Chapitre 1 Définition et méthodologie de l’analyse...

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS

INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA

DOCUMENTATION

MEMOIRE

pour obtenir le

DESS en Sciences de l’information et de la documentation spécialisées

présenté et soutenu par Amélie Fondimare

le 5 novembre 2004

Construire une analyse comparative de logiciels de gestion de bibliothèque adaptée aux besoins de l’Institut

français du pétrole

Jury Mme Annie BUFFETEAU-HEJBLUM (responsable de stage) Mme Adriana LOPEZ-UROZ (correspondant pédagogique)

Cycle supérieur Promotion XXXIV

Amélie Fondimare - Analyse comparative de SIGB - Octobre 2004

1

Remerciements

Je tiens à adresser mes remerciements à Mme Annie Buffeteau-Hejblum pour le suivi attentif

consacré tout au long de mon travail de stage et à Mme Adriana Lopez-Uroz pour ses

précieux conseils.

Mes remerciements vont également à l’ensemble du personnel de la direction de la

Documentation de l’IFP pour sa gentillesse et sa disponibilité.


2

Résumé

Ce mémoire établit la méthodologie de l’analyse comparative de SIGB qui doit être suivie

dans le contexte spécifique de l’étude préalable au projet de réinformatisation du centre de

documentation de l’IFP. La démarche suivie permet d’une part, de mettre en exergue

l’importance de l’analyse préalable des besoins dans la conduite du comparatif et d’autre

part, de relever les divers éléments qui conditionnent sa réalisation. Le mémoire présente

l'étude menée à l'IFP conformément à la méthodologie identifiée : l'analyse de l'existant,

l'étude des besoins spécifiques et le comparatif des cinq logiciels sélectionnés (Basis

Webtop, E-Dip, I-Kiosk, JLB Net, Ex Libris).

Mots-Clés : SIGB, système de gestion intégré de bibliothèque, analyse comparative, analyse

des besoins, Étude d’opportunité


3

Table des matières

Remerciements............................................................................................................. 2

Résumé......................................................................................................................... 3

Table des matières........................................................................................................ 4

Liste des tableaux......................................................................................................... 8

Liste des annexes.......................................................................................................... 9

Introduction................................................................................................................ 10

Partie I L’analyse comparative de logiciels de gestion de bibliothèque .................... 12

Chapitre 1 Définition et méthodologie de l’analyse comparative.............................. 13

I. 1.1. Définition et objet de l’analyse comparative ............................................... 13

I. 1.1.1. Le Benchmarking : outil d’aide au positionnement.............................. 13

I. 1.1.2. L’analyse comparative comme outil d’aide au choix ........................... 14

I. 1.2. Méthodologie ............................................................................................... 15

I. 1.2.1. Lancement et délimitation de l’analyse comparative : le rôle du

décideur .............................................................................................................. 15

I. 1.2.2. Conception de l’analyse comparative : le rôle du chargé d’étude ........ 15

I. 1.2.2.1. Détermination de l’objet du comparatif......................................... 15

I. 1.2.2.2. Élaboration d’une grille comparative ............................................ 16

I. 1.2.2.2.1. Détermination des caractéristiques à comparer ...................... 16

I. 1.2.2.2.2. Le cas spécifique de l’étude comparative de logiciels de

gestion de bibliothèque .............................................................................. 16

I. 1.2.2.2.3. Construction de la grille.......................................................... 18

I. 1.2.2.3. La collecte d’information et leur validation .................................. 18

1. 1.2.2.3.1. Méthodologie de la collecte d’information............................ 18

1. 1.2.2.3.2. Le cas spécifique de l’analyse comparative de logiciels........ 19

I. 1.2.2.4. Développement d’une analyse des données collectées.................. 20

Chapitre 2 Les systèmes intégrés de gestion de bibliothèque.................................... 22

I. 2.1. Définition et typologie ................................................................................. 22


4

I. 2.1.1. Définition.............................................................................................. 22

I. 2.1.2. Typologie de l'offre de SIGB:............................................................... 23

I. 2.2. Évolutions du marché .................................................................................. 24

I. 2.2.1. Améliorations fonctionnelles................................................................ 24

I. 2.2.2. Améliorations techniques : ................................................................... 25

Partie II La définition préalable des besoins .............................................................. 27

Chapitre 1 Le contexte de l’IFP ................................................................................. 28

II. 1.1. Existant ....................................................................................................... 28

II. 1.1.1. Historique ............................................................................................ 28

II. 1.1.2. Fonds documentaire géré sous Basis/Techlib...................................... 28

II. 1.1.3. Une gestion décentralisée .................................................................... 29

II. 1.1.4. Fonctionnalités utilisées ...................................................................... 30

II. 1.1.5. Catalogue du fonds documentaire ....................................................... 30

II. 1.2. L’opportunité d’une réinformatisation ....................................................... 31

II. 1.2.1. Un projet de portail et la recherche de nouvelles fonctionnalités ....... 32

II. 1.2.2. Un coût de maintenance élevé............................................................. 33

II. 1.2.3. Évolutions internes à la documentation............................................... 33

II. 1.2.4. Les spécifications du service informatique de l'IFP............................ 33

Chapitre 2 Conduire une analyse des besoins ............................................................ 35

II. 2.1. Le choix d'une méthode.............................................................................. 35

II. 2.1.1. Définir le(s) besoin(s): adopter une démarche d’Analyse de la Valeur

............................................................................................................................ 37

II. 2.1.2. Le recours à l'analyse fonctionnelle .................................................... 38

II. 2.2. Méthodologie de l'analyse fonctionnelle des besoins................................. 39

II. 2.2.1. Identification de la profondeur de l'analyse : définition du sujet traité40

II. 2.2.2. Le choix d'une méthode d'analyse fonctionnelle................................. 41

II. 2.2.2.1. La méthode intuitive (ou naturelle) .............................................. 41

II. 2.2.2.2. Démarches méthodiques............................................................... 41

II. 2.2.3. La collecte d'information sur les besoins ............................................ 43

II. 2.2.3.1. Analyse de l'existant ..................................................................... 44

II. 2.2.3.2. L'observation ................................................................................ 44

II. 2.2.3.3. Entretien ....................................................................................... 44


5

II. 2.2.3.4. Questionnaires .............................................................................. 45

II. 2.2.3.5. Réunion ........................................................................................ 45

II. 2.2.4. Les contraintes inhérentes à la définition des besoins dans le cadre

d'une réinformatisation....................................................................................... 45

II. 2.2.5. Désignation et organisation des fonctions........................................... 48

II. 2.2.5.1. Recensement des fonctions .......................................................... 48

II. 2.2.5.2. Intégration des contraintes............................................................ 48

II.2.2.5.3. Organisation des fonctions ............................................................ 49

Partie III Application de la démarche comparative dans le contexte de l’IFP........... 51

Chapitre 1 Analyse des besoins de l’IFP ................................................................... 52

III. 1.1. Phase de collecte d'information sur les besoins ........................................ 52

III. 1.1.1. Collecte d'informations concernant les besoins des documentalistes 52

III. 1.1.2. Collecte d' informations concernant les besoins des utilisateurs finaux

............................................................................................................................ 53

III. 1.2. Synthèse de l'analyse fonctionnelle des besoins de l'IFP.......................... 54

III. 1.2.1. Récapitulatif des principaux besoins de l’IFP ................................... 55

III. 1.2.2. Intégration des contraintes techniques ............................................... 57

Chapitre 2 Construction de la grille comparative ...................................................... 63

III. 2.1. Définition des paramètres de comparaison ............................................... 63

III. 2.2. Classification des paramètres.................................................................... 64

Chapitre 3 Analyse de l’offre..................................................................................... 65

III. 3.1. Présélection de logiciels............................................................................ 65

III. 3.2. Présentation des produits .......................................................................... 67

III. 3.2.1. Basis Webtop ..................................................................................... 67

III. 3.2.1.1. Récapitulatif du fonctionnement actuel de Basis/Techlib........... 67

III. 3.2.1.2. Caractéristiques de Basis Webtop............................................... 68

III. 3.2.1.3 Proposition de personnalisation ................................................... 69

III. 3.2.1.4. Analyse critique de l’offre .......................................................... 70

III. 3.2.2. E-DIP ................................................................................................. 71

III. 3.2.2.1. Offre logicielle de DIP................................................................ 71


III. 3.2.3. I-KIOSK............................................................................................. 74


6

III. 3.2.3.1. Offre logicielle I-KIOSK ............................................................ 74


III. 3.2.4. JLB-NET............................................................................................ 77

III. 3.2.4.1 Offre logicielle JLB-NET ............................................................ 77


III. 3.2.5. EX-LIBRIS ........................................................................................ 80

III. 3.2.5.1 Offre logicielle Ex-Libris............................................................. 80


III. 3.3. Synthèse de l’étude ................................................................................... 83

Conclusion ................................................................................................................. 89

Bibliographie.............................................................................................................. 92

Lexique..................................................................................................................... 100

Annexe 1 Analyse des besoins de l’IFP................................................................... 105

Annexe 2 Grilles logiciels........................................................................................ 115


7

Liste des tableaux

Tableau récapitulatif des personnes rencontrées pour la collecte des besoins ... 53

Tableau récapitulatif des besoins............................................................................ 59

Tableau récapitulatif du comparatif ...................................................................... 86


8

Liste des annexes

Annexes...................................................................................................... 104

Annexe 1 Analyse des besoins de l’IFP................................................................... 105

Annexe 2 Grilles logiciels........................................................................................ 115

Grille d’analyse BASIS WEBTOP .......................................................................... 115

Grille d’analyse E-DIP............................................................................................. 123

Grille d’analyse I-KIOSK ........................................................................................ 128

Grille d’analyse JLB-NET ....................................................................................... 134

Grille d’analyse Ex-Libris........................................................................................ 140


9

Introduction


10

Une étude comparative se définit comme un travail de collecte, de structuration et de

comparaison d’informations dans un but déterminé. La construction d’un comparatif est

conditionnée à bien des égards par une correcte définition des besoins. Celle-ci permet tout à

la fois de justifier de l’opportunité de l’étude, de circonscrire son objectif ainsi que son degré

de précision et enfin d’identifier la méthode de collecte la plus appropriée.

Nous proposons dans ce mémoire de retracer la méthodologie qui doit être suivie pour mener

à bien ce type d’analyse en tenant compte du contexte particulier de notre mission.

En effet, la documentation de l’IFP (Institut français du pétrole) s’interrogeait sur la

pertinence de conserver son actuel SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) au

regard de diverses évolutions internes. Elle a par conséquent commandité une analyse

comparative répondant à un double objectif : il s’agissait de présenter les logiciels adaptés à

la nouvelle configuration de l’IFP afin de déterminer l’opportunité d’un changement d’outil

informatique.

Toute l’originalité de notre étude est issue de ce dernier élément puisque notre comparatif

s’insérait dans un projet de réinformatisation dont il constituait la phase amont. Compte tenu

de l’importance que revêtait l’identification des besoins dans ce cadre, nous avons choisi de

suivre une méthodologie de conduite de projet. Cependant, nous nous attèlerons dans ce

mémoire à démontrer toute l’originalité de notre démarche comparative par rapport à la

stricte méthodologie de la gestion de projet et plus particulièrement de l’analyse des besoins.

Afin de mieux comprendre le raisonnement que nous avons suivi, nous définirons en

premier lieu ce que recouvre les concepts d’analyse comparative et de SIGB. La seconde

partie proposera d’envisager plus précisément le type de méthodologie d’analyse des besoins

à adopter au regard du contexte et de l’objectif de l’étude commanditée par l’IFP. La

troisième partie montrera comment cette étude comparative a été réalisée dans la pratique

ainsi que les résultats observés.


11

Partie I L’analyse comparative de logiciels de

gestion de bibliothèque


12

Chapitre 1 Définition et méthodologie de l’analyse comparative

I. 1.1. Définition et objet de l’analyse comparative L'étude comparative peut être définie comme un outil d'aide à la décision qui repose sur un

travail de collecte, d'analyse et de comparaison d'informations avec une finalité donnée. Or

toutes les analyses comparatives ne poursuivent pas les mêmes finalités, et ce faisant elles

n'impliquent pas toutes le même degré de difficultés de collecte de l'information. C'est

pourquoi, il convient à titre préalable, d'appréhender les différentes réalités que peut

recouvrir la notion d'analyse comparative afin de cerner la méthodologie à suivre dans le

cadre particulier de notre étude.

I. 1.1.1. Le Benchmarking : outil d’aide au positionnement Le benchmarking est une technique d'évaluation comparative des produits, ou des méthodes

de la concurrence. Le benchmark vise généralement un but d'excellence puisqu'il consiste à

aller repérer ce qui se fait de meilleur à l'extérieur afin d'améliorer ses propres performances.

La supériorité concurrentielle n'est cependant pas la seule finalité du benchmark. En effet, le

benchmark s'inscrit dans le cadre d'une démarche qualité, c'est pourquoi il est parfois utilisé

lors d'audits préalables à une restructuration, ou encore au sein d'un même groupe afin

d'optimiser les performances d'une filiale. Dans le monde de la documentation il est le plus

souvent utilisé dans un but d’amélioration. On distingue généralement quatre types de

benchmarking :

• le benchmarking interne : consiste à comparer la réalisation d’opérations similaires au

sein d’une même organisation (par exemple maison mère et filiale).

• le benchmarking de concurrence : comparaisons spécifiques de concurrent à concurrent

portant sur un produit, une procédure ou une méthode.

• le benchmarking fonctionnel : comparaisons avec des fonctions similaires, dans des

entreprises concurrentes, à l’intérieur du même secteur d’activité.

• le benchmarking générique : comparaison des méthodes de travail ou des processus dans

des secteurs d’activités différents.


13

La technique du benchmarking est sans aucun doute un des modes d'analyse comparative les

plus laborieux et complexe, dans la mesure où l'accès à l'information est plus difficile.

S'attelant à rechercher les meilleures pratiques de la concurrence, il repose généralement sur

des données chiffrées confidentielles.

I. 1.1.2. L’analyse comparative comme outil d’aide au choix Lorsque l'analyse comparative porte sur des produits elle répond à une problématique de

choix. L'information collectée pour réaliser ce type d'étude peut alors prendre diverses

formes : la réalisation d'enquêtes, de tests ou bancs d'essais, ou plus simplement elle peut

s'appuyer sur les publications fournisseurs. Le choix d'une méthode de collecte dépendra de

l'objet et du but du comparatif. Quelle que soit la forme que revêt l'analyse comparative

(benchmark ou comparatif), quatre critères fondamentaux la caractérisent :

• une collecte d'information

• une mise en forme et restructuration de l'information

• un processus de validation ou de contrôle qualité

• un coût de réalisation élevé

L'étude comparative est donc un « Produit d'apparence simple car le résultat est

schématiquement un tableau à deux entrées (la gamme des "objets" soumis à la

comparaison, d'une part, et les paramètres ou caractéristiques sur lesquels on étudie les

comparaisons d'autre part) »1 . Et pourtant, quelle que soit la forme qu'elle puisse revêtir,

l'étude comparative est toujours un produit au coût de réalisation élevé, de plus elle nécessite

souvent une double compétence du chargé d'étude.

Il s'agit d'un produit qui peut être situé dans le champ « des méthodes de "traitement élaboré

de l'information", c'est-à-dire des services d'information à valeur ajoutée relativement

élevée »2.

1 [2] Éric Sutter, p.112 Les chiffres entre crochets renvoient aux références bibliographiques des documents utilisés pour ce mémoire, p.93 2 [2] Éric Sutter, p.112


14

I. 1.2. Méthodologie Nous présenterons ici la méthodologie de l'analyse comparative utilisée comme outil d'aide

au choix. Chacune des étapes sont détaillées ici avec la mention de responsabilité de chacun

des acteurs impliqués.

I. 1.2.1. Lancement et délimitation de l’analyse comparative : le rôle du décideur Le lancement d'une étude comparative implique un coût financier important. Suivant la

méthodologie d'une démarche projet, le décideur doit donc identifier le besoin en amont et

clarifier les enjeux du projet.

La définition des enjeux et des besoins justifiant le recours à l'analyse comparative est un

préalable nécessaire qui permet d'une part, de justifier l'opportunité de l'opération et d'autre

part, de circonscrire l'objectif de l'étude. Seul ce travail est en mesure d'assurer la légitimité

de l'étude et de délimiter clairement le périmètre de l'analyse du chargé d'étude. Cette étape

indispensable est bien souvent négligée. Or, la pertinence de l'étude (et donc sa qualité)

dépend de l'exacte définition des objectifs. Ainsi, la révision des objectifs en cours d'analyse

risque d’impliquer une charge de travail supplémentaire (et non prévue) et une augmentation

du coût de l'étude, ce qui peut même entraîner dans certains cas l'abandon complet du projet.

I. 1.2.2. Conception de l’analyse comparative : le rôle du chargé d’étude C'est le chargé d'étude qui se voit attribuer la responsabilité de la conception de l'étude

comparative. La méthodologie à employer est très proche de celle de la mise en place d'une

enquête. Réaliser un comparatif est un travail d'enquête à part entière, mais celui-ci répond à

la mise en place d'une structuration de l'information adaptée.

I. 1.2.2.1. Détermination de l’objet du comparatif Il revient au chargé d'étude de déterminer ce qui vaut la peine d'être comparé : la gamme de

produits que l'on veut prendre en considération. Sur ce point le décideur a généralement déjà

son idée. Cependant, lorsque l'étude comparative porte sur des produits, il convient de ne pas

se restreindre dès le départ à un segment trop étroit.

L'écueil à éviter est de raisonner en terme de solution plutôt que de besoins. Nous

démontrerons dans la deuxième partie de notre exposé, que l'objet précis du comparatif ne

pourra être clairement identifié qu'après une étude approfondie des besoins.


15

I. 1.2.2.2. Élaboration d’une grille comparative

I. 1.2.2.2.1. Détermination des caractéristiques à comparer Une fois que le périmètre de l'analyse a été délimité par le décideur, le chargé d'étude va

pouvoir se lancer dans l'analyse proprement dite. Le chargé d'étude a pour mission de

déterminer les caractéristiques à comparer afin de les organiser sous forme de grille. Il doit

ainsi déterminer quels paramètres vont devoir être observés et le degré de détail de son

analyse. Il ne s'agit donc pas d'analyser toutes les rubriques possibles mais de sélectionner

celles qui sont pertinentes pour la comparaison que l'on veut conduire.

Le choix des caractéristiques n'est pas toujours facile et se réalise souvent par itération. Il

arrive que ce choix se réduise ou s'élargisse en fonction de l'évolution de l'enquête. Ainsi les

premières données collectées peuvent révéler de nouvelles attentes, ce qui induit une

modification des caractéristiques retenues.

I. 1.2.2.2.2. Le cas spécifique de l’étude comparative de logiciels de gestion de bibliothèque Dans le cadre d'une analyse comparative de logiciels, ce sont généralement les paramètres

techniques, fonctionnels et financiers qui sont retenus. Le degré de précision des paramètres

varie d'une enquête à l'autre en fonction de l'objectif assigné à l'opération. Les comparatifs

publiés dans certaines revues ou ouvrages peuvent inspirer le chargé d'étude pour réaliser la

trame de sa propre grille mais ces comparatifs restent très généraux et sont de surcroît

toujours réalisés par les mêmes auteurs3. Ils ne sauraient donc être des modèles

reproductibles dans leur intégralité puisque le contexte de chaque comparatif induira toujours

la nécessité d'une adaptation.

Méthodologiquement, la définition des critères fonctionnels ainsi que leur degré de précision

se construit à partir de l'analyse des besoins que nous détaillerons en deuxième partie de cette

étude.

Quant à l'identification des critères techniques, il est vivement conseillé de recourir aux

connaissances d'un informaticien lorsque le chargé d'étude n'a pas cette double compétence.

Dans le cadre des logiciels de bibliothèques d’autres paramètres doivent toutefois être

impérativement pris en compte. Ces paramètres peuvent apparaître au premier abord plus


163 Les études de Marc Maisonneuve ou de Michèle Lénart sont les plus fréquemment publiées.

« subjectifs » dans la mesure où ils sont difficilement quantifiables, mais ils peuvent influer

sur le choix définitif de l’outil :

• Paramétrabilité et convivialité de l’outil

Les logiciels de gestion de bibliothèque intègrent aujourd’hui une certaine paramétrabilité.

S’il ne faut pas développer à l’excès les possibilités de paramétrage sous peine d’aboutir à un

système trop complexe pour l’utilisateur, il est néanmoins utile de porter son choix vers un

système relativement souple. Un système trop rigide risque d’enfermer la bibliothèque dans

un carcan qui peut devenir difficilement supportable dans la mesure où il exclu toute

possibilité d’ajustement par rapport à une évolution des besoins et constitue de ce fait un

frein à toute évolution. Il est certaines fonctions pour lesquelles le paramétrage s’impose

avec le plus d’évidence : le paramétrage des prêts, des masques de catalogage, des masques

d’affichage, des possibilités statistiques et d’édition mais aussi la gestion des droits et des

mots de passe.

La paramétrabilité offerte par le logiciel doit s’accompagner d’une convivialité de l’outil

c’est à dire une simplicité d’utilisation. Le système doit être simple et rapide à utiliser pour

tous ceux qui en ont un usage fréquent.

• Évolutivité

Analyser l’évolutivité d’un produit revient à analyser la capacité de l’éditeur d’un logiciel à

le faire évoluer. En effet, un produit peut apparaître au moment du choix comme un des

meilleurs du marché et se révéler obsolète quelques années plus tard car son concepteur n’y a

pas apporté de modification importante. Il faut donc vérifier le rythme et la portée des

évolutions que propose l’éditeur. Une nouvelle version par an est dans bien des cas suffisant

mais il faut faire attention à la nature des adaptations proposées. Ainsi une simple correction

de bugs ne constituera que le degré zéro de l’évolution d’un logiciel (capacité

d’autocorrection), alors que la création de nouvelles fonctionnalités, la mise en conformité

avec les normes et standards du marché ou la prise en compte des évolutions de

l’informatique sont considérées comme révélateurs d’une réelle volonté d’évolution du

produit.

• Référence et notoriété de l’éditeur

Ces critères apparaissent à bien des égards subjectifs, or de solides références du produit et

de ses concepteurs constituent un atout de poids. Il convient de même d’appréhender la santé


17

financière de l’établissement. La nationalité de l’éditeur doit également être prise en compte

si l’on considère les facilités de maintenance et de proximité du service clientèle.

I. 1.2.2.2.3. Construction de la grille La conception d'une grille comparative a pour objectif de structurer les informations à

collecter : il s'agit d'un outil d'enquête. Une fois les paramètres de comparaison identifiés, le

chargé d’étude devra procéder à leur regroupement par grande classe (fonctionnels,

techniques…) et élaborer leur hiérarchisation. Il est également recommandé de travailler la

mise forme des données récoltées : données chiffrées, court descriptif, pondération des

exigences…Le fait de disposer d'une grille normalisée avec une définition des paramètres et

du mode de présentation des résultats (tableau synthétique, calcul de ratios…) ne peut que

faciliter l'élaboration du comparatif et améliorer l'efficacité du travail d'enquête. Ceci est

d'autant plus indispensable lorsque la récolte des données est répartie entre plusieurs

personnes. La normalisation de la grille permet alors d'homogénéiser le travail d'enquête et

assure la qualité des informations récoltées.

I. 1.2.2.3. La collecte d’information et leur validation

1. 1.2.2.3.1. Méthodologie de la collecte d’information Le chargé d'étude doit définir une méthodologie de collecte, identifier des sources et prévoir

une procédure de validation de l'information. La méthode choisie va dépendre de plusieurs

critères :

- de l'objet du comparatif

- du degré de précision de l'analyse

- de la nature des informations à collecter (informations publiques ou données non

publiées par exemple)

Le chargé d'étude doit identifier les sources dans lesquelles il va pouvoir récolter

l'information nécessaire. Face à la diversité des sources disponibles, il est impossible de les

présenter de manière exhaustive. Cependant la grande distinction information interne ou

publique, permettra bien souvent de conditionner la méthode à employer :

• Collecte des informations publiées :


18

Selon le degré de précision de l'analyse, il est tout à fait possible de se baser sur les

informations commerciales des plaquettes fournisseurs, recueillies lors de salons

professionnels ou sur les sites Internet. La presse spécialisée peut également être exploitée.

• Collecte d'informations internes ou confidentielles :

Difficiles à obtenir par nature, ces informations nécessitent de recourir au questionnement de

professionnels (fournisseurs, experts, consultants, clients). La méthodologie du

questionnement doit également être déterminée par le chargé d'étude (envoi de

questionnaires, rencontre, interview…).

La réalité de l'analyse conduit souvent à utiliser une combinaison des différentes méthodes

en fonction des critères retenus dans la grille comparative.

Une fois les données collectées, il est indispensable de vérifier leur fiabilité et de procéder à

leur validation. Cette phase est sans doute la plus délicate de l'analyse comparative, puisque

la qualité de l'étude en dépend. Certains auteurs parlent de véritable "contrôle qualité": « Un

contrôle qualité doit être organisé pour vérifier la complétude des données, leur fiabilité ou

leur vraisemblance, leur comparabilité, leur exploitabilité informatique et l'existence des

données de traçabilité »4.

Cette phase doit être conduite avec rigueur. Elle implique notamment un travail de

recoupement de l'information (croisement entre source écrite et source orale par exemple)

mais aussi de fiabilisation des données surtout pour les sources secondaires (cf. articles de

presse). Une analyse critique des informations collectées est recommandée, c'est pourquoi le

chargé d'étude, sans être un spécialiste du domaine, doit avoir une connaissance suffisante du

sujet. Il est indispensable que les données collectées soient datées et accompagnées de la

référence exacte de leur source.

1. 1.2.2.3.2. Le cas spécifique de l’analyse comparative de logiciels L’objectif de l’étude comparative conditionne la méthode de collecte des données. Le cas

particulier d’une étude portant sur des logiciels fait appel à des méthodes de collecte

spécifiques à ce type de produit. Nous identifierons ici quatre types de méthodes, qui

peuvent être utilisées, concurremment ou non, par le chargé d’étude :

• Prendre connaissance de la littérature sur le sujet


194 [2] Éric Sutter, p. 114

Il est important de consulter en amont de l’analyse la littérature publiée sur le sujet. Les

nombreux articles disponibles permettent de donner un aperçu de l’offre et de prendre

connaissance des évolutions du marché.

• Consulter la documentation commerciale

La documentation commerciale permet d’accéder à une information abondante sur les

produits mais plus ou moins complète et contenant beaucoup de spécifications techniques

qu’il est souvent difficile de déchiffrer sans connaissance informatique.

• Assister à des démonstrations

Assister à une démonstration permet de questionner le fournisseur et d’avoir une vue globale

du produit. Mais il faut être prudent : un commercial habile peut donner à un public peu

averti une impression faussement favorable du produit. La qualité des démonstrations et des

réponses varient en fonction de la qualité de l’intervenant. Un technicien peut avancer des

arguments purement techniques qu’il sera difficile d’appréhender sans connaissance

informatique, alors qu’un commercial n’est pas toujours l’interlocuteur le mieux placé pour

répondre à des exigences métier.

