Les Organes de Gestion de La Spa

Les organes de gestion de la SPA BOURABA Mounir

SOCIETES PAR ACTIONS

Les Organes de Gestion

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PREMIERE PARTIE

CONTENU JURIDIQUE DU ROLE

DE L’ADMINISTRATEUR

A. Nomination, durée du mandat, rémunération et fin de

mandat.

B. Pouvoirs du conseil d'administration.

C.Rôle de l'administrateur au sein du conseil

d'administration

D.Devoirs, risques et responsabilités de l'administrateur.

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A.Nomination, durée du mandat, rémunération et fin de mandat.

D-1. Conditions d’accès aux fonctions d’administrateur

1- avoir la qualité d'actionnaire.2- ne pas cumuler plus de cinq postes.Une personne physique ne peut pas appartenir simultanément à plus de cinq conseils d’administration de SPA ayant un siège social en Algérie (article 612 du code de commerce).3- ne pas exercer une profession incompatible.La fonction d’administrateur n’est compatible avec le statut de salarié dans la société que dans certaines conditions.- un salarié peut devenir administrateur et conserver son contrat de travail si ce dernier est antérieur d’une année au moins à sa nomination en qualité d’administrateur et correspond à un emploi effectif.- un administrateur ne peut pas devenir salarié (sanction : nullité du contrat de travail et restitution des salaires perçus)4- ne pas être interdit ou déchu.5- jouir du plein exercice de ses droits.L’administrateur doit avoir la capacité juridique ordinaire : il ne doit pas être mineur ni majeur protégé.

D-2. Mode de désignation des administrateurs

Le conseil d’administration est un organe collégial qui doit être composé de trois administrateurs au moins et de douze au plus.1- Mode de désignation normal : élection.La nomination des administrateurs est du ressort de l’assemblée générale ordinaire (AGO). Elle peut aussi intervenir lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour pourvoir au remplacement d’administrateurs révoqués au cours de celle-ci .2- Cooptation a titre provisoire dans certains casDans ce cas la nomination doit être soumise à la notification de la plus prochaine AGO.La cooptation est nécessaire lorsque le nombre d’administrateurs est devenu inférieur au minimum statutaire.Elle est interdite lorsque ce nombre est inférieur au minimum légal. Dans ce cas, l’assemblée générale extraordinaire doit être convoquée par les administrateurs pour compléter l’effectif du conseil d’administration.Le défaut de notification de la cooptation lors de la plus prochaine assemblée entraîne son annulation. Mais les actes du conseil d’administration restent valables.3- Nullité des nominations

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La nullité des nominations d’administrateurs entraîne celle des délibérations auxquelles ont participé les administrateurs irrégulièrement nommés.4- Publicité des nominationsLes nominations d’administrateurs au cours de la vie sociale doivent faire l’objet d’une insertion dans un journal d’annonces légales et d’une inscription modificative au registre de commerce.

D-3. Représentation des salaries dans le conseil d’administration

Certaines dispositions législatives permettent la représentation des salariés au sein du conseil d’administration.1- Représentation des salaries non actionnaires.Dans les EPE le CA est composé de 7 à 12 membres dont deux membres de droit représentant les travailleurs.2- REPRESENTATION DES SALARIES ACTIONNAIRES.? ? ? ?

D-4. Durée et renouvellement du mandat d’administrateur

1- Durée du mandatElle est fixée par les statuts et ne peut excéder six ans (article 611 c.com).Les statuts doivent donc déterminer d’une façon précise la durée de mandat d’administrateur.Lorsque l’assemblée générale extraordinaire décide de réduire la durée du mandat, cette décision s’applique immédiatement.2- Renouvellement du mandatSauf stipulation contraire des statuts, les administrateurs sont rééligibles (article 613 c.com).Lorsque le mandat d’un administrateur vient à expiration, le conseil d’administration doit inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée la décision à prendre en ce qui concerne le poste devenu vacant.Le renouvellement de mandat ne nécessite aucune forme de publicité.

D-5. Rémunération des administrateurs

1- PrincipesElle provient de deux sources : les jetons de présence et les rémunérations exceptionnelles2- Jetons de présenceL’AG alloue aux administrateurs, en rémunération de leurs activités une somme fixe annuelle à titre de jetons de présence. C’est le CA qui repartit cette somme entre ses administrateurs.3- Rémunérations exceptionnelles

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Des rémunérations exceptionnelles peuvent être allouées aux administrateurs pour des missions ou mandats qui leur sont confiés. Les rémunérations sont portées aux charges d’exploitation et soumises aux dispositions sur les conventions (articles 628 à 630 )4- Autres RémunérationsLe conseil d’administration peut autoriser le remboursement des frais de voyages et de déplacements et des dépenses engagées par les administrateurs dans l’intérêt de la société (article 634 c.com).5- sanctions du défaut de respect de ces principesLes décisions attribuant une rémunération autre que celles citées ci-dessus sont nulles et donnent lieu à restitution par l’administrateur.6- Situation de l’administrateur au regard des régimes sociaux et fiscauxLa fonction d’administrateur n’est pas considérée en elle-même comme une activité professionnelle.L’intéressé ne relève d’aucun régime de protection sociale obligatoire.Les jetons de présence ne donnent pas lieu à prélèvement en matière de sécurité sociale. En revanche, ils constituent des revenus imposables au titre des capitaux mobiliers au taux de 15 %.

D-6. Fin De Mandat De L’administrateur

1- Fin Normale1.1- Au Terme De La Durée Normale Du Mandat

Le mandat prend fin à l’issue de la réunion de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires ayant statué sur les comptes de l’exercice écoulé et tenue dans l’année au cours de laquelle expire le mandat du dit administrateur

1.2- Pour Absence Ou Disparition- Personnes physiques (décès, longue maladie)- Personnes morales (fusion, liquidation)

1.3- Transformation, Dissolution De la société ou adoption d’un nouveau mode de direction (directoire et conseil de surveillance).

2- Fin Provoquée2.1- Révocation

L’administrateur peut être révoqué à tout moment par l’assemblée générale sans aucune justification.

2.2- Démission2.2.1- Volontaire

L’assemblée ne peut pas refuser la démission d’un administrateur. La décision n’est opposable aux tiers qu’après les formalités de publicité.

2.2.2- ForcéeEn cas d’incapacité ou d’une mesure d’interdiction ou de déchéance de l’administrateur

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B.Pouvoirs Du Conseil D’administration

D-1. Nature Et Etendue Des Pouvoirs Du Conseil D’administration

1- Nature Des Pouvoirs Du CAIls ont un caractère collégial. Les pouvoirs de gestion appartiennent au CA dans son ensemble et non à chaque administrateur personnellement. Le CA délibère et se prononce sur les questions qui lui sont soumises ou dont il se saisit.2- Etendue Des Pouvoirs Du CAAux termes de l’article 622 du code de commerce « le conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toute circonstance au nom de la société. Il les exerce dans la limite de l’objet social et sous réserve de ceux expressément attribués par la loi aux assemblées d'actionnaires »Toutefois les statuts peuvent fixer et réduire les pouvoirs du CA sans toucher à ses attributions légales. La liste des pouvoirs contenue dans les statuts est indicative et non limitative.3- Désignation Du Président Du CALe CA a l’obligation légale de nommer parmi ses membres un président (article 635) dont les dispositions légales (article 638) prévoient qu’il assure sous sa responsabilité, la direction générale de la société … sous réserve des pouvoirs que la loi attribue expressément aux assemblées d’actionnaires et spécialement au conseil d’administration.Le président - directeur général (PDG) est une personne physique qui tient ses pouvoirs de direction générale d’une sorte de délégation légale des pouvoirs généraux du CA dont il est l’organe exécutif et auquel il doit rendre compte.Il y a un déséquilibre marqué entre les pouvoirs de l’administrateur et ceux du P-DG malgré la faculté de révocation attribuée au CA par la loi.

D-2. Limites Aux Pouvoirs Du Conseil D’administration

1- Objet SocialLes organes sociaux (CA, P-DG, DG) ne peuvent décider et agir que dans les limites de l’objet social prévu par les statuts.Les dispositions (licites) des statuts qui limitent leurs pouvoirs dans le cadre de l’objet social sont inopposables aux tiers.2- Pouvoirs légaux des assemblées D’actionnairesCertains pouvoirs sont de la compétence exclusive de l’assemblée des actionnaires:- modification des statuts- approbation des comptes et affectation des résultats- acquisition de la société de biens appartenant à ses actionnaires.- nomination et révocation des administrateurs (sauf cooptation)- fixation de la rémunération des administrateurs.

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- nomination des CAC- approbation des conventions entre la société et ses administrateurs et

dirigeants (articles 628 à 630 du code de commerce).

D-3. Attributions Expresses Du Conseil D’administration

Les membres du CA assument des obligations de caractère général que la loi leur impose expressément :1- Convocation Des Assemblées GénéralesC’est un droit appartenant au CA lui-même en tant qu’organe délibérant. Le CA doit donc être régulièrement réuni à cet effet2- Etablissement Des Comptes Sociaux Et Du Rapport Annuel De GestionLe conseil d’administration doit arrêter annuellement les comptes de l’exercice clos. Il doit également préparer et fournir les informations permettant une meilleure compréhension des comptes et de l’activité de la société

2.1- Modalités D’intervention Du Conseil D’administrationL‘arrêté des comptes et l’établissement des documents prévus par la loi s’effectuent au cours d’une réunion prévue à cet effet .Le conseil d’administration doit se réunir au plus tard quatre mois après la clôture de l’exercice pour permettre :

- au commissaire aux comptes (qui est obligatoirement convoqué à cette réunion) d’exercer sa mission

- à l’assemblée qui approuve les comptes d’être régulièrement convoquée

2.2- Arrête Des Comptes AnnuelsAux termes de l’article 716 du code de commerce, c’est au conseil d’administration de dresser l’inventaire et les comptes de résultats. Dans la pratique, le conseil d’administration qui tient de la loi un pouvoir propre spécial pour arrêter les comptes sociaux se voit présenter les états financiers qui doivent être considérés comme un simple projet.Le PCA n’a pas de compétence pour agir seul. Il ne peut pas donc prendre des décisions en ce domaine.

2.3- Elaboration des éléments d’information des actionnairesEn plus des comptes sociaux, la loi prévoit la communication d’autres documents d’informations.

2.3.1- Le Rapport De GestionC’est un compte rendu d’activité qui doit contenir:

- un exposé précis de l’activité de la société- un état des progrès réalisés ou des difficultés rencontrées- les activités de recherche développement- les événements survenus entre la date de clôture de l’exercice et

celle de rédaction du rapport- les informations permettant aux actionnaires d’apprécier l’évolution

prévisible de l’activité sociale et des perspectives d’avenir

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- les modifications apportées à la présentation des comptes annuels ou aux méthodes d’évaluation

2.3.2- Informations ComplémentairesCertaines informations complémentaires doivent être jointes au rapport de gestion

- tableau des résultats financiersAux termes de l’article 678 un tableau doit faire apparaître les résultats de la société au cours des cinq derniers exercices.Il doit être joint au rapport de gestion

- tableau des filiales et participationsAucun texte ne prévoit les informations qui doivent figurer dans ce tableau. Il est utile d’y faire figurer notamment, le montant du capital, la quote-part du capital détenu, la valeur des titres,…

- l’état des cinq ou dix personnes les mieux rémunéréesIl indique le montant global des rémunérations versées aux dix personnes les mieux rémunérées si l’effectif de la société excède 200 salariés ou, aux cinq personnes les mieux rémunérées si cet effectif est inférieur. Les sommes à prendre en considération comprennent les salaires bruts et les avantages en nature.Cette information fait apparaître seulement le montant global et non pas le détail de chacune des personnes.L’attestation est préparée par le conseil d’administration et est vérifiée et certifiée exacte par le commissaire aux comptes.Communications Obligatoires A L’assemblée Générale3- Autorisation Des Conventions RéglementéesCe sont les conventions directes ou indirectes passées entre la société et l’un de ses administrateurs ou directeurs généraux.La conclusion de ces conventions est réglementée par le code de commerce, pour éviter que certaines d’entre elles ne favorisent des opérations préjudiciables à la société.C’est pour cette raison que le conseil d’administration doit se prononcer sur ces conventions, avant leur conclusion.Du point de vue de leur régime juridique, elles se distinguent en:

- conventions libres,- conventions réglementées,- conventions interdites (articles 628 à 630 du code de

commerce).3.1- Conventions Libres

Elles ne sont pas soumises à une autorisation préalable, elles portent sur «les opérations courantes conclues à des conditions normales » et sont passées entre un administrateur ou un directeur général et la société (article 628).

- cas ordinaireLes «opérations courantes » sont celles que la société à l’habitude de faire dans le cadre de son activité.

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Les «conditions normales » sont celles que la société pratique habituellement dans ses rapports avec les tiers.

- cas du groupe de sociétésLe code de commerce ne prévoit pas de disposition particulière pour l’appréciation du caractère courant et normal des conventions passées dans les groupes de sociétés dont l’existence en tant que tels n’est pas encore reconnue en droit commercial mais que la jurisprudence commence à prendre en charge.

3.2- Conventions RéglementéesLa réglementation concerne d’une part les personnes visées et d’autre part la nature des opérations conclues.

- personnes viséesLe contrôle prévu par l’article 628 est non seulement applicable aux conventions conclues directement entre la société et l’un de ces administrateurs ou directeur général, mais aussi lorsque l’administrateur ou le directeur général est indirectement intéressé à celles-ci (ristournes, commissions, autres avantages même non pécuniaires)Le contrôle concerne également les conventions Conclues entre la société et une autre société ayant des administrateurs communs (cas des groupes des sociétés).

- conventions soumises a autorisation préalableHormis les conventions libres ou interdites, la loi vise toutes les conventions sans aucune distinction : vente, bail, prestations de services, prêts, rémunérations exceptionnelles allouées aux administrateurs ponctuellement.

- phases de la procédure d’autorisation Information du conseil d’administrationTout administrateur intéressé (directement ou indirectement) doit informer le conseil d’administration dès qu’il a connaissance d’une convention concernée par la procédure d’autorisation. Autorisation préalable du conseil d’administration Le conseil d’administration statue sur la demande d’autorisation formulée par l’administrateur intéressé qui ne peut pas prendre part au vote.Dans le cas où tous les membres du conseil sont intéressés à la convention, le conseil d’administration se réunit pour autoriser la convention et constate qu’elle concerne tous les administrateurs. Le rapport du commissaire aux comptes en fera mention.Le conseil d’administration convoque l’assemblée générale des actionnaires pour l’approbation de la convention. Avis aux commissaires aux comptesLe président doit aviser le commissaire aux comptes de toutes les conventions autorisées par le conseil d’administration dans le délai d’un mois à partir de leur conclusion.La poursuite de conventions conclues et autorisées au cours d’exercices antérieurs doit être signalée au commissaire aux comptes dans le mois suivant la clôture de l’exercice Rapport spécial des commissaires aux comptes

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Dans le cadre de l’approbation des comptes, le commissaire aux comptes doit signaler dans un rapport spécial, non seulement les conventions portées à sa connaissance, mais aussi celles qui ne lui auraient pas été révélées. L’information donnée par le commissaire doit contenir :- L’énumération des conventions soumises à l’approbation de l’assemblée générale,- Le nom des administrateurs ou directeurs généraux intéressés,- La nature et l’objet des conventions,- Les modalités essentielles de ces conventions : prix ou tarifs pratiqués, ristournes et commissions, délais de paiement, intérêts stipulés, sûretés conférées, …Le rapport spécial doit être déposé au siège social quinze jours au moins avant la réunion de l’assemblée générale ordinaire. Approbation à posteriori par l’assemblée généraleL’assemblée générale des actionnaires auditionne le rapport spécial du commissaire aux comptes et se prononce sur les conventions en cause qui sont soit approuvées soit rejetées. L’administrateur intéressé ne peut pas prendre part au vote. Ses actions ne sont pas comptées dans le calcul du quorum et de la majorité

- conséquences attachées au respect de la procédure Approbation par l’assembléeLa convention (approuvée ou non par l’assemblée) produit ses effets à l’égard des tiers sauf annulation ultérieure pour fraude. En cas de rejet de la convention par l’assemblée, le dirigeant pourra être poursuivi si l’application de la convention est préjudiciable pour la société. Autorisation du conseilUne convention qui engendre des conséquences dommageables pour la société peut être annulée si elle n’a pas été préalablement autorisée par le conseil d’administration. C’est une nullité relative et non pas une nullité de plein droit qui peut être demandée en justice par tout intéressé et prononcée à la libre appréciation du juge. Elle peut néanmoins être couverte par un vote de l’assemblée générale intervenant sur rapport spécial du commissaire aux comptes. Sauf en cas de dissimulation, l’action en nullité se prescrit dans un délai de trois ans à dater de la signature de la convention.Les conventions qui ont échappé à la procédure d’autorisation préalable, peuvent être validées par un vote de l’assemblée générale intervenant sur rapport spécial du commissaire aux comptes exposant les circonstances du défaut de suivi de la procédure normale (article 630).

3.3- conventions interdites Domaine d’applicationAux termes de l’article 628 du code de commerce, il est interdit aux administrateurs de :

- contracter des emprunts auprès de la société,- se faire consentir par la société un découvert en compte

courant,

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- se faire consentir des garanties par la société. Cette interdiction concerne les administrateurs, les directeurs généraux, les représentants permanents des personnes morales ainsi que les membres de leurs proches famille (conjoint, ascendants, descendants). Mais elle ne concerne pas les administrateurs personnes morales : une société mère peut emprunter à sa filiale si elle respecte la procédure normale des conventions réglementées.

