Prélude 7 ERP

Le jeu de la bière

Réduction de la variabilité des flux dans une chaîne logistique1

Document Participants

Christian van DELFT - Groupe HEC

1 sans contrainte de capacité

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Introduction

Objectif pédagogique du jeu de la bière Fondamentalement l’objectif de ce jeu est de montrer comment améliorer les performances d’une chaîne logistique. En particulier on illustre ici les différents mécanismes qui déstabilisent les flux dans un tel système et, par là-même, entraînent une détérioration des performances logistiques, se traduisant par une baisse de la qualité et/ou un accroissement du niveau moyen des stocks.

Un des points clés mis en évidence par le jeu de la bière (ou Beergame) est l’importance de l’information : on montrera que l’information concernant les niveaux de stocks, les commandes et livraisons en cours, les ventes futures, les promotions éventuelles, constitue un levier-clé d’amélioration sensible des performances.

Cette information permet notamment de

- réduire la variabilité des flux au sein de la chaîne logistique

- permettre aux fournisseurs de mieux prévoir leurs flux

- mieux coordonner les stratégies d’approvisionnement, production et distribution dans l’ensemble de la chaîne logistique

- réduire stocks et délais

- accroître la qualité de service.

Il est important d’identifier les méthodes et outils permettant de contrôler l’accroissement de variabilité du flux au sein de la chaîne logistique. Cinq causes principales peuvent être identifiées :

- le processus de prévision des besoins (à chaque niveau de la chaîne). Fondamentalement, on peut prouver que le couplage entre une politique de gestion de stock et une méthode de prévision dynamique (comme le lissage exponentiel) utilisée pour estimer à chaque période la demande moyenne et la dispersion de cette demande conduit à des flux d’approvisionnement plus variables que les flux de demande observés. Ce phénomène provient tout simplement de l’impossibilité, faute d’information complémentaire, pour le prévisonniste à savoir exactement si une fluctuation de demande correspond à un aléas ou au contraire est annonciatrice d’un changement durable.

- La taille du délai d’obtention, qui induit de fait l’horizon de prévision nécessaire, et l’on sait que plus l’horizon augmente et plus l’erreur de prévision s’accroît.

- Les politiques de lotissement, liées à des tailles de lots minimum pour l’approvisionnement (système de recomplètement avec seuil) ou optimum (formule de Wilson), ou pour la production, en

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liaison avec les pertes de capacité induites par des temps de changement de série. La présence de tels lots induits des flux irréguliers.

- Les fluctuations de prix. Ces fluctuations peuvent dépendre du temps (périodes de promotion par exemple) ou de la quantité commandée (rabais sur quantité). Ces fluctuations provoquent elles aussi des périodes de fortes commandes et des périodes de faibles commandes, déstabilisant les flux.

- Stratégie d’accroissement de commandes en période de rupture chez le fournisseur. De telles stratégies sont fréquentes lorsqu’un produit risque d’être en rupture. Dans ce cas, il est anticipé de recevoir une livraison qui soit une fraction de la commande passée.

On notera qu’on ne prend pas en compte, dans cette analyse, la problématique de synchronisation des flux en vue d’assemblage (problématique suposée résolue via MRP), mais simplement l’étude de la dynamique de chacun des flux.

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Structure de la supply chain La supply chain est constituée de quatre producteurs ou distributeurs de bière (en bouteille). Pour l’exercice considéré ici, nous considérons un flux unique d’un produit unique. Cette chaîne à quatre niveaux de prise de décision (si on exclut le client final supposé intervenir de manière exogène et le fournisseur sensé disposé de stocks à volonté) peut donc être présentée comme suit,

Le fournisseur

Le fournisseur

Lepréparateur

Lepréparateur

La production

La production

L’entrepôtMonde

L’entrepôtMonde

L’entrepôt Pays

L’entrepôt Pays

Les clientsLes

clients

Livraisons (délai 2 jours)

Commandes (délai 1 jour)

Figure 1 : structure globale de la chaîne logistique

On notera un souci de simplifier au maximum la structure des flux pour rendre la simulation simple, sans pour autant perdre au niveau général de la logique des flux et des mécanismes que nous souhaitons illustrer. Dans ce jeu de simulation, on suppose ainsi qu’aucune activité de production (induisant des problématiques de capacité) n’a lieu en fait : chaque entreprise fonctionne dans un pur mode de négoce : achat au fournisseur, mise en stock éventuelle, revente au client. Ceci permet de simplifier au maximum les manipulations et saisies sur Prélude pour les participants, sans perte de généralité au niveau des objectifs pédagogiques généraux.

