Easy

Guide utilisateur REFLEXES Alcatel 4400

Le poste Easy REFLEXES dont vous disposez aujourdhui vous donne accs, dune manire simple et ergonomique, tous les services et fonctionnalits offerts par votre systme Alcatel 4400. Ce guide utilisateur vous fera dcouvrir successivement : une description de votre poste, un index alphabtique des services et fonctionnalits votre disposition, un apprentissage progressif de ces services et fonctionnalits classs selon trois thmes : Vos appels Votre confort En votre absence Exprimez vos envies, votre poste Easy sauront les satisfaire.REFLEXES

et votre systme Alcatel 4400

Nota : La disponibilit de certaines fonctions dcrites dans ce guide peut dpendre de la version ou de la configuration de votre systme. En cas de doute, consultez le responsable de votre installation.Nom : ........................................... N fax : ........................................... Adresse e-mail : .................................1

N poste : ................................. N GSM : ................................. N DECT : .................................

Symboles utiliss dans la documentationLaction appuyez sur est symbolise par Les touches programmes par lusager ou pr-programmes sont symbolises par

Tous les codes de fonction implicites ou personnaliss sont prsents dans le tableau des codes joint cette documentation. La programmation des touches permettant de personnaliser votre poste, est dcrite page 32. La liste des fonctions disponibles est prsente p.34.

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Informations systme

En fonction de la version logicielle de votre systme (R2 ou R3), certaines touches prprogrammes de votre poste sont diffrentes. La disposition de ces touches est prsente dans le chapitre Description du poste paragraphe Touches programmables et Leds associes.

Dautre part, suivant la configuration de votre systme, et quelque soit sa version logicielle, votre poste peut tre monoligne, (vous ne disposez daucune touche de ligne) ou multiligne (vous disposez dau moins deux touches de ligne). Sur un poste multiligne la fonction double-appel peut tre configure suivant le mode : - monoligne (ou mode PABX), - multiligne (ou mode key system). Ceci implique en particulier, une mise en oeuvre diffrente des fonctions double-appel, va et vient et transfert suivant le mode dfini.

Nota : pour plus de dtails sur la configuration de votre systme, consultez le responsable de votre installation.

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4

DESCRIPTION DU POSTE

i

5

AfficheurVotre poste dispose dun afficheur pouvant contenir plusieurs pages. La prsence dune page supplmentaire est indiqu par le signe > droite de lafficheur. Pour passer dune page lautre, appuyez sur les touches et . Quand votre poste est au repos, lafficheur vous informe de ltat de votre poste (par exemple, indication dun renvoi programm) ou vous indique la date et lheure (si rien na t programm). En cours de communication, lafficheur vous informe sur votre correspondant ou sur la conversation en cours.

Mettre ltiquette sur le posteVous disposez dune tiquette imprime livre avec le poste, placer entre les touches programmables. Insrez un objet bout plat dans lencoche. Soulevez le cache. Glissez votre tiquette imprime. Remettez le cache en place.63 4

2 1

Touches pr-programmes et Led associesVotre poste dispose de touches pr-programmes : pour superviser ltat dun poste, pour appeler directement un numro interne ou externe, pour accder une fonction. Certaines de ces touches peuvent tre reprogrammes par votre installateur votre demande. Mode monoligne Selon la version logicielle, votre poste dispose de 6 ou 8 touches pr-programmes. Version logicielle R2 Version logicielle R3

ISDN

ISDN

Mode multiligne Selon la version logicielle, votre poste dispose de 5 ou 6 touches pr-programmes et dau moins deux touches de lignes. Version logicielle R2 Version logicielle R3L1 L2

ISDN

ISDN

7

Leds de communication ou de fonction

Led verte indiquant la prsence de messages. Six leds sont associes aux touches pr-programmes : Led clignotante : Appel en cours. Les touches pr-programmes sont : : pour passer dun correspondant lautre : pour annuler un double-appel : pour renvoyer les appels vers un autre poste : pour mmoriser temporairement un numro : pour accder aux diffrents services de messagerie : pour appeler par votre rpertoire personnelISDN

Led fixe : Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune.

: pour consulter la liste des appels numris rests sans rponse ou pour appeler un correspondant numris : pour transfrer un appel sur un autre poste : pour rmettre automatiquement le dernier numro compos8

Touches fixesLes touches fixes correspondent aux fonctions les plus souvent utilises. Information : pour entrer en programmation ou pour afficher des informations sur votre poste

Fin : pour terminer un appel ou une programmation

i

diminuer le volume du haut-parleur ou du combin

Haut-parleur

augmenter le volume du haut-parleur ou du combin

9

I N D E XAbsence lire la liste des appels internes laisss en votre absence................................ lire la liste des appels numris laisss en votre absence................................ Afficheur (rgler le contraste) ....................................................................... Appel extrieur.......................................................................................... Appel interne ............................................................................................ Appel d'un second correspondant en cours de communication ......................... Appel dun numro extrieur priv ............................................................ Appel poste associ (secrtaire, collgue...)................................................... Attente (correspondant occup) ....................................................................