SanctionsLes conventions conclues en violation de l’article 628 du code de commerce sont frappées d’une nullité absolue. Le juge est tenu de prononcer la nullité qui peut être demandée par tout intéressé devant le tribunal4- Cooptation D’administrateursCet aspect a été traité précédemment.5- Nomination Révocation Et Rémunération Du PrésidentSeul le conseil d’administration est compétent en matière de nomination ou de révocation du PCA.Il prend ses décisions à la majorité.La rémunération du président est déterminée par le conseil d’administration6- Répartition Des Jetons De PrésenceCet aspect a été traité précédemment dans le paragraphe sur la rémunération des administrateurs7- Autorisations Des Cautions Avals Et Garanties PrincipesLes cautions, avals et garanties ne peuvent être valablement donnés par la société que s’ils sont préalablement autorisés par le conseil d’administration. Cette autorisation est donnée préalablement pour un montant limité, sinon l’aval, la caution ou la garantie donnés, sont inopposables à la société. SanctionsSi la caution, l’aval ou la garantie signés par le P-DG ou le DG n’ont pas été préalablement autorisés par le conseil d’administration, l’engagement est inopposable à la société, car les limitations légales des pouvoirs du président qui empiéterait sur les attributions exclusives du conseil d’administration, sont OPPOSABLES aux tiers. Un dirigeant qui accorde une garantie à un tiers, sans autorisation du conseil d’administration, engage sa responsabilité vis à vis de ce tiers.8- Transfert Du Siège Social Dans La Même VilleCet acte est de la compétence exclusive du conseil d’administration et doit être ratifié par l’assemblée générale.9- Délégation De Pouvoirs De L’assemblée Générale Au Conseil

D’administration

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Le code de commerce autorise expressément l’assemblée générale des actionnaires à déléguer certains pouvoirs au conseil d’administration, notamment dans le cas d’une augmentation de capital.

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C.Rôle De L’administrateur Au Sein Du Ca

Le conseil d’administration est un organe collégial. Cela signifie que les administrateurs exercent collectivement les fonctions qui leur sont attribuées par la loi et ne détiennent individuellement que peu de pouvoirs.Leur participation aux délibérations du conseil d’administration sera traitée dans le premier point et sera suivi d’une description de leur mission dans un second point.

C-1. Participation aux délibérations du C.A

1- Convocations aux séances du CACe sont les statuts qui fixent librement les modes, les délais et les formes de convocation des administrateurs aux séances du conseil d’administration.Des administrateurs représentant au moins le tiers des membres en fonction peuvent procéder à la convocation de conseil d’administration et à la fixation de l’ordre du jour de la réunion si le conseil ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois.L’ordre du jour de la réunion peut être :- Fixé par la convocation- Défini au moment de la réunion si les statuts le précisent.

2- Représentation Des AdministrateursSi les statuts ne s’opposent pas, les administrateurs peuvent se faire représenter aux séances du conseil d’administration.Le mandat ne peut être donné qu’a un autre Administrateur.Chaque administrateur ne peut représenter qu’un seul autre administrateur au cours d’une même séance du conseil d’administration.

3- Registre De PrésenceUn registre des présences doit être tenu. Il enregistre les signatures des administrateurs à chaque séance du conseil d’administration.

4- QuorumLe conseil d’administration ne peut délibérer valablement que si la moitié de ses membres au moins sont présents. Il n’est pas tenu compte des administrateurs représentés pour la détermination du quorum.

5- MajoritéLes décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. La voix du président est prépondérante en cas de partage des voix

6- VoteLes administrateurs exercent librement leur droit de vote, sauf dans les cas prévus par la loi (exemple des conventions entre la société et l’un de ces administrateurs)

C-2. Missions Des Administrateurs Au Sein Du C.A

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Les objectifs de la mission des administrateurs sont multiples. Ils sont fondés sur le cumul des qualités :

- d’actionnaire,- de dirigeant,- et d’organe de surveillance.1- Définition De La Politique Générale De La Société

Les décisions les plus importantes prises par la société doivent recevoir l’avis des administrateurs.Ils doivent donc arrêter avec le président les grandes options de la société:

- stratégiques,- économiques,- financières,- commerciales,- ou technologiques.

Leur intervention est limitée par le principe de collégialité du conseil d’administration qui ne peut pas:

- siéger en permanence,- exécuter lui-même les décisions qu’il a arrêtées.

Le PCA agit de manière permanente et assume en fait la gestion conformément à ses pouvoirs bien qu’il soit légalement investi du pouvoir de participer à la gestion de la société.

2- Surveillance De La Gestion De La SociétéLe conseil d’administration doit exercer sur la conduite des affaires sociales une surveillance réelle.Il doit veiller à la conformité des décisions prises au regard de :

- l’intérêt social (qui doit être supérieur à l’intérêt personnel)- l’intérêt des actionnaires.3- Contrôle De L’action Du Président

L’administrateur doit assurer une surveillance active de l’action du président. Son défaut d’intérêt sur les affaires de la société peut être assimilé à un comportement fautif. L’administrateur doit apporter un soin particulier à la qualité (exactitude et exhaustivité) de l’information transmise aux actionnaires

4- Apport D’une Compétence Externe SpécifiqueL’administrateur peut dans le respect de ses attributions faire bénéficier la société de ses expériences et compétences particulières (justifiant souvent sa nomination).

5- Particularités de l’administrateur représentantPermanent d’une personne moraleUne personne morale peut être nommée administrateur d’une société par actions.Le législateur a institué le régime du «représentant permanent» pour remédier :

- aux changements fréquents de représentant légal de la personne morale,

- à la dilution de la responsabilité qui s’ensuivrait.

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Aux termes de l’article 612 du code de commerce, la personne morale nommée administrateur, «doit désigner un représentant permanent qui est soumis aux mêmes conditions et obligations et encourt les mêmes responsabilités civiles et pénales que s’il était administrateur en son nom propre, sans préjudice de la responsabilité solidaire de la personne morale qu’il représente ». Les conditions de nomination du représentant permanent La société est entièrement libre dans le choix de son représentant permanent.Mais, le fait que ce dernier soit soumis «aux mêmes conditions et obligations » que s’il était administrateur en son nom propre n’est pas sans conséquences. Le RP n’est pas soumis à l’obligation d’être actionnaire. Les dispositions en matière d’interdictions et d’incompatibilités visant les administrateurs sont applicables au RP, de même que les conditions de cumul avec un contrat de travail (antériorité par rapport à la nomination). Cependant la limitation du nombre de mandats, fixée par l’alinéa 1er de l’article 612 du code de commerce selon lequel une personne physique ne peut appartenir simultanément à plus de cinq conseils d’administrationde sociétés par actions ayant leur siège social en Algérie, ne s’applique pas aux représentants permanents (article 612, 2ème alinéa du code de commerce). La désignation du représentant permanentL’organe compétent pour désigner le RP n’est indiqué dans aucune disposition légale ou réglementaire. Cependant, l’idée peut être retenue que les personnes habilitées à représenter la société dans ses rapports avec les tiers sont qualifiées pour désigner le RP (président du directoire ou du conseil d’administration, directeurs généraux). La désignation du RP doit intervenir au plus tard lors de l’entrée en fonction de la personne morale comme administrateur. Publicité de la désignation du représentant permanent La désignation du RP doit tout d’abord être notifiée à la société administrée. Aucune condition de forme particulière n’est prévue par la loi. Dans la société administrée, la nomination du RP est soumise à des formalités identiques à celles prévues en cas de nomination d’un administrateur personne physique : publication dans un journal d’annonces légales, inscription modificative au registre de commerce. Durée des fonctions du représentant permanent Le RP exerce ses fonctions pendant la durée des fonctions d’administrateur de la personne morale.La personne morale est tenue de notifier sans délai le décès, la démission ou la révocation de son RP à la société administrée ainsi que l’identité du successeur. Comme tout administrateur, le RP est révocable ad nutum et bénéficie des mêmes conditions d’indemnisation. Mission du représentant permanentLe représentant permanent participe aux séances du conseil d’administration de la société administrée avec voix délibérative comme les autres administrateurs personnes physiques. Il n’est pas habilité à mettre fin au mandat d’administrateur de la société qu’il représente. Tant qu’il demeure en fonction, il est seul habilité à siéger au sein du conseil d’administration au nom de la société. Le RP obéit aux règles prévues en matière de conventions

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réglementées du fait qu’il est soumis aux mêmes règles, conditions et obligations que s’il était administrateur en son nom propre. Rémunération du représentant permanentElle incombe à la personne morale administrateur, lorsque les fonctions exercées par le RP ne sont pas, comme la loi l’autorise exercées à titre gratuit. Responsabilité du représentant permanentLe RP est responsable tant à l’égard de la société administrée, qu’à l’égard de la société qu’il représente es-qualité. Vis-à-vis de la société administrée, il encourt les mêmes responsabilités civile et pénale que s’il était administrateur en son nom propre (article 612 du code de commerce).A l’égard de la personne morale qu’il représente, il encourt, conformément au code civil, la responsabilité de tout mandataire s’il commet une faute dans l’exercice de sa mission.

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D.devoirs, risques et responsabilités de l’administrateur

D-1. Droits Et Devoirs De L’administrateur

1- DroitsBien que l’administrateur soit sans pouvoirs pour agir et représenter seul la société, il ne faut pas croire qu’il n’a aucun droit dans la société.L’administrateur a un certain nombre de prérogatives qui sont la contrepartie de ses obligations.IL a un pouvoir de contrôle sur les comptes et les opérations de la société.Il tient de sa qualité le droit de prendre connaissance de tous documents de la société afin de comprendre les opérations qu’il doit couvrir de son autorité personnelle.Le P-DG doit permettre aux administrateurs de remplir leur fonction en toute connaissance de cause.De même, l’administrateur doit exercer ce droit à l’information dans un but légitime et en respectant une obligation de discrétion.L’administrateur qui se voit refuser par le P-DG la communication de documents ou d’informations nécessaires ne peut pas se les procurer directement auprès du personnel de la société ; mais il peut solliciter du président du tribunal de commerce statuant en référé, leur communication.La sanction de la méconnaissance des droits à l’information d’un administrateur est la nullité de la délibération du conseil d’administration ayant statué en méconnaissance de cause.2- Devoirs et Obligations

2.1- devoir de présence aux séances du C.AL’administrateur doit prendre part aux séances du C.A, pour éviter le risque de voir sa responsabilité engagée à son insu.

2.2- devoir d’informationEn corollaire de son droit à l’information, l’administrateur doit être vigilant et doit se tenir régulièrement au courant des affaires sociales.

2.3- devoir de discrétionComme toute personne appelée à assister aux réunions du conseil d’administration, l’administrateur est tenu à la discrétion à l’égard des informations qui présentent un caractère confidentiel, présentées comme telles par le président. L’inobservation de cette obligation peut entraîner l’ouverture d’une action en dommages - intérêts.

2.4- devoir de respect du principe «d'organisation hiérarchique de la société »

L’administrateur doit respecter les pouvoirs de direction générale du P-DG. A l’inverse, ce dernier doit respecter les droits reconnus par la loi aux administrateurs.

2.5- devoir de transparence Détentions d’actions de la société

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Les personnes qui ont un accès privilégié à des informations sur la vie de la société doivent mettre au nominatif ou déposer les actions de la société qui leur appartiennent. Délit d’initié (sociétés cotées)Les dirigeants sociaux qui auront réalisé ou sciemment permis de réaliser sur le marché, directement ou par personne interposée, une ou plusieurs opérations avant que le public n’ait connaissance de ces informations seront passibles de sanctions Communication d’informations privilégiées (sociétés cotées)En plus de l’obligation déjà imposée par la loi à toute personne disposant d’une information privilégiée, il y a une obligation de secret à l’égard des tiers qui n’ont pas à connaître cette information

D-2. Responsabilités de L’administrateur

L’administrateur engage sa responsabilité du fait même de sa fonction parce qu’il conjugue les qualités de dirigeant et de contrôleur. Il s’expose à une responsabilité étendue, civile, pénale et administrative.Bien que l’administrateur ne dispose individuellement d’aucun pouvoir de direction et qu’il ne s’immisce pas dans la gestion de la société en pratique, il a une responsabilité civile, pénale et personnelle aussi étendue que celle du président ou des directeurs généraux qui ont la charge effective de la gestion quotidienne.Cette responsabilité qui peut s’inscrire dans des domaines divers tels que le droit du travail, de la sécurité sociale ou de l’environnement se traduit par l’obligation d’assurer les conséquences de son attitude générale et de ses actes particuliers.En général deux formes de responsabilités sont retenues :

- La responsabilité civile qui peut entraîner une sanction pécuniaire et qui n’est efficace que si l’auteur de l’acte répréhensible offre une solvabilité suffisante,

- La responsabilité pénale qui fait supporter le risque d’un emprisonnement et/ou d’une amende et qui a un double rôle préventif et répressif.

Ces deux formes de responsabilités sont complétées par une responsabilité spécifique à l’entreprise en difficulté qui est une forme intermédiaire (sorte de responsabilité civile aggravée et assortie parfois de sanctions pénales).

1- la responsabilité civile1.1- principe

Les administrateurs sont responsables individuellement et solidairement selon les cas, envers la société ou envers les tiers, des infractions commises aux dispositions législatives ou réglementaires applicables aux sociétés par actions, ainsi que de la violation des statuts ou des fautes commises dans leur gestion

1.2- conditions d’existence de la RCLa responsabilité de l’administrateur doit être fondée sur une faute et sur une relation de cause à effet entre cette faute et le préjudice subi par la société.

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En principe, le dirigeant engage sa responsabilité à l’égard de la société ou de ses actionnaires et exceptionnellement à l’égard des tiers.

infractions commises aux dispositions législatives et réglementaires d’ordre public applicables aux s p a.

Dans ce cas, la responsabilité du dirigeant est invoquée à cause de son attitude positive de fraude à la loi ou au règlement et non pas à la suite d’une simple abstention.La responsabilité du dirigeant peut également être mise en cause en raison de la méconnaissance du droit des sociétés :

- inobservation des règles spécifiques à la modification des statuts,- violation des règles relatives au fonctionnement du conseil

d’administration,- refus de communication de documents sociaux à un associé,- non respect des règles relatives à la présentation des comptes sociaux,- irrégularités commises dans la convocation, la tenue et la constatation des

décisions des assemblées. violation des statuts

Les dispositions statutaires s’imposent aux dirigeants, car elles tiennent lieu de loi à tous les membres de la société.Leur inobservation est donc source de responsabilité envers les actionnaires mais non envers les tiers puisque les limites statutaires apportées au pouvoir des dirigeants sont inopposables à ces derniers.La société demeure engagée vis-à-vis des tiers de bonne foi. Si l’exécution de l’acte lui est préjudiciable, elle conserve la faculté de demander réparation au dirigeant qui n’a pas respecté les statuts, sauf si le dirigeant est intervenu en exécution d’une décision de la majorité des associés.L’atteinte au pacte social constitue en elle-même une faute indépendante de toute notion de mauvaise foi ou de fraude. Elle peut être volontaire, mais peut aussi résulter d’une négligence due à une méconnaissance des statuts.

fautes commises dans leur gestionC’est la faute la plus malaisée à mettre en évidence, du fait qu’elle suppose une appréciation sur le comportement requis de la part d’un dirigeant prudent, diligent et actif, au regard des circonstances de fait Il n’y a pas de règles suffisamment précises pour qualifier avec certitude la faute de gestion. Cette appréciation varie en fonction du degré de prise de risque impliquée par la gestion de la société.Généralement la faute de gestion est considérée d’une manière plus restrictive pour les administrateurs que pour les dirigeants ayant la charge effective de la gestion quotidienne.La collégialité des fonctions dévolues au conseil d’administration permet l’engagement de la responsabilité des administrateurs dans le cadre d’une faute collective impliquant l’organe social.En outre, la responsabilité des administrateurs peut être mise en cause à titre individuel, car ils sont responsables de tous les actes contraires aux intérêts de la société et répondent de toutes leurs fautes, légères ou graves, même non intentionnelles.Dans les textes, le conseil d’administration et le président disposent de pouvoirs identiques.

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Dans les faits, le CA néglige parfois d’exercer les pouvoirs que la loi lui attribue.La responsabilité des administrateurs peut être engagée en raison de ce défaut de contrôle de la gestion du président. Pour cette raison, les administrateurs doivent participer aux séances du conseil d’administration afin d’obtenir tous les renseignements et documents utiles à leur missionLes administrateurs doivent recevoir régulièrement des informations de la direction générale pour le suivi des affaires sociales.Leur défaut de réclamation de telles informations peut constituer une faute.Cette mission de surveillance doit être permanente et doit s’exercer pendant toute la durée de l’exercice social.