Les délais sur les flux matières et sur les flux d’informations Comme présenté en figure ci-dessus, des délais sont présents sur les flux d’information et sur les flux matières : un délai de transfert (transport + mise en magasin) de 2 jours est nécessaire entre la décision d’expédition et la disponibilité effective en magasin, et ce pour chaque entreprise de la chaîne. De plus, suite à la procédure de passation de commande et de traitement de l’information, un délai d’un jour s’écoule entre l’envoi par EDI d’une ligne de commande et son traitement par le fournisseur correspondant.

Les coûts de stocks et les coûts d’achat Durant cet exercice, les coûts de stocks et de rupture sont calculés chaque semaine :

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1. chaque unité de produit fini est valorisée à 1 euro (quel que soit sa position dans la chaîne logistique)2. Le coût de stockage est estimé à 50% par an.

2. 0,5 euro de coût de rupture pour chaque unité en rupture (à tous les niveaux de la chaîne logistique). On suppose que les ruptures sont reportées à la période suivante.

L’objectif du jeu est de minimiser les coûts de fonctionnement du système (c’est-à-dire coûts de stock et rupture).

Structure de la demande au niveau local L’ensemble des entreprises de cette chaîne logistique doivent être informées de ce que sur ce type de marché la demande des clients finaux possède une structure assez particulière :

1 une tendance générale : depuis plusieurs années, le groupe a adopté une stratégie commerciale assez agressive, qui se traduit par un accroissment annuel de 5% des ventes

2 une structure par palliers, liée au fait que ces produits peuvent rentrer d’un coup sur un nouveau marché ou au contraire perdre un marché en une fois (par exemple référencement/déréférencement chez un grand distributeur, une chaîne de restaurants, …). Pour bien illustrer ces effets, on considère ici que ces fluctuations peuvent être très importantes

3 des pics de ventes peuvent se présenter suite à des événements exceptionnels (compétitions sportives, manifestations culturelles, …)

4 enfin, des pratiques de ventes promotionnelles conduisent à des accroissements brutaux des ventes, suivis par des périodes de baisse.

2 Il s’agit, bien entendu d’une hypothèse simplificatrice, mais qui de fait n’induit pas de perte de généralité au vu des objectifs pédagogiques de cette application.

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Organisation du jeu Le jeu se découpe en trois phases :

Phase 1 : une simulation sous les hypothèses initiales Le principe consiste à simuler 40 périodes consécutives.

Les délais d’obtention entre chaque acteur de la chaîne logistique sont de 3 jours (un jour pour la transmission des commandes et deux jours de transport pour la livraison)

Les stocks et les réceptions prévues sont les suivants : Réceptions prévues Stade Contrainte de

multiple de commande

Stock initial au 1/11 Le 1/11 Le 2/11 Le 3/11

EPAYS 10 20 20 20 20

EMONDE 20 40 20 20 20

PROD 40 40 40 0 40

PREPA 80 20 80 0 0

Les quantités commandées sont soumises aux contraintes de quantités multiples.

Après cette première simulation, on observe l’effet d’accroissement de la variabilité, on mesure le niveau de moyen de stock, le niveau moyen de rupture et le coût total correspondant.

L’animateur pourra proposer ensuite d’autres simulations avec d’autres hypotheses et données initiales.

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Prélude 7 ERP : principe généraux

Saisie des données Tout au long de cet exercice, des données seront saisies dans les différentes fenêtres de Prélude. On notera que les données ainsi saisies sont automatiquement enregistrées lors de la fermeture de la fenêtre correspondante. Lorsque certaines informations ne sont pas précisées dans l'énoncé, cela signifie que les valeurs proposées par défaut dans Prélude doivent être conservées.

Notations utilisées Les conventions suivantes ont été adoptées :

1. Noms des commandes Les noms des commandes sont imprimées en caractères gras, comme par exemple dans "On obtient les fenêtre de tables par le menu Données, option Tables ".

2. NOMS DES BOUTONS Les noms des boutons apparaissent en petites capitales, comme par exemple "Cliquer sur le bouton OK".

3. Informations à taper Les mots ou caractères à introduire sont la plupart du temps imprimés en italique, comme dans "Dans les cinq premières sessions, entrer 01012002, puis valider par...".

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Visualisation des données initiales concernant les différentes entreprises Pour visualiser en détails les données de chaque entreprise de la chaîne logistique, après que l’animateur est lancé le module PPilote, il est nécessaire de démarrer Prélude. Pour appeler le logiciel, cliquer sur l'icône Prélude et patienter quelques instants.

