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DMP – Gestion de l’Information – Systèmes d’Information dans les Cliniques Privées

MISE EN PLACE D’UN DOSSIER PATIENTINFORMATISÉ À LA CLINIQUE PASTEUR

DE TOULOUSE.« Il n’existe pas de solution informatique,

il existe une démarche informatique »

Gérer une entreprise, c’est faire fonc-tionner ensemble et le plus efficacementpossible des compétences et des per-sonnalités. Cette remarque sembleencore plus vraie dans une clinique quepartout ailleurs. Le corps médical yexerce à titre libéral ; les acteurs n’y sontpas ou peu interchangeables. Les cli-niques sont en perpétuelle recherched’un fonctionnement optimal permet-tant de réduire, ou au moins de contenir,l’augmentation des coûts de production.

L’informatique comme outil de coor-dination et de communication entre lesacteurs devrait avoir trouvé sa placedepuis longtemps dans les établisse-ments. Tel n’est pas toujours lecas.

En 2001, sensible à cette problé-matique, la clinique Pasteur faisaitle choix stratégique d’informa-tiser le dossier médical.

Depuis 10 ans, l’établissementavait avancé sur son systèmed’information mais n’avaitpas encore abordé le sujet del’informatique médicale. Al’époque, les médecins utili-saient chacun de leur côté, deslogiciels hétérogènes et noncommunicants.

Aujourd’hui, la clinique Pasteurdispose d’un système de dos-sier médical informatiquecohérent, adapté et adopté parles utilisateurs. Ce système quia été présenté sur site à MrPhilippe DOUSTE-BLAZY,Ministre de la Santé, fait partieintégrante de la culture de l’en-treprise.

La démarche qui a permis d’aboutir àl’adoption réussie de ce dossier médical estintéressante à présenter à travers les choixstratégiques initiaux retenus d’une part etd’autre part en regard des résultas obtenus.

En 2001 donc, la Direction de la cliniquesouhaitait aboutir à un dossier médicalinformatisé mais en abordant le sujet demanière très prudente. La démarche sou-haitée était une démarche de petits pas,fondée sur le principe que rien ne seraitimposé aux médecins. Il fallait commen-cer par des choses simples. Ainsi, est néle premier critère opérationnel: une miseen place progressive.

C’est dans cet esprit qu’est venue l’idéed’employer l’informatisation des ser-vices comme moyen de provoquer ledésir des médecins de voir aboutir undossier médical informatisé.

Les dirigeants en sourient main-tenant, mais, bien avant la miseen œuvre d’un dossier médicalinformatique, les premières in-formations mises en ligne dans lesystème ont été des choses aussitriviales que les petites annoncesdu comité d’entreprise ou lemenu du self…. Peu à peu lessalariés ont appris à utiliser lesordinateurs et à se servir de l’information fournie. Leséquipes s’y sont mises sans for-mation spécifique, par imitationde ceux qui savaient manier l’ou-til. Seuls les cadres infirmiers etles référents ont reçu une forma-tion dédiée. Cette tactique d’ap-propriation progressive del’outil à partir d’informationssans conséquence stratégique apayé. Les données partagées sontdevenues peu à peu plus impli-quantes et, finalement, ce sontles médecins eux-mêmes qui,voyant l’intranet des services,ont demandé à ce que le dossiermédical soit informatisé.

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Les médecins exprimaient, sur le sujet del’informatisation médicale, des points devue très différents et raisonnaient demanière individuelle. De ce fait, il étaitextrêmement complexe de définir leursbesoins réels ; ils étaient plus « dans lefaire » que « dans le prévoir ». Unedeuxième ligne directrice a donc étéadoptée : l’adaptabilité. Le systèmedevait s’adapter aux besoins, même trèsdifférents, de chaque praticien et parextension de chaque utilisateur.

N’ayant pas trouvé à l’époque sur lemarché de logiciel pouvant s’adapter àloisir, il a été décidé de développer eninterne ce dont la clinique avaitbesoin. La clinique salarie cinq informa-ticiens développeurs et a recours le caséchéant à des informaticiens externes,spécialisés dans la programmation enlangage java, mais encadrés par l’équipeinterne.

