Le module Gestion Multi sites des solutions Quadratus S · assurer la réception et l'envoi des...

Le module "Gestion Multi-sites" Quadratus- Multisit.pdf - Mise à jour 17/01/2008 1/22

Le module "Gestion Multi sites"

des solutions Quadratus

SSOOMMMMAAIIRREE

1. PRESENTATION DE LA GESTION MULTI-SITES ................................................................. 3

1.1 LE MODULE GESTION MULTI-SITES DANS LES SOLUTIONS QUADRATUS..................................... 3 1.2 ETAPES DE LA MISE EN ŒUVRE.................................................................................................... 3

2. PREPARATION A LA GESTION MULTI-SITES...................................................................... 4

2.1 CONTROLER L'INSTALLATION DU ROUTEUR ET DU SERVEUR DE COMMUNICATION.................... 4 2.2 PREPARER LE LANCEMENT DE QXCHANGE SUR LE SERVEUR DE COMMUNICATION ................... 4

Icône de lancement de QxChange sur le serveur de messagerie................................................ 4 Planifier Windows pour le lancement automatique de QxChange............................................. 4

2.3 IDENTIFIER L'ADRESSE IP DU SERVEUR DE DONNEES LOCAL ...................................................... 4 2.4 PARAMETRER LES SITES DISTANTS .............................................................................................. 5 2.5 AMENAGER LES FICHES COLLABORATEUR .................................................................................. 5

3. PRISE EN MAIN DE QXCHANGE .............................................................................................. 6

3.1 LA FENETRE QXCHANGE ............................................................................................................. 6 3.2 IDENTIFICATION DU SITE LOCAL DANS LES PARAMETRES QXCHANGE ....................................... 7 3.3 PRESENTATION DU SEQUENCEUR QXCHANGE ............................................................................ 7

Principe de fonctionnement ........................................................................................................ 7 Insertion d'une opération dans le séquenceur ............................................................................ 8

3.4 LES FONCTIONS GENERIQUES DU SEQUENCEUR .......................................................................... 9 $EXPORTE pour envoyer les données préparées ...................................................................... 9 $INTEGRE pour intégrer les données reçues ............................................................................ 9 $QUITTE pour fermer automatiquement QxChange ................................................................. 9 Tableau récapitualtif des opérations génériques de QxChange................................................. 9

3.5 CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DE QXCHANGE / DEPANNAGE ............................................ 10 Interventions ponctuelles sur le séquenceur............................................................................. 10 La boîte des éléments à envoyer ............................................................................................... 10 La boîte des éléments à intégrer............................................................................................... 10 La boîte des éléments traités et sa réorganisation ................................................................... 11 Compte-rendu journalier .......................................................................................................... 11 Localisation des données QxChange........................................................................................ 11

4. LES OPERATIONS DE TRANSFERT DE QUADRAPARAMETRAGE............................... 12

4.1 PRINCIPE GENERAL .................................................................................................................... 12 4.2 FICHES CLIENTS / DOCUMENTS CLIENTS / INTERVENANTS........................................................ 13

Fiches clients ............................................................................................................................ 13 Documents ................................................................................................................................ 13 Tableaux d'activité client de QuadraBureau, élements saisis .................................................. 13


4.3 INTERVENANTS, TABLES DE PARAMETRAGE, BASES CONNAISSANCES..................................... 14 Intervenants .............................................................................................................................. 14 Tables de paramétrage ............................................................................................................. 14 Bases de connaissances ............................................................................................................ 14

4.4 MESSAGERIE ET PLANNING COLLABORATEUR .......................................................................... 15 Messages en cours .................................................................................................................... 15 Historique des messages........................................................................................................... 15 Plannings .................................................................................................................................. 15

4.5 CONTEXTE QUADRAEXPERT : MISSIONS CLIENTS,TEMPS, PREFACTURATION, FACTURES ....... 17 Missions clients,Temps passés, préfacturation......................................................................... 17 Facturation ............................................................................................................................... 17

4.6 TRANSFERT DE LA COMPTABILITE DU CABINET OU DE L'ENTREPRISE....................................... 18 4.7 TRANSFERT DES DONNEES DE PRODUCTION QUADRAEXPERT.................................................. 19

Contexte d'utilisation et choix de la méthode de transfert a adopter ....................................... 19 Dossiers comptables et paie d'une sélection de clients ............................................................ 19 Transfert différentiel des dossiers comptables et paie.............................................................. 19 Gestion centralisée des envois EDI (TDFC, TVA, DUCS)....................................................... 20 Transfert des éditions groupées de comptabilité ...................................................................... 20 Transfert des données ETEBAC ............................................................................................... 21

5. ANNEXE : QXCHANGE EN MODE "ADMINISTRATION"................................................. 22 Intérêt du mode "Administration"............................................................................................. 22 Mise en œuvre........................................................................................................................... 22


1. Présentation de la gestion multi-sites

1.1 Le module Gestion multi-sites dans les solutions Quadratus

Le module Gestion Multi-Sites est disponible dans les gammes Expert-comptable et Entreprise.

• Dans QuadraExpert, il s'agit d'un module optionnel de QuadraClient,

• En gammes Entreprise, il s'agit d'un module optionnel du produit GRC version standard. La Gestion multi-sites assure les transferts de données entre les différents sites d'une même organisation pour homogénéiser les données sur l'ensemble des sites et éviter la ressaisie des informations. Exemples :

• Pour les tâches centralisées au siège, par exemple la gestion des fiches clients et la comptabilité clients et fournisseurs, transfert quotidien du siège vers les agences.

• Dans le cadre la gestion centralisée de la messagerie, transfert et répartition des messages aux différents collaborateurs suivant leur site d'affectation (avec le module optionnel "Messagerie centralisée").

• Pour les tâches décentralisées en agence, par exemple la saisie des temps passés et les notes de frais des collaborateurs, transfert des agences vers le siège (dans le cadre de QuadraExpert uniquement.

