pièce - Graines de Sol | La coopérative des … · 5° Je facture des FRAIS DE PORT p 10 6° Je...
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1 LOUTY – CREATION D’UNE PIECE Une « pièce » est un devis, une facture, un avoir Accès à la Gestion Commerciale p 2 1° Je fais un DEVIS p 3-4 2° Je fais une FACTURE p 5 3° Je choisis les ARTICLES p 6-8 4° Je facture des FRAIS DE DEPLACEMENTS p 9 5° Je facture des FRAIS DE PORT p 10 6° Je change l’ordre des lignes d’articles p 11 7° J’ajoute un « TITRE » p 12 8° J’applique un POURCENTAGE p 13 9° Je fais un SOUS-TOTAL p 14 10° Je personnalise l’EN-TETE et le PIED DE PAGE p 15 11° J’ajoute un MEMO de suivi p 16 12° Je joins un fichier ( .pdf) p 17-18 13° Je saisis les modalités de règlement p 19 14° Je TRANSMETS ma facture pour validation p 20 15° Je DUPLIQUE une pièce p 21 16° J’IMPRIME une pièce p 22-23 17° Je TRANSFORME un DEVIS en facture d’ACOMPTE p 24-25 18° Je TRANSFORME un DEVIS en facture CLIENT p 26 19° Je fais un AVOIR p 27-28 BONUS ! La FACTURE dans tous ses « Etats » p 29 BONUS ! Le DEVIS dans tous ses « Etats » p 30
Transcript of pièce - Graines de Sol | La coopérative des … · 5° Je facture des FRAIS DE PORT p 10 6° Je...
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LOUTY – CREATION D’UNE PIECE Une « pièce » est un devis, une facture, un avoir
Accès à la Gestion Commerciale p 2 1° Je fais un DEVIS p 3-4
2° Je fais une FACTURE p 5
3° Je choisis les ARTICLES p 6-8
4° Je facture des FRAIS DE DEPLACEMENTS p 9
5° Je facture des FRAIS DE PORT p 10
6° Je change l’ordre des lignes d’articles p 11
7° J’ajoute un « TITRE » p 12
8° J’applique un POURCENTAGE p 13
9° Je fais un SOUS-TOTAL p 14
10° Je personnalise l’EN-TETE et le PIED DE PAGE p 15
11° J’ajoute un MEMO de suivi p 16
12° Je joins un fichier ( .pdf) p 17-18
13° Je saisis les modalités de règlement p 19
14° Je TRANSMETS ma facture pour validation p 20
15° Je DUPLIQUE une pièce p 21
16° J’IMPRIME une pièce p 22-23
17° Je TRANSFORME un DEVIS en facture d’ACOMPTE p 24-25
18° Je TRANSFORME un DEVIS en facture CLIENT p 26
19° Je fais un AVOIR p 27-28
BONUS ! La FACTURE dans tous ses « Etats » p 29 BONUS ! Le DEVIS dans tous ses « Etats » p 30
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Accès à la GESTION COMMERCIALE Par ici …
OU Par là …
Permet de naviguer vers le
Portail
(Accès Rapports de Gestion)
Clients : Liste de vos clients / Pièces : Listes de vos factures, devis etc…
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1°Je fais un DEVIS
La construction d’un devis est la même que pour une facture ( voir Points N° 2 à 6)
Je suis autonome sur la validation des devis, et donc sur la transmission à mes clients
Les étapes sur LOUTY :
Je crée mon devis
Je l’enregistre
Je le valide (un numéro lui est attribué, identifiable chez GDS et chez mon client )
J’imprime le devis et je le remets à mon client
Lorsque mon client valide et signe mon devis, je reporte la date de signature sur la zone
« date d’acceptation »
NB : si mon client n’a pas accepté mon devis, je le conserve sur LOUTY et je pourrai
l’archiver plus tard
Je clique ici
Je clique sur « Devis »
! OBLIGATOIRE :
Tous les devis doivent être réalisés sur LOUTY
Pour les prestations > à 1 000 € HT : Le devis ou le contrat daté et signé
Doit être transmis à la coopérative au moment de votre demande de
validation de facture
en téléchargeant le document en « fichier joint » ( Voir Point N°12)
Pourquoi faire signer un DEVIS ?
