utilisation totale de

matériel pour l'affectation est répartie sur la durée de la tâche, en fonction du profil choisi.

Vous pouvez également créer votre propre profil de travail. Si les dates de début et de fin de

l'affectation de la ressource matérielle diffèrent des dates de début ou de fin de la tâche, vous

pouvez les ajuster dans la boîte de dialogue Informations sur l'affectation.

Que sont les profils de travail ?

Lorsqu'une affectation est effectuée pour la première fois, le profil de travail correspondant est

régulier par défaut. Un profil de travail régulier signifie que le travail relatif à l'affectation

s'étale de manière proportionnelle tout au long de cette dernière.

Toutefois, si vous souhaitez distribuer différemment le travail total (en matière de durée pour

une ressource de travail, ou de stock pour les ressources matérielles), vous pouvez choisir l'un

des profils de travail suivants, dans la boîte de dialogue Informations sur l'affectation :

Charge croissante

Charge décroissante

Pic double

Pic au début

Pic à la fin

En cloche

En plateau

Ces profils indiquent les formes de distribution du travail tout au long de l'affectation. Le mode

d'application de ces profils dépend du type de tâche (capacité fixe, durée fixe ou travail fixe).

Vous pouvez consulter les profils de travail dans la partie feuille de temps des affichages

Utilisation des tâches ou Utilisation des ressources. Un indicateur de profil de travail s'affiche

dans la partie tableau des affichages Utilisation des tâches ou Utilisation des ressources.

Si aucun profil prédéfini ne répond à vos besoins, vous pouvez créer votre propre profil en

ajustant manuellement les quantités de travail dans la partie feuille de temps des affichages

Utilisation des tâches ou Utilisation des ressources. Vous devez toutefois veiller à refléter la

valeur de travail total sur toute l'étendue de l'affectation. Il est facile d'ajouter ou de

supprimer accidentellement du travail en effectuant des corrections manuelles dans un

affichage d'utilisation et, ce faisant, de modifier involontairement la valeur de travail total

(indiquée dans le champ Travail de la partie tableau de l'affichage d'utilisation).

Comment les affectations affectent-elles les prévisions ?

Si vous n'affectez pas de ressources aux tâches de votre projet, Project calcule les prévisions

en utilisant uniquement la durée des tâches, les interdépendances des tâches, les contraintes,

ainsi que les informations relatives au calendrier du projet et au calendrier des tâches . Si

vous affectez des ressources, les tâches sont également prévues en fonction des calendriers et

des unités d'affectation des ressources, ce qui permet d'établir des prévisions plus précises.

Contrairement à ce qui se passe pour les ressources de travail, l'affectation de ressources

matérielles à une tâche n'affecte pas les prévisions établies pour cette tâche. Toutefois, la

modification des affectations de matériel peut avoir un impact sur les prévisions relatives à

une tâche si seules des ressources matérielles (et non des ressources de travail) sont

affectées à cette tâche. Dans ce cas, la modification du travail pour une affectation en raison

d'une consommation variable de matériel peut changer la durée de la tâche. Par exemple,

supposons que vous avez une ressource matérielle dont les unités d'affectation sont de

10 tonnes/heure, pour une durée de 8 heures. Si vous modifiez les unités en 20 tonnes/heure,

la durée de la tâche passera à 16 heures.

En plus de la planification en fonction des informations sur la tâche, une fois que vous avez

affecté des ressources aux tâches de votre projet, Project utilise des informations sur les

ressources et les affectations pour calculer les prévisions, notamment :

la quantité de travail que la ressource est chargée d'accomplir, et la façon dont ce

temps de travail est réparti sur la durée ;

le nombre d'unités d'affectation de la ressource (à temps partiel, à temps complet ou

multiple) pour la tâche ;

le type de tâche, qui affecte la façon dont les prévisions changent si vous modifiez

l'affectation existante. Les trois types de tâches sont Capacité fixe, Durée fixe et

Travail fixe ;

le pilotage par l'effort de la tâche, le cas échéant. Si une tâche est pilotée par l'effort,

au fil de l'ajout ou de la suppression des ressources affectées, le travail est redistribué

entre les ressources. En matière de tâches à capacité fixe, par exemple, si des

ressources supplémentaires sont affectées, la tâche est achevée dans un délai plus

court ;

les périodes ouvrées et chômées indiquées dans les calendriers des ressources

affectées.