Les transferts sont gérés par firewall et lien VPN ou par routeur et lignes numeris.

1.2 Etapes de la mise en œuvre

Le paramétrage de la gestion multi-sites nécessite à la fois une compétence globale sur les applicatifs Quadratus et des compétences techniques sur l'environnement réseau : Fonctionnement du réseau, plan d'adressage du site local, configuration du serveur de communication, procédures d'arrêt et de redémarrage automatique du système …

Par ailleurs, pour obtenir un fonctionnement optimum et adapté, la mise en œuvre de la gestion multi-sites implique une réflexion préalable importante sur les besoins du cabinet ou de l'entreprise.

• Il convient de choisir le site chargé de la gestion des paramétrages de base, par exemple les fiches collaborateurs. Ce site doit être unique.

• Il est ensuite recommandé d'établir une fiche de transfert pour chaque site concerné, qui récapitule :

⇒ Les éléments gérés exclusivement par le site (par exemple la partie des clients suivis sur le site),

⇒ Les critères permettant de repérer ces éléments dans la base globale (par exemple la codification réservée aux clients du site),

⇒ Les éléments locaux à envoyer aux autres sites (avec la liste de ces destinataires),

⇒ Les éléments à récupérer d'un site distant (qui ne doivent pas être gérés simultanément sur le site),

⇒ Le rythme (horaire,quotidien, hebdomadaire) et l'heure de chaque liaison.

• Lorsque toutes les fiches sont rédigées; il est impératif ensuite de contrôler la cohérence de l'ensemble :

⇒ Codification des éléments réservée à chaque site,

⇒ Planification des transferts.


2. Préparation à la gestion multi-sites

Toutes les opérations décrites ici sont à effectuer sur chacun des sites.

2.1 Contrôler l'installation du routeur et du serveur de communication

• Le firewall (ou le routeur) doit être paramétré pour l'interconnexion des différents sites. • Choisir une machine du réseau comme serveur de communication,

Remarque : En cas d'utilisation conjointe des modules Gestion multi-sites, Messagerie centralisée et Transferts dossiers, toutes les opérations à réaliser pour les différents modules sont effectuées par QxChange au cours de la même session de travail sur le serveur de communication.

⇒ Si le serveur de communication supporte Outlook Express ou Outlook pour la gestion centralisée des mails, il ne peut pas assurer les échanges EDI de QuadraEDI.

⇒ Si le serveur de communication supporte un modem pour la gestion centralisée des fax, il ne peut pas assurer la réception et l'envoi des données ETEBAC (qui implique l'installation d'un modem dédié aux échanges de QuadraEtebac).

2.2 Préparer le lancement de QxChange sur le serveur de communication

IIICCCOOONNNEEE DDDEEE LLLAAANNNCCCEEEMMMEEENNNTTT DDDEEE QQQXXXCCCHHHAAANNNGGGEEE SSSUUURRR LLLEEE SSSEEERRRVVVEEEUUURRR DDDEEE MMMEEESSSSSSAAAGGGEEERRRIIIEEE

• A la création du raccourci sur le bureau Windows du serveur de communication, rechercher le programme QxChange.exe (programme "cible") sur le serveur des applications Quadratus. Exemple : \\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe).

• Après l'installation du raccourci sur le bureau Windows, afficher ses propriétés pour modifier la ligne "Cible" en lui ajoutant la localisation du fichier d'implantation des données Quadratus. Le résultat a la structure suivante :

\\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe /ipl:\\MonServeur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl

PPPLLLAAANNNIIIFFFIIIEEERRR WWWIIINNNDDDOOOWWWSSS PPPOOOUUURRR LLLEEE LLLAAANNNCCCEEEMMMEEENNNTTT AAAUUUTTTOOOMMMAAATTTIIIQQQUUUEEE DDDEEE QQQXXXCCCHHHAAANNNGGGEEE

• Il est possible d'obtenir le lancement automatique de QxChange par le serveur de communication pour éviter d'effectuer quotidiennement l'opération manuellement. Les manipulations décrites ici concernent un serveur de communication de type Windows 2000, XP et 2003.

⇒ Créer un fichier Batch, par exemple QX.cmd pour saisir la ligne de lancement incluant l'exécutable QxChange et l'argument /ipl: précisant la localisation des données Quadratus. Exemple :

Start \\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe /ipl:\\MonServeur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl

⇒ Ajouter le fichier batch dans la liste des tâches planifiées à la fréquence souhaitée.

2.3 Identifier l'adresse IP du serveur de données local

Pour faciliter le routage des données, il est nécessaire de créer sur chaque site un nouveau fichier d'implantation quadratr.ipl qui sera exploité par les sites distants lors de leurs transferts de données.


• Pour créer le fichier quadratr.ipl, le plus simple est de recopier le fichier quadra.ipl localisé, dans la configuration standard Quadratus, sous \\MonServeur\qappli\quadra\database\client\.

• Dans le fichier quadratr.ipl, modifier la ligne RACDATAXCHANGE en remplaçant

"\\MonServeur\qappli" par "\\AdresseIP_du_serveur\qappli".

2.4 Paramétrer les sites distants

Le paramétrage des sites distants s'effectue dans QuadraParamétrage, menu "Paramétrage", choix "Transferts" puis "Destinataires". Une fiche destinataire est à créer pour chaque site, y compris le site local.

• Les rubriques "Code destinataire", "Intitulé" sont à renseigner librement.

Attention : le code destinataire doit être identique sur tous les sites interconnectés.

• A la rubrique "Ordinateur destination", donner l'adresse IP du serveur de production distant.

• Remplir les rubriques "Utilisateur" et "Mot de passe" avec des comptes valides sur l'ordinateur distant.

• A la rubrique "Emplacement destination", donner la localisation du fichier d'implantation distant.

Dans une configuration standard, il s'agit de "Quadra\database\client\quadratr.ipl".

