Jean-Michel Palagos

www.codeac.fr

22/09/2011 1

La réorganisation de la

Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique

Plan d’action « méthodes et processus »

« Douze engagements pour la DGAFP, DRH Groupe de l’Etat »

1. Les principes directeurs fixés par le Directeur général

– Réorganisation 2006 ante RGPP et ante Bercy

– Devenir réellement une DRH groupe de l’Etat

– Améliorer la Lisibilité de l’organigramme

– Rééquilibrer la charge de travail

– Améliorer les processus (com. interne, relations entre bureaux, programme de travail)

2. Les travaux des tables rondes et notamment les propositions de la TR2

3. Le retour d’expérience des engagements de méthodes de 2006, non suivis d’effet

4. Le retour des enseignements des entretiens internes et externes (des attentes)

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POURQUOI CE PLAN D’ACTION ?

La DGAFP est reconnue comme « Primus inter pares » :

– besoin d’une fonction de synthèse, que seule la DGAFP

peut jouer, de benchmark,

– Besoin d’une source d’information et de conseil pour la

mise en œuvre des réformes,

– C’est une tête de réseau,

– Elle peut apporter le supplément d’âme dans les chantiers

de la modernisation,

– On attend qu’elle joue son rôle (besoin de légitimation

qu’elle peut apporter aux DRH),

– La professionnalisation du réseau RH (conférences, outils,

etc…) est considérée comme un progrès récent : elle a

acquis une dimension GRH et pas seulement statutaire,

même si elle conserve cette compétence fondamentale.

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Nos principales constatations (1)

Des attentes à la hauteur de la place reconnue à la DGAFP :

– Des délais de traitement trop long,

– L’applicabilité et la pertinence des réformes souffrent d’une

insuffisance de concertation et d’un manque d’évaluation,

– La circulation de l’information se fait mal, manque de

transversalité,

⁻ Circuit courrier et circuit de signatures qualifiés de lents, voire

de très lents,

– Une pratique managériale et une culture « territoriale » qui ne

favorisent pas l’ouverture,

– L’ONP : Un enjeu puissant et un levier pour la DRH Groupe de

l’État, mais des processus internes mal adaptés,

– Le guichet unique : Un besoin exprimé de méthode, de mise en

cohérence et de clarification ; un « enjeu outils » avec la DB,

– Une qualité normative méritant attention. Des réponses souvent

trop longues, trop de formalisme sans enjeu, absence d’une

« stratégie juridique ».

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Nos principales constatations (2)

Des modes de fonctionnement internes à améliorer pour

accroitre la performance et réduire ou alléger la charge,

⁻ En s’appuyant sur les travaux de la TR 2

des chantiers prioritaires :

⁻ la maîtrise des délais, la transversalité, l’ONP

Des engagements à prendre et à communiquer, pour

crédibiliser la démarche « réorganisation de la DGAFP, DRH

Groupe » :

⁻ En organisant un plan de communication interne et

externe sur les engagements pris.

Un chargé de mission « méthodes et processus »

‾ « gardien et impulseur » du changement.

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Les chantiers à mettre en œuvre

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Le projet de plan d’action

12 engagements pour la DGAFP, DRH Groupe de l’Etat

crédibiliser la démarche de DRH Groupe vis-à-vis des partenaires externes et

améliorer la performance interne et S’ENGAGER : 1. sur un délai pour chaque saisine ;

2. À associer les partenaires ministériels, ou « trois fonctions publiques » pour la conception de chaque nouveau projet transverse ;

3. Sur une procédure d’évaluation des réformes après 6 mois et 1 an ;

4. À faire évoluer les instances communes de pilotage RH pour plus de co-construction (séminaire des DRH, conférences de GRPR) ;

5. À créer une instance de co-construction « trois fonctions publiques » DGAFP-DGCL-DGOS ;

6. À désigner un référent DGAFP pour chaque ministère ;

7. Dans la RéATE en tant que DRH Groupe de l’Etat ;

8. À mettre en place un référentiel « méthodes et processus » pour garantir la performance ;

9. Dans une démarche qualité ;

10. À améliorer la transversalité interne ;

11. S’engager à créer une ressource documentaire pour capitaliser les connaissances et pour favoriser l’échange et le benchmark ;

12. À tenir toute sa place et son rôle dans l’ONP ; 7

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Des engagements pour crédibiliser la démarche de DRH Groupe vis-à-vis des partenaires externes

Objectif : Répondre à la principale des critiques formulées à l’encontre de la DGAFP : les trop longs délais de traitement et de réponse. Fixer un délai raisonnable de traitement pour chaque saisine jugée recevable, communiquer ce délai, s’y tenir. Le délai s’entend comme celui de production d’une réponse complète au ministère auteur de la saisine, avant arbitrage éventuel.