Pour parvenir à cette adaptabilité, la pro-blématique consistait à créer des boites àoutils permettant de collecter l’informa-tion et de la stocker dans des bases dedonnées. Comme chaque médecin dansson cabinet médical était attaché à sonlogiciel, il était impossible d’imposer unlogiciel commun à tous les médecins. Ilfallait être capable de s’intégrer à un exis-tant en se connectant à chacun de ces logi-ciels médicaux en place (plus de vingtdifférents). Dès lors, toute donnée médi-cale produite par l’un de ces logiciels estcollectée et stockée dans une base de don-nées centralisée accessible à tous lesmédecins: le concept de dossier médicalinformatique commun était né.

Les informaticiens ont conçu un systèmebasé sur les technologies WEB qui estune solution hyper adaptable et hypermodulable. Le système a étéfondé sur une architecture glo-bale construite à base de « logi-ciels libres» (et gratuits) autourde laquelle s’articulent les solu-tions informatiques individuellesdes médecins.

Les équipes informatiques ontconsacré énormément de tempssur le terrain pour adapter lessolutions nécessaires à chaqueutilisateur. La clinique a sou-haité ne pas investir dans leslicences mais dans le tempsd’adaptation aux besoins desprofessionnels.

Il ne fallait pas cependant que cette forteprésence sur le terrain pendant la phasede création de l’outil soit un frein à l’ap-propriation du système par les médecinset les salariés. En d’autre terme, il ne fal-lait pas que le service informatiquetienne la souris et frappe sur le clavier àla place des utilisateurs. C’était un écueilà éviter absolument puisque l’informa-tique devait permettre aux agents des’impliquer davantage dans la vie del’entreprise en ayant un meilleur accès àl’information et en partageant les don-nées.

La clinique a donc établi un troisièmeprincipe : l’autonomie des utilisateurs.

Pour que le système fonctionne, il étaitnécessaire que le service informatique nefasse rien. C’est un slogan volontaire-ment provocateur mais qui exprime bien

le souhait des responsables: si le systèmene pouvait pas permettre aux utilisa-teurs de s’approprier l’outil en fonc-tion de leurs souhaits et de leurs besoins,l’informatique ne pourrait jamais deve-nir véritablement culturelle dans l’entre-prise.

Chaque groupe d’utilisateurs, (médecins,salariés, CE, responsable qualité…)devait pouvoir définir son proprecontenu dans l’espace intranet qu’il uti-lise et ce qu’il souhaitait mettre à dispo-sition des autres services. Lesinformations devaient donc être dispo-nibles depuis n’importe quel ordinateurde la clinique avec une gestion descontenus délocalisée.

Ces trois principes fondateurs ont servide ligne directrice à l’objectif qui étaitpoursuivi : mettre en place un dossier

médical informatisé.

Le premier résultat est leconstat de ce qu’est devenu lesystème informatique : unoutil complet comprenanttout, depuis les menus duself jusqu’au dossier médi-cal, accessible en intranetou, de manière sécurisée,depuis l’extérieur via inter-net.

Concrètement, l’accès auxinformations se fait à partird’un simple navigateur inter-net qui accède à une page por-

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tail à partir de laquelle l’ensemble desacteurs, médecins ou salariés, accèdentà différents niveaux d’informations enfonction de ses droits d’accès.

Il s’agit volontairement du même carre-four où toutes les populations de la cli-nique se côtoient.

Une des zones principales concerne doncles salariés qui y trouvent les plannings,les notes de service, les listes de gardemais aussi les protocoles de soins ouencore les éléments de la démarche qua-lité.

Le système est devenu un outil de travailparticulièrement efficace et performantpour les équipes, en particulier enmatière de gestion documentaire. Tousles documents, sont indexés plein texte,c’est-à-dire qu’on peut effectuer unerecherche à partir d’un mot ou d’ungroupe de mots contenus dans le corpsdu texte, exactement comme avec unmoteur de recherche sur internet.

Le CE dispose de son propre espacequ’il anime lui-même, à partir de règlesarrêtées d’un commun accord avec ladirection de l’établissement.