• Le bouton permet d'accéder au serveur distant Lorsque l'adresse IP, le nom de partage et la localisation du fichier d'implantation sont renseignés) et d'obtenir la liste des fichiers *.ipl présents. Sélectionner le fichier quadratr.ipl puis cliquer sur <Ouvrir>.

• Cliquer sur le bouton <Sauver> pour créer la fiche du destinataire.

2.5 Aménager les fiches collaborateur

• Certaines opérations de transfert (messages, temps passés…) s'effectuent en fonction du site d'appartenance des collaborateurs.

• Les fiches collaborateurs sont donc à aménager dans QuadraParamétrage, menu "Paramétrage", choix "Collaborateur", y compris celle des collaborateurs fictifs s'ils doivent participer à une opération de transfert.

• Rejoindre la rubrique "Agence d'appartenance" de l'onglet "Paramètres. La liste disponible affiche les sites précédemment créés.


3. Prise en main de QxChange

QxChange est un outil de planification de tâches permettant d'automatiser des opérations dans le cadre des applications Quadratus. Pour la gestion multi-sites, une session QxChange est ouverte sur chaque site interconnecté.

• Les tâches de QxChange sont les suivantes :

⇒ Préparation des éléments à envoyer (extraction et compression des données),

⇒ Envoi direct des éléments à transférer, dans le cadre de la gestion multi-sites,

⇒ Liaison avec les logiciels de messagerie, mail ou fax, dans le cadre de la messagerie centralisée,

⇒ Intégration des éléments réceptionnés (décompression et fusion des données reçues).

• QxChange est destiné à fonctionner sans intervention de l'utilisateur dès lors que le mode de fonctionnement a été défini en renseignant :

⇒ Les "Paramètres" du menu "Fichier",

⇒ Les opérations à exécuter et leur rythme d'exécution dans le séquenceur.

• Les traitements de QxChange sont toutefois accessibles pour des interventions manuelles.

3.1 La fenêtre QxChange

La fenêtre de QxChange comporte 2 menus, une barre d'outils et un espace de travail qui varie selon la fonction activée.

• Par défaut, c'est la boîte des éléments à envoyer qui est affichée à l'entrée dans QxChange.

• Lorsque QxChange est en cours d'utilisation, l'icône de l'application affichée à droite de la barre des tâches Windows (dans la zone de notification).

• Les 3 premières commandes du menu "Fichiers" sont aussi directement accessibles sur la barre d'outils grâce aux boutons :

= Envoyer (pour un envoi à la demande si la boîte des éléments à envoyer est affichée),

= Intégrer (pour une intégration à la demande si la boîte des éléments à réintégrer est affichée),

= Actualiser (pour rafraîchir les informations de la boîte des éléments affichée).


• Le deuxième lot de commandes du menu "Fichiers" (par exemple le choix "Paramètres") permet d'effectuer tous les réglages nécessaires à l'exploitation de QxChange. La plupart des commandes concernent la gestion de la messagerie centralisée.

• Les choix du menu "Boîtes" permettent de contrôler les éléments en cours de traitement ou déjà traités. Ils sont aussi directement accessibles par les boutons de la barre d'outils :

pour afficher la boîte des éléments à envoyer,

pour afficher la boîte des éléments à réintégrer,

pour afficher la boîte des éléments traités.

• Le bouton de la barre d'outils ouvre le séquenceur QxChange. Les boutons , et deviennent alors accessibles pour ajouter, modifier ou supprimer des séquences dans le séquenceur.

3.2 Identification du site local dans les paramètres QxChange

L'identification du site local permet un meilleur suivi des opérations de transfert intersites.

• Sur l'onglet "Généralités" des paramètres QxChange, renseigner la rubrique "Identification du site local" en indiquant le code du site tel qu'il a été défini dans QuadraParamétrage.

3.3 Présentation du séquenceur QxChange

PPPRRRIIINNNCCCIIIPPPEEE DDDEEE FFFOOONNNCCCTTTIIIOOONNNNNNEEEMMMEEENNNTTT

• Le séquenceur QxChange contient la liste des tâches planifiées à exécuter automatiquement à intervalle régulier. Deux types de tâches planifiées sont à distinguer :

⇒ Les opérations de transfert paramétrées par utilisateur dans QuadraParamétrage, qui décrivent les informations à préparer pour les transferts de données.

⇒ Les fonctions "génériques" de QxChange qui assurent l'envoi des données préparées et l'intégration des données réceptionnées. Elles sont repérables au premier caractère $ de leur code.

• QxChange assurant conjointement les liaisons inter sites, la centralisation de la messagerie QuadraBureau et les transferts de dossiers QuadraExpert, on retrouve dans le séquenceur les opérations liées aux différents modules.


IIINNNSSSEEERRRTTTIIIOOONNN DDD'''UUUNNNEEE OOOPPPEEERRRAAATTTIIIOOONNN DDDAAANNNSSS LLLEEE SSSEEEQQQUUUEEENNNCCCEEEUUURRR

• Cliquer sur le bouton pour ouvrir le séquenceur. Lorsque le séquenceur est encore vide, on obtient la fenêtre ci-contre.

• Cliquer sur le bouton devenu actif pour insérer une nouvelle séquence.

• Sur la rubrique "Code opération de transfert", <F4> affiche la liste des opérations disponibles.

• Avec <F11>, il est aussi possible de lancer QuadraParamétrage pour modifier le descriptif des opérations de transfert (Cf. Chapitre 4).

• La liste affichée par <F4> comporte :

⇒ Les fonctions génériques QxChange avec le caractère $ en première position de leur code,

⇒ Les opérations créées par l'utilisateur dans QuadraParamétrage (librement codifiées).

• Sélectionner les options désirées : heures de début et de fin de fonctionnement, jours de fonctionnement, fréquence de déclenchement… en fonction des besoins et en tenant compte des contraintes du réseau (redémarrage du serveur de production, procédures de sauvegarde des données…).

• Cliquer sur <Sauver> pour enregistrer la séquence dans le séquenceur où les séquences sont présentées dans l'ordre de leur création.

