L'acquisition d'un broyeur de papier est un acte bien plus complexe qu'il n'y parait. En effet, l’ensemble des gammes de déchiqueteurs de documents peuvent atteindre près d'une centaine de modèles ou de versions différentes.

remièrement, cet achat doit répondre à un objectif de sécurité. Pour que celui-ci soit atteint, il est nécessaire que le destructeur de papier soit parfaitement adapté et dimensionné par rapport au besoin. Dans le cas contraire, les risques de bourrages

fréquents, de corbeille toujours pleine que personne ne vide, voire de panne détourneront l'utilisateur final du broyeur de documents.

S’il en est ainsi, la déchiqueteuse de papier sera de moins en moins utilisée et votre investissement sera alors perdu. De plus, votre confidentialité ne sera plus assurée, avec toutes les conséquences que cela entraîne.

Voici les différentes étapes à suivre

L'acquisition d'une broyeuse de papier est donc une démarche sérieuse qui passe par 9 étapes bien précises.

Étape 1 : Choisir le type de coupe.

Un destructeur de documents de type "coupe droite" détruira les feuilles en bandelettes, alors qu'un destructeur de type "coupe croisée" transformera le document en particules.

Il faut savoir que la coupe droite ne s'adresse qu'à des utilisateurs ayant un très faible besoin de confidentialité, car il est relativement facile de reconstituer une feuille détruite dans ce type de machine. Par contre la coupe droite permet à motorisation équivalente du destructeur de papier d'obtenir une meilleure productivité.

La "coupe croisée", ou "coupe particule", offre une sécurité nettement supérieure, avec l'avantage de réduire significativement le volume de déchet.

Étape 2 : Déterminer le niveau de sécurité nécessaire.

Cela dépend de votre domaine d'activité et du niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire.

La norme 66 399 DIN est la caractéristique qui indique le niveau de confidentialité du broyeur de papier.

P

Les questions à se poser sont les suivantes :

Quels moyens peuvent mettre en œuvre les personnes susceptibles d'être intéressées par mes documents pour les reconstituer ?

A noter que s'il s'agit d'un état, de militaires ou de puissants industriels, ces moyens seront considérables, alors qu'un particulier ou une PME ne disposera que de modestes possibilités.

Mon activité, ou mon service est-il soumis à une réglementation spécifique PPSTN, IGI 1300, ou à des normes internes à mon entreprise ?

La réponse à ces questions doit ainsi vous permettre d'orienter votre choix.

Concernant la destruction de papier, les niveaux de sécurité vont de P1 à P7.

A savoir que plus le chiffre est élevé, plus les documents seront détruits en fines particules, et par conséquent plus la reconstitution des documents sera difficile par la suite, voire impossible pour les niveaux de sécurité P6 et P7.

Étape 3 : Choisir la catégorie de déchiqueteur.

Les déchiqueteuses de documents sont segmentées en 5 catégories : les destructeurs individuels, les destructeurs petits bureaux, les destructeurs de bureau, les destructeurs départementaux, et les destructeurs industriels. Le choix découle de l'organisation en place ou souhaitée.

En effet, soit :

La destruction se fait à la source et il faut choisir la gamme individuelle. La destruction est plus ou moins centralisée, et il faut alors s'orienter vers la gamme

correspondant à la taille du groupe de travail ainsi qu’à la quantité de documents à détruire.

La capacité du bac exprimée en litres est une des caractéristiques significatives de l'affectation d'un déchiqueteur de papier dans une des catégories.

Destructeurs individuels : pour 1 utilisateur

Destructeurs petits bureaux : jusqu’à 5 utilisateurs

Destructeurs de bureau : jusqu’à 15 utilisateurs

Destructeurs départementaux : jusqu’à 40 utilisateurs Destructeurs industriels : pour une destruction totalement centralisée, avec plusieurs

points de collecte.

Étape 4 : Définir la capacité de destruction par passage.

