Organiser son hackathon · passées à organiser des hackathons pour le compte d’entreprises et...

Organiser son

hackathonen 10 étapes

—

Une méthode simple et efficace pour lancer votre hackathon.

www.business.agorize.com

http://www.business.agorize.com

À qui s’adresse cet e-book ?—

Que vous soyez directeur ou chef de projet innovation, directeur des ressources humaines, directeur de la communication interne, responsable d’un incubateur ou accélérateur, en charge de la transformation digitale, responsable marketing et communication, chef d’établissement d’enseignement supérieur, enseignant, responsable pédagogique, étudiant, ou plus largement, adepte des hackathons et de la philosophie de l’open

innovation ;

Que vous n’ayez pas encore lancé de hackathon ou que ce soit votre 30ème ;

Que vous vous demandiez comment organiser un hackathon selon les règles de l’art ou que vous souhaitiez simplement aller au plus simple ;

Continuez à lire, vous êtes au bon endroit !

Qu’allez-vous y trouver ? —

Cet e-book vous livre nos apprentissages et meilleures pratiques issues de 6 années passées à organiser des hackathons pour le compte d’entreprises et d’organisations de

tous secteurs. Notamment :

Les 10 étapes à suivre pour organiser un hackathon.

Des conseils et astuces inédits pour réussir chaque étape de votre hackathon.

Des exemples concrets issus de centaines de hackathons déjà organisés.

S’il fallait n’en retenir que deux choses ?—

Organiser un hackathon requiert du temps et de la méthode, surtout s’il s’agit de votre

premier essai. Rassemblez une dream team motivée et enthousiaste qui concevra, animera

et pilotera le challenge, et assurez-vous de prévoir minimum 4 semaines de préparation

avant l’évènement.

Avant-propos

À propos d’Agorize —

Agorize est une startup de 60 personnes spécialisée dans l’organisation de hackathons

O2O (Online to Offline). Depuis 2011, la société a organisé plus de 250 hackathons

impliquant une communauté de 5 millions d’innovateurs à travers sa plateforme dédiée.

Agorize accompagne 200 clients grands comptes dont Google, Orange, Publicis, Allianz,

Microsoft, Citi Group, Total ou encore Axa. Startup multi-primée, Agorize a été élue

meilleure plateforme SaaS collaborative 2016 de la French Tech et figure parmi les 500

entreprises technologiques les plus dynamiques selon le classement Deloitte Technology

Fast500.

Avant-propos

Bonne lecture !

Yohann MELAMED, Yohan ATTAL, Charles THOU

Co-fondateurs d’Agorize

Le terme hackathon est la contraction du mot anglais hack (solution rapide et bricolée

pour contourner un problème, quel qu’il soit) et marathon (épreuve d’endurance mettant

au défi la résistance des participants). Un hackathon est donc une compétition qui invite

les participants à apporter la réponse la plus pertinente et innovante à une problématique

d’entreprise ou sociétale.

Lors de son apparition aux États-Unis à la fin des années 90, le hackathon était un concours

dédié aux développeurs et organisé sur une durée de 24 à 72h, uniquement en présentiel.

L’objectif : coder le plus rapidement possible une fonctionnalité ou une application qui

soit opérationnelle.

Depuis, le hackathon s’est ouvert à des publics plus larges, tels que des étudiants,

consommateurs, citoyens, clients, startups, collaborateurs ou d’autres parties prenantes.

Parallèlement, leur durée s’est allongée : ils se déroulent désormais sur plusieurs semaines,

voire plusieurs mois.

Leur format s’est digitalisé : d’un événement 100% physique, ils sont devenus des

compétitions hybrides qui commencent en ligne et se terminent en présentiel : on parle

alors de hackathons O2O (Online to Offline).

L’avantage du hackathon O2O, contrairement au hackathon traditionnel de 48h, est qu’il

est applicable à tous les secteurs d’activité, tous les métiers et toutes les problématiques.

Enfin, le hackathon se mue de plus en plus en challenge d’open innovation, permettant

aux organisateurs de challenger non seulement des individus, mais aussi des startups,

afin de découvrir des solutions prêtes à l’emploi.

Nous avons choisi d’axer cet e-book sur comment organiser d’un hackathon O2O (ou

challenge d’open innovation). En effet, nous sommes convaincus que le succès d’un

hackathon réside dans l’habileté à combiner le meilleur du digital et du physique pour

maximiser la participation, voir émerger des projets innovants et faire rayonner sa

marque.

Introduction

https://hbr.org/2016/04/hackathons-arent-just-for-coders

sommaire

étape 1. Définir l’objectif du hackathonPage 6

étape 2. Choisir les bonnes communautés ciblesPage 8

étape 3. Construire la thématiquePage 10

étape 4. Sélectionner une plateformePage 14

étape 5. Définir le calendrier et les règlesPage 17

étape 6. Rédiger le briefPage 27

étape 7. Réaliser le designPage 28

étape 8. Maintenir l’intérêt pendant le hackathonPage 29

étape 9. Préparer et animer la finalePage 33

étape 10. L’après hackathonPage 36

<6>

Organiser son hackathon en 10 étapes

1. Définir l’objectif du hackathon

—Lancer son hackathon sans avoir un objectif clair entraîne

le risque qu’il soit déceptif pour vous comme pour les

participants. Plusieurs questions sont ainsi à se poser.

Nous vous conseillons de faire l’exercice à plusieurs. Vous

enrichirez la réflexion en croisant les points de vue !

Les 7 questions à se poser pour déterminer

l’objectif de son hackathon

—

• Quelles sont, par ordre d’importance, les 3 missions clés

de mon équipe/département ?

• Quels sont les principaux leviers de succès à l’atteinte

de ces missions ?

• Quels en sont les principaux freins ?

• Quelles sont les bonnes pistes que je n’ai pas encore

explorées pour atteindre ces missions ?

• Qui sont les sponsors internes sur lesquels m’appuyer

pour lancer un hackathon, tous départements confondus ?

• Quels sont les départements qui seraient hostiles à un

hackathon ?

• Quel est le degré d’acculturation au digital des personnes

que je souhaite impliquer dans mon hackathon ?

Les acteurs d’un

hackathon—

UNE ÉQUIPE PROJETUne équipe qui aura pour mission de concevoir, piloter et animer le hackathon. Elle devra également promouvoir le hackathon auprès de vos cibles, tout en répondant aux questions des participants.

DES MENTORSDes collaborateurs ou partenaires qui vont soutenir et conseiller les participants pour les aider à faire avancer leur projet.

DES JURÉSVos collaborateurs, comité de direction, partenaires, public ou autres, qui vont évaluer les projets selon des critères précis ou bien par coup de cœur.

DES PARTICIPANTSDes collaborateurs, étudiants, développeurs, designers, startupers, clients, partenaires, consommateurs, etc. qui vont proposer des projets pour résoudre votre problématique, en solo ou en équipe.

<7>


En fonction des réponses à ces questions, dessinez un objectif taillé sur-mesure pour

votre hackathon. Pour vous aider, nous avons regroupé ici les objectifs communément

recherchés par nos clients sous 4 grandes familles.