⇒ L'ordre des séquences est sans incidence pour leur exécution sauf en cas de chevauchement d'horaires. Pour le modifier, utiliser les touches <Ctrl+Flèche haute> ou <Ctrl+Flèche basse>.

⇒ Les chevauchements d'horaires sont donc gérés par QxChange qui conserve toutes les tâches planifiées pour les exécuter l'une après l'autre dans l'ordre du séquenceur.

⇒ Les rubriques "Prochaine date d'exécution" et "Dernière date d'exécution" sont renseignées automatiquement par Qxchange pour permettre de vérifier le bon fonctionnement du système ainsi que sa cohérence.


3.4 Les fonctions génériques du séquenceur

$$$EEEXXXPPPOOORRRTTTEEE PPPOOOUUURRR EEENNNVVVOOOYYYEEERRR LLLEEESSS DDDOOONNNNNNEEEEEESSS PPPRRREEEPPPAAARRREEEEEESSS

• L'exécution des opérations de transfert paramétrées par l'utilisateur consiste à préparer la sélection des informations à envoyer. Le fichier compressé est placé dans la "Boîte des éléments à envoyer" et pour un envoi effectif des données, il faut planifier la fonction $EXPORTE dans le séquenceur.

⇒ A noter que les données peuvent aussi être envoyées par la fonction $EXPORTE* qui vide totalement la "Boîte des éléments à envoyer".

• Une fréquence d'exécution de 5 à 10 mn est conseillée si la configuration inter-site inclut la messagerie.

$$$IIINNNTTTEEEGGGRRREEE PPPOOOUUURRR IIINNNTTTEEEGGGRRREEERRR LLLEEESSS DDDOOONNNNNNEEEEEESSS RRREEEÇÇÇUUUEEESSS

• Les données reçues des sites distants sont stockées dans la boîte des éléments à intégrer. Pour une intégration effective des données reçues, la fonction générique $INTEGRE doit obligatoirement être planifiée dans le séquenceur.

• Une fréquence d'exécution de 5 à 10 mn est conseillée si la configuration inter-site inclut la messagerie.

$$$QQQUUUIIITTTTTTEEE PPPOOOUUURRR FFFEEERRRMMMEEERRR AAAUUUTTTOOOMMMAAATTTIIIQQQUUUEEEMMMEEENNNTTT QQQXXXCCCHHHAAANNNGGGEEE

• La fonction $QUITTE peut être placée dans le séquenceur pour une exécution quotidienne à planifier en fonction des contraintes du réseau.

• QxChange doit en effet être fermé avant le lancement de la sauvegarde générale des données du serveur de production (précédée éventuellement de l'arrêt puis de redémarrage du serveur).

⇒ Le planificateur de tâches Windows peut ensuite relancer QxChange automatiquement.

TTTAAABBBLLLEEEAAAUUU RRREEECCCAAAPPPIIITTTUUUAAALLLTTTIIIFFF DDDEEESSS OOOPPPEEERRRAAATTTIIIOOONNNSSS GGGEEENNNEEERRRIIIQQQUUUEEESSS DDDEEE QQQXXXCCCHHHAAANNNGGGEEE

$DIFFQC Préparation de l'envoi des dossiers comptables modifiés depuis le dernier envoi. $DIFFQP Préparation de l'envoi des dossiers de paie modifiés depuis le dernier envoi. $EXPORTE Envoi des éléments préparés par le séquenceur (exemple : dossiers clients demandés par

l'utilisateur) $EXPORTE* Envoi de tous les éléments. $EXPORTEM Envoi des emails. $FAX Envoi et réception des télécopies. $FTP Importe les éléments des sites FTP à inspecter. $INTEGRE Intégration des éléments générés par le séquenceur $MAILQBU Intégration des emails dans Quadra Bureau $PACKBAL Réorganise les éléments traités $QUITTE Quitte QxChange.


3.5 Contrôle du fonctionnement de QxChange / Dépannage

• Si le serveur de communication doit être arrêté et redémarré en cours de journée, QxChange est à relancer manuellement.

• Il est ensuite possible d'intervenir directement sur le séquenceur pour forcer l'exécution immédiate des tâches qui n'ont pu être exécutées normalement.

IIINNNTTTEEERRRVVVEEENNNTTTIIIOOONNNSSS PPPOOONNNCCCTTTUUUEEELLLLLLEEESSS SSSUUURRR LLLEEE SSSEEEQQQUUUEEENNNCCCEEEUUURRR

• Sur la liste des tâches du séquenceur, il est possible de :

⇒ Forcer l'exécution immédiate d'une tâche (sans attendre l'heure planifiée) en ouvrant le menu contextuel par clic droit,

⇒ Suspendre momentanément une tâche. Pour cela, ouvrir la tâche en modification (la méthode la plus rapide est le double-clic à la souris) et décocher l'option "Séquence active". Sur le séquenceur, la tâche est affichée avec la mention "Suspendue" dans la colonne "Etat".

LLLAAA BBBOOOIIITTTEEE DDDEEESSS EEELLLEEEMMMEEENNNTTTSSS AAA EEENNNVVVOOOYYYEEERRR

• La boîte des éléments à envoyer contient les éléments préparés pour l'export tant que la fonction $EXPORTE du séquenceur n'a pas été exécutée.

⇒ La boîte d'envoi comporte aussi tous les mails et fax gérés dans la cadre de la messagerie centralisée (et envoyés respectivement par les fonctions §EXPORTEM et §FAX planifiées dans le séquenceur, ou encore par la fonction §EXPORTE* qui vide la boîte des éléments à envoyer).

• Il est de possible :

⇒ Supprimer un élément à envoyer avec la touche <Suppr> ou avec le choix "Supprimer" du menu affiché par clic droit (l'élément non envoyé est placé dans la boîte des éléments traités).

⇒ Demander l'envoi immédiat d'un élément avec le choix "Envoyer maintenant" du menu affiché par clic droit,

⇒ Déclencher l'envoi de tous les éléments avec le bouton de la barre d'outils ou le choix "Intégrer" du menu "Fichiers (sans attendre la prochaine exécution planifiée de la fonction $EXPORTE).