Cliquer sur le bouton OK, de manière à faire apparaître la fenêtre de gestion des dossiers et de création des fichiers de travail. Cette fenêtre permet de sélectionner le lecteur et le répertoire qui contient la base de données de chacune des entreprises de la chaîne logistique, à savoir CLIENTS, EPAYS, EMONDE, PROD, PRÉPA ET FOURNI.

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Exemple de données d’une entreprise : EMonde Choisir l’entreprise Emonde dans la liste déroulante en cliquant sur Emonde).

Cliquer alors sur le bouton OUVRIR. On obtient la fenêtre de présentation générale de l’entreprise (EMONDE dans le cas présent),

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Le produit Les information concernant l’article géré dans cette chaîne logistique sont fournis dans la fenêtre Articles , menu Données techniques :

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L’onglet Paramètres n’a pas d’exploitation directe au niveau de ce jeu qui a lieu en mode négoce3, L’onglet Fournisseur spécifie le fournisseur de l’entreprise ainsi que ses conditions (prix, délais, conditionnement).

3 (cette fenêtre et les données correspondantes présentent de l’intérêt en cas de gestion des flux plus complexe nécessitant la mise en place d’une planification)

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L’onglet Coûts d’achat reprend les coûts d’achat pour le fournisseur sélectionné.

Le fournisseur L’approvisionnement de l’article se fait chez un fournisseur spécifique décrit dans la fenêtre Fournisseurs, menu Achats :

En cliquant sur le bouton CATALOGUE, on obtient l’ensemble des informations concernant les conditions du fournisseur,

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Le client La livraison des commandes (et les ventes) se font pour un client spécifique décrit dans la fenêtre Clients, menu Commercial,

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Le calendrier Le jeu consistera en une simulation dynamique au cours du temps. On a donc spécifié un calendrier de fonctionnement des entreprises de la chaîne logistique. On a choisi ici l’option la plus simple qui consiste à maintenir les entreprises en fonctionnement 7 jours sur 7. Ces calendriers d’ouverture sont présentés dans la fenêtre des Calendriers, menu Planification.

Les commandes prévisionnelles au fournisseur Pour faciliter le démarrage du jeu, certaines des commandes futures de l’entreprise Emonde, ont été saisies dès le départ. Elles peuvent être visualisées dans la fenêtre Commandes fournisseurs, menu Achats.

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On remarquera qu’à ce niveau toutes ces lignes de commandes sont en attente et qu’aucune livraison n’a encore été réalisée.

Les commandes prévisionnelles du client de l’entreprise Pour faciliter le démarrage du jeu, certaines les commandes futures de l’entreprise Emonde, ont été saisies dès le départ. Elles peuvent être visualisées dans la fenêtre Commandes clients, menu Commercial.

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On remarquera qu’à ce niveau toutes ces lignes de commandes sont en attente et qu’aucune livraison n’a encore été réalisée.

Stocks physiques et mouvements associés Il possible de visualiser l’état des stocks via la fonction Stocks par article, menu Logistique.

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La valeur des stocks immobilisés est donnée via la fonction Immobilisation en stock, menu Contrôle de gestion :

D’autres représentations des données historiques sont disponibles, via la fenêtre Statistiques Articles et Statistiques Clients, menu Commercial.

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On remarque que le système fonctionne en mode « temps réel », c’est-à-dire que l’accès à certaines fonctions est interdit comme, par exemple, l’impossibilité de changer la date courante, et de passer manuellement des mouvements de stock.

Chaque entreprise possède déjà une commande ouverte vers son fournisseur. La passation de commande consistera à ajouter une nouvelle ligne à cette commande ouverte.

Travail quotidien des équipes Lorsque l’animateur a fait progresser la date courante, les équipes doivent effectuer les opérations suivantes :

1. Réception des informations de la période précédente On remarque également sur la fenêtre principale une icône de boîte aux lettres (en haut à droite). Cette icône est active s’il existe des messages à traiter en provenance du client ou du fournisseur.

En cliquant sur cette icône, on fait apparaître la fenêtre de réception des messages EDI :

Il est recommandé de cocher la case « Valider les commandes reçues » pour éviter d’avoir à faire une validation de chaque ligne de commande client reçue.

Il s’agit d’enregistrer les informations transmises à la période précédente, concernant des livraisons effectuées par les fournisseurs ou de nouvelles commandes passées par les clients respectifs.

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Chaque entreprise pilotée par un participant aura généralement trois messages :

1. un message de type CC (commande client), informant qu’une nouvelle commande a été passée par le client.

2. un message de type AR (accusé de réception), informant qu’une ligne de commande passée a été enregistrée et validée par le fournisseur,

3. un message de type LF (livraison fournisseur), informant qu’une livraison a effectivement été faite par le fournisseur.