ENRICHIR MA DÉMARCHE D’INNOVATION

• Développer de nouveaux produits, services et usages

• Sourcer de nouvelles technologies

• Nouer des partenariats avec des startups innovantes

RECRUTER DE FAÇON INNOVANTE

• Tester le savoir-faire et le savoir-être de centaines de

candidats en conditions réelles

• Interagir, voire collaborer, avec de potentielles futures

recrues

• Attirer les profils entrepreneurs aimant relever des défis

• Développer ma marque employeur sous l’angle de

l’innovation

ACCÉLÉRER MA TRANSFORMATION DIGITALE

• Stimuler la créativité de mes équipes

• Les acculturer au numérique par une démarche learning

by doing

• Devenir contributeur actif de l’écosystème technologique

Les 4 types d’objectifs d’un hackathon

—

Surtout des prototypes

—Il est rare qu’un hackathon aboutisse à un produit fini prêt à l’emploi. Attendez-vous à des projets au stade du concept ou du prototype. Vous aurez également peu d’éléments précis en termes de budget ou de délai de développement. Gardez en tête qu’un hackathon sert avant tout à vous inspirer, à générer un grand nombre de concepts et à en valider la pertinence.

LANCER DES CAMPAGNES DE MARKETING ET

COMMUNICATION PLUS ENGAGEANTES

• Passer d’une communication one to many à une communication participative et

collaborative

• Avoir davantage d’impact auprès des digital natives

• Récolter des idées ingénieuses de la part des participants et co-construire des

campagnes marketing et communication avec eux

<8>


2. Choisir les bonnescommunautés cibles

—Pour choisir la ou les communauté(s) cible(s), 3 critères vont entrer en jeu. Les 2 premiers

sont 1) votre objectif principal et 2) le degré d’aboutissement des livrables que vous

souhaitez.

Étudiants Jeunes diplômés

Développeurs Profils IT

Startups Collaborateurs Clients Consommateurs

DEGRÉ D’ABOUTISSEMENT

DES LIVRABLES—

VOTRE OBJECTIF—

Lancer des campagnes marketing et communication plus engageantes

Élevé (solutions clé

en main, Proof of Concept)

Moyen (prototypes, applications, interfaces)

Limité(idées, concepts,

scénarios d’usage, sources d’inspiration)

Enrichir ma démarche d’innovation

Recruter de façon innovante

Accélérer ma transformation digitale

Légende :

<9>


Nous avons synthétisé les atouts et limites de chaque communauté dans le cadre de leur

participation à un hackathon :

Le 3ème critère est lié aux Indicateurs Clés de Performance que vous vous êtes fixés. Les 3

indicateurs les plus communément utilisés pour mesurer le succès d’un hackathon sont :

• Nombre de participants

• Taux de participation (calculé en divisant le nombre de projets soumis par le nombre

de participants)

• Nombre de projets de qualité

Cela tombe bien : dans le prochain chapitre, nous allons vous livrer les secrets d’une

thématique efficace.

Remarque : La colonne “étudiants” peut s’entendre comme incluant plus largement des

publics non experts tels que vos clients et vos consommateurs.

Créativité

Technicité

Aboutissement des projets

Transformation digitale

Visibilité pour votre marque

ÉTUDIANTS DÉVE-LOPPEURS

STARTUPS COLLABO-RATEURS

<10>


3. Construirela thématique

—À présent, il faut déterminer quelle sera la thématique de votre hackathon. Autrement

dit : sur quel sujet les participants vont plancher.

C’est un aspect crucial de votre hackathon car plus la thématique sera intéressante et

attractive pour vos communautés cibles, plus le taux de participation à votre hackathon

sera élevé.

Également, comme le dit l’adage “problème bien posé est moitié résolu”. Autrement dit,

une thématique définie clairement influe grandement sur la pertinence et la qualité des

propositions reçues !

Les principales thématiques de hackathon

—

Innovation d’usage

Marketing et communication

Social

Innovation produit ou service

Environnement

Performance opérationnelle

Autres

24%

21%

19%

16%

10%

6%

(Étude menée sur 318 hackathons, dont 70% ont été organisés par Agorize)

<11>


Nous vous regroupons ici plusieurs exemples de marques qui ont su trouver une

thématique de hackathon efficace :

Innovation d’usage—

Galeries Lafayette Repense l’expérience client à l’intérieur et en dehors du magasin. Entre digital et physique, définis le futur du parcours client !

Saint-Gobain Imagine et crée des solutions originales et intuitives utilisant le numérique pour accompagner les particuliers dans une ou plusieurs étapes de leur parcours de rénovation de leur logement.

Crédit Agricole Immobilier Smart Home Challenge - Imagine l’habitat connecté et respectueux de

l’environnement du futur.

Innovation produit et service —

HPInvente de nouveaux usages pour le Sprout, l’ordinateur

dernière génération d’HP !

SEB La cuisine de demain - Imagine le prochain appareil du petit électroménager que s’arracheront les amoureux de la cuisine du monde

entier.Thales

Project Arduino - Invente et conçois un objet / projet innovant avec un kit Arduino Uno, dans les domaines d’activités du Groupe

(l’aéronautique, l’espace, la défense, la sécurité et le transport).

Caisse d’Epargne Invente les services et les technologies de la banque

coopérative de demain !.

Marketing et communication —

MicrosoftChallenge Microsoft Surface Pro 3 - Du positionnement, en passant par une analyse concurrentielle jusqu’à la campagne de lancement, propose une stratégie marketing à destination des

étudiants.

HappnImagine et mets en oeuvre ta campagne de communication pour séduire de nouveaux utilisateurs

Happn !

PhilipsImagine la campagne de lancement du nouveau système d’enceintes

Multiroom Philips.

Air Liquide et MichelinImagine la ville durable de demain en optimisant le bien-être des citadins.

<12>


Environnement—

Performance opérationnelle—

SNCF Green Track Challenge - Imagine des solutions innovantes et respectueuses de l’environnement pour éliminer la végétation sur les

voies ferrées.

Total et Air Liquide Boost My Op’ - Imagine l’opérateur du futur afin de booster la sécurité et la performance opérationnelle des groupes

industriels.

Agence Française de Développement

Digital Africa - Accélérez votre startup et faites connaître votre solution numérique au service du développement

durable en Afrique.

Engie Decarbonathon - Développe des innovations permettant de réduire les émissions de CO2 des villes, afin de lutter contre le réchauffement

climatique.

Social —

Fondation Cognacq-JayInventez la solidarité sociale

de demain.

WixBoostez votre projet associatif ou startup et favorisez

l’entrepreneuriat mixte.

Aéroports de ParisStartups innovantes, participez à la digitalisation

des RH du Groupe ADP !

Un hackathon peut proposer des sous-thématiques. Exemple : si la thématique de votre hackathon est la maison intelligente, vous pouvez y ajouter des sous-thématiques comme la robotique, la performance énergétique, ou encore les objets connectés.Ces sous-thématiques vont guider la réflexion des participants et orienter leur projet vers des sujets qui vous tiennent à coeur.

Agotip—

Des sous-thématiques pour votre hackathon

—

<13>


Le hackathon O2O comme outil de formation ?