1.3- modalités de mise en oeuvre de la responsabilité civile

qui peut mettre en cause la RC des administrateurs ? La sociétéElle a qualité pour agir en justice en tant que personne morale, lorsqu’elle subit personnellement un dommage causé par la faute du dirigeant. Les actionnairesUn ou plusieurs actionnaires peuvent exercer l’action sociale décrite ci-dessus en réparation d’un préjudice causé à la société et dont ils subissent indirectement les répercussions. Il convient de distinguer à ce titre:- L’action individuelle qui ne peut être exercée que par un associé en, en réparation d’un préjudice personnel qu’il a subi,- L’action sociale en réparation d’un préjudice subi par la société, exercée par un seul actionnaire ou par des actionnaires groupés.

quels sont les administrateurs qui peuvent voir leur RC mise en cause ?La responsabilité est individuelle si les faits fautifs sont imputables à un seul administrateur. Les autres administrateurs ne sont pas concernés.La responsabilité est solidaire et donc indivisible si la faute commise est commune à tous les membres du conseil d’administration.La responsabilité des administrateurs peut revêtir un aspect collectif lorsque l’action de l’un d’eux ne peut être isolée de l’acte ou de la décision prise par le conseil d’administration.La condamnation des administrateurs à une responsabilité solidaire peut entraîner la répartition de la dette entre eux dans des proportions inégales selon leur degré de responsabilité effectif.En raison de la solidarité, chaque administrateur peut être obligé de payer l’intégralité du montant total de la condamnation en conservant le droit de se retourner contre les autres administrateurs pour leur demander leur contribution.Le représentant permanent est responsable :

- tant à l’égard de la société administrée- qu’à l’égard de la société administrateur (il encourt la responsabilité de

tout mandataire s’il commet une faute dans l’exercice de sa mission: négligence, informations erronées, dissimulations…).

1.4- juridiction compétenteElle n’est déterminée par aucun texte réglementaire.

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Selon la jurisprudence, ce sont les tribunaux de commerce qui sont compétents pour les litiges entre associés.La juridiction répressive statue lorsque le dirigeant commet des infractions justifiant que la victime se constitue partie civile.

1.5- extinction ou exonération de la RC exonération de la responsabilité

La responsabilité des administrateurs et des dirigeants sociaux ne peut pas être limitée par une clause statutaireLa responsabilité des administrateurs peut être exonérée en cas de force majeure.La responsabilité des administrateurs peut être minorée par une décision de l’assemblée générale qui confirme éventuellement la conformité d’une décision à l’objet ou à l’intérêt social. Dans ce cas, le juge peut tenir compte de la bonne foi pour évaluer l’importance de la faute commise.L’exonération totale de la responsabilité ne peut en aucun cas être justifiée par la bonne foi ou l’inexpérience.Peut être considéré comme un acte fautif l’acceptation d’une mission hors du champ de compétence de l’administrateur.L’administrateur doit donc user de moyens énergiques tels que la démission ou la mention de son désaccord au procès-verbal des réunions du CA et ce, pour pouvoir s’exonérer de sa responsabilité.

extinction de la responsabilité La prescriptionL’action en responsabilité individuelle et sociale se prescrit par trois ans, sauf dans deux cas où la prescription ne joue qu’au bout de dix ans :

- lorsque le fait dommageable peut être qualifié de crime,- lorsque le préjudice résulte du défaut de mention obligatoire dans les

statuts ou de l’omission d’une formalité nécessaire à la constitution de la société.

Le quitusLe vote du quitus, même général et définitif, n’éteint pas l’exercice des actions en responsabilité. Les renonciationsLe code de commerce interdit toute renonciation anticipée à l’exercice de l’action en responsabilité. Cette interdiction concerne l’assemblée générale et le conseil d’administration.

2- la responsabilité spécifique des administrateurs d’une société en difficulté

2.1- sanctions patrimoniales condamnation au comblement du passif social

Lorsque le redressement ou la liquidation judiciaire fait apparaître une insuffisance d’actif, les administrateurs et les dirigeants sociaux peuvent être condamnés à supporter tout ou partie des dettes sociales. Les dirigeants sociaux ne peuvent être tenus de combler le passif social que s’ils ont commis des fautes de gestion ayant contribué à l’insuffisance d’actif. Le demandeur en comblement du passif doit prouver :

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- d’une part, l’existence d’une faute de gestion,- d’autre part, un lien de causalité entre cette faute et l’insuffisance d’actif.

La mise en cause des dirigeants sociaux et des administrateurs peut être entraînée par toute faute de gestion, même légère, toute imprudence ou négligence.

mise personnelle en redressement ou en liquidation judiciaire2.2- sanctions personnelles

faillite personnelle. interdiction de gérer

2.3- sanctions pénales rattachées aux difficultés financières de la société : la banqueroute.

3- Responsabilité pénaleSes domaines sont étendus et peuvent concerner l’ensemble des événements de la vie sociale.Certaines responsabilités pénales sont dites de droit commun, d’autres se rapportent au droit des sociétés.Même la personne morale peut être déclarée pénalement responsable.

3.1- responsabilité pénale de droit commun de l’administrateur personne physique

Les principaux cas de mise en oeuvre de la responsabilité pénale de droit commun sont: L’abus de confiance, L’abus de blanc-seing, L’escroquerie, Le faux en écriture.Ces infractions peuvent être commises par les administrateurs indépendamment de leur qualité d’administrateur.

3.2- responsabilité pénale de l’administrateur personne physique relative aux infractions spécifiques au droit des sociétés.

En principe, c’est le PCA, chargé de la direction générale de la société qui est pénalement responsable. Mais compte tenu de la collégialité du CA, un administrateur personne physique ne peut être personnellement pénalement responsable que s’il commet l’infraction comme co-auteur ou complice.Mais un administrateur peut engager sa responsabilité pénale à titre personnel sous couvert de la société lorsqu’il exerce ses pouvoirs comme dirigeant de fait ou dans le cadre d’un acte non rattaché à l’exercice de ses fonctions.Les infractions dont les administrateurs peuvent se rendre coupables au cours de la vie sociale sont résumées dans le tableau en annexe. Elles concernent : la constitution, les assemblées, la modification des statuts, le contrôle, les valeurs mobilières, les filiales et participations, la publicité.En outre les administrateurs encourent une responsabilité pénale particulière au titre de la direction et de l’administration.

distribution de dividendes fictifs.Tout dividende distribué en violation des règles de l’article723 du code de commerce constitue un dividende fictif. Pour que ce délit soit constitué il faut :

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- l’absence d’inventaire ou inventaire frauduleux,- que les dividendes fictifs aient été distribués,- que cette distribution ait été faite sciemment.

présentation de comptes ne donnant pas une image fidèleCe délit concerne les dirigeants qui, sciemment, publient ou présentent aux actionnaires des comptes annuels ne donnant pas une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice, de la situation financière et du patrimoine de la société.

usage abusif de biens sociauxCe délit concerne les dirigeants qui, de mauvaise foi, ont fait des biens ou du crédit de la société un usage qu’ils savaient contraire à son l’intérêt, à des fins personnelles ou pour favoriser une autre société dans laquelle ils étaient intéressés directement ou indirectement.L’abus de biens sociaux est un délit instantané qui doit être apprécié de la décision de l’opération incriminée.Il se prescrit dans un délai de trois ans, à compter du jour où le délit a été constaté.Les dirigeants sociaux ne peuvent être condamnés que si leur mauvaise foi est déterminée.

3.3- responsabilité pénale de la personne morale.a –DEFINITIONb –INFRACTIONS VISEESc –CONDITIONS DE MISE EN OEUVREd –REPRESENTATIONe –SANCTION

4- moyens de s’exonérer de sa responsabilité4.1- dans son attitude

L’absence et la négligence constituent des conditions aggravantes et non atténuantes de la responsabilité.L’administrateur doit recourir à des moyens plus énergiques (démission protestataire ou mention du désaccord sur le procès-verbal de réunion du conseil) pour pouvoir s’exonérer de sa responsabilité.Par exemple, il peut invoquer les irrégularités dans la convocation au CA qui a eu pour effet de le tenir écarté de la délibération incriminée, et des entraves mises à son information sur le fonctionnement de la société.

4.2- délégation de pouvoirs (responsabilité pénale) l’administrateur peut-il effectuer des délégations de pouvoirs ?

L’administrateur ne peut pas effectuer des délégations de pouvoirs, sauf s’il bénéficie d’un mandat de représentation exprès du conseil d’administration qui lui permet de déléguer un pouvoir et la responsabilité pénale qui s’y rattache.

l’administrateur peut-il être titulaire d’une délégation de pouvoirs ?L’administrateur peut se voir conférer une délégation de pouvoirs, à condition de respecter les règles qui s’y rattachent (compétences, moyens nécessaires…).Il a un devoir de vigilance quant à l’acceptation de ces délégations et à leurs contreparties.

4.3- possibilités d’assurance RC

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L’assurance de la responsabilité civile des dirigeants peut faire l’objet d’un contrat qui garantit certaines conséquences d’erreurs commises dans la gestion même de la société.C’est la société et non pas l’administrateur qui souscrit le contrat pour le compte et au profit de l’ensemble de ses dirigeants exerçant un mandat social

4.4- valeur des renonciationsLa loi prohibe les clauses statutaires permettant de subordonner l’action contre un dirigeant à l’accord de l’assemblée ou comportant à l’avance une renonciation à une telle action. L’assemblée ne peut pas aussi renoncer à exercer ce droit par un décision ou un quitus.En revanche, les engagements suivants sont valables :

- un tiers qui renonce à son action individuelle,- un actionnaire qui renonce individuellement à l’action individuelle et

sociale,- une société mère qui prend en charge les conséquence d’une action

intentée contre les dirigeants.

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DEUXIEME PARTIE

MOYENS D’INFORMATION

DU CONSEIL

D’ADMINISTRATION

A- MOYENS PREVUS PAR LA LEGISLATION SUR LES SOCIETES

B- MOYENS D’INFORMATION SUPPLEMENTAIRES A LA DISPOSITION

DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

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A- Moyens Prévus Par La Législation Sur Les Sociétés

A-1. Pouvoirs d’obtention d’informations dévolus au conseil d’administration

Ces pouvoirs résultent de quelques articles du code de commerce l’article 622 définissant le rôle du conseil d’administration les articles 676 et 716 relatifs a l’établissement des

comptes annuels et du rapport de gestion dont le conseil est responsable

différents articles relatifs a- l’autorisation de conventions- la constitution de cautions, avals et garanties

des opérations sortant de l’ordinaire: augmentation ou réduction du capital, émission de valeurs mobilières, etc.…

1- Qui doit informer le conseil d’administration?L’obligation d’information des membres du conseil d’administration relève due président du conseil d’administration et des directeurs généraux (ayant une délégation de pouvoirs du PCA), destinataires de tous les rapports d’intervenants extérieurs et dirigeants sociaux et techniques de la société.Les administrateurs ne peuvent pas demander des informations directement à des salariés de la société en raison :

- du principe d’ordre hiérarchique régissant la SPA (chaque organe à des compétences attribuées de manière spécifique),- du principe de non immixtion des administrateurs dans la gestion

Mais le CA peut voter des résolutions pour contraindre le P-DG ou le DG à lui fournir les informations demandées ou saisir le tribunal de commerce statuant en référé (solution de dernier recours).

2- Quelles informations doivent être communiquées au conseil ?Tous les documents qui seront adressés aux actionnaires doivent être présentés aux administrateurs lors du conseil d’administration qui arrête les comptes annuels.Cette présentation doit être accompagnée d’explications leur permettant d’apprécier:

- les méthodes comptables utilisées et les modifications des précédentes méthodes employées- l’évolution des affaires sociales,- le résultat par action,- les investissements réalisés,- les perspectives d’avenir,- la portée des décisions à prendre (répartition du résultat,…)

Ce sont les services comptables de la société qui préparent les divers documents constituant les comptes annuels en tenant compte des obligations légales, réglementaires et fiscales. Lors de leur présentation au CA, les comptes annuels doivent être considérés comme un simple projet.

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Le CA a un rôle important qu’il tient de la loi pour arrêter les comptes et choisir certaines options pouvant avoir une influence très sensible sur les comptes de résultats.Ces décisions ne peuvent être prises ni par les services comptables ni par le PCA qui n’a pas compétence pour agir seul.Les options qui doivent faire l’objet de décision du conseil d’administration sont :

- les modalités d’amortissement de certains investissements,- les modalités d’étalement de certains frais,- les options à caractère fiscal,- l’opportunité et l’évaluation des provisions (dépréciation des stocks, créances sur clients, risques et charges)

La direction doit fournir au CA tous les éléments internes et externes lui permettant de prendre sa décision lors de la réalisation d’opérations requérant:

- soit une approbation du CA (caution et aval)- soit une présentation par le CA d’un rapport à l’assemblée générale des actionnaires (opérations sur le capital, etc.…)

La loi n’oblige pas la direction à fournir au CA des documents autres que ceux cités ci-dessus. Les autres documents doivent donc être demandés par le CA à la direction, soit de manière informelle, soit par voie de résolution si nécessaire.

3- Quelles sont les sanctions du défaut d’information du C.A.La nullité de la réunion du conseil d’administration peut être prononcée par le tribunal.

A-2. Pouvoirs d’obtention d’informations Dévolus à chaque administrateur

L’administrateur peut demander:- au PCA des informations sur une opération soumise au conseil afin de pouvoir éclairer son jugement- au tribunal de commerce statuant en referez d’enjoindre le président de lui communiquer l’information pertinente

L’administrateur ne peut pas:- demander des informations directement aux salaries- contraindre le président a lui donner des informations sur des activités ou des accords non soumis au conseil d’administration car, n’étant pas a priori de sa compétence immédiate.

Dans ce cas, s’il estime ne pas être en mesure de jouer son rôle il devrait le faire mentionner sur un des procès-verbaux du conseil d’administration (afin de dégager sa responsabilité)

A-3. Rôle Des Commissaires Aux Comptes

Les Commissaires Aux Comptes ont pour mission principale de contrôler les comptes de l’exercice, dans le cadre de laquelle ils sont amènes à examiner le système de contrôle interne de la société

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Ils ont également d’autres missions particulières considérées comme des suites logiques a la mission principale1- mission principale des CACLes commissaires aux comptes sont nommés par l’assemblée générale. Ils ont pour mission permanente :

- De vérifier les valeurs et les documents comptables de la société ;- De contrôler la conformité de la comptabilité aux règles en vigueur ;- De vérifier la concordance avec les comptes annuels, et la sincérité des informations données dans le rapport de gestion.

Les commissaires aux comptes doivent : Certifier que les comptes annuels sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de la société à la fin de l’exercice. Certifier exact le montant global des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées.Dans la pratique, les commissaires aux comptes exposent leurs observations aux dirigeants avant la date du conseil d’administration, afin que les comptes annuels puissent, le cas échéant, être modifiés avant leur présentation aux administrateurs.Pour émettre leur opinion sur les comptes les commissaires aux comptes procèdent à des tests non exhaustifs dont le but n’est pas spécifiquement de détecter les fraudes ou les actes illégaux.Préalablement, ils procèdent à une analyse des procédures en vigueur au sein de la société et émettent une lettre de recommandations indiquant les faiblesses relevées, les risques impliqués, les actions correctives recommandées et la réponse de la direction. Cette lettre est généralement adressée au directeur général et au directeur financier qui la communiquent rarement au conseil d’administration.Les administrateurs ont donc un grand intérêt à voter une résolution indiquant que ce document doit leur être transmis.La certification des commissaires aux comptes ne donne pas une assurance absolue de l’inexistence de fraudes ou d’actes illégaux au sein de la société.Par ailleurs, l’article 715 bis 10 du code de commerce prévoit que les commissaires aux comptes doivent porter à la connaissance du conseil d’administration :

- les contrôles et vérifications auxquels ils ont procédé et les différents sondages auxquels ils se sont livrés.- Les postes du bilan et des autres documents comptables auxquels des modifications leurs paraissent devoir être apportées, en faisant toutes observations utiles sur les méthodes d’évaluation utilisées pour l’établissement des documents.- Les irrégularités et inexactitudes qu’ils auraient découvertes.- Les conclusions auxquelles conduisent les observations et rectifications ci-dessus sur les résultats de l’exercice comparés à ceux du précédent exercice.

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Dans la pratique, ce rapport est fait au président du conseil d’administration d’une manière orale, et il a tendance à n’être communiqué d’une manière écrite et formelle au conseil d’administration que lorsque les commissaires aux comptes relèvent des faiblesses importantes signalées aux dirigeants et n’ayant pas subi d’actions correctives de leur part.Les administrateurs ont donc là aussi un grand intérêt à voter une résolution demandant la communication de ce rapport annuellement.IMPORTANTLes commissaires aux comptes n’ont pas le droit de répondre individuellement à une question isolée d’un administrateur.Ils ne peuvent répondre :

- qu’aux questions posées par le conseil d’administration dans son ensemble,- ou aux questions posées par un des administrateurs à l’occasion d’une réunion du conseil d’administration à laquelle ils assistent.

