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Ming ZHANG

Participer à un salon internationalà l’étranger

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Introduction

La participation d’une entreprise au salon doit être considéré dansla stratégie de communication à l’international.Il faut adapter des divers outils de communication et créer desnouveaux pour démarquer et susciter l’attention des prospects,créer directement du relation avec différent relation des affaires.

Participer à un salon professionnel est souvent une opérationcoûteuse mais qui permet de dynamiser son activité etd’améliorer son image et sa notoriété.C’est l’occasion pour:

• Développer des courants d’affaires dans le paysconcerné

• Prendre contacts avec le plus grand nombre declients potentiels

• Faire connaître la société aussi les produits,• Observer le comportement des concurrents• Développer la notoriété sur le marché

international

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Salon professionnel dans le monde

• Allemagne prend sa premier place, Frankfort est lecentre d’exposition du monde.– Marché européen et américain:grande dimension, haut niveau

international (exposants+visiteurs), maturé.

• Asie pacifique: zone émergente.– Au niveau du salon professionnel, Singapour prend la

première place dans cette zone. Haut niveau international.Hongkong aussi.

– La Chine est un pays émergent: l’usine mondial et un marchépotentiel, forte croissance au niveau de l’économie. Encorebeaucoup de travaux au niveau professionnel et international.

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Enjeux I - Dénomination

• Montrer directement les produits, susciter plusfacilement leur intérêt

• Faire connaître le site Internet et découvrir l’ensemblede nos gammes de produit

• Faciliter la compréhension, les langues différentes

Utiliser les divers outilsde la communication et

NTIC

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Enjeux II - Vendre

• L’occasion de vendre, de signer des contrats aveccertains professionnels de pays et international

• Vendre directement nos marchandises• Préparer nos ventes futures

Préparer les bons decommende

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Enjeux III - Observer

• Voir les concurrents, cequ’ils proposent, leursdifférents offres, prix,innovations

Adapter les supports decommunication, nos

packagings, nos produits

Relever des tendancespour mieux adapter nos

produits par la suite

• Avoir des contacts avecdifférents prospects, analyserleur freins et leurs motivation

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Salon professionnel à l’étranger

• Points critiques importants:– Langue: clients internationaux

• anglais exigent – langue international• Langue du pays – image positive• Langue d’origine – l’origine de la marque

– Prix élevé, frais supplémentaire– Communication: transférer le message important et efficace.– Collaborateurs locaux– Transport et logistique différents, douant, taxe, droit– Formation: information du produit, notion culture du pays– Délais:temps de préparation +long, organisation + importante…

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Différents étapes

RemerciementsRelancesProposition d’offre

Prospecterdes clientsCréation etgestion desbases dedonner

Planifier les tâches avec3 éléments: Qui, Quand,et Quel coûtOrganisation des l’entreprise,préparation du stand, logementPréparation des documents decommunicationRécupération des documentsde base

Après SalonSalonLa préparation

Planning: 3 mois pour organiser la participation au salon, date limiteune semaine d’avance.

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La préparation• Planifier les tâche, contact au service du salon• Identifier les participants• Établir la liste du matériel• Demande de devis• Faire les réservation hôtel transport• Budget• Préparer le matériel (achat, location)• Création de supports visuels – vidéo• Préparation des documents ( en différentes langues)• Formation des personnes• Exposition des marchandise et du matériel sur le site Internet

La préparation

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Concept de stand

• Concept de stand doit respecter la dimension de terrain– un stand normal est 3x3m– 3 types de stand: sur mesure, standard, mobile légère, en acquisition

ou location…– Prestataire et devis– Choix des produits, des supports d’exposition– Des éléments mobiliers d’accueil

• Refléter la culture de l’entreprise et les codes de la marques ,véhiculer l’identité et la valeur des produits– Vidéo de l’usine et de son environnement (si il y a paysage,

carte postal)– Personnel qui assistent le stand– Décoration en thème avec un art majeur, 5 élément– Différents zones – différentes fonctions

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Communication• Conception des tarifs spécifique « Salons »• Préparation de supports d’affichage: panneaux, affiches, totem…• Préparation des animations: vidéo, sono, jeux, cadeaux• Préparation de la documentation commerciale: cartes de visite,

plaquettes, dépliante, fiches techniques, catalogues, dossierpresse

• Réservation des espaces publicitaires:annuaire des exposants,presse spécialisée…

• Préparation des invitations + entrée gratuite supplémentaire• Communication sur les courriers divers: stickers, logo du salon…• Communication site Internet• Gestion des contacts sur le stand• Dossier de presse

Utiliser tous les occasions gratuites pourla communication. Accompagner lesautres activités du marketing.

