Manuel Porteurs de projet - AGDE -...

MANUEL PORTEURS DE PROJET

10 octobre 2016

21, quai des Salinières 33000 Bordeaux - Tel : 05.57.81.00.09 - www.a6cmo.fr - Mail : [email protected] SARL au capital de 76 566 euros - SIREN 383 884 574 - Code NAF 7022Z

TVA communautaire : FR88383884574, Prestataire de formation enregistré sous le n° 72 33 08159 33

Table des matières

ACCES AU MODULE PORTEURS DE PROJET ................................................................................................................................. 2

ESPACE DE TRAVAIL .................................................................................................................................................................... 3

FICHE DETAILLEE PORTEUR DE PROJET ....................................................................................................................................... 4

1. ONGLET « LES PORTEURS DE PROJET » ............................................................................................................................................. 4

A. Coordonnées ....................................................................................................................................................................... 4

B. Suivi ..................................................................................................................................................................................... 5

C. Parcours et compétences ................................................................................................................................................ 5

2. ONGLET « LE PROJET » ................................................................................................................................................................. 6

A. Description du projet ........................................................................................................................................................... 6

B. Attentes ............................................................................................................................................................................... 7

C. Préparation et avancement ............................................................................................................................................ 7

D. Divers .............................................................................................................................................................................. 7

3. ONGLET « CONTRAINTES / FINANCEMENT / FORMATION » .................................................................................................................. 8

4. ONGLET « CONTACTS AVEC LE PORTEUR DE PROJET ».......................................................................................................................... 8

INTERACTIONS ........................................................................................................................................................................... 9

DOCUMENTS ............................................................................................................................................................................ 10

LISTE DES SYMBOLES ET MANIPULATIONS DE BASE ................................................................................................................. 10

1. LES SYMBOLES UTILISES ............................................................................................................................................................... 10

2. MODIFICATION DE DATE .............................................................................................................................................................. 10

3. TABLES DE REFERENCES ............................................................................................................................................................... 10

4. TRIER PAR ORDRE CROISSANT OU DECROISSANT DANS UNE OU PLUSIEURS COLONNES ............................................................................... 11

5. RECHERCHES ............................................................................................................................................................................. 12

A. Recherche simple .............................................................................................................................................................. 12

D. Recherche plus d’options .............................................................................................................................................. 13

E. Sélection des champs en sortie ......................................................................................................................................... 14

F. Sauvegarder/Charger une recherche ................................................................................................................................ 15

6. FILTRES .................................................................................................................................................................................... 16

7. EXPORTER ................................................................................................................................................................................ 17

8. IMPRIMER ................................................................................................................................................................................ 18

9. INTERACTIONS ........................................................................................................................................................................... 18

Manuel porteurs de projet

ACCES AU MODULE PORTEURS DE PROJET

Cliquer sur pour : 1. Rechercher un ou des porteurs de projet

2. Créer un nouveau porteur de projet

3. Accéder aux statistiques et tableaux de bord

4. Afficher l’agenda des porteurs de projet

5. Afficher l’aide


ESPACE DE TRAVAIL

L’écran principal est séparé en deux parties : une affichant la liste des porteurs de projet, une autre, qui présente les données du ou des porteurs de projet :

Soit de façon simplifiée (Prévisualisation)

Soit de façon détaillée (Fiche détaillée)

Soit les interactions (Etablissement, Interlocuteur, Immobilier, etc.)

Soit les documents liés

Ce menu regroupe les commandes disponibles pour

les fiches (par exemple « Modifier », « Ajouter »,

« Supprimer », « Imprimer », etc.)

Indication du nombre de porteurs de

projet présents dans votre sélection et

présents dans le filtre actif

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.


FICHE DETAILLEE PORTEUR DE PROJET

1. ONGLET « LES PORTEURS DE PROJET » A. Coordonnées

Dans ce cadre sont stockées toutes les informations concernant l’adresse du porteur de projet sélectionné, à savoir le numéro et

le nom de la voie, mais aussi, le téléphone et le fax, etc.


Définition des champs :

Date de naissance : date de naissance du porteur de projet.

Nature adresse : adresse du domicile, adresse de l'entreprise, etc.

N° : Numéro de voie - Premier complément Numéro (bis, ter, etc.).

Voie : Nom de la voie. Celui-ci est normalisé par nos soins afin de vous permettre de mettre en ligne immédiatement

des données correctes sur le site Internet, de disposer d’un annuaire d’entreprises dont les adresses sont correctement

saisies, de travailler immédiatement avec le SIG, système d’informations géographiques.