LLLAAA BBBOOOIIITTTEEE DDDEEESSS EEELLLEEEMMMEEENNNTTTSSS AAA IIINNNTTTEEEGGGRRREEERRR

• La boîte des éléments à intégrer contient les éléments reçus des sites distants tant que la fonction $INTEGRE du séquenceur n'a pas été exécutée.

• Il est de possible :

⇒ Supprimer un élément à intégrer avec la touche <Suppr> ou avec le choix "Supprimer" du menu affiché par clic droit (l'élément non intégré est placé dans la boîte des éléments traités).

⇒ Demander l'intégration immédiate d'un élément avec le choix "Intégrer maintenant" du menu affiché par clic droit,

⇒ Déclencher l'intégration de tous les éléments avec le bouton de la barre d'outils ou le choix "Intégrer" du menu "Fichiers (sans attendre la prochaine exécution planifiée de la fonction $INTEGRE).


LLLAAA BBBOOOIIITTTEEE DDDEEESSS EEELLLEEEMMMEEENNNTTTSSS TTTRRRAAAIIITTTEEESSS EEETTT SSSAAA RRREEEOOORRRGGGAAANNNIIISSSAAATTTIIIOOONNN

• La boîte des éléments traités est alimentée automatiquement par les éléments envoyés et intégrés (ou par les suppressions manuelles de l'utilisateur sur les boîtes des éléments à envoyer et à intégrer).

• En planifiant la fonction $PACKBAL dans le séquenceur, il est possible de réorganiser la boîte "Eléments traités" en dossiers et sous-dossiers, (avec un dossier par mois et un sous dossier par jour).

⇒ Cette réorganisation accélèrer l'affichage des informations sous QxChange, et de faciliter la purge du dossier (par jour et non par éléments).

⇒ La fonction est à planifier une fois par jour ou par semaine selon la masse des éléments traités.

• Le menu disponible par clic droit sur un élément permet :

⇒ La suppression définitive de l'élément.

⇒ Sa redirection dans les boîtes des éléments à envoyer ou à intégrer (s'il en a été supprimé par erreur),

⇒ L'affichage d'informations sur un élément envoyé (option intéressante dans le cadre de la messagerie centralisée pour lire un mail ou un fax).

• Pour supprimer simultanément plusieurs d'éléments, il suffit de les sélectionner avec la barre <Espace> (un pointeur rouge s'affiche dans la colonne de gauche), puis de taper <Suppr>. L'opération peut s'effectuer sur les dossiers et sous-dossiers si la réorganisation des éléments traités a été effectuée.

CCCOOOMMMPPPTTTEEE---RRREEENNNDDDUUU JJJOOOUUURRRNNNAAALLLIIIEEERRR

• Proposé au menu "Fichiers", le compte-rendu journalier fournit la synthèse des échanges inter-sites d'une journée (tableau des éléments émis et tableau des éléments reçus).

• Les informations sont disponibles tant que la boîte des éléments traités n'a pas été purgée.

LLLOOOCCCAAALLLIIISSSAAATTTIIIOOONNN DDDEEESSS DDDOOONNNNNNEEEEEESSS QQQXXXCCCHHHAAANNNGGGEEE

• Les données gérées par QxChange sont localisées sur le serveur de production, dans l'arborescence \\MonServeur\quadra\database\xchange\.

• On y trouve 1 dossier par type d'élément :

⇒ BalEmis (boîte des éléments à envoyer),

⇒ BalRecep (boîte des éléments réceptionnés),

⇒ BalOk (boîte des éléments traités).


4. Les opérations de transfert de QuadraParamétrage

La création des opérations de transfert suppose la collecte préalable des éléments à transférer avec leurs caractéristiques : rythme du transfert, horaire, le ou les destinataires, transfert différentiel ou complet.

• Si plusieurs éléments ont les mêmes caractéristiques de planification, il est possible de les traiter dans une même opération de transfert.

• Si une seule caractéristique est différente, il faut obligatoirement créer plusieurs opérations. Exemples :

⇒ Envoi des messages toutes les heures,

⇒ Envoi de la comptabilité interne et fiches clients toutes les nuits,

⇒ Envoi des temps passés une fois par semaine.

4.1 Principe général

Lancer QuadraParamétrage, dérouler le menu "Paramétrage", choisir "Transferts" puis "Opérations de transfert". Un accès direct est aussi possible à partir du séquenceur QxChange (via <F11> en création ou modification d'une séquence).

• Cliquer sur le bouton pour créer une nouvelle opération.

• Renseigner librement les rubriques "Code" et "Intitulé" puis passer sur les différents onglets en fonction des données à transférer.

• Les critères de sélection clients de l'onglet "Gestion interne" peuvent être utilisés sans que la coche "Transfert des dossiers permanents" soit active. Ils permettent alors de décrire une opération de transfert sélectif de données, par exemple les données ETEBAC d'une partie des clients.

• Dans tous les cas, il convient de rejoindre l'onglet "Destinataires" pour préciser le ou les sites destinataires du transfert.

• L'onglet comporte aussi la date et l'heure du dernier transfert réalisé (renseignées automatiquement par QxChange).

⇒ En cochant la rubrique "Utiliser la date…", seules les fiches nouvelles ou modifiées depuis le dernier transfert sont transférées. Dans le cas contraire toutes les fiches sont transférées.

• Cliquer sur <Sauver> pour enregistrer l'opération.


4.2 Fiches clients / Documents clients / Intervenants

FFFIIICCCHHHEEESSS CCCLLLIIIEEENNNTTTSSS

L'onglet "Gestion interne comporte tous les critères qui permettent de repérer une partie des clients dans la base globale.

• Sur l'onglet "Gestion interne", cocher la rubrique "Transfert des dossiers permanents".

• Renseigner les critères de sélection à appliquer aux clients à transférer.

