Outils internes pour la bonne gestion d’une ASBL

Valérie Moens ASBL Ideji

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Table des matières

1.  Gestion financière au sein d'une ASBL 2.  Elaboration du budget:

1.  Introduction 2.  Planification stratégique 3.  Construire les budgets opérationnels, de frais fixes et d’investissement

3.  Etat de trésorerie 4.  Contrôle budgétaire 5.  Conclusions et bonnes pratiques

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1. Place de la gestion financière au sein de l’ASBL

ANTICIPER

CONSTATER

Outils de prévision Réalité de votre association

Planification Stratégique

Budget

Etat recette/dépenses, ou compte de résultat Analyse des états financiers

Comparaison et analyse

AMELIORER 3

Que valide-t-on au travers de l’analyse financière? q  la diversité des sources de financement,

q  le degré d’autonomie et son évolution dans le temps,

q  l’état des liquidités, q  la solvabilité,

q  l’équilibre budgétaire, q  la fiabilité de la comptabilité

1. Place de la gestion financière au sein de l’ASBL (suite)

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2. Budget

2.1. Introduction

Pourquoi s’intéresser au budget ?

q  Point sur structure / fonctionnement /projets q  Objectifs financiers

q  Comment optimiser la structure?

q  Communiquer efficacement q  Obligation légale

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Risque : Budget N = Budget N-1 + 2,5%

Bonne pratique = préparation du budget « à partir de zéro »

q  Objectif : aborder le budget comme s’il s’agissait de la première fois

q  Première phase :

Réflexion stratégique

2. 2. Planification stratégique

Investis-

sements?

Subsides?

Ressources?

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2. 2. Planification stratégique

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Chaque nouveau projet devra être analysé et chiffré de manière détaillée et concrète. Il convient de se poser les questions suivantes :

q  Que souhaite-t-on faire ? q  A quel rythme? q  Quand ? q  Quels moyens doivent être mis en œuvre ?

2. 2. Planification stratégique => nouveau projet

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2. 2. Planification stratégique: exemple Projet: développer une section d’encadrement pédagogique avec les écoles francophones de la région bruxelloise. q  Que souhaite-t-on faire ?

ü  Ouvrir les enfants à la culture ü  Dossier didactique concernant 5 pièces + animation ü  Après-midi scolaires à 13h30

q  A quel rythme? ü  5 pièces jouées 2 fois pendant l’année scolaire => 10

représentations ü  calendrier détaillé revu avec l’académie.

q  Quand ? ü  rentrée 2015

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q  Quels moyens doivent être mis en œuvre ? Financiers:

ü  Salaire coordinateur (mi-temps) => subside ACS ü  Publicité : programmes annuels => 300€ ü  Coût direct 10 représentations (salaire des acteurs, location

salle, frais de techniciens, assurances, etc.) => 18 200 € ü  Frais fixes (bureau, photocopies, téléphone etc) => 650 €

Moyens matériels pour mener à bien cette activité :

ü  Bureau ü  Ordinateur ü  Imprimante ü  Salle ü  Disponibilité acteurs, salle et techniciens

2.2. Planification stratégique => nouveau projet

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Revenus : ü  Soutien Public:

Ø  Subside accordé: 14 300€ Ø  Emploi ACS – coordinateur: 18 460€

ü  Chiffre d’affaires: Ø  Facturation par représentation: 6€ * 90 élèves Ø  Total: 540€ * 10= 5 400€

2.2. Planification stratégique => nouveau projet

Compte  de  résultat  prévisionnel  

 Dépenses    Revenus          €    €    Services  &  biens  divers    19.150          Chiffre  d'affaires      5.400          Rémunéra?ons      18.460          Subsides      32.760                                Total    37.610              38.160        

Profit  de  l'ac6vité    550        11

q  Communication : ascendante et descendante q  Objectifs : réalistes, peu nombreux, analogues

et révisables

q  Stratégie : conjointe et homogène q  Objectifs de recettes ET dépenses pour chacune

des principales activités de l’ASBL

q  Hypothèses : aussi importantes que les chiffres eux-mêmes

2.2. Planification stratégique: bonnes pratiques

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Planification stratégique

Budget de Frais fixes : Estimation des frais généraux

de structure => Produits et charges

indirects

Etat des dépenses & recettes

Etat du patrimoine

Budget Opérationnel par projet :

=> Produits et charges directs

Budget d’investissement : Estimation des moyens

nécessaires à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs

=> Investissements, financements.