Cliquer alors trois fois sur le bouton ENREGISTRER pour prendre ces informations en compte.

Ces messages EDI doivent être traités dans l’ordre où ils apparaissent.

L’enregistrement de l’accusé de réception à pour effet de valider la ligne de commande fournisseur.

L’enregistrement de l’avis de livraison crée un mouvement de réception et fait entrer les marchandises en stock.

L’enregistrement du message de commande client a pour effet de créer une ligne supplémentaire dans la commande client. Si la case « Valider les commande reçues », la ligne de commande est automatiquement validée.

La commande du client passée par EDI a été transformée en une ligne de commande validée, comme on peut le constater via le menu Commercial, fonction Commande Clients :

L’information d’accusé de réception a transformé le statut de la ligne de commande Fournisseur : il est passé de E (envoyé au fournisseur) à V (validé) on peut le constater via le menu Achats, fonction Commandes Fournisseurs.

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Le fournisseur a envoyé immédiatement la marchandise ce qui a engendré un message LF de livraison fournisseur ce qui a soldé la ligne de commande et a créé une entrée dans le stock physique disponible, comme on peut le constater via la fonction Stock par Article, menu Logistique.

que l’on peut encore préciser en cliquant sur le bouton MOUVEMENTS.

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2. Expédition des lignes de commande courantes au client Il s’agit d’expédier au client les lignes de commande correspondant à la période courante (pour peu qu’un stock suffisant soit disponible).

La procédure est alors la suivante : via la fonction Préparation Commandes clients, menu Commercial, ou en cliquant sur l’icône

appeler la première (et seule) commande. Les lignes non encore soldées sont affichées.

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Cliquer alors sur le bouton OK afin de commander automatiquement les lignes de commande qui doivent l’être. Un bordereau de préparation est créé à destination du magasin.

On notera que si les stocks sont insuffisants pour couvrir toute la ligne de commande, ces opérations conduiront à expédier autant d’unités que possible. Les unités résiduelles seront, quant à elles, expédiées lors d’une prochaine période, dès que du stock physique redeviendra disponible.

Procéder ensuite à l’expédition physique des articles.

La procédure est alors la suivante : via la fonction Expédition Commandes clients, menu Logistique, ou en cliquant sur l’icône

appeler le premier (et seul) bordereau de préparation. Les lignes non encore expédiées sont affichées.

Cliquer alors sur le bouton OK pour enregistrer l’expédition. Un bordereau d’expédition a été créé. Un avis d’expédition est envoyé au client.

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3. Passation d’un ordre d’approvisionnement au fournisseur Il s’agit de passer un ordre de réapprovisionnement chez le fournisseur, afin de compenser les expéditions qui viennent d’être réalisées, en fonction du niveau de stock, des prévisions de ventes futures et de réceptions en cours.

La procédure pour passer une nouvelle ligne de commande est la suivante : via la fonction Commandes fournisseurs, menu Achats,

ou en cliquant sur l’icône visualiser les lignes à réceptionner pour les périodes futures,

Cliquer alors sur le bouton LIGNES, ce qui fournit la fenêtre de saisie d’une nouvelle ligne de commande au fournisseur.

Cliquer alors sur le bouton NOUVELLE et saisir la nouvelle ligne de commande. Dans le cas présent, on propose de commander 20 unités :

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Cliquer sur OK et sur le bouton VALIDER pour valider cette ligne et la transmettre par EDI à l’entreprise Prod, confirmer la validation en cliquant sur OK dans la fenêtre ci-dessous,

On voit que la nouvelle ligne de commande a bien été intégrée dans les commandes fournisseurs. Elle possède le statut E (envoyé) ce qui signifie qu’elle a été transmise au fournisseur Prod qui la trouvera le lendemain dans ses messages.

Fermer les fenêtres en cliquant sur la flèche rouge.

La dernière manipulation à réaliser consiste à cliquer sur le bouton

pour transmettre l’animateur que toutes les opérations relatives à la période courante sont réalisées. On obtient alors la fenêtre

Cliquer sur OK pour confirmer et l’entreprise est prête pour la période suivante.

Il n’est plus possible d’effectuer des opérations autres que des consultations.

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On doit alors attendre que toutes les équipes aient effectué leurs propres opérations. L’animateur fait alors avancer la date courante.

On recommence alors la procédure depuis la réception des messages.

Mise à disposition de PPvisu Les équipes peuvent utiliser le programme PPvisu. Il permet de voir les équipes qui sont prêtes et celles qui ne le sont pas.

Durant les deux premières simulations, l’option Activer PPvisu du menu Fichiers de PPilote ne doit être activée qu’en fin de jeu.