Memoires

La numérisation et le dépôt électronique des

mémoires des étudiants de l’IEP

7900 mémoires signalés depuis 1958

5000 numérisés et disponibles en ligne en avril 2010

1- La Numérisation des mémoires

Les objectifs :

Valorisation des travaux inédits (RFSP et Sudoc)

Faciliter la consultation en ligne, à distance

Simplifier les procédures de gestion des autorisations de consultation, de diffusion des mémoires

Conserver les documents de façon pérenne, libérer de la place dans les magasins pour stocker des ouvrages

La numérisation et le dépôt électronique des mémoires

Calendrier de mise en oeuvre :

Depuis 2004 : Numérisation à la demande lors des prêt entre bibliothèque (PEB) – environ 1200 mémoires traités.

A partir de 2006 : définition du projet de numérisation, dans le cadre du financement de la région Rhône-Alpes :

- conception du catalogue (base de données pour remplacer le registre papier), des procédures (2007)

- prestation de numérisation de 2000 mémoires par an Sur 2 années (2008/2009 et 2009/2010)


Deux procédures de numérisation : interne à l'IEP ; externe confiée à un imprimeur (ESTHI, prestataire externe)

En interne : sont numérisés au service reprographie de l’IEP.

Les plus anciens mémoires (à partir de 1958) Ceux demandés dans le cadre du PEB (prêt entre

bibliothèque) Tous les mémoires dont la structure est complexe

(recto/verso, montage, collage, format A3...).



Deuxième procédure... en externe par ESTHI

Sont numérisés tous les mémoires dont la structure est homogène :recto seul, en noir et blanc, format A4...

Esthi assure les navettes pour venir chercher à l'IEP les cartons de mémoires à numériser et nous retourner les mémoires sur CD.


Préparation et contrôles des mémoires numérisés par ESTHI.

Les documentalistes sélectionnent les mémoires : seuls ceux qui ne présentent aucune difficulté technique (telle que des photos couleurs, des collages, des pages en format A3…) sont transmis àl'imprimerie ESTHI (environ 50 mémoires par semaine).

Les mémoires sont retournés une fois numérisés, sur CD. Les documentalistes effectuent alors un nouveau travail de vérification et de validation : contrôle du nombre de page, de la qualité des images, etc. Ce travail exige une grande rigueur car le mémoire original, dans sa version papier, sera ensuite détruit.

Plusieurs modes d'accès sont possibles via le catalogue :

• Professionnel : toutes les notices et tous les mémoires numériques (c'est notre cahier d'enregistrement).

• Intranet : les notices et mémoires dont le signalement et/ou l'accès est restreint par le Jury et/ou l'auteur.

• Internet : les notices et mémoires dont le signalement et l'accès sont autorisés par le Jury et l'auteur.

Interface de consultation et de recherche :- Par auteur, titre, directeur, séminaire et date- Possibilité de sélectionner uniquement les versions PDF



7690 mémoires sont référencés dans le catalogue public,

dont 4800 disponibles en version électronique en intranet

et 2830 sur Internet.

Les avantages (cf. Objectifs pour les étudiants, enseignants et bibliothécaires) :

- une plus grande disponibilité des mémoires (en ligne)- des informations plus complètes (note, autorisation...)- une simplification des procédures (dépôt, signalement...)- à terme, un gain de place en magasin

Les limites :- des opérations lourdes, complexes : tri, sélection desdocuments à numériser, contrôles de la numérisation...- la numérisation interne, manuelle dépend des possibilités d'accès au scanner (reprographie)

Mises en garde : - nécessite une forte sensibilisation à la gestion des droits d'auteur et un soutien des enseignants, de la direction des études.


Les perspectives …

Dépôt électronique des mémoires (2008)

Catalogue collectif avec les IEP de Paris, Bordeaux et Lyon

Compilatio : mise en oeuvre d'un dispositif antiplagiat (2009)

Poursuivre la numérisation à la demande ....

=> 6000 mémoires en ligne fin 2010



2- Le dépôt électronique (2008)

Depuis juin 2008, les étudiants de 3è année doivent déposer leur mémoire sous format électronique au centre de documentation.

Ce dépôt électronique s'effectue sur CD ou clef USB. Le fichier informatique doit avoir un format traitement de texte (Word ou Open Office).

Lors du dépôt, le documentaliste vérifie la conformité du fichier informatique à l'original imprimé pour la soutenance (mise en page, renvois, annexes, bibliographie…) pendant que l’étudiant remplit un formulaire d'autorisation ou de refus de diffusion sur Internet.


Le fichier informatique sera traité ensuite : - vérifier l'usage de la feuille de style - vérifier que les sources des annexes sont bien précisées- corriger les erreurs de mise en page et éventuellement les fautes d’orthographe...

Le fichier est ensuite convertit en format PDF, la notice du catalogue est mise à jour, et le mémoire peut être aussitôt consulté en ligne.

En 2008, 234 mémoires ont été déposés (sur 252 inscrits), 178 étudiants ont autorisé la diffusion sur Internet.

En 2009, 186 mémoires ont été déposés (sur 209 inscrits), 153 étudiants ont autorisé la diffusion sur Internet.


Depuis la rentrée 2009, l'IEP s'est doté d'un logiciel de détection du plagiat : Compilatio.

Cet outil compare un document avec une base de connaissances et les ressources disponibles sur Internet.

Après analyse, un rapport est proposé qui signale toutes les parties du document analysé qui sont similaires à d'autres documents, trouvés sur Internet.

Un taux « d'originalité » du document soumis à l'analyse est calculé selon le nombre de « copier/coller » retrouvés, et la proportion de ces « citations » dans le document original.

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