CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS

INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION

MEMOIRE pour obtenir le

Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD

niveau I

présenté et soutenu par

Virginie Topcha

le 9 Novembre 2006

La place des bases de données dans les musées nationaux

Brigitte Guyot, Yves Veillot

Cycle supérieur Promotion XXXVI

2

Remerciements

Je remercie toutes les personnes qui m’ont aidé pour écrire ce mémoire :

Yves Veillot, Brigitte Guyot, tous ceux et celles qui ont accepter de répondre à mes questions

et spécialement Anne Mettetal, Isabelle Loutrel, Corinne Jouys Barbelin, avec Anne Laure

Aumaître et Béatrice Perreaut-Dubois qui ont eu la patience de relire ainsi que Claire Michel.

Merci à Patrice et Elie Passi pour leur patience et leurs encouragements.

3

Notice

La place des bases de données d’œuvres dans les musées nationaux / Virginie Topcha._

Paris : INTD-CNAM, 2006,74p. _ Mémoire DESS._ Bibliogr, 39 réf.

La place des bases de données d’œuvres au sein des musées nationaux évolue. On observe

à la fois des résistances et des changements. L’évolution se fait lentement vers l’avènement

de véritables systèmes d’information collaboratifs et vers l’édition partielle des données en

ligne.

BASE DE DONNEES

MUSEE

PROFESSIONNEL DE MUSEE

LOGICIEL DOCUMENTAIRE

TRAVAIL COLLABORATIF

BANQUE D'IMAGES

SYSTEME D'INFORMATION

PATRIMOINE CULTUREL NUMERIQUE

OEUVRE D'ART

Z39.50

XML

OAI

INTERNET

SITE WEB

FRANCE

EUROPE

ITALIE

ROYAUME UNI

CANADA

4

Table des matières

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS

INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION ............................... 1 Remerciements ............................................................................................................... 2 Notice........................................................................................................................... 3 Table des matières ........................................................................................................... 4 Liste des figures .............................................................................................................. 6 Synthèse de la présentation orale du 9 Novembre 2006 ............................................................ 8 Introduction ................................................................................................................. 11 Première partie la place des bases de données d’œuvres dans les musées nationaux...................... 15 1 Un peu d’histoire................................................................................................... 16

1.1 La naissance des inventaires............................................................................. 16 1.2 Les bases de données documentaires en histoire de l’art ......................................... 18 1.3 Les usages des bases de données ....................................................................... 22

2 Les bases de données dans les musées nationaux aujourd’hui .......................................... 23 2.1 Les musées nationaux aujourd’hui ..................................................................... 23 2.2 Les musées étudiés......................................................................................... 24 2.3 Le problème de la valorisation des bases de données ............................................. 26

Deuxième partie Trois phases de l’informatisation des musées ................................................ 29 1 Les bases de données dans les musées : des structures et des fonctionnalités très liées à l’évolution historique des institutions................................................................................. 32

1.1 Les débuts de la politique d’informatisation du ministère: des bases inventaires à vocation scientifique .............................................................................................................. 32 1.2 L’introduction de la notion de «gestion des mouvements d’œuvres» ......................... 40 1.3 Les outils de gestion des données liées aux œuvres peuvent-ils laisser une place au travail collaboratif ? ............................................................................................................ 44

2 A la recherche de l’outil unique ................................................................................ 49 2.1 Des difficultés liées à la diversité des outils et des bases au sein des institutions........... 49 2.2 Les initiatives ............................................................................................... 51 2.3 Les outils présents sur le marché ....................................................................... 54

3 La question de l’utilisation des bases ......................................................................... 56 3.1 A l’origine, une chasse gardée scientifique et technique ......................................... 56 3.2 La valorisation des bases de données : l’affaire des documentalistes ? ....................... 56 3.3 Vers l’édition des bases de données d’œuvres ...................................................... 58

5

Troisième partie L’avenir des bases de données dans les musées nationaux. ............................... 62 1 Le constat ............................................................................................................ 63

1.1 Le rapport du Sénat ........................................................................................ 63 1.2 Le choix du progiciel...................................................................................... 64

2 Comment faire plus de place aux bases de données dans les musées nationaux ?.................. 65 3 Des solutions concrètes........................................................................................... 71

3.1 En amont : la formation des professionnels.......................................................... 71 3.2 Favoriser les rencontres et réflexions communes entre les différentes institutions......... 71 3.3 En aval, valoriser les interconnexions entre bases de données et favoriser le travail sur les normes et les formats d’échange. .................................................................................. 72

Conclusion................................................................................................................... 77 Bibliographie ............................................................................................................... 79 Annexes ...................................................................................................................... 88 Annexe 1 Exemples d’écrans de logiciels de gestion de collection et de page web de recherche et

de résultats................................................................................................................... 89 Annexe 2 Grille d’étude des logiciels de gestion de collections muséales présents sur le marché ... 103 Annexe 3 Extrait du Rapport d’information n° 379 (2002-2003) de M. Philippe RICHERT fait au nom

de la commission des affaires culturelles, déposé le 3 juillet 2003 .......................................... 107 Annexe 4 : Liste des personnes interrogées ....................................................................... 112 Annexe 5 : Guide d’entretien ......................................................................................... 113

6

Liste des figures

Figure 1...................................................................................................................... 19 Figure 2...................................................................................................................... 20 Figure 3...................................................................................................................... 24 Figure 4...................................................................................................................... 25 Figure 5...................................................................................................................... 67

7

8

Synthèse de la présentation orale du 9 Novembre 2006

Ce mémoire constitue un audit ou un premier état des lieux sur la place des bases de

données d’œuvres dans les musées nationaux en France.

Ma réflexion est partie d’un constat : celui d’une nécessaire évolution au Musée National des

Arts asiatiques Guimet.

Responsable du site internet de cette institution depuis Janvier 2003 et je n’ai appris qu’au

bout de six mois, et de façon fortuite, l’existence d’une base de données d’œuvres en

interne.

Dans mes précédant emplois de concepteurs multimédia ou webmestre j’avais toujours

travaillé à partir ou avec les bases de données.

La question était de savoir si la place des la base de données des œuvres au sein du musée

Guimet était un exemple isolé ou non.

Après avoir rédigé un guide d’entretien et j’ai interrogé les gestionnaires et les utilisateurs de

bases de données du domaine public de Versailles, du musée de la marine, du musée du

Louvre et du musée d’Orsay.

Dans tous ces établissements, à l’exception notable du musée d’Orsay qui m’a presque

toujours servi de contre exemple, e même type de dysfonctionnement.

9

Mais, ce qui est intéressant c’est qu’aujourd’hui, tous les établissements sont rentrés dans

une phase de réflexion qui va dans le sens de l’évolution et de la valorisation de ces bases.

Cette progression doit se faire selon trois grands axes :

- Le développement du travail collaboratif - La valorisation du partage de l’information - L’édition des bases

Concernant le développement du travail collaboratif en interne, autour de l’outil, on peut

affirmer que les bases de données qui avaient au départ un caractère scientifique descriptif

ou qui servaient simplement d’inventaire des collections ont évoluées pour intégrer plusieurs

aspects « métiers » de la vie des musées notamment concernant la régie des œuvres

(acquisition, restauration, localisation, prêt, exposition).

Un travail collaboratif de réflexion en amont est aussi en train de se mettre en place

concernant la conception et l’acquisition d’outils documentaires. Ce travail de réflexion

commune associe plusieurs corps de métiers : les conservateurs, les informaticiens, les

responsables de systèmes d’information, les personnels de la régie des œuvres, les chargées

d’études documentaires.

Pour valoriser le partage de l’information, il faut que les professionnels des musées

prennent conscience qu’il s’agit d’une plus-value et non d’une moins-value. Il faut lutter

contre la culture du secret, la perception de l’information sur les œuvres comme un enjeu de

pouvoir, le morcellement et la « rétention- diffusion » de l’information (rétention

systématique de l’information sauf si la nécessité de diffusion devient incontournable).

Il faut aussi favoriser la circulation et l’échange des données entre les différents musées

nationaux.

Il existe aujourd’hui des projets européens de portails de collectes de données patrimoniales

transnationales alors que les établissements nationaux n’échangent pas de données entre

eux.

A l’ère de la mondialisation de la société de l’information, la mise en ligne des bases de

données d’œuvres permettra aux musées nationaux de rester des références dans leurs

domaines.

Les bases de données d’œuvres sont un véritable capital stratégique pour la défense et la

valorisation de ces institutions.

L’édition des données en ligne est liée à la problématique du fonctionnement des bases de

données d’œuvres. Grâce au XML et à des processus de transformation tels que XSLT, les

bases peuvent être mises en ligne automatiquement à partir des logiciels documentaires,

XSLFO permet aussi d’éditer ces données au format « papier ».

10

Or, plus de quatre vingt dix pour cent des collections des musées nationaux sont aujourd’hui

en réserve et l’une des mission de service public des musée est de les faire connaître au

public. C’est aujourd’hui possible grâce au web.

