Modalités de mise en œuvre de la 1ère campagne de pilotage des gains achat

septembre 2012Direction Générale de l’offre de soins - DGOS

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ObjectifsLe contexte

▪ Les achats hospitaliers représentent 18 Md€, second poste de dépenses des établissements de santé après la masse salariale.

▪ Les bonnes pratiques et les succès sont nombreux mais ils sont encore isolés et doivent être partagés entre tous les établissements.

▪ Le programme PHARE, lancé en octobre 2011, a identifié un potentiel de gains au plan national de 910 M€ sur la période 2012-2014 autour de trois axes :

▪ Favoriser la mise en place d’un responsable achat unique en établissement qui anime un dialogue avec les prescripteurs sur toutes les catégories de dépenses et produit un Plan d’Action Achat annuel quantifié

▪ Développer et/ou consolider les groupements de commande au niveau national et/ou territorial

▪ Accélérer les échanges de pratiques entre les établissements (projet ARMEN)

▪ Le programme PHARE est piloté par la DGOS. Les ARS jouent un rôle de facilitateur et d’animateur régional, au service des établissements.

• Valoriser et donner de la visibilité à la performance achat des établissements et des groupements de commande / crédibiliser la démarche de transformation.

▪ Initier un dialogue avec les principaux établissements pour accompagner la mise en place de plans d’actions achats.

▪ Suivre la constitution / le renforcement de groupements de commande territoriaux.

▪ Valider la réalisation des objectifs de gains achat régionaux 2012.

▪ Produire un premier état prévisionnel des gains régionaux 2013, afin de déterminer les éventuelles actions de renforcement à mettre en place.

▪ Poursuivre la diffusion de la méthode de calcul des gains achat.

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La première campagne de pilotage des gains vise à valoriser les acteurs et les premiers succès d’une part, à préparer l’année 2013 d’autre part

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Que mesurent les gains achats ?

Impact de ce que l’on a fait de mieux / de différent que la fois précédente▪ Economies sur achats récurrents▪ Économies sur achats ponctuels▪ Actions de progrès▪ et ce pour l’ensemble des dépenses d’investissement et de fonctionnement d’un établissement.

Gains ramenés à une base annuelle ou « 12 mois »▪ Ou autre suivi : pro-rata temporis sur les années N et N+1(permet d’approcher l’impact sur les dépenses

N et N+1)▪ La pratique de parler des gains totaux pendant toute la durée d’un marché pluriannuel est à proscrire car

elle ne permet pas de calculer des % de gains

Les projets sont inscrits dans le plan d’action achat l’année de leur notification

Recherche de progrès continu => nouveaux projets comparés sur une base homogène (12 mois)

Voir doc. méthode de calcul

des gains achat

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La maquette de plan d’action achat annuel, un outil Excel unique pour quantifier les actions de gains dans un établissement, quel que soit son niveau de maturité

La maquette de plan d’action achat recense l’ensemble des actions de progrès dans les établissements, par année.

Important : afin de tenir compte de la maturité des groupements de commande, pour cette première campagne de pilotage des gains, il est demandé aux établissements d’inscrire dans les PAA tous les gains achat à l’exception des gains générés directement par leur participation à des groupements de commande (territoriaux ou nationaux). Pour les groupements de commande nationaux et territoriaux, la remontée des gains sera assurée par la DGOS et les ARS.

Plan d'action achats

Intitulé du projet achats

Type de leviers

Chef de projet Achat

Equipe projet Segment

Date de notification (1)

Durée du marché ou de l'action de progrès

en mois

Montant de référence

annuel

Gains cible base 12

mois

Gains réalisés base 12

mois

Impact 2012

Impact 2013 à

reporter

% gain base 12 mois (calculé) Statut

Points d'attention

Actions correctrices

Optimisation fournisseur informatique

Optimisation des prix M. Dupont

Mme ChouetteM. Durand Informatique 01/06/2012 24 1 200 000 120 000 120 000 60 000 60 000 10,0%

Montant financier du projetFiche d'identité projet Achats Suivi du projet

OBJECTIF: Recenser les gains par initiative. Pour rendre compte du plan d'actions achats

Voir Kit établissement

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Pour les groupements de commande, un tableau de bord dédié de suivi des gains a été élaboré. Il concerne à ce stade uniquement les opérateurs nationaux

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Traitable Traité prévisionnel Traité réel Gain prévisionnel Gain réel

Segments d'achat nationauxInformatique (PC, écran, portable)Contrôle technique Solutions d'impressionVéhiculesTéléphonie mobilePapierSegments d'achat infra-nationaux prioritairesAlimentation (602-3 & 606-3)Linge et Habillement (602-663 & 606-263)Médicaments