A

51 51 36 16 16 17 41 17 23

Bip renvoyer vos appels sur votre rcepteur portatif .......................................... 50 rpondre au "bip" sonore de votre rcepteur portatif .................................. 50 Bis (rappeler le dernier numro compos)...................................................... 36 Code (programmer votre code personnel) ..................................................... 34 Combin (rgler le volume en communication) ................................................ 36 Compte client (imputer directement vos appels sur des comptes clients) .............. 40 Confrence trois......................................................................................................22 programme.............................................................................................24 Cot (connatre le cot de votre dernire communication externe)...................... 4110

B

C

Entre en tiers (dans une communication interne)............................................. 25 Garde (mettre votre correspondant en attente) ............................................... Garde commune........................................................................................ Groupement de postes ............................................................................................... sortir temporairement de votre groupement de postes ...................................

E

G

19 28 26 27

Haut-parleur appeler un correspondant sur son haut-parleur............................................ 26 mettre le haut-parleur en cours de communication ........................................ 35 rgler le volume en cours de communication ............................................... 35 Identit identifier le poste sur lequel vous vous trouvez............................................. garder secrte votre identit...................................................................... masquer lidentit de votre correspondant................................................... Interception (d'un appel sur un autre poste) ...................................................

H

I

37 39 40 21

Langue (choisir la)...................................................................................... 35 Malveillants (signaler les appels) .................................................................. 40 Mmoire (mmoriser temporairement un numro) ............................................ 3911

L

M

Message consulter les messages de rappel .............................................................. consulter les messages vocaux .................................................................. Messagerie envoyer un message crit un correspondant interne................................... renvoyer les appels vers une messagerie vocale.......................................... Mise-en-attente mettre un correspondant externe en attente (parcage)................................... mettre votre correspondant en attente (garde).............................................. Modifier le numro associ.......................................................................... Ne pas tre drang ................................................................................. Numris (appeler un correspondant Numris) ................................................ Numro associ appel du poste associ ............................................................................ modifier le numro associ ....................................................................... renvoyer les appels vers son numro associ ..............................................

49 48 29 46 22 19 37 38 28 17 37 48

N

Opratrice appeler l'opratrice ................................................................................. 16 Parcage (mettre un correspondant externe en attente) ..................................... Passer d'un correspondant l'autre (va et vient) ............................................ Programmation personnaliser votre poste .......................................................................... programmer une touche libre ....................................................................12

O

P

22 20 32 32

programmer votre code personnel ............................................................. 34 programmer votre rpertoire personnel....................................................... 32 Rappel automatique (tre rappel automatiquement si votre correspondant interne est occup) ..................................................................................... Rappel le dernier appelant interne................................................................ Rception d'appel recevoir un appel.................................................................................... recevoir des appels en cours de communication. ......................................... Rendez-vous (programmer un rappel de RdV)................................................ Renvoi annuler tous les renvois ............................................................................ effectuer un renvoi slectif ......................................................................... renvoyer les appels distance.................................................................. renvoyer les appels ds que vous tes absent............................................. renvoyer les appels ds que vous tes en communication. ............................ renvoyer les appels lorsque vous tes absent ou dj en communication......... renvoyer les appels vers un autre numro................................................... renvoyer les appels vers son numro associ .............................................. renvoyer les appels vers une messagerie vocale.......................................... renvoyer vos appels sur votre rcepteur portatif de recherche de personne ..... Rpertoire appeler par votre rpertoire personnel ....................................................... appeler un numro du rpertoire collectif .................................................... Reprise d'appel (reprendre un appel oubli) ..................................................

R

23 50 17 18 37 47 48 46 45 38 45 44 44 46 50 21 25 20

13

Secret (garder secrte votre identit) ............................................................. 39 Signaler les appels malveillants.................................................................... 40 Sonnerie rgler la sonnerie (mlodie et volume) ........................................................ 36 rpondre la sonnerie gnrale ............................................................... 24 Touche programme (appeler par)............................................................... 21 Touches (programmer une fonction sur les touches libres)................................. 32 Transfert ................................................................................................... 19 Va et vient (passer d'un correspondant l'autre)............................................ 20 Verrouillage (du poste) ............................................................................... 49

S

T

V

14

VOS APPELS

15

A P P E L S

Appeler lextrieur de lentrepriseDcrochez votre combin. Composez par exemple le 0 suivi du numro de votre correspondant ; lcran-afficheur indique le numro compos. La led associe la touche de ligne vous informe sur ltat de votre communication.Nota : 0 est le code par dfaut pour accder au rseau tlphonique public . P Vous pouvez consulter les codes des fonctions Appel des opratrices et Prise directe vers lextrieur partir de la touche Menu.

Appeler lintrieur de lentrepriseDcrochez votre combin ou composez directement le numro de votre correspondant ou appuyez sur une touche programme ; lcran-afficheur indique le nom et le numro de la personne.

Appeler les opratricesDcrochez votre combin. Composez par exemple le 9 sur votre clavier.Nota : 9 est le code par dfaut de la fonction Appel des opratrices.