Pour favoriser cette progression en trois axes, il existe des solutions.

Tout d’abord, il faudrait sensibiliser les conservateurs aux problématiques de la gestion de

l’information pour faire évoluer les mentalités.

Il faudrait aussi renforcer la formation des chargées d’études documentaire en

documentation et plus précisément en informatique documentaire car leur rôle est capital en

terme de valorisation des bases de données. Ils doivent recueillir, interpréter et transmettre

les expressions de besoins des professionnels des musées vers les techniciens et à l’inverse,

servir d’interfaces entre les utilisateurs des logiciels documentaires ou des systèmes

d’information et les techniciens.

Pour la réalisation de projets et la mise en place de nouveaux outils, il faut utiliser le partage

d’expériences, à la manière des professionnels des musées canadiens qui mettent en ligne

gratuitement pour leurs collègues des listes de critères très exhaustives pour les guider dans

la rédaction de spécifications techniques et le choix de nouveaux logiciels.

Enfin, Il faut que les professionnels des musées travaillent sur des normes communes

permettant l’échange de données entre les différents musées.

Pour résumer et pour conclure: au sein des musées nationaux les bases de données issues

des inventaires du XIX e siècle sont en train d’évoluer vers de véritables systèmes

d’informations englobant des bases de données de différents types : œuvres, archives

photographiques, bibliothèque et composés de diverses fonctionnalités capables de répondre

aux besoins en terme de documentation scientifique, de gestion des collections, d’éditions et

d’échanges de données. Cette évolution nécessite des moyens et elle doit se faire en

concertation avec tous les professionnels des musées.

11

Introduction

12

L’objet de ce mémoire est de comprendre la place accordée aux bases de données et à leur

utilisation dans quelques grands musées nationaux et d’envisager l’avenir.

Les musées évoqués sont : le Louvre, le musée d’Orsay, le musée Guimet, le domaine public

de Versailles et dans une moindre mesure, le musée de la marine et le musée du Quai

Branly à titre de comparaison, j’évoquerai aussi la Cité de la musique.

Ce mémoire étant destiné à tous les types de publics, il convient d’expliquer

rapidement le fonctionnement documentaire d’un musée, sans entrer dans le détail à ce

stade car chaque musée, et souvent chaque département au sein d’un musée, possède son

propre fonctionnement.

En dehors des bases de données destinées à l’administration, ou à la communication, il peut

exister de multiples types de bases de données consacrées aux œuvres :

- les bases de type « inventaire » destinées à recenser l’ensemble des collections - les bases à caractère scientifique (description précises des œuvres) - les bases de données d’artistes (ayant réalisé les œuvres exposées dans les

collections) - les bases destinées à la gestion physique des oeuvres (pour savoir si une œuvre est

en salle, en réserve, prêtée à un autre musée pour une exposition ou en restauration)

- les bases de données de récolement d’œuvres recensent toutes les œuvres appartenant à une institution (même si elles sont physiquement ailleurs que dans l’institution) et indiquent l’état des œuvres ainsi que leurs différentes restaurations s’il y a lieu.

- Les bases de données d’images (photographies) liées aux œuvres.

Ces bases sont indépendantes de l’ensemble de la documentation liée à une œuvre qui est

conservée dans ce que l’on appelle un « dossier d’œuvre ». Pour l’instant, la plupart les

dossiers d’œuvres ne sont pas numérisés.

Mon interrogation au sujet de la place des bases de données d’œuvres dans ces

institutions est venue à cause de ma position au sein du Musée national des arts asiatiques

Guimet. En Effet, en tant que webmestre du musée je n’ai jamais eu l’occasion d’interroger

la base de données des œuvres dont l’existence m’a été révélée que quelques mois après

mon arrivée et de façon informelle.

Dans mes précédents emplois en tant que concepteur multimédia ou webmestre (presse,

édition) j’avais toujours travaillé à partir ou avec des bases de données.

Ma formation à l’INTD (Institut national des techniques documentaires) n’a fait que renforcer

ma curiosité. J’ai interrogé la documentaliste, administratrice de la base de donnée au sujet

de la base des œuvres et de son utilisation et cela m’a donné envie de savoir ce qui se

passait dans des institutions de nature comparable au musée Guimet et d’écrire mon

mémoire sur ce sujet.

13

J’ai poursuivi comme j’avais commencé en interrogeant les personnes concernées par les

bases de données d’oeuvres sur le terrain (documentaliste, responsable des systèmes

d’information, informaticien) et ceci grâce à mes contacts professionnels et grâce à la

disponibilité de toutes les personnes que j’ai contacté par mail ou par téléphone et qui ont

accepté de me consacrer du temps.

J’ai été encouragée dans mon désir d’écrire sur le sujet lorsque j’ai constaté qu’il suscitait

des débats passionnés.

A la fin du mois de Février 2006, après avoir réalisé une dizaine d’interview j’ai établi une

typologie des bases de données correspondant à différentes fonctions datées

chronologiquement et liées à l’apparition de certains métiers spécifiques de la muséographie.

Je me suis alors mise à m’interroger sur la place du travail collaboratif qui aurait pu être

induit par ces bases et dont j’entendais beaucoup parler en cours à l’INTD (Institut national

des techniques documentaires).

Mais la problématique principale pour les institutions n’est pas le travail collaboratif ou le

partage des données (qui me parait essentiel en tant que webmestre) mais plutôt la

question de la récupération et de l’homogénéisation des outils et des contenus.

A partir de Juin 2006 j’ai donc orienté mes entretiens dans ce sens et commencé à

compulser la littérature (émanant essentiellement du ministère et notamment de la Mission

de la recherche et de la technologie - MRT) sur ce sujet.

Je me suis rendu compte qu’en terme de disparité des bases et des outils il existe plusieurs

« modèles » dépendant souvent de l’histoire de l’institution. Pourtant aujourd’hui, ces

institutions prennent des initiatives qui ont une orientation commune : celle de

l’homogénéisation, voir de l’unification des outils.

J’ai donc étudié les différents outils présents sur le marché et j’ai essayé de détecter quelles

fonctions pouvaient constituer des critères de choix inévitables. Pour cela j’ai interrogé les

utilisateurs ou étudié les démonstrations consultables sur internet.

Ces interrogations au sujet du travail collaboratif et du choix des outils m’ont amené à me

poser la question centrale de l’utilisation des bases de données dans les musées nationaux :

les bases de données sont elles un outil de travail ou un outil d’information, peuvent – elles

être les deux à la fois ?

A l’origine, elles étaient considérées comme un outil de travail scientifique destiné aux seuls

conservateurs, peu à peu avec le développement des métiers liés à la régie des œuvres,

leurs fonctions se sont diversifiées et orientées vers la régie des oeuvres.

14

Les documentalistes jouent un rôle important en terme de diffusion de l’information en

générale et de ce type de données en particulier mais leur rôle va-t-il jusqu’à l’édition de ces

bases en ligne ou sur papier et, peut- on utiliser les même bases de données pour la

recherche scientifique et l’édition destinée au grand public ?

Voici les questions posées auxquelles ce mémoire tente d’apporter quelques pistes de

réponses

15

Première partie la place des bases de données

d’œuvres dans les musées nationaux

16

1 Un peu d’histoire

1.1 La naissance des inventaires

Sous l’ancien régime, l’administration en charge de la maison du roi réalisait, lors de chaque

règne, des « inventaires généraux des maisons royales » typologiques (peintures,

sculptures, mobilier). Associés aux inventaires de chaque résidence, au journal de livraison

du garde meuble (administration chargée de l’ameublement de toutes les demeures royales)

et aux comptes des bâtiments du roi, cet ensemble de sources manuscrites comptables

conservé aux archives nationales, nous donne un état précis des collections à des dates

données.

Ces travaux étaient confiés à des professionnels de chaque domaine (sculpteurs pour les

sculptures, peintres pour les peintures etc…) aptes à évaluer l’état des collections.

Les documents manuscrits indiquent la qualité des œuvres, leur provenance, leurs dates

approximatives, leurs modes d’acquisition, et éventuellement la collection dont elles sont

issues (Mazarine, Richelieu).

Ainsi eurent lieu les prémices de la gestion des collections dans nos musées, sous la

direction de la puissante surintendance des bâtiments et des jardins du roi.

Ce sont les assemblées révolutionnaires qui mirent l’ensemble des collections

ecclésiastiques, royales et des immigrés au service de l’éducation et de l’étude en les

décrétant nationales et en instituant les premiers grands musées nationaux. (6, Dalbera)

C’est à cette époque que furent crées le Muséum central des arts qui deviendra le palais du

Louvre, le Muséum d’Histoire Naturelle, consacré à la science, le Muséum des Monuments

français consacré à l’histoire et le Muséum des Arts et Métiers consacré aux Techniques.

Le musée se spécialise, ses vocations sont la conservation et l’étude avec leur corollaire : le

classement méthodique des œuvres.