2- rôle du CAC en cas de difficultés de la société (article 715 bis 11)L’article 715 bis 11 du code de commerce prévoit la procedure suivante au cas ou le CAC relève a l’occasion de l’exercice de sa mission des faits de nature a compromettre la continuité de l’exploitation:- le CAC peut demander des explications au conseil d‘administration (ou directoire) qui est tenu de répondre sur ces faits- en cas d’absence de réponse ou de réponse insuffisante, le CAC invite le président du C.A (ou du directoire) à faire délibérer le conseil d’administration (ou de surveillance) sur les faits relevés, le CAC est convoque à cette séance.- le CAC établit un rapport spécial qu’il présente à la plus prochaine assemblée générale ou en cas d’urgence a une A.G.EX qu’il convoque lui même, et ce, en cas d’inobservation de ces dispositions ou si la continuité de l’exploitation demeure compromise malgré les mesures prises3- rôle des CAC en cas de mise en évidence de faits délictueuxLes CAC ont l’obligation de révéler au procureur de la république les faits délictueux dont ils ont eu connaissance au cours de leur mission (article 713 bis 13 c.com)

A-4. Autres Intervenants Extérieurs

1- intervenants dont la présence est exigée par la loi dans certaines circonstancesCes intervenants doivent remettre des rapports au président du C.A- commissaire a la transformation : si la société change de forme juridique- commissaire aux apports et /ou a la fusion : en cas de fusion de sociétés, d’apport en nature ou d’apport partiel d’actif.Il est souhaitable que les administrateurs demandent des copies de ces rapports pour se forger une opinion sur l’opération.2- l’expertise indépendante

Elle peut être demandée par le conseil si le besoin s’en fait sentir

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B- Moyens D’information Supplémentaires A La Disposition Du Conseil D’administration

Pour remplir son rôle de surveillance de la gestion de la société de manière efficace, le conseil d’administration peut disposer des moyens spécifiques de recherche des informations qui lui sont nécessaires, offerts par :- l’article 622 du code de commerce : « le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toute circonstance au nom de la société ».- l’article716 du même code : A la clôture de chaque exercice le conseil d’administration dresse l’inventaire des divers éléments de l’actif et du passif …les comptes de résultats et le bilan.Ces moyens, pour être mis en oeuvre nécessitent l’accord de la majorité des membres du conseil d’administration, sinon le PCA se contentera de donner le minimum d’informations prévu par les textes.Ces moyens peuvent être classés en trois grandes catégories donnant lieu à trois actions différentes du conseil d’administration:

- la mise en place d’un suivi de contrôle interne et de son efficacité,- l’exercice d’une action de prévention des actes illégaux et des fraudes,- la mise en place de comités spécialisés

B-1. Suivi Du Contrôle Interne

L’administrateur doit veiller en permanence à l’existence et à la qualité du contrôle interne pour :

- pouvoir remplir son rôle le mieux possible,- s’assurer de la fiabilité des informations dont il est destinataire.

L’arrêté des comptes est du ressort du conseil d’administration qui est responsable des erreurs et inexactitudes que les comptes peuvent contenir.Dans ce contexte, la lettre à la direction appelée aussi rapport sur le contrôle interne du commissaire aux comptes permet de cerner les principales faiblesses de contrôle interne et les éventuelles procédures à mettre en place pour y remédier.La notion de contrôle interne doit donc être bien comprise de l’administrateur s’il veut s’assurer qu’aucune perte d’information importante ne se produit aux différents stades de son traitement.

Le contrôle interne

a- DéfinitionLe contrôle interne est constitué de l’ensemble des procédures visant à s’assurer: - de la fiabilité et de l’intégrité de l’information, - du respect des politiques, plans, procédures, lois et règlements, - de la sauvegarde des biens, - de l’utilisation économique et efficace des ressources,

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- de la réalisation des objectifs et des buts attribués à une activité ou à un programme.b- composants du contrôle interneLe contrôle interne est composé d’éléments étroitement liés :- L’évaluation des risques,- L’environnement de contrôle,- L’information et la communication,- Le pilotage,- Les activités de contrôle.b.1 - L’évaluation des risquesToute entité est soumise à des risques et ce, quelle que soit sa taille, sa structure, sa nature ou son activité.L’évaluation des risques consiste à identifier et à analyser les facteurs susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs fixés par la direction générale de la société.La société (direction générale et conseil d’administration) doit mettre en place des méthodes permettant d’identifier et de maîtriser les risques spécifiques liés au changement :- environnement économique,- contexte réglementaire,- conditions d’exploitation.b.2 - L’environnement de contrôleC’est le fondement des autres composantes du contrôle interne car, il nécessite discipline et organisation.Il comprend les facteurs qui déterminent le niveau de sensibilisation du personnel au besoin de contrôle :- Intégrité et éthique,- Compétence du personnel,- Activités et implication du conseil d’administration,- Style de gestion des dirigeants,- Structure de l’organisation,- Politique de délégation d’autorité et de responsabilités,- Politique et pratique en matière de ressources humaines.b.3 - L’information et la communicationLa direction générale doit sensibiliser l’ensemble du personnel sur l’importance des responsabilités en matière de contrôle.Les employés doivent comprendre le rôle qu’ils sont amenés à jouer dans le système de contrôle interne, ainsi que la relation existant entre leur propre activité et celle des autres membres du personnel Ils doivent être en mesure de faire circuler les informations importantes.D’autre part, une communication efficace est également nécessaire avec les tiers :- clients,- fournisseurs,- autorités de tutelle,- actionnaires,

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Le besoin en communication efficace est donc large. Cette communication peut être :- ascendante,- descendante,- horizontale.b.4 - Le pilotageLe système de contrôle interne doit lui-même être contrôlé afin que soient évaluées, dans le temps, les performances qualitatives :- suivi permanent,- ou bien évaluations périodiques,- ou encore combinaison de ces deux méthodes.Les faiblesses de contrôle interne doivent être portées à l’attention de la hiérarchie. Les lacunes graves doivent être signalées aux dirigeants et au conseil d’administrationb.5 –Les activités de contrôleElles consistent à appliquer les normes et procédures qui garantissent la mise en oeuvre des orientations de la direction générale et la maîtrise des risques susceptibles d’affecter la réalisation des objectifs de la société.c - Mise en place du contrôle interneQui en est responsable ?Tous les membres du personnel sont responsables du contrôle Interne :- les dirigeantsLe P-DG est responsable en dernier ressort du système de contrôle interne. Il doit donner l’exemple en montrant la voie à suivre aux membres de son équipe de direction et en supervisant leur manière d’exercer le contrôle.Ces derniers délèguent la responsabilité de la mise en place de normes et de procédures de contrôle interne aux responsables des différentes fonctions.- les autres membres du personnelLa description de poste de chaque employé doit contenir la mention explicite de sa responsabilité en matière de contrôle interne.En principe, tous les employés produisent des informations utilisées par le système de contrôle interne ou accomplissent des tâches de contrôle.Ils doivent donc informer leur hiérarchie des éventuelles anomalies relevées au niveau de l’exploitation.- l’auditeur interneIl joue un rôle important dans l’évaluation du système de contrôle interne qu’il contribue à maintenir à un niveau d’efficacité satisfaisant.Cependant, c’est le conseil d’administration, (responsable de l’établissement des comptes annuels) qui à la charge de la surveillance des procédures de contrôle sur les données servant à produire lesdits comptes annuels.De quoi se compose le système mis en place et est-il efficace ?Le système de contrôle interne peut être apprécié à différents niveaux. Il peut être jugé efficace par le conseil d’administration et les dirigeants s’ils ont l’assurance :- qu’ils savent clairement dans quelle mesure les objectifs opérationnels de la société sont atteints,

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- que les états financiers sont fiables,- que l’organisation est en conformité avec les lois et règlements en vigueur.Les trois piliers du contrôle interne sont :- les procéduresL’ordre des experts-comptables Français définit les méthodes et procédures comme : «les consignes d’exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de l’entreprise et de son contrôle »Les procédures sont donc la base du fonctionnement quotidien de la société et doivent être suffisamment claires et adaptées pour éviter les dysfonctionnement majeurs, volontaires ou involontaires de l’activité- l’audit interneIl permet le contrôle de l’existence et la correcte application des procédures. Il assure à la direction générale une certitude raisonnable sur l’efficience des procédures.- le reportingC’est le troisième moyen de contrôle à la disposition de la direction générale pour suivre son activité.Il doit être envoyé à intervalles réguliers (mensuellement).Son contenu doit permettre à la direction générale d’effectuer un suivi de l’activité et de la rentabilité, de détecter à temps les éventuels problèmes et de mettre en place les actions correctives adéquates.Le reporting peut comprendre des éléments extra-financiers et des commentaires pour aider la direction générale dans ses choix

L’audit interne

L’audit interne est un moyen qui permet au conseil d’administration de s’assurer de l’efficacité du contrôle interne de la société.a –Définition et rôleSelon l’IFACI (Institut Français des Auditeurs et Consultants Internes):« L’objectif de l’audit interne et d’assister les membres de la direction dans l’exercice efficace de leurs responsabilités en leur fournissant des analyses, des appréciations, des recommandations et des commentaires pertinents concernant les activités examinées .L’audit interne est concerné par toutes les phases de l’activité de l’entreprise qui intéressent la direction. Ceci implique d’aller au-delà des aspects comptables et financiers pour atteindre une pleine compréhension des activités examinées ».Donc, pour atteindre ses objectifs tels que décrits par cet institut, l’audit interne doit exercer les activités suivantes :

- Opérer les contrôles comptables, financiers et opérationnels et proposer éventuellement des améliorations,- S’assurer du respect des procédures et des normes de la société,- S’assurer que tous les responsables de la société assument convenablement et efficacement leurs responsabilités.

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Les activités de l’audit interne répondent donc aux objectifs principaux du contrôle interne.Le contrôle interne à une structure pyramidale dont le sommet est l’audit interne, élément-clé du contrôle qui veille à l’existence et à l’efficience des autres contrôles de la société.b –modalité de fonctionnementL’organisation, le rattachement fonctionnel et le mode de fonctionnement du service d’audit interne ont un impact important sur son efficacité.Le service d’audit interne doit disposer de statuts écrits ou charte d’audit interne adoptés à la suite d’une résolution du conseil d’administration et définissant :- ses objectifs,- ses compétences,- et ses responsabilités.Le service d’audit interne doit disposer de normes et de procédures régissant son activité et garantissant son indépendance.Le service d’audit interne doit dépendre de la direction générale et non de la direction financière pour pouvoir effectuer sa mission avec objectivité.Le service d’audit interne doit employer un personnel compétent dans les domaines comptable, juridique et technique afin de garantir la fiabilité et l’efficacité du travail effectué.Le service d’audit interne doit disposer d’un plan de recrutement pour assurer le maintien à venir de ses compétences.Le service d’audit interne doit établir un plan d’intervention à l’avance revu et approuvé par la direction générale.Le service d’audit interne doit émettre et adresser à la direction générale un rapport à la fin de chaque reprenant :

- les objectifs de la mission,- les travaux réalisés- les résultats auxquels l’intervention a abouti.

Il doit également suivre les actions mises en oeuvre pour pallier les défaillances de contrôle interne révélées par l’audit.Le service d’audit interne doit veiller en permanence à la qualité de ses travaux et planifier un contrôle de qualité adapté à cet effet et revu par la direction générale.Le directeur de l’audit interne doit être en permanence, en mesure de communiquer tout élément qu’il estime nécessaire au commissaire aux comptes.La taille du service d’audit interne doit être adaptée à celle de la société afin que l’ensemble des structures soient contrôlées selon une fréquence raisonnableLes auditeurs internes doivent bénéficier d’une formation continue planifiée à l’avance, adaptée et suffisante afin de garantir la constance de leur niveau de compétence.c – communication de l’audit interne avec le conseil d’administrationLa solution idéale pour une bonne communication entre l’audit interne et le CA et la mise en place au sein de ce dernier d’un comité d’audit.

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En cas de difficulté de sa mise en place, la solution de rechange consiste en la mise en place d’un système de communication formalisé entre la structure d’audit interne et le CA dans son ensemble.Ce système comprendra les dispositions suivantes :

- Approbation par le CA de la charte de l’audit interne,- Envoi d’un résumé des rapports de l’audit interne au CA,- Présentation par le responsable de l’audit interne d’un rapport annuel au moins au conseil d’administration portant sur les points suivants : composition et mode de fonctionnement de la structure, principales conclusions des périodes écoulées, plan d’audit pour l’année à venir.

Ainsi, les administrateurs peuvent recevoir d’une manière directe l’information dont ils ont besoin sur les problèmes particuliers nés au cours de l’année. L’information du conseil d’administration par la direction sur la situation en matière de contrôle interneA l’image de ce qui s’est passé à la fin des années 80 en Angleterre où un comité mis en place par la Bourse de Londres a institué (suite à de nombreuses faillites de sociétés), un rapport sur le contrôle interne que les administrateurs doivent remette aux actionnaires, il serait intéressant que le conseil d’administration vote une résolution demandant à la direction générale de la société de lui présenter chaque année un rapport comparable contenant les éléments suivants :- Mesures prises pour mettre en place un « environnement de contrôle » adapté à l’activité de la société,- Procédures utilisées pour identifier les principaux risques liés à l’activité de la société et évaluation de leur implication financière,- Principaux systèmes d’information en place (budgets annuels, rapports mensuels,…),- Principales procédures de contrôle mises en oeuvre pour parer aux conséquences financières résultant des risques de la société (séparation de tâches, plafonds d’engagement de dépenses,…),- Procédures de suivi utilisées par la direction générale pour s’assurer du bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne financier (contrôles directs opérés par la direction, suivi des rapports des auditeurs internes et externes)La mise en place de ce rapport incitera la direction générale :- à effectuer une revue complète de ses procédures et de sa manière de suivre l’activité de la société pour identifier les faiblesses- à prendre en charge correctement les recommandations contenues dans le rapport sur le contrôle interne du commissaire aux comptes.

B-2. Prévention Des Actes Illégaux Et Des Fraude

B-3. Comites Spécialises Au Sein Du Conseil1- Comite D’audit2- Comite De Rémunération3- Comite De Nomination4- Autres Comites :

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- Comite de Stratégie- Comite des Risques- Comite D’éthique ou de Déontologie

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TROISIEME PARTIE

OUTILS DE

L’ADMINISTRATEUR

A- Règles de base

B- Questions générales que l’administrateur doit se poser

C- Indicateurs financiers

D- Questions à poser à la direction et modalités d’exercice du devoir de

surveillance par l’administrateur

E- Questions à poser aux auditeurs internes et externes

F- Questions susceptibles d’être posées en assemblée par les

actionnaires

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L’administrateur a besoin d’un certain nombre d’indicateurs et de questionnaires pour bien remplir les tâches liées à son mandat.Grâce à ces outils, il pourra suivre la direction générale et lui éviter ainsi de commettre certaines erreurs.L’administrateur doit:

- être conscient des règles de bases essentielles à respecter durant son mandat.- se poser certaines questions qui évaluent l’efficacité du contrôle exercé par le conseil.

A- Règles De Base

A-1. L‘administrateur doit connaître la société

1- risques économiques et technologiques détectes et contrôles mis en place pour y parer.

2- délégation de pouvoir du conseil à la DG 3- acquisitions et cessions de participation4- principaux problèmes économiques de la société5- activité de la société6- lignes de produits7- audit interne et externe8- politique de ressources humaines9- système de contrôle interne10- planification a long terme et stratégie11- problèmes particuliers12- modalités de financement a court et long terme

A-2. L’administrateur doit prendre le temps nécessaire à l’accomplissement de son mandat

1- participer activement aux travaux du conseil2- poser des questions pertinentes et insister pour obtenir des réponses

satisfaisantes3- assister a toutes les réunions du conseil4- suivre l’activité des concurrents5- promouvoir la communication informelle avec les autres administrateurs et

la DG6- examiner les comptes et tous les autres documents annexes7- lire les articles de presse concernant la société8- faire périodiquement le tour des principales installations

A-3. L’administrateur doit agir dans la droite ligne de l’objet social

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L’objet social est inscrit dans les statuts et représente ce que la société se propose de faire.Les administrateurs ne sont compétents pour décider et agir que dans les limites de cet objet social.

A-4. L’administrateur doit être présent aux réunions du conseil d’administration

Compte tenu du caractère collégial des décisions du CA, l’administrateur ne doit pas s’absenter des séances du conseil d’administration pour bien accomplir sa mission.Les statuts déterminent librement les modes et les délais de convocation des administrateurs à ces séances.? ? ? ? ?L’ordre du jour de chaque séance est fixé par la convocation.Cependant, les statuts peuvent préciser que cet ordre du jour pourra être défini au moment de la réunion.Un registre des présences doit être tenu et signé par les administrateurs participant à chaque séance du conseil.Les administrateurs peuvent exercer librement leur droit de vote. Ils ne peuvent en être privés que dans les cas prévus par la loi (conventions entre la société et l’un de ces administrateurs).

A-5. L’administrateur doit noter ses désaccords éventuels sur les procès –verbaux de réunion du conseil d’administration

Toute délibération du CA doit faire l’objet d’un procès-verbal établi sur un registre spécial tenu au siège social, coté et paraphé par le tribunal.Le procès-verbal n’a pas le caractère d’un acte authentique et ne fait loi que jusqu’à preuve du contraire. Il représente un élément important d’information pour l’administrateur qui peut en demander copie au président dans le cadre de son droit normal à l’informationL’administrateur doit veiller à la concordance parfaite des procès-verbaux avec les délibérations du CA. Ils doivent contenir le point de vue exprimé par l’administrateur en cas de désaccord avec le CA. Leurs valeur probante peut permettre de dégager ultérieurement la responsabilité de l’administrateur.

A-6. L’administrateur ne doit pas conclure de convention interdite

La loi interdit aux administrateurs- de contracter des emprunts auprès de la société.- de se faire consentir un découvert en compte courant ou des garanties parla société.

