Mode d’emploi de L’Application SuperPlan - cocktail.org · Ce mode de réservation ressemble au...

Mode d’emploi de

L’Application SuperPlan

Mode d’emploi Superplan /28 Elaboré par le CRI

Aspect général Cette application permet la saisie des emplois du temps des différents parcours constituants un diplôme LMD en prévoyant les salles, les enseignants et éventuellement une ressource matérielle. Personnes utilisatrices : Toute personne ayant les droits nécessaires au niveau de la maquette pour une habilitation donnée. Les enseignants peuvent notamment consulter leur emploi du temps hebdomadaire et l’éditer au format PDF pour l’imprimer. Saisie des emplois du temps : Enseignement Il s’agit d’une réservation pour un diplôme, on peut y mettre : Un ou plusieurs enseignants Une ou plusieurs salles Un ou plusieurs AP avec éventuellement un groupe/AP Réunion

Ce module est utile pour planifier tout type de réunion dans l’établissement, les ressources peuvent être :

Des salles Des individus pris dans l’annuaire Eventuellement un objet (vidéo-projecteur, rétro-projecteur)

Ces réunions sont publiées sur le Web. Examen

Ce mode de réservation ressemble au mode Enseignement sauf que l’on recherche un Entête d’examen et non un AP dans la maquette.

Blocage Ce mode permet de bloquer une ressource dans le temps : Une salle qui est en travaux Un enseignant pour ses créneaux libres …


Ecran principal : Par défaut, au lancement, c’est l’emploi du temps de la personne qui a lancé l’application qui apparaît pour la semaine en cours.

Comment changer la semaine visualisée ? • Les flèches permettent de se déplacer de semaines en semaines. • Le calendrier permet de choisir directement l’emploi du temps pour une date

(semaine donnée).

Comment se déplacer au niveau du créneau horaire ? • Les flèches permettent de se déplacer dans l’affichage des heures

Comment se déplacer dans les jours de la semaine ?

• Les flèches permettent de faire apparaître le créneau du samedi par exemple


Comment changer la « ressource » visualisée ?

Il est possible de visualiser plusieurs types de ressources :

• Personne : par défaut celle de la personne qui lance l’application ou celle que vous aurez choisie

• Enseignement parmi tous ceux ouverts ou parmi ceux prédéfinis par l’utilisateur

• Salle que vous aurez choisie • Objets tels que magnétoscope, rétroprojecteur, vidéoprojecteur….

Type de ressource SALLE

Sur cet exemple, n’apparaît que les salles dont l’utilisateur est dépositaire. En effet, si l’utilisateur est un dépositaire, c'est-à-dire s’il est habilité à gérer un certain nombre de salles, il a le choix entre les salles dont il a la responsabilité ou les autres « Toutes ».


Au niveau de cet écran, il est également possible de voir les réservations effectuées pour un groupe de salles. Pour cela, cliquez sur l’icône « Groupes de salles »

Sélectionnez les salles dont vous souhaitez connaître le taux d’occupation et cliquez sur « valider »


Le planning suivant apparaît :

Ce planning groupé peut être également imprimé en cliquant sur

Type de ressource OBJET


Permet de visualiser le planning des réservations d’un type de matériel donné, ici les

vidéo-projecteurs.

Type de ressource ENSEIGNEMENT Dans cet exemple, les diplômes pré-définis par l’utilisateur (radio bouton « Préf »

activé) sont affichés. Cet écran permet de sélectionner un enseignement à partir de différents critères : Parcours du diplôme Semestre d’enseignement Type d’enseignement (CM, TD, TD…) Une fois l’enseignement trouvé, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Valider » pour

générer la recherche.


Pour éviter d’avoir à rechercher les diplômes dans la liste à chaque utilisation, il est

possible de créer une liste de préférences à l’aide du menu Préférences ---Diplômes qui donne accès à la fenêtre suivante ::

les flèches de remplir le panier des préférences après avoir sélectionner un diplôme dans le panier du bas

la flèche permet de supprimer un diplôme des préférences.


Type ressource PERSONNE Cet écran présente les différentes possibilités de recherche offerte pour le type de

ressources « Personne ». La recherche peut s’effectuer pour une personnes isolée ou pour un groupe de

personnes. Un filtre est également possible sur la qualité de la personnes : Etudiante Non étudiante Dans le cas d’une personne isolée, il suffit de sélectionner la personne et de clieur sur

le bouton « Valider ».

