La donnée sous toutes ses formes

De la production à l’archivage

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DÉCEMBRE 2017 – SICTIAM – OPÉRATEUR PUBLIC DE SERVICES NUMÉRIQUES

Accès réservé ou Open-data ?

Gratuite ou payante, sous quelle licence, droit d’auteurs ?...

Figées à un instant T. Conservation des documents numérique indispensable désormais

Statistiques, indicateurs, dans une autre application, souvent

Au quotidien, dans tous les actes de la vie, dans de multiples applications

A l’intérieur des logiciels, pour autant, ils faut qu’elles soient réutilisables, d’où l’intérêt de de les conserver de manière qualitative

Focus sur Archivage Numérique versus GED

5TITRE

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Définitions Les enjeux de l’archivage

« Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des [documents électroniques], en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d'information »Rietsch Jean-Marc, Chabin Marie-Anne & Caprioli Eric, Dématérialisation et archivage électronique, Dunod, Paris, 2006

Stratégiques

Juridiques

Organisationnels

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GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED)

SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE (SAE)

DEUX APPLICATIONS DIFFÉRENTES…

Permet la modification des documents(gestion des versions)

Permet la destruction des documents parleurs auteurs

Peut comporter la gestion de délais deconservation

Peut comprendre une structure organiséede stockage sous le contrôle desutilisateurs

Est a priori dédié à la gestion quotidiennedes documents pour la conduite desaffaires

Empêche la modification des documents

Empêche la destruction de documents, endehors d’un contrôle strict soumis à validation

Comprend obligatoirement un contrôlerigoureux des délais de conservation

Comprend obligatoirement une structurerigoureuse de classement pour la conservationet le stockage, gérée par l’administrateur dusystème

Peut faciliter les tâches quotidiennes, mais estsurtout destiné à la constitution d'un fondssécurisé des documents à valeur probatoire del‘organisme

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…Mais complémentaires

3La GED Les enjeux de la Gestion électronique des documents

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LES FONCTIONS MAJEURES

L’acquisition

Le classement

Le stockageLa diffusion

La recherche

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NUMERIQUE

• Courriers électroniques avec le contenu du corps de texte, pièces-jointes, formulaires saisis en ligne sur le portail de service de la collectivité, fichiers échangés entre applications métiers, réponses à appels d’offres, factures électroniques, fichiers échangés avec les services de l’Etat.

PAPIER

• Tout type de documents et courriers reçus par voie postale ou Fax. Reçus sous format papier ces documents sont numérisés via un scanner ou copieur multifonctions, puis traités par un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères et stockés pour être intégrés à la GED.

IL EXISTE DEUX FORMES DE SUPPORTS D’INFORMATIONS ET DE COURRIERS ENTRANTS DANS UNE COLLECTIVITE

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⇒ Les outils de numérisation se résument à 2 familles :

- Scanner connecté à un poste de travail dédié- Copieurs numériques

⇒ Le logiciel de numérisation, qui permet de numériser les documents page par page ou par lot, en choisissant la résolution et le format du fichier final. Intégré dans les copieurs multifonction, il fonctionne en mode autonome.

⇒ Le logiciel de Reconnaissance Optique de Caractère (OCR), permet la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec l'enrichissement typographique associé) exploitables par des programmes informatiques.

1- La numérisation

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II- Les bannettes virtuelles

Les bannettes services, rattachées à chaque service de la

collectivitéLes bannettes utilisateurs, elles sont personnelles et seuls leurs propriétaires y

ont accès

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⇒Mis en place au préalable pour organiser, classer les documents et faciliter leur recherche par les agents

⇒Basé sur une organisation hiérarchique similaire à une organisation type arborescence Windows

⇒Regroupement des documents en fonction des activités et de l’organisation des services

⇒ Il faut également établir un plan d’indexation et de règles de nommages

L’indexation consiste à décrire lesdocuments et a pour but de faciliterleur traitement, leur recherche et leurarchivage. Deux types d’indexation :

-> par type-> par mots-clés

III- Le plan de classement et l’indexation

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Objectif de la GED

Gérer ses documents (archives courantes)