Je limite les risques d’impayés, de demandes d’avoir à posteriori
En cas de litige avec le client, d’impayés… Cela constitue un élément recevable
et facilite les recours
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Je choisis la date jusqu’à laquelle ma proposition
est valable (tarif, conditions etc..)
Gain de temps ! Je pourrai créer facilement une
facture à partir du devis ( cf. Point N° 15 et 16)
La date de devis :
C’est la date à laquelle
je transmets le devis à
mon client
La date de validité :
C’est la date jusqu’à
laquelle mon devis est
valable (tarif etc.. )
La date d’acceptation :
C’est la date à laquelle
mon client accepte mon
devis
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2°Je fais une FACTURE
Je clique ici
Je choisis le type de
pièce souhaité … Facture/Avoir
Client existant :
Je sélectionne le
client dans la liste
Nouveau client :
Je crée une fiche client en cliquant sur « + » ou
en allant dans le module « clients »
( Voir Tutoriel « CLIENTS » )
LA DATE …
Afin de ne pas me pénaliser au niveau des délais de règlement je fais au plus tôt ma facture…
Jusqu’au 5 du mois je peux faire des factures sur le mois antérieur Date = dernier jour du mois
Ex : le 05 Juin 2016 je dois facturer une prestation de Mai 2016 soit le 31 Mai 2016
A partir du 6 du mois Date = date du jour de facturation, soit le 06 Juin 2016 dans l’exemple
Même s’il s’agit de prestations de Mai 2016
Par défaut
J’indique la date
du jour où je
transmets ma
facture
( en général la
date du jour de
saisie)
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3°Je choisis les ARTICLES
Je clique « ici » et j’accède à une liste d’articles parmi lesquels
je sélectionne l’ARTICLE correspondant le mieux à ma vente
Ex : Vente de produits finis / Prestation de services / Vente de marchandises etc…
Un libellé est renseigné par défaut
Je peux personnaliser mais j’indique SYSTEMATIQUEMENT le NOM du CLIENT
J’enregistre
Si je ne trouve pas l’article qui correspond à ma vente
Je me rapproche de Graines de Sol !!
PRODUITS FINIS :
Je crée un nouveau produit à partir de matières premières ( notion de transformation)
Ex. J’achète du tissu et je fabrique des vêtements que je revends
MARCHANDISES :
J’achète des marchandises que je revends « en l’état », sans opérer de transformation
Ex. J’achète des vêtements à un grossiste et je les revends
PRESTATION DE SERVICES :
Je vends une prestation immatérielle
Ex. Je suis graphiste et j’imprime des flyers pour mon client
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Voir tous les articles
existants
Je sélectionne l’article
souhaité
( ! Articles différents en
fonction du taux de TVA
applicable à ma vente )
Je sélectionne l’unité de vente
correspondant le mieux à ma vente
Exemples :
-ventes de produits finis = U
-ventes de marchandises = U
-prestation de services = H ou f
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La description de mes ventes doit être la plus explicite possible
Je n’hésite pas à contacter ma coopérative pour toute précision par rapport à mon activité
Par défaut, un libellé s’affiche.
1) Je clique sur ce champ
2) Je saisis un libellé indiquant en quelques
mots ce que je vends…
Exemples :
1) Réalisation graphique d’un logo
2) Impression de flyers
3) Plaids
Dans la zone « détails »
Je précise ma vente en indiquant :
1) La nature de ma vente
2) La date de la prestation
Exemples :
1) Etude des besoins, Création du logo – Mars 2016
2) 1000 flyers 10x12cm – Livrés le 15/03/2016
3) Matière : Lin – Taille 100x150cm
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4°Je facture des FRAIS DE DEPLACEMENTS
*Voici le « visuel » de l’article :
Nature des frais Type de
facturation
Article utilisé J’indique en
DETAIL de l’article
Montant HT Montant
TTC
Justificatifs à
fournir
Indemnités
kilométriques
AU REEL
(sans marge) *
Frais de
déplacement
« selon le barème
fiscal »
Et j’indique le nbre
de CV du véhicule
utilisé
En «quantité»
j’indique le nb de
kms réellement
effectués
En «prix unitaire»
j’indique le
coefficient utilisé
= HT
+20%
TVA
Frais de train,
taxi, avion etc…
Restaurant
AU REEL
(sans marge) *
Frais de
déplacement « cf.