—

Au-delà de son aspect compétition, le hackathon O2O s’avère être un excellent canal

de formation innovant à grande échelle. Les participants développent leur créativité

pour résoudre une problématique et les organisateurs peuvent leur pousser du contenu

pédagogique accessible en ligne (MOOC, COOC, webinars, méthodologies…). Il permet

de dépasser le cadre trop rigide et passif des formations traditionnelles grâce à une

approche learning by doing.

Pour valider leur formation, les participants mènent, seuls ou en équipes, des projets qui

répondent à des besoins et enjeux concrets de votre organisation. Cela leur permet de

mettre immédiatement en application les compétences qu’ils viennent d’acquérir.

<14>


4. Sélectionner une plateforme

—Vous avez déterminé vos objectifs, les communautés à cibler et la thématique à laquelle

elles devront répondre. Il est temps de choisir l’outil qui vous permettra de publier et

piloter votre hackathon.

Deux possibilités s’offrent à vous :

Option 1 : Développer un site web spécialement

dédié à votre hackathon—

Si vous avez la chance de disposer des ressources techniques pour développer votre

propre plateforme de hackathon, veillez à leur communiquer un cahier des charges

listant toutes les fonctionnalités dont vous souhaitez disposer. On distingue 2 types de

fonctionnalités : des fonctionnalités indispensables et des fonctionnalités optionnelles

mais qui vous faciliteront grandement la tâche.

Pour ou contre développer sa propre plateforme de hackathon ?

—

Pour —

contre —

• Plateforme sur-mesure avec toutes les features requises• Intégration parfaite avec vos outils existants : SI, intranet, réseaux sociaux internes, etc.• Base de participants 100% propriétaire

• Coût de développement élevé• Temps de développement à prendre en compte dans son planning• Base de données vierge : acquisition de participants nécessaire• Difficulté d’avoir une plateforme entièrement fonctionnelle sur tous les navigateurs et types de matériel.• Peu de marge d’évolution de l’outil si besoin de l’enrichir rapidement avec de nouvelles fonctionnalités.

<15>


Les fonctionnalités essentielles d’une bonne plateforme de hackathon

—

EXPÉRIENCE PARTICIPANT—

EXPÉRIENCE ORGANISATEUR —

FONCTIONNALITÉS INDISPENSABLES—

FONCTIONNALITÉS OPTIONNELLES (mais fort utiles)—

S’inscrire et créer un profil rapidement

Déposer son projet en ligne

Trouver facilement des co-équipiers

Collaborer et communiquer en ligne

Se faire mentorer par des pros

Disposer d’un mur public de discussion

Partager le challenge et son projet sur les réseaux sociaux

Chat et/ou Visio-conférence

Personnaliser son espace participant

Voter pour les projets

Inclure des votants externes

Mentorer les participants en ligne

Suivre les statistiques du hac-kathon en temps réel

Mur de discussion public ou forum

Exporter les profils et projets

Personnaliser le design de la plateforme

Accéder à tous les profils des participants

Accéder à l’ensemble des projets déposés

<16>


Option 2 :Utiliser une plateforme de hackathon

en ligne déjà existante —

Selon vos attentes, vous aurez besoin de différentes fonctionnalités qui doivent enrichir non

seulement l’expérience des participants, mais aussi celle des organisateurs. Par exemple,

la plateforme Agorize permet de faciliter la constitution d’équipes grâce à une interface

affinitaire entre les compétences des participants. Elle offre un espace de collaboration

en ligne pour ses un million d’utilisateurs, mais aussi des fonctions de mentorat externe,

toujours à travers la plateforme. Côté organisateurs, une interface de vote en ligne et un

tableau de bord permettant d’avoir toutes les statistiques du hackathon en temps réel

permettent un pilotage amplement facilité.

<17>


5. Définir le calendrier et les règles

—En lançant un hackathon, vous vous inscrivez dans une démarche d’innovation ouverte.

Dans ce contexte, la transparence est un facteur clé de succès. Soyez clair et honnête

quant aux règles du jeu : qui peut participer ? qui est l’organisateur et quels sont vos

enjeux ? quels sont les prix à remporter ? quel est le calendrier ? qu’en est-il de la propriété

intellectuelle ? quelle suite sera donnée aux projets gagnants ?

5.1 Les grandes étapes—

Il s’agit à présent de déterminer les temps forts de votre hackathon. Pour vous faciliter

la tâche, voici les étapes que l’on retrouve très régulièrement. Ces grandes étapes vont

instaurer une cadence et une pression saine qui va inciter les participants à se dépasser.

Kick-off : Lancement du hackathon

Phase d’inscription et idéation : Les participants s’inscrivent au hackathon

en solo ou en équipe, puis soumettent un aperçu succinct de leur projet.

Vote de pré-sélection : Un premier jury sélectionne les projets les plus

prometteurs (généralement entre 10 et 30) qui pourront poursuivre le

hackathon.

Phase de prototypage ou d’approfondissement : Les équipes sélectionnées

vont approfondir leur projet et produire des maquettes pour modéliser leur

solution..

Vote de sélection : Un second jury sélectionne les projets retenus pour la

finale (généralement entre 3 et 10).

Mentoring : En préparation de la finale, les participants encore en lice

bénéficient d’une préparation adaptée : art du pitch, vidéo, présentations,

etc.

Finale : les finalistes ont quelques minutes pour pitcher leur projet devant un grand jury

(généralement le top management de votre organisation). Un vote live est organisé et les

prix sont remis aux équipes gagnantes.

<18>


5.2 Le retroplanning—

Partez de la date à laquelle vous devez avoir atteint votre objectif et estimez le temps qu’il

vous faudra pour achever chaque étape du hackathon.

Par exemple, imaginons qu’au 31 janvier vous deviez avoir récolté 5 projets innovants.

Vous aurez besoin de 3 à 4 mois pour organiser le challenge, recueillir suffisamment de

participants, sélectionner les meilleurs projets, organiser la finale et nommer les gagnants.

Vous devrez donc débuter l’organisation de votre hackathon début octobre de l’année

précédente. Néanmoins vous pouvez raccourcir la durée de votre hackathon (1 semaine,

toutes étapes comprises par exemple) si vous souhaitez concentrer votre démarche.

• Un nombre d’inscrits et un taux de participation élevés• Des équipes pluridisciplinaires et complémentaires• Des projets et concepts aboutis• Un dialogue et un partage de connaissances entre participants et entreprise organisatrice

Le format de hackathon O2O (online to offline) présente ainsi plusieurs avantages par rapport au format 100% physique de 48h à 72h. En effet, il permet de toucher plus de participants (périmètre géographique élargi, profils plus divers), d’aboutir à des projets plus approfondis de par sa durée, d’apprendre à connaître les participants, notamment leur savoir-être et leur personnalité en plus de leurs connaissances techniques. Le tout en bénéficiant d’un aspect présentiel avec la grande cérémonie de finale IRL (In Real Life). En somme, le hackathon O2O permet de cumuler les atouts du online et du offline.