Une autre zone est réservée aux prati-ciens qui l’utilisent comme forum de dis-cussion et de partage d’informationsmédicales générales. Les comptes-ren-dus de CME figurent dans cet espaceainsi que, entre autres, des informationssur des colloques, des articles médicauxou des revues médicales en ligne.

Enfin, bien sûr puisque c’était le but, uneautre zone est consacrée aux dossiersmédicaux des patients. L’outil permetd’afficher l’historique des données médi-cales concernant les différents séjoursdes patients. Les comptes-rendus suc-cessifs y sont stockés ; l’imagerie médi-cale y est accessible ainsi que lesrésultats d’analyses médicales ou d’ana-tomopathologie. Le dossier médical estcomplet, multi-spécialités et utilisé parla totalité des médecins. Il permet ausside gérer les mouvements de patient, lesprescriptions, les plannings de bloc opé-ratoire,… Les médecins peuvent aussisaisir leur PMSI (CCAM) depuis lessalles de blocs (ou même depuis chezeux via internet !), ce qui constitue pourla clinique Pasteur un atout considé-rable pour la mise en place de laTarification à l’Activité.

L’informatisation du dossier médicalest l’aboutissement d’une démarchevisant à inciter les praticiens au partaged’information au service de la cohérencedes soins. Depuis le début du projet, laCME s’est fortement impliquée danscette démarche.

Ce partage d’information n’a étéaccepté qu’après la rédaction d’unecharte informatique garantissant la tra-çabilité de l’accès à l’informatique et lagarantie du respect de la confidentialitédes données médicales concernant lepatient.

L’outil intranet commun, qui est décrittrès sommairement ici, évolue en per-manence en fonction des besoins desutilisateurs. C’est ce qui fait sa force etgénère l’intérêt que les équipes lui por-tent. C’est réellement devenu un outil auservice de l’amélioration de la qualité dutravail des équipes.

Ainsi, le deuxième résultat de ce proces-sus d’informatisation est la performancegénérée, médicale, paramédicale etadministrative.

Le dossier médical informatisé est devenuun outil au service d’un travail en com-mun des praticiens. Soit dans leur acti-vité individuelle, puisqu’ils peuventaccéder immédiatement à l’ensemble desdonnées médicales du patient pour leursconsultations, soit en groupe quand ils seconcertent sur le cas d’un patient. C’est lecas par exemple des praticiens travaillant

dans l’Unité de Concertation Pluridisci-plinaire en Oncologie. Ils se réunissent etprojettent, via un vidéo projecteur, les élé-ments du dossier médical et prennent unedécision thérapeutique collégiale à l’aidede cet outil.

Une autre amélioration fonctionnelle liéeà l’informatisation des processus de soinset du dossier médical est la disparitionprogressive du papier. Ce n’a jamais étél’objectif directement recherché maisc’est une conséquence logique du faitqu’on ne peut demander à un médecin derenseigner les données informatiquementpuis de les retranscrire sur papier. La cli-nique a évidemment tenu au courant sesautorités de tutelles de cette évolution.

Le système a été adopté parce qu’il a étéadapté par ceux qui l’utilisent. Lesacteurs se sont réellement appropriésl’outil : l’informatique fait partie de laculture de l’entreprise et d’une cer-taine fierté des utilisateurs. C’est letroisième résultat.

L’outil informatique permet une com-munication efficace entre les services.Les salariés comme les médecins dispo-sent d’une messagerie interne. Les ser-vices communiquent en temps réels grâceà l’outil informatique. L’inscription despatients au programme opératoire parexemple se fait directement depuis laconsultation des médecins dans les plagesqui leur sont réservées. La chef de bloc etles praticiens valident ces inscriptions entemps réel.

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La présence de l’ordinateur est par-faitement intégrée à la vie quoti-dienne des services. La clinique ainstallé 150 ordinateurs et destablettes sans fil pour pouvoir accé-der au dossier médical au lit dupatient. Les médecins quand à eux,sont propriétaires de leurs propresoutils, ordinateurs ou PDA qui leurpermettent d’accéder à l’informationvia la technologie sans fil WIFI.