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Vous tes en communication avec un correspondant interne ou externe. Vous pouvez appeler un second correspondant selon le mode de votre choix : par son numro, par une touche programme ou par votre rpertoire personnel. Vous entrez alors en communication avec le second correspondant. Le premier est automatiquement mis en attente. Pour annuler votre second appel et retrouver le premier, monoligne) ou reprenez la premire ligne (mode multiligne). En cas de fausse manuvre, raccrochez. Votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. (mode

Appeler votre poste associ (secrtaire, collgue...)A chaque numro de poste peut tre associ le numro dun autre poste (voir Modifier le numro associ). Pour lappeler rapidement : appuyez sur la touche programme correspondante ou composez le code de la fonction Appel rapide de lassoci.

Recevoir un appelVotre poste sonne. Lcran-afficheur indique le nom ou le numro de lappelant. Pour rpondre, dcrochez le combin.17

A P P E L S

Appeler un second correspondant en cours de communication (double appel)

Recevoir des appels, alors que vous tes dj en communicationVous tes en communication. Un bip sonore (poste monoligne) ou une touche de ligne clignotante (poste multiligne) vous informe quun correspondant interne ou externe cherche vous joindre. Il est mis en attente ; lcran-afficheur indique son identit pendant quelques secondes. Vous souhaitez lui rpondre tout de suite : Poste monoligne : composez le code de la fonction Consultation dun appel en attente. Poste multiligne : appuyez sur la touche de ligne correspondant son appel. Votre premier correspondant est automatiquement mis en attente. Pour le retrouver : Poste monoligne : Poste multiligne : appuyez sur la touche de ligne correspondante. Si vous raccrochez sans rpondre au second appel, votre poste sera automatiquement rappel. Dans le cas darrive simultane de plusieurs appels, seul le dernier est affich. Pour consulter lidentit des autres appels en attente, touche de ligne clignotante.18

i

puis sur une

Pour annuler votre consultation,

iA P P E L S

Nota : vous pouvez interdire la mise en attente de vos correspondants lorsque vous tes en communication. Composez le code de la fonction Contrle de lattente sur poste occup. Un appel extrieur sera renvoy vers lopratrice. Pour annuler linterdiction, utilisez le mme code. La fonction reste valide jusquau prochain changement.

Transfrer un appelVous tes en communication. Vous voulez transfrer votre correspondant sur un autre poste. Composez directement le numro de ce poste. Votre correspondant est automatiquement mis en attente. Raccrochez (poste monoligne) ou (poste multiligne). Vous pouvez transfrer votre appel immdiatement ou attendre la rponse de votre correspondant par une des deux possibilits indiques ci-dessus.Nota : le transfert entre deux correspondants externes nest gnralement pas autoris (dpend du pays concern).

Mettre votre correspondant en attente (garde)Vous tes en conversation avec un correspondant interne ou externe. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultrieurement sur le mme poste.19

Poste monoligne : vous devez disposer dune touche programme avec la fonction Parcage/reprise parcage. Vous pouvez mettre votre correspondant en attente et le retrouvez par appui sur cette touche. Poste multiligne : appuyez sur la touche de ligne correspondant la communication en cours. Pour retrouver votre correspondant, procdez de la mme manire.

Reprendre un appel oubliSi vous raccrochez en laissant un correspondant en attente, lcran-afficheur et la led associe la touche de ligne vous lindique et votre poste sonne. Pour retrouver votre correspondant, dcrochez votre combin, ou appuyez sur la touche de ligne.

Passer dun correspondant lautre (va et vient)Vous tes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour passer dun correspondant lautre : Poste monoligne : vous tes en conversation avec le correspondant dont lidentit est indique par lcran-afficheur. Poste multiligne : appuyez alternativement sur les touches de ligne correspondant vos appels.20

Intercepter un appel sur un autre poste A P P E L SAppuyez sur la touche programme correspondante ou composez le code de la fonction Interception dappel individuel. Composez le numro du poste qui sonne. Vous faites partie dun groupement dinterception Vous pouvez, partir de votre poste, intercepter lappel de nimporte lequel des postes du groupement. Appuyez sur la touche programme correspondante ou composez le code de la fonction Interception dappel de groupe.

Appeler par votre rpertoire personnelpuis sur la touche du clavier sur laquelle vous avez programm le numro.

Appeler par touche programmeCertaines touches programmables de votre poste peuvent tre affectes des correspondants internes ou externes, ou des fonctions. Dcrochez votre combin. Appuyez sur la touche programme de votre choix, lappel est automatique. Lcran-afficheur indique le numro appel.

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Converser simultanment avec 2 correspondants internes et/ou externes (confrence)Vous tes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour converser trois : composez le code de la fonction Confrence trois. Pour annuler la confrence et retrouver votre premier correspondant utilisez la mme procdure. La seconde communication est termine.Nota : en cours de confrence, raccrochez pour que les 2 autres correspondants se retrouvent en liaison directe (sils sont tous deux extrieurs, cela dpend du pays concern).

