Mission possible ! Bernard Cinq-Mars en technologie de l ......• Conseil d’un de mes...
Transcript of Mission possible ! Bernard Cinq-Mars en technologie de l ......• Conseil d’un de mes...
Réussir un dossier d’affaires – Mission possible !
Nous mettons beaucoup d'énergie pour réaliser un dossier d'affaires. Ce n'est
pas toujours facile de réaliser un tel dossier. Il n'y a pas de recette miracle et
les attentes sont très grandes. Quoi faire ? Qui peut nous aider ? Quels sont
les pièges et les moyens de les éviter ? Quels sont les trucs du métier ? Et en
fin de compte, comment rendre cette mission performante et agréable !
Bernard Cinq-Mars
Consultant en technologie de l’information depuis plus de 30 ans, Bernard
Cinq-Mars occupe actuellement le poste de vice-président Conseil chez
CGI. Au cours de sa carrière, il a touché à tous les aspects du domaine des TI
(analyse, architecture de système, gestion de projet, gestionnaire, etc.).
Depuis les 15 dernières années, M. Cinq-Mars se spécialise dans le conseil
stratégique auprès des dirigeants des grandes organisations ou entreprises
(planification stratégique, dossier d’affaires, architecture d’entreprise, etc.).
Depuis 4 ans, M. Cinq-Mars participe activement à l’élaboration de la
programmation de la JIQ (https://www.youtube.com/watch?v=VGe7zMd5d9E).
Il a aussi été conférencier à TEDx Québec avec un sujet des plus originaux :
William Shakespeare et la planification stratégique
(https://www.youtube.com/watch?v=vz_V_4Y2_Co)
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Anecdote : Discussion dans un 5 à 7 :
- « Combien coûte un dossier d’affaires ? »
- « C’est le prix que vous êtes prêt à payer pour vous sécuriser »
D’abord, c’est quoi un dossier d’affaires ?
• Toutes sortes d’études d’avant-projet incluant étude d’opportunité, de
faisabilité et même étude préliminaire
Qui a déjà réalisé un dossier d’affaires ?
• Est-ce que cela été facile ? Étiez-vous content des résultats ?
• Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir raté votre dossier d’affaires ?
Pas évident de faire un dossier d’affaires ! La première fois, la deuxième fois,
la troisième fois, ….
Comme disent les sportifs : « Il n’y en aura pas de facile »
Réaliser un dossier d’affaires, ce n’est jamais évident !
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Est-ce que vous connaissez le dossier d’affaires selon les directives du
Conseil du trésor ?
C’est un « check list » complet et intelligent de tout ce qu’il faut considérer
dans un plan d’affaires.
Pour plus d’explications :
• N’hésitez pas à contacter les responsables du dossier d’affaires au SSDPI.
• Suivez la formation qui est donnée par le CLDC.
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Réaliser un Dossier d’affaires implique forcément :
• Faire des recherches : lecture de documents, Internet, intranet, etc.
• Faire des rencontres : des gens, des ateliers, comité de travail, comité
aviseur, comité directeur
• Faire des réflexions : analyse et synthèse
• Faire de la rédaction : documents et présentations
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La Conférence de Québec (nom de code QUADRANT) fut une conférence
militaire tenue pendant la Seconde Guerre mondiale entre les gouvernements
britanniques et américains. La conférence eut lieu à Québec du 17 août au 24
août 1943, à la Citadelle de Québec et au Château Frontenac. Les délégations
furent dirigées par Winston Churchill, Franklin D. Roosevelt et William Lyon
Mackenzie King.
• Churchill savait qu’il ne pouvait pas gagner la guerre tout seul
• Il avait besoin d’alliés
• Il a tout fait pour convaincre Roosevelt d’entrer en guerre pour aider à
vaincre l’ennemi
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Voici une liste possible d’alliés selon la nature et la complexité du dossier
d’affaires.
Pourquoi les différentes couleurs ?
• Naturellement nous avons plus d’affinités avec certaines personnes ou
certains groupes
• Ce qu’il faut faire, c’est de se faire des alliés avec tous les gens qui peuvent
nous aider dans la réalisation du dossier d’affaires.
Anecdote - Interaction facile avec les gens technos dans des études
stratégiques au MESS
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Planifier c’est difficile quand on ne sait pas les obstacles que nous
allons rencontrer !
