3ème pôle OCDIE – Management de l’information et des connaissances – François Jakobiak

Le management de l’information et des connaissances

SecrSecréétariat Gtariat Géénnééral de la Dral de la Dééfense Nationale fense Nationale -- Mission du Haut Responsable Mission du Haut Responsable àà ll’’Intelligence EconomiqueIntelligence Economique

Outils Communs de Diffusion de lOutils Communs de Diffusion de l’’Intelligence Economique: 3Intelligence Economique: 3èèmeme pôlepôle

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INTELLIGENCEECONOMIQUE

INTELLIGENCEINTELLIGENCEECONOMIQUEECONOMIQUE

Source : Référentiel de formationà l ’intelligence économique

Commission A.Juillet . SGDN. 2005

Influence etInfluence etcontre Influencecontre Influence

Protection et Protection et ddééfense dufense dupatrimoinepatrimoine

informationnel informationnel et deset des

connaissancesconnaissances

Intelligence Intelligence ééconomiqueconomique

et organisationset organisations

22

44

Les 5 pôles de l’Intelligence Economique

ManagementManagementde lde l’’informationinformation

et des connaissanceset des connaissances

33

11Environnement Environnement et compet compéétitivittitivitéé

Intelligence

Economique

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Sommaire

Introduction

I/ La gestion de l’information

II/ La diffusion de l’information

III/ L’exploitation de l’information

IV/ La capitalisation des connaissances

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• Une donnée est « brute », lorsqu’elle n’a subi aucun traitement.

• Une information est une donnée conceptualisée et interprétée.

• La connaissance est l’information assimilée par le cerveau humain.

• Le savoir-faire est l’expérience obtenue par la mise en pratique de la connaissance.

De la donnée à la connaissance

Donnée Information Connaissance Savoir-faire

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Diffusion Exploitation CapitalisationGestion de l’information

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• Il fait partie intégrante du dispositif d’intelligence économique de l’entreprise.

• Il faut connaître et comprendre les méthodologies, pratiques et outils afin de les mettre en œuvre dans les organisations.

• Le processus de veille est composé de trois étapes:– Le recueil,– L’exploitation,– La diffusion,de l’information publiée et informelle.

Source : Référentiel de formation à l’intelligence économique

Le processus de veille

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• Une information peut être:– Blanche => disponible en sources ouvertes.– Grise => discrète, elle n’a pas été commercialement publiée.– Noire => information interdite, telle que des données confidentielles .

• On distingue plusieurs types de sources:– Les sources écrites,– Internet,– Les bases ou banques de données,– Les sources humaines.

• On appelle signal faible une information de faible résonance annonciatrice d’un événement. La tendance lourde est une information de grande résonnance confirmant un événement.

La nature de l’information

6Source : Référentiel de formation à l’intelligence économique

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Les sources d’informations sur Internet

• Les moteurs de recherche: ils permettent d’effectuer une recherche d’information. Il existe des moteurs de recherche d’image, de vidéo, de blogs, etc.

• Les annuaires permettent d’effectuer une recherche de source d’information. L’avantage d’effectuer ce type de recherche est de pouvoir identifier des sources d’information pertinentes.

• Les portails regroupent des liens vers des sites qui traitent d’une même thématique.

• Les sites internet. Exemple: le site internet institutionnel du concurrent.

Sources d’informations publiées

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Exemples d’informations peu largement diffusées:

– Les communiqués de presse,– les carnets des journaux économiques,– la presse locale,– les journaux régionaux,– les petites annonces,– les contacts avec des journalistes spécialisés,– les journées portes ouvertes,– les journaux d ’entreprises,– etc.

Sources d’informations économiquesHors-internet

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Les sources d’information hors Internet

• Les bases et banques de données économiques.

• Les rapports annuels.

• Les études multi-clients: elles peuvent apporter de bonnes données technologiques et commerciales vérifiées et actualisées mais elles sont très coûteuses.

• Les études technico-économiques. Elles sont plus larges et plus panoramiques que les études multi-clients. Leur prix varie entre 1 000 et 3 000 euros.

Sources d’informations publiées

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Il est impossible de tout surveiller. Il faut donc:

• Définir des priorités, choisir les sujets critiques.

• Effectuer des tris.

• Eviter la surinformation!

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Le choix des domaines à surveiller

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Les sujets critiques

• Les facteurs critiques de succès sont les sujets critiques qu’il est obligatoire de traiter pour l’entreprise.