⇒ En cas d'utilisation des bornes "Codes client début / Code client fin", taper les 6 caractères des codes. Exemple : 010001 à 01zzzz si le code de tous les clients du site commencent par 01.

DDDOOOCCCUUUMMMEEENNNTTTSSS

• Le transfert des dossiers clients peut inclure ou non les documents rattachés aux clients mais les documents ne peuvent pas être envoyés indépendamment des fiches clients.

Attention : Pour le premier transfert réalisé avec l'option Documents, il convient de prévoir un temps

important de traitement puisque tous les documents existants vont être transférés. L'opération d'envoi comme l'opération d'intégration sur les sites destinataires, risquent donc d'être considérablement alourdies.

⇒ Sur l'onglet "Destinataire", vérifier que le paramètre "Utiliser la date de dernière exportation pour n'exporter que les nouveaux éléments depuis cette date" est bien coché. Après le premier transfert des documents, ce paramètre permet de minimiser les temps de transfert en traitant uniquement les éléments modifiés.

TTTAAABBBLLLEEEAAAUUUXXX DDD'''AAACCCTTTIIIVVVIIITTTEEE CCCLLLIIIEEENNNTTT DDDEEE QQQUUUAAADDDRRRAAABBBUUURRREEEAAAUUU,,, EEELLLEEEMMMEEENNNTTTSSS SSSAAAIIISSSIIISSS

• Les éléments saisis sont les colonnes "Commentaires" éventuellement insérées dans les tableaux ou les colonnes renseignées manuellement par "Fait" ou "Non fait".

• Les autres informations sont toujours directement fournies par les dossiers comptables ou paie présents sur le site.


4.3 Intervenants, Tables de paramétrage, Bases connaissances

IIINNNTTTEEERRRVVVEEENNNAAANNNTTTSSS

• En cas de transfert de clients, les intervenants qui leur sont rattachés sont également transférés et il n'est pas nécessaire de cocher l'option "Transfert des intervenants".

• Présentée sur l'onglet "Gestion interne", l'option "Transfert des intervenants" est utile lorsque la maintenance des fiches intervenants est effectuée au siège et doit être répercutée sur les agences.

⇒ Tous les intervenants sont transférés, qu'ils soient ou non rattachés à une fiche client transférée.

TTTAAABBBLLLEEESSS DDDEEE PPPAAARRRAAAMMMEEETTTRRRAAAGGGEEE

• L'expression "Tables de paramétrage" recouvre toutes les tables annexes mises en place dans QuadraParamétrage et exploitées par exemple à la création d'une fiche client : Impôts directs, Fonctions, Types de sociétés, Activités, Modes de règlement, Mission Principale, Collaborateurs, Tâches, Collaborateur/tâches, Civilités, Obligations, Types d'événements,

• Comme pour les intervenants, l'option de transfert est utile lorsque la maintenance des tables de paramétrage est effectuée au siège et doit être répercutée sur les agences.

• Elle est présentée en bas de l'onglet "Suite".

BBBAAASSSEEESSS DDDEEE CCCOOONNNNNNAAAIIISSSSSSAAANNNCCCEEESSS

• Les bases de connaissances sont mises à disposition des collaborateurs dans QuadraBureau.

• Comme pour les intervenants et les tables de paramétrage, l'option de transfert est utile lorsque la maintenance des bases de connaissances est effectuée au siège et doit être répercutée sur les agences.

• Elle est présentée sur l'onglet "Divers".

Attention :

• Pour un premier transfert de bases de connaissances, il convient de prévoir un temps important de traitement puisque tous les documents existants vont être transférés. L'opération d'envoi comme l'opération d'intégration sur les sites destinataires, risquent donc d'être considérablement alourdies.


4.4 Messagerie et planning collaborateur

MMMEEESSSSSSAAAGGGEEESSS EEENNN CCCOOOUUURRRSSS

Pré-requis : Le transfert des messages implique que l'agence d'appartenance des fiches collaborateurs soit renseignée puisque la sélection des messages à transférer s'effectue sur ce critère.

• Rejoindre l'onglet "Suite".

• Cochez la case "Transfert des messages en cours", puis sélectionner les options appropriées.

• Par défaut les options conseillées sont l'appartenance du collaborateur aux sites destinataires et la suppression de la source (pour une facilité de suivi).

Attention : l'option de "Transfert différentiel" n'est pas à activer pour le transfert des messages en cours.

HHHIIISSSTTTOOORRRIIIQQQUUUEEE DDDEEESSS MMMEEESSSSSSAAAGGGEEESSS

• Le type de transfert le plus fréquent se fait dans le sens "Agence" vers "Siège" pour ramener sur le site principal, l'historique des messages traités en agence par les collaborateurs.

⇒ Il n'est pas utile de cocher l'option "En tenant compte de l'appartenance des clients…".

Attention : L'option de "Transfert différentiel" est à activer pour le transfert de l'historique des messages.

⇒ Seul l'historique courant des messages concerné par le transfert (les bases archives créées par l'opération d'archivage par année éventuellement effectuée sur les sites, ne sont pas concernées).

PPPLLLAAANNNNNNIIINNNGGGSSS

Attention : Un planning est tenu sur un seul site (le site émetteur) sans possibilité de synchronisation. Le transfert des plannings des collaborateurs concerne le mois en cours et les mois suivants. La mise en œuvre du transfert implique le paramétrage suivant :

• Dans les paramètres QxChange (onglet "Généralités"), préciser impérativement l'identification du site local.


• Dans QuadraParamétrage, ouvrir la fiche Collaborateur, rejoindre l'onglet "Planning/Agenda et passer en définition du profil.

⇒ Au cadre 'Diffusion du planning…" indiquer l'agence de tenue du planning du collaborateur.

• Au menu "Paramétrage", choix "Transferts" puis "Opérations de transfert",

⇒ Modifier une opération existante ou créer une nouvelle opération dédiée aux plannings.

⇒ Rejoindre l'onglet 2 "Suite" et cocher la case adéquate.