pièces jointes »
En « quantité »
J’indique « 1 »
En « prix unitaire »
J’indique le
montant total TTC
des frais engagés
= HT
+20%
TVA
Je scanne les
justificatifs à
facturation@
grainesdesol.fr
Indemnités
kilométriques
Frais de train,
taxi, avion,
restaurant etc…
FORFAITAIRE J’indique le même
article que la
prestation
principale facturée
(Prestation,
marchandises ou
produits finis )
Frais de
déplacement
« Forfait »
En « quantité »
J’indique « 1 »
En « prix unitaire »
J’indique le coût
total estimé
= HT
+20%
TVA
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5°Je facture des FRAIS DE PORT
Nature des frais Type de
facturation
Article utilisé J’indique en
DETAIL de
l’article
Montant HT Montant
TTC
Justificatifs à
fournir
Coût d’envoi d’un
colis
AU REEL
(sans marge)
« Frais port
Débours »
En «quantité»
j’indique « 1 »
En «prix unitaire»
j’indique le coût
de l’envoi TTC
= HT
(pas de
TVA)
Je scanne les
justificatifs à
facturation@
grainesdesol.fr
Coût d’envoi d’un
colis
FORFAITAIRE J’indique le même
article que la
prestation principale
facturée
(Prestation,
marchandises ou
produits finis )
« Frais d’envoi » En «quantité »
j’indique « 1 »
En « prix
unitaire »
j’indique le coût
de l’envoi HT
= HT
+20% TVA
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6° Je change l’ordre des lignes d’articles
La présentation visible à l’écran est proche de celle que je retrouverai lors de l’impression de la pièce,
Pour une meilleure présentation, je peux changer l’ordre des articles, qu’il s’agisse d’articles « de
vente » ou « spéciaux ».
1) Je clique sur le « numéro « de ligne
2) Je note le numéro de ligne vers lequel je souhaite déplacer cet article
3) Je clique sur un autre champ
4) La ligne va en position choisie
Exemple :
Je saisis « 1 » sur la ligne « 3 » La ligne « 3 » remontera en « 1 »
L
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7° J’ajoute un « TITRE »
1) Je clique « ici » et j’accède à une liste d’articles dits « spéciaux » parmi
lesquels je sélectionne le « TITRE »
Je peux indiquer :
la date de la prestation, le numéro de mon devis, le nom de mon
interlocuteur chez le client etc…
Exemple : Mars 2016
Je sélectionne
l’article souhaité
Si j’ai un CONTRAT client sur plusieurs mois, je le note en « titre »
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8° J’applique un POURCENTAGE
Je clique « ici » et j’accède à une liste d’articles dits « spéciaux » parmi lesquels je
sélectionne le « POURCENTAGE »
2) S’il s’agit d’une remise j’indique le % de remise avec le signe «moins »
3) 2 ) Je note en libellé « remise commerciale »
NB : Le pourcentage de remise s’applique sur la ligne précédente
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9°Je fais un SOUS-TOTAL
Dans quel(s) cas l’utiliser ?
- Je veux appliquer une remise commerciale sur l’ensemble de ma facture
( ! je dois forcément passer par cette étape SOUS-TOTAL )
- J’ai de nombreuses lignes de facturation et je veux rendre ma facture plus lisible
Par exemple : séparer mes ventes de marchandises, et ma prestation de services
Je clique « ici » et j’accède à une liste d’articles dits « spéciaux » parmi lesquels je
sélectionne le « SOUS-TOTAL »
Je sélectionne
l’article souhaité
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10° Je personnalise l’EN-TETE et le PIED DE PAGE
Je clique sur « En-tête » :
Je peux saisir par exemple, la référence de la commande chez le client , le N°
du devis et/ou les coordonnées de mon interlocuteur chez le client etc…
Cela permet que la facture soit mieux orientée chez mon client et
donc que la facture soit réglée plus rapidement
Je clique sur « Pied de
Page » :
J’indique par exemple
un règlement négocié
en 3 fois
A NOTER …
Les informations portées en « ENTETE » et « PIED DE PAGE »
Seront automatiquement reportées si vous « DUPLIQUEZ » une pièce
( Voir ci-après)
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11° J’ajoute un MEMO de SUIVI ( « Entre moi et Graines de Sol » )
Un exemple..