Pour pallier à ces difficultés, il est important de préparer les questions sur lesquelles on

souhaite obtenir des informations précises. Il est également utile d’inviter à la démonstration

plusieurs participants occupant des fonctions différentes (informaticien, documentaliste,

administrateur de base de données…) et susceptibles d’avoir une vision critique sur les

informations fournies.

• Solliciter l’avis d’utilisateurs

Rencontrer des utilisateurs ou solliciter leur avis permet de compléter l’analyse d’un produit

par des appréciations pratiques et qualitatives. Cette solution constitue l’occasion de

confronter la perception d’un produit par rapport à la réalité et de collecter des informations

relatives à la qualité des relations fournisseurs et du service de maintenance.

I. 1.2.2.4. Développement d’une analyse des données collectées Une fois les données collectées et après vérification de leur validité, il faut procéder à leur

mise en forme afin d'assurer leur comparabilité. La méthode de mise en forme doit avoir été

identifiée dès la conception du comparatif afin que toutes les personnes impliquées dans

l'étude sachent comment les données recueillies doivent être normalisées (tableaux

synthétique, chiffre, ratios, commentaire critique, liens…).


20

Une pratique répandue consiste à réaliser une fiche détaillée pour chaque produit puis de

faire figurer dans des tableaux comparatifs les principales caractéristiques de chacun.

Une autre méthode consiste à déterminer une véritable notation des produits comparés. Dans

ce cas précis, une hiérarchisation des paramètres de la grille d'analyse doit être effectuée

selon les techniques de hiérarchisation qualitatives.

Il reviendra au chargé d'étude de sélectionner la méthode la plus efficiente : classement entre

critères obligatoires ou optionnels, technique de pondération des critères et des groupes de

critères et attribution d'un coefficient.

Voici quelques exemples de mise en forme des données fréquemment employés :

• Tableaux réalisés à l'aide d'un simple tableur : cette solution est notamment intéressante

lorsqu’un système de notation des critères a été adopté car elle permet de proposer une

visualisation graphique des résultats, d’où une vision globale du comparatif.

• Création d'une base de données : cette solution est souvent adoptée pour les études

complexes intégrant beaucoup de critères, car la consultation des données est plus

conviviale (liens entre les différentes données).

La phase d’exploitation des résultats de l’analyse comparative relève à la fois du chargé

d’étude et du décideur. Il revient au premier d’analyser les données comparées et de

rechercher les corrélations possibles entre les résultats et d’en fournir une synthèse. Et c’est

sur la base de cette synthèse que le décideur pourra prendre la(les) décision(s) qui

s’impose(nt).


21

Chapitre 2 Les systèmes intégrés de gestion de bibliothèque

Le cadre particulier de notre analyse portait sur la comparaison de Systèmes Intégrés de

Gestion de Bibliothèque (SIGB). Il convient donc à titre préalable d'apporter une définition

précise de ce que l'on entend par SIGB, afin de mieux appréhender ce que recouvre cette

notion et d'envisager les évolutions récentes de ce marché.

I. 2.1. Définition et typologie

I. 2.1.1. Définition La profusion terminologique de l'offre a tendance à rendre complexe toute catégorisation.

Ainsi on parle de logiciel documentaire, de système de gestion documentaire, de logiciel de

gestion de bibliothèque. A cela s'ajoute un certain flou entre les limites de chaque outil. Une

première distinction doit être opérée entre logiciel purement documentaire et logiciel de

bibliothèque.

La fonction du logiciel documentaire est de se préoccuper de l’accès à l’information. Les

points forts des logiciels dits documentaires sont généralement :

- le libre paramétrage des données bibliographiques

- la gestion de thésaurus (autopostage…)

- la recherche en texte intégral (sur la notice ou sur le document lui-même)

Le logiciel de gestion de bibliothèque intègre quant à lui toutes les fonctionnalités liées à la

gestion du document primaire : acquisition, prêt, bulletinage…Il se caractérise par une forte

normalisation des données bibliographiques, tant pour la saisie que pour l'échange.

La notion de système intégré peut quant elle recouvrir également différentes réalités.

Originairement, l'adjectif intégré, appliqué à un système de gestion de bibliothèque, signifiait

que le système supporte la plupart, sinon toutes les fonctions de gestion d'une bibliothèque :

gestion des acquisitions, gestion des prêts, bulletinage des périodiques, circulation des

revues, édition de statistiques…

Les systèmes informatiques nécessaires à la gestion des centres de documentation doivent

remplir une double fonction : documentaire (équations de recherche complexes, diffusion


22

sélective de l'information ou gestion de thésaurus) et de gestion (prêt des documents,

bulletinage des périodiques ou suivi des acquisitions). Pour satisfaire ce besoin, les

fournisseurs ont donc développé des systèmes qui assurent à la fois des fonctions de

recherche documentaire et de gestion de fonds documentaire : les SIGB.

Dans le cadre de notre étude, nous entendrons donc par SIGB, tout logiciel intégrant à

la fois des fonctions de recherche et de diffusion de l'information et des fonctions de

gestion de bibliothèque.

I. 2.1.2. Typologie de l'offre de SIGB: Afin de satisfaire cette demande de fonctionnalités touchant à la fois aux fonctions

documentaires et aux fonctions de gestion, les éditeurs ont développé différentes solutions :

• Habillage d’un logiciel :

Dans ce cas précis, le logiciel documentaire est paramétré et complété par des

développements qui l’adaptent plus spécifiquement aux exigences de gestion des

bibliothèques. Le logiciel de gestion de bibliothèque ainsi obtenu bénéficie des

fonctionnalités de recherche documentaire mais est beaucoup moins ouvert et paramétrable

que la version documentaire.

• Interfaçage de deux logiciels

Cette solution consiste à coupler un logiciel documentaire à une application de gestion de

bibliothèque.

• Structuration des logiciels en modules

Cette solution a l'avantage de permettre à l’utilisateur de n’acquérir, dans une offre

fonctionnelle complète, que les modules correspondant à son besoin immédiat ou d’étaler

dans le temps la mise en œuvre du logiciel.

• Un logiciel unique

Quelques éditeurs proposent un logiciel complet mais non modulaire. Cette solution peut

paraître confortable mais il faut veiller à ce que le logiciel ne comporte pas trop de fonctions

totalement inutiles.


23

I. 2.2. Évolutions du marché Les éditeurs de logiciels (SIGB et autres) poursuivent actuellement tous une même tendance

qui consiste à abandonner les systèmes propriétaires aux profit de systèmes en « Open

Source ». Dans la même logique, tous développent un gros effort de normalisation et

cherchent à s'appuyer sur les standards reconnus par le marché (cf. MARC, Z39.50,

XML…). De plus on assiste à un enrichissement constant de l'offre, aboutissant à une

intégration des systèmes de plus en plus poussée : diverses fonctionnalités viennent

désormais compléter les fonctions de recherche documentaire et de gestion de bibliothèque

propres au SIGB.

I. 2.2.1. Améliorations fonctionnelles • Le portail

L’offre actuelle de SIGB intègre fréquemment des fonctionnalités de portail c'est à dire une

« interface d’accès à un ensemble de sources ou d’outils organisés de manière cohérente et

s’appuyant, sur le plan technique, sur un accès par un navigateur ainsi que sur une gestion

fine des utilisateurs et de leurs droits d’accès »5. Les logiciels utilisés par les centres de

documentation ou les bibliothèques permettent désormais à l'utilisateur :

- d'accéder à des sources documentaires multiples (internes ou externes, gratuites ou

payantes)

- de personnaliser ses accès aux produits et services disponibles

• GED

L'offre actuelle de SIGB se compose de plus en plus souvent de modules de GED (Gestion

électronique des documents). La GED permet d'une part, d'automatiser l'accès à l'information

en mettant à disposition de l'utilisateur le document primaire dans un format électronique et

d'autre part, de rendre possible la recherche en texte intégral.

Les modules de GED proposés sur le marché ne comprennent pas tous les mêmes

fonctionnalités. Ils assurent généralement la possibilité de piloter un scanner et de réaliser le

lien avec la base bibliographique. Par contre l'intégration d'un logiciel d'OCR et l’indexation

plein texte ne sont pas toujours fournies en standard.


245 [23] Michèle Lenart, p.10.

• DSI (Diffusion Sélective de l'Information)

La DSI consiste à diffuser à intervalles réguliers de l’information à des utilisateurs ou des

groupes d’utilisateurs caractérisés par leur profil d’intérêt. Certains logiciels offrent

aujourd'hui aux usagers la possibilité de créer de manière très simple leurs profils

personnalisés de DSI.

I. 2.2.2. Améliorations techniques : • L’architecture «Full Web »

Un logiciel est dit « full web » lorsqu’il est possible d’accéder aux différents fonctionnalités

du produit via un simple navigateur (IE, Netscape...). Le « full web » permet d’avoir un

client léger puisqu’il ne nécessite aucun déploiement de l’applicatif sur le poste client.

L'architecture Client/Serveur largement dominante dans le marché des logiciels a tendance à

décliner au profit du « full web ». Cette évolution s'explique dans la mesure où le monde de

la documentation (et ses utilisateurs) a été séduit et conquis par les modules web de

consultation. Les documentalistes ont alors fait pression sur les éditeurs pour que la majorité

des fonctions du logiciel soient disponibles en environnement Intranet.

• Introduction du langage XML

Le langage XML est issu de la norme SGML dont il reprend les grands principes de balisage

et de DTD (Document Type Definition). L’apport essentiel du langage XML est de

permettre au document électronique d’échapper à la fois aux contraintes d’un support

quelconque et à celles des logiciels qui permettent de le créer, de le rechercher, de le

visualiser, de l’imprimer ou de l’éditer. XML fournit une méthode de représentation externe

de l’information structurée, normalisée et indépendante des applications qui produisent et

utilisent cette information.

La plupart des SIGB évoluent actuellement vers l’intégration du langage XML. Le XML

dans les bibliothèques peut être utilisé comme format de stockage mais aussi comme format

d’échange en importation comme en exportation. L’échange pouvant aller jusqu’à la mise en

ligne de documents électronique sur des pages web.

Comme format de stockage, XML apporte une solution puissante puisque la structuration des

données est indépendante de toute édition et exportation. Compte tenu de la structuration

qu’il engendre, XML est également une solution d’amélioration des fonctionnalités de


25

recherche puisqu’il permet à la fois une recherche soit sur le contenu du document, mais

aussi sur les métadonnées qui le structurent.


26

Partie II La définition préalable des besoins


27

Chapitre 1 Le contexte de l’IFP

Nous présenterons dans une première partie le cadre et l'objectif de l'analyse comparative

afin de préciser dans un second temps la démarche qui devait être suivie.

II. 1.1. Existant

II. 1.1.1. Historique L'IFP utilise depuis plus de dix ans le SIGB Basis/Techlib pour gérer son fonds

documentaire.

Ce logiciel, et plus particulièrement Techlib (application de gestion de bibliothèques) a été

acquis en 1991 par l'IFP afin d'assurer la gestion de la base "Ouvrages et Périodiques". Ce

logiciel a été choisi car il était perçu à l'époque comme étant le seul à pouvoir proposer des

fonctionnalités en adéquation avec le fonctionnement de la documentation, notamment la

gestion décentralisée de ses bibliothèques et un volume important de notices

bibliographiques.

Le logiciel n'a cependant pas été acquis en standard puisque de lourds développements ont

été nécessaires afin de l'adapter aux spécificités de fonctionnement de l'IFP. Peu de temps

après l'achat du logiciel, des doutes sont apparus sur ses possibilités d'évolution, et un club

d'utilisateurs a été constitué à l'initiative de l'IFP. En 1994, deux nouvelles bases ont été

intégrées sous Basis : les bases "Rapports" et "Publications". Face aux coûts financiers de la

maintenance de Basis/Techlib, il fut décidé de procéder à un audit du système de gestion des

documents, afin d'envisager les modifications possibles pour entrer dans un modèle standard

de logiciel. Cet audit a aboutit à l'acquisition de Basis Web Server en 1998 pour la version

Intranet de l'OPAC. L'IFP utilise aujourd’hui 40 licences (accès simultané) Techlib et 40

licences pour le module web d'interrogation des bases.

II. 1.1.2. Fonds documentaire géré sous Basis/Techlib Actuellement le logiciel Basis/Techlib est utilisé pour gérer quatre bases :

- la base "Ouvrages et Périodiques" qui contient 130 000 ouvrages, 4052 cartes, 13

200 actes de congrès et près de 2000 périodiques (dont 1000 revues vivantes)


28

- la base "Rapports" qui contient les rapports internes de l'IFP (environ 54 000

rapports)

- la base "Publications" qui recense l'ensemble des publications externes réalisées par

le personnel de l'IFP (15 520 publications)

- une base de références d'articles intitulée "Pétrole & Gaz "

La base "Ouvrages et Périodiques" représente à elle seule 230 000 notices (90 000 fiches

catalogue et 140 000 fiches exemplaire) et connaît un accroissement annuel moyen de 1000

exemplaires pour les ouvrages. Quant au nombre de périodiques, il demeure stable ou

diminue.

Évolutions attendues : à court et moyen terme, il est prévu que les bases "Rapports" et

"Publications" soient gérées sous un autre système. Quant à la base "Pétrole et Gaz", celle-ci

n'étant plus alimentée, elle est amenée à disparaître.

II. 1.1.3. Une gestion décentralisée Le logiciel Basis/Techlib gère actuellement une douzaine de bibliothèques distinctes. Ces

différentes bibliothèques permettent de conditionner la gestion et la localisation des

différents exemplaires d'ouvrages ou de périodiques.

En effet, la documentation de l'IFP fonctionne de manière décentralisée. Ainsi plusieurs

bibliothèques possédant un fonds physique propre coexistent dans des bâtiments distincts,

voir sur des sites distincts. Les deux plus importantes sont : la bibliothèque centrale de Rueil

et la bibliothèque de Solaize. Toutes deux accueillent non seulement l'ensemble du personnel

de l'IFP mais aussi le public extérieur. Par ailleurs une bibliothèque spécifique est à la

disposition des élèves de l’École du Pétrole et des Moteurs (ENSPM).

Parallèlement à ces bibliothèques, il existe ce que l'on appelle des "documentations de

secteur". Ces documentations sont assimilées à des "bibliothèque localisation" bien qu'elles

ne possèdent pas de fonds physique propre ni ne reçoivent du public. Dans ces cas

particuliers, un(e) documentaliste est chargé(e) de gérer les ouvrages et périodiques des

chercheurs relevant de son secteur.


29

II. 1.1.4. Fonctionnalités utilisées Basis/Techlib se compose de différents modules permettant d'automatiser les fonctions de

gestion de bibliothèque et centre de documentation. Actuellement, les modules utilisés par

l'IFP sont les suivants :

• Catalogage : module de gestion de l'information bibliographique des documents de la

bibliothèque. Le catalogage se fait actuellement à l'IFP au format US MARC. Une des

spécificités de l'IFP est de recourir à la numérisation du sommaire des ouvrages afin

d'intégrer le contenu du sommaire dans un champ spécifique de la notice bibliographique

de l'ouvrage. Cependant, cette numérisation n'est pas réalisée grâce au logiciel

Basis/Techlib mais externalisée auprès d'une société de services.

• Prêt : module de gestion des emprunts (prêt, retour, réservation) ; environ 3000 prêts par

an sont réalisés au sein de l'IFP.

• Périodiques : module de gestion des collections de périodiques (état des collections,

bulletinage, réabonnements).

• Acquisition : module permettant d'automatiser les commandes, les réceptions et le suivi

financier de la bibliothèque.

• Administration : module d'administration du logiciel utilisé pour configurer les autres

modules, accomplir les tâches administratives et éditer des rapports statistiques et listes

diverses.

II. 1.1.5. Catalogue du fonds documentaire L'accès aux bases "Ouvrages et Périodiques", "Rapports", "Publications" et "Pétrole et Gaz"

se fait par l'intermédiaire de l'Intranet documentaire pour l'utilisateur final.

Modalités de consultation :

L'utilisateur peut consulter le catalogue en effectuant soit une recherche multibases

("Recherche globale") ; soit sur une seule base. Dans ce dernier cas, deux modes de

recherche lui sont proposés :

- recherche simplifiée : la recherche porte alors sur un nombre limité de champs de la

notice

- recherche avancée : tous les champs sont interrogeables et varient en fonction de la

spécificité de chaque base.


30

L'utilisateur peut affiner ses recherches en utilisant les différents opérateurs booléens

(et/ou/sauf). Diverses options de tri lui sont également proposées : par pertinence, date,

référence, année, auteur, numéro d'étude, type, section, titre.

Présentation des résultats :

- Affichage du nombre de résultats par base

- Affichage de la liste des résultats par ordre chronologique décroissant (par défaut) ou

en fonction du critère de tri choisi

- Accès à la notice complète dans un second temps

- Icône de localisation des exemplaires ainsi que de leur état (prêté, en commande…)

- Icône de consultation du sommaire des ouvrages (sommaire au format PDF)

II. 1.2. L’opportunité d’une réinformatisation La direction de la Documentation de l'IFP est aujourd'hui confrontée à une problématique de

réinformatisation. Elle s'interroge sur la pertinence de conserver le logiciel de gestion de

bibliothèque Basis/Techlib, et c'est dans cette perspective qu'une analyse comparative a été

demandée.

Un mouvement de réinformatisation s'est aujourd'hui généralisé dans les bibliothèques et

centres de documentation, faisant suite au vieillissement du système mis en place lors de la

première informatisation. Or, les projets de changement de système informatique sont

généralement longs et porteurs de nombreux risques : « Se réinformatiser, c'est encourir des

risques de solution technique inadaptée, de dérapage dans les coûts, d'interruption

prolongée du fonctionnement de l'établissement…Bref, cela fait beaucoup d'arguments en

faveur du statu quo »6.

Cependant, le mouvement massif de réinformatisation auquel se trouve confronté le monde

des bibliothèques semble prouver la nécessité du changement. Celui-ci peut en effet être

motivé par différents facteurs :

- il y a tout d'abord l'influence incontestable des facteurs liés à l'informatique : par

exemple lorsque les performances du système arrivent à saturation (le temps de

6 [8] Marc Maisonneuve, p.35


31

réponse est jugé trop long) ; la maintenance du logiciel n'est plus assurée ; le service

informatique fait pression afin de se conformer aux standards du marché, etc.

- mais des motifs externes au système peuvent aussi concourir au changement : par

exemple la demande des utilisateurs s'est modifiée et réclame plus de

fonctionnalités.

Il arrive que la problématique du changement se place dans le cadre plus général d'un

processus qualité : dans ce cas, la réinformatisation est l'occasion de repenser les missions de

la bibliothèque ainsi que les produits et services proposés aux utilisateurs.

Dans le cadre de l'IFP différents facteurs ont été identifiés comme susceptibles de

justifier le changement ou tout du moins d'étudier cette possibilité :

II. 1.2.1. Un projet de portail et la recherche de nouvelles fonctionnalités La documentation de l'IFP envisage de faire évoluer son Intranet vers un portail. Plusieurs

réflexions ont déjà été menées en interne. Ainsi, un groupe d'étudiantes de l'ENSSIB a mené

divers entretiens auprès de chercheurs et responsables de l'IFP afin d'identifier leurs

insatisfactions vis à vis de l'interface Intranet actuelle. Sur le fondement de ces entretiens,

trois scénarii ont été proposés au chef de projet portail. Le scénario retenu par l'IFP s'oriente

vers un portail personnalisé afin de faire « coïncider au mieux l'offre et les services

documentaires avec les besoins de l'utilisateur final (le chercheur) en lui proposant une

interface modulable, ciblée et conviviale, des outils d'interrogation des sources simples et

performants, des services personnalisés et des espaces de travail personnels »7. Ce projet

prévoit également de recourir à un outil de recherche fédérée (méta-moteur) afin de procurer

à l'utilisateur un accès unique à l'information documentaire de l'IFP (bases de données

internes et externes).

Diverses recommandations ont également été formulées concernant les fonctionnalités du

catalogue de la bibliothèques :

- possibilité de réservation et/ou de prêt d'ouvrages

- liste thématique des nouvelles acquisitions

- intégration des notices en XML


32

7 Comité de pilotage n°3, juin 2004, ENSSIB « De l'Intranet au portail : Etude des fonctionnalités interne d'information documentaire de l'Institut français du pétrole ».

- meilleure lisibilité des collections de périodiques (électroniques et papier)

II. 1.2.2. Un coût de maintenance élevé L'IFP consacre près de 25 000 euros chaque année pour assurer la maintenance du logiciel

Basis/Techlib. Ce coût représente 15% du prix de la licence logicielle correspondante. Basis

est donc un produit cher et l’IFP s’interroge sur la pertinence de conserver un tel système.

II. 1.2.3. Évolutions internes à la documentation Une simplification du système actuel peut être envisagé au regard de diverses évolutions

internes :

- Réduction du nombre de bibliothèques localisation de l'IFP faisant suite à un

mouvement de centralisation des fonds documentaires

- Réduction du nombre d'ouvrages catalogués

- Réduction du nombre de bases gérées par le système : (migration des bases

"Publications" et "Rapports"; disparition de la base "Pétrole et gaz")

- Inutilité d'un module de gestion des acquisitions : l'IFP a décidé de refondre son

système d'information de gestion (SIG) en mettant en place un ERP (Peoplesoft).

Dans ce cadre une zone de recouvrement fonctionnel est apparue entre la gestion des

acquisitions de la bibliothèque sous Basis et la gestion des achats de l'IFP avec le

SIG.

II. 1.2.4. Les spécifications du service informatique de l'IFP L'IFP ne dispose pas de compétences Basis en interne. Celui-ci est un système propriétaire et

la DSIT (Direction des Services Informatiques et Télécommunications) de l'IFP se consacre

aux progiciels tranverses intéressant tout l'IFP et non aux applicatifs métier. En cas de

changement de logiciel, la DSIT préconise que la base soit gérée sous Oracle, car elle

bénéficie des compétences en interne pour gérer ce système.

L'objectif de notre étude était de présenter au commanditaire une analyse synthétique de

l'offre logicielle susceptible de répondre aux nouveaux besoins de l'IFP, afin de déterminer

l'opportunité d'un éventuel changement de logiciel. Notre analyse comparative consistait

donc en une étude préalable au projet de réinformatisation dont elle conditionnait la

réalisation. Ce faisant, notre comparatif ne devait pas se limiter à une analyse de l'offre du

marché mais devait inclure dans son champ l'actuel logiciel utilisé à l'IFP (Basis/Techlib). Ce


33

n'est qu'en confrontant les performances de celui-ci par rapport aux autres produits du

marché, qu'il sera possible de déterminer le bien fondé du changement, et d'entrevoir les

logiciels les plus pertinents.

Le contexte dans lequel se situait notre analyse comparative (réinformatisation) impliquait

également que l'on se pose la question de la méthodologie à employer pour mener à bien

cette mission.

L'informatique d'une bibliothèque est aujourd'hui constitué de plusieurs logiciels et serveurs

qui coexistent, voire même communiquent ensemble. Par conséquent la personne chargée de

conduire un projet de réinformatisation est davantage sollicitée que lors d'une première

informatisation pour se pencher sur les questions techniques d'interfaçage entre les différents

outils. Cependant, il faut éviter de "tomber dans le piège" d'une approche purement

technique au risque d'adopter une solution parfaitement adaptée sur le plan informatique

mais ne correspondant pas à l'attente des utilisateurs et du centre de documentation.

C’est pourquoi nous avons choisi pour mener à bien notre mission d’adopter une démarche

projet et d’emprunter une stricte méthodologie d’analyse des besoins.


34

Chapitre 2 Conduire une analyse des besoins

L'analyse des besoins est un solide atout et sans doute un des plus sûr garant de la réussite de

l'informatisation ou réinformatisation de la bibliothèque car « le succès d'applications

informatiques dans une bibliothèque repose sur leur adéquation aux moyens disponibles tant

en personnel qualifié qu'en ressources budgétaires et aux besoins des utilisateurs ; la non

adhésion du professionnel à l'utilisation d'une application informatique sur son poste de

travail est le résultat d'une inadéquation de la réponse logicielle à ses besoins »8.

L'identification des besoins se présente dès lors comme le préalable indispensable à notre

étude comparative afin de déterminer le(s) produit(s) susceptibles de satisfaire les besoins

des utilisateurs. Encore faut-il que cette analyse soit correctement menée et nous insisterons

dans cette partie sur la méthodologie à employer.

II. 2.1. Le choix d'une méthode Introduction préliminaire:

La norme NF EN 1325-19 fait correspondre à la notion de besoin : « ce qui est nécessaire à

l'utilisateur ou désiré par lui ». La norme précise par ailleurs qu' « Un besoin peut être

explicite ou implicite ; il peut être existant ou potentiel ».

Une des difficultés de mener une analyse des besoins pertinente concerne cette dernière

affirmation. L'utilisateur n'a pas toujours conscience de ce qui peut lui être nécessaire, il est

donc particulièrement difficile d'identifier les besoins potentiels ou implicites.

L'expression des besoins existants ou explicites, semble de prime abord plus accessible. Or la

pratique démontre que dans bien des cas les besoins exprimés par les utilisateurs ne sont pas

toujours en corrélation avec leurs besoins réels. Ainsi, il arrive très souvent que les

utilisateurs limitent l'expression de leurs besoins à la correction des insatisfactions de

l'existant, ou encore s'autocensurent, faute de connaissance technique suffisante. Il arrive

8 [7] Pierre-Yves Duchemin, p. 281


35

9 La norme NF EN 1325-1« Vocabulaire du Management de la valeur, de l'analyse de la valeur et de l'analyse fonctionnelle » remplace la norme NF X50-150 « Analyse de la valeur, analyse fonctionnelle – Vocabulaire ».

également que l'utilisateur « émette une demande, voire un désir, qui ne présente nullement

le caractère objectif indispensable »10.

Il est impossible d'énoncer avec exhaustivité l'ensemble des facteurs aboutissant à une

"mauvaise" analyse des besoins, que celle-ci soit incomplète, surabondante ou déformée par

rapport à la réalité des besoins. Cependant, compte tenu du sujet de notre étude, nous

mentionnerons ici, les facteurs présentant le plus de risque d'influer sur l'analyse des besoins

dans le cadre d'un projet informatique :

- des besoins exprimés en terme de solution : l'utilisateur raisonne fréquemment en

terme de solution existante plutôt qu'en terme de besoins réels. Il se calque souvent

sur les fonctionnalités proposées par les solutions informatiques qu'il connaît pour

exprimer ses besoins. Cet état de fait a pour conséquence d'exclure des besoins réels

qui ne seront pas exprimés ; mais aussi de créer de toute pièce des besoins qui

n'existaient pas.

- la reconduction de l'existant : certains projets se limitent à reconduire l'existant qui

ne produit pas d'insatisfactions. Dans ce cadre on aboutit souvent à la reconduction

de fonctionnalités qui sont pourtant devenues inutiles.