4.5 Contexte QuadraExpert : Missions clients,Temps passés, préfacturation, factures

MMMIIISSSSSSIIIOOONNNSSS CCCLLLIIIEEENNNTTTSSS,,,TTTEEEMMMPPPSSS PPPAAASSSSSSEEESSS,,, PPPRRREEEFFFAAACCCTTTUUURRRAAATTTIIIOOONNN

Contexte fréquent : La saisie des temps et la préparation de la facturation sont effectuées en agence et la facturation définitive est effectuée au siège après récupération des éléments fournis par les agences.

Pré-requis : Le transfert des temps passés et de la préfacturation implique que l'agence d'appartenance des

fiches collaborateurs si la sélection des temps passés s'effectue sur ce critère.

• Rejoindre l'onglet "Suite" et cocher les différentes options en fonction du contexte.

• Attention : Le transfert de la préfacturation supprime tous les éléments de l'agence émettrice. Toute modification (ou suppression) ultérieure des temps passés à l'agence sera intégrée au siège lors d'un prochain transfert à condition que la ligne de temps n'ait pas été contrôlée ou validée.

FFFAAACCCTTTUUURRRAAATTTIIIOOONNN

• Rejoindre l'onglet "Facturation".

• Renseigner le (ou les) N° du dossier de facturation du cabinet.

• Cocher les différentes options en fonction du contexte.

• Attention :Le transfert des factures éditées ne prend pas en compte l'image des factures archivées au format PDF


4.6 Transfert de la comptabilité du cabinet ou de l'entreprise

• Rejoindre l'onglet " 3 Comptabilité / Paie".

• Renseigner le (ou les) N° des dossiers comptables, et si nécessaire préciser l'implantation.

• Cocher la ou les cases correspondant aux types de comptes à transférer.

• Attention : Le transfert comptable des pièces jointes aux écritures s'effectue uniquement si tous les types de comptes sont sélectionnés.

• L'option "Transfert des images associées" fait référence aux archives du dossier (par exemple, l'image au format PDF des déclarations de TVA).


4.7 Transfert des données de production QuadraExpert

CCCOOONNNTTTEEEXXXTTTEEE DDD'''UUUTTTIIILLLIIISSSAAATTTIIIOOONNN EEETTT CCCHHHOOOIIIXXX DDDEEE LLLAAA MMMEEETTTHHHOOODDDEEE DDDEEE TTTRRRAAANNNSSSFFFEEERRRTTT AAA AAADDDOOOPPPTTTEEERRR

• Il existe 2 méthodes pour transférer les dossiers de comptabilité et de paie des clients :

1. Opération (créée dans QuadraParamétrage) pour transférer une sélection de dossiers (selon la sélection de clients de l'onglet Gestion interne). Exemple : Une agence gère les dossiers comptables mais non les dossiers de paie qui sont gérés au siège. Le siège envoie les dossiers de paie à l'agence une fois par mois pour lui permettre de générer les OD de salaires dans les dossiers comptables.

2. Fonctions génériques QxChange Q$DIFFQC et $DIFFQP. Elles transfèrent sur un site unique, les dossiers modifiés depuis le dernier transfert. Exemple : Envoi au siège de la sauvegarde des dossiers comptables et/ou paie gérés en agence dès qu'ils ont été modifiés.

• Dans les 2 cas, l'intégration des dossiers sur le site destinataire se fait par la fonction $INTEGRE. Remarque : QuadraExpert peut aussi gérer le transfert "à la demande" d'un dossier comptable ou paie, via le

module "Transfert dossier" (Cf. Documentation technique "Transfert Dossier").

DDDOOOSSSSSSIIIEEERRRSSS CCCOOOMMMPPPTTTAAABBBLLLEEESSS EEETTT PPPAAAIIIEEE DDD'''UUUNNNEEE SSSEEELLLEEECCCTTTIIIOOONNN DDDEEE CCCLLLIIIEEENNNTTTSSS

Attention : Le volume des données (donc le temps de transfert) peut être conséquent selon la sélection de dossiers.

• Effectuer la sélection des dossiers sur l'onglet 1 (la sélection s'applique même si le transfert des fiches dossiers permanents n'est pas coché).

• Passer sur l'onglet " 3 Comptabilité / Paie" et rejoindre le cadre inférieur "Diffusion des dossiers comptables et de paie (Production)".

• Cocher la (les) case(s) de l'opération à effectuer.

TTTRRRAAANNNSSSFFFEEERRRTTT DDDIIIFFFFFFEEERRREEENNNTTTIIIEEELLL DDDEEESSS DDDOOOSSSSSSIIIEEERRRSSS CCCOOOMMMPPPTTTAAABBBLLLEEESSS EEETTT PPPAAAIIIEEE

Les fonctions $DIFFQC et $DIFFQP se planifient directement dans le séquenceur QxChange. Auparavant, il convient de renseigner l'onglet "Divers" des "Paramètres" QxChange. • Les dates de dernière diffusion sont gérées

automatiquement par QxChange. Elles sont toutefois accessibles en modification.

• Donner éventuellement la liste des dossiers à exclure du traitement, par exemple le ou des dossiers comptables du cabinet qui sont transférés du siège vers l'agence mais ne doivent revenir de l'agence vers le siège.

• Sélectionner le site de destination.


GGGEEESSSTTTIIIOOONNN CCCEEENNNTTTRRRAAALLLIIISSSEEEEEE DDDEEESSS EEENNNVVVOOOIIISSS EEEDDDIII (((TTTDDDFFFCCC,,, TTTVVVAAA,,, DDDUUUCCCSSS)))

Contexte d'utilisation : La gestion des échanges EDI est centralisée au siège.