Médicaments dans les GHS (602-11)Médicaments hors GHS (602-12)Médicaments ATU (602-13)

Dispositifs médicauxLigatures et sondes (602-21)Petit matériel médico-chirurgical non stéri le (602-22)Matériel et fournitures médico-chirurgicales à usage unique stérile (602-23)Fournitures pour laboratoires (602-24)Fournitures d'imagerie médicale (602-25)Appareils et fournitures de prothèses et d'orthopédie (602-26)

DMI figurant sur la liste mentionnée à l'article L. 162-22-7 du CSS (602-261)

Autres appareils de prothèses et d'orthopédie (602-268)

Pansements (602-27)Autres fourni tures médicales (602-28)

Fluides et gaz médicaux (602-16)Fournitures de bureau et informatiques (602-65 & 606-25)DéchetsProduits liés à l'incontinence (couches, alèses et produits absorbants) (602-661 & 606-261)Produits d'entretien (602-62 & 606-22)Total segments d'achat infra-nationaux prioritaires (hors déchets)Autres segments d'achatTitre 1Personnel intérimaire (621-1)

Personnel administratif et hôtelier (621-11)

Personnel médical (621-13)

Personnel paramédical (621-14)

Participations des employeurs à la formation professionnelle continue (633-3)Personnel non médical (633-31)

Personnel médical (633-32)

Titre 2Produits sanguins (602-15)Produits de base (602-17)Autres produits pharmaceutiques et produits à usage médical (602-18)Fournitures médicales (606-6)Achats de marchandises à caract. médical et pharmaceutique (607-1)Sous-traitance générale (611)

Sous-traitance à caractère médical (611-1)

Sous-traitance médico-social (611-2)

Locations à caractère médical (613-1)Entretien et réparations des biens à caractère médical(615-1)Titre 3Fournitures consommables (602-6)Fournitures non stockables (606-1) Fournitures non stockées (606-2)Primes d'assurance (616)Etudes et recherches (617)Divers services extérieurs (618)Informations, publications, relations publiques (623)Déplacements, missions et réceptions (625)Frais postaux et de télécommunications(626) * * * *Prestations de services à caractère non médical (628)

Blanchissage par prestataire externe (628-1)

Alimentation par prestataire externe (628-2)

Nettoyage par prestataire externe (628-3)

Informatique par prestataire externe (628-4)

Prestations de services à caractère éducatif par prestataire externe (628-5)

Autres prestations externes(628-8)

Investissement* hors tél éphonie mobi le

Unité : annéeTraitable : données de l'ARSTraité : données des opérateurs de mutualisation

Tableau de bord national

• Le tableau de bord est aujourd’hui utilisé par les groupements nationaux : UNIHA, Resah IdF, Unicancer, UGAP, et suivi par la DGOS.

• Il a vocation à être utilisé progressivement par les groupements de commande régionaux, notamment quand seront disponibles des outils d’automatisation du calcul des gains (chantier animé par le Resah IdF).

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La DGOS assurera la consolidation et l’analyse des données régionales et nationales

Consolidation et analyse des gains

(DGOS)

ARSGroupements nationaux

(UNIHA, Resah IdF, Unicancer, UGAP)

Objectif : • Suivre la mise en place de plans d’actions achats dans les principaux établissements et la constitution / le renforcement de groupements de commande territoriaux

Modalités : • Remontée des gains 2 fois par an ( mai / juin et novembre - décembre)

Objectif : • Suivre la réalisation des gains par les groupements nationaux

Modalités : • Suivi régulier

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Première campagne de pilotage des gains : mode opératoire type

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Action Resp. Sept. Oct. Nov. Déc. Janv.

Identifier les établissements à fort enjeu et les principaux coordonnateurs de groupements territoriaux ARS

Présenter le mode opératoire aux établissements identifiés au cours d’une réunion téléphonique ou physique et remettre la maquette de PAA ARS

Présenter le mode opératoire aux groupements de commande identifiés au cours d’une réunion téléphonique ARS

Programmer pour les établissements une session de renforcement à la construction du PAA : kit établissement, documents ARMEN, méthode de calcul des gains, maquette de PAA… ARS

Tenir une réunion téléphonique ARS / Resah IdF pour organiser les modalités d’appui au calcul des gains pour les groupements territoriaux ARS

Recueillir les PAA 2012 (réalisé) et les PAA 2013 (prévisionnel) des établissements – dialoguer sur les principaux projets ARS

Recueillir les gains 2012 (réalisé) et les gains 2013 (prévisionnel) des principaux groupements de commande ARS

Renseigner le tableau de bord régional ARS

Envoi à la DGOS des tableaux de bord + PAA 2012 (réalisé) et PAA 2013 (prévisionnel) ARS

Consolidation et analyse des données DGOS

Retour Comité des achats, Comité des Marchés, COPIL Phare et proposition d’actions de renforcement DGOS

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Synthèse : le pilotage des gains doit avant tout permettre de dialoguer avec les établissements sur la transformation de leur fonction achat

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• Ne pas viser l’exhaustivité des données : le processus est émergent, il s’agit d’encourager, de maintenir la dynamique de progrès et de privilégier les établissements et groupements à plus fort enjeu.