- des besoins limités à la correction de l'existant : lorsque un système préalable a été

mis en place, l'analyse des besoins semble de prime abord beaucoup plus simple. Or,

il faut dans ce cas faire particulièrement attention au fait que l'utilisateur limite bien

souvent son expression des besoins à la correction des insatisfactions du système.

Un projet de système informatique représente un gros investissement en termes de temps

d'étude et de coût. De plus sa "durée de vie" peut fréquemment dépasser 10 ans. Limiter les

besoins à la correction des insatisfactions actuelles conduit à investir dans un système

inadapté ou dépassé dès son acquisition. La durée de vie du système implique donc que le

chargé d'étude procède à une analyse prospective des besoins.

D'autres facteurs11 peuvent conduire à ce qu'une étude de projet démarre sur la base d'une

analyse des besoins erronée ou incomplète. Les conséquences qui en découlent sont

généralement financières puisque les faux besoins génèrent souvent des surcoûts. Mais

surtout, une mauvaise analyse des besoins conduit le plus souvent à l'insatisfaction de

l'utilisateur.

10 [6] Gérard Herniaux, p.64.


3611 [13] Philippe Rigail.

II. 2.1.1. Définir le(s) besoin(s): adopter une démarche d’Analyse de la Valeur12 L'analyse des besoins intervient au début d'un projet. Afin d’assurer la qualité de cette

analyse, il convient de poursuivre une démarche d’Analyse de la Valeur (AV).

La valeur est définie par la norme NF EN 1325-1 comme la « relation entre la contribution

de la fonction (ou du sujet AV) à la satisfaction du besoin et le coût de la fonction (ou du

sujet AV)13

Note 1 : Le terme de Valeur est également utilisé lorsque des éléments autres que le coût,

tels que fiabilité, poids, disponibilité des ressources et délais sont pris en compte. »

Prendre en compte la valeur dans le cadre d'une analyse de besoins, revient donc à prendre la

mesure de la satisfaction du besoin par le produit (ou service) ; en fonction des ressources à y

consacrer (coût, performances, délais…). Dans le contexte économique actuel, on comprend

que cette acception de la valeur prenne toute son importance puisqu'elle permet d'optimiser

la satisfaction du client (utilisateur).

L'Analyse de la Valeur est quant à elle définit par la Norme NF X 50-15214 : « méthode de

compétitivité, organisée et créative, visant la satisfaction du besoin de l'utilisateur par une

démarche spécifique de conception à la fois fonctionnelle, économique et

pluridisciplinaire ».

Toujours selon cette même norme l'Analyse de la Valeur se caractérise par :

« - une démarche fonctionnelle qui impose de formuler le problème en termes de finalités et

non en termes de solutions pour rechercher l'essentiel et le pertinent ; on évite de cette façon

la tendance à se limiter aux solutions existantes et à s'interdire inconsciemment de

nombreuses possibilités,

- une démarche à caractère économique par la référence systématique aux coûts, aussi bien

à ceux afférents aux produits antérieurs de la même famille et à leurs fonctions, qu'à ceux

que l'on peut estimer pour chaque fonction ou chaque solution nouvelle,

12 Les caractéristiques fondamentales de l'Analyse de la Valeur sont décrites dans la norme NF X50-152. Le fascicule de documentation X50-153 donne des recommandations pour sa mise en application. 13 [17] AFAV, norme NF EN 1325-1, point 3.1.1.


3714 [17] AFAV, norme NF X 50-152, point 5

- une démarche pluridisciplinaire par un travail de groupe faisant appel à un animateur et

un décideur. […]

Cette démarche créative vise à étendre l'éventail des solutions à considérer, elle permet la

prise en compte des évolutions du marché, de l'environnement et des techniques.

[…]

Chez le demandeur, l'Analyse de la Valeur se caractérise par une démarche fonctionnelle

débouchant chaque fois que possible sur l'établissement d'un Cahier des Charges

Fonctionnel (CdCF) dans lequel ce demandeur exprime son besoin - ou le besoin qu'il est

chargé de traduire- en termes de fonctions, critères, niveaux, à chaque niveau étant associée

une flexibilité. »

L'Analyse de la Valeur était initialement réservée à l’optimisation des produits industriels,

afin d’identifier et d’éliminer les coûts inutiles. Son efficacité pour l’amélioration des

performances a fait évoluer son domaine d’application vers les services et les projets. Elle a

pris une telle importance aujourd'hui dans le cadre de la gestion de projet que l'on parle de

management par la valeur. Cette méthode permet de conduire dans un délai et pour un

budget limité, la conception ou la reconception d'un produit dans un contexte déterminé.

C'est pourquoi, il semblait impératif d'appliquer cette démarche dans le cadre de notre étude.

II. 2.1.2. Le recours à l'analyse fonctionnelle Outils méthodologiques

Les caractéristiques fondamentales de l'Analyse Fonctionnelle sont exposées dans la norme

NF X 50-100

La norme NF X 50-151 décrit quant à elle la démarche fonctionnelle du besoin aboutissant

au Cahier des Charges Fonctionnel.

Le fascicule de documentation FD X 50-101 indique les avantages de l'Analyse

Fonctionnelle comme outil interdisciplinaire de compétitivité en montrant les apports de

l'Analyse Fonctionnelle aux différentes disciplines de l'entreprise (gestion de projet,

conception industrielle, achat, qualité…).

L'analyse fonctionnelle est perçue comme un des outils les plus puissants dans le cadre du

management par la valeur ; outil qui s'inscrit de plus dans une démarche qualité.


38

Selon la norme NF X 50-10015 : « L'Analyse Fonctionnelle est un outil méthodologique

déterminant pour construire la qualité et contribuer à l'assurance de la qualité :

- Elle facilite l'expression du besoin ; sa formalisation permet un dialogue constructif entre

demandeur et fournisseur et l'établissement d'une référence claire.

- Elle permet au concepteur de justifier l'adéquation de ses choix de concepts puis de ses

choix de constituants, au regard de la référence du besoin à satisfaire, de comparer diverses

solutions.

- Elle permet de vérifier que le produit constitué répond bien à ce que l'on attend de lui. »

L'analyse fonctionnelle conduit à s'interroger sur les véritables attentes des utilisateurs afin

d'exprimer le "juste besoin" par des fonctions traduisant les services attendus. Elle favorise

l’obtention d’un consensus dans l’expression des besoins car elle s’appuie sur un travail de

groupe et un raisonnement en terme de finalités. De plus il s’agit d’un puissant outil de

communication entre le demandeur et le concepteur de la solution. En effet, dans le cadre

classique de la gestion de projet, l’analyse fonctionnelle est formalisée dans un cahier des

charges qui constitue à la fois un cadre de réponse pour les fournisseurs et un outil de

comparaison des offres.

Même si une analyse comparative n’aboutit pas à la rédaction d’un cahier des charges, nous

avons choisi de reprendre la méthodologie de l’analyse fonctionnelle dans le cadre de notre

étude. Cette approche s’est imposée puisqu’elle répond à un objectif de qualité et qu’elle

permet d’explorer la gamme des solutions envisageables « au lieu de s’arrêter à la première

idée venue pour aboutir au plus vite »16.

II. 2.2. Méthodologie de l'analyse fonctionnelle des besoins La méthodologie de l'analyse fonctionnelle comprend trois principales phases : la recherche,

la classification et la hiérarchisation des besoins.

Selon la norme NF X 50-100 l'Analyse Fonctionnelle comporte toujours :

« - une activité de recherche, d'identification et de caractérisation des fonctions.

15 [17] AFAV, Norme NF X 50-100, point 9.2.


3916 [6] Gérard Herniaux, p.61

Chaque fonction est décrite par son énoncé, c'est-à-dire une phrase décrivant l'action

attendue et les éléments intéressés qui comporte un verbe à l'infinitif suivi d'un ou plusieurs

compléments. Elle est dite validée, lorsque l'on est assuré de son bien-fondé et de la

pertinence de son expression. Elle est caractérisée qualitativement et/ou quantitativement à

l'aide de critères d'appréciation […] dont on définit le niveau attendu, en précisant la plage

d'acceptation […].

- une activité de classification (ordonnancement ou structuration des fonctions), aboutissant

à une structure fonctionnelle.

- une activité de détermination de l'ordre d'importance des différentes fonctions vis-à-vis de

la satisfaction du besoin (hiérarchisation ou valorisation). […] »

Pour ce faire l'analyse fonctionnelle privilégie un travail de groupe pluridisciplinaire ; elle

doit être menée « en groupe de travail rassemblant toutes les compétences requises pour

traiter le problème ». Ce travail de groupe est en effet « un vecteur de synergie entre tous les

métiers concernés, réunis pour obtenir le meilleur résultat »17.

II. 2.2.1. Identification de la profondeur de l'analyse : définition du sujet traité L'identification de la profondeur de l'analyse permet de conditionner la collecte des

informations nécessaires à l'identification des besoins. A cette fin, il convient de clairement

identifier le sujet à traiter c'est à dire de situer le projet dans son contexte général et le

produit recherché par rapport au système auquel il doit d'intégrer. La définition du sujet traité

ainsi que de son but permettra en effet de circonscrire la profondeur de l'analyse. Cette phase

s'effectue avec l'aide et sous le contrôle du décideur. C'est ce dernier qui doit valider la

définition du sujet à traiter par le chargé d'études.

Dans le contexte IFP : Le sujet a été clairement identifié par le chef de projet dès le

lancement de l'analyse comparative. Il s'agissait en l'espèce de déterminer les outils

susceptibles d'assurer la gestion (fonctions de bibliothéconomie : bulletinage, catalogage,

prêt) et la consultation du fonds documentaire via une interface web. De plus, cette analyse

comparative devait être conduite en parallèle de l'évolution d'un projet de portail.


4017 [17] AFAV, Norme NF X50-100, point 4.6.

II. 2.2.2. Le choix d'une méthode d'analyse fonctionnelle L'Analyse Fonctionnelle utilise pour la recherche, l'ordonnancement ou la structuration, la

caractérisation et la hiérarchisation des fonctions, une diversité de méthodes : les plus

répandues sont présentées dans le fascicule de documentation FD X 50-153.18

L’impossibilité de toute exhaustivité conduit à distinguer généralement deux grands types de

méthodes : la démarche intuitive et la démarche méthodique.

II. 2.2.2.1. La méthode intuitive (ou naturelle) Ce type de méthode est fréquemment utilisé dans la pratique quand il y a déjà un produit

existant. Elle semble de prime abord plus facile à construire pour le chargé d'étude qui n'a

pas de compétence particulière en matière d'audit puisque la méthodologie employée dans ce

cas fait appel à des outils classiques de la gestion de projet : analyse de l'existant, étude des

insatisfactions ou encore brainstorming.

Les principales étapes de cette méthode sont les suivantes :

- identification des fonctions actuelles par référence au produit existant ou d'autres

produits ayant les mêmes finalités

- recherche des fonctions attendues par une analyse logique du besoin

- examen critique des fonctions existantes (pertinence, nécessité, éventuellement coût

de ces fonctions)

- enrichissement des fonctions actuelles ou envisagées : « il peut être utile que le

produit réalise quelques fonctions qui ne sont pas encore assurées par les produits

existants ou qui n'ont pas été envisagées à une étape précédente »19

- examen des différentes phases d'utilisation du produit afin d'identifier des fonctions

secondaires qui auraient été négligées lors des précédentes phases

- examen des insatisfactions

II. 2.2.2.2. Démarches méthodiques • Méthode d'interaction avec le milieu extérieur (analyse systémique des milieux

environnants)

18 [17] AFAV, p.214. Voir notamment le tableau récapitulatif des différents outils de l’analyse fonctionnelle.


4119 [18] Commission des Communautés Européennes, p.111.

Cette méthode consiste à analyser pour chaque étape significative du cycle de vie du produit,

les effets et réactions du produit par rapport à son environnement. La première étape est

l'identification des éléments constitutifs de l'environnement extérieur (appelés interacteurs)

au produit. Ces éléments peuvent être des personnes qui utilisent le produit, d'autres sytèmes

s'interfaçant avec lui, des normes, etc. Ensuite il convient d'analyser les interactions que

chaque élément peut entretenir avec le produit, mais encore les interactions existantes entre

les éléments par l'intermédiaire du produit. Cette méthode fait apparaître la plupart des

fonctions en examinant les interacteurs deux à deux. L’examen des relations entre le produit

et un seul interacteur permet également d’identifier les fonctions particulières du produit

pour un intervenant donné. Cette méthode peut être utilisée en complément de l'analyse

intuitive, toutefois il est difficile de la mettre en pratique dans le cadre d'un système

complexe.

• Méthode d'arborescence fonctionnelle : Exemple du diagramme FAST20

Le FAST (Technique d'Analyse Fonctionnelle des Systèmes) a été conçu par Charles W.

Bytheway en 1965. Le FAST est une présentation des fonctions de service et des fonctions

techniques d'une solution pour un produit (qu'il soit existant ou en cours de développement)

sous forme de diagramme fonctionnel logique.

Un diagramme FAST est borné par deux traits verticaux qui délimitent la dimension du

problème. A gauche de la ligne gauche se trouve la fonction "de niveau le plus élevé", qui est

en fait le besoin général. Le diagramme permet de se déplacer d'une fonction à l'autre :

- de gauche à droite en posant la question : comment?

- de droite à gauche en posant la question : pour quoi?

En outre, on peut placer verticalement des fonctions qui se produisent en même temps

qu’une autre fonction ou qui se produisent tout le temps. Sous les fonctions principales,

toujours dans la partie gauche du diagramme, il est possible de placer d’autres fonctions de

services regroupées par familles logiques, comme par exemple : satisfaire l’utilisateur

(minimum de nuisances sonores), assurer la disponibilité (fiabilité des livraisons), etc.

Le diagramme FAST n'offre pas en lui-même une approche particulière pour l'identification

des fonctions ; celles-ci sont identifiées de manière intuitive et placées dans le diagramme

pour en constituer une ébauche. Si des lacunes dans l'enchaînement des fonctions


4220 [17] AFAV, p. 67 et s

apparaissent, cela signifie que des fonctions ont été oubliées. Il faut alors les trouver et

modifier le diagramme jusqu'à l'obtention de rapports satisfaisants. Il y aura autant de

diagrammes FAST qu’il y a d’options de conception envisagées. Dans la plupart des cas, le

FAST est employé lorsqu’un produit existe déjà, cependant son utilisation pour des produits

totalement nouveaux est également possible. Si le FAST est d'utilisation générale aux Etats-

Unis, en Europe il reste circonscrit au rôle d'outil de structuration et d'organisation des

fonctions plutôt que comme un véritable outil de découverte.

• Méthodes d'analyses structurées

Les méthodes d’analyse structurées ont été conçues pour des besoins très spécifiques, c’est

pourquoi nous ne ferons que les citer dans ce paragraphe.

- SADT (Structured Analysis Design Technique) : marque déposée de Softech USA,

la SADT permet de décrire sous forme de modèle un produit futur ou existant .

- SA/RT (Structured Analysis / Real Time) : modèle fonctionnel gérant les

transformations induites par un processus. Les modèles sont vus comme un

ensemble de fonctions transformant des éléments « en entrée » de chaque fonction

en éléments « de sortie ». Ces derniers peuvent constituer des éléments d’entrée

d’une autre fonction.

- les outils IDEF 0, IDEF 1, IDEF 2, SA-RT, etc. offrent des possibilités similaires et

ne sont pas couverts par un copyright. Ils ont comme caractéristique d’utiliser des

démarches sémantique et symbolique spécifiques. Leur mise en œuvre peut être

aidée par des logiciels informatiques.

II. 2.2.3. La collecte d'information sur les besoins La démarche intuitive a été retenue dans le cadre de notre étude pour collecter les

informations nécessaires à l'analyse des besoins : identification des fonctions actuelles par

référence au produit existant, recherche des fonctions attendues par une analyse logique du

besoin, enrichissement des fonctions actuelles, examen des insatisfactions…Ce faisant nous

détaillerons dans cette partie les différentes méthodes utilisables pour la collecte des besoins

auprès des utilisateurs.


43

II. 2.2.3.1. Analyse de l'existant La phase d'analyse de l'existant revêt une importance considérable dans l'analyse des

besoins. Elle consiste à « mettre à plat, de façon aussi claire et formalisée que possible,

l'analyse qualitative et quantitative du fonctionnement actuel de la bibliothèque »21.

Toutefois, l'analyse de l'existant ne doit pas aboutir à une liste exhaustive de détails abscons

mais à une description d'un point de vue fonctionnel et organisationnel. La principale

difficulté consiste alors pour le chargé d'étude à trouver le juste compromis entre trop de

généralité et trop d'exhaustivité. Plus qu'un simple outil de découverte, l'analyse de l'existant

permet de fournir des bases de réflexion pour la réalisation de l'analyse des besoins. Le

recueil d'informations nécessaire à l'analyse de l'existant ou des besoins se réalise à partir de

plusieurs méthodes souvent utilisées concurremment.

II. 2.2.3.2. L'observation La pratique d’expression des besoins conduit davantage à travailler sur le prescrit que sur le

réel. La connaissance des procédures réelles est moins immédiate. En effet, le personnel

encadrant est le plus souvent sollicité pour s’exprimer ; or les cadres décrivent surtout le

prescrit alors que ce sont les utilisateurs qui décrivent plutôt le réel. Afin d’appréhender

l’activité réelle il convient donc de recourir à l’observation directe d’un utilisateur en

situation de travail. Cette méthode permet d’observer le comportement d’un sujet (ses gestes,

attitudes…) et ce qu’il dit lors de l’exécution de la tâche. Il est également possible de mener

des entretiens simultanément à l’observation des utilisateurs travaillant en situation réelle.

Des questions peuvent alors être posées sur la nature des informations prélevées, sur les

raisons ayant motivé certaines décisions, sur les stratégies utilisées. Il est également

envisageable de demander à l’utilisateur d’exprimer à voix haute, en continu, les

raisonnements suivis lors de la réalisation d’une tâche et de commenter tout ce qu’il fait.

II. 2.2.3.3. Entretien L’entretien avec l’utilisateur permet de connaître sa propre conception de l’utilisation du

produit. Cependant les informations récoltées doivent être traitées avec prudence :

- l’utilisateur peut par exemple expliquer ce qu’il devrait faire et non pas ce qu’il fait

réellement. Il convient donc de bien repérer l’utilisation réelle du produit par rapport

à son utilisation « officielle ».



- l’utilisateur n’a pas forcément la capacité d’analyser les processus en jeu lors de

l’utilisation du produit. Il faut donc essayer de les reformuler ou tout du moins

d’avancer des hypothèses.

Tout entretien nécessite donc une préparation préalable et il est recommandé d'élaborer un

guide d'entretien référençant et classant les différentes questions à aborder lors de l'entrevue.

L’entretien est un outil de collecte d’informations qualitatives et le choix des questions

posées exerce une influence directe sur les résultats obtenus. Afin d'enrichir la collecte

d'informations il est donc recommandé de recourir à l'emploi de questions ouvertes. Les

questions fermées peuvent en effet exclure abusivement certaines réponses possibles.

II. 2.2.3.4. Questionnaires Le choix entre questionnaire et entretiens22 dépendra du nombre de personnes que l'on veut

interroger. Le questionnaire repose sur une collecte quantitative de l’information. Un

questionnaire est généralement composé de questions fermées, or celles-ci engendrent un

appauvrissement de l'information récoltée qui ne peut être contrebalancé que si le nombre de

réponses au questionnaire est suffisamment important. L'intérêt principal des questions

fermées est d’offrir la possibilité d’un traitement statistique des réponses obtenues.

II. 2.2.3.5. Réunion Par sa dynamique de groupe, la réunion permet de confronter les points de vue de chaque

participant et provoquer ainsi une émulation de la réflexion. Cependant la dynamique de

groupe n'a pas toujours l'effet escompté : les participants peuvent s'auto censurer ou se

conformer aux idées des leaders du groupe. La conduite de réunion doit toujours suivre une

méthodologie précise (ordre du jour, rédaction de compte rendu…) et reposer sur une mixité

des participants (mixité hiérarchique et fonctionnelle) afin de faire émerger un large

consensus sur l’expression des besoins.

II. 2.2.4. Les contraintes inhérentes à la définition des besoins dans le cadre d'une réinformatisation La difficulté de l’analyse des besoins dans le cadre d’une réinformatisation tient surtout au

fait que le chargé d'étude doit s'investir dans une démarche prospective. Les développements

perpétuels des technologies informatiques et le manque de connaissances techniques dans ce

domaine peuvent largement alourdir sa tâche. Cependant, il faut se rappeler que la définition


4522 [11] Marie-Christine Mallen

des besoins dans ce domaine « consiste, non pas à développer une capacité à prévoir

l'imprévisible, mais à élaborer une stratégie afin d'affiner les réflexions concernant

l'informatisation de la bibliothèque et définir les règles qui en découle »23.

Afin d'éviter l'échec du processus d'informatisation ou de ré-informatisation, la définition des

besoins ne doit donc pas être conduite « ex nihilo mais en tenant compte de différents

facteurs inévitables dans l'environnement général de la bibliothèque… »24.

Nous proposons de détailler dans ce paragraphe quelques facteurs de risques dont l'analyse

est indispensable afin d'éviter l'échec du processus d'informatisation :

L'enjeux du projet et le degré d'ambition de la bibliothèque par rapport à ce projet est un

facteur indispensable puisqu'il conditionne la définition des besoins. Les enjeux du projet

sont l'un des principaux critères de choix. Par exemple, il conviendra de s'attarder sur les

questions du niveau de catalogage et de degré d'exhaustivité du catalogue désiré par la

bibliothèque. Envisage t-elle par exemple d'échanger des notices à travers un réseau? Auquel

cas il lui faudra adopter un format normalisé.

De même la question de l'accessibilité du catalogue pour les utilisateurs doit être

appréhendée : quels sont les utilisateurs autorisés à utiliser le catalogue, comment y

accèdent-ils et quelle est l'étendue de leurs droits? A travers cette question de l'accessibilité

transparaît celle plus stratégique de la visibilité du catalogue. Dans le cadre de notre étude

cet élément était un point fondamental. Le commanditaire voulait transformer l'Intranet

documentaire en un véritable portail, afin de permettre un accès plus efficace à l'information.

L'ensemble des conditions d'accès à l'information a été entièrement revu et les besoins qui en

découlaient ne pouvaient plus être satisfaits par le logiciel de bibliothèque utilisé. L'ambition

du projet justifiait cette volonté de changement de logiciel mais a également conditionné son

choix.

Un facteur souvent négligé dans la prise en compte des besoins concerne les attentes du

personnel de la bibliothèque. Aujourd’hui les besoins de l'utilisateur final et donc les

fonctionnalités de consultation du catalogue sont privilégiés or il est indispensable de cerner

les attentes du personnel de la bibliothèque puisque c'est lui qui sera le premier utilisateur du

logiciel. Son adhésion et son implication dans le projet conditionne la réussite de celui-ci. Il

existe deux catégories de personnel dont les attentes devront être satisfaites pour assurer la




réussite du projet : l'administrateur de la base et les documentalistes chargées des fonctions

de production.

• l’autonomie de l'administrateur est un élément fondamental de réussite puisque

l'administrateur a la lourde charge d'assurer le bon fonctionnement du système, voire de

le faire évoluer.

La volonté de changement de logiciel n'était pas motivée dans notre cas par l'amélioration

des fonctionnalités d'administration mais les nouvelles technologies sur le marché offrent

désormais des modules d'administration simples et conviviaux Ainsi ce besoin qui

n'apparaissait pas au premier abord comme fondamental est devenu un des critères de choix.

• les attentes du personnel chargé des fonctions de bibliothéconomie (catalogage, prêt)

puisque leur satisfaction conditionne la qualité de la gestion du fonds et du catalogue.

Véritable patrimoine, il convient de veiller à la pérennité des données bibliographiques lors

d’un changement de logiciel. Le transfert et la conversion des données doit être un critère de

l’analyse ; le formatage préalable à la migration sur le nouveau système doit être aussi parfait

que possible.

La volumétrie de la base est également un facteur décisif. Il est fondamental de définir

scrupuleusement le nombre et la taille des fichiers à gérer dans la base, le nombre de notices,

le nombre moyen de caractères, le nombre de champ, etc…

Les choix techniques ne dépendent pas du bibliothécaire mais sa réflexion sur la technique

lui permettra d'analyser les conséquences de certains choix informatiques, ce qui peut avoir

une lourde influence sur son analyse des besoins. Il ne s'agit pas ici de raisonner en terme de

solution mais de délimiter des axes de réflexion concernant les grandes options techniques de

la solution (architecture Client/Serveur, SGBD, utilisation de protocoles, système

d'exploitation…).

Compte tenu de la rapidité des évolutions informatiques, la durée de vie des systèmes

informatiques est généralement de 5 à 6 ans, cependant il est fort courant dans le monde des

bibliothèques de prolonger la maintenance du système jusqu'à une dizaine d'années. Dans

cette optique, il faudra tenir compte de la qualité et des modalités des services de

maintenance désirés.


47

II. 2.2.5. Désignation et organisation des fonctions

II. 2.2.5.1. Recensement des fonctions La désignation des fonctions suit également une formalisation bien précise. Le but visé étant

une description complète des finalités du produit (ou du produit lui-même), la description de

ses différentes fonctions doit être claire. Pour ce faire, « il est nécessaire de prendre

systématiquement soin de la formalisation de chaque fonction et de vérifier qu'elle exprime

correctement le but à atteindre. La description doit être claire, courte, avec un verbe

indiquant la nature de l'action exigée pour satisfaire le besoin, et un nom indiquant l'élément

sur lequel l'action est exercée ».25

Les différentes fonctions identifiées doivent donc être désignées par un verbe à l'infinitif et

des compléments.

Une fois que les fonctions ont été désignées correctement, il convient d'identifier leur nature.

On distingue généralement deux types de fonctions (fonctions de services et fonctions

techniques) ainsi que les contraintes.

• Les fonctions de service sont celles qui traduisent le besoin de l'utilisateur

indépendamment des solutions. Seules les fonctions de service figurent dans un CDCF.

Elles peuvent se décomposer en plusieurs catégories (fonction d'usage et fonction

d'estime / fonction principale et fonction complémentaire).

• Les fonctions techniques sont celles qui sont introduites dans le produit en fonction du

choix des solutions (réponses du produit à des besoins de conception non explicitement

demandés par l'utilisateur mais contribuant aux fonctions de service). Ce type de

fonction ne doit donc pas être mentionné dans le CDCF.

II. 2.2.5.2. Intégration des contraintes Les contraintes (ou fonctions d'adaptation) sont des restrictions ayant pour effet de limiter le

choix des solutions. Les contraintes expriment un soucis de réalisme ; elles sont donc

spécifiques au contexte d'usage et peuvent varier dans le temps. Les contraintes peuvent être

inhérentes à différents facteurs:

• contraintes humaines : ce sont des contraintes liées à la culture de l'utilisateur, à sa

capacité d'adaptation.