Au début de chaque règne, au XIXème siècle, sous Napoléon, Louis XVIII, Louis Philippe et

Napoléon III, un inventaire de la totalité des collections des musées nationaux, royaux ou

impériaux était réalisé.

Chaque registre manuscrit possède sa propre numérotation sans volonté de concordance ni

d’homogénéité avec le précédant.

17

Sous Napoléon Ier, l’inventaire décrit l’objet succinctement, son mode d’acquisition (saisie

pendant la campagne d’Allemagne, par exemple), sa date d’arrivée dans les collections, son

emplacement originel, son volume d’encombrement et l’école artistique à laquelle il est

rattaché. Les pièces les plus prestigieuses font l’objet d’une notice détaillée ostentatoire.

Les données fournies par les inventaires de cette époque sont aléatoires car largement

influencées par les orientations politiques de chaque règne.

L’ordonnance du 16 Juillet 1816 commande de dresser l’inventaire des collections du musée

royal après la restitution des biens saisis aux immigrés lors des conquêtes napoléoniennes.

Cet inventaire de musées royaux (MR : marque rouge au pochoir sur les pièces) possède

une numérotation suivie, un classement par ordre alphabétique de sujets.

Il fourni les dimensions, les origines, les emplacements et des descriptions excessivement

concises.

La volonté politique était, après la période troublée de la fin de l’empire et la mise à l’index

de la France par le reste de l’Europe, de fournir un document exhaustif, sobre et

« transparent ». Au département des sculptures du Louvre, cet inventaire est celui qui fait

référence encore aujourd’hui.

Le Senatus Consulte du 12 Décembre 1852 et le décret impérial du 25 Janvier 1854,

ordonnent de dresser l’inventaire général des collections du musée impérial.

Concernant le département des antiquités du Louvre, trois inventaires ont été entrepris

successivement en 1857, 1859 et 1870, sans concordance, le plus intéressant est celui de

1857 car il présente une volonté de continuité avec l’inventaire MR dans la numérotation

ainsi qu’un renvoi au répertoire Claral (recueil des oeuvres de Versailles et des Tuileries

associé à une liste numérotée à partir de 1841). Il s’agit là d’un embryon de démarche

documentaire.

Des inventaires des résidences royales et impériales furent réalisés parallèlement à ces

inventaires généraux.

Les données contenues dans ces inventaires diffèrent en fonction des problématiques de

rédaction. Par exemple, en 1863-1864, l’inventaire des statues du parc de Versailles se

concentre sur l’état de conservation, il ne mentionne que les restaurations et ignore toutes

les autres informations.

18

Comme l’illustre tous les inventaires du dix-neuvième siècle, l’histoire de l’art fut marquée à

ses débuts par l’aspect esthétique des oeuvres et l’étude des chefs d’œuvre.

Elle a évolué au cours du XXe siècle vers la prise en compte et l’étude de tous les objets

usuels (céramique, textiles, outils…) et vers l’histoire de l’architecture.

Cette orientation nécessite de procéder à des inventaires aussi exhaustifs que possible.

C’est pourquoi en 1964, Malraux, ministre des affaires culturelles, lance l’ «inventaire général

des richesses artistiques et culturelles de la France», une entreprise qui se poursuit

aujourd’hui sous l’égide du ministère de la culture. L’un des objectifs de l’inventaire général

est la normalisation du langage employé pour l’étude des œuvres.

L’inventaire général fut accompagné d’une gigantesque campagne photographique.

L’apparition de la photographie au XIXe siècle a en effet marqué un tournant dans l’histoire

de l’art en rendant moins indispensables les longues descriptions de monuments ou d’objets.

L’image est devenue un instrument de travail privilégié pour les historiens de la culture car

elle reste irréductible au langage.

1.2 Les bases de données documentaires en histoire de l’art

La nécessité de l’informatisation pour le catalogage s’imposa au personnel scientifique

confronté à des quantités énormes de documents, d’images, de références bibliographiques

ainsi que du nombre d’œuvres et de localisations. Alors que le cahier d’inventaire ne

permettait qu’une seule entrée, l’outil informatique en autorise plusieurs et permet les

recherches croisées.

Dès le début des années soixante dix, des conservateurs et des chercheurs d’universités ou

du CNRS ont entrepris le développement de systèmes descriptifs dans des domaines aussi

divers que les peintures, les sculptures, les sites archéologiques etc.…

A cette époque, de nombreuses initiatives de création de bases de données textuelles ont vu

le jour notamment en archéologie pour informatiser les photothèques scientifiques

La nouveauté induite par l’informatisation a rendu la normalisation incontournable et les

chercheurs ont du s’accorder sur leur différents concepts scientifiques.

Un ensemble de base de données textuelles a été crée à la demande du ministère de la

culture comme par exemple JOCONDE ou MERIMEE, consultable d’abord via le minitel puis

via internet.

Les logiciels Texto (éditeur : cincom) et Mistral (éditeur : Bull) qui est toujours utilisé au

ministère de la culture furent choisis à cette époque. (6, Dalbera)

Le thésaurus Garnier fut choisi pour les descriptions iconographiques. (16, Garnier)

Figure 1

Une fiche documentaire minimum recensant les champs à retenir fut crée pour faciliter le

dialogue et garantir une compatibilité entre les bases.

Au début des années 80, le vidéodisque couplé au minitel ou au micro-ordinateur a apporté

la véritable innovation documentaire qui a permis la poursuite de l’inventaire et l’accès des

chercheurs aux images.

Dans les années 80, le vidéodisque a également été intégré dans les bornes interactives

d’informations culturelles destinées à la sensibilisation du grand public.

Les sept bornes de la « Galerie des dates » au musée d’Orsay ont été les premières dans un

musée national a apporter une information multimédia susceptible d’aider le visiteur à

appréhender une période historique dans sa dimension artistique.

On peut aussi citer dans ce domaine la borne « le Parthénon », réalisé en 1990 par le

département des antiquités grecques et romaines du musée du Louvre.

Le développement des produits multimédias culturels à haute valeur ajoutée a été freiné par

la question des standards techniques très évolutifs (vidéodisques, disque compact interactif,

cédérom, DVD).

19

Il existait des systèmes d’enregistrement autonomes de vidéodisques grâce auxquels

plusieurs banques d’images scientifiques ont pu être réalisées. Ces systèmes ont été

supplantés en quelques années par des systèmes numériques intégrés.

Les banques d’images réalisées ont depuis, été transférées sur des supports numériques.

Voici un schéma représentant les diverses origines des images numériques intégrées dans

les bases nationales proposé lors d’un séminaire organisé par la mission de la recherche et

de la technologie (organe du ministère) en 1999. (10, Ministère de la culture)

Figure 2

Le souci de conservation à long terme, l’obsolescence rapide des standards techniques, les

besoins de transmission à distance, les possibilités de traitement offertes par la numérisation

ont incités les services culturels à se tourner vers les banques d’images numériques dès

qu’elles sont devenues opérationnelles et abordables.

En 1986, le musée d’Orsay a été le premier musée au monde à disposer d’une banque de

données d’images numériques fonctionnant en réseau. C’est le logiciel Basis qui gérait cette

base de plus de vingt mille notices. Les images en haute définition étaient stockées sur des

disques durs numériques.

Dans les années quatre vingt et quatre vingt dix, pour pallier le retard de l’Europe en

matière de technologies de l’information et de la communication, plusieurs programmes

communautaires ont été impulsés. Ces échanges furent l’occasion de s’interroger sur les

besoins d’interconnexions entre bases de données multimédia sur le patrimoine culturel

européen.

Dans le cadre du programme RAMA (remote access to museum archives) les

développements les plus récents de la période en matière de télécommunications ont été

20

21

mis en œuvre par plusieurs industriels en vue d’assurer des temps de réponse rapides et la

transmission d’images numériques de qualité. Les premières démonstrations ont eu lieu en

Juin 1994 pour s’efforcer de créer un réseau de bases de données européennes sur les

musées. (6 Dalbera)

Le projet NARCISSE a permis la création d’une banque d’images scientifiques des musées

européens.

Le ministère de la culture s’est associé à l’Institut national de recherche en informatique et

automatique (INRIA) et à d’autres partenaires scientifiques européens (Italie, Royaume Uni,

Grèce) pour mettre en œuvre le projet AQUARELLE dont l’objectif est de constituer un

réseau d’informations électroniques sur le patrimoine culturel européen en interconnectant

des bases de données. (36, INRIA)

Ces programmes européens ont conduit à s’interroger sur le choix de normes et de standard

adéquats. Techniquement, l’interconnexion des bases de données repose sur deux normes

internationales : SGML ET Z39-50.

SGML (Standard for General Marked Language, remplacée aujourd’hui par XML) est une

norme qui permet de baliser les documents, c'est-à-dire de les découper en unités logiques

séparément exploitables, elle facilite la gestion et la réorganisation des documents.