C'est une caractéristique importante dont va directement dépendre la productivité de votre destructeur de documents. Elle résulte de plusieurs critères : la puissance du moteur, l'efficience du bloc de coupe et la qualité de la transmission. La capacité de destruction par passage est exprimée en nombre de feuilles A4.

Attention ! Certains fabricants s'expriment en feuille de 70 g alors que la majorité des utilisateurs actuels travaille avec du papier 80 g. De plus il faut savoir que les "données constructeur" sont des données théoriques (un peu comme les chiffres de consommation des constructeurs automobiles), en usage courant, il faut plutôt se baser sur 80 % des chiffres annoncés.

Si la machine doit être utilisée par un service avec d’importants besoins, il est indispensable d'accorder de l'importance à cette caractéristique, et ne pas hésiter à passer sur un modèle supérieur si l'on a un doute.

Étape 5 : Déterminer si vous avez d'autres types de médias à détruire.

Un broyeur de documents est un matériel conçu pour la destruction de papier, vous ne devez donc jamais essayer de déchiqueter des articles pour laquelle votre machine n'a pas été prévue. Si vous avez des CD, DVD, cartes de crédit, clef USB à détruire vous devez vérifier si le modèle choisi les accepte.

Étape 6 : Choisir les options de sécurité et de confort.

Les options suivantes ne sont pas indispensables, mais elles contribuent largement au confort et à la facilité d'utilisation :

Système anti-bourrage Contrôle de charge de la machine Lubrification automatique du bloc de coupe Chargeur automatique de documents Détecteur de métal (pour les machines de haute sécurité niveau P6 et P7)

Étape 7 : Vérifier les caractéristiques de qualité et de fiabilité.

Ce point est difficile à contrôler, car il nécessite de questionner précisément le vendeur, ou de parfaitement connaître les spécificités du constructeur.

Dans quel matériau est réalisé le meuble (métal, plastique, bois) ?

Il est à noter qu’en dehors des destructeurs individuels : le plastique est plutôt à éviter, le métal est solide mais bruyant (résonnance), le bois quant à lui offre un bon compromis entre solidité et absorption du bruit.

Quel est le type de transmission ?

Cette partie mécanique étant extrêmement sollicitée sur un destructeur de papier, il est particulièrement important de connaître sa conception : celle-ci peut être par engrenage plastique, métallique, par chaîne ou bien encore par courroie.

Une nouvelle fois, en dehors des entrées de gamme, les transmissions en plastique sont à fuir.

Les engrenages métalliques, et principalement les chaînes offrent une très grande résistance. La transmission par courroie bien que peu fréquente est également un bon système.

La machine est-elle équipée d'un moteur capable de supporter un fonctionnement continu ?

Quelles est la durée et le cadre de la garantie ?

Étape 8 : Vérifier les caractéristiques de développement durable.

Trois points sont à contrôler à ce sujet :

Le broyeur de papier est-il équipé d'un système de gestion de l'énergie, qui va permettre de réduire la consommation électrique ?

Possède-t-il plusieurs blocs de coupe et réceptacles pour faire du tri sélectif en fonction de la nature du déchet détruit ? (ex. Papier et CD).

Où ce produit a-t-il été fabriqué ? L'empreinte écologique d'un produit fabriqué en Europe n'est pas la même que s'il vient du bout du monde.

Étape 9 : Évaluer les capacités de service du fournisseur.

En dehors du choix de votre future déchiqueteuse de papier, vous devez également choisir un prestataire.

Cela amène à se poser un certain nombre de questions, à savoir :

Quelle est la pérennité de ce fournisseur ? Connaît-il le marché de la "destruction de

documents" ? Quelle est son expertise ? Quelles sont ses capacités de conseil ? Gère-t-il le SAV ? Délai, coût, procédure, stock de pièces détachées ? Possède-t-il les matériels en stock? Quels coûts et délais de livraison ?