La préparation

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Invitation au salon

• Adresse aux prospects afin de les prévenir de notre présence et lesinviter sur notre stand, accompagnant les entrées gratuitessupplémentaires

• Le mailing présente notre démarche à l’export, les dates de notreprésence sur le site ainsi que le numéro de notre stand

• Il comprend notre catalogue produits afin que le prospects étudientnotre gamme avant de nous rencontrer

• Communiquer avec nos prospects par le biais d’un mailing pour lesclients de l’étranger est le moyen le plus adapté

Liste de clientBase de données

Prescripteur du salonAcheter des listes

La préparation

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Plaquette commercialeet cartes de visites

• Présenté l’entreprise et ses produitsque nous souhaitons exporter aupays, disponible que sur notre standlors du salon pour les prospects quenous rencontrons

• La carte de visite de notreresponsable sera distribuée à cemême moment

La préparation

La préparation

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Fiches produits&Fiche entreprise

• Mise en place des fiches produitset une fiche entreprise traduites àla langue du pays

• Donner aux prospects les plusintéressés aux quels nousavancerons la négociation sur lesalon

La préparation

La préparation

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La préparation

Formation de la force de vente

Il est indispensable d’organiser une formation pour lesparticipants

– Etre bilingues pour pouvoir répondre au mieux au question etaux attentes des clients

– Information sur la culture du pays– Les produits sélectionnés, nouveaux et classique– Technique de démonstration: source d’inspiration, technique

de fabrication, leur origine– Connaître les argumentaires de chaque produit: les

avantages, les caractéristiques, l’innovation– Maîtriser les outils de communication– Comportement: tenue vestimentaire adéquate, souriant,

accueillant

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Bon commande

• Afin de pouvoir concrétiser des ventes lors dusalon, nous vont emporter des bons decommande.

• Au dos de ce dernier figureront les conditionsgénérales de ventes adaptées au marché.

La préparation

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Budget – coûts directs• Durée: 3 jours• Nombre de personnes: 1 responsable et 1-3 assistants• Frais de l’emplacement: 3*3 m² : 2500€• concept stand: 2000€• Postes de dépense

– Communication:• presse professionnelle et local - 4 annonces: 3000€• Documentation commerciale – 300 documents: 400€• Mailing et e-mailing de relance avant et après le salon: 100€

– Transport marchandises: 1000€• Produits de démonstration et échantillons – 200 kg• Forfait transport

– Voyage et séjour du groupe: 4500€• Avion• Frais de séjour• divers Annuel

Budget: 13500€ *4 = 54000€

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Catégorie des clients

Au future et à mesure, développer lesinformation disponible sur les différentfichiers

• Groupement d’achat• Grand magasin, grossiste• Les détaillant, chaines de détaillant• Cash and carry• Les grossistes indépendants• Les organismes d’état, pour obtenir des

adresses de prospects

Salon

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Attirer les visiteursSusciter leurs intérêts, Donner envie au visiteursde s’arrêter au stand et leur donner envie dedistribuer notre produit

– Démonstration de la fabrication par une vidéo– Technique par tableux, affiche, objet– Servir un café, thé, spécialité (logo d’entreprise)– Appel au marketing sensoriel: 5 éléments:vidéo,

musique, parfum, goûter, toucher+NTIC interactif

Salon

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Pourvoir négocier

• Trouver des partenaires et de passer des commandes• Distribuer des documents sur le stand pour qu’un

maximum de personnes sache qui nous sommes, sielles souhaitent nous contacter par la suite.

• Répondre à touts les questions (formation)• Avoir un espace où nous puissions s’assoire et être

tranquille pour réaliser les entretiens• Matérialiser la visite par une remise de documents• Etre plusieurs sur le stand et définir les rôle de chacun

de membres équiper les badge favoriser leurapparence de l’entreprise et leurs fonctions sur lesalon)

Salon

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Argumentaire de vent

• Recherche des motivation et les freins à l’achatde nos produits pour les différents clients,

• Les commerciaux seront en possession de cetargumentaire lors du salon, mais ils l’auront bienévidement travaillé en amont et auront reçu uneformation dessus

Salon

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Fichier de clients

• Premier contact: connaître les motivation à travailler avec notresociété, à travers les questions posé par les visiteur

• Entretien et négociation dans une bonne condition à l’aise, présenterà l’aide des outils de communication.

• Reporter des coordonnées et les réaction des clients dans le fichierde clients.