Mettre un correspondant en attente (parcage)Vous pouvez mettre un correspondant en attente afin de le reprendre partir dun autre poste dans lentreprise. Au cours de la communication : 1. Composez le code de la fonction Parcage/reprise parcage. 2. Composez le numro du poste destinataire du parcage. La mise en attente se fera automatiquement. Votre correspondant peroit la tonalit dattente. Pour retrouver votre correspondant sur le poste destinataire du parcage, appuyez sur la touche correspondante ou composez le code de la fonction Parcage/reprise de parcage.Nota : si la communication mise en parcage est une communication externe et si elle nest pas reprise dans un temps donn, elle est aiguille vers lopratrice.22

Etre rappel automatiquement par votre correspondant interne occupVous appelez un poste interne. Lcran-afficheur et une tonalit vous indiquent que toutes les lignes de votre correspondant sont occupes. Vous pouvez tre rappel automatiquement, ds que votre correspondant aura raccroch. 1. Composez le code de la fonction Demande de rappel. Lcran-afficheur indique lacceptation du rappel. 2. Raccrochez. Pour annuler la demande de rappel, composez le numro du correspondant et raccrochez.

Se mettre en attente sur un poste interne occupVous appelez un correspondant interne. Lcran-afficheur et une tonalit vous indiquent que votre correspondant est occup. Pour vous mettre en attente, composez le code de la fonction Attente sur poste occup. Ds que votre correspondant a termin sa communication et sil na pas rpondu votre appel, ce dernier est renouvel.

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A P P E L S

Rpondre la sonnerie gnraleEn labsence de lopratrice, les appels internes ou externes qui lui sont destins sont relis une sonnerie gnrale. Pour rpondre, composez le code de la fonction Rponse un appel de nuit.

Entrer dans une confrence programmeA une heure convenue, vous pouvez participer une confrence tlphonique qui peut runir jusqu 29 participants internes et externes (selon la configuration). Pralablement, un code secret daccs a t dfini par les participants. Le nombre de chiffres composant le code est dtermin par le gestionnaire de votre installation. Composez le code de la fonction Confrence programme suivi du code secret daccs. Si vous tes le premier au rendez-vous, vous percevez une tonalit dattente. Sinon, vous entrez dans la confrence et lcran-afficheur vous indique le nombre de participants prsents. Vous pouvez quitter la confrence tout moment en raccrochant. Il ny a plus de place libre dans la confrence, vous percevez une tonalit doccupation.

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Faire participer un correspondant une confrence programme

Vous tes en ligne avec un correspondant. 1. Composez le code de la fonction Confrence programme. 2. Composez le code secret daccs la confrence. Votre correspondant est automatiquement mis en attente. 3. ou raccrochez pour transfrer votre correspondant.

Appeler un numro du rpertoire collectifVotre poste a accs un rpertoire collectif de numros extrieurs abrgs. Composez directement le numro abrg.

Entrer en tiers dans une communication interneLe poste de votre correspondant est occup. Si ce poste nest pas protg, vous pouvez, si vous y tes autoris, intervenir dans la conversation en cours. Composez le code de la fonction Entre en tiers lcran-afficheur de votre correspondant indique votre intrusion. Si lun des 3 correspondants raccroche, les 2 autres restent en communication.25

A P P E L S

Vous pouvez faire participer un correspondant interne ou externe en effectuant un transfert dappel.

Se protger contre lentre en tiers Composez le code de la fonction Protection contre les bips puis appelez votre correspondant. La protection disparat, lorsque vous raccrochez.

Appeler votre correspondant sur son haut-parleurVotre correspondant interne ne rpond pas. Vous pouvez (si vous y tes autoris) dcrocher son poste distance. Composez le code de la fonction Annonce sur HP. Vous tes directement connect sur le haut-parleur de votre correspondant. Votre correspondant doit dcrocher son combin, sil souhaite vous rpondre.

Groupement de postesCertains postes peuvent faire partie dun groupement. En composant le numro de groupement, vous tes en communication avec lun des postes du groupement.Nota : vous pouvez toujours joindre un poste prcis du groupement en composant son propre numro dappel.

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Sortir temporairement de votre groupement de postes A P P E L SComposez le code de la fonction Sortie de groupement de postes. Remarque : vous continuez recevoir les appels qui vous sont destins. Pour rintgrer votre groupement appuyez sur la touche programme ou composez le code de la fonction Entre dans le groupement des postes.

Emettre en frquences vocalesEn cours de conversation, vous devez parfois mettre des codes en frquences vocales (par exemple dans le cadre dun serveur vocal, dun standard automatique ou dun rpondeur consult distance). 1. Composez le code de la fonction Transparence FV. 2. Composez les chiffres mettre en frquence vocale. La fonction est automatiquement annule avec larrt de la communication.Nota : aprs avoir compos un numro et avant que votre correspondant dcroche, vous pouvez anticiper lmission en frquence vocale. Il suffit de programmer dans une touche le numro appeler, le code de la fonction Transparence FV suivi de #et les chiffres transmettre. Les chiffres sont automatiquement transmis ds que la communication est tablie.

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Mise en attente commune dun correspondantVous faites partie dun groupement dinterception. Vous tes en conversation avec un correspondant interne ou externe, vous pouvez le mettre en attente. Vous devez disposer dune touche programme avec la fonction Garde commune. Vous pouvez mettre votre correspondant en attente commune (led fixe) et le reprendre, par appui sur cette touche. Lappel en attente est alors signal tous les membres du groupement dinterception disposant dune touche de garde commune (led clignotante). Nimporte quel membre du groupement peut reprendre la communication partir de sa touche de garde commune.

