DÉFI

En recherchant des possibilités de gain d’efficacité opérationnelle, PepsiCo Canada, le géant de l’industrie des aliments et des boissons, a examiné ses méthodes de gestion des absences. L’entreprise a constaté qu’il y avait place à l’amélioration et a fixé des objectifs précis :

• améliorer l’exactitude et la rapidité du signalement des absences ;

• intégrer la gestion des absences professionnelles, non professionnelles et occasionnelles, les services d’accommodement et le programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF) afin d’élargir la gamme de services de soutien et de faciliter les transitions harmonieuses ;

• raccourcir la durée des périodes d’invalidité, réduire le coût des avantages sociaux et améliorer les résultats ;

• rehausser la satisfaction des employés, des gestionnaires et du personnel des RH ;

• harmoniser les politiques et les pratiques en matière d’absence et d’invalidité ;

• réduire le coût et améliorer l’exactitude de l’administration des congés autorisés ;

• assurer la conformité à la réglementation ;

• renforcer la responsabilisation organisationnelle au moyen de paramètres et de programmes qui stimulent l’amélioration continue ;

• améliorer la production de rapports et les connaissances sur la main-d’œuvre.

ÉTUDE DE CAS : PEPSICO CANADA

ORGANISATION PepsiCo Canada

DÉFI Atteindre l’efficacité opérationnelle tout en favorisant la santé et la sécurité des employés

SOlUTION Concevoir et mettre en œuvre un programme harmonisé et intégré de gestion de l’invalidité et des absences faisant appel à un unique fournisseur, Morneau Shepell, afin d’améliorer l’efficacité et d’offrir un soutien précoce en cas d’absence.

RÉSUlTATS Des économies directes de plusieurs millions de dollars dès la première année du programme grâce à une approche proactive, précoce, intégrée et globale à l’égard de la gestion des absences, à une gestion de dossiers améliorée et à un soutien aux employés renforcé :

• réduction du nombre de jours d’absence et du taux d’absentéisme ;

• augmentation du nombre d’employés ayant pris connaissance du PAEF par l’intermédiaire du service d’enregistrement des absences ;

• réduction marquée du nombre de jours d’indemnisation pour lésion professionnelle ;

• approche stratégique adoptée à l’égard des appels liés à des dossiers de lésion professionnelle ;

• réduction marquée de la durée des congés d’invalidité de courte durée ;

• perception positive du programme d’invalidité de courte durée par les employés (taux global de satisfaction de 91,67 %)

L’intérêt que porte PepsiCo Canada à la santé et à la productivité de ses employés stimule l’efficacité opérationnelle et entraîne des économies

PepsiCo Canada a choisi de mettre en place un programme intégré et harmonisé de gestion des absences et de l’invalidité en le confiant à un seul fournisseur, Morneau Shepell. La résolution instantanée des problèmes en arrière-plan a créé une différence considérable tant sur le plan des résultats que sur celui de la satisfaction dans le milieu de travail.

En ce qui concerne la gestion des absences, le but était d’harmoniser l’administration des congés des employés : congé d’invalidité de courte durée (ICD), congé d’invalidité de longue durée, congé pour lésion professionnelle, congé de maternité, de paternité et d’adoption, congé pour convocation comme juré, congé de deuil et congé pour raisons personnelles. Le nouveau programme PepsiCo Canada Absences et Réclamations (PCAR) permet aux employés d’avoir recours à un unique numéro de téléphone, 24 heures sur 24 et sept jours sur sept, pour signaler une absence imprévue, de quelque nature qu’elle soit, ainsi que les incidents de nature professionnelle, y compris les blessures et les maladies, les accidents de véhicule, les dommages aux biens de PepsiCo, les actes criminels et les réclamations de tiers.

Lorsqu’un employé appelle à ce numéro pour signaler son absence, il s’adresse directement à un représentant qui détermine s’il est possible de lui venir en aide. L’appel débouche parfois sur un transfert immédiat « avec annonce » à un conseiller du PAEF de la société. Cette orientation permet de tirer pleinement avantage du PAEF, et ce, à un moment critique pour l’employé, afin de l’aider et de l’informer de ce programme. Le but n’est pas seulement d’enregistrer l’absence, mais également d’apporter de l’aide à l’employé à la première occasion qui se présente. L’appel déclenche aussi l’envoi immédiat d’un avis au superviseur de l’employé, l’informant de prévoir le remplacement de ce dernier au besoin.