Cette interdiction concerne aussi:

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- les directeurs généraux.- les représentants permanents des personnes morales.- les membres de leur proche famille (conjoints, ascendants et descendants)

B- Questions générales que l’administrateur doit se poser

Comment fonctionne le conseil d’administration ?L’administrateur doit, avant d’accepter son mandat et pendant toute sa durée :- s’assurer du fonctionnement optimal du conseil d’administration et de l’esprit dans lequel celui-ci remplit sa mission,- être attentif à toutes formes d’améliorations de son fonctionnement.Les réponses aux questions qui vont suivre détermineront la position de l’administrateur:- accepter le mandat- ou le refuser s’il constate que le CA n’a pas de pouvoir de décision ou que les observations des administrateurs ne sont pas prises en compte par ce dernier.Avant la nomination- Quel est le motif de démission de l’administrateur remplacé?- Le nombre des membres du CA est-il approprié compte tenu à la taille de la société ?- Quelles sont l’origine, l’expérience et la compétence des administrateurs dirigeants ainsi que le nombre d’actions détenues par chacun d’entre eux?- Quel est le degré d’ouverture du CA à des administrateurs non dirigeants, recrutés en fonction de leurs compétences sectorielles et de leur expérience ?- Combien chaque administrateur détient-il de mandat ?- Quelles sont les participations croisées et les administrateurs concernés ?- Existe-t-il des comités spécialisés au sein du conseil d’administration (comité d’audit, comité des rémunérations, comité de sélection des administrateurs) ?Exercice du mandat- Existe-t-il une liste détaillée des domaines qui sont de la compétence des administrateurs ? Cette répartition des pouvoirs est-elle respectée ?- Existe-t-il des procédures de fonctionnement interne du conseil d’administration? Par qui ont-elles été édictées ? L’accès à l’information est-il facilité par les membres de la direction générale ?- Existe-t-il des clauses statutaires limitant la durée du mandat des administrateurs ?- La société à-t-elle souscrit des contrats d’assurance couvrant les risques concernant la mise en cause de la responsabilité civile des administrateurs ?- Quelle est la fréquence des réunions du CA ? Celles-ci respectent-elles un programme établi à l’avance?- Quel est le taux de présence des administrateurs aux réunions ?- Certaines réunions se tiennent-elles sur le papier ou par téléphone ?- Les administrateurs posent-ils des questions au cours des conseils ?

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- Les ordres des jours sont-ils préparés suffisamment à l’avance, communiqués à tous et respectés durant les réunions ?- Les administrateurs ne s’en tiennent-ils qu’aux ordres du jour ou débattent-ils parfois d’autres sujets dont la discussion n’est pas prévue?- Le conseil dispose-t-il de suffisamment de temps pour délibérer ?- Existe-t-il une majorité claire au sein du CA pour les décisions importantes ?- Mention est-elle faite sur les procès-verbaux de réunion des désaccords éventuels de certains administrateurs ?- Les procès-verbaux enregistrent-ils exhaustivement les délibérations et résolutions du conseil d’administration?- Le CA fait-il appel à des spécialistes externes afin de réaliser des exposés sur des sujets techniques, en particulier lors du montage d’opérations complexes, importantes pour la société?- Le CA rencontre-t-il des employés de la société en relation directe avec le directeur général ?- Les administrateurs visitent-t-ils périodiquement les installations de la société ?- Existe-t-il un suivi des conventions réglementées ?- Le montant des jetons de présence est-il raisonnable ?- Les conseils d’administration des filiales, en particulier celles comportant des actionnaires minoritaires, sont-ils correctement préparés ?- Le conseil aborde-t-il la question du renouvellement de ses membres ? Comment sont définis et mis en oeuvre les choix stratégiques?Le CA doit concourir à l’élaboration de la stratégie en collaboration avec la direction générale qui en réalise le diagnostic.Par la suite, il doit s’assurer de l’application correcte de la stratégie, en particulier de sa cohérence entre les budgets, politiques et plans pluriannuels.Il doit aussi vérifier l’existence d’un suivi des réalisations et obtenir des explications concernant tous les écarts constatés et les problèmes rencontrés.Diagnostic préalable- Quels sont les principaux risques liés à l’activité de la société? Quelle en est l’appréciation par les administrateurs ?- S’agit-il d’une activité cyclique?- A quels principaux facteurs les prix de vente et les marges sont-ils sensibles ?- Quelle est la sensibilité de la société aux évolutions technologiques ?- Existe-t-il un service de veille technologique et/ou stratégique ? Comment la concurrence est-elle suivie ?- Marché : dimension, évolution, principaux concurrents, produits proposés, prix de vente, sensibilité aux courants de mode, réseaux de distribution, prescripteurs, communication …- Produits : quel est leur cycle de vie ? Quels sont les investissements nécessaires ? Quels sont les vaches à lait, les produits vedettes, les poids morts ? Quelle est la politique de recherche et développement ?- Quels sont, le cas échéant, les autres schémas d’analyse stratégique utilisés?Elaboration, mise en oeuvre et contrôle de l’application de la stratégie- Qui définit la stratégie de la société ? Quelle est la place des administrateurs dans ce processus ?

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- Existe-t-il une liste détaillée des compétences réservées à la direction générale, distinctes de celles réserves au conseil d’administration ?- La stratégie est elle clairement connue et acceptée de tous les administrateurs ? Les actionnaires la connaissent-ils également ?- Comment la stratégie est-elle déclinée en termes de politique ? En termes de moyens ?- Comment est effectué le suivi de l’élaboration des budgets et de leur réalisation? Les estimations de la société sont-elles fiables ? Comment les écarts sont-ils expliqués et les prévisions sont-elles ajustées ?- Quelles sont les principales participations ?- Sont-elles cohérentes avec la stratégie ? Comment et par qui le pouvoir est-il exercé et contrôlé?Une des principales tâches du conseil d’administration consiste à surveiller la direction générale dans l’exercice quotidien de son pouvoir au sein de la société. Ce contrôle s’appuie sur l’ensemble des procédures et systèmes de contrôle interne mis en place dans l’entreprise, ainsi que sur tous les autres contrôles, financier, externe et humain. Leur efficacité permet au conseil de s’assurer que la direction générale n’outre passe pas les pouvoirs qui lui sont délégués.

Procédures et système de contrôle interne

- Contrôle interne :Existe-t-il un manuel de procédures ? Quels types de contrôle ont été mis en place ? Ceux-ci permettent-ils de s’assurer de la fiabilité des informations financières et de l’absence de détournements ?- Existe-t-il un service d’audit interne?Quel est son rattachement hiérarchique ? Quelles sont ses missions ?Quelle est la diversité des compétences de ses membres ?Quelle est la fréquence de son passage dans les filiales (ou structures) ?Assure-t-il la liaison avec les auditeurs externes ?- Y a-t-il une séparation claire des différentes fonctions suivantes : contrôle de gestion, marketing, personnel et gestion de trésorerie ?- Les systèmes d’information sont-ils fiables ?- Les sécurités physiques et logiques des principaux systèmes et des installations sont-elles fiables ?- Historique de l’entreprise:Y a-t-il déjà eu des détournements, des vols … ?En quoi les procédures mises en place suite à ces événements garantissent-elles que cela ne se reproduira pas ? Quelles sont les fonctions les plus exposées au risque de fraude ?- Le système de trésorerie est-il fiable ?- Les polices d’assurance sont-elles adaptées aux principaux risques qu’encourt la société?

- Contrôle financier

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- Quelle est la fréquence de reportings des filiales ? Comment et par qui ceux-ci sont-ils contrôlés ?- Quels sont les tableaux de bord et instruments utilisés par la direction pour suivre son activité et sa rentabilité ?- Les insuffisances prévisionnelles de trésorerie sont-elles connues ?- Quels sont les principaux emprunts et leurs échéances ? Leur correct remboursement est-il suivi par les administrateurs ?- Quelles sont les normes comptables utilisées par la société ? Le CA suit-il les modifications éventuelles ?- Celles-ci sont-elles comparées aux normes comptables en vigueur et à celles utilisées ?- Etude des états financiers et des documents annexes et comparaison avec les sociétés concurrentes et avec les moyennes sectorielles.- Les évolutions des principaux ratios du bilan et du tableau des comptes de résultats sont-elles cohérentes ?- Les accords de portage et les engagements hors bilan sont-ils recensés et suivis ?- Quels sont, dans les états financiers, les postes résultant d‘estimations des comptables et non de calculs précis?- Comment ces postes sont-ils évalués ?- Organisation géographique du groupe, facturations entre sociétés.

Contrôle externe- Quelle est la relation avec les auditeurs externes (suivi permanent de leur mission ou présence du commissaire aux comptes au conseil uniquement) ?- Quelles sont les réserves éventuelles du rapport général des commissaires aux comptes ?- Quels sont les principaux points de recommandations des auditeurs internes et externes ?Comment est suivie la mise en place des recommandations ?- Quels sont les ajustements significatifs et leurs raisons ?- La direction a-t-elle rédigé une lettre d’affirmation? (Selon la compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC), la lettre d’affirmation est un document qui récapitule ou complète, à la fin des travaux, certaines déclarations importantes qui ont une incidence sur les projets de conclusions du commissaire aux comptes et qui lui ont été faites par les dirigeants ou le personnel de direction de l’entreprise, au cours de sa mission. Elle est signée par la direction générale et éventuellement co-signée par la direction financière de l’entreprise.)- Existe-t-il des lettres d’affirmation internes lors de la revue des comptes par les auditeurs externes ?- Quelles missions spéciales ont été effectuées par des cabinets externes à la demande de l’entreprise?- Y a-t-il eu émission d’une lettre « article 230 » par les commissaires aux comptes ?- Le commissaire aux comptes a-t-il déjà déclenché ou prévoit-il de la procédure d’alerte sur une société du groupe?

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Contrôle humain- A-t-on défini des objectifs à la direction ?Leur réalisation est-elle suivie périodiquement ? Quelles sont les sanctions en cas d’échec et les récompenses en cas de réussite?- Sur quels indicateurs la partie variable de la rémunération des membres de la direction est-elle basée ?- Quel est style de management des dirigeants ?- Quels sont les postes les plus «sensibles» de la société ?- Sur quels critères et par qui sont décidées les promotions aux postes à responsabilité? Comment la société se comporte-t-elle à l’égard de ses partenaires?Dans sa vie quotidienne, la société est en relation avec plusieurs tiers avec lesquels elle développe des liens très divers dont l’administrateur doit tenir compte lors de son évaluation. A titre d exemple, les relations entre la société et ses actionnaires constituent un domaine auquel l’administrateur doit s’intéresser avant même l’acceptation de son mandat et tout au long de la durée de celui-ci. Les actionnaires d’une société cotée en bourse seront plus attentifs à la gestion en période de baisse de l’action qu’en période de hausse. La plus grande transparence doit donc être établie dans les relations entre la société et ses actionnaires.Les relations de la société avec ses autres partenaires (salariés, clients, fournisseurs) devront également être étudiées avec soin par l’administrateur s’il veut remplir correctement son rôle.Actionnaires- Quels sont la structure et la répartition du capital, les pactes d’actionnaires, les limitations de droit de vote prévues dans la société ?- Quels sont les moyens mis en oeuvre pour entretenir les relations avec les actionnaires ?- Quels sont les montants des dividendes versés par la société au cours des derniers exercices ? Un dividende majoré a-til été mis en place pour les actionnaires fidèles ?- La valeur de l’action est-elle suivie et analysée ? Comment s’expliquent les principales variations?- Comment s’effectue le suivi des transactions significatives sur les titres de la société ?- Quelle est la politique de la société en matière de communication financière ?Salariés- Quelle est la politique de rémunération (fixe, variable) ? Quels sont les avantages en nature ?- Que prévoit la convention collective ?- Quels sont les principaux syndicats représentés ? Quelle est la fréquence moyenne des grèves et mouvements sociaux et quels en sont les motifs ?- Quel est le taux moyen de turnover de la société ?- Comment est effectuée l’évaluation des performances du personnel ?

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Clients- Quel est le pourcentage du chiffre d’affaires total réalisé avec les principaux clients ? Quelle est la solidité financière de ces derniers ?- Y a-t-il une personne chargée de suivre l’encours clients et les principaux risques liés?- Comment la force de vente est-elle organisée ? Réalise t-on des comparaisons avec les concurrents ?- Y a-t-il, parmi les clients, des collectivités locales ou des administrations déconcentrées ?- Les clients règlent-ils à temps ? Les délais de règlement sont-ils suivis ?Fournisseurs- Quel est le pouvoir de négociation des fournisseurs ? Comment évoluent les prix des principales matières premières ?- Les principaux créanciers sont-ils payés dans les délais ?Relations avec les autorités publiques- Quelles relations la société entretient-elle avec l’administration, les collectivités publique?- Quels sont les interlocuteurs de la société avec ces dernières ?- Quelles sont les subventions et aide reçues de l’Etat?- Quelle est la fréquence des contrôles fiscaux dans la société ? Comment la société répond-elle aux exigences éthiques et sociales de l’environnement?

C- Indicateurs Financiers

Parmi les outils utilisés par l’administrateur, il y a également un ensemble d’instruments d’analyse de la situation financière de la société et de sa solvabilité.Cette analyse se réalise principalement à partir des comptes annuels (ou les comptes consolidés dans les groupes de sociétés) et s’appuie aussi sur tous les autres documents externes utiles au diagnostic : comptes des concurrents, articles de presse, analyses sectorielles.Le suivi de l’activité à partir des états financiers prend comme base l’analyse dynamique des données relatives à la performance de la société, à son financement et à sa rentabilité.L’analyse s’appuie en premier lieu sur les données brutes tirées des états financiers : chiffre d’affaires, résultat, emprunts …Elle est approfondie ensuite par la prise en compte : - du fonds de roulement,- du besoin en fonds de roulement et de la trésorerie,- des principaux ratios.En l’absence d’un document comme l’annexe prévue par la législation comptable Française, il est souhaitable que le rapport de gestion reprenne les informations contenues dans ce document qui doivent être étudiées avec attention pour

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déterminer si l’origine d’une évolution n’est pas due à un changement de méthode plutôt qu’à la structure financière de la société.L’objet de ce paragraphe est de rappeler quelques indicateurs utiles pouvant être maniés avec simplicité par l’administrateur. ANALYSE DU BILAN RATIOS ET ANALYSE DISCRIMINANTECe sont deux méthodes d’analyse financière qui permettent d’avoir un aperçu détaillé de la situation financière d’une société et de distinguer les entreprises « saines » des entreprises « en danger ».L’analyse discriminante découle de l’analyse par les ratios qui sont pondérés par des coefficients de rentabilité et permettent de positionner la société sur une échelle de performance.Mais, il faut signaler que ces deux méthodes d’analyse doivent être maniées avec prudence parce que les résultats ne sont jamais « absolus » mais permettent seulement d’avoir une image claire de l’évolution de la société ( structure de financement, activité, rentabilité, solvabilité).Le suivi de la société par les ratiosVingt ratios utilités par les organismes d’études financières sont présentés ci-dessous.Il est à signaler qu’un ratio, le plus souvent n’a pas de signification en soi mais, c’est son évolution qui présente un intérêt.a –Ratios de structureIls permettent de mettre en évidence la structure de financement et l’utilisation des ressources de la société.1- Structure de l’actif du bilan2- Structure du passif du bilan3- Relations fonctionnelles du passif exigibleb – Ratios d’activitéCe sont des indicateurs utiles pour le suivi de l’activité de la société ramenée à l’effectif et aux principaux postes d’actif dont l’évolution doit être cohérente avec celle du chiffre d’affaires.Ils permettent également de mettre en évidence la répartition de la production et de la valeur ajoutée.1- Activité par rapport à l’effectif salarié2- Activité par rapport aux moyens d’exploitation: rotations3- Répartition du montant de la production4- Répartition de la valeur ajoutéec –ratios de rentabilitéIls permettent de suivre les résultats de la société, ramenés au chiffre d’affaires et aux fonds propres (rentabilité des fonds investis par les actionnaires)Ils permettent également une comparaison sectorielle car le taux de rentabilité moyen varie largement selon les secteurs.1- Rentabilité par rapport au chiffre d’affaire2- Rentabilité par rapport aux fonds propresL’analyse discriminante

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C’est une méthode statistique développée depuis quelques années qui a permis d’intégrer l’analyse par les ratios dans une approche statistique des comportements de l’entreprise (surtout celle en difficulté).Elle a pour objectif de faire ressortir la batterie de ratios (et leur combinaison qui caractérise et identifie au mieux les entreprises défaillantes par rapport aux entreprises saines.Cette approche a des avantages importants :- Elle est synthétique,- Elle est cohérente (combinaison de ratios servant à identifier les difficultés),- Elle est empirique (l’expérience tirée de l’observation statistique sert à son tour à révéler des difficultés)Cette méthode permet donc de distinguer les entreprises vulnérables sur les plans économique et financier des entreprises à faible risque.Elle permet de «prendre la température » de la société et de prévoir son évolution grâce à une notation rapportée à une échelle de probabilité : le score.Trois méthodes sont présentées ci-dessous d’une manière résumée. Les ouvrages d’analyse financière peuvent être consultés pour l’obtention de plus de détail.La mise en oeuvre d’une méthode d’analyse discriminante se fait de la manière suivante :- Calcul des ratios,- Application des coefficients de pondération aux ratios,- Calcul du score par sommation des principaux ratios auxquels ont été appliqués les coefficients,- Observation de l’évolution du score dans le temps,- Positionnement de la situation de l’entreprise sur l’échelle de risques.a- Méthode de Y.COLLONGUESb- Méthode de CONON et HOLDERc- Méthode de la Banque de France

D- Questions A Poser À La Direction Et Modalités D’exercice Du Devoir De Surveillance Par L’administrateur

Dans le cadre de son devoir de surveillance, l’administrateur vérifie que les notions suivantes sont revues par la direction générale qui doit être en mesure de répondre à toutes les questions, soit durant les conseils d’administration soit en comités. Ces questions doivent être abordées par le CA s’il veut:- remplir correctement son rôle,- surveiller la direction générale,- arrêter des comptes qui reflètent fidèlement la situation financière de la société et ses opérations.

