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Avec le Service des assurances sociales et de l’hébergement :

2012, de nouvelles pages à tourner …..

Aux Directions et services administratifs

des établissements médico-sociaux

et des Divisions C d'hôpitaux

du canton de Vaud

ainsi qu’à tous les acteurs concernés du monde médico-social vaudois

23 décembre 2011

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« Le temps passe. Ah, si on pouvait le regarder passer. Mais hélas, on passe avec lui.  »

Paul-Jean Toulet

Madame la Directrice, Monsieur le Directeur, Madame, Monsieur,

Voici encore une année de passée que déjà la suivante se présente.

Par ces quelques lignes, nous vous exprimons nos remerciements pour tout ce que nous avons pu faire ensemble en 2011. Nous nous réjouissons de pouvoir poursuivre en 2012 sur ce chemin.

Vous trouvez ci-contre les traditionnelles « pages à tourner » contenant toutes les informations administratives utiles à votre gestion. Nous nous tenons à disposition pour toute information complémentaire ou précision.

Nous vous souhaitons une bonne lecture, vous réitérons nos meilleurs vœux pour la nouvelle année et vous présentons, Madame la Directrice, Monsieur le Directeur, Madame, Monsieur, nos meilleures salutations

Pour l’équipe du SASH

Fabrice Ghelfi Luc Chapuis

Chef de service Adjoint administratif

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4. Gestion administrative avec le SASH – rappels5. Court-séjour LAPRAMS 2012 – rappels7. Nouveau régime de financement des soins (NRFS)8. Financement résiduel – tarifs 20129. Financement résiduel – Acomptes 201210. Financement résiduel – CSB11. UAT – Nouveau financement en 201212. UAT – Facturation en 201213. AVS/AI, PC AVS/AI, API : nouveautés 201215. Découverts de pension17. Les garanties particulières LAPRAMS18. Accueil d’un résident non-vaudois19. Le SASH à votre disposition pour toute information20. MERCI

Pages à tourner

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• Bordereau courts-séjours et longs-séjours de décembre 2011 : comme chaque année, nous vous remercions de nous les renvoyer rapidement, d’ici au 20 janvier 2012 au plus tard , afin que nous puissions boucler l’exercice comptable 2011.

• Bordereau courts-séjours de décembre 2011 : nous vous rappelons qu’il doit contenir toutes les journées courts-séjours de décembre 2011, y compris celles des séjours non terminés au 31.12.2011.

• Subside incitatif courts-séjours : nous établirons les décomptes annuels 2011, dans la seconde moitié de février 2012.

• Décisions LAPRAMS longs-séjours : comme chaque année, nous ferons le maximum pour renouveler les décisions des bénéficiaires concernés (résidents sans AI/PC, ou avec complément de MDP ou avec conjoint à domicile etc.) d’ici fin janvier 2012. Seront disponibles dans votre espace de consultation du portail sécurisé IAM : en principe le 26.01.2012, les copies des décisions LAPRAMS, ainsi que le 27.01.2012, les bordereaux long-séjours.

Gestion administrative avec le SASH - rappels

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Rappels • Participation du résident à son court-séjour : elle reste fixée à CHF 60.- par jour. Cette participation intègre la part aux coûts des soins

due au nouveau régime de financement des soins (CHF 8.-/jour). Le SASH compensera ce montant par l’aide LAPRAMS.

• Les personnes en séjour de longue ou de courte durée au bénéfice d'une allocation pour impotent de l'AVS, de l'AI ou de la LAA, totale ou partielle, versent à l'établissement qui les héberge un supplément égal au montant de l'allocation mensuelle, en raison de l'aide et de la surveillance personnelle particulière dont elles ont besoin et qui sont dispensées par l’EMS. Les personnes qui entrent dans l'établissement ou le quittent en cours de mois, versent un montant égal au prorata du nombre de jours d'hébergement au cours dudit mois.

• Financement pour l’EMS :

• Les bénéficiaires de PC AVS/AI à domicile peuvent obtenir le remboursement de CHF 30.- en adressant leur facture à l’organe PC concerné.