Au cinquième jour consécutif d’absence, l’employé est automatiquement orienté vers le programme d’ICD de l’entreprise. Le transfert transparent et les services offerts permettent de prévenir de coûteux délais. Dès le départ, un triage est effectué et le soutien non médical pour le retour au travail est déclenché sur-le-champ, suivis d’une évaluation exhaustive facilitant la planification précoce des mesures à prendre. La gestion du dossier d’absence se poursuit tout au long du processus et l’employé est encouragé à recourir aux services de rétablissement et de soutien pour le retour au travail offerts par le PAEF.

Les pratiques exemplaires utilisées en ICD servent également dans les dossiers de lésion professionnelle afin d’assurer une rapide coordination des services médicaux stratégiques, la simplification des déclarations à la CSST/CAT et la présentation d’offres de travail avec accommodement pour prévenir le temps perdu.

Les tâches administratives ont également été simplifiées. Les formulaires de déclaration des incidents sont déjà partiellement remplis, afin d’améliorer l’exactitude des données et de faire gagner du temps au superviseur et à l’employé. De plus, lorsqu’une absence entraîne un changement au taux salarial de l’employé, le système de la paie de PepsiCo en est automatiquement informé.

Dès la première année de la mise en œuvre (2014), PepsiCo Canada a réalisé des économies de plusieurs millions de dollars. Ces résultats positifs sont attribuables aux éléments importants suivants de son programme :

• efficacité de l’administration grâce au service centralisé de réception des appels et aux points de liaison transparents ;

• responsabilisation au moyen du mode de suivi et de signalement centralisé ;

• évaluation exhaustive précoce suivie d’une intervention, et ce, avant même l’envoi de l’avis dans les programmes conventionnels ;

• approche visant la productivité, axée sur la solution, fondée sur une expertise en matière de comportements liés aux absences ;

• équipe unique de service à la clientèle pour la gestion et le suivi des absences et les interventions pertinentes en vue d’une gestion exemplaire du programme.

Toutefois, PepsiCo Canada a réalisé d’autres avantages que financiers :

• les employés comprennent que chaque absence a son importance et que l’entreprise désire les aider à résoudre les problèmes de santé et de productivité ;

• les gestionnaires ont moins de tâches administratives à accomplir et disposent d’un accès en temps réel à des renseignements qu’ils peuvent mettre à profit pour planifier la production, réaffecter les ressources et contrôler la productivité ;

• les RH et l’entreprise disposent de renseignements stratégiques leur permettant de cibler précisément les domaines où investir afin de réduire et de prévenir les absences et d’améliorer la productivité.

©2015 Morneau Shepell ltée | CS – PC 10-2015

Morneau Shepell est la seule société offrant des services-conseils et des technologies en ressources humaines à adopter une approche intégrative des besoins en matière de santé, d’assurance collective, de retraite et d’aide aux employés.

Pour en savoir davantage sur la manière dont nous pouvons vous aider à réaliser vos objectifs, rendez-vous à morneaushepell.com ou écrivez à solutionsengestiondesabsences@morneaushepell.com.

SOlUTION

RÉSUlTATS

« Grâce aux connaissances, aux conseils et à la technologie de Morneau Shepell, PepsiCo Canada a reçu des félicitations. En effet, nous avons remporté un prix pour la gestion des absences dans le cadre des Workplace Benefits Awards de 2015 remis par le magazine Benefits Canada. Sur le plan mondial, d’autres divisions de Pepsi envisagent d’appliquer l’approche de PepsiCo Canada. Cependant, le résultat de notre investissement que nous considérons le plus appréciable se trouve dans la rétroaction positive que nous recevons de nos employés, nous informant que nous avons vraiment amélioré leur quotidien. »

Anastassia Melvaer Directrice, Rémunération globale, PepsiCo Canada