• Combien ça prend de temps un dossier d’affaires ? 1 mois – 3 mois – 6
mois - 1 an
• Ça dépend de quoi ?
• La durée (ou l’épaisseur d’un dossier d’affaires) est directement
proportionnelle à l’insécurité et à la complexité de la prise de décision
Alors, comment planifier votre mandat ?
Méthode 1 - Utilisation de la table des matières du dossier d’affaires
• Une table des matières c’est fait pour présenter un dossier complet dans un
ordre logique
• Une planification en fonction de la structure d’une table des matières d’un
document donne l’illusion que nous sommes structurés et en contrôle.
• Attention ! C’est souvent un piège car les gens ne réfléchissent pas de
manière aussi compartimentée et séquentielle
Méthode 2 - Je vais vous montrer une autre technique!
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Fixer les rencontres
• Les rencontres pour se faire des alliés
• Tous les ateliers
• Tous les comités
Créer des événements
• Conseil d’un haut dirigeant: « Pour s’assurer que des choses se fassent,
créer un événement à une date donnée »
• Fixez à l’avance toutes vos rencontres protocolaires avec les hauts
dirigeants (ex.: Comité aviseur – Comité directeur)
Planifier par la fin (ou planifier à rebours)
• Conseil d’un collègue de travail spécialisé dans les études stratégiques:
• Fixer d’abord la rencontre finale avec le comité directeur.
• Puis reculez dans le temps en fixant les rencontres préparatoires
(ateliers, comités de travail, comité aviseur, etc.)
• Prévoyez du temps pour la prise de connaissance des documents
par les dirigeants avant les rencontres
• Prévoyez du temps pour validation des documents par vos alliés
• Gardez-vous du temps pour réfléchir et pour rédiger
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Pourquoi un dossier d’affaires est toujours compliqué ?
• Si c’était simple et évident, il n’y aurait pas de dossier d’affaires
Quand ça se complique ?
• Plusieurs secteurs impliqués
• Plusieurs organismes impliqués
• Anecdote SAAQ – Entente avec 3 banques
• Anecdote CSPQ - Regroupement des CTI – Tous les MO impliqués
• Problématique horizontale
• Anecdote MESS - Gestion documentaire
Comprendre, c’est différent de documenter !
• Piège : Le labyrinthe des détails
• Conseil : Plus d’horizons et moins de forage
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Investir dans les lectures (activité rapide et facile) • Rapport annuel • Site Web (anecdote FADQ – des vidéos qui expliquent les différents programmes
de la FADQ) • Intranet (une mine d’information extraordinaire) • Documentation pas à jour ? Ce n’est pas grave • Anecdote ANQ : lecture au préalable d’un livre relatant l’histoire de l’Assemblée
nationale – Un vif succès lors des ateliers Arpenter le terrain • Rencontrez les gens • Allez faire une visite • Passez une après-midi avec un agent • Anecdote : saisie automatique du NIP au MESS • Attention aux états d’âme
• Écoutez et ne pas jugez • Ne retranscrivez pas dans le rapport • Anecdote SAAQ – Vérification mécanique – Commentaire sur la formation
Aller voir ce qui se fait ailleurs • Beaucoup d’information sur le Web
• Attention aux sites Web ce n’est pas la réalité. • C’est toujours un peu de la publicité
• Allez parler aux gens • Continuez les rencontres officielles autour d’un café
• Anecdote : Visite d’un centre d’appels
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Anecdote Catherine de Russie
• Catherine refusait de voir les plans de ses architectes pour les bâtiments
qu’elle voulait construire. Elle exigeait toujours des maquettes.
• Voir vidéo http://youtu.be/u9FCI2S4GNE?t=1h48m24s
Des plans d’architecte, ça intéresse des architectes, pas des
gestionnaires !
Il faut rapidement donner une bonne idée du résultat recherché
• Anecdote MESS - Prototype d’un site de collaboration
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Imaginer : • Imaginez rapidement et concrètement la solution • Conseil d’un collègue : « Travaille fort ta première image car ça sera ta
carte de visite tout au long du mandat » • Conseil d’un autre collègue : « Après 10% du mandat, tu dois avoir une
bonne idée de la solution. » • Anecdote : numérisation au MESS (solution opérationnelle non désirée)
Challenger : • Anecdote Générateur d’appels MESS – Atelier utilisateur - Massacre de la
solution • Dans l’élaboration d’une solution, un « Non » est aussi fort qu’un « Oui » car
il précise ce que le client veut. • Challengez puis raffinez la solution.