• Au cas par cas, le SASH peut entrer en matière, au titre du cas de rigueur LAPRAMS, pour la prise en charge d’une partie de cette participation. La demande doit nous parvenir par le CMS concerné (ou par le CSR en cas de personne bénéficiaire du Revenu d’insertion (RI). En principe, l’intervention du SASH devrait concerner une personne « contrainte » à un court-séjour suite – ou en attente – d’une hospitalisation, non bénéficiaire des PC AVS/AI et qui ne dispose pas d’une fortune réalisable excédant les limites LAPRAMS des garanties particulières (CHF 4’000.- personne seule, CHF 8’000.- couple).Pour tout renseignement : M. Vincent PASQUIER, assistant social 021 316 52 91 vincent.pasquier@vd.ch

Court-séjour LAPRAMS 2012 – rappels

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Court-séjour LAPRAMS – rappels (suite)

• En cas d’attente de placement dans un lit dédié, seuls les 30 jours suivant la date de la réunion du réseau qui en a décidé, justifient la facturation du subside incitatif.

• Seules les personnes justifiant d’un domicile principal sur Vaud ont droit aux prestations du court-séjour LAPRAMS. Pour celles qui proviennent d’autres cantons, c’est le tarif long-séjour qui s’applique. Le SASH procède à des contrôles par sondages.

• Dès lors que l’indication du CMS, du BRIO ou du service placeur d’hôpital est déterminant pour l’obtention du subside incitatif de CHF 20.-, le champ « CS requis par » doit obligatoirement être renseigné; le court-séjour indiqué par le seul médecin, ne donne pas lieu au versement du subside. De plus, pour des raisons d’identification, il est indispensable que vos factures contiennent le NSS Numéro de sécurité sociale (No AVS).

Nous devrons malheureusement renvoyer les factures incomplètes.

• N’hésitez pas à utiliser les formulaires électroniques de demande de dépassement:

- au-delà des 30 jours annuels http://www.eform.vd.ch/index/pubindex/form/40- en cas de transformation du court- en long- séjour à l’issue du séjour, afin de pouvoir toucher le subside pour « lit

dédié » http://www.eform.vd.ch/index/pubindex/form/39

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NRFS - Nouveau régime de financement des soins

• Les directions d’établissements ont reçu les informations relatives à cet objet, présentes sur nos pages Internet.

- information et documentation aux EMS et à leurs résidents : http://www.vd.ch/fr/themes/sante-social/ems/lois-reglements-directives/

- arrêtés et directives, structures de soins de jour et de nuithttp://www.vd.ch/fr/themes/sante-social/ems/espace-pour-les-professionnels/financement-residuel/

• La participation du résident aux coûts des soins reste fixée à CHF 8.- en 2012. Ce montant est incorporé dans le tarif journalier utilisé pour le calcul du droit aux PC AVS/AI et à la LAPRAMS. Les établissements le facturent aux résidents en sus du tarif socio-hôtelier indiqué dans l’annexe tarifaire.

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Financement résiduel - Tarifs 2012

Les tarifs de l’assurance-maladie sont inchangés en 2012 (art. 7a al 3 OPAS).

La participation du résident au coût des soins est maintenue à CHF 8.- par jour en 2012. Ce montant est inclus dans la « taxe d’hébergement » pris en compte pour le calcul des prestations complémentaires AVS/AI.

La participation de l’Etat (financement résiduel) est augmentée en 2012 pour tenir compte des effets salariaux de la CCT (annuité) et des charges sociales (PCFamilles).

Les tarifs 2012 sont disponibles sur le site internet du DSAS (tarifs provisoires jusqu’à leur publication dans la FAO) :

www.vd.ch/fr/themes/sante-social/ems/espace-pour-les-professionnels/financement-residuel/

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Financement résiduel - Acomptes 2012

Le DSAS verse des acomptes en cours d’année via la CEESV. Les acomptes seront calculés comme prévu par la directive du 15 mars 2011 (art. 7), avec : les tarifs 2012 le nombre de résidents par niveau de soins requis selon les

extrants du 31 octobre 2011.