25 [18] Commission des Communautés Européennes, p.111.


48

Ce type de contraintes est sans aucun doute des plus difficiles à cerner car elles relèvent de

l'analyse des comportements et habitudes des personnels qui peuvent influer sur le succès du

projet. Pour permettre de correctement les identifier dans le cadre d'une informatisation, il

convient tout d'abord d'impliquer l'ensemble du personnel concerné par le projet ; ou tout au

moins d'assurer une large communication sur les orientations suivies. Il est nécessaire par la

suite d'étudier la capacité d'adaptation des personnels aux tâches nouvelles qu'impliquera

l'implantation du nouveau système.

• contraintes liées à l'environnement normatif

• contraintes institutionnelles (charte graphique, pratiques de l'environnement

concurrentiel)

• contraintes liées à l'environnement physique (taille et conception des locaux par

exemple)

• contraintes liées à l'environnement informatique

Ces contraintes regroupent toutes les décisions prises antérieurement dans le domaine de

l'informatisation de l'établissement. Elles servent de cadre pour le développement des futures

applications (matériel utilisé, problèmes de compatibilité avec d'autres applications, la

reprise de l'existant…).

• les contraintes organisationnelles

Ces contraintes découlent principalement de la politique générale de l'établissement ou

encore des principes d'organisation de la bibliothèque. Il peut s'agir par exemple de la place

que l'on souhaite accorder aux outils informatiques, de favoriser le travail en ligne, ou encore

la politique bibliographique suivie.

• les contraintes financières : il s’agit du cadre budgétaire dans lequel doit s'insérer le

projet.

II.2.2.5.3. Organisation des fonctions La phase de recherche et d'identification des fonctions doit être aussi exhaustive que

possible, mais ceci présente un risque de redondance dans la liste des fonctions. C'est

pourquoi cette liste doit être organisée de manière logique afin de présenter une liste claire et

organisée des fonctions à conserver.


49

Cela peut prendre la forme d'un tableau (fonctions, critères, contraintes), d'un arbre

fonctionnel, d'un modèle, etc.

Pour aboutir à ce résultat, plusieurs étapes sont nécessaires :

• Caractérisation des fonctions

Par caractérisation, il faut comprendre la quantification des performances attendues des

différentes fonctions. A cette fin il faut déterminer pour chaque fonction de service :

- des critères de valeur afin de pouvoir apprécier la performance attendue d'un produit

(ou service) en tenant compte des désirs ou besoins des futurs utilisateurs ;

- des niveaux d'exigence pour les différents critères et indiquer si le service désiré est

absolument nécessaire ou s'il peut être légèrement adapté ;

- des indications de flexibilité pour chaque niveau de critère d'appréciation (classe de

flexibilité ou taux d'échange).

• Hiérarchisation des fonctions

« La hiérarchisation des fonctions de service consiste à leur assigner un ordre d'importance,

qui reflète généralement le point de vue des utilisateurs. »26

Ainsi, il est généralement convenu:

- de distinguer fonctions principales et fonctions complémentaires

- de les ordonner : attribuer un rang d'importance aux fonctions

- de les comparer deux à deux : méthode du tri croisé


5026 [18] Commission des Communautés Européennes, p.110

Partie III Application de la démarche

comparative dans le contexte de l’IFP


51

Chapitre 1 Analyse des besoins de l’IFP

III. 1.1. Phase de collecte d'information sur les besoins Le projet de l'IFP portant sur une démarche de réinformatisation, il nous est apparu plus

approprié de recourir à une méthode intuitive de recherche des besoins : analyse de l'existant,

enrichissement des fonctions actuelles, étude des insatisfactions, brainstorming…

III. 1.1.1. Collecte d'informations concernant les besoins des documentalistes Le terme de documentaliste est trop large pour cerner le type d'utilisateur dont nous voulions

recueillir les besoins. Des sous distinctions ont été réalisées afin d'identifier l'ensemble des

catégories de personnes utilisant le logiciel Basis/Techlib à la direction de la documentation :

- administrateur du logiciel

- documentaliste chargé du catalogage

- documentaliste chargé de la gestion des acquisitions

- documentaliste utilisateur des fonctionnalités de bibliothéconomie du logiciel

(gestion des prêts et des périodiques)

Différentes méthodes ont été utilisées pour collecter les informations nécessaires :

• Une phase d’observation de l’utilisation des fonctionnalités de l’actuel logiciel

(observation des manipulations techniques et recueil des impressions de l’utilisateur).

• Réalisation d’entretiens individuels : nous avons choisi d'enrichir la collecte

d'informations en multipliant les entretiens avec des personnes exerçant ou ayant

exercées les mêmes fonctions. Cette technique a permis d'assurer une plus grande

objectivité des résultats de l'analyse puisqu'il nous a ainsi été possible de confronter les

points de vue de chacun, et par la même de recouper les informations collectées.

• Réunion : phase de finalisation et de validation de l’analyse des besoins réalisée.


52

Tableau récapitulatif des personnes rencontrées pour la collecte des besoins

Fonctions Type d’informations collectées Commanditaire Définition du contexte du projet Administrateurs Structure de la base

Contenu de la base Historique du système Inventaire des insatisfactions

Documentalistes de secteur Responsable de la bibliothèque centrale Documentaliste de l'école du pétrole et des moteurs (ENSPM)

Fonctionnalités de bibliothéconomique (prêt, bulletinage…) Utilisation de l'OPAC

Responsable du service acquisitions Utilisation du module "acquisitions" Utilisation de l'OPAC

Responsable catalogage Normes de catalogage utilisées Format des données Volumétrie

Correspondant informatique Environnement informatique du système

III. 1.1.2. Collecte d' informations concernant les besoins des utilisateurs finaux Dans le cadre de notre étude, l'analyse des besoins des utilisateurs finaux a être réalisée en

parallèle du projet d'évolution de l'Intranet documentaire vers un portail. Ce projet de portail

a pour but premier d'optimiser l'accès à l'information pour les chercheurs. L'accès au

catalogue de la bibliothèque ainsi que les modalités de consultation de ce dernier étaient pas

conséquent un point primordial de l'analyse. Une attention toute particulière a donc dû être

accordée aux fonctionnalités de l'OPAC. Certaines fonctionnalités indispensables ont été

identifiées dès l'analyse de l'existant : interrogation multibases, affichage des résultats par

base, localisation et état des documents trouvés…

Certaines pistes d'améliorations avaient par ailleurs été évoquées par le chef de projet lui-

même : par exemple la possibilité d'accéder aux articles intégraux de la revue depuis sa

notice bibliographique ; ou encore de pourvoir enrichir le catalogue par des liens contextuels.

Il était également convenu de privilégier une simplicité d'utilisation du catalogue en ayant

recours à une navigation "intuitive".

Toute l'originalité de la méthodologie suivie pour réaliser l'analyse des besoins des

utilisateurs tient au fait que cette analyse "découlait" de celle réalisée dans le cadre du projet

de portail. Il était donc inutile et surabondant de mettre en place toute une procédure

d'enquête ou d'entretiens afin d'évaluer un besoin qui recoupait celui déjà analysé dans le


53

cadre du projet de portail. Nous avons utilisé le travail des étudiantes de l'ENSSIB27 afin

d'identifier une partie des besoins des utilisateurs finaux.

Cependant le scénario de portail documentaire qui a été retenu a également soulevé de

nouvelles interrogations relatives au catalogue du fonds documentaire. Les entretiens réalisés

par le groupe ENSSIB ont notamment révélé la faible lisibilité des abonnements aux

périodiques électroniques. Pour pallier à cette lacune il a été préconisé de permettre à

l'utilisateur d'accéder à une liste des titres des revues (papier et électronique) avec mention

de leur couverture chronologique et de leurs conditions d'accès.

La participation à une réunion du groupe de travail sur le projet de portail a également été

l'occasion de compléter l'analyse des besoins des utilisateurs finaux.

III. 1.2. Synthèse de l'analyse fonctionnelle des besoins de l'IFP L’analyse des besoins à partir des informations collectées a sans aucun doute été la phase la

plus chronophage de toute notre analyse.

• La première difficulté rencontrée a été d'adopter une démarche prospective puisque le

projet de réinformatisation s'intégrait dans celui plus vaste de portail d'information

documentaire. Les besoins identifiés pour l'analyse comparative étaient donc

susceptibles d'évoluer en fonction des orientations et solutions choisies pour le portail.

• Réaliser une analyse prospective des besoins est d'autant plus difficile que le marché des

logiciels documentaires est en perpétuelle mutation. Nous avons été confrontés à un

phénomène d’itération entre les besoins et la découverte des outils. Chaque nouvelle

démonstration élargissait le champ des fonctionnalités possibles et a eu des

répercussions sur notre propre analyse des besoins.

• Enfin, la dernière difficulté rencontrée a découlé du degré d'implication des différents

participants à l'étude ou personnes interrogées. Il a parfois été difficile de sélectionner le

"juste besoin" lorsque des opinions contradictoires s'exprimaient sur la même

fonctionnalité. Une fonctionnalité identifiée comme fondamentale pour les uns pouvait

alors apparaître comme superflue pour d'autres.

Comme l'objet de notre analyse se situait dans l'optique d'une étude d'opportunité, nous

avons pris le parti de maximiser les besoins. Il s'agissait de laisser la porte ouverte à toutes

27 Sur ce point, voir Partie 2, Chapitre 1, point B.1 : « Un projet de portail et la recherche de nouvelles


54

les possibilités et de proposer des solutions adaptées à ce maximum. C'est au décideur que

reviendra la décision de l'opportunité du changement et d'opérer son choix.

III. 1.2.1. Récapitulatif des principaux besoins de l’IFP 28 • Pérennité du fonds documentaire

Le fonds documentaire actuellement géré sous Basis/Techlib constitue une partie intégrante

du patrimoine de l’IFP dont il est fondamental d’assurer la pérennité. Par conséquent, le

fournisseur devra pouvoir assurer l’intégrité de la migration des données actuellement gérées

sous Basis (230 000 notices). De plus, le fournisseur devra assurer la reprise de la

numérisation du sommaire des différents ouvrages de l’IFP.

• Une large autonomie d’administration de la base

L’actuel système offre des possibilités de paramétrage restreintes. Toute personnalisation

implique donc un investissement important et présente l'inconvénient d'être figée dans le

temps. Or l’offre logicielle actuelle propose des outils conviviaux qui permettent notamment

d’administrer un système sans connaissance informatique particulière (formation de 1 à 2

jours) et qui offrent de très larges possibilités de modification sans avoir à faire appel à des

développements de l’éditeur.

• Respect d’un format de catalogage normalisé

La documentation de l’IFP assure un catalogage au format US MARC qu’il convient de

conserver dans la mesure où l’IFP est pôle associé de la BNF. Le maintien d’un format de

catalogage normalisé s’impose afin de disposer d’un maximum d’informations structurées,

de faciliter l’échange et de préserver la possibilité de travail en réseau.

• Amélioration de la gestion des prêts

Les améliorations nécessaires concernent tout à la fois les utilisateurs et les documentalistes.

Les chercheurs souhaiteraient pouvoir activer le prêt ou la réservation d’un ouvrage

lorsqu’ils consultent la notice sur le catalogue. Quant aux documentalistes, la possibilité

d’alimenter le fichier des lecteurs à partir de l’annuaire LDAP de l’entreprise permettrait de

diminuer leur temps de saisie mais aussi de bénéficier d’informations à jour. Enfin, il serait

fonctionnalités ».


5528 L'analyse complète des besoins est consultable en Annexe 1, p.105.

souhaitable de pouvoir effectuer une relance automatique par mail de tous les emprunteurs

indélicats.

• Interface de consultation du catalogue des ouvrages

L’amélioration de l’OPAC, de ses fonctionnalités et de ses conditions d’accès, constitue un

besoin majeur de l’analyse. Les utilisateurs souhaitent en effet pouvoir se servir du catalogue

comme d’un véritable outil de recherche thématique et non plus comme un outil de

localisation. Il est notamment apparu comme nécessaire que les utilisateurs disposent des

fonctionnalités suivantes :

- accès à une interface personnalisée en fonction de leur profil (par exemple la liste

des nouvelles acquisitions propres à leur domaine d’activité)

- demande de prêt ou de réservation d’ouvrages en ligne

- historique des recherches

- visualiser l’image (PDF) du sommaire des ouvrages et que les termes de la recherche

apparaissent en surbrillance dans le sommaire

- espaces personnels pour y intégrer les notices du catalogue afin de se constituer sa

propre bibliographie

- cataloguer ses propres références (les fiches cataloguées par l’utilisateur seraient

soumises à une procédure de validation par la documentation avant d’être intégrées

dans le catalogue)

• Gestion des périodiques

Le logiciel doit permettre d’assurer les fonctions de bulletinage et

d’abonnement/réabonnement des périodiques (collections papier et électronique).

• Interface de consultation du catalogue des périodiques

Le catalogue des périodiques, comme celui des ouvrages, a fait l’objet d’une attention

particulière. Ce catalogue devra référencer l’ensemble des titres papier et électronique dont

dispose l’IFP et mentionner leur localisation et l’état de chaque collection. L’affichage de

chaque notice devra comprendre l’état de la collection de la revue ainsi que sa localisation.

Un lien devra par ailleurs permettre d’accéder aux périodiques électroniques auxquelles

l’IFP est abonné.


56

III. 1.2.2. Intégration des contraintes techniques • Base gérée sous Oracle

Oracle est le SGBD de l’IFP et conformément aux recommandations de la DSIT, le logiciel

devra permettre que la base soit gérée sous Oracle.

• Architecture « full web »

Il a été spécifié dès le lancement de l’analyse que le logiciel devait avoir une architecture

« full web » : l’ensemble des fonctionnalités de l’outil (bibliothéconomie, administration et

catalogue) doivent être accessibles pour les utilisateurs via un simple navigateur.

• Gestion du format XML

La conversion des données au format XML n’est pas d’actualité immédiate mais il semble

que cette solution soit adoptée dans un avenir proche. En effet, la structuration nouvelle des

données internes de l’IFP au format XML permettrait que le méta moteur du portail puisse

interroger le maximum de sources homogènes. C’est pourquoi la possibilité de convertir les

notices catalographiques dans ce format devait être prise en compte.

• Compatibilité avec l’outil de portail

Le logiciel devra être compatible avec l’outil de portail. La base devra être interrogeable via

le méta moteur du portail.

• Environnement informatique de l’IFP

- Système d’exploitation su serveur : Windows 2000 SP3

- Système d’exploitation du poste client : NT4 et XP

- Système d’exploitation du serveur web : iiS V.4 ou V.5

- Navigateur : IE

Tableau de synthèse

Ce tableau synthétique récapitule l’ensemble des besoins de l’IFP regroupés par catégories

fonctionnelles et distingue l’existant, les besoins et les améliorations optionnelles

envisageables.


57

Se plaçant dans le cadre d’une étude d’opportunité, ce tableau permet de mettre en lumière

les critères sur lesquels se fonde l’éventualité du changement de logiciel ainsi que les

priorités à retenir pour le comparatif.


58

Tableau récapitulatif des besoins

Existant Besoins identifiés Améliorations optionnelles

Catalogue des ouvrages

Util

isat

eur

Fina

l

• accès via l'intranet documentaire • recherche simplifiée portant sur tous les champs de la notice • recherche avancée portant sur les champs : titre, auteur, mots clés, année, résumé, contenu • possibilité d'accéder à la version PDF du sommaire des ouvrages • Mise en surbrillance des termes de la recherche dans le titre de la notice A. Fonctionnalités de recherche :

-opérateurs booléens ET /OU -opérateurs de proximité -gestion des troncatures -tri et classement des résultats

• accès à une interface personnalisée en fonction du profil utilisateur

• possibilité de demande de prêt (mail rempli automatiquement et adressé à la bibliothèque détentrice)

• possibilité de réservation d'ouvrages (mail rempli automatiquement et adressé à la bibliothèque détentrice)

• consultation des dernières acquisitions classées par thème

• affichage de la liste des résultats avec le nombre d'exemplaires; leur localisation et leur état sur la même page

• gestion de l’historique des recherches • recherche avancée portant sur les champs:

-titre -auteur -année -type de document -bibliothèque détentrice -basic index regroupant les champs mots clés, résumé et contenu

• interface de recherche en anglais pour les élèves de l'ENSPM

• mise en surbrillance des termes de la recherche dans la notice et/ou le fichier PDF du sommaire

• présence de liens hypertexte dans la fiche résultats (auteurs, sujets…)

• amélioration des fonctionnalités de recherche :

-possibilité de recherche en langage naturel : traitement linguistique, sémantique, morphologique -traitement du multilinguisme • espaces personnels à chaque utilisateur, dans lesquels pourront être intégrés des notices du catalogue.

• possibilité pour chaque utilisateur d'entrer des fiches catalogues dans la base, celles-ci étant soumise à une procédure d'approbation avant acceptation définitive.

• envoi automatique de la liste des nouvelles acquisitions (push)


59

Existant Besoins identifiés Améliorations optionnelles Catalogue des périodiques

• possibilité de recherche simplifiée (tous les champs)

• recherche avancées sur les champs : titre, classement, année

• recherche avancée sur les champs : titre, bibliothèque détentrice, thème, éditeur

• visualisation des collections de périodiques papier et électronique (état et localisation)

• lien permettant d'accéder au sommaire ou au texte intégral des revues électroniques (mise à jour du lien)

• lien depuis des bases externes vers l'OPAC

• possibilité d'extraire des informations du catalogue et de faire des listes personnelles de périodiques

Fonctions d’éditions • édition de la liste des résultats trouvés avec le nombre

d'exemplaire, leur localisation et leur état • liste des nouvelles acquisitions • liste des nouvelles acquisitions par thématique • possibilité d'export de la liste de résultats (format Word)

Autonomie de paramétrage

Doc

umen

talis

te

• paramétrage des droits d'accès des utilisateurs

• modification ou suppression des bibliothèques localisation, des types de lecteur, de document, listes d'autorité ou des éditions

• modification ou suppression d'enregistrements

• mise à jour des paramètres de l'application (types de documents, de lecteur et de collection utilisés par défaut)

• paramétrage des bibliothèques localisation • paramétrage des écrans de saisie • paramétrage des écrans de recherche • paramétrage de l'affichage des résultats • paramétrages des possibilités statistiques • paramétrage des éditions


60

Existant Besoins identifiés Améliorations optionnelles Catalogage

• format US MARC • gestion de liste d'autorité • gestion de thésaurus • contrôle de la saisie • automatisation de l'import des résultats de la numérisation dans le champs sommaire

• lien vers l'image du sommaire scanné

• augmentation de la taille du champ sommaire afin de pouvoir y intégrer la totalité du sommaire numérisé

Possibilités statistiques • statistiques concernant les mouvements du fonds

• statistiques de gestion (par cote, type de collection, bibliothèque, type de document, type de lecteur)

• possibilité d'export des résultats statistiques vers un tableur selon des modalités conviviales (une icône tableur par exemple)

• Statistiques sur la répartition des ouvrages par nombre de prêts

• Statistiques sur la répartition des lecteurs par nombre de prêts

• Obtenir par bibliothèque le nombre de prêts sur une période donnée

Gestion des prêts • paramétrage des prêts en fonction du type de document

• gestion des codes barres

• paramétrage des prêts en fonction du type de lecteur et de la bibliothèque localisation

• possibilité de conditionner le prêt au paiement d'une caution

• relance par mail automatique en cas de retard des emprunteurs

• alimentation de la base des lecteurs par l'annuaire LDAP de l'IFP


61

Existant Besoins identifiés Améliorations optionnelles Gestion des périodiques

• gestion des abonnements/réabonnements

• bulletinage

• gestion des périodiques électroniques • lien vers la version électronique de la revue (lien actualisé)

Fonctions d’édition • éditions de statistiques de gestion (par cote, type de collection, bibliothèque, type de document, type de lecteur)

• éditions du catalogue des périodiques (en global ou par bibliothèque)

• éditions du catalogue des ouvrages

• édition de la liste des résultats obtenus avec le nombre d'exemplaires, leur localisation et leur état

• édition de la liste des fiches catalogues (et non des fiches exemplaires)

Spécifications techniques • SGBD Propriétaire • Base de données stockée sous Oracle • Administration en mode Client/Serveur • Architecture full web

• Gestion du format XML

• Intégration dans le projet de portail - compatibilité avec le logiciel de portail (Peoplesoft) - possibilité d'interroger le catalogue via l'interface de portail (passerelle Z39.50) -interface personnalisée : SSO


62

Chapitre 2 Construction de la grille comparative

La construction d’une grille comparative a permis de structurer les informations à récolter

pour mener notre enquête auprès des fournisseurs de logiciels de gestion de bibliothèque.

III. 2.1. Définition des paramètres de comparaison La définition des paramètres de comparaison a été une étape délicate de notre analyse. Si

certaines fonctionnalités étaient facilement identifiables, pour d’autres il a fallu réaliser une

véritable traduction des fonctionnalités en critères techniques :

A titre d’exemple :

- SSO : le logiciel de bibliothèque doit s’intégrer dans un portail documentaire et il est

prévu que l’utilisateur n’ait à s’identifier qu’une seule fois à l’aide d’un mot de

passe unique lui permettant d'accéder ainsi à l'ensemble des sources qui lui sont

autorisées. Dans ce cadre, il était indispensable de prévoir comme critère comparatif

que le logiciel de bibliothèque prenne en compte le SSO (Single Signe On).

- Norme Z 39.50 : la base «ouvrages et périodiques » devra être interrogeable par le

méta moteur du portail documentaire de l’IFP ce qui implique que le logiciel de

bibliothèque respecte la norme d’échange de données appelée Z 39.50.

- GED : l’IFP externalise la numérisation du sommaire des ouvrages mais la

possibilité de réaliser cette manipulation en interne pouvait être envisagée. C’est

pourquoi, parallèlement à la question de la reprise du système actuel il convenait de

se pencher sur les possibilités de réaliser cette fonctionnalité en interne par le biais

d’un module de GED. Les deux types de solution ont donc été conservées et

intégrées comme critères dans la grille.

Ne possédant pas une culture informatique métier, certaines fonctionnalités n’ont pas pu être

traduites en critères, nous les avons donc laissé telles quelles dans la grille comparative. Il en

a été ainsi par exemple pour la possibilité d’accéder à la version électronique des revues à

partir de leurs notices catalogue. Un champ spécifique du format MARC (zone 856) gérait

les URL et il aurait été possible d’envisager cette solution comme critère répondant à la

fonctionnalité voulue. Or il semblait plus opportun de ne pas intégrer ce critère mais de

laisser le champ libre aux diverses solutions proposées par les éditeurs. En cas de réponse

positive du fournisseur à la question « gestion des URL de la version électronique des


63

revues », nous avions donc prévu de lui demander un complément d’information afin de

pouvoir comparer la pertinence des différentes solutions proposées.

Parallèlement aux fonctionnalités techniques, une catégorie de critères ne répondant pas

directement aux besoins de l’IFP, mais conditionnant en partie les résultat du comparatif a

été introduite : critères relatifs à l’éditeur (taille et date de création de la société, chiffre

d’affaire, etc.), au service de maintenance et bien sûr à la tarification proposée.

III. 2.2. Classification des paramètres Les différents comparatifs publiés dans la presse spécialisée ont servi de modèles pour

construire notre grille comparative. Après avoir identifié les différents paramètres, nous les

avons donc regroupé en grandes classes fonctionnelles : gestion et saisie des données,

gestion du paramétrage, prêts, etc… La grille comparative a été utilisée comme un outil

d’enquête et de collecte des données.

Puisqu’il s’agissait d’une étude d’opportunité, les besoins et les améliorations optionnelles

ont été placés au même niveau, afin de pouvoir comparer l’offre par rapport à un maximum

possible.

Mise en forme des données pour assurer leur comparabilité :

Nous avions initialement prévu de procéder à une pondération des différents critères de notre

grille afin d’adopter une véritable notation des produits. Cependant cette méthode a été

abandonnée, par manque de temps tout d’abord, mais aussi parce qu’elle n’est pas apparue

comme la plus pertinente dans le cadre de notre étude. Adopter une technique de notation

des différentes fonctionnalités des outils nécessite une certaine objectivité. Or celle-ci ne

peut être obtenue que si plusieurs personnes participent à la notation et se concertent afin

d’obtenir une note consensuelle au plus proche de la réalité. Il semblait un peu arbitraire de

pratiquer seul un tel jugement sur chacun des outils.

Nous avons préféré opter pour la présentation des résultats de la grille comparative29 de

chaque produit accompagnée de commentaires sur les points positifs et négatifs de chacun.

Un tableau récapitulatif des principaux critères de l’analyse a été également élaboré afin de

mettre en parallèle les possibilités de chacun des produits.


6429 Les grilles comparatives sont consultables en Annexe 2, p.115.

Chapitre 3 Analyse de l’offre

III. 3.1. Présélection de logiciels Nous avons identifié en premier lieu les différents logiciels permettant :

- la gestion d’une bibliothèque

- la consultation d’un OPAC

Les logiciels libres ont été exclus de notre analyse dans la mesure où la documentation de

l’IFP ne disposait pas des ressources humaines nécessaires à la gestion de tels systèmes.

La consultation de la presse spécialisée (notamment les derniers comparatifs publiés), des

plaquettes commerciales obtenues lors de salon et des sites web des éditeurs a permis

d’effectuer une première sélection sur le fondements de trois critères fondamentaux :

possibilité de gérer la base sous Oracle, logiciel « full web » et gestion du format US MARC.

Une première « short list » a été remise au commanditaire pour validation et a été affinée sur

la base de critères de notoriété. Quatre outils ont finalement été sélectionnés pour mener le

comparatif :

• Ex Libris (société Cadic)

• JLB Net (société JLB Informatique)

• E-DIP (société DIP Système)

• I-Kiosk (société Ever)

Notre analyse portant sur l’opportunité d’un changement de logiciel nous avons également

intégré à notre comparatif le nouveau produit proposé par l’éditeur de BASIS/Techlib :

BASIS WEBTOP.

Dans un premier temps nous avons tenté de remplir au maximum chaque critère de la grille

avec les informations récoltées grâce à la documentation commerciale des fournisseurs

(plaquette et site web). Ces informations ont été recoupées avec celles relevés dans la presse

spécialisée (article relatif à un logiciel en particulier ou comparatifs édités). Cette source a

également été exploitée afin d'obtenir d’autres éléments que ceux retenus dans la grille mais


65

présentant l’avantage de fournir une vision plus critique du produit et de l’éditeur lui-même

(investissement en R&D ; références clients…).

Les fournisseurs ont été contactés afin d’obtenir une démonstration de leur produit30. Le

commanditaire de la mission, le webmaster (et correspondant informatique) de la

documentation de l’IFP, ainsi que l’actuel administrateur de la base Basis/Techlib ont assisté

aux différentes démonstrations au cours desquelles nous avons pu obtenir des précisions sur

les fonctionnalités des outils. Les éditeurs apportent une réponse positive à la quasi totalité

des besoins formulés mais il est généralement nécessaire de demander un complément

d’information pour appréhender la réalité des fonctionnalités proposées.