• Attention raffiner ne veut pas dire détailler à outrance ! Décortiquer (reverse engineering ) • Conseil d’un de mes gestionnaires : « Tu as de la difficulté de faire
approuver les objectifs et les orientations de ton client. C’est simple, pars à l’envers, c’est plus facile »
• Quand on a une bonne idée de la solution désirée, c’est le temps de parler d’objectifs et d’orientations
• Décrivez pour comprendre et non juste pour détailler
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Il faut parler argent.
Imaginez que vous allez parler au conseiller financier de votre banque pour
financer votre projet !
Démontrez la rentabilité de votre projet !
Écoutez, l’émission « Dans l’œil du dragon »
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Qui va payer ?
• Nous sommes très bons pour calculer les coûts mais la vraie question est : qui
va payer ?
• A-t-on de l’argent ?
• Comment se fera le financement ?
• Les parties prenantes sont-elles au courant et préoccupées par le financement ?
• Anecdote MESS - Gestion documentaire
• Anecdote MTQ – Système de conception à référence spatiale
Quels sont les revenus ?
• Nous sommes très bons pour énumérer tous les bénéfices tangibles et non
tangibles
• Le plus important est quels sont les bénéfices monétaires ou monnayables ?
Les bénéfices non monnayables sont d’excellents arguments de marketing
(i.e. gestion du changement) et non des arguments budgétaires
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Imaginez l’horaire d’un directeur
• Avant la rencontre : 10 problèmes à régler
• Après la rencontre : 10 autres problèmes qui l’attendent
Nous, c’est notre seul dossier, le décideur c’est un dossier parmi tant
d’autres
• Habituellement, il ne se rappelle pas de la dernière rencontre, et c’est
normal !
Qu’est-ce qui intéresse les décideurs ?
• Anecdote : Présentation au MESS (le client va toujours à la dernière page
du dossier, il veut voir les coûts et les recommandations)
• N’essayez pas de convaincre les décideurs par de grands discours :
amenez-leur des chiffres et des faits
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Rencontre individuelle
• Anecdote - Présentation réussie à un comité directeur : un VP dit « Vous
avez triché car vous avez rencontré tous les membres du Comité au
préalable ;-) »
Avancer en spirale
• Présenter le dossier au complet à chaque présentation mais avec un niveau
de détails et d’assurances plus élevé à chaque itération
• Ça rassure le client et nous aussi
• Similaire au Développement agile (prototype évolutif de la solution)
Vulgariser vos propos
• Les décideurs ne sont pas des architectes
• Les décideurs n’ont pas le même temps que vous pour tout comprendre
• Anecdote: présentation exécutive faite à mes enfants
• Anecdote: Charles De Gaule faisait ses discours à son épouse pour voir si
c’était compréhensible
• Conseil d’un haut dirigeant: « Va présenter ta solution à ta voisine ou ton
voisin et reviens-moi lorsqu’ils auront compris »
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Paire de souliers : • Allez voir les gens • Déplacez-vous • Découvrez leur habitude de travail pour les rencontrer (anecdote : Gestionnaire au
DGAG) • Les adjointes administratives, vos meilleures alliées pour fixer des rendez-vous • Téléphoner c’est excellent aussi • Courriel : C’est la plus grande illusion d’une bonne communication Cartes de crédit • Avez-vous déjà été serré dans vos finances ? Le gouvernement l’est. L’industrie
privée aussi. • Anecdote : « décoratrice-architecte » à la maison • Anecdote : Achat d’un auto par mon fils • Attention aux besoins émotionnels • Faut rembourser ? A-t-on des revenus ? Des bénéfices intangibles ce ne sont pas
des revenus Maquette Maison • Faites-vous comprendre • Trop souvent la solution est tellement détaillée qu’on n’a aucune idée de quoi ça
va avoir l’air • Simplifiez vos présentations de solutions • Ayez des images concrètes, des maquettes • Faites-vous comprendre par tous vos alliés • Soyez « marketing » et non seulement « architecte » • On vend surtout par des chiffres, des faits et des images. On vend très peu par
des argumentaires conceptuels.
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