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Page 1 / Titre / Auteur / Date / Confidentiel D?
GESTION PAR PROJET
Page 2 / Gestion de projet / V. Martinot-Buffet / Mai 2005 / D3
SOMMAIRE
I Définitions
II Caractéristiques d’un projet
III Facteur de réussite d’un projet
IV Le lancement d’un projet
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I Définitions
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D’après norme NF X50-105
- Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir.
- Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données.
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II Caractéristiques d’un projet
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Un projet c’est :Une activité différente des activités
récurrentes et stables de l’entreprise
Adaptable à différents types de projet (taille, objet à produire).
Il est :Novateur et uniqueLimité dans le tempsTransverse
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Perturbateur : impose un changement
Propriété : relation forte entre le projet et le Commanditaire ainsi que le chef de projet.
Idée : Initialement c’est une idée non définie
Notion de risques : à toutes les étapes de la démarche (Risques stratégiques, opérationnels, résiduels)
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III Facteurs de réussite d’un projet
Bien poser le problème Définir les missions de chacun Définir et réaliser progressivement l’objet Ménager les points de contrôle Découper en lots simples à gérer Responsabiliser les acteurs Anticiper et maîtriser les risques Piloter, gérer le quotidien Utiliser les méthodes et outils appropriés Reconnaître les contributions individuelles
Gérer le quotidien
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Environnement externe/interne
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Il est constitué
Des métiers participant à la réalisation du projet
D’autres partenaires internes non directement impliqués.
Des partenaires externes à l’entreprise tels que les fournisseurs, les clients, les administrations etc…
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L’objectif est de créer un environnement positifpositif autour de chaque projet et de promouvoir responsabilité et délégation à l’équipe projet. Pour cela, le commanditaire et le chef de projet doit veiller à :
Sensibiliser l’environnement à la culture projet
Intégrer ses contraintes, c’est-à-dire intégrer la réaction des acteurs pour bâtir un scénario et des stratégies adaptées.
Assurer en permanence avec lui un bon niveau de communication.
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IV Le lancement du projet
1° Organisation et missions de chacun
2° Mettre en place un système d’information et de communication
3° La Démarche Générale
4° Piloter la réalisation
5° Aspects financiers : le Contrat Projet
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1° Organisation et missions de chacun
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L’organisation par projet
Commanditaire
Comité de pilotage
Chef
de projet
Achats Service du personnel
Communication
Equipe projet
Métiers
Environnement
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Les missions de chacun
Le commanditaire :
Le comité de pilotage :
Le chef de projet:
Le commanditaire
Comité de pilotage
Le chef de projet
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L’Equipe projet
Sa mission La constitutionNégocier les contributionsDévelopper l’esprit d’équipeFaire vivre l’équipe
Equipe projet
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Les périmètres de chacun
J0 J1 J2 J3 J4
Travail du chef de projet
Travail du commanditaire
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La place des hiérarchiques
Ils intègrent le projet dans les objectifs personnels du Chef de projet et des membres de l’Equipe Projet.
Ils réalisent le bilan de performance des membres de l’équipe en intégrant les retours d’informations du Commanditaire et/ou du Chef de Projet.
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2/ Mettre en place
Un système d’information et de communication.
système d'information
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3° LA DEMARCHE
A/ Les objectifs de performance
B/ Les étapes de la gestion de projet
C/ Le passage des jalons
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A/ Objectifs de performance
La pertinence : des projets cohérents avec la stratégie de l’Entreprise, donc utiles à la prise de décisions .
Efficience: maîtrise des délais, optimisation des ressources.
Efficacité :atteintes des objectifs.
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B/ LES ETAPES DE LA GESTION DE PROJET:
OUTILS ET METHODES
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Opportunité
Faisabilité
Etude d’ensemble
Réalisation
Exploitation
Passage du J1
Passage du J2
Passage du J3
Passage du J4
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Les différentes étapesPHASES QUESTIONNEMENT
Opportunité Pourquoi maintenant ? Quels besoins ? Quels
objectifs ? Faisabilité Est-ce faisable ?
Comment peut-on le faire , pour combien ? avec qui ?
Etude d’ensemble Comment ?
Ce qu’il y a à faire précisément ?, qui fait
quoi?, pour quand ?Réalisation A quelle vitesse?, qui fait
quoi à court terme, les objectifs sont-ils tenus ?.