• Utiliser le dialogue avec l’établissement pour l’accompagner dans la construction de son PAA 2013 : que manque-t-il pour avancer ? quel soutien l’ARS peut-elle apporter ?...Mettre en avant le dispositif d’accompagnement : kit établissement, documents ARMEN, formation ANFH, référentiel de calcul des gains, GT dédié à la construction de son PAA…

• Ne pas demander aux établissements de déclarer dans leur PAA les gains portées par des groupements de commande nationaux et territoriaux. La DGOS et les ARS assureront une consolidation de ces gains et un contrôle de cohérence sur un échantillon d’établissements.

• Tenir compte dans le dialogue avec les groupements territoriaux que peu d’entre eux ont l’habitude et les moyens de déclarer leurs gains. Organiser en octobre une réunion avec le Resah IdF pour définir les modalités d’appui aux groupements pour le calcul des gains.

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Rappel : objectifs de gains du programme PHARE

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2012210 millions €

2013320 millions €

2014380 millions €

Ile de France178 M

Corse4 M

Centre36 M

Bretagne47 M

Provence-AlpesCote d’Azur

61 MLanguedoc-Roussillon

32 M

Limousin15 M

Rhône-Alpes86 M

FrancheComté18 M

Lorraine35 M Alsace

29 M

Basse Normandie25 M

Haute Normandie

25M

Nord Pas De Calais

57 M

Picardie30 M

Pays De La Loire46 M

Poitou-Charentes27 M

Bourgogne27 M

Aquitaine42 M

Midi-Pyrénées38 M

Auvergne20 M

ChampagneArdennes

21 M

Région 2012 2013 2014Alsace 6,8 10,3 12,3Aquitaine 9,6 14,7 17,5Auvergne 4,4 6,7 7,9Basse-Normandie 5,7 8,7 10,3Bourgogne 6,3 9,6 11,4Bretagne 10,6 16,1 19,2Centre 8,2 12,4 14,8Champagne-Ardenne 4,8 7,4 8,8Corse 0,8 1,3 1,5Franche-Comté 4,3 6,5 7,8Haute-Normandie 5,4 8,2 9,8Ile-de-France 46,8 71,3 84,6Languedoc-Roussillon 7,4 11,2 13,3Limousin 3,5 5,3 6,3Lorraine 8,3 12,6 15,0Midi-Pyrénées 8,3 12,7 15,0Nord-Pas-de-Calais 12,4 18,9 22,5Pays de la Loire 9,9 15,1 17,9Picardie 6,8 10,3 12,2Poitou-Charentes 5,8 8,9 10,5Provence-Alpes-Côte d'Azur 14,0 21,3 25,3Rhône-Alpes 20,0 30,4 36,1

210 320 380

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1. INDICATEURS DE DEPLOIEMENT

Réalisé 2012 - ES à fort enjeu

Réalisé 2012 - autres ES

Prévisionnel 2013 - ES à fort enjeu

Prévisionnel 2013 - autres ES

Nombre d'établ issements avec un responsable achats unique (onglet 2) 4 2

Ratio par rapport au total prévu pr l'année 4/7 2/3

Nombre d'établ issements qui ont lancé un Plan d'actions achats (PAA) (onglet 2) 2 0

Ratio par rapport au total prévu pr l'année 2/7 0/3

Nombre d'établ issements adhérents à des groupements d'envergure nationale (UNIHA, Resah IdF, Unicancer, UGAP ) sur a minima 4 des 6 segments prioritaires (onglet 2)

5 0

Ratio par rapport au total prévu pr l'année 5/7 0/3

Nombre d'ES adhérent à un groupement régional sur les neuf segments prioritaires (onglet 2)

5 0

Ratio par rapport au total prévu pr l'année 5/7 0/3

Nombre d'établ issements ayant inscrit au moins un objectif dans leur CPOM (onglet 2)

5 1

Ratio par rapport au total prévu pr l'année 5/7 5/7

2.INDICATEURS DE GAINS

Réalisé 2012 - ES à fort enjeu

(kEUR)