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La réduction des délais - engagement n° 1 « s’engager sur un délai pour chaque saisine »

ACTIONS :

ORGANISER UNE PROCEDURE DE TRAITEMENT DES COMMANDES :

1)élaborer une « fiche de saisine » devant accompagner impérativement toute saisine,

2)rédiger une fiche de procédure du traitement des commandes ministérielles ;

3)Organiser les modalités d’un examen sommaire de recevabilité par le bureau compétent :

4)créer un tableau de bord de suivi des délais ;

OUTIL : Mettre en place un logiciel de « suivi des saisines Guichet Unique» commun DGAFP/DB permettant d’assurer la « traçabilité » de chaque saisine.

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La réduction des délais - engagement n° 1 « s’engager sur un délai pour chaque saisine »

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La conduite des chantiers engagement n° 2 :

s’engager à associer les partenaires engagement n° 3 :

s’engager sur une procédure d’évaluation des réformes Objectif : pallier à l’une des objections des DRH qui porte sur la pratique de la DGAFP qui produit parfois des normes dont la traduction concrète est difficile, voire contradictoire avec les enjeux de GRH, faute de phase amont de concertation et faute de culture de l’évaluation des réformes (analyse TR1).

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La conduite des chantiers engagement n° 2 : s’engager à associer les partenaires

engagement n° 3 : s’engager sur une procédure d’évaluation des réformes

Engagement n° 2 : 1) Définir en CODIR, à partir de la « feuille de route », un nombre limité de chantiers

propices à une concertation préalable avec les DRH. 2) Pour chacun de ces chantiers s’organiser en mode projet avec participation de

ministères référents (choisis en fonction de l’impact relatif) ; 3) A l’occasion des séminaires de DRH, communiquer sur le choix et sur l’avancement

des chantiers, actualiser la liste des chantiers prioritaires et solliciter les participations ministérielles ;

4) Pour valoriser la démarche : communiquer dans le rapport annuel sur la conduite de ces projets ;

Engagement n° 3 : 1) Organiser une évaluation sommaire après 6 mois à 1 an (questionnaire de mesure

d’impact transmis aux ministères et aux fédérations syndicales) ; 2) Organiser une évaluation approfondie chaque année sur la mise en œuvre d’un

chantier majeur ; 3) Publier les résultats des évaluations, à l’occasion des séminaires des DRH ; 4) Organiser le retour d’expérience pour modifier ou adapter les textes à partir des

résultats des évaluations.

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Les instances de pilotage RH engagement n° 4 : faire évoluer les instances communes pour plus de co-construction

engagement n° 5 : créer une instance de co-construction trois fonctions publiques

OBJECTIF : développer la fonction d’animation de la DGAFP en tant que DRH Groupe, en faisant évoluer les partenaires DRH d’une logique « client » à une logique « co-responsable », sous pilotage DGAFP (découle des travaux TR1 et TR3)

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Les instances de pilotage RH engagement n° 4 : faire évoluer les instances communes pour plus de co-construction

engagement n° 5 : créer une instance de co-construction trois fonctions publiques

engagement n° 4

1)Associer les DRH à l’élaboration de l’ordre du jour des séminaire des DRH .

2)Prévoir explicitement lors des séminaires des DRH, à côté des présentations DGAFP, des présentations à effectuer par des DRH pour casser la logique « top down » ;

3)Créer un lien séminaire des DRH – conférences de GPRH, pour assurer la cohérence du pilotage global par la DGAFP ;

4)Alléger le formalisme des conférences de GPRH pour leur préserver leur rôle d’échange « par la tête » sur les sujets bilatéraux majeurs ;

engagement n° 5

1)Créer une instance trilatérale DGAFP – DGCL – DGOS pour assoir le rôle de la DGAFP comme DRH Groupe « trois fonctions publiques » ;

2)Proposer la création de conférences GPRH à la DGCL et à la DGOS ;

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Engagement n° 6 : désigner un référent DGAFP pour chaque ministère

Objectif : favoriser la communication DGAFP / ministères en créant un point d’entrée référent pour chaque ministère. Le référent n’a pas pour rôle de traiter les dossiers et les demandes au fond, mais de jouer le rôle d’interface en cas de difficulté de communication avec la DGAFP. Ce rôle consiste à transmettre les questionnements aux bureaux compétents de la DGAFP et à s’assurer qu’on répond.