Bilan Atteinte des objectifs ?
Qu’est-ce que j’ai appris ?
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Etude d’opportunité
Cahier des charges
Jalon « X0 »
Opportunité
Cahier des charges
Jalon x0
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Etude de faisabilité Constituer l’équipe projet et lancer le projet Définir les différentes solutions envisageables,
évaluer les coûts et les délais. Bâtir des scénarios pour le projet Identifier les grandes étapes Evaluer les risques Repérer le positionnement des personnes Les outils sont : le scénario de projet et
l’analyse de risque.
Gestion du risque
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Passage jalon 1
Passage jalon1
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Etude d’ensemble
Il s’agit au cours de l’étude d’ensemble d’organiser le projet, c’est-à-dire de :
Décomposer le projet (produits, tâches) en éléments simples.
Affecter produits et tâches aux responsables
Planifier le développement Mettre en place les dispositifs
permettant le pilotage.
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Choix de sous-traiter
On ne sait pas faire Sous-traitance de compétence
Manque de ressources
Sous-traitance capacitaire
Manque de productivité
Sous-traitance économique
Choix stratégique Sous-traitance
« stratégique »
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Etude d’ensemble: Outils
Réseau PERT
Diagramme de GANTT
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Réalisation, méthodes et outils
PERT/GANTTTableau de bordComptes rendus système
d’information et de communication.
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Exploitation
L’équipe projet est dissoute. Les équipes opérationnelles ont repris le relais.
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Bouclage des enjeux
Le commanditaire qui est l’initiateur de projet et celui qui l’a accompagné tout au long de son déroulement, doit boucler avec les valideurs du projet sur la pertinence même du projet.
Cette échéance du bouclage est fixé au jalon J3, et peut-être en fonction des projets assez lointaine.
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C/ Le passage des jalons
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Le jalon est la décision qui valide les conclusions d’une phase et autorise le passage dans la phase suivante.
Objectif du jalonnementObjectif du jalonnement : est un déroulement maîtrisé du projet
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« Jalon 0 » accord sur :
Les enjeux, intérêts et opportunités du projet
Les objectifs et les limites du projet (cahier des charges initial)
Les ressources que l’on est prêt à consacrer (contrat projet préliminaire)
La prise de risque associée à ce choix
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« Jalon 1 » accord sur :
Le cahier des charges négociéLe choix des solutions à étudierL’octroi des ressources nécessairesLa prise de risques associée à ce
choix
La rédaction progressive du « contrat projet » accompagne le passage des jalons.
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« Jalon 2 » accord sur :Un cahier des charges figéUne solution définitive, robuste,
capable d’y répondreLa prise de risque associéeL’octroi des ressources nécessaires
(contrat projet définitif)
Le jalon 2 précède impérativement tout engagement qui signifierait le point de non-retour du projet
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« Jalon 3 » accord sur :
Le résultat du projet (réception)Le bilan du projet (capitalisation
sur le projet)Le plan de reprise par les
opérationnels
L’équipe projet est ensuite dispersée
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« Jalon 4 » accord sur :
L’atteinte des enjeux, le bénéfice réalisé
La contribution réelle à l’atteinte des enjeux.
La pertinence stratégique du projet (capitalisation)
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4° Piloter la réalisation
Faire le point à intervalles réguliers et en cas d’incident :
Tendances, dérives, aléas, conséquences (faire le point)
Décider des mesures correctives (redresser la barre)
Modifier le déroulement si nécessaire (changer de route)
Informer tous les partenaires concernésPiloter la mise en œuvre des actions correctives
Alerter le commanditaire des dérives non maîtrisables par l’équipe Projet
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5° Les aspects financiers. Le contrat projet
C’est un contrat entre le Commanditaire et l’Entreprise
Sa rédaction progressive accompagne le passage des jalons
Il devient contractuel en J2Il s’agit d’apporter une vision
globale des ressources engagées.
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Etude Opportunité
Etude Faisabilité
Etude D’ensemble
Réalisation
Contrat Projet Préliminaire
Contrat Projet
Préliminaire
Complément 1
Contrat Projet
Préliminaire
Complément 2
Contrat Projet Contrat Projet modifié
Analyse de rentabilité
Combien est-on prêt à payer ?
Premières dépenses
Grosses Dépenses
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Avez-vous des questions ?
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Merci de votreattention