Cette norme autorise la création de DTD (Description Document Types) qui sont comme des

guides pour la rédaction des documents. Il existe déjà une DTD pour les dossiers décrivant

les œuvres de musées, la DTD du CIMI (Consortium for the Interchange of Museum

Information — Consortium pour l'échange d'information muséologique).

La norme Z39-50 vise à fournir un langage commun entre bases de données documentaires.

Elle se présente sous la forme d’une dizaine de verbes de commande et leurs paramètres

associés. Ce langage permet à un logiciel « client » d’interroger en même temps, plusieurs

bases de données qui peuvent être sur des machines différentes et exploitées par des

systèmes différents. (28, CHIN)

En Juin 1995 a été publié : le système descriptif du domaine des beaux arts et des arts

décoratifs.

22

1.3 Les usages des bases de données

Le véritable problème face aux possibilités offertes par la société de l’information et à

l’évolution des technologies, pour les professionnels de la culture, est de faire les bons choix

stratégiques. Pour cela, les méthodes ne changent pas, il faut définir ses objectifs, évaluer

ses moyens, écrire le projet et les spécifications techniques, conduire le projet et évaluer son

impact auprès du public.

Les technologies numériques abolissent les séparations entre les différentes applications car,

des textes, manuscrits, imprimés, images fixes ou animés, sons, cartes, plan, peuvent être

gérés dans un seul et même dossier.

Il faut donc s’appliquer à gérer des bases de données structurées accessibles à distance.

Les systèmes documentaires des musées sont aujourd’hui en très petite partie accessibles

via Internet avec les images qui leur sont liées.

La RMN (réunion des musées nationaux) a, de son coté, contribué à faire émerger en

France, une édition électronique d’art de très haute qualité.

Mais, les connaissances historiques accumulées au fil de longues années de recherche dans

les centres de documentation et les bases de données de musées français restent encore

largement ignorées des professionnels de l’édition français et européens.

Exception faite du musée d’Orsay, les aspects touchant au travail collaboratif sont restés

écartés de la réflexion et de la concertation autour de ses bases. Comme souvent dans les

musées les choses restent cloisonnées. Les conservateurs restent entre eux et interrogent la

base, les documentalistes restent entre eux, ainsi que les informaticiens ou les personnels

des services de communication.

La réflexion et les initiatives pour la diffusion des connaissances à usage du grand public

sont toujours dissociées des initiatives pour la diffusion des connaissances scientifiques en

interne. (6, Dalbera)

23

2 Les bases de données dans les musées nationaux aujourd’hui

2.1 Les musées nationaux aujourd’hui Selon l’ICOM (conseil international des musées) en 2001 (Statuts de l'ICOM, amendés par la

20e Assemblée générale de l'ICOM (Barcelone, Espagne, 6 juillet 2001):

« Le musée est une institution permanente, sans but lucratif, au service de la société et de

son développement, ouverte au public et qui fait des recherches concernant les témoins

matériels de l'homme et de son environnement, acquiert ceux-là; les conserves, les

communique et notamment les expose à des fin d'études, d'éducation et de délectation. »

(5, ICOM)

Les musées nationaux sont des institutions sous tutelle du ministère de la culture, leur

mission de service publique est de conserver le patrimoine mais aussi d’assurer la diffusion

de la connaissance de ce patrimoine auprès du public.

Les bases de données ont un rôle à jouer dans les deux cas. Si leur fonction d’inventaire

descriptif scientifique semble comprise et utilisée par tous de façon plus ou moins efficace, la

fonction de diffusion de l’information n’existe pas dans la plupart des musées évoqués, elle

prend d’autres formes mais ne passe pas par l’utilisation des bases de données.

Dans tous les cas, on peut affirmer que les bases de données alimentent trois grands types

d’activités :

- La recherche documentaire, qui implique la gestion des inventaires - L’information et la communication à travers l’alimentation des sites Internet - L’édition, à travers les expositions virtuelles, CD Rom et autres produits de

présentation des collections

Il s’agit de déterminer quelle place et quelle importance les musées nationaux accordent aux

bases de données documentaires ?

Dans ce domaine, le ministère de la culture et notamment la MRT (mission pour la recherche

et la technologie) peuvent jouer un rôle en terme de conseil ou de préconisation mais ne

sont pas décisionnaires.

Ce que j’affirme plus loin concerne uniquement les musées nationaux que j’ai pu approcher.

Je ne me prononce pas, bien entendu, pour les musées dont je ne connais pas le

fonctionnement interne.

Schéma d’utilisation d’une base de données d’œuvres dans un musée national

Figure 3

2.2 Les musées étudiés

Les musées que j’ai étudiés dans le cadre de ce mémoire sont tous, sauf le musée de la

marine dont le statut est spécifique car il dépend du ministère de la défense, des EPA

(Établissement public à caractère administratif) dépendant du ministère de la culture.

Un EPA est une personne morale de droit public disposant d'une certaine autonomie

administrative et financière afin de remplir une mission d'intérêt général autre qu'industrielle

et commerciale, précisément définie, sous le contrôle de l'État ou d'une collectivité

territoriale.

Les personnels des EPA sont essentiellement des fonctionnaires relevant du statut général

de la fonction publique ou des agents de droit public relevant de statuts particuliers.

Les musées que j’ai observés tout au long de cette étude sont les suivants:

- Le musée du Louvre est le plus ancien et le plus important de tous par la richesse de ses collections. Il comporte sept sections dont chacune pourrait représenter un musée à elle seule. Dans cette institution j’ai obtenu des informations sur les départements des AGER (antiquités, grecques étrusques et romaine), sur celui des antiquités orientales et, dans une moindre mesure sur le département la base de données du département des arts graphiques. Il se trouve que je ne le savais pas au moment où j’ai choisi mon sujet mais le musée du Louvre cherche actuellement à mettre en place un nouveau système documentaire pour les bases de données d’œuvre

24

- Concernant le domaine public de Versailles, autre grand symbole national, j’ai obtenu des informations sur les systèmes documentaires et leur fonctionnement d’une manière générale. Dans cette institution aussi, un projet est en cours pour l’acquisition d’un nouveau système documentaire homogène pour la gestion des œuvres et de la bibliothèque.

- Le musée de la marine est le seul des cinq à ne pas dépendre du ministère de la culture, la collection permanente se trouve au Palais de Chaillot à Paris, mais des annexes se trouvent à Brest, Port-Louis, Rochefort, Toulon et Saint-Tropez. Il se caractérise par la multiplicité des sites qu’il gère dans plusieurs régions de France mais aussi par la diversité des personnels qui y travaillent. Ceux-ci sont issus de l’armée, de l’éducation nationale et du ministère de la culture. Un projet est actuellement initié pour tenter de relier les données de chacun des sites.

- Le musée Guimet est celui que j’ai observé de plus près car j’y travaille depuis plus de trois ans. Dans cette institution, il n’y a pas encore de véritable projet autour de la base de données des œuvres mais plutôt l’amorce d’une réflexion.

- Le musée d’Orsay est le plus récent de tous. Créé en 1986 sa vocation est la mise en valeur de l’art par l’histoire des XIXe et XXe siècles. Il a été, tout au long de mon étude, un contre exemple. Dans cette institution, la base de données des œuvres est au cœur des activités et concerne l’ensemble des personnels du musée.

Schéma d’utilisation de la base de données des œuvres au musée d’Orsay

Figure 4

Dans les pages qui vont suivre, je reprends chacun de ces exemples à chaque étape de mes

réflexions concernant:

- les outils et les fonctions des bases, leur évolution dans le temps, en fonction des

nécessités liées à la gestion physique des œuvres.

- les difficultés rencontrées dans l’exploitation de ces bases

- les projets en cours

- l’utilisation faite des bases 25

26

Dans ces musées, à l’exception du musée d’Orsay qui est un établissement récent, les bases

de données d’oeuvres sont des enjeux de pouvoir, celui qui en possède la clef n’est pas prêt

à la confier à autrui, il possède l’information donc le pouvoir.

Il s’agit d’un modèle de management de l’information qui remonte aux années cinquante,

très loin du principe d’ isotopie évoqué par mon interlocuteur informaticien de la cité de la

musique qui considère que chacun doit trouver l’information qui lui est nécessaire depuis sa

place.

Les bases de données qui sont la matière première de la diffusion de l’information, ne sont

presque jamais utilisées en tant que telle, elles sont plutôt considérées comme des moyens

et supports pour conserver l’information au sens premier du terme, en évitant qu’elle se

dégrade.

2.3 Le problème de la valorisation des bases de données

Quel rôle ces dernières jouent-elles dans les circuits de production des musées ?

Pratiquement aucun, au musée Guimet, lorsqu’un produit pédagogique est conçu, il n’utilise

pratiquement jamais la base de données documentaire, les personnes qui travaillent à la

conception des produits trouvent l’information dans les dossiers d’œuvres, dans des

publications «papier» et parfois sur le site Internet du musée.

