Interconnectés2014

Retour d’expérience de Concarneau Cornouaille AgglomérationInterconnectés, le 11 décembre 2014

Convocation électronique des élus

Direction des Systèmes d’Information et du développement Numérique

démarche, résultats, impacts et points de vigilance

Le contexteLe contexte

► 9 communes - 51 000 habitants - 130 agents

► Situation géographique

La collectivité

► Dématérialiser les convocations et les envois de documents aux élus respecter le cadre légal

Optimiser-neutraliser les coûts / process papier

tester avant de valider le dispositif (16 élus + comité de direction)

La commande (fin 2012)

► Suivi des coûts d’organisation des instances depuis 2009

► Organisation « tournante » des conseils communautaires dans les communes

► Pas de wifi dans les salles communales

► Ne pas déporter la reprographie sur les élus = fourniture de tablettes

► Pas de logiciel de gestion des délibérations

► Des élus peu formés aux usages SI

Les données de base du projet

La démarcheLa démarche

► Le cadre légal

Article L2121-13-1 du CGCT

Réponse ministérielle Assemblée nationale | Question écrite N° 32944 de M. Francis Saint-Léger publiée le 30 décembre 2008

Le cadre légal

S’outiller Solution logicielle : cahier des charges et mise en concurrence

Terminaux mobiles : compatibilité OS/solution logicielle, coûts, performances

Focus sur les choix techniques

► Solution logicielle

Solutions très performantes identifiées lors de la phase marché

Solutions couteuses et dépassant le domaine fonctionnel souhaité

► Système d’exploitation

OS android (rapport coût / performance avantageux début 2013)

Terminaux mobiles : 10 pouces, compatibles 3G / 4G

► Connectivité

Pas de fourniture d’abonnements 3G (coûts), au choix et au frais des élus

Sinon, téléchargement en mairie ou à domicile

Choix de système d’exploitation mobile parfois restreint

→ Choix de SESF (multi OS) proposé par Mégalis : plate-forme de dépôt (web) et application mobile.

La démarcheLa démarche

Accompagner► Formation individuelle de chaque élu

► Support en début de séances (bureau et conseil communautaire)

► Procédures écrites diverses (logiciel, partages de connexion mobiles)

► Paramétrage de wifi domestiques

► Formation des assistantes

Le résultatLe résultat

Illustrationsdépôt et horodatage

Le résultatLe résultat

  

IllustrationsConsultation par l’élu

► Préparation des documents :

Un document unique pour inviter les élus, livrer la note de synthèse et ses annexes contre X documents dans le process papier

► Livraison des documents :

Un dépôt unique par le service gestionnaire des assemblées (ou l’assistante s’il s’agit d’une commission)

Une alerte automatique à chaque élu lors du dépôt

Un téléchargement à réaliser par l’élu

► Consultation des documents en séance

PDF avec système de sommaire automatique et signets

Usages

Le résultatLe résultat

Le résultatLe résultat

Aspects financiers►Amortissement de la démarche en 3 ans

Qtté Coût unitaire Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5Tablettes (mise en production) 16 410 € 7 380 € Tablettes (spare) 2 410 € 820 € 820 € 820 € 820 €Abonnement annuel SESF 1 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 €Temps passé (h) DSI - Déploiement 76 20 € 1 292 € Temps passé (h) DSI - Maintenance 32 20 € 640 € 640 € 640 € 640 €

Cumul de dépenses nouvelles 10 522 € 13 832 € 17 142 € 20 452 € 23 762 €Cumul de dépenses annulées 5 630 € 11 260 € 16 890 € 22 520 € 28 150 €

Impacts & points de vigilanceImpacts & points de vigilance

► Usages Changement de pratique total pour les élus ; Pour les services : chaîne de production documentaire à adapter (à outiller

le cas échéant).

► Organisation & procédures Pour les assistantes : se former, accepter le changement, voire promouvoir

la démarche ; Pour la DSI : gérer la relation directe aux élus, s’organiser pour gérer le

déport de charge de travail du service « assemblées » vers la DSI ; Outiller la chaîne de traitement pour adapter les documents à

l’environnement mobile.

► Technique Gestion de flotte : maîtrise les cycles de mises à jour OS et application

mobile ; Doter les sites en wifi ; Dimensionner les bornes wifi pour gérer les flux.

Impacts

Points de vigilancePoints de vigilance

La démarche de CCA est simple mais les points de vigilance suivants peuvent être dégagés :

►Points techniques : Connectivité Ergonomie de la partie mobile Gestion des équipements mobiles : si inexistantes se doter d’une plate-

forme de MDM au-delà d’une certaine quantité d’équipements Évolutivité / intégration au système d’information : possibilité d’évoluer vers

un environnement mobile dédié aux élus (parapheur électronique etc.) Attention aux systèmes fermés (mono OS mobile par exemple)

►Capacité à changer : Volonté des élus Niveau d’implication d’une service gestionnaire des assemblées, et des

assistantes Qualité et temps accordé au changement (concertation, formations, suivi,

documentation). Report de charge des assemblées vers le SI