Les acomptes peuvent être adaptés en cours d’année en cas de modification du nombre de lit ou si la répartition des résidents par niveau de soins ne correspond plus aux derniers extrants (écart supérieur à 5%, voir directive du 15 mars 2011)

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Financement résiduel - CSB

L’Etat et les partenaires EMS ont mis en place avec la CEESV un système d’avance de trésorerie, dit « accord CSB ». Ce système s’applique pour les assureurs qui ne payent pas les factures avec CSB et contre lesquels les établissements ouvrent une procédure en justice.

Entre temps, plusieurs assureurs ont conclu avec le Canton de Vaud un accord transactionnel qui met fin au conflit de facturation pour 2011 et 2012. Il s’agit de Helsana, CPT, Assura, Supra, Sanitas, Groupe Mutuel et Galenos. Les pertes pour les établissements consécutives à cet accord seront compensées par le financement résiduel de l’Etat.

Des assureurs doivent encore se décider s’ils souhaitent poursuivre la voie judiciaire ou privilégier l’accord transactionnel. Nous vous informerons dès que possible des décisions et des conséquences pratiques.

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UAT – Nouveau financement en 2012

L’UAT s’est dotée d’un nouveau financement « UAT-2012 », en remplacement du système des JEQ. Les partenaires EMS et l’Etat ont fixé les grandes lignes du financement 2012.

Le financement UAT-2012 tiendra compte du profil de dépendance de l’usager et du coût de la prise en charge correspondant à ce profil. Les prestations par profil sont décrites.

Les UAT qui sont prêtes bénéficieront du nouveau financement dès avril 2012. Les autres pourront continuer d’utiliser le système des JEQ jusqu’à fin 2012 au plus tard.

Les UAT seront informées des modalités dans le cours du premier trimestre 2012

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UAT – Facturation en 2012

En 2012, la facturation des UAT à l’assurance maladie passera par la CEESV.

Le financement résiduel pour les UAT sera déterminé selon le nombre de journées par niveau de soins requis enregistrées par la CEESV.

Les organisations faîtières et les fournisseurs informatiques sont informés. Vous recevrez d’ici mi-janvier les instructions pratiques pour la facturation via la CEESV. Nous vous prions d’attendre ces instructions pour procéder à la facturation des prestations de janvier 2012.

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• Les rentes AVS et AI, les limites des PC AVS/AI et de la LAPRAMS ne subissent aucun changement.

• Les montants des allocations pour impotents AVS en home sont les suivants (sans changement) :

par an par mois par jourdegré grave CHF 11’136.- CHF 928.- CHF 30.95 degré moyen CHF 6’960.- CHF 580.- CHF 19.35degré faible CHF 2’784.- CHF 232.- CHF 7.65

• Les montants des allocations pour impotents AI sont les suivants (nouveau):en home

par an par mois par jourdegré grave CHF 5’568.- CHF 464.- CHF 15.50degré moyen CHF 3’480.- CHF 290.- CHF 9.70degré faible CHF 1’392.- CHF 116.- CHF 3.90

à domicilepar an par mois par jour

degré grave CHF 22’272.- CHF 1’856.- CHF 61.90degré moyen CHF 13’920.- CHF 1’160.- CHF 38.70

degré faible CHF 5’568.- CHF 464.- CHF 15.50

• Les montants des allocations pour impotents LAA sont les suivants (sans changement) :

par an par mois par jourdegré grave CHF 24’912.- CHF 2’076.-

degré moyen CHF 16’176.- CHF 1’348.-

degré faible CHF 8’304.- CHF 692.-.

AVS/AI, PC AVS/AI, API : nouveautés 2012

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• Les décisions de PC AVS/AI au 01.01.2012 tiendront compte des nouveaux prix de pension à charge des résidents, prix intégrant les adaptations annuelles et la participation aux coûts des soins. Le calcul tiendra compte d’une année 2012 à 366 jours.

• Ces décisions porteront la mention « pour adapter la prestation complémentaire au 01.01.2012 » Leurs copies recto vous parviendront prochainement.