Effet attendu : accroître l’indice de satisfaction des ministères et réduire les délais de réponse.

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Engagement n° 6 : désigner un référent DGAFP pour chaque ministère

ACTIONS :

1)Élaborer une fiche mission du référent ministère. Contenu : rôle, conduite à tenir ;

2)Désigner les référents ministères (parmi les adjoints aux chefs de bureaux?) ;

3)Communiquer les noms des référents ministériels, aux ministères et en interne DGAFP ;

4)Créer une rubrique sur l’intranet : « référents ministères » pour favoriser leur identification en temps réel ;

5)Faire participer le référent du ministère à la conférence GPRH ;

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Engagement n° 7 : S’engager dans la RéATE en tant que DRH Groupe de l’Etat

Objectif : la réorganisation de l’administration territoriale, dont le pilotage est assuré par le Secrétaire général du gouvernement, concerne près de 260 000 agents des services déconcentrés et à ce titre la DGAFP, en tant que DRH Groupe de l’Etat, se doit d’être le moteur du changement et le coordonnateur d’ensemble du volet RH de cette réforme majeure.

Effet attendu : faire de la DGAFP le pilote unique du volet RH de la réforme en appui du secrétaire général pour l’administration.

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Engagement n° 7 : S’engager dans la RéATE en tant que DRH Groupe de l’Etat

ACTIONS :

1)Identifier un référent RéATE assurant l’interface avec le SGG ;

2)Coordonner les interventions, les présences dans les instances et les réponses aux questions pour que la DGAFP ne parle que d’une seule voix identifiée dans la RéAT ;

3)Organiser une rencontre périodique DGAFP / SGG pour établir la feuille de route du volet RH de la RéAT

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Des engagements pour améliorer la performance interne

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Engagement n° 8 : mettre en place un référentiel « méthodes et processus » pour garantir la performance

Objectif : sur la base des travaux de la table ronde numéro 2, élaborer des processus pour améliorer la performance interne. Un chargé de mission « méthodes et organisation » décrit les processus, veille à leur mise en œuvre, définit les modalités d’appréciation des performances, anime les actions de pilotage et d’amélioration et tient à jour le référentiel des processus.

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Engagement n° 8 : mettre en place un référentiel « méthodes et processus » pour garantir la performance

ACTIONS : 1) désigner un chargé de mission « méthodes et organisation » ; 2) décliner les processus à partir des fiches intention de la TR2 ; 3) élaborer un document de référence « référentiel des procédures et processus » ; 4) créer un groupe de travail « courrier » chargé de définir une procédure de traitement du courrier et de définir un statut des saisies par mail ; 5) créer un groupe de travail « secrétariats » chargé d’identifier des modes de fonctionnement performants (rôle et mission des assistant(e)s, organisation des binômages, formations,…) ;

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Engagement n° 9 : mettre en place une démarche qualité

Objectif : Définir les principes généraux de pilotage et de fonctionnement mis en place pour atteindre les objectifs fixés en termes de performance et de satisfaction des partenaires, agents, et bénéficiaires des prestations. Mettre en place un système de management de la qualité par les processus et par les objectifs. Préalable : avoir défini et mis en œuvre les processus internes, sur la base d’engagements de performance durables (engagement n° 7)

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Engagement n° 9 : mettre en place une démarche qualité

ACTIONS : 1) fixer des objectifs de performance à chaque sous-directeur et aux fonctions support (SG,…) et en assurer le suivi ; 2) désigner des pilotes de processus ; 3) organiser des revues de processus ; NOTA :

envisager de faire appel à un appui externe pour organiser la démarche management par la qualité (expertise) ;

Organiser une communication externe sur la démarche qualité (image pour la DGAFP).