• Fichier de clients– Nom de la société, activité, nom de la personne rencontrée, adresse,

téléphone et émail– Commentaire: But de l’entretien, type de prospects

Le but n’est pas de collecter les cartes de visites, mais d’avoir descontacts utiles pour développer notre CA.

SalonSalon

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Après le salon• Remerciement: une lettre de remerciement pour tous les visiteurs

(prospects, clients…)---montrer que nous avons envers eux, l’occasionde renouer contact avec eux

• Travailler sur la base de données:– Ressources: information récupérées + entretiens réalisé sur le salon– Mise à jour: coordonnées + besoin des prospects + réaction pertinente

opérationnelle

• Segmentation des clients: proposer des offres commerciales adaptées, ilne faut pas trop tarder à les contacter pour avoir un maximum dechances de les toucher– Une semaine de délai

• Relance: si les prospects ne donnent pas de réponses au bout de deuxsemaines, une relance doit être réalisée par lettre, téléphone ou émail.

Après Salon

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Conclusion

• La participation d’un salon est un travail surlong terme,

• Prospecter des clients est un premier objectif.• L’organisation est l’élément le plus important. Il

s’agit de la part de nombreux collaborateursinternes et externes.

• Le budget est variable selon les élémentsadaptés

• Le coût de la participation est important deretirer un maximum de bénéfices pour cetteopportunité

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Annexes

• Tarif de l’emplacement• Planning et budget

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Tarif de l’emplacement

75 0003 000251 eurosParis-Nord-Villepintewww.maison-objet.comMaison et Objet

10 000480345 eurosMarché du film Canneswww.marchedufilm.comMarché du film

44 0001 200399 eurosParis/porte de Versailleswww.pretparis.comPrêt-à-porter

26 000250440 eurosParis/porte de Versailleswww.nouvelles-esthetiques.com

Congrès internationald’esthétique

appliquée

15 000150722 eurosMonaco

www.monte-carlo-travel-market.com

Monte CarloTravel Market

NOMBREDE

VISITEURS

NOMBRED’Exposants

PRIX MOYEN DUM2 ÉQUIPÉ HTLOCALISATION ET SITESALON

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00,0000,0000,0000,00DiversMatériel de décoration

00,0000,0000,0000,00Agence photosDroits de reproduction

00,0000,0000,0000,00Agence, décorateursAménagement du stand

00,0000,0000,0000,00Divers (menuisiers, etc.)Construction du stand

00,0000,0000,0000,00Constructeur du standLocation / achat du stand et del’appareillage

00,0000,0000,0000,00Organisation de l’expositionLocation de l’emplacement

Location et création du stand

%CHF%CHF%CHF%CHFRemarques

DifférenceResteDéjà facturéBudgetPrestatairePrestation

Destinataires:

Date:

Réalisateur:

Dates de l’exposition:

Exposition:

Désignation du projet:

Numéro de projet:

Les mesures de communication comme une invitation à une exposition, etc. n’ont pas été prises en compte.

Grille de budget pour participation à une exposition

En suite…

2800,0000,0000,0000,00Total sans TVA

00,0000,0000,0000,00Réserve

00,0000,0000,0000,00AgenceFrais / courriers

00,0000,0000,0000,00PhotographePhotos

00,0000,0000,0000,00ExpéditeurFrais de transport

Divers

00,0000,0000,0000,00Frais

00,0000,0000,0000,00Evtl. formateur externeFormation du personnel

00,0000,0000,0000,00Restaurant / hôtelPersonnel, logement etsubsistance

00,0000,0000,0000,00Agence d’hôtessesPersonnel externe

Personnel

00,0000,0000,0000,00FournisseurPrimes

00,0000,0000,0000,00FournisseurGive Aways

00,0000,0000,0000,00FournisseurPrix de concours

00,0000,0000,0000,00Fournisseur image / sonAudio / vidéo

00,0000,0000,0000,00AnimateurDivertissement / animation

00,0000,0000,0000,00Traiteur / livreur de boissonsNourriture / boissons

Activités sur le stand /subsistance

00,0000,0000,0000,00PapeterieMatériel de bureau

00,0000,0000,0000,00DiversPetit matériel

00,0000,0000,0000,00Entreprise de nettoyageNettoyage

00,0000,0000,0000,00Expo. / concess. téléphoneTéléphone

00,0000,0000,0000,00Organisation de l’expositionElectricité / eau

00,0000,0000,0000,00Compagnie d’assurancesAssurances

Taxes / entretien du stand