• Le paramétrage nécessaire est à effectuer dans QuadraEDI pour chaque type d'éléments EDI à transférer (TDFC, TVA et DUCS) :

⇒ Au siège, option de fonctionnement "Le site st le siège de plusieurs agences",

⇒ Dans chaque agence, option "Le site est une agence rattachée à un siège" et indication du Code siège (Cf. QuadraParamétrage, Transferts, Destinataires)

• Pour la phase d'envoi, les étapes de fonctionnement sont les suivantes :

⇒ Dans chaque agence, les collaborateurs préparent les éléments EDI à envoyer : - Liasses fiscales au module Etats de synthèse, - Déclarations de TVA dans QuadraCompta, - DUCS dans QuadraPaie.

⇒ Les lots d'éléments préparés sont directement pris en charge par QxChange qui les envoie vers le siège lors de la prochaine exécution de l'opération de transfert "$EXPORTE*".

⇒ Au siège, QxChange intègre le lot dans QuadraEDI lors de l'exécution de l'opération de transfert "$INTEGRE", puis QuadraEDI assure l'envoi aux destinataires.

• Les comptes-rendus EDI renvoyés par les destinataires et intégrés au siège par QuadraEDI peuvent aussi être transférés en agence pour qu'elle dispose de l'historique des échanges EDI sur les fiches clients.

⇒ Pour cela, aménager une opération de transfert existante ou de créer une nouvelle opération.

⇒ Les clients concernés dépendent de la sélection effectuée sur l'onglet "Gestion interne".

⇒ Sur l'onglet "Divers", cocher les rubriques "Transfert des comptes-rendus Edi-TDFC", "Transfert des comptes-rendus Edi-TVA" et "Transfert des comptes-rendus DUCS-Edi".

TTTRRRAAANNNSSSFFFEEERRRTTT DDDEEESSS EEEDDDIIITTTIIIOOONNNSSS GGGRRROOOUUUPPPEEEEEESSS DDDEEE CCCOOOMMMPPPTTTAAABBBIIILLLIIITTTEEE

Les éditions groupées préparées sur un site peuvent être imprimées sur un autre site. Ce type de transfert nécessite de paramétrer l'envoi sur le site émetteur et une imprimante dédiée sur le site destinataire.

Attention : Lorsqu'un un site opte pour le transfert des éditions groupées, le déclanchement de l'opération de transfert traite toutes les demandes d'impression se trouvant dans la liste des éditions en attente, quelle que soit l'imprimante sélectionnée au moment de la demande.

Site Emetteur

• Pour créer une nouvelle opération dédiée aux éditions groupées,

⇒ Rejoindre l'onglet 4 "Divers" et sélectionner le choix "Transfert des éditions groupées".

⇒ Sur l'onglet 7, sélectionner obligatoirement un seul destinataire pour l'opération.


Site Destinataire

• L'imprimante dédiée du site destinataire se définit dans les paramètres QxChange (menu "Fichier") sur l'onglet "Divers".

• Sélectionner l'imprimante voulue sur la liste affichée par <F4>. Il est possible aussi de saisir manuellement le nom de l'imprimante (si le serveur de messagerie n'est pas destiné à lancer les impressions ou si l'imprimante n'est pas reconnue par le serveur de messagerie).

• L'intégration des éditions groupées sur le site destinataire s'effectue la fonction $INTEGRE.

• Après intégration, on retrouve chaque demande d'édition sur la liste des éditions en attente de QuadraCompta. Il est alors possible de changer l'imprimante sélectionnée automatiquement à l'intégration.

TTTRRRAAANNNSSSFFFEEERRRTTT DDDEEESSS DDDOOONNNNNNEEEEEESSS EEETTTEEEBBBAAACCC

Les mouvements bancaires récupérés par QuadraEtebac sur un site peuvent être transférés sur d'autres sites en fonction du paramétrage du transfert des dossiers permanents.

• Pour cela, créer une opération de transfert par site destinataire (ou modifier une opération existant pour le site).

• Sur l'onglet "Gestion interne", spécifier la sélection des clients à traiter (elle s'applique que les dossiers permanents soient transférés ou non).

• Sur l'onglet 4 "Divers", sélectionner le choix "Transfert des données ETEBAC".

• Spécifier le site destinataire sur l'onglet 7.

• Après intégration sur le site destinataire, les données bancaires sont exploitables aux modules "Saisie Etebac" ou "Rapprochement bancaire" de QuadraCompta selon le paramétrage du dossier client (et à condition que les RIB soient correctement renseignés sur les journaux de trésorerie du dossier comptable et sur les dossier clients).

Attention :

• Les dossiers clients doivent être correctement paramétrés pour QuadraEtebac sur le site émetteur et le site destinataire, avec leur RIB renseigné au chapitre "Intervenant / Banque".

• Sur le site émetteur, la récupération des données Etebac doit être suivie d'une phase d'intégration qui permet le découpage des données par RIB (et donc par client).

• Après transfert sur le site destinataire, les données Etebac sont supprimées sur le site émetteur.


5. Annexe : QxChange en mode "Administration"

IIINNNTTTEEERRREEETTT DDDUUU MMMOOODDDEEE """AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAATTTIIIOOONNN"""

Le lancement de QxChange en mode "Administration" permet à l'administrateur basé sur un site :

1. D'intervenir sur le séquenceur de QxChange à partir de son poste de travail alors qu'une session "Utilisateur" est active sur le serveur de communication (ce qui empêche l'accès au paramétrage des opérations sur le serveur de communication).

2. De gérer le paramétrage de QxChange sur les autres sites.

MMMIIISSSEEE EEENNN ŒŒŒUUUVVVRRREEE

• Pour un accès au serveur de communication local,

⇒ Créer un raccourci " QxChange Administrateur" en ajoutant à la ligne de commande du raccourci le paramètre "/distadmin:x".

⇒ On a alors accès au séquenceur et à la création / modification des opérations.

⇒ L'exécution automatique est suspendue, par contre on peut forcer l'exécution manuelle.

• Pour la maintenance à distance,

⇒ Créer le raccourci sous le profil "Quadra" et "administrateur" en mode TSE et / ou sur la station d'un administrateur du réseau client….

Le module Gestion Multi sites des solutions Quadratus S · assurer la réception et l'envoi des...

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