Pourquoi existe-t-il un si gros décalage entre l’usage qui en est fait dans les musées et

l’usage qui peut en être fait dans les entreprises privées ? Ce décalage s’explique-t-il par la

différence de culture ou, y’a-t-il d’autres éléments d’explication ?

Comment valoriser ces données et leur accorder plus de place ?

J’ai été frappée, lors de ma rencontre avec le responsable du service de la politique

documentaire de l’INHA, de la rareté des sources françaises en dehors du CD ROM

«Francis » édité par le CNAM (Conservatoire national des arts et métiers -et qui touche aux

sciences humaines en général-).

Voici quelques unes des sources qu’il m’a cité

- Art abstract (recense des articles de revues) - Marburger Index (recense tout le patrimoine historique allemand) - Dyabola (autre base de données allemande sur l’archéologie et plus précisément sur

la Grèce, Rome et l’Egyptologie).

27

Il m’a expliqué que les CD Rom sont plutôt édités par les allemands et les bases en ligne,

plutôt par les anglais. Nous sortons là du cadre strict des musées mais il est édifiant de

constater que l’accès à l’information pour des étudiants en histoire de l’art destinés à

travailler dans des musées français se fait via des sources allemandes ou anglaises ce qui est

heureux, mais très rarement via des sources françaises.

Comment expliquer ce retard ?

Il existe incontestablement des difficultés matérielles, liées au manque de moyens des

institutions culturelles.

Il existe aussi des difficultés de communication entre les informaticiens capables de

développer les outils ou de choisir les bons logiciels et les membres de la conservation qui

ne savent pas forcement comment formuler leurs besoins. C’est, selon moi le travail des

documentalistes (ou responsable des systèmes d’information) de faire le lien entre ces deux

professions, d’analyser et de reformuler les besoins et les limites de chacun.

On constate une absence de concertation de la part des différents corps de métier en

grande partie du à l’inexpérience et au manque de formation des utilisateurs.

Des résistances psychologiques subsistent. La responsable des systèmes d’information du

musée d’Orsay m’a expliqué qu’en 1986, le fait d’utiliser un clavier était considéré par les

personnels du musée comme une activité réservée aux secrétaires.

Il était inconcevable qu’un conservateur tape lui-même ses textes qui étaient manuscrits et

éventuellement retapés par un ou une secrétaire pour la publication. Pour beaucoup de

personnes, dans les musées, une méfiance à l’égard des «machines» persiste.

Enfin, le partage de l’information ne fait pas partie de la culture des musées, surtout dans le

domaine de la documentation scientifique, chacun cherche à protéger sa trouvaille afin que

personne d’autre ne se l’approprie, même si cet état d’esprit évolue lentement depuis

quelques années.

Comment pallier ces difficultés ?

En travaillant en concertation et en «mode projet», dans ce domaine, le musée d’Orsay

ouvre la voie.

28

En utilisant au maximum des normes communes aux différents musées. Dans cette optique,

et pour l’alimentation de la base Joconde, la direction des musées de France a publié une

« Méthode d’inventaire documentaire informatisé » le 23 Juin 2005, qui faisait suite à un

arrêté du ministère de la culture du 25 Mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la

tenue de l’inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au

récolement (vérification de la présence physique de toutes les œuvres avec leur localisation).

(23, Ministère de la culture)

En intégrant dans les cursus universitaires des historiens d’art, et des archéologues, des

notions d’informatique documentaire.

Aujourd’hui, dans beaucoup de musées, les bases de données sont encore considérées par

certains comme des outils de travail et non comme des outils d’information, dont la fonction

«noble», reste assurée par les publications «papier».

On voit cependant de plus en plus de bases de données en ligne, parce que c’est la

tendance et parce que cela valorise l’image d’un musée.(3, Ministère de la culture)

Mais le partage de l’information en interne reste un problème.

Seul le musée d’Orsay utilise la base de données des œuvres comme un outil de travail

collaboratif fait pour le partage de l’information. Dans ce système, chacun peut trouver dans

la base, l’information dont il a besoin.

Il faut profiter de ce regain d’intérêt lié à Internet pour valoriser les bases de données car

tout le monde au sein d’un musée peut en avoir l’usage :

- la conservation pour la documentation scientifique - la régie des œuvres pour la gestion physique des œuvres - les installateurs d’œuvres d’art - les restaurateurs - Les personnels des services culturels pour se documenter afin de préparer leurs

interventions - Les conférencières - la communication pour se renseigner sur une œuvre et utiliser les visuels disponibles - les personnels d’accueil et de surveillance notamment pour savoir si une œuvre est

exposée et renseigner le public - le webmestre pour mettre l’information en ligne

Manifestement, les projets initiés par les institutions se fixent pour objectif à court terme

d’homogénéiser les outils et d’intégrer aux bases les «modules métiers» nécessaires, et

parfois, à long terme l’édition en ligne de ces bases. Le partage de l’information en interne,

au-delà des «modules métiers» n’est pas évoqué.

29

Deuxième partie Trois phases de l’informatisation

des musées

30

Mon point de vue dans cette étude, est celui de l’observatrice, depuis ma fonction de

webmestre au musée Guimet, depuis un peu plus de trois ans, j’observe et je cherche à

comprendre pourquoi la base de donnée du musée qui devrait être, selon moi, un véritable

outil de travail, rentable et valorisé, ne constitue qu’un noeuds de difficultés inextricables

confiée à une documentaliste compétente mais désemparée, dont tout le monde parle en

réunion sans vraiment savoir comment elle fonctionne.

Ma méthode de travail s’est basée sur les entretiens. J’ai commencé à interroger des

personnes avant même de compulser la littérature généraliste sur mon sujet.

Puis au fil des entretiens j’ai recherché des éclaircissements et des précisions que j’ai trouvé

le plus souvent dans des rapports en ligne du Ministère de la culture. (2, Dalbera)

Ma fonction de webmestre au musée Guimet m’a aidé dans mes prises de contact, avec plus

de difficultés pour les agents du musée du quai Branly qui était alors en phase de pré -

ouverture.

Ce sont les personnes que j’ai interrogé qui m’ont guidé tout au long de cette étude.

J’avais préparé un guide d’entretien qui m’a très peu servi car toutes les personnes que j’ai

sollicitées ont été très prolixes et ont largement répondu aux questions, allant même au

delà.

J’ai été surprise de constater à quel point chacune de ces personnes était passionnée par le

sujet.

La première personne que j’ai interrogée fut un informaticien de la cité de la musique. Cette

rencontre fut riche d’enseignement et me servi surtout à recentrer mon sujet sur des

établissements ayant une problématique plus proche de celle du Musée Guimet.

Je me suis déplacé en moyenne trois fois par établissement et j’ai réalisé tous mes

entretiens concernant le domaine public de Versailles par téléphone.

Les quelques informations que j’ai pu obtenir concernant le musée du quai Branly m’ont été

fournis par une documentaliste que j’ai croisée par hasard au musée Guimet.

La chef de projet de la RMN qui a travaillé à la mise en ligne de la collection Grandidier

(collection du musée Guimet) et, l’ancien directeur de la MRT (mission de la recherche et de

la technologie du ministère de la culture) sont venus me voir au musée Guimet.

31

Dans les établissements que j’ai étudié, j’ai essayé d’interroger des personnes susceptibles

d’avoir des points de vu et des regards différents sur les bases.

J’ai interrogé des «chargés d’études documentaires», des responsables des systèmes

d’information et des informaticiens.

Il me manque le point de vue des conservateurs qui m’a été rapporté par les uns et les

autres et que j’ai pu observer depuis que je suis en poste à Guimet.

Parmi les chargés d’études documentaires interrogés il y a cinq femmes et un homme, tous

historiens d’art.

Les responsables des systèmes d’information sont des femmes. L’une est informaticienne, la

seconde historienne d’art, la troisième a fait sciences Po et vient du privé. Les profils sont

donc bien diversifiés.

Au fil de mes entretiens je me suis rendu compte que l’on pouvait distinguer plusieurs

phases dans l’histoire des bases de données au sein des musées nationaux :

-la phase de constitution des inventaires

-la phase de « professionnalisation » des bases liée à la gestion physique des œuvres

-actuellement une phase de remise en cause des outils et des pratiques existants avec une

volonté d’homogénéisation des outils et des pratiques

-parallèlement une recherche de solution concernant l’édition en ligne de ses bases

Ma démarche a été de me consacrer dans un premier temps à la situation sur le terrain afin

d’observer et de recueillir des informations, de rédiger une sorte d’étude comparative qui

constitue la deuxième partie du mémoire et enfin de me consacrer à la réflexion théorique.

C’est sans doute cette dernière partie qui a été la plus difficile à concevoir, du fait de mon

activité quotidienne au sein du musée, au cœur du « terrain » depuis plus de trois ans.

J’ai eu quelques difficultés à m’extraire du concret pour me hisser vers la réflexion théorique.