Réalisé 2012 - Autres ES

(kEUR)

Prévisionnel 2013 - ES à fort enjeu

(kEUR)

Prévisionnel 2013 - Autres ES

(kEUR)

Gains des établissements (d'après planification du PAA hors massification) (onglet 3.1)

Gains des groupements régionaux (onglet 3.2)

Total Gains Etablissements et Groupements régionaux

ANNEXE: DONNEES DE BASE

Données 2012

Nombre d'établ issements publics (onglet 2) 62

Nombre de CHU et CH (onglet 3.1) 41

Nombre d'ex-HL (onglet 3.1) 21

Nombre de groupements régionaux (onglet 3.2) 16

Montant des dépenses achats (kEUR) (onglet 3.1)

0 0

Tableau de bord régional - ARS

COMMENTAIRES (insérer explications ou pistes d'amélioration)

Rappel : tableau de bord régional de suivi des gains et du déploiement (kit ARS)

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Le tableau de synthèse reprend les thèmes développés ensuite:

− Suivi de la mise en place− Suivi des gains

Attention : utiliser la dernière version du tableau de bord

(sept. 2012)

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• Le tableau permet de suivre le déploiement des PAA dans les établissements

• Le tableau permet de suivre les gains des établissements et des groupements régionaux

Rappel : tableau de bord régional de suivi des gains et du déploiement (kit ARS)

Données qui se reportent dans l'onglet de synthèseNA NA = Non applicable

OUI OUIEC EN COURS

NON NON

Type (CH, CHU, HL,

CHS)

Coordonnateur de groupement

(OUI/NON)

Adhérent UNI-HA

Invitation de l'ES au comité achats

régional

Inscription a minima d'un

objectif achat dans leur CPOM

Inscription d'un objectif

budgétaire achat dans les CREF (pour les ES concernés)

Liste des établissements à fort enjeu

CHU OUI OUI OUI OUI OUI NON OUI OUI OUI

NON

Etablissement X

XXX

1. PROFESSIONNALISATION

Indicateurs de déploiement par ES

Etablissement

Mise en place d'un responsable

achats unique (OUI/NON)

Participation à une réunion préparatoire avec le responsable

achats avant la réunion avec le directeur d'établissement

Réunion avec le directeur

d'établissement

Lancement d'un Plan d'Action Achats (PAA)

Contractualisation

XXX

OBJECTIF : Suivi du résultats des actions menées dans le déploiement (informations remontées sur l'onglet de synthèse) et du plan d'ac

Source : informations de l'ARS.

Données qui se reportent dans l'onglet de synthèse

NANA = Non applicable

Gain 2012 Gain 2013

Groupements régionaux Pour information, segments couverts

Gains réalisés 2012 (total, en

k€)

Gains prévisionnels

2013 (total, en k€)

DIGNE DASRI 678 687 867

CHICAS Médicaments

MONTPERRIN Hotellerie

LANTOSQUE / LA VESUBIE Produits d'hygiène et d'incontinence

MONTFAVET Restauration

TOTAL

Indicateurs de gains des groupements régionaux

OBJECTIF: Recenser les gains des groupements régionaux.

Source : remontée des coordonnateurs de groupements

Données qui se reportent dans l'onglet de synthèse

NA NA = Non applicable

Type (CH, CHU, HL, CHS)

Réalisé 2012 (en k€)

Dont réalisé à mi-année (en

k€)Commentaires Prévisionnel 2013

(en k€)Dont réalisé à mi-

année (en k€)Commentaires

CHU 56 677 989 tbd

CHU NA

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

56 677 989

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH > 50 M

CH < 50 M

CH < 50 M

CHS

CH > 50 M

CH < 50 M

CH < 50 M

CH < 50 M

CHS

CH < 50 M

Indicateurs de gains des établissements

Liste des établissements à fort enjeu

Autres établissements

Gain 2012 (hors massification) Gain 2013 (hors massification)

Etablissement

CHITS TOULON

CHU NICE

AP-HM

MARTIGUES

FRÉJUS/SAINT RAPHAEL

TOTAL

AIX EN PROVENCE

CANNES

ANTIBES

AVIGNON

CAVAILLON

AUBAGNE

MONTFAVET

MANOSQUE

DIGNE

HYÈRES

ARLES

SALON

DRAGUIGNAN

GRASSE

CHICAS GAP

TOTAL

MONTPERRIN AIX EN PROVENCE

BRIGNOLES

ORANGE

BRIANÇON

Source : PAA des établissements (gains hors massification)

Attention : utiliser la dernière version du tableau de bord

(sept. 2012)