Agotip—

La recette d’un hackathon réussi, c’est avant tout:

Préparation

(4 semaines)

1ÈRE ÉTAPE

INSCRIPTION

N° de participants

(durée : )

2ÈME ÉTAPE

PROTOTYPAGE

N° de participants

(durée : )

3ÈME ÉTAPE

PRÉPARATION DE LA FINALE

N° de participants

(durée : )

Vote

(date : )

Vote

(date : )

Modèle de rétroplanning à compléter

<19>


5.3 Les modalités de participation—

5.3.1 LE PROFIL DES PARTICIPANTS

Il s’agit des filtres que vous allez poser vis-à-vis du profil des participants, mais aussi du

cadre légal dans lequel va se dérouler le hackathon. Ces modalités peuvent être :

• Âge

• Pays / Région / Ville

• Département / Division / Business Unit

• Secteur d’activité ou expertise

• Catégorie socio-professionnelle

• Cursus

• Niveau d’études

• École / Université

• Solo ou en équipe - préciser le nombre de participants par équipe

(notre recommandation : 2 à 5 membres par équipe)

• Modèle de propriété intellectuelle

Nous vous conseillons d’ouvrir au maximum votre hackathon. Les hackathons les plus

réussis sont ceux qui permettent à un maximum de personnes de participer, quels

que soient leurs parcours et leurs compétences. Cela favorise la formation d’équipes

pluridisciplinaires et complémentaires et donc l’émergence d’idées vraiment innovantes.

5.3.2 LES LIVRABLES

À chaque étape, il vous faut déterminer sur quels livrables seront jugés les participants.

Plus les participants arrivent loin dans la compétition, plus vous pouvez leur demander

des livrables élaborés. Voici nos suggestions de livrables par étape du hackathon :

1ÈRE ÉTAPE

IDÉATION

2ÈME ÉTAPE

APPROFONDISSEMENT

3ÈME ÉTAPE

FINALE

Livrable succinct Livrable approfondi Pitch

20 slidesVidéo

PrototypeCartoon

StoryboardMaquette

ApplicationObjet connecté

3 slides Template Matrice

Questionnaire

PrésentationDémoVidéo

<20>


5.3.3 LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE APPLIQUÉE À VOTRE HACKATHON

La question de la propriété intellectuelle est inévitable lorsqu’on lance un hackathon. À

qui appartiennent les idées et projets ? Ai-je le droit de les réutiliser ou de les modifier ?

Ce point doit être traité avec attention pour assurer la dynamique gagnant-gagnant de

l’opération. On distingue 4 modèles principaux de propriété intellectuelle :

Partage des droits de la part des participantsLes droits des travaux sont partagés. L’organisateur peut alors partager les travaux des participants, les adapter, y compris pour une utilisation commerciale, du moment que

l’auteur de l’œuvre est cité.

Conservation totale des droits par les participants

Dans ce cas, les participants conservent l’intégralité de leurs droits sur les travaux produits. C’est ce que nous recommandons lorsque l’opération a surtout une visée de communication ou qu’il s’agit d’un concours

de création d’entreprises par exemple.

Rachat exclusif des droits pour l’organisateur Les participants s’engagent à ne pas divulguer leur travaux pendant une certaine période, pendant laquelle l’organisateur s’il le souhaite possède un droit exclusif de rachat des dits droits moyennant une négociation avec les équipes concernées. Passée la période en question, les participants conservent leurs

droits.Cession totale des droits de la part des

participants Dans ce cas, il est clairement indiqué aux participants que les droits sur leurs travaux seront cédés à l’issue de leur participation selon les modalités définies dans le règlement. (Il est à noter qu’une cession intégrale des droits de la part des participants peut nuire à l’attractivité du challenge et créer une méfiance de la part de participants externes. Ce modèle est surtout adapté pour un hackathon interne

avec vos employés.).

ZOOM SUR LA LICENCE CREATIVE COMMONS 3.0

La licence Creative Commons 3.0 a l’avantage d’être gratuite, ouverte et de présenter

plusieurs niveaux de restriction*, tout en répondant aux enjeux des parties prenantes :

POUR LA SOCIÉTÉ —

POUR LES PARTICIPANTS—

• Garantir ses droits d’auteurs

• Permettre de pousser le prototypage

• Garder la possibilité de lancer son projet

• Copier, distribuer et communiquer sur l’œuvre• Faire évoluer, transformer et créer à partir de l’œuvre• Collaborer rapidement avec les participants

*selon le type de licence choisie, les droits d’utilisation de l’oeuvre varie. Plus d’information sur le site de Creative Commons France : http://creativecommons.fr/licences/

http://creativecommons.fr/licences/

<21>


Dans une logique d’équité vis-à-vis des participants, nous

recommandons d’utiliser la licence Creative Commons sur

les éléments descriptifs du projet, mais de considérer que

les livrables de type maquette, code et prototype restent

la propriété des équipes.

En termes de partagae des droits entre les individus au

sein des equipes participantes nous recommandons de

stipuler dans votre règlement de participation que chaque

production, dans laquelle sont intervenus plusieurs

participants constitue une œuvre de collaboration.

Dans un cas où les travaux individuels sont généralement

difficilement identifiables séparément, l’œuvre de

collaboration implique la solidarité de chacun des

membres de l’équipe comme un seul homme, ce

qui permet rapidement de rentrer dans un mode de

collaboration post-challenge.

Appliquées conjointement, la licence Creative Commons

3.0 et l’œuvre de collaboration permettent de :

• Motiver les participants en respectant leurs droits

moraux et donc leurs droits d’auteur

• Permettre si c’est l’objectif le partage, la copie, la

distribution et la communication des œuvres produites

• Impulser un projet collaboratif agile en minimisant les

possibilities de conflit sur la propriété intellectuelle intra

équipe pendant et après le challenge.

Nous vous conseillons vivement de vous rapprocher de votre conseiller juridique pour déterminer le meilleur schéma de propriété intellectuelle à appliquer. En effet, chaque hackathon a ses particularités, de même que les projets proposés par les participants. L’idéal est d’établir votre propre modèle sur-mesure qui tiendra compte, en outre, de vos impératifs internes.

D’autre part, faire signer un accord de non-divulgation (ou non-disclosure agreement ou NDA en anglais) aux participants vous permet de communiquer des informations confidentielles facilement et de façon sécurisée aux équipes sélectionnées uniquement. Vous vous assurez que les données sensibles que vous êtes susceptible d’échanger ne seront pas divulguées aux autres équipes ou à vos concurrents. Ainsi, à chaque étape de votre hackathon, vous pourrez envoyer des détails, données ou instructions supplémentaires aux participants en toute sérénité.

Agotip—

<22>


5.4 L’accompagnement des participants

—Le soutien que vous allez apporter aux participants est primordial pour la réussite de votre

hackathon. Il fait souvent partie intégrante de l’expérience que les participants viennent

chercher.

Il peut prendre plusieurs formes :

Document de cadrage qui explique les modalités d’inscription, comment s’inscrire, créer

ou rejoindre une équipe, etc.

Service de support composé de personnes qui aideront les participants tout au long du

hackathon (inscription, questions, éclaircissements, outils, plateforme, etc.)

Contenu pédagogique de mise en contexte / formation / MOOC / COOC / webinars

Mentoring des équipes sélectionnées par des experts qui accompagneront les équipes.

Pourquoi impliquer des mentors lors devotre hackathon ?