32

1 Les bases de données dans les musées : des structures et des fonctionnalités très liées à l’évolution historique des institutions

1.1 Les débuts de la politique d’informatisation du ministère: des bases inventaires à vocation scientifique

L’exemple de «Jupiter», la base de données du département des AGER (antiquités grecques,

étrusques et romaines) au musée du Louvre.

A partir de 1974 le ministère et le DOSI (direction des services informatiques) ont impulsé

les premières informatisations des collections des musées nationaux avec la mise en place

des bases MISTRAL ainsi nommées car la saisie se faisait dans le logiciel Mistral editor crée

par la société d’informatique BULL. (7, Ministère de la culture)

1.1.1 Pour les antiquités du musée du Louvre, trois bases des données furent créées correspondant aux trois départements :

• JUPITER pour les AGER (antiquités grecques, étrusques et romaines)

• SHAMASH pour les antiquités orientales

• PHARAON pour les antiquités égyptiennes

JOCONDE fut crée pour le département des peintures et CARRARE pour les sculptures

La base de données des arts graphiques est un cas particulier que j’évoquerai plus loin.

Le circuit initial de l’alimentation des bases de données était très compliqué

Les données partaient du Louvre pour être saisies par des personnels du CNRS, versées à la

DMF (direction des musées de France) puis reversées au Louvre qui avait passé un contrat

avec le CNRS.

Concernant les AGER (antiquités grecques, étrusques et romaines) l’informatisation fut

traitée par le «centre charbonneaux » jusqu ‘à la fin des années 80, ce qui permettait à ce

département une indépendance vis-à-vis de la direction des musées de France et du

ministère. L’information des collections grecques et romaines du musée du Louvre et des

musées de province (musée de Beaune, de Laon, de Lens) était faite par des vacataires.

33

A partir des années 1990 le ministère prit la décision de créer une base unique autour de

JOCONDE (accessible au public à partir de 1995). Cette décision suscitât de vives

oppositions au sein des AGER.

Plusieurs problèmes se posaient :

- d’abord l’uniformisation devait avoir lieu à partir de la base du département des peintures

dont les champs lexicaux étaient très éloignés de ceux des bases de données des AGER

(index et zones géographiques).

- d’autre part, la base de données des AGER était, pour les personnels du département un

outil à vocation scientifique qui n’était pas destiné à la gestion des collections et encore

moins à la consultation par le public.

Cette situation qui s’ajoutait au passage du Louvre en établissement public administratif à

partir de 1992 fut source de tensions.

D’autre part des photographies numérisées par le DOSI (issues d’une campagne spécifique)

furent associées la base à la fin des années 1990.

Aux AGER onze personnes sur trente cinq furent chargées de l’informatisation.

Très tôt, l’administrateur de la base des AGER, a privilégié une approche destinée aux

scientifiques et aux chercheurs, orientée vers les membres du département mais pas vers

l’extérieur.

Dans les années 90, la base qui comporte 27000 notices n’est plus soutenue ni par le DOSI

ni par BULL (créateur des logiciels pour les bases MISTRAL), le support technique n’est plus

assuré, la base n’évolue plus.

Les données jusque là stockées au centre de calcul de saint Cyr sont reversées au Louvre en

2000.

Concernant l’accès aux données, les personnels internes au département ont accès à tous

les champs via le logiciel «Mistral Query». Les chercheurs et les étudiants ont accès à une

version simplifiée dans laquelle, seules les œuvres exposées apparaissent (ce département

expose 15000 œuvres sur 45000). De plus, les champs contenant des informations sur les

circonstances de la découverte de l’œuvre, son acquisition et sa datation disparaissent.

En 2001, 2002, 2003, des bornes (en mode client- serveur) sont accessibles pour le public,

une documentaliste est chargée de recevoir et de former le public souvent déconcerté par la

complexité de l’outil. L’expérience est abandonnée, le public consultera la base dans les

bureaux des documentalistes.

34

Fin 2000, les AGER ont obtenu qu’un module de gestion physique des œuvres (GPO) soit

ajouté au logiciel Mistral.

Les autres départements antiques gèrent eux, leurs mouvements d’œuvres dans des bases

de données annexes sous FileMaker pro.

La mise à jour de la saisie et de la modification des notices se fait dans «Mistral Editor».

Les personnels concernés par la gestion de la base sont les conservateurs, les secrétaires de

documentation puis les chargées d’études documentaires.

La gestion des accès est faite par l’administrateur de la base. Les modifications sont

chargées dans la base tous les six mois.

Nous sommes ici en face d’un système dans lequel la base de données n’existe et n’est

utilisable que pour les scientifiques du musée et quelques chercheurs. Les personnels des

autres départements et services du musée n’ont pas accès à cette base.

L’exemple de la base « Shamash » des antiquités orientales du musée du Louvre.

Comme «Jupiter», la base Shamash Mistral fut créée sous l’impulsion du ministère de la

culture en 1974 avec le logiciel «Mistral». Cette base est toujours gérée sur le site du

ministère de la culture au centre de calcul du fort de Saint Cyr.

Comme Jupiter, la base est interrogeable via «Mistral Query» et mise à jour sous «Mistral

Editor», elle est alimentée avec le logiciel «Docum» et le thésaurus est géré avec le logiciel

«lexic».

Il s’agit d’une base textuelle, sans image et sans champs permettant la localisation des

œuvres.

Comme pour «Jupiter» la graphie est pauvre et le système de mise à jour des fiches est

extrêmement lourd.

Les utilisateurs peuvent être de deux types : ceux qui ont un profil «lecture seule» afin de

pouvoir interroger la base (tous les personnels du département), ceux qui peuvent saisir et

modifier la base grâce à leur profil «administrateur».

Il existe environ 70 000 fiches mais beaucoup d’entre elles ne contiennent que le numéro

d’inventaire, 22000 sont réellement renseignées.

Comme pour «Jupiter», la consultation ne peut se faire que dans le bureau des

documentalistes.

35

Nous avons ici à faire à une «base inventaire»

A partir de 1993, le reversement des données par le fort de saint Cyr et la mise en place de

la base «Shamash Louvre» ont beaucoup amélioré la situation.

1.1.2 La base de données des arts graphiques du musée du Louvre

En 1850, Frédéric Reiser, conservateur du cabinet des dessins et de la chalcographie du

musée du Louvre, entreprit de dresser un inventaire systématique du fonds, décrivant les

dessins, cartons, pastels, miniatures, les classant par école et par artiste et leur donnant une

numérotation continue en fonction de ce classement.

Anciens et nouveaux numéros d’inventaire, nom de l’artiste, sujet, dimension, provenance

étaient indiqués dans cet inventaire achevé en 1860. Il fut suivi de deux nouveaux

inventaires : l’inventaire MI et en 1870, un nouvel inventaire fut engagé.

Pour informatiser ses collections, le département des arts graphiques décida tout

naturellement d’utiliser les inventaires manuscrits existants qui constituaient déjà une source

de données homogènes et déjà hiérarchisées pour plus de 126 000 œuvres.

L’informatisation de l’inventaire manuscrit commença en 1989.

Un dictionnaire informatisé fut constitué à partir des noms d’artistes. Il permit la constitution

de listes d’autorités pour la saisie des noms propres.

Six personnes, trois documentalistes et trois opérateurs de saisie ont traité 126 000 numéros

d’inventaire en dix huit mois.

Parallèlement à la saisie, fut crée le cahier des charges de l’application de gestion des

données. C’est la société CAP SESA TERTIAIRE qui a été retenue pour développer cette

application à partir d’un cahier des charges extrêmement précis et détaillé.

L’illustration des fiches de l’inventaire a été entreprise en 1992. La Réunion des musées

nationaux a pris en charge la campagne photographique couvrant l’ensemble des collections,

un microfilm noir et blanc servant de film de sauvegarde et un microfilm en couleur étant

destiné à la numérisation. La campagne photographique s’est déroulé en suivant le

classement des œuvres dans les collections, par format : petits, grands et très grands et par

école. Deux documentalistes étaient chargés de la manipulation des œuvres. (14, DONON,

GARDON)

36

1.1.3 Les exemples du Musée de la marine, de Versailles et du musée Guimet

Entre 1980 et 1985, les œuvres des collections du musée de la marine ont été saisies dans

Micromusée par des appelés du contingent. Le logiciel de l’éditeur Mobydoc fut préconisé

par le ministère de la culture et la direction des musées de France parce qu’il était

compatible avec les bases Mistral.

La base est renseignée petit à petit par les conservateurs et les documentalistes.

Une base de données de photographies existe mais elle n’est malheureusement pas

connectée à Micromusée.

Dans cet exemple, nous sommes face à une base à vocation scientifique (qui permet aussi

aujourd’hui la gestion physique des œuvres).