=> Produits et charges indirects

Budget de Fonctionnement

2.3. Construction des des différents budgets

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1. Cotisations

= Prévision nombre de membres x cotisation annuelle

2. Dons et legs

Les dons ne sont comptabilisés que lorsqu’ils sont donnés en espèce. 3. Subsides

q  Subsides liés à un emploi

q  Subsides liés à un projet

q  Subsides de fonctionnement

2.3. Construction des des différents budgets:

2.3.1. Budget Opérationnel - Revenus

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4. Recettes liées à l’activité Prévisions de ventes x Prix Moyen

3.3. Construction des des différents budgets:

2.3.1. Budget Opérationnel - Revenus

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Quantités

•  Quelle est votre structure ? •  Quelle est la taille du « marché » ? •  Etes vous sur un secteur concurrentiel? •  Quelle est l’évolution économique

Type de dépenses

q  Coût de matériel q  Coût de la main d’œuvre:

ü  Rémunération ü  Indemnité de volontariat, art17,..

q  Facture intérim, Smart q  Coût de location q  Assurances q  Frais de publicité q  Allocation de frais fixes q  Frais financiers q  Impôts

2.3. Construction des des différents budgets:

2.3.1. Budget Opérationnel - Dépenses

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Exemple de prévision pour monter « Sur la route de Montalcino » au Théâtre des Galeries

Soit un coût total de 59 925€ pour la pièce

Droits'd'auteur'' ''''''''''2'300'€''

Mise'en'scène' ''''''''''6'900'€''

5'acteurs'pour'18'représentations' ''''''''18'750'€''

Location'salle'Théâtre''du'11'au'29'décembre'' ''''''''''9'200'€''

Décor' ''''''''''5'400'€''

Costumes'' ''''''''''2'820'€''

Techniciens'(montage'H'démontage,'sons'et'lumières)' ''''''''''3'780'€''

Assurances'(incendies,'bénévoles)'' '''''''''''''525'€'

Affichage' '''''''''''''360'€'

Dépliants' '''''''''''''360'€'

Publicité'radio'' ''''''''''1'680'€''

Location'camion'déplacement'décor'' '''''''''''''850'€'

2.3. Construction des des différents budgets:

2.3.1. Budget Opérationnel - Dépenses

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Réflexion stratégique

Budgets de Frais fixes : Estimation des frais généraux

de structure => Produits et charges

indirects

Etat des dépenses & recettes

Etat du patrimoine

Budgets Opérationnels par projet :

=> Produits et charges directs

Budgets d’investissements : Estimation des moyens

nécessaires à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs

=> Investissements, financements, amortissements.

=> Produits et charges indirects

Budget de Fonctionnement

3.3. Construction des différents budgets

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Quels sont vos Frais fixes annuels actuels ?

q  Personnel q  Formation q  Frais de véhicules q  Frais de vie et réunions Total Frais directs

q  Prestations et honoraires q  Location q  Charges d’immobilisations q  Taxes q  Assurances q  Entretien q  Total Téléphone q  Total Fournitures q  Total autres frais q  Charges financières

Total Frais Indirects

2.3. Construction des différents budgets:

2.3.2. Budget de frais fixes

- Inflation?

- Projets de productivité? - Eléments exceptionnels?