—

Le mentor guide et conseille les participants dans la réalisation de leur projet. La présence de mentors est fortement conseillée pour augmenter la qualité des projets. Elle enrichit l’expérience des participants, mais aussi des organisateurs. En effet, les participants bénéficient d’un regard d’expert sur leur travail, et les mentors découvrent des projets innovants apportant un nouvel éclairage sur leur activité. Notre conseil pour choisir un bon mentor ? Repérez vos collègues pédagogues, aimant partager leurs connaissances, ouverts d’esprit et enthousiasmés par l’innovation ouverte et la co-création. Pensez bien également à la façon dont vous allez impliquer vos mentors dans le hackathon de manière opérationnelle. Pour cela, une plateforme offrant une fonctionnalité de mentorat en ligne peut être utile pour optimiser l’investissement temps de vos mentors.

<23>


5.5 Les membres du jury—

Un jury de bonne qualité est crucial pour vous assurer que les projets sélectionnés soient

les plus pertinents pour votre organisation. Pour constituer votre jury, vous avez deux

possibilités : impliquer des jurés internes ou externes à votre organisation. Nous vous

conseillons de constituer un panel mixte composé de jurés internes et externes.

En effet, impliquer des jurés internes vous permettra d’acculturer vos collaborateurs à

l’innovation et au digital, tout en menant une campagne de communication interne autour

de votre hackathon. Dans le même temps, impliquer des jurés externes vous permettra

de bénéficier d’un regard neuf et d’une expertise différente sur les projets soumis.

Jury interne :

• Membres de votre top management

• Collaborateurs

Jury externe :

• Clients

• Consommateurs

• Partenaires / prestataires

• Experts / consultants

• Grand public

<24>


5.6 Le processus de sélection—

Comment faire émerger les meilleurs projets lors de son hackathon ? Afin de filtrer

intelligemment les nombreux projets et concepts proposés, il faut procéder à des

sélections intermédiaires.

Voici un exemple de processus de sélection qui a fait ses preuves à travers 250 hackathons

organisés par les équipes d’Agorize :

LÉGENDE :

Vote likes public : le public est sollicité pour “liker” ses projets favoris.

Sélection du jury : le jury passe en revue et note chaque projet selon des critères

préalablement établis (voir ci-après).

Vote direction : les top managers de votre organisation départagent les projets finalistes

afin de désigner le(s) gagnant(s) du hackathon.

Sélection

des 20 projets

Sélection des

5 projets finalistes

Classement des

5 meilleurs projets

SÉLECTION DU JURY VOTE

DIRECTION

RÉCOMPENSE

DES LAURÉATS

APPROFONDISSEMENTIDÉATION PITCH

SÉLECTION DU JURY (4 équipes)

+

VOTE LIKES PUBLIC (1 équipes)

<25>


5.8 Les lots et avantages pour les gagnants

—Participer à un hackathon requiert beaucoup de temps et d’investissement de la part

des participants. Pour mettre toutes les chances de votre côté et rendre votre hackathon

attractif, choisissez soigneusement les lots et avantages octroyés aux gagnants.

Nous vous listons ici les avantages que nous avons identifiés comme étant les plus

attractifs aux yeux des participants :

• Gagner en expérience : les participants travaillent sur un cas concret, ils travaillent en

équipe et sont poussés à imaginer des solutions innovantes en mode projet. Tout cela

constitue une expérience valorisante sur leur CV.

• Être coaché par des professionnels : les participants les plus prometteurs bénéficient

de conseils de professionnels sur leur projet. Ces échanges productifs enrichissent

l’expérience des participants et attirent généralement les plus talentueux d’entre eux.

Nous vous conseillons d’organiser un vote Likes, en plus du vote Jury. Contrairement à un vote jury où le nombre de jurés est limité et les projets restent privés, le vote likes permet d’impliquer un grand nombre de personnes (vos collaborateurs, partenaires, clients, consommateurs, le grand public…) dans le choix des projets gagnants. Vous pourrez ainsi diffuser plus largement votre initiative et votre image de marque innovante en misant sur la viralité.

Agotip—

5.7 Vos critères de sélection

—Les critères de sélection sont la grille de lecture pour

vos jurés. Ils sont essentiels car ils vont orienter la façon

dont les projets seront évalués. Parmi les critères les plus

courants, on compte :

Originalité

Faisabilité

Budget

Efficacité

Pertinence

Durabilité

Dimension écologique

Qualité de la maquette

Qualité du pitch

Chacun de ces critères doit être pondéré en fonction du

degré d’importance que vous leur accordez. La note finale

des projets n’en sera que plus pertinente.

<26>


• Se faire repérer ou être recruté : participer à un hackathon permet de valoriser ses

compétences techniques, sa capacité d’innovation et son savoir-être. C’est l’occasion

pour les participants de se faire repérer voire recruter par les organisateurs.

• Obtenir de la visibilité : qu’il s’agisse de startups, de talents aux aspirations

entrepreneuriales ou d’intrapreneurs, un hackathon est l’occasion de gagner en visibilité

auprès de potentiels partenaires, clients et investisseurs.

Outre ces avantages, les participants particuliers sont sensibles aux lots à remporter pour

les gagnants. Si votre budget le permet, misez sur des lots à valeur sûre qui plaisent au

plus grand nombre : iPad, objet connecté, TV, voyages, etc.

Les startups, quant à elles, seront davantage sensibles à de l’accompagnement, une

incubation, le financement d’un POC (Proof of Concept), un accès à votre réseau de clients,

partenaires et fournisseurs, ou bien de la visibilité grâce à vos actions de communication.

Si vous avez un budget limité, offrez soit vos propres produits et services, soit ceux de vos

partenaires. Le coût de revient sera moindre pour vous et l’attractivité du hackathon sera

préservée.

Exemples de lots à offrir selon vos cibles

—

LOT LOTBUDGET BUDGET

Place de spectacle/concertAbonnement NetflixBox cadeauÉcouteurs BoseEnceinte portative Philips

Disque SSD 250 GoAbonnement Deezer PremiumSpheroBalance WithingsApple TVGPS TomTom Go 500Carte Airbnb

iPad MiniiWatchWeek-end balnéothérapiePlaystation 4 / Xbox OneCasque VR

Moins de 100 € Moins de 800 €

Moins de 200 € À partir de 1 000 €

Moins de 400 € À définir

Go Pro Hero 5Ipad Air 2DroneTV Samsung 3DVoyage moyen-courrierCasque VR Occulus

Vélo pliable MobikyVoyage long-courrierTV Samsung 4KImprimante 3DVoyage + visitesPC portableTicket tour du monde

IncubationFinancementAccompagnement, coachingVisibilité média / RP

<27>


6. Rédiger le brief

—Le brief est déterminant dans la réussite de votre hackathon. Concrètement, il s’agit

d’expliquer vos enjeux, la thématique que vous avez choisie et vos attentes en matière de

livrable. Le tout de façon succincte et attractive.

Encore une fois, plus vous soignerez la rédaction du brief, plus vous attirerez de

participants.

Les éléments clés du brief —

Nom du hackathon : Choisissez un nom original et attractif. Plus il est attractif, plus le taux

de clics depuis les réseaux sociaux et la page de résultat des moteurs de recherche seront

élevé.