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Engagement n° 10 : améliorer la transversalité interne

Objectif : fluidifier le fonctionnement interne de la DGAFP. Limiter les difficultés résultant de l’existence de dossiers à compétences partagées entre plusieurs bureaux ou entre plusieurs sous-directions. Eviter qu’un bureau concerné ne soit pas saisi. Eviter les conflits de compétences (avis divergents) Eviter les défauts de vigilance (aucun bureau ne se saisit d’une question). Effet attendu : allégement de la charge des bureaux par une meilleure cohérence des traitements (éviter les saisines inter-bureaux notamment).

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Engagement n° 10 : améliorer la transversalité interne

ACTIONS : 1)Créer un comité des sous-directeurs en charge de la transversalité ; 2)Rédiger une instruction définissant les missions et le mode de

fonctionnement du comité des sous-directeurs. 3)Désigner, lors de l’affectation du courrier, un bureau pilote et des

bureaux « contributeurs » ou experts pour chaque sujet transverse ; Identifier les courriers signalés devant être suivis par le comité des sous-directeurs.

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Engagement n° 11 : créer une ressource documentaire pour capitaliser les connaissances et favoriser l’échange et le benchmark

Objectif : développer une fonction documentaire chargée de capitaliser la production de la DGAFP dans le but d’alléger la charge des bureaux (faciliter les recherches consommatrices de temps) et en mesure de développer une compétence de benchmark vers d’autres fonctions publiques et vers d’autres pans du droit, afin de mettre à la disposition des agents de la DGAFP et des partenaires une ressource d’information facilement accessible.

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Engagement n° 11 : créer une ressource documentaire pour capitaliser les connaissances et favoriser l’échange et le benchmark

ACTIONS : 1)Appliquer les propositions de la TR 2 : notamment « création d’un

module capitalisation et appui documentaire » ; 2)Recruter un documentaliste, ou faire appel à un consultant spécialisé,

pour créer la fonction documentaire et capitalisation des connaissances ;

3)Identifier dans les bureaux contributeurs un correspondant ressources documentaires ;

4)Organiser le mode de mise en cohérence de l’information capitalisée dans les bureaux avec l’information documentaire partagée;

5)Actualiser et mettre à jour la fonction FAQ du site internet ; 6)Créer un extranet ouvert aux DRH pour faciliter l’accès à l’information

DGAFP et faciliter le benchmark ;

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Engagement n° 12 : tenir toute sa place et son rôle dans l’ONP

Objectif : prendre en compte l’enjeu stratégique ONP dont la DGAFP assure la cotutelle en se donnant les moyens d’assurer cette mission.

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Engagement n° 12 : tenir toute sa place et son rôle dans l’ONP

ACTIONS : 1)Désigner un Directeur de projet ONP, seul pilote et référent interne et

externe DGAFP sur le chantier ONP ; 2)Reconnaitre le caractère prioritaire et stratégique de l’ONP en donnant la

capacité au directeur de projet de mobiliser des ressources dans les bureaux;

3)Réorganiser la procédure de traitement des demandes d’information et des validations par la DGAFP afin de simplifier et d’alléger la charge des bureaux en s’assurant de la qualité et de la pertinence des traitements ;

4)Définir un plan d’action ONP fixant les objectifs de la DGAFP et les échéances à respecter ;

5)Relancer un chantier « méthodes » avec la Direction de l’ONP, pour définir en commun une procédure d’échange et d’exercice de la cotutelle, adaptée aux contraintes de la DGAFP ;

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Proposition de mise en œuvre du plan d’action

échelonnement dans le temps en fonction d’un ordre de priorités à définir : • Pour éviter une surcharge de travail temporaire peu compatible avec les

activités de la DGAFP, • Parce que tous les sujets n’ont pas le même degré d’urgence, • Parce que certaines propositions nécessitent des délais plus importants de

mise en œuvre. Il est suggéré de traiter en priorité les propositions à effet visible ou à impact direct sur les agents de la DGAFP :

La proposition n° 1 : « s’engager sur les délais » parce qu’elle a un impact fortement visible par les DRH et autres partenaires externes ; La proposition n°6 : « désigner un référent par ministère », pour les mêmes raisons ; La propositions n°10 : « la transversalité » et notamment la création du comité des sous-directeurs ; La propositions numéro 12 : « tenir toute sa place et son rôle dans l’ONP » De lancer les groupes de travail « courrier » et « secrétariats ».

Les autres propositions pourraient être prises en charge par le chargé de mission « organisation, méthodes », avec l’appui d’un groupe projet.