Pour finir, un utilisateur de chaque outil a été contacté afin de connaître son degré de

satisfaction du produit et la qualité de ses relations avec le fournisseur (réactivité, etc…). Cet

entretien était aussi l'occasion d'obtenir une vision objective et plus critique de certaines

fonctionnalités avancées par les éditeurs.


66

30 Seul le produit E-DIP n’a pas fait l’objet de démonstration car nous avons été convié à une journée de présentation organisée par l’éditeur.

III. 3.2. Présentation des produits

III. 3.2.1. Basis Webtop Présentation de WEBTOP par la société Open Text Corporation (29 juillet 2004).

III. 3.2.1.1. Récapitulatif du fonctionnement actuel de Basis/Techlib

PORTAIL

Mod

WEBSERVE

WEBSERVER

par le biais d'u

DESKTOP : p

affichage, ajou

de données BA

WEBTOP (te

Module de gestion : TECHLIB

Cette application permet de réaliser la gestion

bibliothéconomique de la base (bulletinage,

abonnement, commandes, prêt, circulation,

acquisitions) ainsi que son administration (gestion

des droits d'accès, paramétrage dynamique, profils

des prêts).

La base de données est accessible par : BASIS

bibliographique), DESKTOP (gestion des données brut

WEBSERVER (accès Intranet/Internet), BASIS WEBT

Intranet/Internet). Actuellement l'IFP utilise Techlib

d'interrogation WEBSERVER. La maintenance de ces d

respectivement en 2005 et en 2007.

WEBTOP est le produit proposé par Open Text p

DESKTOP. BASIS Webtop devient l'interface unique u

technologiques actuels (JAVA) et ouverte aux dévelo

Amélie Fondimare - Analyse comparative de SIGB

La base de données Basis comprend une trentaine de

tables en standard, notamment :

-table des lecteurs (PATRON)

-table Catalogue (CAT-notices)

-table exemplaires (CAT-copy)

-table prévision (bulletinage)
Base de
données

BASIS

(TLP)

Connecteurs

SQL/ODBC

SQL/JDBC

ules d'interrogation de la base :

R (Module propriétaire en fin de vie)

permet d'accéder au contenu de la base

n OPAC.

ermet d'accéder et de manipuler (recherche,

t, modification, suppression) toute la base

SIS.

chnologie JAVA)

TECHLIB (gestion du contenu

es sans "logique métier"), BASIS

OP et WEBTOP OPAC (accès

9.1.2, DESKTOP et le module

eux modules ne sera plus assurée

our remplacer WEBSERVER et

tilisateur, basée sur les standards

ppements applicatifs additionnels.

- Octobre 2004

67

Initialement distribuée en 2000, BASIS Webtop est intégré dans toutes les nouvelles ventes

de Basis.

Dans le cadre d'une solution de portail, des connecteurs attaqueraient directement la base

BASIS et rendraient inutile le recours à WEBTOP OPAC.

III. 3.2.1.2. Caractéristiques de Basis Webtop WEBTOP est une application générique permettant d'accéder à n'importe quelle base de

données BASIS.

• Caractéristiques techniques de BASIS WEBTOP :

- client léger (architecture n-tiers)

- 100% web

- XML

- serveur applicatif : Apache Tomcat

- multiplateformes (Windows/Unix/Linux)

• Suite progicielle disponible :

- BASIS Webtop Thesaurus Manager (Webtop TM) : application de gestion de

thésaurus

- Webtop OPAC : interface d'interrogation grand public de la base

- Webtop SA : module d'administration de Basis (lancement, arrêt, recherche du

moteur).

• Caractéristiques de WEBTOP OPAC

BASIS WEBTOP OPAC est une interface Web de consultation des catalogues des bases

Techlib. Il constitue l'OPAC par défaut de toute nouvelle installation.

WEBTOP OPAC propose en standard :

- une recherche globale

- 4 champs d'interrogation par défaut

- 2 listes multichamps

- possibilité de sélectionner une bibliothéque détentrice


68

- possibilité de sélectionner le type de document

- possibilité de tri

III. 3.2.1.3 Proposition de personnalisation La version standard de Webtop présentée par Open Text est inadaptée aux besoins de l’IFP :

- inadaptation des champs de la version standard de WEBTOP OPAC

- pas de connexion possible avec l'annuaire LDAP

- pas de relance automatique en cas de retard de prêt

- la gestion des historiques est conditionnée au mode de connexion (les pool de

connexion pour le large public ne le permettent pas : nécessité de recourir à des

connexions utilisateurs dont le nombre est restreint)

- impossibilité de personnalisation des interfaces en fonction du type de lecteur

- les demandes de prêts n'arrivent pas automatiquement à destination de la personne

responsable (celle-ci est obligée d'éditer chaque demande)

Afin de satisfaire (en partie) les besoins de l'IFP Open Text propose de recourir à une

personnalisation du module standard.

Les développements qu'Open Text propose pour personnaliser l’interface concernent :

- extension des fonctionnalités de base (personnalisation de l'interface OPAC)

- adaptation de la charte graphique

- développement d' une passerelle d'importation de LDAP

- impression ou export des résultats de la recherche

- automatisation des demandes de prêts

La migration de l'actuel système vers WEBTOP nécessiterait:

- 1 à 3 jours de travail pour le Webtop OPAC standard

- 12 jours de travail pour une interface OPAC personnalisée

Open Text devrait fournir prochainement un devis détaillé de cette migration avec le détail

de toutes les fonctionnalités personnalisables afin de satisfaire les besoins de l’IFP.


69

III. 3.2.1.4. Analyse critique de l’offre Même en recourant à la solution de personnalisation proposée par Open Text certains

besoins ne pourront pas être satisfaits :

• impossibilité de réaliser une interface personnalisée en fonction du profil utilisateur

(incompatibilité SSO)

• procédure de relance des prêts non automatisable

• complexité de l'administration

• autonomie de paramétrage très restreinte

• gestion des historiques de recherche non généralisable à l'ensemble des utilisateurs

• taille maximum des champs trop restreinte (TechlibV9 : 16000 caractères ; Techlib V10

: 64 000 caractères)

• stockage de la base non réalisé sous Oracle


70

III. 3.2.2. E-DIP Présentation de E-dip nouvelle solution fullweb, lors de la journée DIP du 09 septembre

2004. DIP-Systèmes est un éditeur à l’origine spécialisé dans la Gestion électronique de

documents (GED) qui développe et commercialise une gamme complète de solutions de

gestion d'informations en texte intégral basé sur le progiciel DIP-Maker.

III. 3.2.2.1. Offre logicielle de DIP Le noyau dur du système Dip-Maker est aujourd'hui proposé en version Full-web : E-dip

(sortie officielle : septembre 2004). Différents modules de gestion complètent le progiciel E-

DIP mais leur version full web ne sera disponible qu’au premier semestre 2005 :

- E-DIP Bibliothèque : module de gestion de bibliothèque (abonnements, bulletinage,

catalogage, prêts, suivi de budget,…) intégrant un module statistique souple et

performant (éditeur d’état)

- E-DIP Photothèque : module de gestion électronique de photothèques et de

vidéothèques

- E-DIP Spool : gestion électronique des fichiers Spool et des états informatiques

(bulletins de paie, factures,…)

- E-DIP DSI : module de diffusion sélective de l'information

- E-DIP Presse : module destiné à la constitution de revues de presse

- E-DIP Thesaurus : contrôle à la saisie et assistance à la recherche

- E-DIP Mail : nouveau module agent permettant l’indexation automatique des mails

et des pièces jointes

• Caractéristiques techniques :

- choix technologique souple (plateforme .net)

- architecture 3 tiers (1/3 serveur d'applications clientes, 1/3 serveur d'application E-

dip, 1/3 serveur de données)

- la migration vers E-dip nécessite l'acquisition d'un driver BRS-SQL

- la base peut être gérée sous Oracle mais DIP préconise le choix d'un moteur

documentaire (cf. Search Server d'Hummingbird)

Délai de déploiement standard : 5 semaines


71

La première expérience de migration vers E-dip est prévue début octobre 2004.

• Caractéristiques fonctionnelles

La conception et le maintient des bases repose sur un partage des compétences entre trois

interlocuteurs:

- le documentaliste, administrateur de la base, va pouvoir créer, maintenir et gérer la

sécurité de celle-ci : paramétrages globaux de la base, structuration et paramétrage

des vues, gestion de la sécurité (définition de profils et droits utilisateurs),

génération de l'application, test et déploiement sur le serveur web choisi.

- le webmestre aura en charge la gestion graphique de la base (une bibliothèque de

modèles de pages est fournie en standard mais possibilité de créer son propre

modèle)

- l'informaticien en interne pour assurer des développement particuliers

(programmations possibles en visual Basic VB.Net : par exemple pour

l'interconnexion avec des applicatifs tiers)

III. 3.2.2.2. Analyse critique de l’offre • Points positifs

- expertise métier de l’éditeur dans le domaine de la GED

- autonomie et convivialité de l’administration qui permet d’avoir une indépendance

en interne pour paramétrer les vues, les statistiques, les éditions.

• Points négatifs

- non respect du format US MARC

- absence d’automatisation des demandes de prêts sans développement particulier

- présentation d'un produit qui n'était pas encore finalisé : tous les modules

fonctionnels (biblio, DSI…) ne sont pas encore disponibles en full web (1er semestre

2005 pour DIP-biblio)

- absence d’intégration dans un outil de portail (absence d’espaces personnels, pas

d’outil portail spécifique, pas de gestion du SSO)

- risques liés à la nouveauté du produit (encore aucune installation réalisée à ce jour)


72

- problèmes organisationnels internes à l'entreprise ayant eu un impact négatif sur le

service de maintenance (migration ratée de la V4)


73

III. 3.2.3. I-KIOSK Présentation du logiciel I-KIOSK par la société EVER EZIDA (14 septembre 2004).

I-KIOSK est une nouvelle gamme de progiciels de gestion documentaire, développée et

commercialisée par Ever Ezida, filiale française du groupe Ever, créée en 2004.

Le groupe Ever bénéficie de plus de 15 ans d’expérience dans le domaine des

bibliothèques et s’est construit une certaine notoriété avec son précédent produit :

Doris/Loris.

III. 3.2.3.1. Offre logicielle I-KIOSK I-kiosk est plus qu'un SIGB. I-Kiosk est une offre progiciel qui propose aux bibliothèques,

centres d'archives ou de documentation une approche globale de leur système d'information.

I-KIOSK propose un bouquet de services web personnalisables basés sur un socle commun :

la fonction de Portail.

La fonction de Portail permet :

• une personnalisation de l'accès à l'information (chaque groupe d'utilisateurs, dont la

définition est compatible avec les annuaires LDAP, est associé à un "bureau virtuel"

dans lequel sont organisées et personnalisées les fonctions documentaires auxquelles il a

droit).

• un accès multisources pour fédérer la recherche dans différents fonds d'information

En complément de la fonction "portail" fédérant des accès à des applications et des sources

d'information hétérogènes et réparties, I-kiosk propose un bouquet de services et de

fonctions personnalisés, accessibles depuis une interface web.

Bouquet de services:

La suite I-KIOSK est composée de différents produits, eux-mêmes modulables en différents

services : la modularité de chaque produit permet de composer un bouquet de services

strictement adapté à la configuration de chaque centre de documentation ou de la

bibliothèque.

• I-KIOSK Library : solution intégrée de gestion de bibliothèques et de centres de

documentation. I-KIOSK Library est conçue de façon modulaire. Le catalogage peut se

faire au format US MARC et les données sont restituées en XML.


74

Le professionnel dispose d’aides à la saisie (listes de vocabulaire, listes d’autorité,

thésaurus). I-kiosk gère un thésaurus multilingue à l'indexation et à la recherche : un numéro

est attribué à chaque concept afin de réaliser la correspondance entre deux langues. Le

catalogue peut être complété par un accès aux services d'imagerie et de gestion des

documents multimédias de I-kiosk (numérisation, manipulation d'images, OCR). I-KIOSK

Library permet également toutes les opérations de circulation de tous types de documents

(inscriptions, prêts, prolongations, retours, réservation…) ainsi que divers services pour la

gestion des périodiques (gestion des abonnements et bulletinage). L’automatisation des

demandes de prêt nécessite néanmoins un paramétrage particulier. Une gamme compète de

statistiques pré-péramétrées est également fournie.

• I-KIOSK Catalogs : solution pour la production en ligne des ressources documentaires.

Ce module est un outil de production collaborative qui permet d'envisager la production de

références bibliographiques et/ou documentaires par d'autres acteurs que les professionnels

de l'information. Pour ce faire I-Kiosk Catalogs offre aux professionnels de l'information une

large gamme de dispositifs de contrôle pour veiller à la cohérence et à l'intégrité des données

(zone obligatoire, contrôle sur liste : autorités, lexique, thésaurus….).

• I-KIOSK Access : solution pour l’accès aux ressources documentaires et les services

aux utilisateurs.

Cette solution se compose du moteur de recherche d'I-Kiosk Access (développé par Ever à

partir du moteur Lucine) et fournit différents services personnalisés aux utilisateurs :

historique des recherches, panier de sélection , DSI…


- notoriété et expertise métier du groupe Ever (15 ans d'expérience et stabilité

financière)

- très grande modularité de l’offre

- large couverture fonctionnelle des besoins

- personnalisation de l'accès à l'information



75

- une administration trop lourde : I-Kiosk offre une large étendue de paramétrage mais

celui-ci n’est pas convivial (4 à 5 jours de formation). Aucune interface n’a été

développée pour qu’un documentaliste sans qualification particulière en

informatique puisse paramétrer simplement l’application.

- une qualité aléatoire du service de maintenance (cf. contact utilisateur)

- un prix élevé


76

III. 3.2.4. JLB-NET Présentation du logiciel JLB-Net par la société JLB Informatique (17 septembre 2004).

Depuis 1981 JLB-Informatique édite des progiciels de gestion de l'information adaptés au

monde des bibliothèques. Il propose depuis près de deux ans une gamme d'application full

web.

III. 3.2.4.1 Offre logicielle JLB-NET • JLB-NET BIBLIOTHEQUE

Module de référencement de tout type de documents avec accès aux documents primaires.

Tous les champs de la base sont interrogeables : moteur de recherche interne permettant une

recherche en texte intégral, index et thésaurus. Plusieurs modes de recherche sont

disponibles et paramétrables (formulaire simplifié, formulaire avancé, mode expert,

recherche).

Fonctionnalités de bibliothéconomie intégrées dans le module en standard :

- gestion des acquisitions (demandes d'achat, relance fournisseurs)

- gestion des prêts (catégories de lecteur pour le prêt, 3 niveaux de relance des

emprunteurs retardataires, gestion des codes barre, réservation)

- gestion des périodiques multisites (abonnements et bulletinage)

- fonctions d'indexation et de catalogue : indexation manuelle à partir d'une liste

structurée de mots-clés ; contrôle de la saisie ; modification par lots ; gestion de

thésaurus…

Étendue du paramétrage de la base par l'administrateur :

- contrôle total sur le format d'affichage (liste abrégée, notice complète, liste des

résultats)

- paramétrage des masques de saisie et de recherche

- paramétrage des formats d'édition et des états statistiques

- définition des profils utilisateurs et de leurs droits


77

• JLB-NET PORTAIL

Application complémentaire offrant la possibilité de publier les informations issues des bases

de données documentaires via Internet/Intranet. Ce module fonctionne avec un serveur web

(dédié ou non) qui génère dynamiquement les pages HTML à partir de modèles lors des

requêtes envoyées par les postes clients.

JLB-NET Portail se décompose en deux modules :

- "Portail Consultation" : consultation de l'ensemble des bases en texte intégral par

index et thésaurus avec accès aux notices et documents primaires.

- "Portail saisie" : en plus des fonctionnalités du "Portail consultation", ce module

permet une saisie décentralisée des notices (par les utilisateurs finaux par exemple).

Le portail de JLB-NET est entièrement personnalisable :

- les formulaires de recherche, la liste des résultats, l'affichage des notices, sont des

pages HTML qui peuvent être entièrement modifiées par l'administrateur.

- l'administration du module nécessite 3 jours de formation (notion d'HTML et de

javascript).

- l'utilisateur a la possibilité de se constituer un panier de réponses et d'exporter les

données recueillies.

• JLB-NET GEIDE : module qui comprend la numérisation des documents, numérisation

assurée par un scanner piloté par JLB-NET GEIDE.

L'utilisateur établit le lien avec le document bureautique lors de la saisie de la fiche

descriptive. L'indexation full texte des documents est réalisée par l'extension TI de JLB-NET

GEIDE. Cette indexation porte :

- sur les documents bureautiques

- sur les documents numérisés après passage de la reconnaissance de caractères (OCR)

intégré à l'interface utilisateur. (l’OCR Omnipage est inclus dans le module de

GEIDE)


78


- module d’administration convivial et ergonomique (2 jours de formation)

- une large étendue de paramétrage

- fidélisation de la clientèle et de bonnes relations fournisseur (cf. interview

utilisateur)

- possibilité de saisie simplifiée via le portail avec un processus de validation

- module de GED intégrant en standard la numérisation, l'OCR et l'indexation des

données.


- il est difficile d'appréhender la pertinence des fonctionnalités du portail faute de

démonstration approfondie (pas de gestion d'espaces personnels, seulement paniers

de sélection)

- limitation de l'enrichissement du catalogue des périodiques (gestion d'une simple

URL pour la version électronique).

- société de petite taille


79

III. 3.2.5. EX-LIBRIS Présentation du logiciel Ex Libris par la société Cadic (29 juillet 2004).

La société Cadic est éditeur de logiciel depuis 1986. Elle commercialise la solution Ex Libris

- Système d'information documentaire, qui se compose d'un ensemble d'applications "full

web" destiné à la gestion des bases de données documentaires.

Hormis le moteur de recherche qui est une composante propriétaire (Hummingbird), toutes

les autres composantes de la solution sont en Open Source (Apache, Xalan, PHP, YAZ).

Ex Libris repose de plus sur les standards informatiques ODBC et SQL.

III. 3.2.5.1 Offre logicielle Ex-Libris Description de la configuration logicielle correspondant aux besoins de l’IFP :

Le serveur d'application est le noyau central de la solution Ex-Libris:

• son module d'administration (WebAdmin) permet un paramétrage complet de l'ensemble

des vues (écrans de saisie, de recherche et affichage des listes de résultats). De plus,

WebAdmin est un outil convivial et facile d'utilisation puisqu'il est orienté utilisateur et

non informaticien. Deux journées de formation suffisent pour former l'administrateur de

la base.

• le module d'Import/Export : échanges de données au format ASCII ou conformes à la

norme ISO 2709

• Webscript : c'est ce module qui permet d'intégrer la solution dans un portail d'entreprise

et rend la création d'un lien direct vers le SIG possible.

L'outil portail

L'outil de portail fédère dans une même interface Web les fonctionnalités et services

proposés aux utilisateurs publics ou professionnels. Il offre également la possibilité de

proposer un accès personnalisé aux différentes catégories d'utilisateurs. L'accès au portail

peut se faire soit de manière anonyme, soit par une authentification. Comme Ex-Libris gère

les SSO (Single Sign On), l'utilisateur n'a pas à s'identifier à plusieurs reprises sur le portail.

• le module Espace personnel : un accès personnalisé aux informations.

Avec le module Espace personnel, les utilisateurs authentifiés peuvent avoir accès à leur

page personnalisée. De plus, la personnalisation permet de gérer l'historique des


80

recherches mais aussi de développer des profils de DSI (envoi des nouvelles acquisitions

par thématique).

• la synchronisation LDAP : lors de la connexion d'un utilisateur au portail documentaire,

Ex Libris peut lire les données nécessaires à son authentification et à la définition de son

environnement de travail (profil d'accès) dans un annuaire de type LDAP accessible sur

le réseau de l'entreprise ou de l'organisation. Suivant les cas, la synchronisation LDAP

nécessite la création d'une table spécifique Ex-Libris.

• le journal des transactions : module utilisé pour réaliser toutes les statistiques relatives à

la consultation du portail et l'utilisation des services. L'utilisateur peut exporter la liste

des résultats (ASCII, XML…) et traiter les données avec des outils bureautiques.

L'outil médiathèque

L'outil médiathèque offre toutes les fonctionnalités permettant d'alimenter et d'enrichir les

bases documentaires internes, de saisir les notices descriptives et d'indexer le contenu en

vocabulaire libre ou contrôlé (thésaurus), d'associer aux notices des fichiers numérisés de

tous types (image, son, texte, vidéo), et de suivre les différentes étapes de traitement des

documents, de leur acquisition à leur communication aux utilisateurs.

• le module production : catalogage des documents, notamment au format UNIMARC.

Une aide en ligne contextuelle est disponible en tout temps.

• le module de bibliothéconomie : gestion des abonnements et du bulletinage des

périodiques, et des prêts.

• le module thésaurus : possibilité de créer un thésaurus ou de l’importer, à condition qu'il

soit structuré selon la norme Z47-100 ou au format XML.

Le serveur de publication

• un serveur XML qui gère les flux d'import/export de XML mais aussi la publication et la

diffusion des documents au format XML.

• un module de workflow : ce module permet notamment de proposer aux utilisateurs la

possibilité de cataloguer leurs propres références dans la base. Les notices sont alors

soumises à une procédure de validation par la documentation.

• un module de GED : module utilisé pour associer les fichiers texte et les fichiers image

résultant de la numérisation des sommaires d'ouvrages.


81

Stockage des données:

L'intervenant Ex Libris préconise un stokage:

- XML en deçà de 500 000 notices

- Oracle au delà de 500 000 notices


- une adéquation aux technologies actuelles : architecture full web, gestion du format

XML, toutes les composantes de la solution sont en Open Source (excepté le moteur

de recherche), tous les modules sont développés en PHP, intégration avec les

annuaires LDAP, prise en charge du SSO.

- une grande autonomie d'administration : l'étendue des possibilités d'administration

offertes est très large : masques de saisie, de recherche, des listes de résultats… De

plus l'administration est orientée utilisateur et non informaticien (2 jours de

formation).

- couverture fonctionnelle très large. (Ex Libris est la seule solution proposant une

réelle gestion des périodiques électroniques).

- larges possibilités de personnalisation s’intégrant dans le cadre d’un portail : gestion

d'espaces personnels (page personnalisée pour chaque utilisateur), gestion de

l'historique des recherches, fonctionnalités de DSI (envoi de la liste des acquisitions

par mail), possibilité de se créer des paniers de sélection.


- un module de bibliothéconomie full web très récent (juin 2004)

- limitation de la taille des champs (32 000 caractères)

- qualité aléatoire du suivi en matière de gestion de projet (cf. contact utilisateur)


82

III. 3.3. Synthèse de l’étude La tarification des différents logiciels n’est pas mentionnée dans cette étude puisqu’il s’agit

de données confidentielles. Les devis qui nous ont été fournis tiennent compte de différents

critères de prix :

- le nombre de bases ou leur volume

- le nombre d’accès simultanés (au catalogue et/ou aux fonctions de production)

- la maintenance (généralement 15% du prix de la licence logicielle)

- les formations

- la reprise des données

- l’assistance à gestion de projet

Conclusions soumises au commanditaire :

Webtop (Open Text):

L’offre d’Open Text ne correspond pas aux attentes de l’IFP :

• les besoins de l’IFP ne sont pas satisfaits par l’offre standard Webtop ni même

complètement par une personnalisation du module.

• l'étendue et la convivialité de l'administration de Basis Webtop est très limitée. Le

simple ajout d'un champ du formulaire de recherche nécessite des compétences

informatiques spécifiques en interne (J2EE). La situation de dépendance vis à vis du

fournisseur est donc maintenue.

• des doutes sont apparus sur les possibilités d’évolutions de l’offre Open Text. En effet, la

version 10 de Techlib (module de bibliothéconomie) sera prochainement disponible mais

cette évolution concerne essentiellement des corrections des « bugs » de l'actuelle

version 9.1.2, et aucune nouvelle fonctionnalité ne sera proposée. L'évolution actuelle du

marché et les efforts déployés par certains éditeurs pour améliorer leur solution de

gestion de bibliothèque laisse à penser qu'Open Text n’investit plus dans le

développement de ce type de logiciel et cherche plutôt à se placer comme leader sur le

marché des solutions de gestion de contenu d’entreprise (produit Livelink).


83

E-DIP (Dip Systèmes)

E-DIP est un produit convivial qui offre une large autonomie d’administration en interne.

Toutefois il ne répond pas à deux principaux besoins de l’IFP : le respect du format US

MARC et l’intégration dans un outil de portail. De plus, tous les modules ne sont pas encore

disponibles en full web.

I-KIOSK (Ever Ezida)

I-KIOSK assure une très large couverture fonctionnelle des besoins de l’IFP et présente

l’avantage d’être modulaire. Toutefois nous n’avons pas retenu la proposition d’Ever Ezida

au regard de deux éléments :

- une administration trop complexe pour assurer l’autonomie désirée en interne

- un coût trop élevé par rapport aux autres offres (le coût des licences de logiciels est

trois fois plus élevé que les autres offres, le coût de la reprise des données est six

fois supérieur à celui proposé par Cadic).

JLB-NET (JLB Informatique)

JLB-NET est un des produit les mieux adaptés à la demande de l’IFP : le progiciel couvre la

globalité des besoins et dispose d’un module d’administration convivial. De plus l’éditeur

entretien de bonnes relations avec sa clientèle (qualité de l’assistance technique) et propose

un devis attractif (reprise des données offerte). Il conviendrait toutefois de recourir à la

réalisation de maquettes afin de vérifier la pertinence des fonctionnalités du portail.

EX-LIBRIS (Cadic)

EX-LIBRIS constitue l’offre la plus adaptée en terme de fonctionnalités :

- grande autonomie d’administration


84

- pertinence des fonctionnalités de portail complétée par une expérience dans des

projets similaires à celui de l’IFP

- seule offre proposant un réel enrichissement du catalogue des périodiques

Son coût se situe dans la même fourchette que celui de JLB-NET. Un seul écueil cependant :

la taille des champs est limitée à 32 000 caractères ce qui est insuffisant pour assurer la

gestion des sommaires d’ouvrages.

Au terme de notre étude nous avons pu mettre en évidence la pertinence de deux

logiciels : JLB-Net et Ex-Libris. La maîtrise d’ouvrage est chargée à présent de décider

de la suite du projet en choisissant de l’arrêter ou de le poursuivre et dans ce cas

d’approfondir l’étude des deux solutions sélectionnées (demande de maquette…).