Enjeux : Vous devez présenter aux futurs participants vos objectifs. Référez-vous à l’objectif

que vous avez déterminé en étape 1 - définir l’objectif.

Thématique : Mentionnez ici votre résultat de l’étape 3 - construire la thématique.

Sous-thématiques : Indiquez les sous-thématiques éventuelles pour guider les

participants.

Vos attentes, critères de sélection : Vous devez formuler le type de livrable et les critères

sur lesquels seront jugés les projets. Attendez-vous une application, un objet connecté,

une méthodologie, un scénario d’usage, un produit, un service ?

Modalités d’inscription : Formulez ici les modalités sur lesquelles vous avez statué en

partie 5.2.

Timing : Expliquez aux participants les grandes étapes du hackathon déterminées en

étape 5.3.

<28>


7. Réaliser le design

—Le nom, mais surtout le design de votre hackathon est un élément central de sa réussite.

Construisez un univers visuel attractif et décalé tout en restant proche de votre charte

graphique.

Avec un style :

minimaliste, corporate,

épuré, technique, haut de

gamme ?

Photographie

Illustration

Se basant sur des sources

d’inspiration ?

Création de l’univers graphique—

1. 2. 3.

<29>


8. Maintenir l’intérêt pendant le hackathon

—8.1 Préparer ses actions de

communication—

Pour attirer un maximum de participants et maximiser ses retombées, il vous faut

communiquer avant, au lancement et tout au long de votre hackathon. Même si vous

êtes une grande marque ou une organisation reconnue, il n’est pas simple de capter

l’attention des communautés que vous ciblez. Les écoles et startups, en particulier, sont

extrêmement sollicitées et sont la cible de nombreuses campagnes de communication

souvent mal ciblées et peu pertinentes. Sortir du lot et se démarquer n’est donc pas une

mince affaire. Nous vous livrons ici les bons leviers à activer pour capter leur attention :

COMMUNIQUÉS DE PRESSE ET ACTIONS RP

Informez les médias que vous lancez votre hackathon. Préparez un communiqué de

presse court et impactant. Inspirez-vous de votre brief pour construire le communiqué :

présentez vos enjeux, la thématique du hackathon, la timeline, ce qu’il va vous apporter

et les lots que vous proposez.

POSTS TWITTER, FACEBOOK, ET LINKEDIN

Annoncez le lancement du hackathon sur tous vos réseaux sociaux. Choisissez un hashtag

dédié au hackathon afin de pouvoir suivre l’activité qu’il génère en ligne. Fédérez vos

collaborateurs afin qu’ils partagent la nouvelle et postez un post sur votre Intranet.

PUBS TWITTER, FACEBOOK ET LINKEDIN

Étendez la portée de vos actions de communication grâce aux pubs Twitter, Facebook et

LinkedIn. Sponsoriser des posts vous permet d’augmenter la visibilité de votre hackathon

à faible coût. Vous toucherez ainsi des personnes extérieures à vos réseaux.

<30>


COMMUNICATION AUPRÈS DES UNIVERSITÉS, INCUBATEURS, ACCÉLÉRATEURS, ETC.

Présentez votre hackathon aux responsables pédagogiques et administratifs des

cursus ou bien des incubateurs que vous visez. Attention : les universités et les écoles

sont fortement sollicitées et peuvent se montrer revêches lorsque vous les contacterez.

Si vous n’avez pas déjà vos “entrées” dans le milieu académique, nous vous conseillons

de faire appel à un intermédiaire déjà bien implanté (lire encadré “Quel partenaire de

communication choisir ?”). Vous aurez ainsi directement accès à leur réseau et n’aurez

pas besoin de contacter chaque établissement individuellement.

ÉVÉNEMENTS

Investissez les événements qui attirent vos communautés cibles : salons étudiants ou

grand public, conférences startups, événements tech ou recrutement, en fonction de vos

besoins. Prévoyez des supports de communication physiques à afficher et distribuer sur

place : posters, kakemonos, flyers et goodies.

POUR LES STARTUPS Rapprochez-vous des incubateurs et accélérateurs, voire espaces de co-working. C’est gagnant-gagnant : ils diffusent votre hackathon et incitent les startups à s’inscrire ; les startups qu’ils incubent gagnent en visibilité et ont l’opportunité de nouer de nouveaux partenariats.

POUR LES ÉTUDIANTS Les présentations en physique dans les écoles et universités restent l’action de communication la plus efficace. C’est également un investissement sur le long-terme : vous tissez des relations solides avec les écoles dans l’optique de futurs hackathons, ou pour la diffusion de vos annonces de stages par exemple.

Agotip—

Adaptez vos actions selon les communautés que vous ciblez !

POUR LES DÉVELOPPEURS Si le livrable de votre hackathon est un objet connecté ou nécessite l’utilisation de technologie spécifique (imprimante 3D par exemple), vous pouvez également diffuser votre hackathon auprès des fablabs. Un fablab (contraction de fabrication laboratory, lieu à la frontière entre l’atelier et le laboratoire) est un espace de travail ouvert à tous où outils et machines y sont mis à la disposition du public pour permettre de concevoir des objets de toute sorte.

POUR VOS COLLABORATEURSDiffusez votre hackathon sur l’intranet et les réseaux sociaux de votre entreprise. Prévoyez également une campagne d’emailing interne et d’affichage dans des lieux passants de vos locaux afin d’inciter un maximum de vos collaborateurs à participer. Vous pouvez également organiser un événement de lancement. C’est l’occasion idéale de présenter le hackathon à vos collaborateurs et de booster le taux de participation.Impliquer les cadres dirigeants est une autre manière d’inciter vos collaborateurs à s’inscrire au hackathon. Demandez aux directeurs de devenir jurés et de voter pour les meilleurs projets par exemple. Ou encore au middle-management de mentorer les équipes. Cela permettra à vos collaborateurs de se rencontrer et de travailler ensemble dans un cadre plus informel.

<31>


8.2 Quel partenaire de communication choisir ?

—Nous venons de voir qu’il était indispensable de mettre en place des actions de

communication pour promouvoir son hackathon. Néanmoins, la tâche peut paraître

titanesque, surtout si l’on dispose de ressources internes limitées. Chez Agorize par

exemple, la promotion d’un seul hackathon mobilise en moyenne 3 à 4 personnes sur 6 à

10 semaines. Dans ce cas, faire appel à un partenaire peut s’avérer inévitable. Nous vous

dressons ici un panorama des différents acteurs du marché pouvant vous prêter main-

forte, avec leurs atouts et limites :

TYPE DE PARTENAIRE LIMITESATOUTS

Agence de communication

Agence RP

Call center

Médias spécialisés

Agorize

Créativité et originalitéCanaux innovants

Réseau de journalistes et influenceurs Visibilité accrue

Interaction directeRésultats rapides

Large base d’inscrits Bon ciblage

Réseau international d’étudiants, développeurs, écoles, startups et incubateurs activable instantanémentInteraction directeMix de communication en ligne et d’événementiel

Campagnes pushROI difficilement mesurableDélais longs avant résultats

Pas d’interaction directeROI non mesurable Délais longs avant résultats

Peu de contrôle sur la qualité de la communicationReach limité

Pas d’interaction directePeu adapté pour cible large

Dépendance forte à l’attractivité du hackathonContraintes des calendriers étudiants

<32>


8.3 Maximiser la participation—

Un grand nombre d’inscrits ne garantira pas forcément un taux élevé de participation !

