éprouvées. Certaines d’entre elles met-tent l’accent sur le partage d’idées et l’élaboration d’une vision collective, d’-autres sur la résolution de problèmes, la co-construction de plans d’actions et la motivation collective indispensable à leur mise en œuvre. Les plus connues à ce jour sont le World Café du Massachusetts Institute of Tech-nology (www.worldcafe.org), l’ASE –Ac-celerated Solutions Environment – de Cap Gemini (www.capgemini.com/ase), le Design Shop (www.mgtaylor.com) et le réseau Future Search (www.future-search.net). Mais un séminaire participatif n’a pas pour but de stimuler la créativité dans l’absolu ou d’enseigner aux participants les bienfaits du travail en groupe. Il a tou-jours pour but de produire un ensemble de solutions/propositions et un plan pour leur mise en œuvre ; le tout accepté et soutenu par l’ensemble des participants, fussent-ils plusieurs centaines. C’est pourquoi la méthode est spécialement efficace dans le cas des projets comple-xes à délais contraints ou pour le réajus-

tement d’un projet complexe en cours d’-exécution. Mais elle s’applique tout aussi bien à la construction d’une stratégie, la résolution de conflits lors d’une réorgani-sation ou d’une fusion, ou encore la construction de relations dans une orga-nisation multiculturelle. Attention toutefois, les méthodologies participatives permettent certes la ges-tion structurée de larges groupes, mais elles ne sont en aucun cas une remise en cause d’un mode de management quel qu’il soit ou son remplacement par un système autogestionnaire style « Cour des Miracles ». C’est un processus tangi-ble de création de valeur à l’issue duquel doit démarrer une mise en œuvre effecti-ve. Pour autant le groupe n’est pas trans-formé en instance décisionnelle et reste placé sous le contrôle de l’instance qui le convoque et en valide les résultats. L’ex-périence montre que plus rapidement est entérinée la décision de mise en applica-tion, plus longtemps dure l’enthousias-me des participants après la fin du sémi-naire.

1| Le logo de World Café

L’espace, une nouvelle dimension des séminaires de réflexion participatifs

Let’s SEE

D’une manière générale les deux éléments déterminants de la réflexion participative sont les méthodologies de

travail et les hommes (et leur génie de groupe). Quelques explications sur ces deux points avant d’en venir à la descrip-tion de la nouvelle ressource spatiale.

Les méthodologies participatives

Les méthodologies participatives (et les techniques d’animation associées) repo-sent sur le postulat que l’implication d’un grand nombre de personnes améliore à la fois la qualité et la quantité des propo-sitions générées par le groupe. De plus l’appropriation des solutions stratégiques ainsi « co-élaborées » est facilitée et la motivation des participants à les mettre en œuvre renforcée. Bien qu’elles diffè-rent dans leurs formats, les méthodolo-gies participatives font toutes appel à l’intelligence collective, stimulent la créa-tivité et surtout reposent sur des métho-des et des techniques rigoureuses et

L’idée de réunir en un seul lieu et pour quelques jours seulement des dizaines, voire des centaines, de personnes pour les faire réfléchir ensemble sur le même sujet a été mise en pratique pour la pre-mière fois dans les années 1960. Depuis c’est principalement aux Etats-Unis que les formats et les méthodologies pour ces séminaires de réfle-xion participatifs ont été développés. Strategic Ex-perience Environments (SEE), entreprise française malgré son nom à consonance anglo-saxonne, propo-se de transformer ces réunions en une véritable expé-rience en créant des espaces très spécifiques pour l’exer-cice. Nous avons demandé à un membre du team de lance-ment de nous décrire les spécificités de cet environnement SEE.

CONCEPTS

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Des hommes acteurs

Dans un séminaire participatif, c’est cha-que participant qui est sollicité afin de créer de la valeur. De récepteur, le parti-cipant devient un initiateur/acteur. Les techniques d’animation participatives donnent la possibilité à chacun de s’ex-primer. Toutes les possibilités d’interven-tion sur la ressource spatiale (mobiliers, éclairage, tableaux interactifs, objets et matériaux) facilitent ce passage des par-ticipants d’un statut passif à un rôle actif. Une phase de réflexion et de production d’idées en mode individuel précède le travail en sous-groupes et permet à l’in-dividu d’être force de proposition et de contribuer à la dynamique du groupe. La variété des zones doit ouvrir à chacun la possibilité de se détendre, se ressourcer, expérimenter, découvrir, ressentir, s’ins-pirer, s’étonner, échanger, se remémo-rer. Les ambiances lumineuses, visuelles, musicales varient selon les activités et les ateliers. Les participants ont toute la-titude pour aller rechercher de l’informa-tion dans les bases de données, utiliser

les chemins de méditation ou les bulles individuelles pour se concentrer, les che-mins de conversation pour échanger et approfondir certains thèmes. Elabora-tions d’idées, de stratégies, analyses, évaluations, synthèses, expérimentations, explorations, itérations, découvertes, choix, recherches de consensus, aligne-ments, constructions d’un plan d’action, appropriations…Le travail en sous-grou-pes permet le partage, la synthèse et la structuration des idées produites. Il in-clut également l’approfondissement et la hiérarchisation des solutions retenues. La restitution et le partage des travaux peuvent prendre la forme d’une présen-tation à l’ensemble des participants ou bien d’une restitution par rotation : cha-que sous-groupe délègue un ou deux permanents pour expliquer ses travaux et ses résultats aux membres des autres sous-groupes. Un séminaire participatif ambitionne donc d’amener le groupe à une vision partagée, une co-création de solutions et une mise en action collective. Il s’articule autour de phases de travail individuel, de

travail en sous-groupe, de phases de res-titution et de partage. L’environnement doit alors agir comme un révélateur de la motivation et de l’en-gagement individuel. Il doit être source d’inspiration et permettre de prendre du recul, d’ouvrir de nouvelles perspectives, et de stimuler la créativité.