85

Tableau récapitulatif du comparatif

Logiciels BASIS WEBTOP Open Text

E-DIP Dip Systèmes

I-KIOSK Ever

JLB-NET JLB Informatique

EX LIBRIS Cadic

Critères commerciaux Date de création de la société 1991 1993 2004 1981 1986

Effectifs totaux/ Effectif technique

44 8

18 3-8

40 10

12 5

25 10-15

Date de conception 2000 2004 2001 2002 2001 Offre modulaire

OUI OUI

(excepté les fonctions de bibliothèque)

OUI OUI

(excepté les fonctions de gestion de bibliothèque)

OUI (excepté les

fonctions de gestion de bibliothèque)

Technologie de développement JAVA Visual Basic.net JSP (Java Server Page) JAVA PHP

Critères techniques

Full Web (administration et applicatifs

fonctionnels) OUI Partiellement OUI OUI OUI

Oracle NON OUI OUI OUI OUIXML OUI OUI OUI OUI OUI

Personnalisation de l'interface Identification unique SSO NON NON OUI OUI OUI

Annuaire LDAP NON Développements

nécessaires

OUI (réplication de l'annuaire) OUI OUI OUI

Espaces personnels utilisateur NON NON OUI (Bureau virtuel)

OUI (Panier de sélection) OUI

Outil portail NON NON OUI OUI OUI


86

Logiciels BASIS WEBTOP Open Text

E-DIP Dip Systèmes

I-KIOSK Ever

JLB-NET JLB Informatique

EX LIBRIS Cadic

Gestion et saisie des données Taille de la base Illimitée Illimitée Illimitée Illimitée

Nombre maximal de champs Illimité Illimité Illimité 32 000 Taille maximale des champs 16 000 caractères

(Techlib V.9) 64 000 caractères (Techlib

V.10)

Illimitée 2Go Illimité 32 000 caractères

Format US MARC OUI NON OUI OUI OUI Gestion de thésaurus OUI OUI OUI OUI OUI

GED NON OUI OUI OUI NON

Gestion des prêts

Automatisation des relances NON OUI OUI OUI OUI Administration

Durée de la formation 1 semaine (pré requis J2EE) 1-2 jours 4-5 jours 3 jours 2 jours

Convivialité NON OUI NON OUI OUIParamétrage des écrans

(via module web) NON OUI NON OUI OUI

Paramétrage des éditions NON OUI OUI OUI

Catalogue

Moteur de recherche Propriétaire (BRS)

Search Server (Hummingbird)

ou BRS (Opentext)

Propriétaire (développé à partir de

Lucine) Propriétaire Search Server

(Hummingbird)

Demande de prêt automatisée NON (nécessité de

développement)

NON (développements possibles)

OUI (paramétrages spécifiques) OUI OUI

Demande de réservation automatisée NON NON

(développements possibles) OUI

(paramétrages spécifiques) OUI OUI


87

Historique des recherches NON OUI OUI OUI OUI Liens navigationnels OUI OUI OUI OUI OUI

Liens vers la version électronique des revues OUI

zone 856 champ MARC OUI OUI

(gestion des URL+résolveur de liens)

OUI zone 856 champ MARC

OUI Connecteurs vers le numéro des revues

électroniques Envoi par mail de la liste des

nouvelles acquisitions par thème NON OUI OUI OUI OUI

Catalogage par l'utilisateur final NON (module de suggestion) OUI OUI OUI


88

Conclusion


89

Plus qu’un simple outil d’identification des critères de comparaison, l’analyse des besoins

constitue la phase centrale sur laquelle repose la construction de toute étude comparative. Ce

faisant le recours à la méthodologie normalisée de l’analyse fonctionnelle des besoins

s’impose afin d’assurer la qualité nécessaire à l’étude qui doit être menée.

Dans le cadre de la mission IFP, divers éléments ont cependant influencé la conduite de

l’analyse des besoins et tempéré la stricte méthodologie de l’analyse fonctionnelle :

• Le contexte d’une réinformatisation

Le contexte d’une réinformatisation et l’évolution rapide de l’offre logicielle implique

d’adopter une vision prospective des besoins et de tenir compte des nombreux risques

inhérents à ce type de projet : reprise des données, interruption du service, gain suffisamment

important pour justifier l'investissement lié au changement.

• Un processus d’itération entre les besoins identifiés et la découverte des fonctionnalités

des outils

Rejoignant la démarche prospective, ce phénomène d’itération engendre une complexité

dans la définition des besoins et des critères de comparaison correspondant. Le choix se fait

par la confrontation de l'itération des besoins par rapport aux objectifs globaux du projet et

au positionnement du centre de documentation.

• Une étude d’opportunité

Dans le cadre d'une étude d'opportunité qui correspond à une période de réflexion et de

consultation, le but était de mettre en évidence les orientations possibles et de faire des

propositions. Il était préférable d’adopter une présentation des différents outils susceptibles

d'aider le décideur dans son choix tout en lui conférant une certaine souplesse, sans

quantifier les performances de chaque fonctionnalité.

Le but de l’analyse comparative qui nous était confiée (étude d’opportunité) a donc exercé

une double influence sur l’analyse des besoins qui a été menée :

- d’une part l’analyse fonctionnelle des besoins s’est trouvée limitée dans la mesure où

elle n’a pas été formalisée dans un cahier des charges, de même que les fonctions

n’ont pas été caractérisées.

- mais d’autre part, l’analyse des besoins a été élargie, puisque nous avons maximisé

les besoins (tous les possibles ont été appréhendés) et les fonctions de services ont

été traduites en critères techniques.


90

Le résultat de nos travaux a fait l’objet d’une présentation à la direction de la documentation

de l’IFP au cours de laquelle nous avons pu faire la démonstration de l’opportunité du

changement de SIGB et présenter les deux outils les plus pertinents (Ex Libris et JLB-Net).

Cependant la question du changement d’outil informatique n’a été que partiellement abordée

par notre étude. Il reste aujourd’hui encore à déterminer la faisabilité d’un tel projet. La

décision de réinformatiser la documentation de l’IFP implique désormais d’évaluer les

ressources humaines et financières mobilisables pour mener à bien ce projet…


91

Bibliographie


92

Bibliographie analytique arrêtée le 4 septembre 2004.

Le classement des références est à la fois thématique en fonction des différents aspects du

sujet abordés dans le mémoire et alphabétique (par nom d’auteur) à l’intérieur de chaque

partie.

1. Analyse comparative [1] HUND, Éric. Étude de faisabilité, étude de marché et sélection d’un progiciel

de GED pour le groupe SAUR. [fichier PDF en ligne], Mémoire de DESS, Institut

national polytechnique de Lorraine, Université Nancy 1, Université Nancy 2,

2001, 51 p. [référence du 12 juillet 2004].

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/documents/archives0/00/00/00/85/mem_00000085_01/

mem_00000085.pdf

Ce mémoire s’inscrit dans le cadre d’un projet de mise en place d’une gestion électronique

des documents. Même si le sujet central n'est pas l'analyse comparative, l'auteur reprend la

méthodologie du comparatif en élaborant une grille d'analyse de logiciel afin de mener son

étude de marché. Après avoir exposé dans une première partie l'étude de faisabilité du projet,

l’auteur décrit la réalisation de son étude de marché : recherche et sélection de plusieurs

éditeurs susceptibles de proposer des solutions adaptées aux besoins identifiés puis

présélection de logiciel suite à des démonstrations.

[2] SUTTER, Éric. Études comparatives et benchmarks : incidences sur la

fonction documentaire. Documentaliste - Sciences de l'information, 2000, Vol.37,

n°2, p.110-117. Cet article définit les distinctions à opérer entre le benchmark et l’étude comparative. Il

propose également des pistes méthodologiques pour la mise en œuvre d’un comparatif et

accompagne son propos d’exemples concrets (étude comparative des logiciels pour les

musées ; projet européen ESIS).

[3] VACARIE, Cécile. Étude comparative des moteurs de recherche sémantique :

choix d'un outil pour le service de veille du département informatique de la Société

Générale. Mémoire DESS Info-Doc, INTD, 2001, 135 p. A travers un cas concret de choix d'un outil pour la Société Générale, l’auteur propose une

méthode rigoureuse de comparaison de logiciels.


93

2. Gestion de projet [4] Centre national de la recherche scientifique (CNRS). [8 juillet 2004],

http://www.dsi.cnrs.fr/conduite-projet

Ce site permet d’accéder à l’ensemble des documents (procédures, guides ou plans types)

mis en oeuvre au CNRS pour maîtriser la conduite de projet « systèmes d’infromation ».

[5] GABAY, Joseph. GEBRE, Berhanou. La conduite des projets d’évolution des

systèmes d’informations. Paris : InterEditions, 1999, 347 p.

Récapitulatif de l’ensemble des phases de la conduite projet orienté systèmes d’information .

Le Chapitre 2 est consacré aux spécificités des phases d’opportunité et de lancement de

projet.

[6] HERNIAUX, Gérard. Organiser la conduite de projet. Paris : INSEP Editions, 1993,

119p.

Méthodologie générale de la gestion de projet.

2.1. Gestion de projet de Réinformatisation [7] DUCHEMIN, Pierre-Yves. L’art d’informatiser une bibliothèque : Guide

pratique. 2ème éd. augmentée et mise à jour (Collection Biblothèques), Paris :

Electre-Editions du Cercle de la Librairie, 2000, 587p.

Cet ouvrage aborde les différentes étapes de l’informatisation ou de la réinformatisation

d’une bibliothèque, en mettant l’accent sur la démarche à suivre. Les questions de

méthodologie et d’analyse des besoins sont particulièrement développées.

[8] MAISONNEUVE, Marc. Réinformatiser la bibliothèque

municipale…Pourquoi ? Bulletin des Bibliothèques de France, 1997, T.42, n°4, p.

35-43.

Cet article expose le mouvement massif de réinformatisation qui a eu lieu dans les

bibliothèques municipales. Après avoir énoncé les facteurs concourrant à ce changement,

l’auteur expose la démarche projet à suivre ainsi que la finalité à atteindre : une

augmentation de la qualité des services rendus par la bibliothèque.

[9] MORINEAU, Élisabeth. Changer de système documentaire : une opportunité

à saisir. Documentaliste – Sciences de l’information, 2000, Vol.37, n°3-4, p. 216-

219.


94

http://www.dsi.cnrs.fr/conduite-projet

La problématique du changement de système documentaire est appréhendée dans cet article

comme une opportunité de repenser les missions, produits et services du centre de

documentation à réinformatiser. L'auteur propose ici une analyse méthodologique de la

réinformatisation, illustrée de divers exemples.

[10] REMIZE, Michel. Réinformatisation : un véritable nouveau projet.

Archimag, 1998, n°110, p. 44-46. État des lieux des motifs de la nécessité de réinformatiser et des contraintes que ce type de

projet peut engendrer (refaire un véritable cahier des charges, problème délicat du

basculement des données, implication du personnel dans le projet…).

2.2. Analyse des besoins [11] MALLEN, Marie-Christine. Une méthode pour l’étude des besoins des

utilisateurs : l’enquête par questionnaire. Documentaliste, 1974, Vol.11, n°4, pp.

166-170.

Méthodologie détaillée des techniques d’enquête par entretien ou questionnaire.

[12] MERGER, Thierry. L'analyse des besoins pour l'informatisation de l'accès à

l'information documentaire. Mémoire DESS Info-doc, INTD, 1994, 74 p.

Développements sur l’analyse des besoins dans le cadre d’une informatisation de l'accès à

l'information documentaire.

[13] RIGAIL, Philippe. De l'expression à l'analyse des besoins dans les systèmes

d'information. La Valeur [en ligne], Avril 2001, n°88, [référence du 13 juillet

2004]. http://www.formes-et-technologies.com/publications.html

L'auteur, conseil agréé de l'AFAV, fait état dans cet article des difficultés de l'analyse des

besoins et des apports de l'analyse fonctionnelle pour combler cette lacune.

[14] SARRE, Nicolas. La prise en compte des besoins dans la mise en place d'un

dispositif de gestion des connaissances : l'exemple d'une PME. Mémoire DESS

Info-doc, INTD, 2002, 91 p.

Cette étude basée sur la mise en place d'un projet de KM, s'attache à la problématique de

prise en compte des besoins. L'auteur définit les besoins et propose une méthodologie de

recueil et d'analyse des besoins.


95

2.3. Démarche fonctionnelle [15] AFAV. Exprimer le besoin. Application de la démarche fonctionnelle. Paris :

AFNOR, 1989, 372 p.

Cet ouvrage présente la méthodologie de la démarche fonctionnelle et ses applications en

matière d'expression du besoin. De nombreux cas d'application illustrent la description

méthodologique.

[16] AFAV. Exprimer le besoin. Contribution de la démarche fonctionnelle. Paris

: AFNOR, 1998, 378 p.

Nouvelle édition remaniée afin de tenir compte de différentes évolutions : s'appuyer sur une

trame fonctionnelle d'investigation afin de percevoir les attentes des utilisateurs de manière

plus efficace. La démarche fonctionnelle d'expression du besoin est perçu comme un

instrument de dialogue constructif entre les parties en présence, qu'elles appartiennent ou non

à la même entreprise. De nombreux cas d'application illustrent la description

méthodologique.

2.4. Analyse de la valeur [17] AFAV. Management par la valeur et ses outils. Analyse fonctionnelle, analyse

de la valeur, conception à objectif désigné. Recueil Normes AFNOR. Paris :

AFNOR, 2004, 287p.

Cet ouvrage contient l’ensemble des normes relatives à l’analyse de la valeur :

- NF EN 1325-1, novembre 1996 (remplace la norme NF X-50-150) : Vocabulaire du

Management de la Valeur, de l’Analyse de la Valeur et de l’Analyse Fonctionnelle.

(15 p.)

- NF EN 12973, Juin 20002, Management par la valeur (54 p.)

- NF X 50-100, décembre 1996 ; Analyse Fonctionnelle. Caractéristiques

fondamentales. (16 p.)

- NF X 50-101, décembre 1995 ; Analyse Fonctionnelle. L’Analyse Fonctionnelle ou

outil interdisciplinaire de compétitivité. (29p.)

- NF X 50-151, décembre 1991 ; Analyse de la Valeur, Analyse Fonctionnelle.

Expression fonctionnelle du besoin et cahier des charges fonctionnel. (27 p.)

- NF X 50-152, août 1990 ; Analyse de la Valeur. Caractéristiques fondamentales.

(12p.)


96

- XP X 50-155 (décembre 1997) ; Management par la valeur. Coût global. (15 p.)

- X 50-153 (mai 1985) ; Analyse de la valeur. Recommandations pour sa mise en

œuvre. (24 p.)

- NF X 50-156 (décembre 2003) ; Management par la valeur. Conception à Objectif

Désigné ou à Coût Objectif (COD/CCO). Exigences pour un pilotage concerté de la

conception. (53 p.)

[18] Commission des Communautés Européennes. Manuel du management par

la valeur. In : AFAV. De l'analyse de la valeur au management par la valeur.

Recueil Normes AFNOR. Paris : AFNOR, 1998, 141 p.

[19] MICHEL, Jean. SUTTER, Eric. Valeur et compétitivité de l'information

documentaire. L'analyse de la valeur en documentation. Paris : ADBS, 1998, 136

p.

Tenant compte de la spécificité du domaine documentaire, cet ouvrage détaille l'implication

possible de l'analyse de la valeur dans ce domaine, puis expose les concepts de base

nécessaires à la mise en œuvre de cette méthode.

3. Offre logicielle [20] AUBRIE, Claude. Les logiciels documentaires. In : ROUHET, Michèle, Les

nouvelles technologies dans les bibliothèques. Paris : Editions du Cercle de la

Librairie, 1996, pp. 277-299.

Cet article reprend les différentes caractéristiques des SGBD, rappèle la définition de

plusieurs notions ( format MARC, norme Z39.50…) et évoque les évolutions probables des

logiciels.

[21] BOURDIN, Joseph. LENART, Michèle. Recherche documentaire et gestion

de bibliothèque. Un logiciel unique ? : L’offre du marché. Paris : ADBS Éditions,

1994, 338p.

Cette étude présente une sélection de quatorze progiciels susceptibles de répondre à la fois

aux attentes des centres de documentation (logiciel de gestion documentaire) et à celles des

bibliothèques (logiciel de gestion de bibliothèque). La comparaison porte sur les

caractéristiques techniques, fonctionnelles et commerciales de chacun des produits présentés,


97

et s’accompagne du point de vue des utilisateurs. Des tableaux comparatifs complètent

l’ensemble.

[22] LENART, Michèle. Les logiciels de recherche documentaire et de gestion de

bibliothèque : Évolution récente et offre de serveurs web. Documentaliste –

Sciences de l’information, 1998,Vol.35, n°6, p. 292-303.

Résultats d’une enquête réalisée auprès des fournisseurs de logiciels comprenant à la fois des

fonctions de recherche et de diffusion de l’information et des fonctions de gestion des fonds

documentaires. Présentation des évolutions récentes de l’offre du marché, mais surtout de

l’offre de serveurs web associés aux logiciels étudiés.

[23] LENART, Michèle. Les logiciels documentaires : description de dix systèmes

de gestion du marché. Paris : ADBS Éditions, 2001, 163 p.

Dix logiciels de gestion de bibliothèque sont analysés dans cet ouvrage. Le questionnaire sur

lequel est fondé cette étude figure par ailleurs en annexe.

[24] LUBKOV, Michel. Ever : une gamme de logiciels à tout faire. Archimag,

février 1997, n°101, p. 34-37.

[25] MAISONNEUVE, Marc. L’informatisation des bibliothèques en 2001. Livres

Hebdo, 2002, n°490, p. 57-62.

Cet article propose un tour d’horizon de l’offre de progiciel de gestion de bibliothèques pour

2001. L’environnement technique de chacun est synthétisé sous forme de tableaux

comparatifs. Quelques graphiques illustrent les résultats commerciaux des fournisseurs.

[26] MAISONNEUVE, Marc. Systèmes de gestion de bibliothèques : une année

calamiteuse. Archimag, 2004, n°170,p. 33-40.

Erratum in : Archimag.― (février 2004) : n°171,p. 50-51.

Cet article présente les difficultés auxquelles a été confronté le marché des progiciels de

gestion de bibliothèque, ainsi que les évolutions de l’offre des éditeurs. Cette analyse résulte

d’une enquête menée auprès de 43 fournisseurs de gestion de bibliothèque implantés en

France. Les résultats de l’enquête sont synthétisés sous forme de tableaux.

[27] REMIZE, Michel. Basis Techlib. Bibliothéconomie en intranet. Archimag,

février 1999, n°121,p. 38-40.

Descriptif de la nouvelle version de Basis Techlib : Techlibplus.


98

[28] REMIZE, Michel. Dip Maker V4 : culture documentaire pour GED

bureautique. Archimag, novembre 2000, n°139, p. 37-40.

[29] REMIZE, Michel. Évaluation de logiciels : les étudiantes mènent l’enquête.

Archimag, 2001, n°147, p.42-46

Trois étudiantes de l’IUT de Strasbourg se sont penchées sur la situation de

l’informatisation d’un service d’information. Cet article réalise le compte rendu de leur

exercice, partant de la démarche à suivre jusqu’à la sélection du logiciel adéquat. Une grille

d’analyse des logiciels est par ailleurs fournie.

[30] REMIZE, Michel. JLB Doc : droit sur la documentation. Archimag, février

2000, n°131, p. 35-38.

[31] REMIZE, Michel. Logiciels de bibliothèque : une offre de plus en plus

diversifiée, Archimag, 2003, n°166,p. 30-32.

L’arrivée d’Internet pousse les éditeurs de logiciels à la multiplication des services proposés

et à un redéploiement des offres. Les OPAC web sont parfois complétés par des

fonctionnalités de consultation de cédéroms et d’Internet. L’auteur s’emploie dans cet article

à recenser ces différentes évolutions.

[32] REMIZE, Michel. SIGB : des logiciels qui en connaissent plus que leur

rayon. Archimag, juin 2002, n°155, p. 38-41.

Tableau comparatif le plus récent de l’offre logiciel.


99

Lexique


100

Cette liste non exhaustive rassemble des termes dont la définition est issue de

différentes sources :

• Le grand dictionnaire terminologique (Office québécois de la langue française)

http://www.oqlf.gouv.qc.ca/ressources/gdt.html

• Terminologie de base en sciences de l’information (Université de Montréal ;

EBSI : Ecole des bibliothéconomie et des sciences de l’information)

http://www.ebsi.umontreal.ca/termino/00000037.htm

• Dictionnaire de l’informatique et d’internet :

http://www.dicofr.com/cgi-bin/n.pl/dicofr/find/full%20web

Benchmarking : démarche continue d’évaluation des produits, services ou pratiques par

rapport à ceux des concurrents les plus performants ou des entreprises reconnues comme des

leaders..

CDCF (Cahier des Charges Fonctionnel)

DSI (Diffusion sélective de l’information) : technique permettant de faire bénéficier

automatiquement un utilisateur, à sa demande, d’un envoi de données, de type choisi.

DSIT (Direction des Services Informatiques et Télécommunications de l’IFP)

ENSPM (École Nationale Supérieure du Pétrole et des Moteurs)

ERP (Entreprise Resources Planning ou PGI en français) : logiciel de gestion d’entreprise,

logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise, en intégrant

l’ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la

gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution,

l’approvisionnement et le commerce électronique.

Full Web (ou Tout Web) : accessibilité de l’ensemble des fonctionnalités d’un logiciel par

l’utilisation d’un simple navigateur.


101

GED (Gestion Électronique des Documents ) ou GEIDE (Gestion Électronique

d’Informations et de Documents Existants) : Gestion, par des moyens informatiques, du

cycle de vie complet d'un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de

http://www.ebsi.umontreal.ca/termino/00000037.htm

http://www.dicofr.com/cgi-bin/n.pl/dicofr/find/full web

sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc.,

de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et à l'information

qui le concerne.

IFP (Institut français du pétrole)

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) : protocole de gestion d’annuaires de réseau.

Structure d’annuaire standard sur les réseaux TCP/IP

MARC ( Machine Readable Cataloging) Norme, indépendante de tout code de catalogage,

pour la communication et l'échange de données bibliographiques entre systèmes automatisés

de traitement et de diffusion d'information. (Hudon)

Numérisation : processus de « saisie » d’un document papier par un numériseur (ou

scanner). L’analyse fait ligne par ligne, par balayage d’une série de cellules sensibles.

Chaque point donne un bit.

OCR (Optical Caracters Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères) : le

numériseur est interfacé avec un programme d’identification des formes : les caractères. Les

logiciels OCR contiennent plusieurs polices alphabétiques. Un « apprentissage » y intègre les

nouvelles polices et signale toute nouvelle forme. Le document papier est ainsi transformé en

données ASCII. Il n’est plus une image mais un document directement utilisable dans un

traitement de texte.

OPAC (Online Public Access Catalog) : Catalogue informatisé d’une bibliothèque

permettant aux utilisateurs d’accéder aux informations bibliographiques depuis leurs postes

de travail.

Open Source (ou logiciel libre) : ce dit d’un logiciel dont le code source est mis

gratuitement à la disposition des utilisateurs pour effectuer des développements.

PDF (Portable Document Format ou Format de Document Portable) : format de fichier

électronique assimilable à un document imprimé, qui capture tous les éléments d’un

document (texte, police de caractère, images et mise en page). Ce format est portable en ce

qu’il peut être lu sous tous les systèmes d’exploitation d’ordinateur individuels actuels.

Conçu par la société Adobe, ce format est devenu un standard pour la diffusion de

documents électroniques.

SIG (Système d’information de gestion)


102

SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) : progiciel visant à répondre aux besoins

essentiels de gestion d’une bibliothèque. Construit autour d’un système de gestion de base de

données, il comprend au moins les fonctions suivantes : catalogage, prêt, recherche

documentaire.

Un logiciel intégré de gestion de bibliothèque vise à répondre aux besoins liés à la gestion

des données bibliographiques et des stocks. Il comporte généralement les fonctionnalités

suivantes : catalogage, acquisitions, gestion des publications en série, communication des

documents et gestion des collections, recherche documentaire, éditions, statistiques.

SSO (Single Sign On) : solution logicielle basée sur un annuaire, qui permet aux utilisateurs

d’un réseau d’entreprise, d’accéder à l’ensemble des ressources autorisées, sur la base d’une

authentification unique effectuée lors de l’accès initial au réseau.

Texte intégral : technique permettant d’indexer tous les mots d’un document, à l’exception

éventuellement des mots vides (liste de mots sans signification documentaire : articles,

pronoms, propositions, adverbe, etc.).

Thésaurus : liste organisée de termes normalisés (descripteurs et non-descripteurs) obéissant

à des règles terminologiques et reliés entre eux par des relations sémantiques (génériques,

associatives, d’équivalence). Ce vocabulaire contrôlé et dynamique sert pour l’indexation

des documents et pour la recherche d’informations.

XML (eXtensible Markup Language) : méta-langage extensible dérivé de SGML permettant

de structurer des données.

Z. 39.50 : protocole qui offre à une application la possibilité de consulter de manière

transparente des bases de données distantes hébergées par un ou plusieurs serveurs.


103

Annexes


104

Annexe 1 Analyse des besoins de l’IFP

Objet et domaine d'application du projet

Objectif poursuivi :

Analyse comparative des logiciels de gestion de bibliothèque (SIGB) adaptés à la

configuration IFP.

Positionnement du projet :

Dans le cadre d'un projet d'évolution de l'Intranet documentaire vers un portail, l'IFP

s'interroge sur l'opportunité de changer de système intégré de gestion de bibliothèque.

L'étude consiste à déterminer le positionnement de l'actuel logiciel (Basis/Techlib) par

rapport aux autres produits du marché.

Certaines évolutions récentes concourent à cette opportunité de changement :

- le nombre de bases gérées par le système a largement diminué

- certaines fonctionnalités ont migré sous d'autres applications (Peoplesoft)

- le coût de la maintenance du système actuel est jugé trop élevé.

De plus les orientations proposées dans le cadre du projet de portail impliquent une

réflexion sur les limites de l'actuel logiciel :

- accès personnalisé

- gestion du langage XML

- catalogue des périodiques électroniques et papier

- lien permettant d'accéder au sommaire ou au texte intégral des revues électroniques

auxquelles l'IFP est abonné


105

Le projet de portail a également permis de mettre en évidence les besoins des

utilisateurs finaux en terme de fonctionnalités de recherche dans le catalogue IFP

Aux vues de ces considérations, il convenait d'entreprendre une analyse de marché, afin

d'identifier les logiciels susceptibles de répondre aux besoins de l'IFP.

Points fondamentaux sur lesquels une attention particulière devra être observée :

- logiciel permettant une large autonomie de paramétrage en interne

- produit fiable et pérenne

- fonctionnalités et convivialité de l'interface de recherche

1. Contenu de la base

A la suite d’un mouvement de migration à court ou moyen terme des bases « Publication » et

« Rapport », seule la base « Périodiques et Ouvrages » de l’IFP devra être gérée par le

logiciel de bibliothèque. Cette base constituant une partie intégrante du patrimoine de l’IFP il

est nécessaire de pouvoir réaliser sa migration en assurant l’intégrité des données qu’elle

contient :

Volumétrie de la base : 230 000 fiches (86 970 fiches catalogue et 135 733 fiches

exemplaires)

Accroissement moyen : 1000 exemplaires par an pour les ouvrages

900 périodiques vivants

Gestion de 3000 prêts annuels

Actuellement l’IFP externalise la numérisation du sommaire de ses ouvrages. Le résultat de

cette numérisation est importé dans le champs sommaire de la notice bibliographique de

l’ouvrage afin que la recherche puisse portée sur le contenu du sommaire. De plus, un lien

permet aux utilisateur de visualiser l’image PDF du sommaire. En cas de changement de

logiciel, il est donc indispensable de pouvoir assurer la reprise de l’historique des différentes

numérisations.