Par défaut, la coopérative continue à envoyer vos factures par courrier au
client
Si je veux les envoyer moi-même par e-mail par exemple
Je le note dans le mémo
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12° Je joins un fichier ( .PDF)
! RAPPEL : OBLIGATOIRE :
Pour les prestations > à 1 000 € HT : Le devis ou le contrat daté et signé
Doit être transmis à la coopérative au moment de votre demande de
validation de facture
en téléchargeant le document en « fichier joint » (.pdf)
Je sélectionne « FICHIER »
Je clique sur « AJOUTER UN FICHIER »
Je sélectionne le fichier sur mon ordinateur
! Je n’oublie pas d’enregistrer
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Le fichier (.pdf) est ainsi rattaché à votre facture
Nous pourrons ainsi visualiser le document joint
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13° Je saisis les modalités de règlement ( facture )
Je clique « ici »
Si je ne l’ai pas déjà fais dans
ma fiche CLIENT
Ou si j’ai négocié une
échéance différente pour
cette facture
Par défaut, j’indique un
règlement à 5 Jours par
virement
Si je n’ai pas négocié…
Chez Graines de Sol nous encourageons les règlements
par « VIREMENT BANCAIRE » à « 5 jours »
Notre R.I.B. sera noté sur les factures
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14° Je TRANSMETS ma facture pour validation
Depuis la pièce …
OU depuis la liste de pièces :
Je clique « ici » et je clique
sur TRANSMETTRE
Je clique « ici »
et je clique sur TRANSMETTRE
Ouvrir : la pièce à partir de la liste des pièces
Transmettre : la pièce à la coopérative pour qu’elle la valide.
Vérifier : Permet de vérifier qu’il n’y a pas d’erreur de montant, etc…, sur la
pièce
Imprimer : Génère un fichier en PDF -
! NB : La mention « En attente de validation » apparaît tant que la pièce n’est
pas validée.
Dupliquer : Permet de faire une copie de la pièce sans altérer l’original
Supprimer : Permet de supprimer la pièce lorsqu’elle est en état« brouillon »
uniquement
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15° Je DUPLIQUE une pièce
Je me positionne sur la liste de mes pièces
Pourquoi dupliquer une pièce ?
Surtout utilisé avec les « factures »
Ex : Chaque mois j’ai une prestation récurrente avec plusieurs lignes
de facturation identiques
Rappel ! Cela duplique également les « En-tête » et « Pied de Page »
Je clique « ici » puis je
choisis « DUPLIQUER »
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16° J’IMPRIME une pièce
A partir de la pièce
! Obligatoire : Les conditions générales
des ventes :
Les CGV seront imprimées au verso de la
pièce (devis, facture)
En fonction des informations renseignées
dans la fiche « CLIENT » (professionnels,
particuliers)
Quel que soit l’ « état » de la pièce je peux visualiser / Imprimer la pièce
La pièce s’imprime en PDF
Un fichier au format .PDF est généré
( au bas gauche de votre écran )
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A partir de la liste des pièces
Je clique sur
« IMPRIMER »
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17° Je TRANSFORME un devis en facture d’ACOMPTE
Je passe par le DEVIS, ce qui me permettra de faire une facture d’ACOMPTE puis une facture de
SOLDE le moment venu
A partir de la liste des pièces ou de la pièce « DEVIS »
Je me positionne sur le Devis pour lequel je veux faire une facture d’ACOMPTE
Le message suivant apparait :
Une seule ligne de facture apparaît :
Je sélectionne
« TRANSFORMER »
Je sélectionne
« Facture d’ACOMPTE »
J’indique ici :
- le montant HT de l’acompte souhaité
OU
- le pourcentage ( % )
le « montant Total HT » du
devis apparaît
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Exemple : Sur un devis de 1800 € HT je demande un acompte de 1 000 € HT à mon client
Il ne me reste plus qu’à cliquer sur « TRANSMETTRE » pour validation par la coopérative
Lors de l’impression de la facture d’ACOMPTE dans la coopérative le devis détaillé sera joint.