Coordonnées : Celles-ci peuvent être professionnelles, personnelles ou autres. Le bloc se positionne et se remplit

automatiquement selon la nature de l’adresse sélectionnée (ex : Coordonnées personnelles si nature adresse =

« Domicile »)

o Adresse postale : Permet de renseigner un ensemble « voie, code postal + nom de la commune » qui servira

lors de différents mailings. Elle permet notamment d’indiquer des adresses comme « 92538 LEVALLOIS-

PERRET CEDEX ».

o Courriel/Site web : un clic sur la zone remplie ouvrira soit votre gestionnaire de messagerie soit la page

internet du porteur de projet.

Zone économique : Il s’agit d’un périmètre économique identifié par la collectivité.

Quartier : Indique la localisation de l’offre dans un quartier particulier, à condition d’avoir défini un zonage.

B. Suivi


Date de création : Date de création de la fiche contenant les données (champ qui se remplit automatiquement).

Dossier crée par : Indique le nom et prénom du chargé (e) de mission qui a créé ce dossier. La liste des chargés de

mission peut être complétée si nécessaire (voir le manuel administrateur).

Origine du contact : Indique l'origine du contact : appel du porteur de projet, courriel du porteur de projet, partenaires,

etc. Ces différentes origines du contact peuvent être complétées par de nouvelles catégories si vous le souhaitez (voir le

manuel administrateur : gestion des tables de référence).

Nom du partenaire : Pôle Emploi, GRETA, Cabinet de recrutement, etc.

C. Parcours et compétences


2. ONGLET « LE PROJET » A. Description du projet

Il est possible de faire le lien entre le porteur de projet et l’établissement qu’il a créé, pour cela il faut :

- Passer en mode modification de la fiche porteur de projet.

- Cliquer sur le bouton puis renseigner le SIRET de l’établissement :

- Cliquer sur « Valider ».

- Si l’établissement n’a pas été trouvé, vous aurez la possibilité de le créer :

La fiche établissement s’affichera alors pour renseigner les données de l’établissement :


Si l’établissement a été trouvé, cliquer sur « Oui » pour lier le projet :

B. Attentes

C. Préparation et avancement

D. Divers


3. ONGLET « CONTRAINTES / FINANCEMENT / FORMATION »

4. ONGLET « CONTACTS AVEC LE PORTEUR DE PROJET »

Dans ce cadre sont stockées toutes les informations concernant les contacts.



Date, de, jusqu’à : Indique la date et la durée du contact ;

Type : indique s'il s'agit d’un échange téléphonique, d’un courriel, d’un courrier, etc. Ces différents types de contacts

peuvent être complétés par de nouvelles catégories si vous le souhaitez (voir le manuel administrateur : gestion des

tables de références) ;

Suivi par : Indique le nom et prénom du chargé (e) de mission qui a pris le contact. La liste des chargés de mission peut

être complétée si nécessaire (voir également le manuel administrateur) ;

Objet : Il s’agit d’une zone de texte dans laquelle le chargé (e) de mission peut décrire en quelques mots l’objet du

contact ;

Résumé : Ce champ permet de détailler l’objet du contact, son contexte, éventuellement les difficultés rencontrées

pour faire aboutir la question en cours de traitement, les personnes ou structures concernées par le sujet, etc. ;

Participants : Permet de saisir les noms des personnes ou des structures présentes à la réunion;

Suite à donner : Zone de saisie permettant de décrire ce qui doit être fait, les actions envisagées, etc., concernant le

contact pris.

Date et objet de la relance : Il peut être nécessaire de reprendre un rendez-vous ou de relancer le sujet. Ce champ

permet de définir quand rappeler le contact. Il est donc possible de lister l’ensemble des contacts prévus à telle date ou

dans une échelle de temps donnée (une semaine, entre tel et tel jour, etc.) ;

INTERACTIONS

L'onglet interaction permet d’accéder à l'ensemble des informations concernant le porteur de projet sélectionné.

Par exemple, voir ses demandes de locaux/terrains.

Vous pouvez alors directement interagir sur la fiche (« Imprimer », « Modifier », « Ajouter »).


DOCUMENTS

L’onglet « Documents » vous permet pour le porteur de projet en cours de lui rattacher des documents, tel que des comptes

rendus de contacts, une fiche de présentation, etc.