2. Fonctionnalités d' administration de la base

2.1 Une large autonomie de paramétrage pour l'administrateur de la base


106

L'autonomie de paramétrage recherchée concerne à la fois la diversité des fonctionnalités

possibles mais aussi la convivialité de l'interface. Le but étant que l'administrateur puisse

facilement satisfaire les modifications voulues sans avoir à faire appel à des développements

de l'éditeur.

L’administrateur de la base devra pouvoir en interne :

Paramétrer les différentes bibliothèques localisation

Paramétrer les prêts en fonction du type de document, du type de lecteur et de la

bibliothèque localisation

Paramétrer les écrans de saisie

Paramétrer les écrans de recherche

-possibilité de paramétrage distinct en fonction des utilisateurs (interface en

anglais pour les élèves de l’école par exemple)

-possibilité de paramétrer les champs sur lesquels portera la recherche

Paramétrer les possibilités d’affichage des résultats

Paramétrer les droits d’accès des utilisateurs de la base

Modifier ou supprimer les types de collection, les bibliothèques-localisation, les

types de documents, les types de lecteur, les listes d’autorité et les textes d’édition

Modifier ou supprimer des enregistrements

Mettre à jour les paramètres de l’application, tels que les types de documents, de

lecteur et de collection utilisés par défaut

Paramétrer les possibilités statistiques

Paramétrer les éditions

2.2 Fonctionnalités statistiques

Nécessité de pouvoir réaliser de multiples statistiques selon des procédures simples et

fiables.


107

Fonctions statistiques nécessaires :

Réaliser des statistiques concernant les mouvements du fonds

Réaliser des statistiques de gestion (par cote, type de collection, bibliothèque, type

de document, type de lecteur)

Réaliser des statistiques sur la répartition des ouvrages par nombre de prêts

Réaliser des statistiques sur la répartition des lecteurs par nombre de prêts

Obtenir par bibliothèque le nombre de prêt sur une période donnée

Exporter les résultats selon des procédures simples (vers un tableur par exemple)

3. Gestion des monographies

3.1. Acquisitions

Au cours de l'année 2004, la mise en place d'un Système Intégré de Gestion (SIG) a

profondément modifié les procédures d'acquisition. Les commandes d'ouvrages sont

désormais gérées sous PeopleSoft, et par la même exclues du logiciel de gestion de

bibliothèque.

Il reste cependant indispensable que la base "ouvrages et périodiques" puisse être alimentée

avec les informations de commandes saisies dans le SIG : au minimum possibilité de

copier/coller entre les deux logiciels.

3.2. Catalogage

Le logiciel doit fournir la possibilité de cataloguer les documents contenus dans la base, en

respectant certaines contraintes :

Fiche catalogue et fiche exemplaire

Respect du format US MARC

nombre maximum de champs par fiche : au moins 40

nombre de caractères maximum d'un champ : au moins 60 000


108

nombre de caractères maximum d'une fiche catalogue : au moins 150 000

Gestion de listes d'autorité

Gestion de thésaurus

Utilisation de champs, sous-champ et champ de concaténation

Utilisation de champs obligatoires et obligatoires conditionnés

Contrôle de la saisie :

- contrôle du remplissage des champs obligatoires

- contrôle permettant d'éviter la saisie de doublons

Possibilité de modifier les données saisies selon une procédure simple, que ce soit

en mode fiche à fiche ou en mode cumulé

Possibilité de numérisation du sommaire d'un ouvrage :

- import des résultats dans le champs correspondant de la notice.

- lien vers l'image du sommaire scanné

Messages d'aide à la saisie

La taille du champ sommaire doit être suffisante pour contenir la totalité du

sommaire numérisé

3.3. Gestion des prêts

La gestion des prêts doit permettre de :

Gérer des profils de prêts distincts en fonction : du profil lecteur, de la bibliothèque

détentrice et du type de document.

Conditionner le prêt au paiement d’une caution (uniquement pour les élèves de

l’école)

Gérer des codes à barres


109

Alimenter la base des lecteurs par l’annuaire LDAP de l’IFP mais aussi par saisie

manuelle

Envoyer automatiquement un mail de rappel pour les ouvrages non rendus

(compatibilité Outlook nécessaire)

3.4. Interface de consultation du catalogue des ouvrages par l'utilisateur

final

Accès pour tous les salariés de l’IFP au catalogue (OPAC) des ouvrages via l’

interface Intranet

Interface de consultation spécifique à chaque profil d’utilisateur (identification par

login) ; par exemple une interface en anglais pour les élèves de l’ENSPM.

Mise à disposition de deux modes de recherche possibles :

• une recherche simplifiée portant sur tous les champs de la notice

bibliographique

• une recherche avancée permettant de croiser plusieurs champs :

-auteur

-titre

-année

-basic index (concaténation des champs mots clés, résumé et contenu)

-type de document

-bibliothèque détentrice

Affichage des résultats : liste des résultats trouvés accompagnée de la mention des

différents exemplaires, de leur localisation et de leur état

Mise en surbrillance des termes de la recherche dans les notices résultats, et dans le

sommaire de l’ouvrage (PDF)

Présence de liens hypertexte dans la notice (auteur, sujet…) permettant de naviguer

entre différentes notices (par exemple tous les ouvrages d’un même auteur)


110

Possibilité d’activer une demande de prêt d’ouvrage depuis le catalogue : envoi

automatique auprès de la bibliothèque détentrice d’un mail rempli

automatiquement avec toutes les références nécessaires.

Possibilité d’activer une demande de réservation d’ouvrage depuis le catalogue :

envoi automatique auprès de la bibliothèque détentrice d’un mail rempli

automatiquement avec toutes les références nécessaires.

Possibilité de consulter les dernières acquisitions classées par thème

Envoi automatique de la liste des nouvelles acquisitions (technique du push) aux

personnes inscrites à ce service

Possibilité d’utiliser les opérateurs booléens et de proximité

Possibilité d’utiliser des troncatures

Possibilité de tri (selon année, auteur, titre) et de classement

Gestion des historiques de recherche

Possibilité de visualiser le sommaire scanné de l’ouvrage au format PDF, avec

mise en surbrillance des termes de la recherche

Bureau personnel dans lequel chaque utilisateur pourra intégrer des notices du

catalogue pour se constituer sa bibliographie

Possibilité offerte à tous les utilisateur de cataloguer leurs propres références (les

fiches cataloguées étant soumises à une procédure d’approbation par la

documentation avant acceptation définitive).

4. Gestion des périodiques

4.1. Bulletinage

Les différentes documentalistes secteur ainsi que les bibliothèque de Rueil et Solaize ont

besoin d'assurer le bulletinage des périodiques en collection papier.


111

4.2. Abonnement/Réabonnement

Même dans le cas où le projet de SIG aurait un impact dans les procédures d'abonnements

aux collections papier des périodiques, il sera cependant toujours nécessaire pour les

documentalistes d'avoir une interface leur permettant de gérer le suivi des réabonnements.

Comme pour les ouvrages, la récupération des données depuis le SIG devra être possible.

4.3. Interface de consultation du catalogue des périodiques par

l'utilisateur final

Différents cas de figure sont possibles en fonction de l'évolution des projets Portail et SIG :

Soit le catalogue des périodiques est géré par le logiciel de bibliothèque, dans ce

cas :

accès pour tous les salariés IFP au catalogue (OPAC) via l'interface Intranet

interface spécifique pour chaque profil d'utilisateur (interne IFP, élèves ENSPM,

documentaliste, administrateur) et notamment une interface en anglais pour les

élèves de l'ENSPM.

mise à disposition d'un mode de recherche avancée permettant de croiser plusieurs

champs :

- titre

- bibliothèque détentrice

- thème

- éditeur…

Affichage des résultats : l'utilisateur devra avoir accès à une notice comportant :

- le(s) titres(s) du périodiques

- l'indication de l'état des collections (papier et électronique)

- l' affichage du lien permettant d'accéder à la version électronique de la revue quand elle existe

- l'affichage de la localisation de la revue papier

- l'affichage de l'éditeur


112

Possibilité d'accéder au catalogue des périodiques depuis des bases externes (cf.

WOK) par le biais de liens vers la fiche catalogue correspondant au périodique

recherché.

Possibilité de se constituer des listes personnelles de périodiques

Soit développement d'un catalogue des périodiques déconnecté du logiciel de

gestion de bibliothèque.

Une liste des titres papiers et électroniques avec leur couverture chronologique serait mise à

disposition des utilisateurs sur l'interface de portail. Pour les périodiques électroniques, les

conditions d'accès seraient détaillées (numéros accessibles en texte intégral, saisie

automatique du mot de passe…) et un lien leur permettrait d'accéder directement au

périodique électronique souhaité.

5. Fonctions d'édition standard

Pour l'utilisateur final

Édition de la liste des résultats trouvés avec le nombre d'exemplaires et leur

localisation et leur état

Liste des nouvelles acquisitions

Liste des nouvelles acquisitions par thématique

Possibilité d'exports thématiques

Pour les documentalistes

Éditions de statistique de gestion (par cote, type de collection, bibliothèque, type

de document, type de lecteur)

Catalogue des périodiques (par bibliothèque ou en global)

Catalogue des ouvrages (par bibliothèque ou en global)

Liste des fiches catalogues (et non des fiches exemplaires)


113

6. Contraintes techniques

Base gérée sous Oracle

Oracle est le SGBD de l’IFP et conformément aux recommandations de la DSIT, le logiciel

devra permettre que la base soit gérée sous Oracle.

Architecture « full web »

Le logiciel devra avoir une architecture « full web » ou tout au moins permettre l’utilisation

des fonctionnalités de bibliothéconomie et l’interrogation du catalogue via une interface

web.

Gestion du format XML

La structuration nouvelle des données internes de l’IFP au format XML nécessite que les

notices catalographiques soient au format XML ou tout du moins puissent être exportées

dans ce format.

Compatibilité avec l’outil de portail

Le logiciel devra être compatible avec l’outil de portail. La base devra être interrogeable via

le méta moteur du portail.

Environnement informatique de l’IFP

Système d’exploitation su serveur : Windows 2000 SP3

Système d’exploitation du poste client : NT4 et XP

Système d’exploitation du serveur web : iiS V.4 ou V.5

Navigateur : IE

Licences

10 à 15 accès simultanés pour le module de bibliothéconomie

20 à 30 accès simultanés pour l’OPAC


114

Annexe 2 Grilles logiciels

Grille d’analyse BASIS WEBTOP Informations éditeur

Nom de la société OPEN TEXT CORPORATION Adresse Tour Areva

1,place de la Coupole 92084 Paris La Défense Cedex

Contact Mme Michèle Pellegrin Mail [email protected] Téléphone +33 1 47 96 54 36 Site Internet http://www.opentext.com Effectif (Monde et France) Monde : 2000 ; France : 44 Effectif support technique 8 personnes Date de création 1991 Capital social Opent Text France : 1.2 M€ Chiffre d’affaire Filiale française : 12M€ (pour 2003) Informations produit Réponse Commentaires Progiciel documentaire commercialisé BASIS Techlib : système modulaire et intégré

Principale activité : commercialisation d' ECM (gestion de contenu d'entreprise)

Amélie Fondimare – Analyse comparative de SIGB – Octobre 2004

115

Briques logiciels ou modules Livelink for Libraries (ancien Techlib) Livelink Collections Server (ancien BASIS) BASIS Webtop BASIS Webtop Thesaurus Manager BASIS Webtop OPAC Webtop SA : module administrateur de Basis

Actuellement à l'IFP : - Basis Techlib 9.1.2 - Webserver

Date de conception 1990 2000 : Première commercialisation de Basis Webtop Date de dernière version 2003 Évolutions à cours terme Automne 2004 : Techlib V.10

Début 2005: Basis et Techlib Version 10.1

Techlib V.10 Cette nouvelle version n'apporte que quelques corrections et améliorations aux problèmes existants. Aucune nouvelle fonctionnalité n'est annoncée exceptée l’augmentation de la taille des champs..

Nombre de versions par an annuelle pour les modifications importantes Nombre d'utilisateurs France 153 (1187 dans le monde) Site de démonstration Site Open Text avec Meeting zone Club utilisateurs AFUB Prix Coût de la licence en fonction du nombre d’accès simultanés Prix d'acquisition Prix de la maintenance Prix des formations Caractéristiques techniques Système SGBDR SGBDR Propriétaire Pas de gestion sous Oracle possible Architecture Full web pour Basis Webtop et Techlib V.10.1

Actuellement DESKTOP est en C/S; l'administration de la base n'est donc pas complètement full web.

100% web pour BASIS Webtop : propose des formulaires et fonctions de navigation web intuitifs pour les utilisateurs.

Technologie de développement JAVA Système d'exploitation du serveur BASIS Webtop et BASIS Server : Solaris, AIX, HP-

UX, Windows Pour Webtop : le serveur applicatif Apache Tomcat est inclus : Solaris, AIX, HP-UX, Windows, Linux

Système d'exploitation du poste client Windows, Unix, Linux En mode client-server (Desktop, TM4Win) : Windows. En mode navigateur (Webtop) : Solaris, AIX, HP-UX, Windows, Linux, OpenVMS, MacIntosh

Système d'exploitation du serveur web Solaris, AIX, HP-UX, Windows, Linux


116

Pré requis serveur client léger : architecture 3 tiers Le serveur de données peut être : Windows 2000/2003, Unix (AIX/HP-UX/Solaris), Linux, Open VMS

Gestion du format XML Convertisseur BASIS XML Mise en correspondance des balises XML avec les champs des tables. Gérer du XML sous Basis implique donc la création d'une nouvelle table.

Z 39.50 NON Pas de module de diffusion standard des données Techlib à la norme Z 39.50. Par contre le partenaire italien d'Open Text (Information Technologies SPA) a développé un serveur Z.39.50.

SSO NON Gestion et saisie des données Réponse Commentaires Export de base depuis Basis Sans intérêt dans ce cas Taille maximum de la base Illimité 504 GB avec BASIS v10 Format de saisie des données US MARC (format propre à Techlib compatible avec

MARC) Les données sont saisies dans des champs de tables relationnelles. Dans BASIS Techlib, il est possible d’importer des notices bibliographiques et d’autorité au format MARC – la correspondance entre les balises MARC et les champs de Techlib est paramètrable

Nombre maximum de champs 1000 champs par table Taille maximum d'un champ 64000 caractères (Techlib V.10) Mode de gestion des données exemplaires notices exemplaires Table COPY : la jointure relationnelle assure le lien avec la

notice bibliographique CAT correspondante)

Possibilité d’ajout de champs Intervention Open Text ou d’un Administrateur de bases de données (DBA) formé à BASIS

Frais de développement

Gestion des sous-champs OUI Maximum de 16'000 occurrences par champ avec BASIS v10

Nombre de champs indexables 30 000 (illimité) Chaque champ d’une table peut être indexé selon des règles qui lui sont propres (liste d’autorité, casse, texte intégral, etc.)

Gestion de champs obligatoires conditionnés OUI Concaténation de champs OUI


117

Contrôle champs obligatoires OUI Contrôle des doublons OUI Gestion de listes d’autorités OUI Gestion de thésaurus OUI Liste de mots vides OUI Aide à la saisie OUI Dans Techlib l'aide est disponible sur chaque champ en

cliquant sur son intitulé. Modification des fiches (fiche à fiche et mode cumulé)

OUI Modification en mode cumulé possible mais très peu de convivialité de l'outil.

Gestion de la numérisation externalisée Développé pour l'IFP GED en standard NON Format(s) d’import des données format MARC (import très facile avec le module

MARC Import/export) Le module standard DMHVU supporte plusieurs formats d’import/export de données au format texte. Tout format d’import peut être rapidement mis en œuvre à l’aide des modules DMFQM, SQL/ODBC, SQL/JDBC

Format(s) d’export des données L’export de données au format MARC depuis Techlib est possible en standard pour autant que la notice ait toujours été traitée au format MARC (import initial puis mise à jour avec l’éditeur MARC disponible sous la forme d’un plug-in Internet Explorer). S’il est nécessaire de re-créer une notice MARC à partir des champs structures de la base de données relationnelle, le développement d’une procédure d’édition est requis

Export plus complexe

Compatibilité Peoplesoft Oui (copier/coller) Gestion du paramétrage Réponse Commentaires Étendue du paramétrage : bibliothèques localisation OUI Les bibliothèques sont définies dans une table spécialisée

(LIBR) de Techlib type de document OUI Les types de documents sont définis dans une table

spécialisée (MATERIAL_TYPE) de Techlib type de lecteur OUI Les lecteurs sont définis dans une table spécialisée

(PATRON)de Techlib


118

durée des prêts OUI Les profils de prêt sont définis dans une table spécialisée (PROFILE) de Techlib

écrans de saisie NON Développements nécessaires. Pour personnaliser l'interface de consultation du catalogue, il faut recourir à des développements d'un consultant OpenText, ou avoir en interne du personnel formé (Pré requis : J2EE + 2 à 5 jours de formation). Pour personnaliser l’interface de Techlib, il faut recourir à un consultant ou au personnel interne formé (pré-requis : Microsoft ASP + 2 jours de formation Techlib Admin)

écrans de recherche NON Idem ci-dessus

affichage des résultats NON Idem ci-dessus Développements nécessaires paramétrage des textes d'édition Non en interne Idem ci-dessus Développements nécessaires paramétrage des possibilités statistiques Non en interne Des éditions statistiques standard sont disponibles dans

Techlib. Des statistiques spécifiques au client peuvent être développées à l’aide des modules DMFQM, SQL/ODBC, SQL/JDBC

possibilité de modifier ou supprimer des enregistrements

OUI

Modalités du paramétrage Complexité de la procédure Durée de la formation administrateur 1 semaine Toute personnalisation de Webtop nécessite un pré requis

technique : J2EE + 2 à 5 jours de formation Procédures statistiques Réponse Commentaires Étendue des fonctionnalités statistiques Des éditions spécialisées de Techlib traitent divers cas

particuliers de statistique d'utilisation du contenu de la base

Exportation des données OUI au format texte Possibilité de fourniture d'une macro Excel par Opentext ou d’une procédure d’export au format CSV (champs séparés par un délimiteur, p.ex. TAB) générique (quels champs, quelle sélection)


119

Convivialité du module OUI pour les éditions statistiques préparamétrées NON pour la création de nouvelles possibilités statistiques

Statistiques d'activités du Kernel

Prêts Réponse Commentaires Paramétrage des prêts par type de lecteur OUI par bibliothèque localisation OUI par type de document OUI Gestion des codes barres OUI Alimentation du fichier lecteur Connexion annuaire LDAP NON Pour l'instant aucune connexion possible avec le LDAP.

Possibilité de développements afin de réaliser une passerelle d'importation de LDAP. Techlib est basé sur l’utilisation de la table relationnelle PATRON lors de l’accès à des informations relatives aux lecteurs. Pour éviter des développements non-négligeables, il reste nécessaire d’exporter les données du dictionnaire LDAP vers la table PATRON

Alimentation manuelle OUI Mise à jour des données lecteurs OUI en interne Relance automatique des emprunteurs par messagerie Outlook

NON la relance est possible mais pas automatisée : En standard, la documentaliste doit aller dans le menu édition et éditer une lettre de rappel. Le lancement de cette édition peut être automatisé par l’appel du script ASP (sous la forme d’un URL) adéquat au travers d’un module Open Source de type WGET

Conditionnement du prêt au paiement d'une caution pour certains lecteurs

NON Des messages standard sont affichés dans des cas particuliers lors du prêt (trop de retards, lecteur dont les droits sont échus, etc.). La fonction décrite n’existe pas en standard mais peut faire l’objet d’un développement simple pour afficher un message indiquant que ce lecteur doit verser une caution


120

Gestion des périodiques Réponse Commentaires Bulletinage OUIGestion des abonnements/réabonnements OUI Gestion des données exemplaires OUI Gestion des URL de la version électronique des revues

OUI Champ 856 de la notice MARC

Interface de consultation du catalogue Réponse Commentaires Personnalisation de l'interface en fonction du profil utilisateur

NON Des privilèges sont attachés à chaque lecteur dans Techlib. Ces privilèges cachent/montrent les boutons correspondant aux actions disponibles dans les menus/sous-menus. Un développement simple peut être effectué pour que la liste des champs qui apparaissent dans les formulaires de catalogage (recherche, lot-résultat, affichage, mise à jour/ajout) soient décrits dans un fichier au format texte associé à chaque identifiant de connexion à techlib. Le même principe peut être mis en place pour Webtop OPAC

Technique de recherche Moteur propriétaire (recherche sur champs structurés) Recherche en texte intégral pour les ressources électroniques

Traitements linguistiques singulier/pluriel en standard Regroupement de champs OUI Une liste de champs regroupés est définie en standard

(titres, auteurs, mots-clés, etc.). D’autres peuvent être mis en place selon personnalisation demandée

Historique des recherches NON (la stratégie de recherche ne peut pas être sauvegardée pour une autre session de connexion). La gestion des historiques n'est possible qu'avec une connexion utilisateur.

Option de tri OUI Opérateurs disponibles booléens OUI A l'intérieur des champs le OU est utilisé par défaut.

Entre les champs les trois opérateurs ET/OU/SAUF sont disponibles au choix.

de proximité OUI Gestion des troncatures OUI


121

Traitement du multilinguisme NON Pas de traduction des requêtes Mise en surbrillance des termes de la recherche OUI Outil : Digital Connection : paremt d'importer un fichier

Word ou PDF et de la conversir en HTML. Le document est alors stocké sous Basis, et l'indexation peut se faire en texte intégral. Il est alors possible de faire apparaître les termes de la recherche en surbrillance (solution envisageable pour les sommaires d'ouvrages mais risque d'alourdir la base)

Fonction de prêt OUI mais non automatisée Non automatisée (nécessité d'éditer des demandes de prêt ou de réservation.) L'automatisation de la fonction nécessite des développements supplémentaires.

Fonction de réservation OUI mais non automatisée Non automatisée (nécessité d'éditer des demandes de prêt ou de réservation . L'automatisation de la fonction nécessité des développements supplémentaires.

Gestion de liens hypertexte dans la notice OUI Accès au sommaire numérisé de l'ouvrage OUI Accès à la version électronique des revues en ligne OUI Gestion d'une URL dans le champ 856 de la notice MARC Liste des nouvelles acquisitions par profil NON Possibilité d'accéder au catalogue depuis des bases externes

NON

Possibilité de créer une liste personnelle de périodiques/espace personnel utilisateur

NON

Catalogage par utilisateur final (Workflow) NON Export des réponses (de la liste des résultats)

OUI, au format HTML depuis le navigateur dans Techlib et Webtop OPAC

Le fichier HTML créé depuis le navigateur peut être repris dans MS-Office (tableau Word et/ou Excel)


122

Grille d’analyse E-DIP Informations éditeur Nom de la société DIP SYSTEMES Adresse 48 rue de Rivoli 75 004 Paris Contact M. Vincent Carlier (Directeur général) Mail [email protected] Téléphone 01 42 72 28 28 Site Internet www.dip-systemes.com Effectif (Monde et France) 18 personnes Effectif support technique 3 à 8 personnes Date de création 1993 Capital social 154 K€ Chiffre d’affaire 1.3 M€ pour 2003 Quelques références clients BPI (Centre Beaubourg), BOIRON, Bouygues Offshore, gendarmerie nationale Informations produit Réponse Commentaires Progiciel documentaire commercialisé E-Dip solution full web sortie en septembre 2004

E-DIP inclus le module photothèque Briques logiciels ou modules E-DIP bibliothèque

E-DIP Photothèque E-DIP Spool E-DIP thesaurus E-DIP DSI E-DIP Presse

Date de conception septembre 2004 Date de dernière version Évolutions à cours terme Nombre de versions par an Nombre d'utilisateurs France plus de 300 références clients

1ère installation de E-dip prévue pour octobre 2004

Site de démonstration Club utilisateurs Prix


123

Prix d'acquisition Tarification en fonction du nombre de bases gérées et du nombre d'utilisateurs

Prix de la maintenance Prix des formations Caractéristiques techniques Système SGBDR ORACLE possible La base peut être gérée sous Oracle; mais DIP préconise le

choix d'un moteur documentaire (cf. Search Server d'Hummingbird ou le moteur BRS d'Opentext)

Architecture Full web Architecture trois tiers Tous les modules ne sont pas encore disponibles en full web (sortie de E-DIP bibliothèque au 1er semestre 2005)

Technologie de développement Visual Basic Plateforme dot net Système d'exploitation du serveur Windows 2000, 2003, NT4 Système d'exploitation du poste client Windows 98, Me, 2000, XP,2003 Système d'exploitation du serveur web Windows 2000 serveur, Windows 2003, IIS Pré requis serveur 1Ghz en processeur, 1Go RAM, serveur dédié

recommandé

Gestion du format XML OUI Z 39.50 NON SSO NON Compatibilité avec l'outil de portail ???

Développements possibles

Gestion et saisie des données Réponse Commentaires Export de base depuis Basis OUI opération déjà réalisée Taille maximum de la base Illimitée Format de saisie des données Format propriétaire

Masque de saisie des champs paramétrable Non respect du format MARC

Nombre maximum de champs Illimité Taille maximum d'un champ Illimitée Mode de gestion des données exemplaires ??? Possibilité d’ajout de champs OUI Outil d'administration de DIP Gestion des sous-champs OUI Nombre de champs indexables Illimité


124

Gestion de champs obligatoires conditionnés OUI Concaténation de champs Développement spécifique Contrôle champs obligatoires OUI Contrôle des doublons OUI Gestion de listes d’autorités OUI Gestion de thésaurus OUI Liste de mots vides OUI Aide à la saisie OUI Modification des fiches (fiche à fiche et mode cumulé)

OUI

Gestion de la numérisation externalisée OUI Si le fichier existe il suffit de l'associer à la notice. S'il s'agit de créer automatiquement une fiche à partir d'un fichier c'est un spécifique.