Le Contrôle InterneLes questions relatives au contrôle interne qui doivent être posées à la direction concernent :

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- L’évaluation des cinq éléments qui le composent: environnement de contrôle, évaluation des risques, activités de contrôle, information et communication et pilotage.- L’évaluation de l’efficacité des procédures (bases du système de contrôle interne mis en place dans la société).Evaluation Des Composantes Du Contrôle Internea- Environnement de contrôlePour conclure à l’existence d’un environnement favorable, il faut évaluer tous les facteurs qui contribuent à son existence.La liste qui va suivre constitue une référence et n’est pas exhaustive. Certains facteurs peuvent paraître subjectifs et ne pas s’appliquer à toutes les sociétés. Ils nécessitent des critères de jugement rigoureux et sont révélateurs de l’efficacité de l’environnement de contrôle.Intégrité et éthique- Existe-t-il un code de conduite et d’autres normes relatives aux pratiques professionnelles acceptables aux conflits d’intérêts ou aux comportements éthiques et moraux ? Ces normes sont-elles appliquées ?- Quel est le comportement du management dans ses relations avec le personnel, les fournisseurs, les clients, les investissements, les créanciers, les assureurs, les concurrents, les auditeurs, etc … ?- Le personnel subit-il des pressions pour atteindre des objectifs irréalistes, notamment en matière de résultats à court terme ?Quelle est l’importance relative de la rémunération liée à la réalisation des objectifs par rapport à la rémunération totale ?Compétence- Existe-t-il des descriptions de postes formalisées ou d’autres systèmes permettant de définir les tâches afférentes à chaque poste?- L’organisation possède-t-elle une analyse des connaissances et des aptitudes requises pour remplir chaque fonction ?Conseil d’administration ou comité d’audit- Le conseil d’administration ou le comité d’audit est-il suffisamment indépendant vis-à-vis de la direction pour se sentir libre de poser toutes les questions nécessaires, même les plus délicates ?- Le conseil d’administration ou le comité d’audit tient il des réunions régulières avec le directeur financier, les responsables comptables, les auditeurs internes et externes ?- Le conseil d’administration ou le comité d’audit reçoit-il les informations suffisantes en temps voulu, pour lui permettre de suivre la réalisation des objectifs et stratégies, de surveiller la situation financière et les résultats d’exploitation, et de s’informer des conditions et modalités des contrats importants?- Le conseil d’administration ou le comité d’audit reçoit-il régulièrement les informations sensibles, et est-il informé en temps voulu des situations délicates, des investigations et des agissements incorrects ?Philosophie et style de management des dirigeants- Quelle est la nature des risques encourus ?

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Le management est-il souvent amené à s’engager dans des opérations à haut risque ou, au contraire, se montre-t-il très prudent ? Les risques sont-ils acceptés après une étude minutieuse et consultation du CA ?- La direction générale entretient-elle des contacts réguliers avec les responsables opérationnels, notamment ceux des sites géographiques éloignés?- Quelle est l’attitude du management envers l’information financière et les problèmes de traitement comptable ?Structure de la société- La structure de l’organisation est-elle appropriée et permet-elle de générer les informations nécessaires à la gestion de ses activités ?- Les responsabilités des personnes occupant des postes-clés sont-elles définies de façon adéquate et sont-elles clairement comprises par les titulaires ?- Les compétences et l’expérience des personnes occupant des postes-clés sont-elles suffisantes compte tenu de leurs responsabilités ?Délégations de pouvoirs et responsabilités- Quels niveaux de responsabilité et de délégation de pouvoirs permettent la réalisation des objectifs fondamentaux (ou généraux), l’accomplissement des fonctions opérationnelles et le respect de la réglementation, y compris en ce qui concerne la responsabilité des systèmes d’information et le pouvoir d’autoriser les changements ?- Les normes et procédures de contrôle, y compris les descriptions de poste, sont-elles adéquates ?- Les effectifs sont-ils adéquats, notamment en ce qui concerne le traitement des données et les fonctions comptables ?- Sont-ils d’un niveau de compétence en rapport avec la taille de l’entité, la nature et la complexité des activités et des systèmes ?Politique de gestion des ressources humaines- Existe-t-il des normes et procédures en matière de recrutement, de formation, de promotion du personnel et de rémunération ?- Les actions correctives prises en cas de dérogations à ces normes et procédures sont-elles appropriées ?- L’organisation procède-t-elle à des vérifications adéquates du passé professionnel d’un candidat, notamment pour mettre en évidence d’éventuels actes ou activités de ce dernier qui seraient inacceptables?- Les critères de promotion des employés et les techniques de collecte d’informations sont-ils appropriés ?- Sont-ils conformes au code de conduite et autres règles de comportement ?b- Evaluation des risquesObjectifs généraux- Les objectifs assignés à l’entreprise expriment-ils clairement et complètement ce que celle-ci recherche et la façon dont elle pense y parvenir, tout en tenant compte de ses spécificités ?- Les objectifs généraux sont-ils communiqués de façon claire au personnel et au conseil d’administration?- La stratégie est-elle liée aux objectifs assignés à la société et est-elle cohérente avec ces derniers ?

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Objectifs assignés à chaque activité- Existe-t-il une corrélation entre les objectifs assignés à chaque activité, d’une part, et les objectifs généraux et les plans stratégiques, d’autre part?- Les objectifs assignés à chaque activité sont-ils cohérents les uns par rapport aux autres ?- Les objectifs assignés à chaque activité sont-ils appropriés par rapport à chacun des processus-clés de l’entreprise?- Les objectifs assignés à chaque activité tiennent-ils suffisamment compte des spécificités de celles-ci ?- Les moyens consacrés à la réalisation des objectifs sont-ils suffisants ?- Les objectifs conditionnant la réalisation de ceux qui ont été assignés à l’entreprise (facteurs-clés de réussite) ont-ils été identifiés ?- Toutes les personnes occupant des postes à responsabilités participent-elles à l’établissement des objectifs et adhèrent-elles à ceux-ci ?Risques- Les mécanismes mis en place pour identifier les risques exogènes à l’entreprise sont-ils suffisants ?- Les mécanismes mis en place pour identifier les risques endogènes à l’entreprise sont-ils suffisants ?- Tous les risques majeurs susceptibles d’avoir un impact sur la réalisation de chacun des objectifs fixés aux activités ont-ils été identifiés ?- Le processus d’analyse des risques (incluant l’appréciation de l’importance des risques, l’évaluation de laprobabilité de leur survenance et la détermination des actions nécessaires) est-il exhaustif et pertinent ?Gestion des changements- Existe-t-il des mécanismes permettant d’identifier des faits ou activités ayant un impact sur la réalisation des objectifs généraux de l’entreprise (ou particulièrement à une division de l’entreprise), voire d’anticiper sur eux et de réagir, ces faits ou activités étant généralement initiés par les responsables des services qui seraient les plus affectés par les changements ?- Existe-t-il des mécanismes permettant d’identifier les changements qui pourraient avoir des répercussions plus importantes et plus larges sur l’entité et nécessiter l’intervention des dirigeants, et d’y apporter une réaction immédiate?c- Activités de contrôleElles doivent être évaluées dans le cadre des directives données par la direction générale pour traiter les risques associés aux objectifs déterminés pour chaque activité importante.L’évaluation doit porter sur:- la pertinence des activités de contrôle par rapport au processus d’évaluation des risques,- la rigueur de leur application.d- Information et communicationL’adéquation des systèmes d’information et de communication aux besoins de la société doit être évaluée.La liste donnée ci-dessous n’est pas exhaustive mais donne une approche des paramètres qu’il faut prendre en considération.

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- Des informations d’origine interne et externe sont elles obtenues, et permettent-elles aux dirigeants d’évaluer les performances de la société par rapport aux objectifs ?- Les informations sont-elles transmises à temps aux personnes qui en ont besoin, et de façon suffisamment détaillée, pour que chacune puisse assumer ses responsabilités de façon efficace et efficiente ?- Existe-t-il un schéma directeur régissant le développement et l’évolution des systèmes d’information?Ce schéma directeur s’inscrit-il dans la ligne de la stratégie globale de l’organisation et contribue-t-il à la réalisation des objectifs fixés à l’échelle de la société comme au niveau des différentes activités ?- L’adhésion du management au développement des systèmes d’information nécessaires se concrétise-t-elle par une mise à disposition adéquate de ressources, tant humaines que financières ?- Les tâches et responsabilités attribuées au personnel en matière de contrôle sont-elles communiquées à celui-ci de façon efficace ?- Des moyens de communication ont-ils été établis, permettant de signaler des faits présumés inconvenants ?- Le management est-il à l’écoute des suggestions que pourrait émettre le personnel quant à la façon d’accroître la productivité, la qualité ou d’améliorer tel ou tel procédé?- La communication se fait-elle correctement au sein de la société ? Les informations sont-elles complètes, transmises à temps et suffisantes pour permettre à chacun de s’acquitter efficacement de ses responsabilités ?- Les moyens de communication avec les clients, fournisseurs et autres tiers sont-ils suffisamment développés pour que puissent être recueillies des informations sur l’évolution des besoins de la clientèle?- Dans quelle mesure les tiers ont-ils été informés des règles d’éthique appliquées par l’entreprise?- Le management procède-t-il dans les délais appropriés à un suivi des informations collectées auprès des clients, fournisseurs, autorités de tutelle et autres tiers ?e- PilotageAvant de conclure à l’efficacité de la surveillance du contrôle interne, il faut évaluer certains éléments du contrôle internePilotage courant- Dans quelle mesure les activités courantes des employés leur permettent-elles d’obtenir l’assurance que le système de contrôle interne est toujours efficace ?- Les informations provenant de l’extérieur corroborent-elles les informations d’origine interne ou révèlent-elles des problèmes ?- Les informations enregistrées dans le système comptable sont-elles périodiquement comparées aux résultats de contrôles physiques ?- Les recommandations émises par les auditeurs internes ou externes en ce qui concerne les méthodes permettant de renforcer le contrôle interne sont-elles mises en oeuvre ?

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- Les séminaires de formation et les réunions de planification apportent-ils à la direction des informations sur l’efficacité du fonctionnement du système de contrôle ?- Est-il périodiquement demandé au personnel s’il comprend le code de conduite, s’il s’y conforme et s’il effectue régulièrement les opérations de contrôle importantes ?- Les interventions de l’audit interne sont-elles efficaces ?Evaluations ponctuelles- Quelles sont l’étendue et la fréquence des évaluations ponctuelles du système de contrôle interne ?- Le processus d’évaluation est-il approprié ?- La méthodologie utilisée lors de l’évaluation du système de contrôle est-elle logique et appropriée ?- La documentation est-elle suffisante et adéquate ?Remontée de l’information- Existe -t-il des mécanismes permettant de recueillir des informations sur les faiblesses identifiées au niveau du contrôle interne et de faire remonter les informations ?- Les règles en la matière sont-elles pertinentes ?- Les actions de suivi sont-elles efficaces ?EVALUATION DES PROCEDURESL’évaluation des procédures est indispensable car ces dernières constituent le support des contrôles sans lesquels la circulation de l’information n’est par correcte. Elle constitue le prolongement de celle des composantes du contrôle interne La direction doit être capable de répondre aux questions qui vont suivre. S’assurer de l’existence d’un manuel des procédures et de sa mise à jour régulière en fonction des résultats des audits externes, pour les cycles principaux : achats et gestion des stocks; facturation ; trésorerie ; personnel et paie ; investissements ; opérations intra-groupe. S’assurer de la cohérence des procédures décrites et du respect des règles de séparation des tâches ; les procédures en place permettent-elles de s’assurer de l’existence, de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations reprises dans les états financiers ?- Achats et gestion des stocks : les procédures en place permettent-elles de s’assurer de la prise en compte de l’ensemble des charges et dettes en comptabilité, avec une correcte imputation comptable ?Les achats stockés sont-ils correctement pris en compte dans les stocks ?La séparation des exercices est-elle respectée ?- Ventes et facturation : les procédures en place permettent-elles de s’assurer de la prise en compte de l’ensemble des produits et créances en comptabilité, avec une correcte imputation comptable ? Les sorties de stock sont elles correctement effectuées ? La séparation des exercices est-elle respectée ?- Trésorerie : l’ensemble des encaissements et décaissements sont-ils pris en compte en comptabilité ?Les procédures en place permettent-elles un suivi correct des opérations portant sur des instruments financiers complexes (achats /ventes à terme, options)

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- Personnel et paie : les procédures permettent-elles de s’assurer que toutes les personnes travaillant pour la société sont prises en compte dans les registres légaux ? Toutes ces personnes sont-elles payées conformément à leur contrat de travail ? Tous les salaires sont-ils versés à des personnes ayant un contrat de travail avec la société ? Toutes les charges et dettes relatives au personnel sont-elles correctement enregistrées en comptabilité ?- Immobilisations : les procédures permettent-elles de s’assurer que les éléments qui doivent être activés le sont et que les montants immobilisés ne comprennent pas d’éléments devant passer en charge? Les ventes et autres mouvements de sortie sont-ils tous comptabilisés ainsi que les plus ou moins-values qu’ils ont générées ?- Opérations intra-groupe : les procédures permettent-elles de s’assurer que toutes les créances et dettes entre les sociétés du groupe sont correctement identifiées et sont enregistrées symétriquement en comptabilité dans les sociétés concernées ? S’assurer du respect des délégations d’autorité effectuées par le conseil d’administration. S’assurer par discussion avec le management que les notes et procédures édictées par la direction sont respectées dans les faits (en particulier, respect des systèmes d’approbation et d’autorisation). S’assurer que les états financiers reflètent bien les données de la comptabilité générale et qu’ils contiennent toutes les informations nécessaires Etats Financiers: Comptes Sociaux (Principes et Méthodes Comptables)Le conseil d’administration doit arrêter les comptes en fin d’exercice Cette opération revêt une importance très particulière y compris pour les tiers ayant un lien avec la société : actionnaires, banquier, fournisseurs.L’administrateur doit avoir une idée très précise sur le contenu des comptes annuels. Il doit les lire attentivement et veiller au respect des principes comptables généraux :- continuité de l’exploitation,- spécialisation des exercices,- nominalisme monétaire,- prudence,- permanence des méthodes,- non compensation des créances et dettes.Immobilisations corporelles et incorporelles- A-t-on correctement enregistré l’ensemble des immobilisations corporelles et incorporelles acquises sur l’exercice ?- La distinction entre immobilisations, et charges a-telle été clairement effectuée ? Y a-t-il eu de grosses réparations sur l’exercice? Comment ont-elles été traitées comptablement ?- Pour chaque catégorie d’immobilisations, quel mode d’amortissement a été choisi: Linéaire, c’est-à-dire répartissant de manière égale la dépréciation sur la durée de vie de bien

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Dégressif, c’est-à-dire répartissant en priorité la dépréciation sur les premières années d’amortissement?- Le mode d’amortissement retenu est-il réellement le plus adapté compte tenu de la dépréciation réelle des immobilisations ?- La date de départ des amortissements a-t-elle correctement été prise en compte (date de mise en service en cas d’amortissement linéaire, premier jour du mois d’acquisition en cas d’amortissement dégressif?- Les cessions d’immobilisations ont-elle été correctement traitées comptablement et fiscalement ? Dispose-t-on de documents probants concernant les mises au rebut ?- A -t-on effectué un inventaire annuel des immobilisations corporelles ?Immobilisations financières- A -t-on effectué la distinction entre les valeurs mobilières de placement (titres acquis en vue de réaliser un gain à brève échéance) et les titres de participation (titres dont la possession durable est estimée utile à l’activité de la société, notamment parce qu’elle permet d’exercer une influence sur la société émettrice des titres ou d’en assurer le contrôle)?- A-t-on pris en compte en comptabilité l’ensemble des titres de participation acquis durant l’exercice ?- Sur quels critères (cours de bourse, actif net, rentabilité, résultats prévisionnels …) est fondée l’évaluation de la valeur d’usage des titres?A-t-on tenu compte des événements postérieurs à la clôture de l’exercice?Les provisions ont-elles été correctement comptabilisées ?- Les prises de participation de l’exercice ont-elles été indiquées dans le rapport de gestion ?- La liste des filiales et participations fait-elle partie de l’annexe?Stocks- L’inventaire annuel des stocks a-t-il été effectué ?- Les principaux écarts par rapport à l’inventaire permanent ont-ils été analysés ?- La valorisation des stocks à-t-elle été correctement effectuée soit : Au coût d’acquisition pour les biens acquis à titre onéreux (approvisionnements et marchandises), Au coût de production pour les biens produits (produits finis et encours) ?- La valorisation des stocks tient-elle compte de la sous-activité éventuelle ?- Sur quelle base a été déterminée la valeur vénale des stocks, servant à déterminer la provision pour dépréciation ?Clients et créances- L’ensemble des créances de l’exercice a-t-il correctement été pris en compte en comptabilité ?- En cas d’opérations partiellement exécutées à la clôture, a-t-on choisi, comme méthode de comptabilisation : La méthode de l’avancement (comptabilisation du résultat et du chiffre d’affaires à l’avancement), La méthode du bénéfice à l’avancement (permettant à l’entreprise de constater des bénéfices à l’avancement sans comptabiliser de chiffre d’affaires),

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La méthode de l’achèvement (le résultat et le chiffre d’affaires provenant de l’opération ne sont acquis que lors de la livraison du bien ou à l’achèvement de la prestation)?- En cas de perte prévue à terminaison des travaux, la provision afférente a-t-elle été exhaustivement comptabilisée ?- Les créances douteuses et irrécouvrables ont-elles été exhaustivement recensées ?- Leur traitement comptable a-t-il été correctement effectué, en particulier en ce qui concerne les provisions pour créances douteuses ?- A -t-on comptabilisé une provision pour garantie donnée aux clients ?- A -t-on comptabilisé les provisions pour perte de change relatives aux créances et dettes en monnaie étrangère présentes au bilan ?Provisions pour risques et charges- Les principaux risques liés à l’exploitation sont-ils recensés et suivis ?- L’impact financier des principaux litiges, procès, amendes et pénalités a-t-il été pris en comptabilité, ainsi que l’impact éventuel des événements survenus après la clôture des comptes annuels ?- Les principaux risques fiscaux ont-ils été recensés ?- Les autres provisions, soit récurrentes (provision pour congés payés), soit exceptionnelles (provision pour restructuration, pour indemnité de licenciement, pour grosses réparations …) ont-elles été exhaustivement comptabilisées ?Opérations intra-groupe- A t-on rapproché les comptes intra-groupe des différentes sociétés à la fois en solde et en mouvement ?- Quelle est la politique concernant les prix de cession et les prestations entre sociétés du groupe ? Quel est le risque fiscal sur ces opérations ?Engagements hors bilan- La société tient-elle une comptabilité de ses engagements en partie double ?- Ont-ils été exhaustivement recensés et repris en annexe, en particulier en ce qui concerne les engagements réciproques liés à l’utilisation des nouveaux instruments financiers ?Présentation des comptes sociaux- Les comptes sociaux sont-ils accompagnés des éléments qui les complètent et les commentent ?- Ces éléments donnent-ils une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de la société ? (Faits caractéristiques de l’exercice, principes règles et méthodes comptables, notes sur le bilan et le tableau des comptes de résultats, autres informations) États financiers: comptes consolides (Principes et méthodes comptables)Périmètre de consolidation- Les raisons de l’exclusion du périmètre de consolidation sont-elles justifiées ?- Les modifications du périmètre de consolidation sont elles correctement appréhendées ?- Le choix des normes et des méthodes de consolidation est-il analysé ?- Les dates de clôture des entreprises consolidées sont elles homogènes ?