Appeler un correspondant NumrisVous pouvez accder aux services Numris. 1.ISDN

2. Composez le numro de votre correspondant. Licone associe la toucheISDN

reste allume pendant la communication.

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Envoyer une sous-adresse

1.

ISDN

2. Composez le numro du correspondant. 3. Composez * suivi de la sous-adresse (4 chiffres maximum). 4. pour valider.

Envoyer un message crit un correspondant interneLes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6 messages programms (suivant linstallation) sont les suivants : Aller retirer Telex Aller retirer Texte Aller retirer Tlcopie Consulter messages vocaux Consulter texte Consulter image

Pour envoyer un message : 1. Composez le code de la fonction souhaite. 2. Composez le numro du destinataire.

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A P P E L S

Il peut tre ncessaire dajouter au numro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son tlphone...)

Appeler un correspondant interne sur son rcepteur portatif (bip)Le poste de votre correspondant ne rpond pas et vous savez quil dispose dun rcepteur portatif. Pour signaler votre appel composez le code de la fonction Demande de recherche de personne ; lafficheur indique que la recherche est en cours. Vous pouvez galement signaler directement votre appel sur son rcepteur en composant le code de la fonction Recherche de personne suivi du numro du rcepteur de votre correspondant. Votre correspondant peut rpondre partir de nimporte quel poste de lentreprise.

30

31

C O N F O R T

VOTRE CONFORT

Personnaliser votre postePour mieux vous seconder dans vos appels quotidiens, votre poste vous permet de slectionner certaines fonctions, de constituer votre rpertoire personnel, de programmer ses touches libres. Pour personnaliser votre poste, utilisez le Mode guide puis i lcran-afficheur indique les 2 fonctions auxquelles vous pouvez accder. 1

: pour consulter les codes des fonctions Appel des opratrices et Prise directe vers lextrieur. : pour programmer les touches libres ou le rpertoire.

2

Pour afficher la 3me fonction, 3

: pour vrifier lidentit du poste.

Programmer les touches libres ou le rpertoire de votre postePour programmer, utilisez le mode guide :2 1 2

i

puis

et

; lcran-afficheur vous propose 2 possibilits :

: pour programmer une touche libre : pour programmer votre rpertoire personnel

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Programmer une touche libre ; lafficheur vous propose une srie de fonctions qui permettent de programmer directement les touches libres (voir liste p.34). Une autre srie de fonctions permet de programmer les touches libres aprs avoir compos le code de la fonction que vous souhaitez activer.1

Slectionnez une fonction ou composez un numro, ou un code de fonction.

Programmer votre rpertoire personnel2

Composez le numro interne ou externe enregistrer. Pour un numro extrieur faites le prcder du 0. et slectionnez la touche du clavier numrique programmer.

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C O N F O R T

Slectionnez la touche programmer.

Liste des fonctions disponibles Va et vient Confrence trois Entre en tiers Demande de rappel Mise en attente Annonce sur HP 2me appel Suffixe recherche Comm. par affaire Transp. impulsions Transparence FV Appel malveillant Dpt sur Mvo Contrle attente

Programmer votre code personnelLe code par dfaut de votre poste est 0000. Pour choisir ou modifier votre code personnel, composez le code de la fonction associe. Aprs avoir compos votre code, composez le nouveau code. Chaque chiffre du code est symbolis par un astrisque.34

Choisir la languePour choisir la langue des affichages, composez le code de la fonction Langue. Lcran-afficheur vous indique plusieurs possibilits (faire dfiler avec ). Par exemple : F : franais - GB : anglais - D : allemand - SP : espagnol - P : portugais NL : nerlandais - DK : danois - I : italien - A : autrichien. Choisissez la langue par appui sur la touche du clavier numrique associ. Pour valider votre choix,

Mettre le haut-parleur en cours de communicationVous tes en communication. Pour activer le haut-parleur, de niveau apparat un instant sur lafficheur. Pour dsactiver le haut-parleur, ; lindicateur

Rgler le volume du haut-parleur en cours de communicationpour activer le haut-parleur puis ou pour rgler le volume (7 niveaux possibles). Lcran-afficheur indique pendant quelques secondes le niveau de rglage du hautparleur.35

C O N F O R T

Rgler le volume du combin en cours de communicationou pour rgler le volume (7 niveaux possibles). Lafficheur indique pendant quelques secondes le niveau de rglage du combin.

Rappeler le dernier numro compos (bis)Dcrochez et composez le code de la fonction Rappel du dernier numro ; lappel est automatiquement effectu et lcran-afficheur indique le numro appel.

Rgler votre sonnerieVous pouvez choisir la mlodie de votre poste (16 possibilits) et son niveau sonore (poste au repos). Pour le choix de la mlodie, Pour rgler le niveau sonore, Pour valider votre choix, (appui long) et

Rgler le contraste de lafficheurComposez le code de la fonction Programmation du contraste. 2 3 1 Pour rgler le niveau de contraste, , , ou4

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Modifier le numro associLe numro associ peut tre un numro de poste, le numro de la messagerie vocale ou le numro de la recherche de personne. Pour le modifier : Composez le code de la fonction Modification du numro associ puis suivant les indications, composez votre code personnel suivi du numro associ. Pour supprimer ce numro, procdez de la mme manire en composant le numro de votre propre poste la place du numro associ.

Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez

i

,

,

et

3

Lafficheur donne le nom et le numro du poste.

Programmer un rappel de rendez-vous1. Composez le code de la fonction Rappel de rendez-vous. 2. Composez lheure du rendez-vous : 2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes. 3. Composez le numro du poste sur lequel sera fait le rappel. Si cest le vtre, ne composez rien. 4. A lheure programme, votre poste sonne. Lcran-afficheur vous rappelle quil sagit dun rendez-vous.37

C O N F O R T

5. Dcrochez puis raccrochez pour valider la rponse.Nota : si vous ne rpondez pas au premier rappel, un second est effectu. Aprs ce second rappel la demande est annule. Si votre poste est renvoy sur un autre poste le rappel ne suit pas le renvoi. Pour annuler votre demande de rappel suivez la mme procdure que pour sa mise en fonction, en utilisant soit une touche programme soit le code de la fonction Annulation rappel de rendez-vous .

Ne pas tre drangVous pouvez rendre momentanment votre poste inaccessible tout appel (except celui des opratrices). 1. Composez le code de la fonction Ne pas dranger. 2. Puis suivant les indications, composez votre code personnel. 3. Attendez 2 secondes ou ; votre poste indique Ne pas dranger. Pour annuler, suivez la mme procdure que pour sa mise en oeuvre

Renvoyer les appels ds que vous tes en communication (renvoi sur occupation)1. Composez le code de la fonction Renvoi immdiat sur occupation. 2. Puis, suivant les indications donnes, composez le numro destinataire du renvoi. Lcran-afficheur indique lacceptation du renvoi.38

3.

Mmoriser temporairement un numro pour renouveler votre appel ultrieurementLe poste de votre correspondant (interne ou externe) ne rpond pas. Avant de raccrocher, (Led allume) ; le numro compos est enregistr. Pour le rappeler ultrieurement, Ce numro reste mmoris jusqu lenregistrement dun autre numro ou sefface aprs utilisation. Pour effacer le numro mis en mmoire, puis

Garder secrte votre identitVotre poste peut accder aux services Numris. Lorsque vous appelez un correspondant intrieur ou un correspondant extrieur galement abonn Numris, votre numro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identit avant denvoyer votre appel. Pour ce faire vous devez avoir programm une touche avec le code Secret didentit. 1. Dcrochez. 2. Appuyez sur la touche programme correspondante. 3. Composez le numro de votre correspondant. Pour annuler le secret didentit suivre la mme procdure.39

C O N F O R T

Masquer lidentit de votre correspondantPoste au repos ou en cours de communication, vous pouvez supprimer laffichage de lidentit de votre correspondant sur votre poste. Pour ce faire vous devez avoir programm une touche avec le code de la fonction Affichage de lidentit. Pour activer ou annuler cette fonction, appuyez sur la touche programme correspondante.

Signaler les appels malveillantsLorsque vous rpondez un appel, pour signaler un appel malveillant : composez le code de la fonction Appel malveillant. Si cet appel est dorigine interne, il est signal au systme par un message particulier. Si cet appel est dorigine externe, il est signal France Tlcom. La mention Malvei reste disponible quelques instants encore, mme si votre correspondant raccroche immdiatement.

Imputer directement vos appels sur des comptes clientsVous pouvez imputer le cot de vos communications extrieures sur des numros de comptes associs vos clients. 1. Dcrochez votre combin. 2. Composez le code de la fonction Prfixe de numro daffaire. 3. Composez le numro de compte concern.40

Connatre le cot de votre dernire communication externeComposez le code de la fonction Lecture du compteur de taxe. Lcran-afficheur indique la dure, le nombre de taxes ou le cot de votre dernire communication extrieure, ainsi que le cumul des taxes ou des cots depuis la dernire remise zro des compteurs.

Appeler un numro extrieur priv C O N F O R TVous pouvez effectuer un appel extrieur indpendamment des restrictions daccs. Cet appel recevra une taxation spcifique qui permettra son identification. 1. Dcrochez votre combin. 2. Composez le code de la fonction Prise faisceau personnel. 3. Composez le code spcifique (PIN code). 4. Composez votre code personnel. 5. Composez le numro de votre correspondantNota : un appel priv ne peut pas tre transfr vers un autre poste.

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EN VOTRE ABSENCEA B S E N C E43

Renvoyer les appels vers un autre numro (renvoi immdiat)Ce numro peut tre celui dun domicile, dun portable, dun tlphone de voiture, ou bien celui dun poste interne (opratrice, numro associ, etc.). 1. (version logicielle R3) ou composez le code de la fonction Renvoi immdiat inconditionnel. 2. Composez le numro du poste destinataire. Un numro extrieur doit tre prcd du code daccs au rseau tlphonique public (0 par exemple). Lcran-afficheur indique lacceptation du renvoi (Program. enregistr). 3. Aprs 2 secondes ou un appui sur votre poste revient au repos. Lcran-afficheur indique le renvoi et le numro destinataire.Nota : vous pouvez continuer passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.