En moyenne, 28% des inscrits ne rendent finalement pas de projet. C’est pourquoi vous

devez maintenir vos efforts de communication tout au long du hackathon, en utilisant

notamment :

DES CAMPAGNES D’EMAILING

Prévoyez au moins 3 emailings pour rappeler aux personnes inscrites de soumettre leurs

projets à temps : à J-10, J-3 et le jour J de la date limite.

Nous vous conseillons de rappeler les lots à gagner, le nombre total de participants,

d’équipes et de projets déjà soumis. C’est une bonne façon de motiver les équipes n’ayant

pas encore soumis leur projet.

L’ESPACE COMMUNAUTÉ SUR VOTRE OUTIL

Comme évoqué en étape 4 “Sélectionner un outil”, prévoyez un espace sur votre plateforme

de type “mur Facebook” à travers lequel vous pouvez communiquer auprès de l’ensemble

des participants en même temps.

LES RÉSEAUX SOCIAUX

Il est primordial d’établir un calendrier de publication sur les réseaux sociaux tout au long

du hackathon. Vos community managers maximiseront l’engagement du public en étant

réactifs et en répondant en temps réel aux personnes qui mentionnent votre hackathon

et votre entreprise. L’interaction entre organisateurs et participants est maximale sur les

réseaux sociaux. Ces derniers vous solliciteront à la moindre difficulté. D’où l’importance

d’être réactif : un inscrit mécontent et qui ne reçoit aucun retour risque de se désintéresser

de votre hackathon. Pire, il pourrait créer un bad buzz sur votre opération !

RENDRE VOTRE HACKATHON VIRAL

L’avantage du hackathon O2O est sa dimension collaborative. En demandant aux

participants de former des équipes en ligne, cela les incite à convaincre les membres de

leur réseau à s’inscrire aussi. Les participants deviennent alors de véritables ambassadeurs

faisant activement la promotion du hackathon (et de votre marque !) auprès de leur

entourage.

<33>


9.1 Le choix du lieu —

Vous devez choisir le lieu où se tiendra la finale. Vous disposez de deux options :

• Créer un événement à part entière : vous pouvez louer une salle ou organiser la finale

dans vos locaux. C’est idéal si vous avez sélectionné beaucoup d’équipes finalistes ou que

vous souhaitez que chaque équipe dispose d’un long moment pour pitcher son projet.

• Vous joindre à un événement existant : Bien que ce ne soit pas toujours possible, c’est

un bon moyen de gagner en visibilité. Votre finale et votre hackathon bénéficieront en

effet de la notoriété et de l’affluence de l’événement en question. Il peut s’agir de votre

séminaire d’entreprise ou bien d’un événement. Par exemple, ENGIE a organisé la finale

de son hackathon baptisé Decarbonathon lors de la COP21.

9.2 Le choix du type d’événement—

• Pitch devant le jury : c’est la meilleure solution si les projets sont aboutis et que les

équipes ont des livrables solides, prêts à être présentés. C’est le cas pour des hackathons

avec les startups par exemple. Si l’objectif de votre hackathon était d’obtenir des idées et

concepts innovants ne nécessitant pas de prototypage (pour des hackathons étudiants

ou grand public par exemples), le pitch est également le format recommandé.

• Hackathon physique ou speedhack : un hackathon IRL (In Real Life, en présentiel) ou une

séance de speedhack (une session de prototypage de quelques heures seulement) est

préférable si les équipes présentent des prototypes (applications, logiciels, objet connecté,

etc.). C’est généralement le cas lorsque votre hackathon s’adresse à des développeurs et

profils tech.

9. Préparer et animer la finale

—

<34>


9.3 La préparation des équipes finalistes

—PRÉPARATION AU PITCH

Qu’il s’agisse d’étudiants, de développeurs, de startups ou de vos collaborateurs, les

finalistes ont rarement l’habitude des présentations publiques. Nous vous conseillons

donc fortement d’organiser des sessions de préparation au pitch afin d’optimiser la

qualité des présentations et de la finale de manière générale.

Vous pouvez faire animer ces sessions par vos collaborateurs ou bien faire appel à des

prestataires externes.

AIDE AU PROTOTYPAGE

Dans le cadre de hackathons qui nécessitent de la programmation ou l’utilisation d’outils

(imprimante 3D ou kits d’objets connectés par exemple), il est important de proposer une

aide aux équipes pour garantir la qualité des livrables finaux.

Vos équipes peuvent alors superviser la phase de prototypage et conseiller les finalistes.

Une demi journée de prototypage peut-être organisée dans un fablab à cette occasion,

si vous ne disposez pas d’atelier en interne.

LE CHOIX DE L’ANIMATEUR

Encore une fois, deux possibilités s’offrent à vous :

Vous ou un membre de votre équipe anime la finale. Notez que l’exercice requiert

préparation, endurance et enthousiasme pour créer une belle ambiance.

Vous pouvez faire appel aux services d’un animateur professionnel habitué à ce type

d’événement. Il suffira alors de le briefer au préalable sur le déroulement de la cérémonie

et vos attentes.

LA LOGISTIQUE

• Si les participants résident dans votre pays ou dans un pays limitrophe :

Les membres des équipes finalistes ne résident pas forcément dans la ville où vous

organiserez votre finale. Vous devrez donc prendre en charge leurs frais de déplacement :

billets de train ou d’avion et hébergement.

• Si les participants résident dans un pays plus éloigné :

Il faut bien penser à envoyer un lettre d’invitation officielle aux membres des équipes

finalistes afin qu’ils puissent obtenir un visa pour assister à la finale. Si les faire venir s’avère

être trop compliqué, organisez un pitch live lors de la finale via un outil de visioconférence.

<35>


VOTE ET REMISE DES PRIX

Une fois le pitch des équipes terminé, le jury que vous aurez désigné procédera au vote et

annoncera les gagnants. À ce stade, une plateforme de vote en ligne accessible également

au public peut s’avérer fort utile. Vous augmentez ainsi l’interaction entre le public, le jury

et les finalistes. De quoi pimenter efficacement la finale !

Prévoyez des éléments visuels pour la remise de prix, comme des chèques géants ou

des trophées par exemple. Autant de détails qui contribueront à avoir de belles photos et

vidéos pour vos supports de communication post-hackathon.

COCKTAIL DE NETWORKING

Enfin, après la remise des prix, organisez un cocktail de networking. C’est une étape

importante du hackathon : la rencontre entre vos équipes et les finalistes. C’est l’occasion

d’apprendre à connaître des talents prometteurs et, pourquoi pas, leur proposer des

entretiens d’embauche !

<36>


10. L’après-hackathon—

La finale est terminée, les équipes lauréates ont été récompensées. Il est temps à présent

de faire le bilan de votre hackathon et de penser à la suite : le déploiement des projets

innovants qui ont émergé et le recrutement éventuel des talents que vous avez repérés.

