Les achats dans les collectivités : un potentiel d'économies à exploiter

WEBSEM - Jeudi 20 Oct. 2016

Eric BOMPAR directeur Pôle Achats Public

06 12 26 60 70

LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITES :

UN POTENTIEL D'ECONOMIES A

EXPLOITER

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE2

UN CONTEXTE BUDGÉTAIRE DIFFICILE

LE CONTEXTE

Ressources humaines limitées (Gel des embauches,...)

Revenus financiers en baisse (dotations de l’Etat, ...)

Besoins en augmentation

Services aux entreprises de plus en plus innovants

Services à la personnes de plus en plus présents

UN ENVIRONNEMENT QUI CHANGE

Des engagements forts pour l’avenir (RSE)

Des directives européennes de plus en plus nombreuses à appliquer

Contraintes règlementaires en forte hausse

Une gouvernance de plus en plus transparente

BAISSE DES RESSOURCES + AUGMENTATION DES CHARGES=

Un ciseau budgétaire difficile à supporter


POIDS DES ACHATS DANS LE BUDGET

VOLUMES FINANCIERS : CAS D’UNE VILLE MOYENNE


LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITÉS

Fonction JURIDIQUE

Pouvoir de la LOI

Fonction ACHAT

« Régulateur »

« Facilitateur »

Fonction ADMINISTRATIVE

Pouvoir du PAPIER

Fonction OPERATIONNELLE

Pouvoir de la TECHNIQUE

Fonction FINANCE

Pouvoir de l’ARGENT

L’EFFICIENCE DE LA FONCTION ACHATS PASSE PAR L’INTÉGRATION D’UNE

COMPOSANTE ÉCONOMIQUE

UNE APPROCHE COMPLÈTE

UNE METHODE

UN SAVOIR FAIRE

UN ESPRIT COLLECTIF

CAPABLE DE TIRER LE MEILLEUR:

o De la Finance

o Des Techniciens

o Des Juristes

o Des Administratifs


LES ACHATS DANS LES COLLECTIVITÉS

LA PART ACHATS D’UNE COLLECTIVITÉ MOYENNE

• 300 €/habitant/an

• Pas de corrélation avec la taille de la commune

• Effet volume peu impactant

• Niveau de service en augmentation

• Charge de centralité plus important

• Représente de 15 à 30 % du budget de fonctionnement

L’ORGANISATION ACHATS D’UNE COLLECTIVITÉ MOYENNE

Moyenne < 30 000 hab de 30 000 à50 000 hab

> 50 000 hab

4,9 personnes 3,7 personnes 3,9 personnes 6,8 personnes

• Formation juristes et administratifs• Peu d’acheteurs• Faible centralisation des besoins• Organisée pour faire respecter le code des marchés publics


ANALYSE DES ACHATS DANS LE BUDGET

DECOUPAGE DES DEPENSES

Achat

Hors achatSalaires, charges,tiers institutionnels,subventions,services bancaires,impôts, taxes,acquisitions, bauximmobiliers, ainsique les DSP

Fonctionnement

Investissement

Récurrents

Ponctuels

Marchés affectés

Marchés Non Affectés

Non significatifs

Non Affectés et

fournisseur non significatifs


MANOEUVRABILITE DES MARCHES

OPTIMISER L’ASSIETE DE TRAVAIL

POTENTIEL D’ACTION en M€

Relance à l’échéance originelle

Relance avant échéance originelle

S1 2017 S2 2017 S1 2018 S2 2018 S1 2019 S2 2019 2020 & 2021


DÉMARCHE STRUCTURÉE DE RÉDUCTION DES COÛTS

ORGANISATION• Analyse des ressources

• Identification des compétence

• Maitrise des reflexes Achats ?

• Mesure de la maturité

• s

DONNÉES• Identification familles d’achats

cibles

• Benchmark des prix

• Mesure des potentiels de gains

LES MARCHÉS• Application des

bonnes pratiques

• Mesure de l’efficience

PROCESSUS• Mesure

efficacité des flux

• Simplification des processus

OUTILS• Identificat

ion des besoins

• Création des outils

SUJETS D’ANALYSE

• Tous les points sensibles d’une fonction doiventfaire l’objet d’une analyse détaillée permettantde faire ressortir:

o Les points forts

o Les besoins non satisfaits

o Les bonnes idées « cachés dans la tête des

agents »

o Les points sensibles du projet

o Les achats hors marchés

o Les potentiels de gains

o Les freins à la démarche

o Les solutions pour pérenniser les résultats ...