Renvoyer les appels vers son numro associ (dbordement)Le numro associ peut tre un numro de poste, le numro de la messagerie vocale ou le numro de la recherche de la personne. Si vous avez au pralable dfini un numro associ (voir Modifier le numro associ), vous pouvez faire suivre vos appels vers ce numro, soit en : renvoi (dbordement) temporis lorsque vous ne rpondez pas, renvoi (dbordement) immdiat, lorsque votre ligne est occupe, renvoi (dbordement) la fois temporis si vous ne rpondez pas ou immdiat si votre ligne est occupe. Composez le code de la fonction associe.44

Renvoyer vos appels vers un autre numro lorsque vous tes absent (renvoi temporis sur non-rponse)1. Composez le code de la fonction Renvoi temporis sur nonrponse. 2. Puis suivant les indications donnes, composez le numro du destinataire du renvoi. Lcran-afficheur indique lacceptation du renvoi. 3. Le renvoi se fera sur non-rponse de votre poste aprs un temps donn.Nota : suivant votre installation, vous pouvez renvoyer vos appels vers un numro extrieur.

Renvoyer vos appels vers un autre numro lorsque vous tes dj en communication ou absent (renvoi sur occupation et nonrponse)1. Composez le code de la fonction Renvoi sur occupation et nonrponse. 2. Puis suivant les indications donnes, composez le numro du destinataire du renvoi. Lcran-afficheur indique lacceptation du renvoi. 3.Nota : suivant votre installation, vous pouvez renvoyer vos appels vers un numro extrieur.

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Renvoyer vos appels distanceFaire suivre vos appels partir dun autre poste Vous tes momentanment dans un autre bureau et vous souhaitez que vos appels soient renvoys dans ce bureau. A partir du poste sur lequel vous souhaitez que vos appels arrivent : 1. Composez le code de la fonction Renvoi immdiat distance. 2. Puis suivant les indications donnes, composez le numro de votre poste. 4. ; votre poste revient au repos.

Renvoyer les appels partir dun poste quelconque de lentreprise Vous souhaitez renvoyer les appels dun poste sur un autre poste et ceci partir dun poste quelconque de lentreprise : 1. Composez le code de la fonction Renvoi immdiat distance. 2. Puis suivant les indications donnes, composez le numro du destinataire du renvoi. 3. Composez le numro de votre poste. 4. ; votre poste revient au repos.

Renvoyer les appels vers une messagerie vocale1. Composez le code de la fonction correspondant au type de renvoi que vous souhaitez effectuer.46

2. Composez le numro de votre messagerie vocale. 3. ; votre poste revient au repos.

Annuler les renvoisA partir de votre poste 1. Composez le code de la fonction Annulation du renvoi. 2. ; votre poste sera disponible pour dautres appels.

A partir du poste interne destinataire du renvoi 1. Composez le code de la fonction Annulation du renvoi par le destinataire. 2. Composez le numro du poste renvoy. 3. A partir dun poste quelconque de lentreprise 2. Composez le numro du poste renvoy. 3.Nota : toute programmation dun nouveau renvoi annule le prcdent.

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1. Composez le code de la fonction Annulation du renvoi distance.

Effectuer un renvoi slectifEn mode multiligne, un numro principal et un ou plusieurs numro secondaires peuvent vous tre affects. Vous pouvez renvoyer votre numro principal et votre ou vos numros secondaires sur des postes diffrents.LigSec (renvoi du ou des (renvoi du numro principal) ou numros secondaires) ou composez le code de la fonction correspondante. 2. Choisissez le type de renvoi dsir. 3. Composez le numro du destinataire.

1.

LigPal

4. Pour annuler ces renvois, dcrit p.47.LigPal

ou

LigSec

puis procdez comme

Consulter les messages vocauxLa led associe de messages. et la diode verte de votre poste indiquent la prsence

et suivez les instructions du guide vocal. Pour plus dinformations sur la messagerie vocale, consultez le livret spcialis.

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Consulter les messages de rappelLa led associe de messages. puis Pour la rappeler, Pour passer au message suivant, Pour revenir au message prcdent,Nota : le message de rappel sefface lors du rappel, mme si le correspondant ne rpond pas, ainsi que quand vous appuyez sur1

et la diode verte de votre poste indiquent la prsence ; la premire personne rappeler saffiche.

Verrouiller votre posteCe service vous permet dinterdire ltablissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste. Composez le code de la fonction Verrouillage/dverrouillage. Pour dverrouiller votre poste, suivez la mme procdure que pour sa mise en oeuvre, puis suivant les indications donnes, composez votre code personnel.

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Renvoyer vos appels sur votre rcepteur portatif de recherche de personneVos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos dplacements dans lentreprise. 1. Composez le code de la fonction Renvoi immdiat inconditionnel. 2. Composez le numro de la recherche de personne. Lcran-afficheur indique lacceptation du renvoi.

Rpondre au bip sonore de votre rcepteur portatifVous tes en dplacement dans lentreprise, votre rcepteur portatif sonne, vous pouvez y rpondre en utilisant nimporte quel poste de lentreprise. 1. Composez le code de la fonction Rponse la recherche de personne. 2. Composer le numro de votre poste pour entrer en communication avec la personne qui cherche vous joindre.