10.1 Faire le bilan—

Il ne s’agit pas simplement d’établir le ROI de votre hackathon. Tout simplement parce

qu’il est difficile de mesurer l’impact d’un hackathon sur l’image et le développement

d’une entreprise au lendemain de la finale. Ou même de prédire les performances d’un

projet une fois déployé au sein d’une organisation.

En revanche, il est primordial de :

• Mesurer les statistiques complètes de votre hackathon : nombre d’inscrits, de

participants et d’équipes, taux de participations (le ratio inscrits/participants ayant soumis

un dossier) et toute autre donnée importante pour votre organisation (répartition par

zone géographique, âge, sexe, école / formation, secteur d’activité, etc.)

• Analyser les résultats de vos actions de communications : déterminer les canaux qui

ont le mieux fonctionné (offline, online, réseaux sociaux, emailing, phoning, etc.) à chaque

étape du hackathon et ceux au travers desquels vous n’avez pas obtenu de résultats

satisfaisants.

• Évaluer la qualité des projets et des profils : êtes-vous satisfaits de la pertinence et

du niveau des participants (les écoles / startups étaient-elles bien ciblées ?), des projets

rendus, ou encore du niveau d’engagement des participants tout au long du hackathon ?

• Mesurer la satisfaction des participants : il est important de savoir ce qui leur a plu, déplu,

ce qu’ils auraient fait différemment . Vous pouvez pour cela diffuser un questionnaire en

ligne suite au hackathon pour récolter leur retour d’expérience.

Une fois ce premier bilan établi, il est temps de penser à la mise en place, ou non, des

projets que vous avez sélectionnés.

<37>


10.2 Accélérer les projets—

Maintenant que le hackathon s’est achevé, il s’agit à présent d’étudier la pertinence et la

faisabilité des projets gagnants.

Avez-vous découvert de nouveaux leviers de

développement pour votre organisation ? S’agit-il de

nouveaux produits et services, process, outils, applis ou

logiciels ? Ces leviers sont-ils véritablement activables ?

Si vous décidez d’implémenter le projet, battez le fer

tant qu’il est chaud ! Commencez à déployer le projet

immédiatement après la fin du hackathon. Plus le temps

passe, plus les idées innovantes que vous avez identifiées

risquent de tomber aux oubliettes. Vous éviterez ainsi

l’effet déceptif pour les participants, les finalistes et les

collaborateurs qui, en interne, ont organisé le hackathon.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour le déploiement :

• Internaliser le déploiement du projet en rachetant les droits aux participants auteurs

• Recruter les participants auteurs ou les rémunérer en freelance pour déployer le projet

avec eux

• Incuber et/ou financer les participants auteurs

Quelle que soit la solution que vous choisissez, l’idéal est d’impliquer les gagnants dans

la mise en place de leur projet en les recrutant. Cela peut prendre la forme d’un stage,

d’un CDD, voire d’un CDI. Si cela n’est pas possible, pensez quand même à impliquer les

vainqueurs aux différentes étapes de la mise en place du projet (notamment à la fin,

lorsque leur idée voit le jour). C’est un argument supplémentaire que vous pourrez mettre

en avant lors des futures éditions de votre hackathon, pour maximiser la participation.

<38>


Il se peut que les projets ne soient pas suffisamment pertinents ou que leur déploiement

soit trop complexe. Pas de panique, les bénéfices d’un hackathon sont multiples ! Si le

projet gagnant n’est pas mis en place, il peut cependant inspirer d’autres solutions en

interne. Votre hackathon peut servir à insuffler l’innovation au sein de votre organisation

et montrer à vos collaborateurs et parties prenantes que vous êtes à l’écoute de solutions

novatrices.

Par ailleurs, le hackathon est un outil de communication redoutablement efficace.

10.3 Communiquer—

Que les projets gagnants soient déployés ou non, la communication autour de votre

hackathon est déterminante. En interne comme en externe, nombreux sont les avantages

à mener une campagne de communication centrée sur les projets, les lauréats, le bilan et,

de manière générale, les bénéfices tirés par votre entreprise.

10.3.1 EN INTERNE

Dans le cas d’un hackathon interne, il est important de valoriser les collaborateurs lauréats,

les équipes finalistes et leurs projets sur votre Intranet. Vous pouvez également prévoir

une campagne d’emailing destinée à l’ensemble de vos collaborateurs.

C’est une bonne façon de fédérer vos équipes et de développer l’engagement au sein de

votre organisation.

N’oubliez pas la promotion sur les réseaux sociaux. Bien qu’il s’agisse d’un hackathon

interne, c’est une bonne manière de montrer que votre organisation cherche à innover

et se transformer. D’un point de vue marketing RH, c’est également une façon efficace

de démontrer à vos futures recrues que vous êtes dans une démarche d’innovation

collaborative et que l’avis de tous les salariés compte.

10.3.2 EN EXTERNE

Le hackathon est également un bon levier de communication institutionnelle pour toucher

investisseurs, clients, consommateurs, grand public, partenaires, ou encore candidats.

<39>


10.4 Recruter les meilleurs—

Enfin, un hackathon, que son objectif final soit de recruter ou non, permet de repérer

de nouveaux talents. C’est d’autant plus vrai pour les hackathons O2O : ils permettent

de tester les participants sur une durée de plusieurs mois et d’apprendre à mieux les

connaître.

Vous pouvez ainsi proposer des entretiens RH aux finalistes. Mais ne mettez pas de côté

les autres participants simplement parce qu’ils n’ont pas atteint la finale. Le membre

d’une équipe n’ayant pas dépassé l’étape d’approfondissement peut, par sa personnalité

et ses qualités, se révéler être un très bon candidat.

<40>


Après toutes ces explications sur l’organisation d’un hackathon, nous espérons que

vous êtes convaincus qu’une bonne préparation est fondamentale pour la réussite de

l’opération. Voici un résumé de la méthode pour lancer votre hackathon selon les règles

de l’art :

Organiser son hackathonLa checklist

—

1. Définir l’objectif du hackathon

2. Choisir les bonnes communautés cibles

3. Construire la thématique

4. Sélectionner une plateforme

5. Définir le calendrier et les règles

Rétroplanning

Modalités de participation

Profils

Livrables

Propriété intellectuelle

Grandes étapes

Accompagnement des participants

Membres du jury

Modalités de vote

Critères de sélection

Lots et avantages

6. Rédiger le brief

7. Réaliser le design

8. Maintenir l’intérêt pendant le hackathon

Préparer les actions de communication

Maximiser la participation

9. Préparer et animer la finale

Lieu

Type d'événement

Préparation des finalistes

10. L’après-hackathon

Faire le bilan

Accélérer les projets

Communiquer

Recruter les meilleurs

<41>


Si vous ne vous sentez pas de lancer un hackathon par vous-même,

pas de panique !—

Agorize a organisé plus de 250 hackathons pour 200 organisations à travers sa plateforme de hackathons online-to-offline.

Contactez-nous pour que nous vous aidions dans l’organisation de votre hackathon.

AgorizeFRANCE

34 rue du Faubourg Saint Antoine

75012 Paris

+33 (0)1 55 43 79 47

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