Les nouveaux médecins ou salariésont ainsi, grâce au système, un accèsdirect à la vie de l’entreprise et auxdifférentes composantes de son fonc-tionnement. Cela permet une intégra-tion plus rapide et fait partie del’image de marque de l’établissementvis-à-vis des nouveaux arrivants.

La direction de la clinique a été invitéeà présenter au Ministère, devant M. Philippe DOUSTE-BLAZY, sonsavoir-faire dans l’informatique d’unétablissement de santé comprenantl’informatisation du dossier médical aumoyen d’outils compatibles internet.

C’est ce qui a intéressé le ministrequi a souhaité voir ensuite la démarchesur place dans le cadre du lancement duprojet national DMP, ainsi la clinique aeu le plaisir de le recevoir.

Parfaitement intégré à la vie de l’entre-prise, le système fait quelque part une certaine fierté des équipes. La visite de M. le Ministre Philippe DOUSTE-BLAZY a permis de mettre en valeur lacontribution des équipes professionnelle àla qualité du système.

Le système en son état actuel a donc étéreconnu par les utilisateurs et par latutelle. Cela encourage d’autant plus lesresponsables à poursuivre son dévelop-pement et à le mettre en perspective.

Le marché de l’informatique est abordépar les cliniques comme si elles étaientdes établissements strictement isolés. Ceciest absurde, la concurrence entre les éta-blissements ne justifie pas qu’ils se pri-vent de la mise en commun d’outils dansla mesure où les enjeux et les besoins sontstrictement les mêmes pour tous.

La clinique Pasteur propose donc une démarche de mutualisation demoyens et d’accompagnement au déve-loppement du système d’information

pour d’autres établissements de santé,au travers d’une société appelée CP-SYSet dont chaque clinique partenaire pourradevenir à terme actionnaire. Un accord departenariat a été signé avec la sociétéSQLI afin de pouvoir déployer la solutionsur l’ensemble du territoire national. Lesaméliorations apportées pour les nou-velles cliniques peuvent ainsi servir auxautres établissements.

Aucune licence n’est vendue puisque lesystème est développé avec des logicielslibres de droits. Seul le temps de paramé-trage et d’accompagnement des cliniquesdans l’appropriation par les acteurs de lasolution informatique est rémunéré.

Aujourd’hui, plusieurs cliniques ont adoptécette solution, et de nombreux contacts sonten cours avec des établissements qui sou-haitent s’engager dans la même démarche.

La société CP-SYS fera évoluer enpermanence le système grâce auxdemandes des autres établissementsutilisateurs.

En outre, l’enjeu principal dessystèmes d’information d’établis-sements de santé est l’interopéra-bilité. En interne, le parti avait étépris d’intégrer les données issuesdes logiciels professionnels desmédecins, ce qui est une premièreforme d’interopérabilité. L’étapesuivante est évidemment de collec-ter des informations venant desystèmes d’autres établissementsou de médecins de ville et enretour, de pouvoir transférer lesdonnées médicales internes vers lesprofessionnels utilisateurs recevantles patients soignés à la cliniquePasteur.

La clinique est prête à intégrer sesdonnées médicales dans un portailrégional de santé dès lors quecelui-ci sera mis en place parl’ARH.

Clinique Pasteur

Contact : M. Jean-Pierre DeymierDirecteur

Tél : 05 62 21 30 15Email : j.deymier@clinique-pasteur.com

CP-SYS

Contact : M. DominiquePon

Tél : 05 62 21 30 40Email : d.pon@clinique-pasteur.com

En conclusion, cette expérience

montre que l’informatique est un

outil hautement fédérateur. Les

techniques modernes de communi-

cation doivent servir à fédérer les

composantes de l’activité de soins,

à l’intérieur et à l’extérieur des éta-

blissements.

L’informatique ne résoudra évidem-

ment pas tous les problèmes de notre

secteur, mais si, comme la clinique

Pasteur, les établissements s’engagent

dans une démarche d’informatique

structurante, à travers l’adoption d’un

dossier médical informatisé, de nom-

breux problèmes du système de santé

lui-même pourraient être résolus. ■