Rappeler le dernier appelant interne (dont lappel est rest sans rponse)Vous pouvez rappeler le dernier appelant, sans connatre son numro de poste. 1. Dcrochez votre combin. 2. Composez le code de la fonction Rappel du dernier appelant. Lidentit du dernier appelant saffiche.

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Consulter la liste des appels NumrisPendant votre absence les appels provenant dabonns Numris ont t mmoriss. La liste peut contenir jusqu 16 appels. La led associe ISDN indique la prsence de messages.ISDN

; lcran-afficheur indique le nombre dappels. ; lcran-afficheur indique le numro de votre

Pour consulter la liste, correspondant. Pour le rappeler,

Lcran-afficheur indique le numro de votre correspondant ainsi que la date et lheure de lappel. Pour passer au message suivant, Pour mmoriser un message,

Pendant votre absence, les appels internes ont t mmoriss (jusqu 10 appels). Licone associe Pour consulter la liste, ....voir Consulter la liste des appels Numris.51

indique la prsence de messages.

; lcran-afficheur indique le nombre dappels.

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Consulter la liste des appels internes

GLOSSAIRECODE PERSONNEL : En gnral, ce code agit comme un mot de passe contrlant laccs des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par lusager (code par dfaut : 0000). CONFERENCE : Ce service permet un usager, en communication de double-appel, dtablir une communication trois participants. CONFERENCE PROGRAMMEE : A une heure convenue, vous pouvez participer une confrence tlphonique qui peut runir jusqu 29 participants internes et externes. CONNEXION ALPHAPAGE : Connexion au service de messagerie Alphapage. DECT : Norme europenne de tlphonie sans fil : Digital Enhanced Cordless Telecommunication. Poste DECT : poste sans fil de type Alcatel 4074 et conforme cette norme. ENTREE EN TIERS : Service permettant de forcer une communication entre deux correspondants (dont un interne au moins).52

FILTRAGE : Ce service, offert des tandems patron/secrtaire, permet de diriger les appels destins au poste patron vers un ou plusieurs postes secrtaires. GARDE : Ce service permet de mettre un correspondant en attente afin deffectuer une seconde opration, avant reprise ultrieure partir du mme poste. GROUPEMENT DE POSTES : Ensemble de postes groups sous un mme numro dannuaire. Un appel vers ce numro aboutit sur lune des lignes libres des postes de groupe. GROUPE DINTERCEPTION : Ce service permet de rpondre un appel destin un autre poste. Linterception dappel se fait lintrieur dun groupe dinterception. NUMERIS : Rseau public numrique franais, galement appel RNIS (Rseau Numrique Intgration de Services). NUMEROTATION A FREQUENCES VOCALES : En cours de conversation, vous devez parfois mettre des codes en frquences vocales. Ce type de numrotation est utilis lorsquun usager souhaite consulter un serveur vocal, accder un standard automatique ou un rpondeur consult distance.

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PARCAGE : Ce service permet de mettre en attente une communication pour la reprendre ultrieurement partir de tout poste autoris de linstallation. PATRON/SECRETAIRE : Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un poste secrtaire. POSTE MONOLIGNE : Poste qui dispose dune seule ligne (pas de touche de ligne). POSTE MULTILIGNE : Poste qui dispose dau moins deux lignes (au moins deux touches de ligne). REPERTOIRE COLLECTIF : Ce rpertoire contient lensemble des numros abrgs accessibles aux usagers dune installation. REPERTOIRE PERSONNEL : Ce rpertoire contient les numros de tlphone personnels de lusager dun poste. REPONSE A UN APPEL DE NUIT : Ce service permet de rpondre un appel signal par la sonnerie gnrale.

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SONNERIE GENERALE : En labsence dopratrice, les appels internes et externes qui lui sont destins sont relis un dispositif de signalisation externe, qui permet tout poste autoris de rpondre ces appels. SOUS-ADRESSE : Pour joindre par Numris le fax, le PC ou le tlphone de votre correspondant, il peut tre ncessaire dajouter son numro une sous-adresse de quatre chiffres. TOUCHE DE LIGNE : Touche qui effectue une prise de ligne lorsquelle est actionne. TRANSFERT DE COMMUNICATION : Fonction permettant de passer une communication un autre usager de linstallation. VA-ET-VIENT : Fonction permettant de passer alternativement dun correspondant lautre, en communication de double-appel.

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Prcautions demploi : Attention, ne mettez jamais votre poste tlphonique en contact avec leau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux lgrement humidifi. Nutilisez jamais de solvants (trichlorthylne, actone, etc.) qui risquent dendommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. En communication, proximit dune source lectronique fort niveau de rayonnement lectro-magntique, le poste est susceptible de produire dans lcouteur une modulation lgrement audible. Conformit : cet appareil est conu pour tre raccord derrire un PABX Alcatel 4400. Il est class TBTS au sens de la norme NF EN 60950. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : 89/336/CEE (Compatibilit lectromagntique) 73/23/CEE (Basse tension) Alcatel 1998 3AK 19522 FRAA Ed.02 - Imprim par HBD IMPRIMEURS PARIS Alcatel Business Systems se rserve le droit de modifier les caractristiques de ses produits en vue dy apporter des amliorations techniques ou de respecter de nouvelles rglementations.

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