GED en standard OUI OCR : Omnipage Format(s) d’import des données Texte, XML, HTML Format(s) d’export des données Texte, XML, HTML Compatibilité Peoplesoft ??? Gestion du paramétrage Réponse Commentaires Paramétrage par l'administrateur : des bibliothèques localisation Développement spécifique des types de document OUI du type de lecteur OUI par profil de la durée des prêts OUI par profil des écrans de saisie OUI des écrans de recherche OUI de l'affichage des résultats OUI des textes d'édition OUI des possibilités statistiques OUI possibilité de modifier ou supprimer des

enregistrements OUI


125

Modalités du paramétrage - gestion des champs et des vues par une documentaliste - Design par un webmaster - Programmation par un développeur

Durée de la formation administrateur 1 à 2 jours Procédures de statistiques Réponse Commentaires Etendue des fonctionnalités statistiques illimitée avec l'outil "éditeur d'état" Éditeur d’état inclus dans le module Dip-biblio Exportation des données OUI Convivialité du module Pas de démonstration pour cette fonctionnalité Prêts Réponse Commentaires Paramétrage des prêts par type de lecteur OUI par bibliothèque localisation Développement particulier par type de document OUI Gestion des codes barres OUI Alimentation du fichier lecteur par annuaire LDAP Connexion annuaire LDAP OUI Réplication de l’annuaire

Pour l'instant, récupération des lecteurs LDAP mais pas des groupes

Alimentation manuelle OUI Mise à jour des données lecteurs OUI Relance automatique des emprunteurs par messagerie Outlook

OUI


OUI

Gestion des périodiques Réponse Commentaires Bulletinage OUIGestion des abonnements/réabonnements OUI Gestion des données exemplaires OUI Kardex électronique Gestion des URL de la version électronique des revues

OUI dans la fiche abonnement Simple gestion d’URL, pas de modalité particulière de vérification des liens.


126


OUI

Technique de recherche Recherche structurée ou en texte intégral Traitements linguistiques Ceux du moteur de recherche choisit (Search Server

d’Hummingbird ou BRS d’Opentext)

Regroupement de champs OUI champ d'équivalence Historique des recherches OUI Option de tri Opérateurs disponibles booléens OUI

de proximité OUIGestion des troncatures OUI Traitement du multilinguisme OUI grâce au thésaurus Mise en surbrillance des termes de la recherche OUI dans la notice

NON dans le PDF du sommaire

Fonction de prêt développement spécifique pour automatisation de la demande

Fonction de réservation développement spécifique pour automatisation de la demande

Gestion de liens hypertextes dans la notice OUI Auteur, thème… Accès au sommaire numérisé de l'ouvrage OUI Accès à la version électronique des revues en ligne OUI Gestion d’URL Liste des nouvelles acquisitions par profil OUI Utilisation du module DIP DSI Possibilité d'accéder au catalogue depuis des bases externes

Développement spécifique (import de fichiers fournisseur)


NON

Possibilité de catalogage pour l'utilisateur final OUI via le module de suggestion Export des réponses

OUI


127

Grille d’analyse I-KIOSK Informations éditeur Nom de la société EVER EZIDA, filiale du groupe EVER TEAM Adresse 4, place Félix Eboué 75012 Paris (siège social : 44 rue de la Villette, 69003 Lyon) Contact Mme Valérie MERCIER (Ingénieur commercial) Mail [email protected] Téléphone 01 72 71 33 10

06 72 77 55 19 Site Internet www.ever-ezida.com Effectif (Monde et France) 150 personnes (groupe Ever) 40 personnes pour la filiale Ever Ezida Effectif support technique 10 personnes R&D Date de création Création de la filiale Ever Ezida en 2004. (Ever Team : 15 années d'expertise métier) Capital social 11 millions d'euros pour le groupe Ever Chiffre d’affaire chiffre d'affaire du groupe pour l'année 2000 : 10 M€ (20% du CA consacré à la R&D) Quelques références clients CCIP, Université Paris X, Dassault Aviation, BNP Paribas, Banque de France Informations produit Réponse Commentaires Progiciel documentaire commercialisé Suite I-KIOSK

Briques logiciels ou modules Grande modularité du produit I-KIOSK Library : solution intégrée 100% web de gestion de bibliothèques et de centres de documentation I-KIOSK Catalogs : solution pour la production de contenus éditoriaux, actualités, parcours documentaires, dossiers pédagogiques. I-KIOSK Webzine : solution pour la production en ligne des ressources documentaires I-KIOSK Access : solution pour l’accès aux ressources documentaires et les services aux utilisateurs

Date de conception I-Kiosk : 2001 Date de dernière version V3.1 Évolutions à cours terme Janvier 2005 V3.2


128

Nombre de versions par an une version majeure par an La migration de version est réalisable en interne. Nombre d'utilisateurs France 250 clients en France pour les produits bibliothèques,

archives et centres de documentation Utilisateur de la solution I-Kiosk (Library et autre)

Site de démonstration Club utilisateurs Club Doris créé en 1994 Contact : [email protected] Prix Prix d'acquisition Prix de la maintenance 15% du prix d'acquisition du logiciel Prix des formations Caractéristiques techniques Système SGBDR Oracle, serveur de base de données Oracle 8.1.7, 9i et 10g Architecture Full web Technologie de développement JSP (Java Server Page) Système d'exploitation du serveur Windows 2000 server avec SP4, Windows 2003, Linux

RedHat, Solaris

Système d'exploitation du poste client Voir les pré-requis joints Système d'exploitation du serveur web Tomcat, WebLogic, WebSphere Pré requis serveur Système d’exploitation +SGBDr 1Go

Serveur i-kiosk Web de base 50 Mo + 50 Mo par tranche de 20 utilisateurs

Espace disque : 1 Go minimum pour l’application. Il doit rester au moins 500 Mo de libre après installation.

Gestion du format XML OUI Edition XML en standard (intégré à l'offre) Z 39.50 OUI SSO OUICompatibilité avec l'outil de portail OUI (soit lien soit intégration) Gestion et saisie des données Réponse Commentaires Export de base depuis Basis OUI Opération déjà réalisée Taille maximum de la base Format de saisie des données UNIMARC / US MARC Nombre maximum de champs Taille maximum d'un champ Pas de notion de "taille" à proprement parlé. S

Seule limite : 2Go

Mode de gestion des données exemplaires ???


129

Possibilité d’ajout de champs OUI Gestion des sous-champs OUI Nombre de champs indexables Pas de limite Gestion de champs obligatoires conditionnés OUI A définir lors de la mise en place, selon la définition du

format de saisie et des grilles pour chaque type de documents ou des ressources à traiter

Concaténation de champs OUI Contrôle champs obligatoires OUI Contrôle des doublons OUI Les clés de dédoublonnage sont définies selon les besoins

du site. Dédoublonnage à la saisie, à l’import… Gestion de listes d’autorités OUI Gestion de thésaurus OUI Liste de mots vides OUI Prise en compte éventuelle multilingue Aide à la saisie OUI Liste déroulante, liste fermée, contrôle sur les zones

obligatoires, liens avec autorités et thesaurus, selon les règles définies

Modification des fiches (fiche à fiche et mode cumulé)

Il existe des fonctions de modification, soit fiche à fiche mais aussi des fonctionnalités de modification en masse de données

Gestion de la numérisation externalisée OUI Il s’agit de mettre en place une procédure d’import, et de définir l’identifiant unique qui permettra de faire le lien entre la notice du n° de périodique et les sommaires numérisés, de manière à proposer aux utilisateurs une navigation fluide entre les différents niveaux de périodiques.

Une fois la procédure d’import définie, il sera possible de faire une reprise de l’existant.Cette reprise devra ête envisagée dans le cadre de la mise en place du système, en parallèle de la reprise BASIS.

GED en standard OUI Possibilité de visualiser, et de gérer (numériser) 350 formats (images fixes, animées, vidéos…). Fonctions d’OCR disponibles

Format(s) d’import des données ISO 2709 . ASCII. XML Format(s) d’export des données ISO 2709 . ASCII. XML Compatibilité Peoplesoft OUI


130

Gestion du paramétrage Réponse Commentaires Paramétrage par l'administrateur : des bibliothèques localisation OUI des types de document OUI du type de lecteur OUI de la durée des prêts OUI des écrans de saisie OUI des écrans de recherche OUI de l'affichage des résultats OUI des textes d'édition OUI des possibilités statistiques OUI possibilité de modifier ou supprimer des

enregistrements OUI

Modalités du paramétrage JSP Durée de la formation administrateur 4 à 5 jours Procédures de statistiques Réponse Commentaires Étendue des fonctionnalités statistiques Module standard offrant une large étendue de

possibilités statistiques. Les fonctionnalités statistiques varient en fonction des modules.

Exportation des données Vers Excel (statistiques pré-paramétrées) Convivialité du module Prêts Réponse Commentaires Paramétrage des prêts par type de lecteur OUI par bibliothèque localisation OUI par type de document OUI Gestion des codes barres OUI Alimentation du fichier lecteur par annuaire LDAP Connexion annuaire LDAP OUI

Alimentation manuelle OUI Mise à jour des données lecteurs OUI


131

Relance automatique des emprunteurs par messagerie Outlook

OUI


OUI

Gestion des périodiques Réponse Commentaires Bulletinage OUI Module I-Kiosk Library Gestion des abonnements/réabonnements OUI Module I-Kiosk Library Gestion des données exemplaires OUI Exemplaires papier et électronique avec mention de l’état

de la collection Gestion des URL de la version électronique des revues

OUI (gestion des URL + vérificateur de liens)


OUI

Technique de recherche Moteur de recherche I-KIOSK (ES SIS)

Moteur propriétaire: recherche en texte intégral, recherche par lien, possibilité de rebonds

Traitements linguistiques Possibilité de recherche floue

.

Regroupement de champs OUI Historique des recherches OUI Option de tri OUI A priori et à posteriori Opérateurs disponibles booléens OUI

de proximité OUIGestion des troncatures OUI Traitement du multilinguisme OUI Mise en surbrillance des termes de la recherche Oui, sur les méta données, pas sur le texte intégral pour le

moment

Fonction de prêt OUI Fonction de réservation OUI

Alimentation d'une table de l'application qui sera gérée pour l'envoi par mail à la bonne bibliothèque (nécessité de paramétrage et non de développement)


132

Gestion de liens hypertextes dans la notice OUI possibilité de rebonds Accès au sommaire numérisé de l'ouvrage OUI Accès à la version électronique des revues en ligne OUI (gestion des URL + vérificateur de liens) Liste des nouvelles acquisitions par profil OUI (envoi par mail) Possibilité d'accéder au catalogue depuis des bases externes

OUI, avec option Open URL


OUI Personnalisation issue du portail

Possibilité de catalogage pour l'utilisateur final OUI Dépôt de document par l'utilisateur (utilisation des zones du Dublin Core). Circuit de validation très simple.

Export des réponses

OUI Export des données vers Word ou vers Excell pour les statistiques


133

Grille d’analyse JLB-NET Informations éditeur Nom de la société JLB INFORMATIQUE Adresse 97, rue Anatole France - 92532 Levallois Perret Cedex Contact Karine Dumarquez - Stéphane Brunel (documentaliste) - Nicole Olivier (directeur commercial) Mail [email protected] Téléphone 01 41 34 04 10 Site Internet 01 41 34 04 11 Effectif (Monde et France) 12 Effectif support technique 5 Date de création 1981 Capital social 230 000 € Chiffre d’affaire 630 000 € Quelques références clients Météo France; TGI de Paris; CPA; Générali ; Ministère des Finances; Société Générale ; BNP ; CCF ; AVNETIS ;

DELOITTE; COLAS, CMBV, Caisse des dépôts et consignation… Informations produit Réponse Commentaires Progiciel documentaire commercialisé JLB-NET Briques logiciels ou modules JLB-NET Bibliothèques

JLB-NET PORTAIL Consultation JLB-NET PORTAIL Saisie JLB-NET GEIDE

Outil de production permettant la gestion des ouvrages et des périodiques OPAC OPAC + saisie de notices par l'utilisateur Module de GEIDE comprenant OCR et indexation plein texte.

Date de conception 2002 Date de dernière version 2004 Évolutions à cours terme Amélioration des fonctionnalités concernant le

workflow

Nombre de versions par an 2 (nouvelles versions comprises dans le prix de la maintenance)

Nombre d'utilisateurs France >100 Site de démonstration Chez des clients qui se proposent d'accueillir nos

prospects et déplacement de commerciaux sur site


134

Club utilisateurs GIL MEDEF Mlle TONDU 04 78 77 07 11

Prix Prix d'acquisition Prix de la maintenance 15% Prix des formations Caractéristiques techniques Système SGBDR Oracle version 8 et 9 ou MySQL Architecture Full-web pour toutes les fonctions même les fonctions

d'administration Client léger : architecture trois tiers

Technologie de développement JAVA Système d'exploitation du serveur Windows NT 4.0, 2000, XP

Linux Unix sur Solaris

Système d'exploitation du poste client Microsoft Internet explorer 6.0 et suivant Adobe Acrobat Reader 5.0 Windows 98, NT, ME, 2000, XP

Système d'exploitation du serveur web Windows NT 4.0, 2000, XP Linux Unix sur Solaris

Pré requis serveur Pentium IV -2.4 Ghz - 512 Mo mais 1 Go recommandé en mémoire vive

Gestion du format XML OUI, les données sont stockées au format XML Z 39.50 OUI SSO OUICompatibilité avec l'outil de portail OUI Intégration dans le portail d'entreprise. Gestion et saisie des données Réponse Commentaires Export de base depuis Basis Oui, opération déjà réalisées. Les données pourront être scindées en deux bases dans JLB-

NET Taille maximum de la base Illimitée Format de saisie des données Respect UNIMARC, US MARC Nombre maximum de champs Illimité Taille maximum d'un champ Illimité


135

Mode de gestion des données exemplaires Fiches liées Possibilité d’ajout de champs OUI, par l'administrateur de la base Gestion des sous-champs OUI Nombre de champs indexables Illimité Gestion de champs obligatoires conditionnés OUI Concaténation de champs OUI (pour la recherche) Contrôle champs obligatoires OUI Contrôle des doublons OUI Gestion de listes d’autorités OUI Gestion de thésaurus OUI La mise à jour du thésaurus peut-être effectuée manuellement

ou automatiquement. La mise à jour manuellement est effectuée pat l'administrateur. L'automatisation de la mise à jour nécessite la désindexation et la réindexation automatique de la base et requiert une procédure spécifique.

Liste de mots vides OUI Aide à la saisie OUI : aide en ligne, listes contrôlées… Modification des fiches (fiche à fiche et mode cumulé)

OUI Modification en série et modification à l'unité

Gestion de la numérisation externalisée OUI L'analyse de la reprise de l'historique pourra être effectuée à partir de la réception d'un jeu d'essai.

GED en standard OUI Module de GEIDE comprenant la numérisation, un module d'OCR (Omnipage) et l'indexation des documents en texte intégral.

Format(s) d’import des données Marc, texte; XML Format(s) d’export des données Marc, texte, XML Compatibilité Peoplesoft OUI Au minimum possibilité de réaliser des copier/coller des

données entrées sous Peoplesoft. Possibilité de développement de passerelle mais réserve quant à l'utilité d'une telle solution.

Gestion du paramétrage Réponse Commentaires Paramétrage par l'administrateur : des bibliothèques localisation OUI


136

des types de document OUI du type de lecteur OUI de la durée des prêts OUI des écrans de saisie OUI des écrans de recherche OUI, dans l'OPAC de l'affichage des résultats OUI (notice complète, abrégée, exemplaire) des textes d'édition OUI des possibilités statistiques OUI possibilité de modifier ou supprimer des

enregistrements OUI

Modalités du paramétrage Module d'administration convivial et ergonomique Durée de la formation administrateur 3 jours Procédures de statistiques Réponse Commentaires Etendue des fonctionnalités statistiques Pas de démonstration pour ce module.

Les états statistiques sont créés dans les modèles d'édition (fourniture de modèle en standard); possibilité de configurer ses propres standards.

Exportation des données OUI Convivialité du module Faute de démonstration concernant cette fonctionnalité, il est

impossible d'évaluer sa convivialité. Gestion des prêts Réponse Commentaires Paramétrage des prêts par type de lecteur OUI par bibliothèque localisation OUI par type de document OUI Gestion des codes barres OUI Alimentation du fichier lecteur par annuaire LDAP OUI Connexion annuaire LDAP OUI

Alimentation manuelle OUI Mise à jour des données lecteurs OUI


137

Relance automatique des emprunteurs par messagerie Outlook

OUI


OUI

Gestion des périodiques Réponse Commentaires Bulletinage OUIGestion des abonnements/réabonnements OUI Gestion des données exemplaires OUI Gestion des URL de la version électronique des revues

OUI, mais la mise à jour automatique des liens n'est pas possible


OUI Cette fonction sera à préciser car la personnalisation entraîne des contraintes (exemple : définition des rôles)

Technique de recherche Recherche structurée par formulaire, recherche en texte intégral, recherche en texte libre

Traitements linguistiques NON Regroupement de champs OUI Historique des recherches OUI Nécessité d’enregistrement Option de tri OUI Opérateurs disponibles booléens OUI

de proximité NONGestion des troncatures OUI Droite, gauche, centrale

Traitement du multilinguisme OUI Mise en surbrillance des termes de la recherche En cours Fonction de prêt OUI En standard : demande automatique envoyée par mail Fonction de réservation OUI En standard : demande automatique envoyée par mail Gestion de liens hypertextes dans la notice OUI (Affichage des notices indexées par le liens) Accès au sommaire numérisé de l'ouvrage OUI Accès à la version électronique des revues en ligne OUI, par l'URL Liste des nouvelles acquisitions par profil OUI (envoi par mail)


138

Possibilité d'accéder au catalogue depuis des bases externes

A l'étude


OUI : panier de sélection Le panier n'est que temporaire; nécessité de l'enregistrer.

Possibilité de catalogage pour l'utilisateur final OUI, avec la version "saisie" de JLB-NET PORTAIL Export des réponses

OUI Cependant, JLB-NET PORTAIL Consultation permet la constitution d'un panier.


139

Grille d’analyse Ex-Libris Informations éditeur Nom de la société CADIC (éditeur de progiciel documentaire depuis 1986) Adresse 3, rue Bernouilli

75 008 Paris Contact Mme Lise Bessette (responsable du service commercial)

Mme Lucie Kaminski (ingénieur commercial) M. Xavier Henri-Bourgain (responsable technique)

Mail [email protected] [email protected] Téléphone 01 44 69 38 79 Site Internet www.cadic.fr Effectif (Monde et France) 25 personnes (France) Effectif support technique 10-15 support technique Date de création 1986 Capital social 305 000€ Chiffre d’affaire 2.4M€ prévisionnel 2003 Informations produit Réponse Commentaires Progiciel documentaire commercialisé Ex-Libris V5.2 Briques logiciels ou modules Ex-Libris se décline en 5 grandes applications,

composées de modules livrés en standard ou optionnels: -serveur d'application -portail -gestion de médiathèque -serveur de publication (intègre un serveur XML et un module GED) -serveur multimédia

Pour satisfaire les besoins de l’IFP, nécessité d’acquérir : Serveur d'application (sauf API) Portail (plus LDAP) Médiathèque : Production et Bibliothéconomiqe Serveur de publication : Workflow documentaire; Module GED

Date de conception Version client-serveur : 1997 Date de dernière version Ex Libris solution full-web depuis 2001 Évolutions à cours terme Version full-web du module de bibliothéconomique

sortie en juin 2004.

Nombre de versions par an 1 version majeure et 2 mineures (compris dans le prix de la maintenance)


140

Nombre d'utilisateurs France 306 Références clients et/ou Site de démonstration INPI, gestion de 40 millions de brevet Démonstration : voir le site CADIC, ou site de l'Institut

Pasteur Club utilisateurs OUI (login et mot de passe sur le site Web de l’éditeur) Prix

Prix d'acquisition

Prix de la maintenance Prix des formations Caractéristiques techniques Système SGBDR Stockage natif XML; possibilité de stockage en base

Oracle ou MySQL. Recommandations fournisseur: en deçà de 500 000 : stockage XML au delà de 500 000 : stockage Oracle ou My SQL

Architecture Full web Technologie de développement PHP Système d'exploitation du serveur Windows 2000 ou NT4, Unix, Solaris, HP-UX, AIX,

Linux

Système d'exploitation du poste client Windows 95,98,2000, XP Système d'exploitation du serveur web Serveur Web Apache fourni Ouvert à Unix, Linux Pré requis serveur Pas de serveur dédié

Configuration minimale sous NT ou Linux : Serveur > à 400 Mhz, mémoire > à 768 MO, Disque > à 2GO Client > à 250 Mhz, mémoire > à 128 MO, Disque > à 1GO Configuration minimale sous Unix : Serveur > à 400 Mhz, mémoire > à 512 MO, Disque > à 2GO Client > 350 Mhz, mémoire> à 128 MO, Disque > à 1GO

Gestion du format XML OUI XML natif pour le stockage des données, soit en base de données Oracle ou MySQL, soit en fichiers, au choix du client.

Z 39.50 OUI SSO OUICompatibilité avec l'outil de portail OUI Lien depuis le portail d'entreprise pointant vers la solution Ex

Libris


141

Gestion et saisie des données Réponse Commentaires Export de base depuis Basis OUI Opération déjà réalisée pour :

SNECMA moteurs (80 000 notices) Institut pasteur de Lille (10 000 notices)

Taille maximum de la base Illimitée Format de saisie des données tout format MARC et ISO 27.09 Nombre maximum de champs 32000 champs par formulaire Taille maximum d'un champ 32 000 caractères Mode de gestion des données exemplaires base séparée Possibilité d’ajout de champs OUI L'administrateur peut le faire lui-même en interne. Gestion des sous-champs OUI Nombre de champs indexables OUI Gestion de champs obligatoires conditionnés OUI Concaténation de champs OUI (regroupement de termes pour la recherche) Contrôle champs obligatoires OUI Contrôle des doublons OUI Gestion de listes d’autorités OUI Illimité Gestion de thésaurus OUI Mise à jour en interne. Import possible de tout thésaurus

respectant la norme Z47-100 ou au format XML Liste de mots vides OUI Aide à la saisie OUI Modification des fiches (fiche à fiche et mode cumulé)

OUI

Gestion de la numérisation externalisée OUI OUI Reprise de l'historique (champ sommaire) lors de la migration des notices catalographique.

GED en standard NON un module existe mais il inclut seulement un converstisseur des fichiers word au format PDF. N'inclut pas de numérisation et d'OCR.

Le module de GED est destiné à associer les fichiers texte et les fichiers image résultant de la numérisation et de l'océrisation. Le module GED n'inclut pas de logiciel pilotant le scanner. La société Cadic recommande comme logiciel d'OCR "Fine Reader" qui permet en une seule passe de créer un fichier PDF (texte et image) et donc une indexation plein texte à partir de ce PDF.


142

Format(s) d’import des données ASCII – XML – ISO 27.09 Passerelle SUDOC pour importer des notices. Existence d'un véritable module d'Import/export

Format(s) d’export des données ASCII – XML – ISO 27.09 Compatibilité PeopleSoft OUI Possibilité de créer un lien direct afin d'assurer la reprises

dans les fiches catalogues des données entrées dans le SIG (outil webscript)

Gestion du paramétrage Réponse Commentaires Étendue du paramétrage : bibliothèques localisation OUI type de document OUI type de lecteur OUI durée des prêts OUI écrans de saisie OUI écrans de recherche OUI affichage des résultats OUI paramétrage des textes d'édition OUI paramétrage des possibilités statistiques OUI possibilité de modifier ou supprimer des

enregistrements OUI

Modalités du paramétrage Serveur d'application : Module Web Admin Administration orientée utilisateur et non informaticien : architecte documentaire (bonne connaissance des bases)

Durée de la formation administrateur 2 jours Procédures de statistiques Réponse Commentaires Etendue des fonctionnalités statistiques Large Statistiques pour une période donnée, par bibliothèque, pour

une section , pour un fonds, par entité d'acquisition, par type de document, par tranche de cotes, par fournisseur… +outil "journal des statistiques" pour réaliser des statistiques sur la consultation du portail.


143

Exportation des données OUI Les statistiques sont enregistrées dans une table standard, interrogeables et exportables directement vers un tableur, pour générer des graphiques, récapitulatifs paramétrables…

Convivialité du module ??? Pas de démonstration pour cette fonctionnalité Prêts Réponse Commentaires Paramétrage des prêts par type de lecteur OUI par bibliothèque localisation OUI par type de document OUI Gestion des codes barres OUI Alimentation du fichier lecteur OUI Connexion annuaire LDAP OUI Si des champs sont prévus pour les infos doc (emprunt…),

synchronisation LDAP. Sinon création de table Ex Libris et synchronisation avec LDAP et possibilité d'ajouter manuellement des personnes dans la table Ex-Libris.

Alimentation manuelle OUI Mise à jour des données lecteurs OUI Relance automatique des emprunteurs par messagerie Outlook

OUI


OUI

Gestion des périodiques Réponse Commentaires Bulletinage OUIGestion des abonnements/réabonnements OUI Gestion des données exemplaires OUI Exemplaires papier et électronique avec mention de l’état

de la collection Gestion des URL de la version électronique des revues

OUI


144


OUI Toutes les interfaces sont paramétrables (donc personnalisables) et peuvent être rattachées à des catégories d'utilisateurs.

Technique de recherche Moteur de recherche Search Server d’Hummingbird Recherche en texte intégral et recherche structurée

Traitements linguistiques OUI Traitement linguistiques : traitement morphologique (lemmatisation) traitement syntaxiques (des dictionnaires grammaticaux dans 12 langues permettent de rechercher sur : le singulier/pluriel ; masculin/féminin ; conjugaison de verbes). Correction orthographique des questions Recherche par expression (mots dans l’ordre, caractère maxi entre les mots) Recherche par pertinence Recherche flou, par similarité Traitements sémantiques (dictionnaire de 80 000 termes et 500 000 formes)

Regroupement de champs OUI Historique des recherches OUI Option de tri OUI Opérateurs disponibles booléens OUI Au choix entre les champs et dans les champs

de proximité OUI Gestion des troncatures OUI Traitement du multilinguisme NON (traduction de la question) : possible en adaptant un

dictionnaire des synonymes Mise en surbrillance des termes de la recherche OUI / NON pour le fichier image Fonction de prêt OUI possibilité d'activer la demande de prêt depuis le

catalogue (mail rempli automatiquement et adressé à la bibliothèque détentrice)


145

Fonction de réservation OUI possibilité d'activer la réservation d'un ouvrage depuis le catalogue (mail rempli automatiquement et adressé à la bibliothèque détentrice)

Gestion de liens hypertexte dans la notice OUI Accès au sommaire numérisé de l'ouvrage OUI Accès à la version électronique des revues en ligne OUI ExLibris propose même une solution permettant de créer

un lien non pas seulement vers le titre de la revue mais les différents numéros de périodique. Pour cela il faut néanmoins leur fournir la liste des fournisseur de périodiques électroniques afin d'obtenir une estimation précise.

Liste des nouvelles acquisitions par profil OUI (envoi par mail) Possibilité d'accéder au catalogue depuis des bases externes

OUI mais développements Afin de pouvoir connecter le catalogue avec des bases externes, nécessité de développer des connecteurs (société Quam)

Possibilité de créer une liste personnelle de périodiques / espaces personnel utilisateur

OUI

Catalogage par utilisateur final (Workflow) OUI Export des réponses OUI L’utilisateur peut exporter la liste des résultats (format

ASCII, XML…)


146

Chapitre 1 Définition et méthodologie de l’analyse...

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