• Les thèmes critiques doivent être parfaitement maîtrisés.

• Il est vital d’être renseigné en permanence, avoir des informations à jour.

Exemple

• L’augmentation du prix du carburant oblige toutes les entreprises à effectuer une veille sur les conséquences de cette tendance en terme d’organisation.

Le choix des domaines à surveiller

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Des facteurs critiques à l’intelligence économique

1ère étape

2ème étape

3ème étape

4ème étape

5ème étape

Plan stratégique

Sujets techniques, profils

Facteurs critiques généraux

Facteurs critiques relatifsà des directions

et divisions de l’entreprise

Sujets économiques concurrence

Exemple de l’augmentation du prix du carburant

Améliorer la rentabilité de l’entreprise

Réduire les coûts de transport

Impact sur la distribution, le marketing, les équipes commerciales

Coût de l’achat de véhicules consommant moins, coût du GPL…

Solutions trouvées chez le concurrent,…

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• Les thèmes surveillés peuvent être techniques et variés.

• Le système d’intelligence économique sollicite des compétences et des talents de chacun en fonction des questions et des réponses (cf. 2ème OCDIE).

• Les données et informations en interne doivent être strictement organisées.

• Cela implique:- une bonne circulation des informations,- un accès aisé aux informations nécessaires,- une politique active de communication dans l’entreprise,

Donc un emploi judicieux des techniques de knowledgemanagement.

La gestion de l’information en interne

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Les réseaux de diffusion en interneAutres observateurs

UtilisationLes décideurs

Traitement, analyse,

validation et synthèse

Les analystes

Recherche, collecte

et diffusion d’information

Les veilleurs

Demande

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Les types de diffusion

• La diffusion périodique sur abonnement.

• La diffusion ponctuelle sur demande.

• La diffusion flash (information de grande importance, scoop).

• La diffusion sur intranet: qui lorsque son emploi est optimisé, doit permettre une diffusion rapide et bien ciblée de toute information à transmettre en évitant la surinformation.

• La diffusion par bulletin électronique (newsletter).

Les réseaux de diffusion:

• Réseaux d’experts, décideurs et observateurs.

La diffusion de l’information

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Les opérations d’analyse

• Trier et sélectionner l’information brute pour éliminer le bruit et classer par thèmes.

• Mettre en forme afin de présenter l’information conformément aux besoins de l’utilisateur.

• Effectuer une analyse statistique qui permet de traiter et d’interpréter un ensemble très volumineux de données.

• Effectuer des corrélations et utiliser la bibliométrie, plus pointue que l’analyse statistique dans l’interprétation de masses volumineuses et complexes d’informations.

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Elles impliquent une étude en profondeur des documents et des données pour en tirer l’essentiel et créer les éléments d’aide à la décision ou à l’action stratégique.

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La bibliométrie

• Elle concerne les livres et articles.

• Elle permet de quantifier la communication d’un individu ou d’un groupe d’individus.

• L’analyse sert à évaluer le volume d’informations ainsi que leurs portées sur la cible.

• Exemple: pour un livre, les éléments à analyser peuvent être le nombre vendu, le thème traité, la couverture médiatique…

La scientométrie

• Il s’agit de bibliométrie appliquée au domaine de la recherche.

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Les liens entre les informations

• Deux types de fichiers sont nécessaires: le fichier relationnel entreprises et le fichier relationnel relatif aux personnes.

• Le fichier relationnel entreprises doit comporter les liens entre les différentes sociétés, leurs filiales et leur importance.

• Le fichier relationnel relatif aux personnes doit identifier les décideurs, spécialistes, experts et les relations entre eux.

• D’où la nécessité de créer des fichiers « qui fait quoi? » en prenant soin de traiter d’abord les personnes de la société, puis les personnes de son environnement.

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La validation des informations

• Vérifier l’information, car sa véracité n’est jamais garantie.

• Faire évaluer l’information par des personnes compétentes, des groupes d’experts, afin de juger sa crédibilité.

• Croiser les sources pour s ’assurer de la véracité de l’information. Il faut accéder àd’autres sources d’information afin de confirmer la première.

Catégoriser l’information

• La catégorisation de l’information consiste à évaluer la véracité de l’information de façon non binaire (c'est vrai/ c’est faux).

• Noter la fiabilité de la source d’information.

• Noter la pertinence de l’information fournie.