Une fois que vous affectez une ressource à une tâche, quel qu'en soit le type, la tâche est

prévue en fonction de la formule Durée = Travail / Unités. Le tableau suivant indique la façon

dont chacun des types de tâches affecte les prévisions lorsque vous modifiez l'un de ces trois

éléments.

DANS LE CAS

D'UNE

SI VOUS MODIFIEZ LE

TRAVAIL

SI VOUS MODIFIEZ LA

DURÉE

SI VOUS MODIFIEZ LES

UNITÉS

Tâche à capacité

fixe

La durée est recalculée Le travail est recalculé La durée est recalculée

Tâche à travail

fixe

La durée est recalculée Les unités sont recalculées La durée est recalculée

Qu'est-ce que le travail et comment affecte-t-il l'agenda ?

Le travail correspond à l'activité, au temps (en minutes, heures, jours ou semaines pour les

ressources de travail) ou à la quantité (pour les ressources matérielles) nécessaire à la

réalisation d'une tâche ou d'une affectation.

Le travail est différent de la durée d'une tâche. Par exemple, une ressource peut nécessiter

32 heures de travail pour terminer une tâche, mais cette tâche peut être prévue sur une durée

de 2 jours ; dans ce cas, il faut lui affecter plusieurs ressources. En travaillant 8 heures par

jour sur la tâche, deux personnes pourraient la terminer en 2 jours.

Dès que vous affectez une ressource de travail à une tâche, le travail est calculé pour

l'affectation. La façon dont le travail est calculé varie selon que la tâche est pilotée ou non par

l'effort. Par exemple, si vous avez une tâche pilotée par l'effort sur une durée de 4 jours, et si

vous lui affectez deux ressources, chaque ressource sera chargée d'effectuer 16 heures de

travail. En revanche, si vous avez une tâche non pilotée par l'effort sur une durée de 4 jours,

et si vous lui affectez deux ressources, chaque ressource sera chargée d'effectuer 32 heures

de travail.

Le travail peut être visualisé sous forme de données chronologiques dans les affichages

Utilisation des tâches et Utilisation des ressources. Dans la partie feuille de temps de ces

affichages, le travail est représenté étalé sur la période. Vous pouvez définir un profil pour ce

travail en lui appliquant différentes formes, par exemple une forme à charge décroissante, à

charge croissante ou en cloche.

Vous pouvez également affiner vous-même le travail pour chaque période en modifiant

manuellement les valeurs de travail dans la partie feuille de temps des affichages Utilisation

des tâches ou Utilisation des ressources. Vous devez toutefois veiller à refléter la valeur de

travail total sur toute l'étendue de l'affectation. Il est facile d'ajouter ou de supprimer du

travail en effectuant des corrections manuelles dans un affichage d'utilisation et, ce faisant, de

modifier involontairement la valeur de travail total indiquée dans le champ Travail de la partie

tableau de l'affichage d'utilisation.

Que sont les prévisions pilotées par l'effort ?

L'affectation de ressources aux tâches influe de manière différente sur les prévisions selon que

les tâches sont pilotées ou non par l'effort.

Les prévisions pilotées par l'effort impliquent qu'à mesure que vous ajoutez des ressources à

une affectation de tâche, le travail est redistribué parmi l'ensemble des ressources de façon à

conserver la même quantité totale de travail. De la même manière, si vous supprimez des

ressources d'une tâche pilotée par l'effort, le travail est redistribué parmi les ressources

restantes, toujours dans le but de conserver la même quantité totale de travail.