Dans le cas d’une visualisation des plannings d’un groupe de personnes, il suffit de

cliquer sur l’icône « Groupe d’individus »


Apparaît 3 options :

- mes services : listes des services pour lesquelles vous pouvez gérer les plannings

- mes groupes

- mes annuaires

Il suffit de sélectionner les personnes et valider. L’écran suivant présente le planning commun de l’équipe de la présidence par

exemple :


A - Création d’une réservation

La création s’effectue par l’inspecteur en cliquant sur

Partie destinée à la saisie : • Du jour • De l’horaire • Des semaines concernées • Du type d’affichage • Du type de réservation • De l’année universitaire

Partie destinée à la recherche des ressources concernées par cette réservation :

• Personne • Salle • Matière et examen • Objets (Vidéo –

logiciels…) Le « Panier » regroupe toutes les ressources concernées. On ajoute la ressource recherchée dans le panier en cliquant sur la flèche vers le bas.

Remarque :

Type d’affichage : signifie que la réservation sera

• Privée : visible uniquement par la ou les personnes enregistrée(s) dans la réservation


• Service : visible par les membres du service de la personne enregistrée dans la résa (selon les groupes de l'annuaire),

• Public : visible pour tous.

Saisie des semaines : La saisie se fait à la manière Excel : 39-45 signifie de la semaine 39 à la semaine 45 incluse 39 signifie la semaine 39 39 ;41 signifie la semaine 39 plus la semaine 41

Motif de la réservation Le motif est obligatoire sauf pour une réservation concernant un enseignement.

Ressources du panier

• Pour un enseignement (CM,TD,TP), l’UE doit être renseignée. • La salle n’est pas obligatoire : dans ce cas, la réservation ne sera pas complète

mais enregistrée. • Il est possible d’indiquer plusieurs salles pour la même réservation « ferme ». • Il est aussi possible de renseigner plusieurs salles « Au choix » : dans ce cas,

vous souhaitez une salle parmi celles indiquées. Dans ce cas aussi, la réservation ne sera pas complète mais renseignée.

• La personne n’est pas obligatoire sauf dans le cas d’une réservation d’une salle pour une réunion.

• Il est également possible de saisir plusieurs personnes. Lorsque le panier est rempli avec toutes les ressources souhaitées et que vous cliquez sur le bouton « Valider », l’application vérifie automatiquement que toutes les ressources concernées sont libres pour les semaines et les horaires indiqués. Dans le cas d’une personne, la vérification s’effectue de la manière suivante et sur les critères suivants :

• Les missions • Les jours fériés • L’emploi du temps pour les IATOSS ou les indications que les enseignants auront bien

voulu indiquer à l’aide de l’application AGENDA. • Les vacances universitaires • Les indisponibilités par diplôme

Voir écran B - Modification d’une réservation Lorsque que vous effectuez un clic droit sur le créneau à modifier au niveau du planning, le menu suivant apparaît :


Gestion des semaines :

:

Permet d’ajouter ou de retirer une semaine à la réservation en cours.

Editer une réservation :

L’inspecteur s’ouvre et vous pouvez apporter les modifications nécessaires.

Pour cela, cliquer sur le bouton

Une fois les modifications apportées, cliquer sur le bouton pour valider .

Le bouton permet de supprimer une réservation.

Le bouton permet de commencer une nouvelle réservation.


Vous pouvez modifier et supprimer tout ou une partie des réservations : si vous avez saisi plusieurs n° de semaine, vous pouvez agir sur toutes ou celles que vous sélectionner dans la fenêtre qui s’affichera dans ce cas :


Le message suivant apparaît

Le fait de cliquer sur le bouton « Supprimer » déclenche le message suivant et déclenche l’envoi d’un mail à la personne concernée.

Modification graphique

Par défaut, le planning est verrouillé.

En cliquant sur l’icône , le cadenas change de couleur et déverrouille le planning.

Vous pouvez alors déplacer avec la souris un bloc (réservation) vers de nouvelles coordonnées horaires ou jour. Ces dernières s’affichent en haut à droite de la fenêtre et modifie la réservation concernée.

Ceci n’est évidemment possible que dans le cas où vous avez le droit de modification

sur cette réservation.


Ce déplacement entraînera les mêmes vérifications que celles faites lors d’une

modification par l’inspecteur.

C - Recherche d’une réservation 1 – D’une personne

Cliquez sur le menu pour obtenir les créneaux d’occupation d’une personne.

L’écran suivant apparaît : il permet la recherche d’une personne.