ADOPTER LES RÉFLEXES ACHATS

Sourcing

Analyse du marché

produits et fournisseurs

Ingénierie des

marchés

Exploiter au mieux le code

Benchmark

Recherche des bonnes

pratiques

Challenge des besoins

Remise en cause des

écrits et des habitudes

Brainstorming

Faire ressortir le meilleur des prescripteurs

Négociation

Optimiser les coûts et la

qualité

Mesure de la performance

Etre sûr de la qualité rendue

MATURITÉ ACHATS

• L’acte d’achats doit être pensé comme générateur d’économies

• Intégrer dans la culture « publique » des réflexes historiquement de culture « privée »

LES « RÉFLEXES ACHATS » :

Bonnes pratiques adaptées aux Marchés Publics


DÉPLOYER LA MÉTHODOLOGIE

Suivi performances

fournisseurs

Négociation

(si possible)

Analyse des

candidatures et

des offres

Préparation et

conduite des

consultations

Mise en forme

des DCE

Ingénierie des

marchés

Analyse des

besoins

1 2 4 5 63

Collecter les données sur chaque prestation concernée

Consolider les volumes/regroupement possible ?

Challenge des besoins

Sourcer le marchés

BPU et CCTP « digestes »

Rédiger le rapport d’ouverture des candidatures et des offres

Analyser les candidatures et les offres

Identifier les incohérences des doc (BPU)

Lever les ambiguïtés

Rédiger le rapport d’analyse

Valider les modalités de consultation

Définir le planning prévisionnel

Préparer les grilles d'analyse (critères quantitatifs et qualitatifs)

Identifier les points de négociation

Organiser la négociation

Organiser les réunions de négociation ou de présentation des offres

S’assurer du respect des règles des Marchés Publics

Optimiser le CCTP

Rédiger les documents (AE/RC/CCTP/DPGF…)

Relecture documents pour validation cohérence

Identifier les stratégies d’un point de vue juridique, organisationnel et économique

Définir la stratégie de consultation (MAPA/AO/AC,…)

Validation juridique des choix retenus

Durée des marchés

Envoyer des signaux forts au marchés fournisseurs

REFLEXES

7

Mise en place d’indicateur

Mise en place de réunion de projet

Suivi du plan de progrès

Mesure de la performance achats

Animation de la qualité fournisseur

TOUT LE LONG D’UNE PROCÉDURE


PÉRIMÈTRES D’INTERVENTION

TRAVAUX

Neufs

Récurrents

ESPACES PUBLICS

Maintenance des aires de jeux

Entretien des espaces verts

Eclairage public

Végétaux, arbres, arbustes

Mobilier urbain

COMMUNICATION

Services d’impression et reprographie

Supports publicitaires

Prestations traiteurs / évènementielles

Cadeaux et gadgets publicitaires

BATIMENTS

Second œuvre

Maintenance

Nettoyage de locaux

Energies

Fournitures électriques/plomberie

TECHNOLOGIE

Téléphonie fixe, Mobile

Copieurs et matériels de reprographie

Matériel, accessoires et consommables

informatiques

TECHNOLOGIE

Téléphonie fixe, Mobile

Copieurs et matériels de reprographie

Matériel, accessoires et consommables

informatiques

TRANSPORT

Transports urbains

Transport scolaires

Transports de petits colis


CAS CONCRET : MAIRIE DE LAMBERSART (59)

ORGANISATION

• Collectivité de 30 000 habitants

• Une fonction commande publique classique « juridique et administrative »

OBJECTIFS

• Cartographier les achats et diagnostiquer les gains potentiels

• Accompagner la mutation de la commande publique vers des achats publics

PHASAGE

• Diagnostic et Cartographie (3 mois)

• Déploiement opérationnel (30 mois)

RÉSULTATS

• 34 marchés traités (6 M€) sur 40 ciblés

• 15% d’économie soit 900k€

• Une véritable équipe « Achats publics »

TROPHEE DES

ACHATS CDAF

« Innovation dans

les marchés publics »


RETOURS D’EXPÉRIENCES

Client Famille Leviers Résultats

Commune du sud de la France (7 500 habitants surclassée 20 000)

AMO sur le marché de travaux récurrents de la voirie

Analyse du besoin/Refonte du CCTP

Gain de plus de 160 K€ soit 13% sur un marché initial de 1,2 M€

Commune de sport d’hiver (3 500 habitants surclassée 40000 - 80 000)

Cartographie de la fonction achats et des économies potentielles.Préconisations et accompagnement au déploiement. Mise en place des plans d’action sur 5 marchés de l’analyse du besoin à la notification en passant par la rédaction du DCE.

Challenge de l’approche du besoin

Nettoyage : 5% lié au marché local très particulier Location patinoire : Achat vs location 68 K€ économie annuelle soit 43%Entretien voirie : 40% d’économies – analyse précise des besoins etnégociationDéneigement : 0% d’économies

Mairie de 30 000 hab. AMO Achats Marchés nettoyages des locaux

Analyse du besoin/Refonte du CCTP

Gain de 300 k€ soit 37% sur un marché initial de plus de 800 K€

PARIS - LYON – TOULOUSE – NANTES

Siège social : 146 bureaux de la Colline 92213 Saint-Cloud CedexTél. : 01-55-39-11-00 Fax : 01-74-71-05-60

Mail : [email protected]

www.ctr-conseil.fr

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

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mailto:[email protected]

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