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Comment construire son budget ?

q  Interview de toutes les personnes habilitées à engager des coûts

q  Valorisation des besoins exprimés : structure / effectif, autres coûts

q  Consolidation et explication des variations avec les années précédentes (via la comptabilité)

Quid de l’allocation des frais fixes par projets ? 2 alternatives existent :

q  Imputation directe q  Clé

2.3. Construction des différents budgets:

2.3.2. Budget de frais fixes

Subsides de fonctionnement

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Réflexion stratégique

Budgets de Frais fixes : Estimation des frais généraux

de structure => Produits et charges

indirects

Etat des dépenses & recettes

ou Compte de résultat

Etat du patrimoine ou

Bilan

Budgets Opérationnels par projet :

=> Produits et charges directs

Budgets d’investissements : Estimation des moyens

nécessaires à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs

=> Investissements, financements, amortissements.

=> Produits et charges indirects

Budget de Fonctionnement

2.3. Construction des différents budgets

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Budget d’investissement = Investissements + Financement

è Appel d’offre: obligatoire dans le cadre d’un marché public è Source de financement:

¡  Financement par Fonds propres: L’association peut, au fil des années, avoir acquis suffisamment de réserves pour pouvoir investir.

o  Financement lié à un emprunt:

Au delà des banques, il existe de nouvelles formes de dons / prêts du type « crowdfunding ».

o  Financement par un subside

Subside en capital lié à un investissement déterminé.

2.3. Construction des différents budgets:

2.3.3. Budget d’investissement

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Pourquoi s’intéresser à la trésorerie?

q  « l’argent est roi»

q  L’état de trésorerie combine les données:

ü  Actuelles: on y enregistre régulièrement les entrées et sorties d’argent faites par l’association.

Solde final = solde de banque initial + encaissements – décaissements

ü  Prévisionnelles : l’objectif de l’Etat de trésorerie est de vous assurer que vous serez en mesure de payer vos factures en fin de mois.

Il est indispensable lorsque votre activité est cyclique ou fortement dépendante de subsides à recevoir.

Ø  Ce tableau devra être fréquemment révisé et adapté aux nouvelles informations (décalage dans la réception d’un subside par exemple).

Ø  Une fois complété votre état de trésorerie actuel et prévisionnel sur plusieurs mois (semaines, jours), vous verrez apparaître des excédents ou des insuffisances. C’est bien sûr cette ligne de « solde final » qui doit être étroitement surveillée.

3. Etat de trésorerie

3.1. Introduction

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3. Etat de trésorerie 3.2. Exemple de tableau de trésorerie

Janv Fev Mars Avril Mai Juin

SOLDE ou REPORT de SOLDE 12 539 1 349 - 7 771 41 369 53 775 47 681 (Solde compte en début d'exercice ou report mois précédent)

Recettes mensuelles en TTC 5 230 12 720 65 040 40 225 25 650 27 790 Cotisations Dons et legs 650 50 Subsides 62 500 32 000 12 750 12 750 Autres recettes - Représentations Théatrales 3 500 12 400 2 000 8 225 12 630 14 500 - Cycle encadrement pédagogique 1 080 270 540 - 270 540 Marchandises et services - Loyer salles de spectacle 600 2 600 400 1 850 2 600 2 950 - Achats directs Pièces (décor, costumes, transport) 2 620 4 680 1 850 4 430 5 350 6 230 - Rémunérations acteurs & techniciens (smart / factures) 3 600 4 800 3 400 4 900 8 200 9 200

Rémunérations - Salaires versés 6 950 6 950 6 950 6 950 13 344 6 950 - ONSS 6 879 Services et biens divers - Loyer Bureaux + charges 1 850 1 850 1 850 1 850 1 850 1 850 - Frais consultants - Assurances 950 950 Autres dépenses 800 960 500 960 400 820 Total des charges mensuelles 16 420 21 840 15 900 27 819 31 744 28 950 SOLDE EN FIN DE PERIODE MENSUELLE 1 349 - 7 771 41 369 53 775 47 681 46 521

