Méthodologie : l’e-mail professionnel en anglais

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Les E-mails Professionnels en Anglais: 5 points essentiels

Ecrire un e-mail professionnel en Anglais est souvent plus facile que de parler: vous n'avez pas à vous inquiéter quant à votre prononciation, et vous pouvez prendre le temps que vous souhaitez pour le rédiger. Mais il existe toutefois des règles que vous devez garder en tête. Voici quelques trucs pour vous aider à faire une bonne impression grâce à un simple email.

1. Les termes spécifiques: "Reply to all" signifie que votre réponse sera envoyée à chaque personne ayant reçu l’e-mail original. A l'emplacement des adresses emails, la case "cc" (carbon copy) vous permet d'envoyer des copies en même temps que l’email alors que la case "bcc" vous permet d’envoyer des copies en toute discrétion – le b est l’abréviation de "blind" (caché).

Si quelqu’un vous demande de "forward" un email, vous devez alors lui envoyer l’email en utilisant la case forward "fw."

2. Une bonne introduction: Commencer un e-mail par "Hey" lorsque vous écrivez à un ami n'est pas dérangeant, mais ne l’utilisez surtout pas pour un partenaire professionnel tel

qu’un client. Mais commencer par une expression trop formelle comme "Dear Sir" ne convient pas non plus. La meilleure méthode est le classique "Dear Mr. / Ms." suivi du nom de famille de votre interlocuteur. Si vous connaissez déjà la personne, vous pouvez remplacer le nom de famille par le prénom. (ex: "Dear John").

3. Clair et concis: Si dans certaines langues, utiliser des structures élaborées et compliquées montrent votre éducation et votre intelligence, veillez à écrire en Anglais dans un style clair et concis. Présentez clairement l’objet de votre e-mail dans le premier paragraphe et gardez une structure aérée dans l'ensemble du texte en commençant chaque paragraphe par une bonne phrase d’introduction. Des mots tels que "first, second, next, and finally" servent de guides au lecteur qui suivra alors plus facilement votre raisonnement. Ne décrivez pas tous les détails mais finissez plutôt l’email par "If you have any other questions please feel free to contact me,", ce qui donnera alors l’occasion au lecteur de prendre contact avec vous.

4. Restez poli(e) et respectueux (se): Même s’il faut être clair sur une éventuelle requête par e-mail, que ce soit pour un remboursement, pour un envoi de chaussures par bateau, ou un entretien professionnel, il est préférable de ne pas employer des verbes tels que "I want.". "I would like" est plus respectueux. "I am interested in" est une excellente option si vous êtes en train de faire une toute première offre ou si vous êtes encore au

balbutiement d’une affaire.

5. Une conclusion correcte: "I am looking forward to your reply," "Thank you," ou "Sincerely" sont toujours parfaits pour laisser votre lecteur sur une bonne impression.

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How to begin : On commence en général par une référence à une communication passée :

Suite à further to

Votre lettre your letter

Votre fax your fax

Notre entretien téléphonique our telephone conversation

Notre réunion our meeting

Votre demande your request

Votre demande de renseignement your inquiry

Votre email your mail

Du dated

11 novembre 11th november

De ce matin of this morning

De cette semaine of this week

The body of the letter : après avoir mentionné la référence, indiquer la raison du courrier ou

de l'email :

Veuillez trouver la pièce jointe Please find attached

Je vous écris afin de I am writing to

Demander (une chose un service) request

Demander (une information) enquire about

La livraison de the delivery of

Planifiée pour scheduled for

Le planning de the schedule for

L'heure de the time of

La datede the date of

La réunion the meeting

L'endroit de the location of

Accuser réception de quelque chose :

Nous accusons réception de we acknowledge receipt of

Nous avons reçu we are in receipt of

Nous n'avons pas reçu we have not received

Envoi recommandé registered post

Envoi recommandé avec accusé de réception recorded delivery

Par avion by air mail

Par avion by sea/by surface mail

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Je vous saurais gré de I would be grateful if you could

Je vous prie de bien vouloir kindly

Veuillez kindly

Merci de please kindly

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Confirmer par fax confirm by fax/e-mail/letter

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Merci d'envoyer please forward/send

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Vous rencontrer meeting you

Vous voir seeing you

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Recevoir confirmation receiving confirmation

Bientôt shortly

Nous restons we remain

A votre disposition at your disposal

Pour toute information complémentaire for any further information

N'hésitez pas à nous contacter please do not hesitate te contact us

Merci de votre coopération thank you for your cooperation

Merci par avance thank you in anticipation

Exercice : Vous avez répondu à une offre de stage dans une entreprise basée à Londres.

Votre future maître de stage (Mrs Smith) vous a donné par téléphone des informations sur le

poste mais elle n’a pas évoqué vos horaires de travail. Vous décidez de lui envoyer un e-

mail.