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Principes comptables- Les principes comptables retenus sont-ils conformes aux prescriptions légales?- Les principes retenus dans les comptes sociaux et les comptes consolidés sont-ils homogènes, en particulier pour ce qui concerne les modalités d’amortissement et les provisions pour risques et charges?- Le traitement des écarts de première consolidation est-il correct ?- Ces écarts ont-ils été ventilés entre les écarts d’évaluations et les écarts d’acquisitions?- La durée d’amortissement des écarts d’acquisitions est-elle justifiée ?Impôts différés- Les actifs d’impôts différés sont-ils effectivement récupérables ?- L’impôt sur les distributions de dividendes a-t-il été provisionné ?Intérêts minoritaires- Les intérêts des minoritaires sont-ils préservés ?- La fraction des pertes excédant la part des capitaux propres revenant aux minoritaires est-elle imputée au groupe ? Réalité juridique de certaines opérations Éthique, problèmes sociaux et environnementL’éthique dans la société- La société dispose-t-elle d’un code d’éthique écrit incluant l’obligation de rendre compte régulièrement aux actionnaires ainsi que l’interdiction d’actes illégaux ou immoraux de la part des employés? Par qui a-t-il été édicté ?Le CA a-t-il eu connaissance de son contenu ? A -t-il été signé par tous les employés et la direction générale ?- Qui est chargé du suivi de l’application du code?Quelles sont les infractions et sanctions prévues ? Ce code ne concerne-t-il que les rapports internes dans la société ou traite-t-il également des liens avec l’extérieur ?- Le code d’étique est-il également applicable aux filiales du groupe ?- La société a-t-elle mis en place des cours d’éthique?- Existe-t-il un responsable de l’éthique dans la société ?- Dans quelle mesure les notions d’éthique sont-elles prises en compte pour le recrutement de nouveaux collaborateurs et les promotions aux postes à responsabilités ?- Certains employés de la société ont-ils déjà été sanctionnés pour n’avoir pas respecté le code de conduite?- La société effectue-t-elle des transactions avec ses administrateurs ou directeurs généraux, ou avec des sociétés dans lesquelles ses administrateurs ou directeurs généraux détiennent des intérêts ? Comment ces transactions sont-elles surveillées ?- A-t-on des filiales dans des pays à très faible taux d’imposition (paradis fiscaux)? Quels sont l’objet social et la raison d’être de ces sociétés? Quelles opérations effectuent elles réellement ? Sont-elles consolidées ? Leurs comptes sont-ils revus par un cabinet d’audit indépendant?- La société est-elle sous le coup d’une enquête de justice ? Quel dénouement est attendu ?

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- Quels sont les principaux procès en cours ?- A-t-on obtenu durant l’exercice des marchés publics ? Quelles en ont été les conditions ?A -t-on versé des commissions pour l’obtention de ces marchés?- L’ensemble des règles relatives à la concurrence a-t-il été respecté ?- A -t-on employé uniquement des moyens légaux pour surveiller les concurrents ?- A -t-on rémunéré des intermédiaires ou versé des commissions pour obtenir des marchés à l’export?- A -t-on travaillé avec des pays sous embargo de l’ONU?- A -t-on travaillé avec des dictatures ?Avec des pays en guerre ?- A-t-on fait de la compensation à l’aide d’armes ou de produits douteux ?- A-t-on enregistré durant l’exercice des plaintes d’actionnaires minoritaires, de clients ou de concurrents s’estimant lésés par la société?Problèmes sociaux et environnement- A -t-on effectué un audit social ?Si non, pourquoi ?- A-t-on fait effectuer un audit environnemental ?Si non, pourquoi ?- Quelles sont les mesures prises pour s’assurer que les installations sont sûres et ne causeront jamais de catastrophe ?Y a-t-il déjà eu des accidents sérieux dans le passé ? La société est-elle assurée contre ces risques ? Quelle est la politique de prévention en matière de sécurité ?- Quel à été le temps perdu suite à des problèmes sociaux et /ou d’environnement? Y a -t-il des comparaisons par rapport à la concurrence ?- Certains produits ont-ils été rappelés au cours de l’année précédente? Des unions de consommateurs demandent elles le rappel de certains produits ?- Comment s’assure-t-on que la société ne sacrifie pas ses normes de contrôle qualité aux délais de production et de livraison ?Comment la société s’assure-t-elle que le management ne passe pas outre ces normes ?Existe-t-il au sein de la société, un responsable de la qualité ?Si non, pourquoi ?- Utilise-t-on un emballage adapté pour les produits susceptibles d’être sabotés? Su non, pourquoi ?- La société fabrique-t-elle des produits considérés comme cancérigènes ?- Dons à des associations, oeuvres de charité … : combien a-t-on versé ? Qui sont les principaux destinataires ?Est-ce que des dirigeants appartiennent à une de ces organisations ?La société a-t-elle restreint l’utilisation de ces dons à des buts précis?La société s’est-elle renseignée sur l’utilisation effective de ces contributions ?- Les effets sociaux ou environnementaux des projets dans lesquels est impliquée la société sont-ils supervisés par un comité spécialisé ?- Y a-t-il des procès en cours concernant des questions environnementales ?

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- L’entreprise participe-t-elle au fonctionnement d’organisations civiles, politiques, de charité ou autres? Si non, pourquoi ?

E- Questions A Poser Aux Auditeurs Internes Et Externes

L’audit interne est un élément clé du contrôle interne qui permet au CA d’avoir une assurance raisonnable de l’efficacité des autres contrôles de la société.D’autre part la société ne doit arrêter les comptes qu’après une réunion avec les auditeurs externes pour juger de la qualité des travaux effectués, discuter des éventuels désaccords et déterminer le plan d’audit pour l’exercice suivant Risques Et Contrôle InterneQuestions à l’audit interne- Quel est le processus d’identification et d’évaluation des risques liés à l’activité ? Quel est le programme courant d’évaluation des risques?- Quelles procédures ont été mises en place pour surveiller les risques jugés critiques ?- Quels sont les risques excessifs par rapport aux objectifs de la société ?- Comment le contrôle interne protège-t-il les actifs de l’entreprise et détecte-t-il de manière préventive les reportings financiers frauduleux ?- Les systèmes comptables sont-ils adaptés ?- Quels types d’erreurs matérielles, irrégularités, ou actes illégaux possibles sont généralement mis en évidence ?- Comment le contrôle interne est-il documenté ? Qui est responsable de la revue périodique de l’efficacité des domaines-clés du contrôle interne ?- Comment est effectuée la revue périodique du contrôle interne du système comptable ? Quel est le degré de rapidité de mise en place des suggestions d’amélioration?- Comment sont suivis les contrôles concernant les opérations à l’étranger?- N’existe-t-il aucune personne dans l’entreprise qui initie et approuve à la fois des transactions significatives ?Comment s’assure-t-on de la correcte séparation des tâches ?- Comment et par qui les contrôles informatiques sont-ils testés ?- Comment le management prévoit-il de mettre en place les recommandations des auditeurs internes et externes afin de pallier les défaillances du contrôle interne identifiées ?- Quelle est la politique en place concernant les actes illégaux ?- Comment s’assure-t-on que la couverture d’assurance des actifs est adaptée et suffisante?- Existe-t-il une politique d’appel d’offre pour tous les achats significatifs et contrats ?- Quelles sont les procédures existantes permettant de détecter et de remonter tout paiement inhabituel ?Questions aux auditeurs externes- Quels sont les principaux contrôles internes que vous avez revu sur l’exercice?

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- Dans quelle mesure avez-vous testé le contrôle interne ?- Comment avez-vous pu vous assurer de l’absence de tout problème important dans les procédures de contrôle interne?Quels tests d’audit avez-vous mis en place pour compenser l’absence de ces contrôles ?- Avez-vous relevé des conflits d’intérêts qui pourraient affecter la conscience qu’ont les employés de la nécessité du contrôle ? Comment cela a-t-il été détecté ? Revue du département d’audit interne L’importance du travail effectué par le service d’audit interne ne doit pas faire oublier que celui-ci représente lui-même un contrôle dont l’efficacité doit être testée.Les questions suivantes permettent d’évaluer rapidement la qualité du service d’audit interne.Questions à l’audit interne- Quels ont été les principaux problèmes soulevés par l’audit interne et comment ont-ils été résolus ?- Le service d’audit interne dispose-t-il d’une charte, de statuts ou de tout autre document de référence ?- Quand ce document a-t-il été revu pour la dernière fois ?- Quelles procédures sont mises en place pour s’assurer de l’indépendance des auditeurs par rapport à l’activité auditée?- Cette indépendance est elle menacée d’une manière ou d’une autre?- A qui le service d’audit interne rend-il compte de ses observations ?- Le service effectue-t-il des audits opérationnels et des audits financiers ? Qui décide des missions opérationnelles ?- L’organisation du service d’audit interne est elle cohérente avec ses objectifs et responsabilités ?La dimension du service est-elle adaptée aux objectifs ?Le taux de rotation du personnel est-il élevé ?L’expérience du personnel est-elle appropriée ?- Quel est le programme de formation continue mis en place pour les auditeurs internes ?Celui-ci est-il adapté ?- Dans quelle mesure les missions sont-elle planifiées et préparées par écrit ?- Dans quelle mesure les efforts du département sont-ils concentrés sur les zones à risques ?Comment s’assure-t-on que l’étendue de l’audit est satisfaisante?- Quels sont les outils utilisés par l’équipe d’audit interne? En particulier, les techniques de revue assistée par ordinateur sont-elles mises en oeuvre ?- Comment le service suit-il ses recommandations et s’assure-t-il de leur correcte application ?- Le soutien du management est-il suffisant ?- Quels sont les liens développés entre l’audit interne et l’audit externe? Ces liens sont-ils efficaces ?Evaluation par le management

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- Quand sont préparés les rapports d’audit interne ? Sont-ils suffisamment détaillés pour permettre de mettre en place les actions appropriées ?- L’équipe d’audit interne est-elle efficace ?- A quel niveau hiérarchique le rapport est-il reçu ?- Les destinataires ont-ils l’autorité suffisante pour pouvoir mettre en place des actions correctives ?Questions aux auditeurs externes- La participation du département d’audit interne à l’examen des états financiers a-telle été efficace ?Quels sont les problèmes soulevés ?Quelles ont été les solutions proposées ?- Comment le service d’audit interne concilie-t-il un travail indépendant et ses objectifs ?- D’une manière générale, les ressources du département sont-elles utilisées de manière efficace ?- Quel est le niveau de connaissances techniques et de compétences des auditeurs internes ?Comment se passe l’évaluation? Revue du plan d’audit annuel avec les auditeurs externes- Quels sont les points d’intérêt particulier pour l’exercice ? Pourquoi ?- Quels sont les niveaux de matérialité ?- Quelle est la nature des procédures d’audit utilisées et quel type d’erreurs vont-elles détecter ?- Comment allez-vous traiter les changements de méthode comptable et leur impact sur les états financiers ?- Quelles installations allez-vous visiter ?Quels travaux mettrez-vous en place concernant les sites sur lesquels vous ne vous rendrez pas ?- Vos travaux sont-ils coordonnés avec ceux de l’audit interne pour éviter tout doublon? Dans quelle mesure vous appuierez-vous sur l’audit interne?- Les compétences de vos équipes sont-elles appropriées ?- Comment vous assurerez-vous de la qualité du travail des auditeurs internes ?- Dans quelle mesure l’étendue (taux de couverture) de vos tests d’audit permettra-t-elle de détecter les erreurs et irrégularités ?- Quelles sont les faiblesses matérielles du contrôle interne identifiées durant votre audit ?Comment celles-ci ont-elles été rectifiées ?- Quelles sont les zones que vous recommandez particulièrement à l’attention du comité d’audit?- Quand éditerez-vous une lettre de recommandations et à qui celle-ci sera-t-elle distribuée ? Revue des états financiers et du rapport des auditeurs externesLe rapport de l’auditeur externe constitue la synthèse de sa mission et une opinion sur les comptes annuels arrêtés par le CA. Ce dernier ne peut donc effectuer sa tâche sans rencontrer l’auditeur externe et s’assurer avec lui que la mission a été remplie dans sa totalité et qu’il n’existe aucun désaccord important.

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- Votre revue est-elle conforme aux diligences de la profession ?Décrivez comment vous avez assuré la conformité de vos travaux avec les normes professionnelles. Compte tenu de vos travaux, quelle est votre opinion sur l’information contenue dans le rapport annuel?- Etes-vous satisfaits de la conformité entre le rapport de gestion et les états financiers ?- La revue du rapport annuel a-t-elle entraîné des modifications du rapport d’audit ?- Quels sont les points à remonter au comité d’audit et au conseil d’administration?- Avez-vous obtenu une totale coopération du management lors de vos travaux ?

F- Questions Susceptibles D’Etre Posées En Assemblée Par Les Actionnaires

L’administrateur peut être interrogé lors d’une assemblée générale sur :- des points précis concernant la vie de la société,- sa fonction au sein du CA,- la manière dont le CA dans son ensemble remplit son rôle et exerce son contrôle sur la société.Pour permettre à l’administrateur de se préparer et de répondre le mieux possible aux questions susceptibles d’être posées par les actionnaires, la liste non exhaustive suivante a été élaborée : Relations avec les actionnaires Assemblée annuelle- Pourquoi l’assemblée se tient-elle à cet endroit ?- La société a-t-elle l’intention de tenir ses assemblées à des lieux proches des habitations des actionnaires ?- Quelle est le coût total de l’assemblée, y compris le transport et le logement des administrateurs et de la direction ?- Le compte-rendu de l’assemblée et la transcription complète des débats seront-ils envoyés aux actionnaires ?Droit de vote particulier- Quelle est la politique de la société concernant l’émission de titres particuliers (actions à droit de vite double, actions à dividende prioritaire…)?- Que prévoient les statuts pour l’émission de ces catégories de titres ?Dividendes- Quelle est la politique de distribution et de mode de paiement du dividende ?- Comment est déterminé le montant distribué ? Pourquoi celui-ci n’a-t-il pas évolué comme les résultats ?- Y a-t-il des restrictions particulières au paiement des dividendes ? Quel est le montant distribuable ?- Quelle utilisation a été faite de la trésorerie issue des ventes d’actifs ou des opérations financières? Pourquoi ces fonds n’ont-ils pas été utilisés pour payer les dividendes ?Communication avec les actionnaires

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- Pourquoi la société ne fournit-elle pas à ses actionnaires un rapport semestriel sur ses performances ?- Comment les administrateurs s’assurent-ils que la direction répond aux exigences de la COB ? ? ? ? en matière de communication financière ? Audit interne et externe Fonction d’audit interne- La société dispose-t-elle d’auditeurs internes ? Si non pourquoi ? Si oui quel est leur rôle ? Quelle est la taille de l’équipe d’audit interne? Quels ont été les changements récents dans la composition ou les responsabilités de cette équipe ?- Quels sont les domaines d’intervention du service d’audit interne? Ceux-ci ont-ils été déterminés par le CA ?- Quelle est la dépendance hiérarchique du service d’audit interne?- Les auditeurs internes ont-ils un accès direct au CA ou au comité d’audit? Quelle est la fréquence des réunions ?- Quelles sont les restrictions en matière d’obtention des documents?- Quelles sont les qualifications professionnelles des auditeurs internes ? Quel niveau de qualification est exigé par la société ? Ces qualifications et performances sont-elles évaluées de manière externe ?- Les audits effectués sont-ils à la fois opérationnels et financiers ? Quelle est la répartition du temps entre ces deux types de mission ?- L’équipe d’audit interne comprend-elle des spécialistes de l’audit informatique? Ceux-ci ont-ils effectué une revue des principaux contrôles informatiques ?- Le service d’audit interne a-t-il effectué durant l’exercice des investigations particulières? Si oui, quelle était leur nature et quels ont été les résultats ?- Les auditeurs internes sont-ils présents aux assemblées ? Peuvent-ils répondre aux questions ?- Existe-t-il un écrit fixant les responsabilités du service d’audit interne? Les changements ont-ils été approuvés par le comité d’audit ?- Le comité d’audit a-t-il eu son mot à dire dans le choix du responsable du service, sa rémunération ou son remplacement éventuel ?Auditeurs externes- Le comité d’audit s’assure-t-il de l’indépendance réelle des auditeurs externes?- Y a-t-il eu désaccord entre la société et les auditeurs externes ? Si oui, quelle était leur nature et quelles solutions ont été trouvées ?- Si la société a changé d’auditeurs externes, quels ont été les motifs du changement ? Celui-ci a-t-il été approuvé par le CA ou le comité d’audit? Combien de cabinets a-t-on contacté ?- La revue du contrôle interne effectuée par les auditeurs externes a-t-elle mis en évidence des problèmes significatifs ?Quelles mesures ont été mises en oeuvre pour y remédier ?- Les auditeurs externes ont-ils effectué des missions particulières qui auraient pu être faites en interne ? Pourquoi ?- Le service d’audit interne assiste-t-il les auditeurs externes durant l’audit annuel?