La base de données du musée Guimet a été créée de 1994 à 1996 par la société M.C.C.O.

dans le cadre de la rénovation du musée afin de pouvoir estimer les besoins en matière de

stockage et d’assurer le transfert des collections. Un profil minimum d’urgence a été défini

pour l’informatisation des collections. L’effort de saisie s’est essentiellement porté sur les

champs « n° d’inventaire », « département », « désignation », « localisation », « matière »,

« technique », « constat d’état », « intégrité », « présentation » et « mesures » quand cela

était possible. Une photo de l’œuvre a été effectuée lorsque l’œuvre n’en possédait pas.

M.C.C.O. a estimé d’après les livres d’inventaire à 45000 les objets relevant du Musée

Guimet. Aux 48000 numéros des différents inventaires, M.C.C.O. a évalué et retiré 3000

numéros qui correspondraient aux collections gréco-romaines et égyptiennes reversées au

Louvre.

M.C.C.O est parti des œuvres exposées ou en réserve et a contrôlé les informations sur le

cahier d’inventaire et sur les fiches des conservateurs. Ainsi, les pièces ne portant pas de

numéros d’inventaire ont été isolées et un système de codification de « n° d’inventaire »

provisoire a été élaboré.

M.C.C.O. a saisi environ 36800 notices d’œuvres et 6900 notices pour les archives

photographiques

La différence entre le nombre de notices et l’estimation des œuvres est censée correspondre

aux œuvres en dépôt, aux doublons et pièces disparues.

Dans son bilan, M.C.C.O signale que deux logiques différentes se côtoient dans la zone «

Désignation ». Un vocabulaire « systématique » a succédé à une approche plus descriptive.

Ce bilan nous informe également que le champ « lieu de création » n’a été rempli qu’en cas

de doute avec le nom du pays et un point d’interrogation.

37

A l’issu de cette opération, Mobydoc a élaboré une « moulinette » pour introduire dans le

champ « localisation permanente» de la zone « constante de conservation » de Micromusée

les nouvelles localisations liées à la rénovation et gérées pendant cette phase sous Excel.

Cela a induit une distorsion des informations entre ce champ et celui de « localisation » de la

zone « localisations et mouvements » qui a lui conservé les localisations de l’ancien musée,

ce champ étant géré par le module « mouvement ».

En 2001, la gestion de la base a été confiée à un administrateur (Chargée d’études

documentaires) afin de normaliser la saisie et d’entreprendre le nettoyage de la base qui

avait été nourrie par diverses personnes sans l’aide d’une charte de saisie et d’un

vocabulaire contrôlé.

Cette même année, une charte de saisie a donc vue le jour afin d’avoir une saisie

homogène. Celle-ci a subi au cours de ces dernières années (2002 et 2004) des

aménagements nourris par un travail collectif et des règles des transcriptions des langues

asiatiques ont été arrêtées.

Des groupes de travail se sont tenus pour définir le vocabulaire de certains thèmes du

champ « Dénomination ».

Les listes/thésaurus des champs « lieux de création », « datation » et « personne-

collectivité » ont été nettoyés.

En matière d’indexation, champ non renseigné par M.C.C.O il a été convenu que l’indexation

s’appuierait sur le Thésaurus Garnier pour ce qui est des représentations du monde animal

et végétal et un thésaurus d’iconographie religieuse concernant le bouddhisme et

l’hindouisme et les attributs qui y sont liés a été établi en 2004 dans le but de nourrir la

zone d’indexation qui ne l’a guère été jusque là.

La ressource image (Img) a fait l’objet en 2003 d’une nouvelle organisation : les fichiers sont

répartis dans des répertoires reprenant les lettres préfixant les numéros d’inventaire eux-

mêmes découpés en sous série de mille numéros (MA00 pour 0 à 999, MA01 pour 1000 à

1999 etc.)

Actuellement, 19770 notices d’œuvres et 7160 notices des archives photographiques

possèdent un lien multimédia dans le fichier « inventaire ».

En conclusion, l’élaboration d’outils d’aide et de contrôle à la saisie, qui sont autant d’outil de

normalisation que d’aide à l’interrogation, n’est pas achevé et le travail de correction des

38

notices reste encore très important (base de 63 000 notices) afin d’avoir une base propre

pour assurer sa fonction en terme d’exploitation. Celle-ci ne peut se faire que

progressivement, dans le cadre de l’étude des œuvres par le personnel scientifique en

charge des collections.

Seuls les membres de la conservation et la chargée d’études documentaires ont un accès à

la base de données. Les chercheurs qui veulent la consulter doivent prendre rendez-vous.

Là encore, l’accès à la base est réservé à une petite partie des personnels du musée et à

quelques chercheurs. Les données sont reversées dans Joconde (le catalogue collectif des

collections des musées de France, géré par la Direction des musées de France du ministère

de la Culture) les rares fois que cela est possible.

Il n’y a pas de centre de documentation au musée Guimet, mais une chargée d’études

documentaires qui fait partie du service de la régie des œuvres et dont la mission principale

est d’administrer la base de données des oeuvres. Les dossiers d’œuvres sont conservés en

format « papier » dans les bureaux des conservateurs et les inventaires « papier » dans le

bureau de la documentaliste. Ces inventaires « papier » sont plus souvent consultés que les

bases de données numériques par le personnel du musée.

«Micromusée» est arrivé en 1997 à Versailles, sur les conseils de la Direction des Musées de

France. La mise en place de la base de données documentaire a été réalisée par un

conservateur et un informaticien. 9000 fiches ont été saisies par des vacataires, des

stagiaires ou des contractuels de passage, seuls les personnels de la documentation utilisent

la base. Les fiches «Micromusée» des œuvres sont imprimées et figurent dans les dossiers

d’œuvres à l’usage des conservateurs.

L’installation d’une borne de consultation était initialement prévue mais cela n’a pas abouti.

1.1.4 L’exemple du musée d’Orsay

La base de données des œuvres du musée d’Orsay a ceci de particulier que le projet a

débuté deux ans avant l’ouverture du musée, c'est-à-dire en 1984.

La Direction des musées de France avait demandé à l’établissement de faire correspondre le

projet aux bases «Joconde» et «Carrare» et d’y récupérer les données ayant trait aux

collections du musée.

39

Le musée d’Orsay a décidé de mettre en place une base de données unique pour toutes les

techniques : peinture, dessin, sculpture, mobilier…

Le premier travail a été de mettre en phase Joconde et Carrare, d’éliminer les champs

inutiles et d’intégrer les éléments absents jusque là: architecture, arts décoratifs,

photographies.

Puis, il a fallu travailler sur les vocabulaires car les corpus existants étaient inadaptés. Le

thésaurus Garnier a été dupliqué pour décrire l’iconographie avec possibilité d’ajouter des

mots-clefs.

La base de données fut construite en 1985-1986, le service informatique refusa au départ, la

création d’une interface de saisie pour les documentalistes.

Les données, textuelles, étaient écrites sur du papier par des vacataires puis saisies dans le

logiciel «Basis» par les techniciens du service de l’auditorium.

Il existait aussi une base de donnée des artistes ayant réalisé les œuvres des collections au

départ dans «Texto», cette base fut transférée plus tard sous «Oracle».

La compression des images numériques était pratiquée mais posait de nombreux problèmes

techniques.

Des applications spécifiques destinées au grand public étaient développées à partir de

données issues de la base.

On constate ici que la base de données est mise en place dans un esprit différent de celui

des exemples précédant. En effet, les applications destinées au grand public sont prises en

compte dès la constitution de la base.

En 1990, la décision fut prise de séparer les applications destinées aux professionnels des

applications destinées au grand public.

A cette époque, on fit migrer la base vers une nouvelle version du logiciel BASIS dans un

système de gestion de base de données relationnelle.

La direction du service informatique accepta alors de développer une interface utilisateur à

l’usage du personnel interne non informaticien.

Un appel d’offre fut passé pour trouver un prestataire chargé de la saisie des notices. C’est

la société GRAHAL (groupe de recherche en architecture et en histoire de l’art) qui fut alors

choisie et s’occupe de la saisie jusqu’à ce jour. Là encore la démarche est différente par

rapport aux exemples précédant dans lesquels le gros du travail est fait par des personnes

de passage, sans suivi.

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Le logiciel BASIS commençait à poser problème. De moins en moins de sociétés de service

pouvaient en réaliser le paramétrage.

C’est à ce moment que la direction du service informatique décida de construire des bases

de données avec des interfaces différentes pour l’interrogation et pour la saisie.

Pour la réalisation de ce nouvel outil, des groupes de travail furent mis en place avec les

documentalistes et les conservateurs. Un consultant spécialiste de la question s’occupa du

projet.

Cette réflexion commune abouti à un cahier des charges.

Dans sa démarche pour mettre en place un nouvel outil le musée Orsay innove par rapport

aux exemples précédant en proposant une réflexion sur le mode collaboratif.

1.2 L’introduction de la notion de «gestion des mouvements d’œuvres»

1.2.1 Les bases des départements antiques du Louvre

Ces dernières années, les métiers liés à la gestion physique des œuvres se sont développés,

ainsi, on a vu apparaître au sein des départements, des services de régie comprenant des

régisseurs d’œuvres et des chargés d’études documentaires.