Revenus et charges récurrentes Revenus et charges variables

Budget Opérationnel

Budget Frais Fixes

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1.349

-7.771

41.369

53.775 47.681 46.521

-20.000

-10.000

-

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

1 2 3 4 5 6

SOLDE EN FIN DE PERIODE MENSUELLE

3. Etat de trésorerie 3.3. Exemple de graphique

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4. Contrôle budgétaire et analyse des écarts

q  Le contrôle budgétaire est la comparaison entre votre prévision et la réalité des chiffres sur la période concernée.

q  Mise en regard de tous les postes du compte de recettes et dépenses par projet et ceux du budget.

q  Nécessité d’utiliser la même nomenclature pour le budget que celle de la comptabilité.

q  Si le contrôle est établi en cours d’année, les charges et produits doivent être proratisés. Exemple: au 30/6, les charges salariales seront imputées à concurrence de 6/12è du montant total.

q  Il vous permet: ü  Faire le point sur les recettes / dépenses ü  Prendre des actions correctives ü  Revoir ses hypothèses

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4. Contrôle budgétaire et analyse des écarts - exemple

Buget 2015 Buget sur 6 mois 2015

Réaliséau 30 juin

Ecart en valeur Ecart en % Commentaires Budget 2015

ajusté

SOLDE ou REPORT de SOLDE 22.500 48.221 46.521 48.221 Solde réel au 1er janvier 2015 12.539 (Solde compte en début d'exercice ou report mois précédent)

Cotisations 800 400 - 400 - -100% Cotisations payées en septembre 800 Dons et legs 450 225 700 475 211% Montant supérieur aux prévision 700 Subsides 185.000 92.500 120.000 27.500 30% Variation liée au timing 185.000 Autres recettes - Représentations Théatrales 112.300 56.150 53.255 2.895 - -5% Moins de ventes que prévu sur juin 110.250 - Cycle encadrement pédagogique 5.400 2.700 2.970 270 10% Conforme aux prévisions 5.400

Recettes mensuelles 303.950 151.975 176.925 24.950 16% 302.150

Marchandises et services - Loyer salles de spectacle 24.600 12.300 11.000 1.300 - -11% Timing des représentations 24.600 - Achats directs Pièces (décor, costumes, transport) 44.500 22.250 25.160 2.910 13% Légère Hausse 45.300

Rémunérations - Salaires versés 98.100 49.050 48.094 956 - -2% Congé maternité non remplacé 95.300 - ONSS 27.900 13.950 6.879 7.071 - -51% Congé maternité non remplacé 25.750

Services et biens divers - Rémunérations acteurs & techniciens (smart / factures) 72.900 36.450 34.100 2.350 - -6% Timing des représentations 72.900 - Loyer Bureaux + charges 23.000 11.500 11.100 400 - -3% Contrat entretien photocopieuse renégocié 22.700 - Frais consultants 3.800 1.900 1.900 - 0% Conforme aux prévisions 3.800 Autres dépenses 7.500 3.750 4.440 690 18% Prime d'assurance en hausse 7.800

Total des charges mensuelles 302.300 151.150 142.673 8.477 - -42% 298.150

Résultat sur la période 1.650 825 34.252 33.427 4052% 4.000

SOLDE EN FIN DE PERIODE MENSUELLE 24.150 46.791 80.773 16.539

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q  La gestion financière forme un tout:

ü  Les chiffres sont un moyen et pas une fin!

ü  une bonne compréhension des flux comptables permet de

prendre de bonnes décisions.

ü  Le budget doit être lié à la comptabilité afin d’effectuer

facilement le contrôle budgétaire.

ü  Timing du budget: 2 mois avant le début de l’année

ü  Éviter trop de détail

q  Nécessité de mettre en place un environnement de contrôle

suffisant.

5. Conclusions et bonnes pratiques

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