La ressource spatiale (environnement, mobilier,

équipements)

Les espaces permettant d’accueillir des groupes de 30 à 150 personnes sont en effet pour l’heure rares et inadéquats. Les aménagements, mobiliers et équipe-ments ne concourent pas à créer des en-vironnements pratiques et dotés d’un confort optimum. Ils ne contribuent guè-re au bien-être physique et psychologi-que des participants ; l’atmosphère qu’ils dégagent n’est pas source de motivation et d’inspiration, et n’aide jamais à provo-quer la surprise, voire des états « disrup-tifs » qui amènent des solutions radicale-ment innovantes.

2| Exemple de configuration plénière : les participants sont assis ; les échangeurs et les hyperdomes fermés sont en position périphérique.

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CONCEPTS

3| Exemple de configuration sous-com-mission/sous-groupe : les hyperdomes sont déployés, les échangeurs sont en position centrale.

4| Exemple de configura-tion en place de marché : les hyperdomes sont ou-verts, les échangeurs sont en position périphé-rique et des zones de réunion informelle sont aménagées.

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Let's SEE

muler les processus cognitifs, l’appren-tissage et insufflent une nouvelle inspira-tion. 5/ La dimension symbolique : les qualités de l’environnement renvoient à l’imagi-naire et à des univers de représentation symbolique, et transforment par leur re-gard sur l’essence même d’un séminaire de résolution de problèmes complexes. Dans un environnement SEE, les espa-ces et les équipements sont plus que de simples outils ou facilitateurs. Au delà d’-optimiser les différents modes d’anima-tion, ils ont vocation à servir de cataly-seur et à créer et faire vivre une expérien-ce qui soit un vecteur de transformation pour les participants. Les espaces doivent donc permettre de passer en un instant d’un mode de travail individuel à un mode de travail collec-

La conception d’un espace capable de supporter de nombreux acteurs, des comportements variés et des formes de travail très diverses requiert une appro-che plus transversale et holistique. Il con-vient de co-créer et de co-designer bien au-delà des silos habituels des discipli-nes que sont l’architecture, le mobilier, les équipements techniques et technolo-giques. Avant de passer à la phase de concep-tion des aménagements, SEE a identifié les besoins et les attentes explicites et implicites des participants et les a articu-lés en cinq dimensions fondamentales : 1/ La dimension explicite : le besoin est exprimé de façon fonctionnelle et fait par exemple appel à des équipements classi-ques (sièges, tables, dessertes etc.). 2/ La dimension tacite : le besoin est la-

tent, non exprimé mais a été observé : il s’agit par exemple du détournement d’un mobilier pour l’adapter à une autre fonction que celle assignée au départ. Il peut s’agir aussi d’un participant se re-créant une bulle exprimant ainsi un be-soin de privatisation ou de confidentiali-té. 3/ La dimension expérimentale : il s’agit d’inciter les participants à s’approprier et à expérimenter des mobiliers et des arte-facts innovants, inventant de nouveaux usages, de nouvelles fonctions; provo-quant une expérience de « disruption ». 4/ La dimension sensorielle : la prise en compte des 5 sens, des perceptions (choix des matériaux et finitions, « effets de surprise », objets insolites), le confort physique et psychologique, le recours à la réalité augmentée permettent de sti-

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5| Vue détaillée des échangeurs

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tif et doivent être reconfigurables par les participants. Il doit exister une variété de zones pouvant accueillir différents modes de travail (se concentrer, se dé-tendre, se ressourcer, rechercher des in-formations, échanger informellement). Les équipements technologiques doivent permettre d’afficher des informations, mais aussi en permettre le traitement, le partage, et aussi la création d’une vision partagée, la fertilisation croisée, la syn-thèse créative, la pensée latérale, systé-mique ou multidisciplinaire. De larges surfaces d’affichage doivent permettre de stimuler la production d’idées et de faciliter la construction d’une vision com-mune. L’utilisation de logiciels de map-ping (diagramme représentant les conne-xions sémantiques de différentes idées) facilitera également le partage de diffé-rents cadres de référence, la production de nouvelles idées, leur structuration ain-si que l’accélération de la prise de déci-sion. L’espace comme véritable ressource transforme une réunion de réflexion stra-tégique en une réelle expérience alliant intelligence rationnelle, intelligence émo-tionnelle, intelligence sensorielle et intel-ligence relationnelle. �

Françoise Bronner

CONCEPTS

A PROPOS DE SEE

SEE Designs conçoit et réali-se des environnements dé-diés aux méthodologies par-ticipatives, aux séminaires de créativité et de change ma-nagement. Le groupe de co-création mené par Fran-çoise Bronner et Sandrine Petitpas s’entoure de talents extérieurs tels que Cyrille Cerceau (design), Kompetenz Center Märkte (Wilkhahn). Plusieurs installations d’en-vergure sont déjà en cours d’étude.

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