Lors de la mise en place des premières bases «Mistral», la gestion des œuvres n’avait pas

été une priorité. Le département des antiquités grecques, étrusques et romaines a obtenu

l’ajout d’un module de gestion physique des œuvres à la base initiale.

En 1993, fut crée la base «Shamash Louvre» qui consista en un rapatriement partiel des

données de la base Mistral d’origine, dans une base locale, en réseau, sous Oracle,

accompagné d’un logiciel de consultation et d’un module de création d’image sous windows.

Tout le personnel scientifique du département l’utilise. La mise à jour est faite par le service

de la régie des œuvres.

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On constate ici qu’au sein d’un même musée, deux bases de données concernant chacune

des objets antiques évoluent totalement différemment.

Les fonctionnalités gérées par la base «Shamash Louvre» sont les suivantes :

-gestion de l’inventaire

-description des œuvres

-gestion de la localisation

-consultation des notices

La base des récolements (sous FileMaker) indique l’état de conservation des œuvres, la

localisation, des renseignements sur les fouilles archéologiques qui ont permis leur mise à

jour ainsi qu’une description détaillée des interventions de restauration de l’œuvre. Certaines

fiches de cette base existent aussi dans la base Shamash avec des champs communs.

Parallèlement à cette base, au sein du département, il existe plusieurs autres bases et

notamment la base des expositions dont la finalité est le référencement des œuvres qui

partent pour des expositions. Les éléments indiqués sont : le titre de l’œuvre, ses

dimensions, sa localisation.

Les services de régie des œuvres des départements des trois antiques (antiquités grecques

étrusques et romaines, antiquités égyptiennes et antiquités orientales) travaillent ensemble

pour élaborer une base de données commune concernant les expositions empruntant des

œuvres aux trois départements.

Les objectifs de cette base sont :

- de limiter la saisie des informations concernant les œuvres et les expositions

- de regrouper dans un même outil tous les aspects d’une exposition avec des accès aux

données filtrées en fonction des utilisateurs

- de limiter, par conséquent, le nombre de tableaux individuels en tous genres, pour les

personnes travaillant sur les mêmes expositions.

1.2.2 La base Mostra pour la gestion des mouvements des œuvres de la base des arts graphiques du Louvre

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La base Mostra du département des arts graphiques du Louvre fut conçue en 1997, elle

inventorie et décrit toute les expositions lors desquelles ont été présentées des œuvres du

département. Elle met en relation les notices des œuvres et la description détaillée des

expositions.

1.2.3 Les exemples du musée Guimet et de Versailles

Au musée Guimet, la documentaliste, administratrice de la base «Micromusée» fait partie de

l’ancien service de la régie des oeuvres rebaptisé «service de la muséographie». On voit ici

l’importance prise par l’aspect «gestion des œuvres» pour la base de données.

A Guimet, «Micromusée» gère les mouvements d’œuvres. Chaque fois qu’une œuvre est

déplacée, la documentaliste doit effectuer une deuxième saisie pour transmettre

l’information au ministère (ou à la DMF) en saisissant une fiche complète dans un logiciel

appelé GAM et ceci afin de permettre l’ édition d’un arrêté.

A Versailles le problème est le même, et il est d’autant plus criant que la personne en charge

des systèmes d’informations patrimoniaux est à l’origine un membre du service de la régie

des œuvres, aujourd’hui membre du service informatique.

Cette personne m’a bien expliqué que seul, l’aspect «documentation scientifique» existe

dans la base et qu’il n’y a pas d’outil disponible à ce jour pour le gestion physique des

œuvres.

1.2.4 L’exemple du musée d’Orsay

La première des bases de données d’œuvres du musée d’Orsay avait à l’origine un aspect

très strictement documentaire mais, les choses ont évoluées.

A partir du cahier des charges «maison», la société RSII a développé un logiciel auquel fut

ajouté au fur et à mesure et, après concertation avec les différents personnels du musée

plusieurs «modules métiers»

- le module de gestion des œuvres (Kardex)

- la base de données des œuvres (répertoire des œuvres)

- la base de données des auteurs des œuvres (répertoire des artistes)

- le module dossier (enregistrement des requêtes)

- le module administration des utilisateurs.

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Le module «Kardex» pour la gestion physique des œuvres fut opérationnel en Août 1998. La

saisie fut faite dans le module en remontant jusqu’au précédant récolement de 1994.

L’engagement total des utilisateurs (régie des œuvres, documentalistes, conservateurs,

installateurs d’œuvres d’arts) de la DSI et de la direction aboutit a une rapide prise en main

de l’outil et la réflexion commune permit l’évolution et l’amélioration du module après sa

livraison.

La saisie dans le module est simple et très contrôlée, chaque fiche contient des informations

sur la taille de l’œuvre, le matériel de présentation, l’emballage, la sécurité, les contraintes

de conservation de l’œuvre en hygrométrie et température.

Dans l’outil, un panneau spécifique a été développé pour le récolement avec affichage d’un

plan à doubles références pour la localisation des œuvres un module géographique et

module pour la gestion des salles ont été ajoutés.

1.2.5 L’expérience vidéomuseum

L’émergence des données liées aux métiers de la régie des œuvres, soit en tant que base

indépendante, soit sous forme de module rattaché à une base de données inventaire ou

scientifique à partir des années 1990, s’illustre parfaitement dans «l’expérience

Videomuseum».

«Videomuseum» est une association abritée par le centre Georges Pompidou qui constitue et

met en ligne des données sous forme de catalogue. Il s’agit en fait d’un réseau de musées

et d’organismes gérant des collections d’art moderne et contemporain (musées nationaux,

régionaux, départementaux ou municipaux, fnac, Frac, fondations) qui se sont regroupés

pour développer en commun des outils et des méthodes de traitements de l’information

utilisant au mieux les nouvelles technologies.

Videomuseum fédère 56 collections.

Ses méthodes et ses outils permettent :

-l’informatisation de la documentation et de la gestion des collections par le logiciel Gcoll

(inventaire, photothèque, médias numériques, régie, ateliers, constat d’état,

restauration, mouvements des œuvres…).

-la diffusion de la connaissance de ces mêmes collections par le logiciel Navigart

(internet, CD Rom) ou par les catalogues des collections.

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On constate ici que la préoccupation est beaucoup plus large que l’inventaire des données

scientifiques. La gestion des œuvres est au cœur du système et la diffusion de l’information

auprès du public est déjà prise en compte. (27, Videomusem).

1.3 Les outils de gestion des données liées aux œuvres peuvent-ils laisser une place au travail collaboratif ?

C’est un informaticien de la cité de la musique qui, le premier, a attiré mon attention sur le

fait que dans une institution culturelle, une base de données unique pouvait à la fois être

un outil centralisateur de l’information d’une efficacité redoutable et engendrer du travail

collaboratif. Cet informaticien a mis au point sous Access une base de données permettant

de gérer toutes les informations sur un spectacle ou un concert (titre de l’œuvre, auteur,

date de l’écriture de l’oeuvre, noms des musiciens, scénographie, prix et date de mise en

vente des billets) grâce à la collaboration de chacun des services concernés. Ainsi, chacun

sait comment trouver l’information qui lui manque en interne et en plus, cette base alimente

directement les pages web du site internet de la cité de la musique.

1.3.1 L’exemple des bases de données des AGER (antiquités grecques, étrusques et romaines) et des antiquités orientales au Louvre

Aux AGER (antiquités grecques étrusques et romaines) un module de gestion physique des

œuvres a été ajouté à la base de données mais l’accès à ces informations est réservé aux

personnels scientifiques internes au département.

Parallèlement une base consacrée à la gestion des expositions est en cours d’élaboration au

sein des trois départements des antiquités du Louvre. Il s’agit là d’un début de travail

collaboratif mais le partage des données concernant la connaissance des œuvres reste

difficilement acceptée par les personnels scientifiques qui considèrent qu’il s’agit d’une forme

de spoliation du fruit de leur travail.

Au sein du département des antiquités orientales, on ne compte pas moins de dix bases de

données qui ne sont pas reliées entre elles.

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En réalité la documentation sur les œuvres n’est pas liée aux descriptions d’œuvres.

Les dix bases du département des antiquités orientales sont les suivantes:

- la base «Shamash Mistral»

- la base «Shamash Louvre»

- la base des tirés à part

- la base des négatifs ARCH AO sous File maker qui référence les négatifs des objets

n’appartenant pas aux collections du Louvre (pour des comparaisons par exemple)

- la base des ouvrages sous File maker qui référence les ouvrages du département

- la base des expositions, évoquée plus haut

- la base de la régie des œuvres, en cours d’élaboration

- la base des récolements qui indique l’état de conservation de chaque œuvre, sa

localisation, les éventuelles étapes de restaurations ou des éléments sur les fouilles

archéologiques qui ont permis sa mise à jour.

- la base audiovisuelle pour le r