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Exemple de fiche synthèse-action

L ’exploitation de l’information

• L’information qui sort du dispositif d’IE est le plus souvent à destination des décideurs, afin de prendre une décision à caractère stratégique par le management de l’entreprise.

• Les analystes (groupes d’experts) doivent donc rendre des livrables ou documents de synthèse compacts et clairs.

Thème :Période couverte :

Commentaire de synthèse1. Aspect technique2. Aspect concurrence, Marché

Proposition d’actionsProgrammes de recherche :Projets de développement :Accords de coopération :Licences :Autres types d ’actions :

Eléments du dossierRéférences groupe, destinataires, code, date

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L ’information interne

• Ne pas négliger l’exploitation de l’information interne.

Employer des techniques de Knowledge Management

Quelques notions de KM (Knowledge Management):

• datamining,• datawarehouse,• datamart,• groupware.

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Notions de KM

Datamining (exploration de données)

• C’est l’ensemble des techniques qui permettent d’aller puiser des informations pertinentes stockées dans les entreprises. • Ces archives techniques ou commerciales (notes techniques, rapports de synthèse, dossiers de propriété industrielle, contrats, études de sûreté…) peuvent être fort volumineuses et couvrir plusieurs dizaines d’années de vie de l’entreprise.

Exemple Un champion de la grande distribution découvre sur ses tickets de caisse qu’entre

17h et 18h la vente d’alicaments, aliments pour le bien être et la santé augmente de 30%. En rapprochant cette gondole de celle des fruits, il fait progresser la vente de ces deux produits de 40%.

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Notions de KM

Datawarehouse (infocentre/entrepôt de données)

• C’est un outil d’aide à la décision fondé sur une base de données qui fédère et homogénéise les informations des différents services d’une organisation.

Datamart (magasin de données)

• C’est un sous-ensemble d’un datawarehouse. • Contrairement à un datawarehouse, le datamart est spécialisé dans un domaine particulier.

Groupware (logiciel de groupe de travail)

• C’est un ensemble de méthodes et de techniques de travail en équipe.

Capitalisation

• Des logiciels sont utilisés afin d’améliorer les mécanismes de communication, de coopération et de coordination, spécifiques aux processus de travail.

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1. La messagerie.

2. La bibliothèque.

3. Les réunions et discussions de groupe.

4. Les calendriers et agendas de partage.

5. La coordination des activités partagées.

6. La synchronisation entre actions et acteurs.

L’approche particulière du groupwareD’après S.K.Levan , www.mainconsultants.com

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Les bonnes pratiques du KM

• Créer une base de connaissances: celle-ci peut constituer une structure d’accueil pour les bases de données de chaque groupe d’experts de l’IE.

• Structurer de façon interactive les échanges à la disposition des experts.

• Utiliser l’intranet de façon optimale: - effectuer des enquêtes auprès des utilisateurs,- maintenir la qualité d’accès aux informations et éviter la surinformation- créer un annuaire des acteurs, fonctions et affectations,- créer des agendas partagés, des forums…par familles d’utilisateurs qui

travaillent dans les mêmes domaines.

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• La maîtrise du processus permettant de transformer l’information en connaissance est au cœur de la performance.

• Une entreprise capable de croiser de manière physique ou virtuelle les compétences de ses membres et les informations formelles et informelles se donne toutes les chances de « fabriquer » la connaissance à partir de l’information.

De l’information à la connaissance

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• Appréhender l’économie de l’information et de la connaissance.

• Être informé, innover, lire les jeux d’influence et de contre-influence avant les autres, fondent les véritables avantages concurrentiels.

• La valeur réelle de l’entreprise repose de plus en plus sur la valeur des connaissances dont elle dispose.

• La connaissance des éléments constitutifs de son image constitue un patrimoine immatériel de plus en plus incontournable.

La valorisation des connaissances

CapitalisationCapitalisation

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• Prévoir en fonction d’un calendrier tous les croisements possibles entre les personnes venant de disciplines différentes concernant les événements internes ou externes à l’entreprise.

• L’architecture intérieure de l’entreprise doit favoriser le croisement des talents et compétences venant de disciplines connexes ou éloignées.

• Croiser les informations formelles ou informelles de types technologiques avec des informations informelles de type concurrentiel ou marketing.

Exemple: une grande entreprise du monde de l’armement organise tous les jeudis soirs un pot entre des personnes de départements différents de l’entreprise.

Les bonnes pratiques

CapitalisationCapitalisation

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