La recherche des créneaux s’effectue en fonction du type d’enseignement effectué :

Tout : permet d’afficher l’ensemble des créneaux CM TD : permet de restreindre la recherche TP …

Ne pas oublier de renseigner l’année universitaire.

Il suffit de cliquer sur le bouton pour lancer la recherche.


Voici l’écran qui apparaît s’il avait été sélectionné « Tout » au niveau du type :

2 -Des créneaux de réservation d’un atome pédagogique


Cette recherche s’effectue par le menu . Elle permet de retrouver les créneaux horaires ainsi que les intervenants.

Pour lancer la recherche, les zones suivantes doivent être saisies : Grade Parcours Diplôme Semestre Année universitaire Type AP

Une fois ces champs remplis, le bouton est actif.


D - Dépositaire d’une salle Les dépositaires de salles sont les personnes qui "gèrent" ces salles en réalité. Il peut être décidé que certaines ne seraient que par une personne en particulier. Dans ce cas, elle est dépositaire de cette salle. Elle reçoit donc les demandes de réservation pour cette salle (Ex : lors d’une

réservation de la salle 110, les dépositaires de la salle 110 reçoivent un mail). Cette personne peut donc choisir de refuser la réservation (pas dispo pour travaux,

réunion de service..) ou de modifier ou accepter ces demandes en cliquent sur le menu « Dépositaire »

Ce principe est également utile pour arbitrer les réservations de salles quand plusieurs personnes veulent la même salle.

E - Impression d’un emploi du temps a – d’un enseignement

En cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer l’emploi du temps visualisé.


Exemple d’édition :

Vous pouvez également afficher l’emploi du temps d’un diplôme ou d’une salle sur le

Web (au format PDF) en cliquant sur le menu « Fichier -> Exporter sur le Web ». C’est l’emploi du temps affiché à l’écran qui va être exporté. b – d’une personne Un format d’impression particulier est disponible pour afficher les agendas d’une

personne. Il suffit de cliquer sur le format Tableau pour avoir le type d’impression suivant :

Exemple d’édition :


Nom du fichier généré : MonAgenda.pdf F – Divers 1 -Gestion des vacances scolaires

Ce menu permet la saisie du début et fin de vacances universitaires pour chaque diplôme. Au niveau de cette liste n’apparaît que les diplômes ouverts pour l’année universitaire en cours


: permet de modifier un créneau de vacances

: permet d’enregistrer la saisie

: permet de supprimer les vacances

: permet de saisir des vacances 2 – Recherche de créneaux de libre Ce menu permet de rechercher pour une personne, une salle, un enseignement les

créneaux libres pour une période donnée. Prenons comme exemple, la recherche des créneaux libres d’une salle donnée. Il suffit de sélectionner la salle concernée et de la basculer dans le panier du dessous. La recherche de créneaux peut s’effectuer pour plusieurs salles, il suffit d’en faire la

sélection. Au niveau des critères de recherche, il faut renseigner : - la durée de réservation (1 heure, 2 heures …) - les dates concernées - le créneau (08h-12h, 08h-19h …)


et de lancer la recherche. Le résultat de la recherche indiquera l’ensemble disponible ainsi que les créneaux horaires de libre pour la période saisie.

Critères de recherche

Ressources concernées par la recherche

Résultat de la recherche


3 – Gestion des objets

A venir G – Gestion des préférences

Ce menu permet de gérer le paramétrage d’affichage au sein de l’applicatif. a – Diplômes Permet de définir une liste de diplômes préférés : liste des diplômes dont vous avez la

gestion par exemple. Il suffit de sélectionner un diplôme et de le basculer dans le panier du bas en cliquant

sur le bouton


b – Interface

Permet de définir les préférences par utilisateur : - ne pas oublier de cocher NON pour Année civile - définir le planning affiché par défaut au lancement de l’application c – Gestion des couleurs d’affichage des EC A près avoir sélection le diplôme concerné, choisir le parcours concerné ainsi que le

semestre.

Une liste d’EC apparaît : cliquez sur un élément puis sur le bouton pour faire apparaître la palette de couleurs.


H – Code des couleurs Différentes couleurs apparaissent lors de la saisie des réservations :

: vacances scolaires

: TD

: CM

: Réunion

: TP


Mode d’emploi de L’Application SuperPlan - cocktail.org · Ce mode de réservation ressemble au...

Documents

Transcript of Mode d’emploi de L’Application SuperPlan - cocktail.org · Ce mode de réservation ressemble au...