Réorganiser la documentation de chaque agent pour chaque service

Verser automatiquement les archives courantes devenus intermédiaires dans le SAE

Préparer l’archivage pérenne et sécurisé d’un SAE

Numériser les documents entrants

Modifier et partager ses documents

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OFFRE DU SICTIAM

Une solution full web inter-opérée avec la plateforme ARMON-e

Une solution ouverte disposant de connecteurs universels et de web-services permettant de connecter n’importe quel logiciel métier

Une solution simple à utiliser respectant les standards de traçabilité et d’authenticité

Une solution OPENSOURCE pour une meilleure maîtrise des développements de connecteurs et interfaces

Un calendrier court : l’offre sera disponible fin décembre

ArMON-e

Tiers-Archivage Mutualisé d’Objets Numériques

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I- LES ENJEUX DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE À VALEURPROBATOIRE

La dématérialisation des échanges administratifs dite « de bout en bout » concerne :

• La transmission automatique des archives courantes de la GED vers ArMON-e

• La transmission des actes au contrôle de légalité (STELA)

• La transmission des données et des pièces comptables à la trésorerie (Module HELIOS PES v2 sur STELA)

• L’archivage électronique à valeur probatoire (ArMON-e)

C’est le SEDA qui va permettre de modéliser les différentes transactions pouvant avoir lieu entre les applications métiers et la GED, et entre la GED et le SAE.

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II- LES PRINCIPES DU SEDA

Le SEDA modélise les différentes transactions pouvant avoir lieu entre des acteurs.

Ces transactions sont au nombre de 6 :

• transfert

• demande de transfert

• modification

• élimination

• communication

• restitution

Les acteurs sont eux au nombre de 5 :

Service producteur (SP)

Service versant (SV)

Service Archives (SA)

Service de contrôle (SC)

Service demandeur d‘archives (SD)

DESCRIPTION FONCTIONNELLE DE L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE SÉCURISÉ

F3. Gestion des données descriptives

F1. Versement

F5. Administration

F2. Conservation sécurisée

F4. ConsultationCommunication

Informationde

description

PIA

Réponses

PID

PID

Système d’archivage électronique ArMON-e

SERVICE

DEMANDEUR

Requêtes

Interrogations

Demandes

SERVICE DE CONTRÔLE (ARCHIVES DÉPARTEMENTALES)

PIV

F7. Audit du système

SERVICE D’ARCHIVAGE SÉCURISÉ DU SICTIAM

F0. PréparationPIV

F6. Initialisation

nouveauprocessus

SERVICE

VERSANT

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EuclydeDC1

Site de production

EuclydeDC3

Site de réplication (PRA)

III- CENTRES DE DONNÉES SÉCURISÉS (ÉCRITURE EN Y)

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IV- LES OBJECTIFS D’UN SERVICE DE TIERS-ARCHIVAGE

Gestion de l’administration

Archivistique

Fonctionnelle

Technique

Gestion des archives intermédiaires

Gel et dégel Conversion de formats Modification des DUA Modification des sorts finaux Modification des durées de

communicabilité Destruction des données

(après restitution ou demande d’élimination visée par le CST)

Accès aux demandes du client

Consultation directe par les services producteurs

Communication contrôlée aux services demandeurs

Restitution intégrale ou partielle aux services producteurs

Élimination contrôlée après DUA échue et à sort final légitime

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OFFRE DU SICTIAM

Mise en place du projet auprès des collectivités par le CDG06

La prestation « préparation à l’archivage numérique » :

Préparer la mise en place du processus d’archivage numérique Faire connaitre les applications métiers du SICTIAM Mettre en place une relation de confiance rassurante pour tous

Une action commune avec le CDG06 permettant d’assurer la mise en place du processus d’archivage électronique de bout en bout avec des intervenants spécialisés et compétents, de la préparation du processus à la formation des applications.

Business Pôle 21047, route des Dolines 06905 Sophia Antipolis

www.sictiam.fr

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ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

En citant « Source Sictiam » pour toutes reprises intégralesou « Librement inspiré des travaux du Sictiam » en cas de modification