• Les forfaits de référence pour les primes d’assurance maladie 2012 pour les adultes sont :

- région 1 CHF 428.-- région 2 CHF 401.-

AVS/AI, Prestations complémentaires PC AVS/AI, API nouveautés 2012 (suite)

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Certains établissements nous contactent en raison de découverts de pension, notamment constatés au décès de leur résident.

Rappel de quelques principes de base :

• les établissements reconnus d’intérêt public sont notamment financés par la facturation d’un prix de pension journalier à leurs résidents;

• ces résidents utilisent pour ce faire leurs différents revenus et parts de fortune ; s’ils sont insuffisants, ils sollicitent l’aide des régimes sociaux ;

• les prestations d’assurances sociales, mises à part les aides LAPRAMS, sont, de par la loi, versées aux bénéficiaires ; nous avons mis en place dans le canton de Vaud une procédure encourageant le versement de ces prestations sur le compte de l’établissement ;

• une fois les prestations versées au bénéficiaire ou à l’établissement, les régimes sociaux n’ont aucune justification à intervenir (une nouvelle fois) au titre d’un découvert de pension, alors que le résident disposait des ressources suffisantes pour faire face à ses frais de pension.

Quelques-unes des actions nécessaires pour prévenir les factures impayées:

1. à l’admission, échange avec les familles sur les moyens financiers du résident ; rappel de l’importance de réserver TOUS les revenus au paiement des frais de pension et remise du MEMENTO no 12http://www.vd.ch/fr/themes/sante-social/ems/documentation/mementos-dinformation/;

2. dans le cadre de la signature du contrat d’hébergement, encouragement à signer le formulaire de versement des rentes sur le compte de l’établissement ; si le résident n’a pas la capacité de discernement, qu’il n’a ni curateur ni proche au bénéfice d’une procuration et qu’il existe un risque d’utilisation des rentes à d’autres fins, envoi du formulaire 318182 au SASH pour validation ;

Les découverts de pension

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4. appui au répondant et contrôle que la demande de PC AVS/AI  a été déposée dans le délai de 6 mois (art. 24 LAPRAMS);

5. si difficultés de gestion par le proche et/ou présence de factures impayées liées au(x) dernier(s) mois du domicile, contacter le SASH pour une éventuelle prise en charge de celles-ci, afin d’éviter de creuser un découvert suite à l’utilisation des premières rentes à d’autres fins que la pension ;

6. si demande de PC pas déposée dans les 6 mois depuis l’admission, dépôt d’une demande par l’EMS lui-même, le cas échéant vierge des renseignements financiers qu’ils ne connaît pas, afin de sauvegarder le droit de son résident ;

7. rappels dès les premières factures impayées, contacts avec les proches du résident, recherche des causes du non-paiement ;

8. si le résident est autonome financièrement et que le découvert est en augmentation malgré les rappels, ouverture d’une poursuite contre le résident ;

9. le cas échéant, signalement à la Justice de Paix;

10. cas échéant, déposer une demande d’allocation pour impotent.

Les découverts de pension (suite)

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Nous sommes conscients que le montant pour dépenses personnelles (MDP) de CHF 240.- peut se

révéler insuffisant pour un certain nombre de résidents jouissant d’autonomie et d’intérêts.

C’est pourquoi, nous rappelons que le SASH est prêt à examiner la prise en charge par une garantie particulière de certains frais ponctuels qui peuvent déséquilibrer le budget d’un résident, voire, sur la base d’un budget de ses dépenses, lui octroyer un complément de MDP.

Ce pour autant que :

• la fortune du résident soit inférieure à CHF 4’000.- (personne seule) ou CHF 8’000.- (couple);

• les dépenses personnelles ne soient pas constituées par des primes d’assurances « complémentaires » maladie, par des primes LAMal supérieures à la prime moyenne cantonale

ou par une PSAC (par ex. supplément pour chambre individuelle).

Toute demande peut être adressée au SASH, secrétariat de la section sociale, Bâtiment Pontaise,

1014 Lausanne, accompagnée d’une copie de l’attestation d’assurance-maladie et de la dernière

facture de pension.