LISTE DES SYMBOLES ET MANIPULATIONS DE BASE

1. LES SYMBOLES UTILISES L’application AGDE utilise toujours les mêmes symboles de façon à permettre un repérage facile.

Annuler les modifications en cours

Valider les modifications en cours

Supprimer une fiche ou une occurrence

Ajouter une fiche ou une occurrence

Appliquer un filtre

Modifier la fiche sélectionnée

Copier une ou plusieurs lignes sélectionnées

/ Exporter / Imprimer

Actualiser

Trier

Accès aux tables de références

Champs non modifiables

Champ à renseigner obligatoirement

2. MODIFICATION DE DATE

En mode création ou modification, cliquer sur pour modifier une date.

Astuce : En cliquant sur le bandeau, vous pouvez rapidement changer de mois ou d'année et ensuite sélectionner le jour.

3. TABLES DE REFERENCES

En mode création ou modification, cliquer sur pour accéder à la table de références correspondant au champ que vous

souhaitez remplir.


Exemple de table de références « Situation actuelle » :

4. TRIER PAR ORDRE CROISSANT OU DECROISSANT DANS UNE OU PLUSIEURS

COLONNES Vous pouvez vouloir trier les informations d’une ou plusieurs colonnes par ordre croissant ou décroissant.

Par exemple, par nom croissant. Dans ce cas, cliquez dans l’entête de la colonne « Nom » pour faire apparaître le petit triangle

noir orienté vers le haut, comme ci-dessous :

Si vous souhaitez trier dans l’autre sens, cliquez de nouveau sur l’entête de la colonne.

Vous pouvez aussi trier les informations par deux colonnes (ou plus). Par exemple, par commune croissante puis par nom

croissant.

Dans ce cas, cliquer sur dans la barre d’outils pour afficher la fenêtre de paramétrage :

Cliquer sur « Trier » pour activer le tri. Pour modifier le tri ou bien le supprimer, il faut revenir sur la fenêtre de paramétrage du

tri, décocher les champs pour lesquels vous voulez enlever le tri et cliquer sur « Trier » ou bien cliquer sur « Annuler » pour

enlever tous les tris.

Entête de colonnes

avec possibilité de

filtrer et de trier

Barre d’outils

permettant de

supprimer, de copier,

d’exporter/d’imprimer,

de modifier et

d’ajouter des lignes

dans le tableau

Cocher les champs sur

lesquels vous voulez

effectuer le tri

Cocher pour un tri croissant

Cocher pour un tri décroissant

Déplacer les champs pour

l’ordre de tri


5. RECHERCHES Il existe deux modes de recherche et ce principe est présent dans tous les modules du logiciel :

Recherche simple. Il s’agit des informations dont vous avez besoin le plus souvent : numéro de fiche, nom, etc.

Recherche plus d’options. Elles permettent de réaliser des études plus poussées, en combinant des critères (je veux

telle OU telle commune ET telle activité OU telle activité)

Par défaut, la fenêtre de recherche s’ouvre directement sur le niveau « Recherche simple ».

Ces recherches permettent également de choisir les champs que l'on souhaite voir apparaître dans la liste des résultats.

A. Recherche simple

La recherche simple permet de faire des recherches avec une occurrence unique par critère interrogé (ET) parmi les

informations de base. Ici, par exemple, recherche par numéro de fiche, par dénomination, etc.

Exemple de recherche simple :

Je souhaite afficher les porteurs de projet dont la situation actuelle est « Salarié CDI» ET dont la localisation est « commune B ».

Recherche par situation actuelle : à l'aide de la liste déroulante, sélectionner la valeur recherchée.

Recherche par commune : à l'aide de la table de référence, sélectionner la valeur recherchée.

Cliquer sur « Rechercher » pour lancer la recherche.

1

2

Lancer la recherche

Activer les champs en sortie

1

2


D. Recherche plus d’options

La recherche plus d'options permet de faire des recherches sur plusieurs occurrences par critère interrogé (ET – OU) parmi la

totalité des informations concernant le module.

Exemple :

Je souhaite afficher les porteurs de projet dont le niveau d'études est « niveau I » ET dont la section NAF est « C - Industrie

manufacturière » OU « B - Industries extractives » ET le projet est abouti.

Dans la partie gauche, double-cliquer sur le critère désiré ou cliquer sur pour l’ajouter.

Dans la partie droite, cliquer sur le critère qui vient d’être ajouté, à l’aide de la liste déroulante, sélectionner l’opérateur de recherche (contient, est différent de, est égal à, etc.) puis saisir ou sélectionner la valeur recherchée.