Par défaut, les tâches ont une capacité fixe et sont pilotées par l'effort. Cela signifie qu'à

mesure que des ressources supplémentaires sont affectées à une tâche, la quantité de travail

que chaque ressource doit fournir diminue ; et du fait qu'il s'agit d'une tâche à capacité fixe,

sa durée diminue également.

Si vous avez une tâche à durée fixe et pilotée par l'effort, plus vous lui affectez de ressources,

moins ces dernières ont besoin d'unités pour accomplir leur part réduite de l'affectation.

De par sa nature, une tâche à travail fixe est pilotée par l'effort. Si vous ajoutez des

ressources, le travail est réparti entre les affectations et la durée diminue.

Comment ajuster automatiquement les affectations de ressources ?

L'Assistant Substitution de ressources, disponible uniquement dans Project Professional 2003,

vous permet d'optimiser vos plans de projet en recommandant les meilleures ressources pour

les tâches en fonction de leurs compétences, charge de travail actuelle et disponibilité.

L'Assistant peut recommander des ressources en fonction de leurs compétences, en analysant

les ressources présentes dans une organisation ou un service.

L'Assistant Substitution de ressources permet à vos projets de bénéficier des avantages

suivants :

Les affectations de ressources recommandées sont répertoriées pour les tâches de

tous les projets que vous spécifiez.

Si vous le souhaitez, l'Assistant effectue automatiquement les modifications

d'affectations recommandées.

Vous pouvez réduire les délais tout en évitant les surutilisations, car la disponibilité et

les compétences des ressources sont prises en considération dans les modifications

d'affectations recommandées.

Vous pouvez imprimer un rapport des résultats de l'Assistant, qui indique la date

d'exécution, l'heure d'exécution, les projets, les ressources, l'horizon du gel des

ressources, les équipes de projet, ainsi que d'autres options de planification.

L'Assistant Substitution de ressources requiert une attention importante en matière de

planification et de configuration. Vous devez prendre en considération les conditions suivantes

pour permettre à l'Assistant de s'exécuter de manière efficace et renvoyer les résultats les

plus significatifs possibles :

Votre organisation doit utiliser des codes de compétence pour définir les compétences

d'une ressource. Les ressources dépourvues de codes de compétence sont prises en

considération uniquement pour les affectations qui ne présentent pas d'exigences en

termes de compétences. En revanche, elles ne sont pas prises en considération pour

les affectations qui requièrent des compétences particulières.

Les ressources de projet doivent inclure des ressources génériques, qui fonctionnent

comme des ressources de remplacement avec des compétences définies.

En fonction des exigences de votre organisation, d'autres attributs de ressources

peuvent être requis par l'Assistant Substitution de ressources ; par exemple, les codes

de structure de répartition des ressources (Resource Breakdown Structure) définissent

la position d'une ressource dans une organisation. Ces informations permettent à

l'Assistant d'affiner la liste des ressources à prendre en considération pour une

substitution. Il est possible d'entrer les codes RBS sous l'onglet Champs

personnalisés de la boîte de dialogue Informations sur la ressource, lorsque vous

créez des ressources pour vos projets. Si vous créez une ressource d'entreprise et si

vous n'entrez pas les valeurs de code requises dans la boîte de

dialogue Informations sur la ressource, vous pouvez les entrer lorsque vous

archivez à nouveau la ressource dans la liste des ressources d'entreprise.

Lorsque vous affectez des ressources à des tâches, vous pouvez spécifier si ces

ressources sont requises pour les affectations de votre projet ou si elles sont

facultatives pour les affectations de tâches spécifiques. Si une ressource est requise,

elle n'est pas remplacée par l'Assistant.

Dans la mesure où l'Assistant Substitution de ressources prend en considération les

ressources de toute une organisation, son fonctionnement est optimal lorsqu'il englobe

plusieurs projets dans ses calculs. L'Assistant crée une liste de tous les projets

comportant des ressources, mais il ne prend pas automatiquement en compte

l'ensemble de ces projets dans ses calculs. Vous devez sélectionner les projets qui

doivent être utilisés par l'Assistant.