Les garanties particulières LAPRAMS

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Nous vous rendons attentifs aux informations suivantes :

http://www.vd.ch/fr/themes/sante-social/ems/espace-pour-les-professionnels/residents-hors-vd/

En particulier :• le domicile des administrés résidant en établissement médico-social est soumis à la législation vaudoise d'aide aux personnes recourant

à l'action médico-sociale; le canton d’où provient le bénéficiaire de prestations complémentaires AVS/AI demeure compétent pour verser la PC.

• L’EMS vaudois doit ici facturer :- à son résident, le prix de pension journalier, y compris les contributions mobilières et immobilières et la participation aux coûts des soins (CHF 8.-)- au service compétent du canton de provenance : le montant du financement résiduel.

• Il n’y a pour l’instant pas de coordination entre les cantons sur ces hébergements extra-cantonaux :

- le canton de domicile remboursera sa part selon ses propres règles. Il peut en résulter pour l’EMS vaudois d’accueil un manque à gagner (ou parfois un excédent) qui ne peut pas être mis à charge du résident ni d’un quelconque régime social.- certains cantons plafonnent le prix de pension journalier pris en compte dans le calcul du droit. Cela peut avoir pour conséquence que le résident ne dispose pas des revenus suffisants pour faire face à la totalité de son prix de pension par les PC AVS/AI. Il devra recourir à l’assistance de son canton de provenance, qui peut mettre des conditions d’octroi.- certains organes de PC AVS/AI incorporent, dans le calcul du droit à la PC, l’allocation pour impotent en tant que revenu : en conséquence, l’EMS vaudois ne pourra pas facturer l’API à son résident et sera privé de cette ressource.

Nous recommandons donc aux établissements de s’informer auprès des services cantonaux compétents avant toute admission

d’une personne en provenance d’un autre canton.

Accueil d’un résident non-vaudois

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Le SASH : à votre disposition pour toute information

• Les collaboratrices et collaborateurs du SASH sont à votre disposition, chacune et chacun dans leur

domaine de compétence, pour répondre à vos questions et demandes de renseignements.

http://www.vd.ch/fileadmin/user_upload/organisation/dsas/sash/fichiers_pdf/Liste_T%C3%A9l_et_email_SASH.pdf

• Le numéro 021 316 51 52 « Info-social » est ouvert le mercredi de 13h. à 18 h. et le vendredi de 9h. à 13h. Les assistants sociaux du SASH répondent aux questions en matière d’hébergement médico-social de la part des résidents, de leur répondant ou des professionnels concernés.

•info.sash@vd.ch vous permet également de nous contacter.

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Merci

Nous vous remercions d’avoir pris le temps de  tourner ces pages d’informations à votre intention.

Nous vous réitérons nos meilleurs vœux pour les 366 pages restant à écrire en 2012.

Avec les meilleures salutations de toute l’équipe du SASH.

Ont notamment été informés de ces pages :

Liste directions d'EMS+Hôpitaux div C+HNM, Collaborateurs et collaboratrices des établissements ayant accès au portail de l’Etat de Vaud et au formulaire électronique E-7721, Liste copie aux faîtières, Liste BRIOS et Réseaux de soins, Liste CMS, Liste Service social CHUV, Liste des fournisseurs informatiques, CHUV (Administration), AVASAD (Consultante assistante sociale), Caisse cantonale AVS (adresse générale), ACAS Lausanne, OTG - Office du tuteur général, OTG (Bureau aide et conseil aux tuteurs), Chambre vaudoise des tutelles, Centraines.com, Résid'EMS, Pro Senectute Vaud, CEESV (Centrale d'encaissement des établissements sanitaires vaudois), Fidugems, Locasser SA, Multifiduciaire Léman SA, Mediation Sante, Christine Jaques/ACI/admin-VD, Thierry Wolfrath/SSP/admin-VD, Marc Weber/SSP/admin-VD, Elvira Boffa/SPAS/admin-VD, Rachel Giannarelli/SPAS/admin-VD, Isabel Goncalves/SPAS/admin-VD, Carole Schenk/SPAS/admin-VD, huguette@sunrise.ch, info@evam.ch