ATTENTION ! La pièce passe directement en « ATTENTE DE VALIDATION »
Si j’ai une modif à faire … Je note en MEMO « MERCI DE DEVALIDER LA PIECE »
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18° Je TRANSFORME un DEVIS en FACTURE CLIENT
A partir de la liste des pièces ou de la pièce « DEVIS
Ou
Je me positionne sur le devis sur lequel j’ai au préalable reporté la date d’acceptation
Je clique « Transformer »
Le message suivant apparait :
ATTENTION ! La pièce passe directement en « ATTENTE DE VALIDATION »
Si j’ai une modif à faire … Je note en MEMO « MERCI DE DEVALIDER LA PIECE »
Je sélectionne
« Facture client »
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19° Je fais un AVOIR
Si j’ai une erreur sur une facture « confirmée »,
je fais un avoir ,
je fais une nouvelle facture ,
A partir de la liste des pièces :
Je vais sur la ligne de la facture et je clique sur le bouton action « générer un avoir »
Cela crée une nouvelle « pièce »
J’indique la date *
L’émission d’AVOIR sur facture doit rester « ponctuelle »
Rappel : Par défaut j’indique la date du jour où je transmets mon
avoir ( en général la date du jour de saisie )
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S’il s’agit d’un avoir TOTAL
Je clique sur « génèrer un avoir »
J’indique la date *
Je clique sur « Enregistrer »
Je clique sur « Transmettre »
Graines de sol imprime et envoie l’avoir au client
S’il s’agit d’un avoir PARTIEL
Je clique sur « génèrer un avoir »
J’indique la date*
Je clique sur « Enregistrer »
Je vais modifier dans les articles ( montant etc… )
Je clique sur « Transmettre »
Graines de sol imprime et envoie l’avoir au client
Il va de soi, que je
dois refaire une nouvelle
facture à mon client avec
les modifications
nécessaires
Exemple : l’adresse ou le nom du client indiqué sur ma facture sont erronés
Exemple : Désaccord sur le tarif – Erreur au niveau du tarif par rapport au contrat signé
Pour toute interrogation… je n’hésite pas à demander de l’aide par téléphone ou
par mail à l’adresse [email protected]
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BONUS ! La FACTURE dans tous ses « Etats"
Je clique sur
La coopérative VERIFIE la pièce
Je surveille le « mémo »
La coopérative ENVOIE la pièce par
courrier au client
Sauf information différente dans le mémo
Tout est OK la coopérative VALIDE
sous 3 jours
La pièce porte un N° de Chrono
++> ==
La coopérative IMPRIME la pièce
Je SAISIS ma pièce + je clique sur
La coopérative CONFIRME la pièce
(la facture, l’avoir )
La coopérative peut me demander :
- des précisions
- de faire des modifications
La coopérative ne valide pas de facture
>1000€ HT sans devis /contrat daté +
signé avec un Fichier joint
! La pièce
peut être
modifiée par
la coopérative
mais
ne peut pas
être
supprimée
! la pièce peut
être modifiée,
Supprimée,
Par
l’entrepreneur
S’il y a une erreur sur la
facture « confirmée » ?
Je génère un Avoir
Je fais une nouvelle
facture
! La pièce
ne peut
plus ni être
modifiée
ni être
supprimée
La coopérative
voit les pièces
en
« Brouillon »
mais n’a
aucune action
Si Devis/contrat >1000 € HT
à joindre en « fichier »
Envoi du devis signé /mail
ET
La pièce « confirmée » sera visible sous 24H
Dans vos rapports de gestion
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BONUS ! Le DEVIS dans tous ses « Etats »
Lorsque mon devis est terminé
Je clique sur VALIDER
Le devis est validé et porte
un N° de Chrono
J’imprime mon devis pour le remettre
à mon client
Je SAISIS mon devis + je clique sur
! La pièce
peut être
modifiée
mais ne peut
pas être
supprimée
! la pièce peut
être modifiée,
Supprimée,
Par
l’entrepreneur
! La pièce ne
peut plus ni
être modifiée
ni être
supprimée
La coopérative
voit les pièces
mais n’a
aucune action
sur les devis