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- La société a-t-elle demandé l’avis de spécialistes externes concernant le traitement comptable d’un point particulier ? Si oui, Quel était le point en question et comment a-t-il finalement été traité ? Tout ceci a-t-il été discuté avec le comité d’audit?- Les auditeurs externes ont-ils eu des difficultés à obtenir de la direction une lettre d’affirmation? Gestion et direction de la sociétéDirecteurs généraux et administrateurs- Quelle est la fréquence des réunions du conseil d’administration? Combien y-a-t-il eu de réunions cette année ? Quelle en a été la durée ?Quelle était l’assiduité des administrateurs? Certains administrateurs ont-il assisté à moins de la moitié des réunions ? Les absents ont-ils perçus des jetons de présence ?- Comment la société tient-elle ses administrateurs indépendants informés sur ses problèmes ? Combien de temps les administrateurs indépendants consacrent-ils aux problèmes de la société ?- Pourquoi le CA est-il principalement composé d’administrateurs dirigeants?- Comment le CA participe-t-il effectivement à la formulation de la stratégie de la société ?- La confidentialité des votes est-elle la règle lors des réunions du CA ?- Le CA dispose-t-il d’un comité des nominations et/ou d’un comité des rémunérations? Ceux-ci sont-ils composés uniquement d’administrateurs indépendants?- Les actionnaires détenant des parts importantes ont-ils demandé à être représentés au CA ?- Si certains administrateurs possèdent peu d’actions, pourquoi?- Si un administrateur ou un membre de la direction a quitté la société, quelles ont été les raisons de son départ ?- Quelle est la politique de la société concernant les administrateurs appartenant à Plusieurs CA ? Y a-t-il un conflit d’intérêt potentiel ?- Le CA a-t-il été en désaccord avec certaines décisions de la direction ? Lesquelles et pourquoi ?- La direction a-t-elle outrepassé les limites de son autorité dans les domaines réglementés par le CA ?A-t-elle refusé de se conformer à certaines décisions du CA ? Lesquelles et pourquoi ?Comité d’audit- La société dispose-t-elle d’un comité d’audit? Si non, pourquoi ? Si oui, sont les membres de ce comité ?- Tous les membres du comité sont-ils des administrateurs indépendants ? Si non, comment les administrateurs dirigeants concilient-ils leur statut avec leurs responsabilités au sein du comité d’audit?- Certains membres du comité sont-ils affiliés à des clients importants ? Si oui, comment la société s’assure t-elle de leur indépendance et de leur objectivité face à certains sujets traités par le comité ?

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- Le comité compte -t-il des membres ayant une expérience du secteur d’activité de la société et de ses risques?- Les activités et les responsabilités du comité d’audit sont-elles indiquées dans le rapport annuel ? Si non, quelle a été son activité durant l’exercice? La mention des activités et responsabilités du comité est-elle prévue dans les années futures ?- Le comité a-t-il accès aux sources d’informations appropriées pour pouvoir remplir correctement sa tâche?- Le comité revoit-t-il l’évaluation annuelle du risque de fraude, effectuée par la direction ?- Le comité a-t-il revu le plan d’intervention des auditeurs externes et internes ainsi que le résultat des missions effectuées durant l’année?- Quelle est la fréquence des réunions du comité ? Quelle est sa fréquence de réunion avec les auditeurs internes et externes ?- Le comité se réunit-il avec les auditeurs sans que la direction soit présente ?- Comment le comité obtient-il une compréhension satisfaisante du système de contrôle interne ? Le comité suit-il la mise en place des recommandations des auditeurs internes et externes ?- Le comité a-t-il dirigé des investigations spéciales durant l’exercice? Leurs natures ? Résultats obtenus ?- Le comité a-t-il procédé à la revue des honoraires des auditeurs externes et du budget du service d’audit interne?- Le comité a-t-il approuvé préalablement les missions spéciales des auditeurs externes ?- En cas de renouvellement des auditeurs externes, le comité a-t-il procédé à une revue des services fournis et des qualifications des intervenants ?- Le comité contrôle-t-il les frais de déplacement des administrateurs et l’utilisation par eux des actifs de la société ? Exploitation et contrôlesRésultat des opérations- Quelles sont les résultats d’exploitation des trois mois suivants la clôture de l’exercice? Pourquoi ont-ils connu une telle évolution ? Quels sont les principaux éléments exceptionnels ayant affecté le résultat ?- Quels sont les résultats attendus pour l’exercice en cours?- La société a-t-elle respecté ses objectifs de chiffre d’affaires et de résultat au cours des années précédentes? Quels sont les objectifs de croissance des ventes et du résultat pour l’exercice en cours?- Comment les performances de la société se positionnent-elles par rapport à la concurrence ?Activité : généralités- En quoi les perspectives économiques peuvent-elles affecter la société ?- Quels nouveaux produits ou services la société a-t-elle l’intention de mettre sur le marché durant l’exercice? Quel effet aura-t-il ?- Quel a été le niveau d’activité par le passé?L’exploitation sera-t-elle supérieure cette année ?

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- Pourquoi la société a-t-elle lancé ce nouveau produit ? Créé ce nouveau site ? Quand cet investissement deviendra-t-il rentable ?- Qui sont les principaux concurrents ?Certains se sont-ils récemment introduits sur le marché ? Quel en a été l’effet?- Comment est mesurée la productivité de la société ?- Quel est le coût annuel pour la mise en conformité de la société avec la loi ?- Quel est le détail des parts de marché par produit et quelles sont les initiatives pour les augmenter ?- A-t-on prévu des plans de restructuration ou envisagé la vente d’activités?Quel sera le résultat de ces opérations ?- Quelle a été la contribution respective de chaque division ou filiale au résultat de l’année passée? Quelle évolution est attendue sur l’exercice?- La société a-t-elle modifié les conditions et délais de règlement des clients ?- Comment la provision pour dépréciation des clients a-t-elle été calculée ? Certains des principaux clients sont-ils solvables ?- Quel a été le niveau des dépenses d’assurances sur l’exercice et quelle a été l’évolution par rapport à l’exercice précédent ?- A-t-on connu des fraudes cette année ?- Quel est le montant des honoraires payés à des consultants extérieurs cette année ? Qui étaient ces consultants ?Décrivez les services rendus. Quel est le motif d’évolution des honoraires?A-t-on pris en compte les possibilités de réaliser les travaux en interne ?- La société risque-t-elle de se retrouver en situation de sureffectif dans un proche futur ?- Quelles sont les initiatives prises par la direction pour assurer la productivité et la compétitivité à long terme ?- Quelles sont les mesures prises pour disposer dans le futur d’une main d’oeuvre adaptée et compétente?Disponibilités- La société a-t-elle eu un flux de trésorerie nette positif ou négatif sur l’exercice précédent? Comment a-t-on prévu d’augmenter ce flux?- Comment la société pourra-t-elle honorer ses échéances de l’exercice? A-t-on un problème quelconque de liquidités ?- La société a-t-elle refinancé ses dettes à long terme ou court terme suit à la variation des taux d’intérêt correspondants? Une telle opération est-elle prévue ?- Quel est le budget d’investissements de l’exercice et comment sera-t-il financé ?- La société a-t-elle la possibilité de financer de manière interne ses besoins en capitaux sans remettre en cause la politique en matière de dividendes ?- La société a-t-elle pris en compte la possibilité d’avoir recours au leasing pour améliorer la trésorerie?- La société est-elle en passe de violer des clauses de ses contrats d’emprunts?- Quels sont les engagements financiers hors bilan ?- Quelle sont les lignes de crédit disponibles ?- Pourquoi l’excédent de trésorerie n’est-il pas utilisé pour rembourser les dettes ?

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Fusions, acquisitions et diversification- Quelle est la politique de la société en matière d’expansion et de diversification? Quelle est l’expérience de la direction dans le traitement de ces problèmes ?- Quels types de conseils externes la société recherche-t-elle avant de s’engager dans une acquisition importante ?Comment sont déterminés les honoraires pour ces services ?- La société a-t-elle étudié l’impact des acquisitions et diversifications menées par le passé sur la valeur des actions de la société ? Quels ont été les résultats obtenus ?- La société procède-t-elle régulièrement à l’analyse des contributions de chaque division ou entité à la valeur de l’action? Quels sont les résultats et mesures prises en cas de problème ?- Comment la société a-t-elle intégré les sociétés acquises ? Comment a-t-on traité le personnel de ces sociétés ?- Lors d’une décision d’acquisition, la société prend-elle en compte ses effets sur le personnel de la société visée et sur l’environnement économique?- A-t-on des projets d’acquisition et de diversification ? Lesquels ? Comment seront-ils financés ?- Pourquoi la société a-t-elle emprunté pour financer sa récente acquisition alors qu’elle disposait de suffisamment de disponibilités et de placements à court terme ?- Quelles négociations a-t-on mené lors de cette acquisition ou fusion ? Quelles ont été les conséquences de cette acquisition sur la situation financière de l’entreprise? Tous les administrateurs ont-ils approuvé l’opération? La société a-t-elle prévu de conserver la direction générale actuelle de la société acquise ?- Les états financiers des sociétés visées ont-ils été revus par les auditeurs externes ?- La société est-elle potentiellement menacée de rachat ? Comment identifie-t-on les tentatives de prise de contrôle ?- Comment la société va-t-elle financer ces acquisitions ? Une augmentation du capital est-elle prévue ?- Quelles sont les méthodes utilisées pour identifier, classer et évaluer une acquisition ?Comptabilité et états financiers- Quelles sont les principales variations d’une année sur l’autre dans les états financiers et quelles en sont les causes?- La société respecte-t-elle les normes comptables ?- Comment les nouvelles normes et directives des autorités comptables et boursières vont-elles affecter les comptes ?Combien cela coûtera-t-il de s’y conformer?- La société a-t-elle des obligations financières autres que celles indiquées par les états financiers ? Si oui, quel en est le montant ?- La société a-t-elle envisagé un changement de la méthode de valorisation des stocks ? Si ce changement était mis en oeuvre, quel serait son impact sur les états financiers ?

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- Les options comptables choisies par la société sont-elles comparables à celles de la concurrence ?Les considérez-vous comme conservatrices ou agressives ?La société a-t-elle effectué des changements de méthodes comptables sur l’exercice? Le cas échéant, quelles en étaient les raisons ?- Comment la société gère-t-elle son risque de taux ?- Comment la société se propose-t-elle de lever les réserves des auditeurs externes ?- Y a-t-il eu des ajustements d’audit significatifs sur les comptes annuels ? Lesquels et pourquoi ? Certains ajustements concernaient-ils les exercices précédents ? Y a-t-il eu des ajustements non enregistrés ?Contrôle interne- Le contrôle interne est-il adapté pour empêcher et détecter les erreurs, irrégularités ou actes illégaux ?- Le contrôle interne assure-t-il la conformité aux lois en vigueur ?- Certaines fraudes ont-elles été découvertes pendant l’année? Le cas échéant, quelles sont les méthodes utilisées pour le recouvrement des pertes ? Celles-ci sont-elles couvertes par des assurances ? Quelles sont les procédures mises en place pour éviter que ces problèmes ne se reproduisent ?La société a-t-elle déposé plainte pour tout détournement effectué par un employé ?- A-t-on relevé au cours de l’exercice des problèmes concernant le reporting ? Si oui, comment ont-ils été traités ?- Quelle est l’opinion de la direction sur le contrôle interne ?- Quelles sont les mesures informatiques mises en oeuvre ou prévues pour protéger les informations confidentielles ou importantes de toute possibilité de manipulation, vol ou divulgation ?- La société a-t-elle effectué la revue de ses sécurités physiques informatiques ? La société a-t-elle un plan de secours en cas de sinistre ?- Les ordinateurs personnels donnent-ils accès à l’information financière? Le cas échéant, comment les données sont-elles protégées ?Impôts et taxes- La société a-t-elle subi un contrôle fiscal ?Les risques d’un éventuel redressement fiscal ont-ils été provisionnés ?- Existe-t-il une loi fiscale à l’étude qui aurait des conséquences négatives ou positives sur la société ?Problèmes juridiques- Quelle est l’évaluation par la direction des litiges actuels et potentiels ?- Existe-t-il des procès importants en cours qui ne sont pas mentionnés dans le rapport annuel ?- Quelle est la situation de la société par rapport à la concurrence pour le nombre et l’importance des procès?- La société a-t-elle intenté des procès à des tiers ?- Les avocats employés par la société rapportent-ils tout acte illégal au CA ? Cela s’est-il produit durant l’exercice? Quelles mesures ont alors été prises ?

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- Quelle a été l’évolution des honoraires versés entre l’année dernière et cette année ?- Quelle est la taille du service juridique ?Pourquoi ne prend-il pas en charge une partie du travail réalisé par des cabinets externes ?- La société a-t-elle pris en charge les frais juridiques de certains de ses employés poursuivis à titre personnel mais dans le cadre de leur travail ? Est-ce la politique de la société ?Pourquoi ?Rémunération des dirigeants- Comment est déterminée la rémunération versée aux dirigeants ? Est-elle en rapport avec la performance de la société ?- La rémunération des dirigeants est-elle comparable avec la concurrence ?- Les primes et participations aux bénéfices tiennent-elles comptes de l’affectation de la profitabilité à des objectifs de dépenses à long terme ?- Les primes versées aux dirigeants tiennent elles compte d’un niveau minimum de performance?- Quelle partie du salaire du président est versée sous forme de prime ? Quel en est le mode calcul ?- Quelles sont les procédures en place pour empêcher l’usage abusif d’actifs de la société par un membre de la direction générale ? Qui surveille ces procédures et s’assure de la correcte application?- La société a-t-elle effectué des prêts à certains de ses employés, dirigeants ou administrateurs ?Quels en étaient les buts ? Les prêts ont-ils été consentis à des conditions normales ?- Certains employés, dirigeants ou administrateurs ont-ils contracté des emprunts auprès d’une banque avec qui la société travaille ? Ces emprunts ont-ils été effectués à des conditions avantageuses ?- Quelle est la politique de la société en matière de contrat d’embauche des membres de la direction générale?- Quel est le montant maximum de prime perçu par un dirigeant sur l’exercice? Qu’a-t-il fait pour recevoir un tel montant ?- Suite à une tendance à la baisse des résultats de la société, pourquoi la rémunération des administrateurs et des dirigeants n’a-t-elle pas stagné ou même diminué ? La société a-t-elle prévu de geler ou de réduire la rémunération de certains de ces employés ?- Pourquoi la rémunération des dirigeants augmente-t-elle alors que les dividendes versés restent inchangés ?Personnel et rémunérations- Quelles sont les mesures mises en œuvre pour augmenter la productivité ?- Quel est le pourcentage du personnel syndiqué ? Quelles sont les relations de la société avec le syndicat ? Quelles sont les difficultés attendues dans les négociations salariales ? La société s’attend elle à des arrêts de travail cette année ? Quels sont les plans de secours pour y faire face ?Quelle est la politique en matière de contrats à durée déterminée ?

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- Quel sera l’effet des accords avec les syndicats sur la masse salariale de la société pour l’exercice? Quel aurait été l’impact sur les résultats de l’année précédente si ces accords avaient été appliqués ?- A-t-on recours à des consultants extérieurs pour l’évaluation du système de primes? Le cas échéant, quels en ont été les résultats et à combien s’élevaient les honoraires? Comment fonctionnera le nouveau système de primes ?- La société a-t-elle prévu la mise en place d’un système de rémunération incitatif lié aux résultats de la société ?Si non, pourquoi ?- La société a-t-elle prévu la mise en place d’un système d’incitation au départ en préretraite?Le cas échéant, quelles en seront les conséquences sur les résultats de l’année?- La société a-t-elle mis en place des services pour les enfants de ses employés ? Des systèmes de travail à temps partiel, d’horaires choisis … ? Des congés parentaux et médicaux ?- Les auditeurs externes mènent-ils un audit du plan pluriannuel de la société ? Si non pourquoi ?Ont-ils exprimé une opinion sans réserve sur ce plan ?Si non, pourquoi ?- Quelle est la politique de la société en matière d’indemnités de licenciement? Quel a été le coût total des licenciements de l’exercice précédent?- Quelles ont été les raisons invoquées par les employés qui ont quitté la société au cours de l’année précédente?Quelles sont les mesures prises pour réduire le « turnover » et empêcher le départ des éléments les plus talentueux ?

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