Pour ajouter plusieurs occurrences pour un même critère, cliquer sur . Pour supprimer une occurrence ou un critère, cliquer sur . Pour désactiver une occurrence ou un critère, cliquer sur et sur pour la réactiver.


1

2

3

4

Critères

disponibles

pour la

recherche plus

d’options

L’option « Supprimer les doublons » permet de

ne voir apparaître qu’une seule ligne pour

chaque porteur de projet résultant de la

recherche effectuée

1

2

3

4


E. Sélection des champs en sortie

Cliquer sur « Sélection des champs en sortie » pour activer l’onglet.

Cocher dans la partie gauche les champs que vous souhaitez voir dans la liste des résultats de la recherche, par exemple

ici, on a ajouté aux champs par défaut, le nom du partenaire et le diplôme.

Dans la partie droite, vous avez la liste des champs en sortie, vous avez la possibilité de modifier l'ordre en cliquant-

glissant le champ à la position désirée ou bien en le déplaçant à l'aide des flèches vertes.


1

2

3

4

Cocher pour activer la sélection des champs en sortie

Les flèches vertes permettent de

modifier l’ordre d’affichage des

champs

Cliquer sur la croix rouge pour supprimer un

champ

1

2

3

4


F. Sauvegarder/Charger une recherche

Tous les modules du logiciel permettent de sauvegarder des recherches et de les charger par la suite.

« Charger la requête par défaut » vous permet de charger la recherche que vous avez définie comme recherche par

défaut pour le module.

« Enregistrer la requête… » permet de sauvegarder une recherche que vous venez de créer. Vous pourrez ainsi la

réutiliser. Il vous suffit d’indiquer un titre et une description pour la requête.

« Gérer les requêtes » permet de charger une recherche sauvegardée lors d’une précédente analyse, de modifier la

description de celle-ci, de supprimer des recherches, d’exporter vos recherches et d’en importer de nouvelles.


6. FILTRES On peut utiliser des filtres pour réduire le nombre de données affichées à l'écran. Imaginons qu'on ne souhaite afficher que les

porteurs de projet avec un état projet « Idée ». Nous aurions pu le faire sous forme de recherche, mais nous pouvons aussi le

faire directement dans la grille de données. Dans ce cas, cliquer sur le bouton dans la barre d'outils ou bien faire un clic

droit sur une entête de colonne pour avoir le menu puis cliquer sur « Filtrer » :

Résultat :

Vous pouvez également additionner plusieurs filtres en même temps.

Par exemple, vous voulez voir les porteurs de projet sur la commune B avec un état de projet « Idée ».

Les filtres peuvent s’appliquer sur

tous les champs présents dans la

grille de données

Une fois le champ sélectionné,

cliquer sur « Ajouter »

Indiquer l’état du projet recherché

Terminer en cliquant sur

« Appliquer les filtres »

Nombre de porteurs de projet présents dans le filtre

Cliquer sur « Annuler » pour supprimer le filtre


7. EXPORTER

1. Cliquer sur le bouton dans la barre d'outils ou bien faire un clic droit sur une entête de colonne pour avoir le

menu puis cliquer sur « Exporter ».

2. Cliquer sur « Enregistrer » pour sélectionner le format souhaité

3. Par exemple, « Fichier Microsoft Excel… »

4. Cliquer sur « OK »

5. Sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer votre export et donnez-lui un nom

6. Cliquer sur « Enregistrer »

N.B. : Pour pouvoir imprimer ou exporter des champs supplémentaires que ceux disponibles dans la sélection par défaut, il faut

les ajouter en champs de sortie (cf. chapitre C Sélection des champs en sortie)


8. IMPRIMER

1. Cliquer sur le bouton dans la barre d'outils.

2. Cliquer sur « Imprimer » ou « Enregistrer » pour l’exporter en pdf

9. INTERACTIONS Exemple : Relier un porteur de projet à une opération.

Dans l’onglet « Intéractions » -> « Opérations et évènements économiques » :

- Faire un clic-droit dans la partie gauche « Opérations / évènements économiques » puis cliquer sur « Ajouter ».


- Renseigner le nom de l’opération puis cliquer sur « Etape suivante ».

- Sélectionner le ou les porteurs de projet qui participeront à l’opération puis cliquer sur « Valider ».

- L’opération a été ajoutée aux intéractions de la fiche porteur de projet.

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