LA COMMUNICATION - challenges academia

LA COMMUNICATION La communication écrite

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5Sandrine BOURQUIN CARDOT

Aérokick Boxe Forme- Siret 803 237 221 00012

Encadrement- Coaching- Formation -

Attaché Territorial- Pilotage et chef de Projet – Gestion associative –sportive- loisirs

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LA COMMUNICATION ECRITE1

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Sandrine BOURQUIN CARDOT Aérokick Boxe Forme- Siret 803 237 221 00012

Encadrement- Coaching- Formation -Attaché Territorial- Pilotage et chef de Projet – Gestion

associative –sportive- loisirs

Communiquer c’est transmettre quelque chose à

quelqu’un

C’est un ensemble de moyens et de techniques qui

permettent la diffusion d’un message

Promouvoir, informer, organiser, proposer …

LA COMMUNICATION ECRITE

COMMUNIQUER DANS TOUTES LES ÉTAPES DE SUIVI DU

PROJET :

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Démarcher les institutions, structures,

établissements

Prendre un premier contact

Avec votre décisionnaire

Prendre contact avec

tous les acteurs

amener à suivre votre

projet

Communiquer sur votre projet :

- Présentation

Promotion

Bilans

Communiquer dans toutes ses étapes nécessite de prendre en compte la

communication verbale et le non verbale ( rappel cours précédent) et la

communication écrite:

Il vous faudra pour communiquer de manière optimale et objective

faire ‘’un savant mélange des deux’’ , pour communiquer

intelligemment en mode projet.

Avant toute approche de communication écrite il vous faut vous

rappeler des bases de l’écriture professionnelle

(CF: fiche ressources support de rédaction )

Le visuel de votre écrit:

- Fond: tournure de phrase, orthographe, vocabulaire, construction

- Forme: syntaxe, paragraphe, espace etc

Autant d’éléments qui donneront envie de lire ou non votre écrit

ou permettront à votre interlocuteur d’avoir un premier avis sur

vous.

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LA COMMUNICATION ÉCRITE ET SES RÈGLES






Les écrits peuvent être présentés sous différentes formes

( cf: fiche ressources ‘’ les écrits et différents supports’’)

Les supports doivent être adaptés au message que l’on veut passer:

Réunion

- Power point : en groupe pour garder votre public concentré

- Papier : pour partager, travailler en groupe , se concerter et

produire

Correspondance

- Lettre: respect de la forme et étapes d’une lettre pour atteindre

son objectif: exemple rendez-vous, réponse positive

- Rapport ou synthèse de réunion: claire, phrase courte, efficace

avec proposition si un problème est soulevé

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PRENDRE EN COMPTE LA COMMANDE DU DÉCISIONNAIRE

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Les questions posées en ce sens, montreront

d’office votre professionnalisme.


Dans le cadre de votre DE vous êtes:

Nous raisonnerons donc dans cette

formation en terme de conduite de projet et

plan ‘com

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CONDUITE DE PROJET ET PLAN ‘COM

Un plan communication c’est:

Message

Cibles

Supports

Il faut accompagner le changement avec méthodologie et

s’adapter au contexte du projet

S’organiser en mode projet avec méthode, en se servant d’outils

qui permettront d’atteindre votre objectif et répondre à la

commande

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Prendre en compte la dimension Humaine

Valeurs

Culture

Résistance au changement

Participation

Démarche de Communication réfléchie et intelligente

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Phase 1• Compréhension: Besoin et étude préalable

Phase 2• Décision: Avant projet

Phase 3• Mise en œuvre: pilotage, réalisation, contrôle

Phase 4• Evaluation: bilan, capitalisation, archivage, clôture

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4 phases à respecter pour avancer de manière pragmatique



PHASE 1 :COMPRÉHENSION: BESOIN ET ÉTUDE PRÉALABLE

• Susciter l’intérêt et accrocher votre interlocuteur, convaincre

• FAIRE ADHERER

• De l’idée initiale à la prise de décision

• Bien éclairer la réflexion

• Défendre son projet face à d‘autres projets

• Donner une identité au projet

Pourquoi communiquer ? Quels sont les

objectifs?

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• Politique : Décisionnaire

• Hiérarchique:

• Stratégique

• Commanditaire / délégataire

Les cibles

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• L’initiateur et porteur de l’idée

initiale

• Le commanditaire

• Le chef de projet

Qui rédige et qui transmet les

messages

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• Présenter votre message de manière

opérationnelle et contextualisée

• PSO

• Enjeux

• SWOT

• (Cf fiche ressources outils d’analyse)

Quelle forme et quel support

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Cette phase demande une grande préparation sur le terrain pour

prendre contact et ficeler votre présentation au mieux

Il faudra également interroger votre délégataire sur:

Quand communiquer, pour préparer votre rétro planning et être prêt à

temps

Quelle fréquence, combien de fois et dans quel lieu ( réunion , conseil

municipal, public etc…)

La récurrence ( combien de fois avant adhésion)

Vous obtenez l’adhésion de la structure et / ou institution il vous faut

maintenant passer à la phase 2 : l’avant projet qui devra être

validé

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PHASE 2 : DÉCISION: AVANT PROJET

• Dans cette phase il s’agit d’:

• Officialiser et contractualiser le projet

• Décrire, diffuser le projet

• Documenter le projet


objectifs en avant - projet?

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• Hiérarchique:

• Stratégique

• Commanditaire / délégataire

Les cibles

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• Le commanditaire ou directeur

• Le chef de projet désigné

Qui rédige et qui transmet les

messages en avant projet ?

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• Ecrite

• Informatique

• Internet et site

• Médias


pour communiquer l’avant projet?

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• Support de communication méthodologie de projet plan ‘com:

• QQOQCP

• GANTT

• RETROPLANNING

• LOGIGRAMME

• Cf/ Fiches ressources: quelques outils efficaces et testés


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PHASE 3 :PILOTAGE, RÉALISATION ET CONTRÔLE

• En phase action de votre projet il vous faut communiquer de manière à

• Gérer les ressources

• Promouvoir

• Evaluer

• Rendre compte

• Contrôler

• Informer

• Gérer les résistances


objectifs en pilotage de

projet?

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• Politique

• Stratégique

• L’équipe opérationnelle

• Équipe de projet élargie et partenaires opérationnels

externes

• Référents institutionnels, réglementaires, normatifs

Les cibles en mode pilotage

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Qui rédige et transmet les messages en

cours de pilotage?

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Délégataire:

Structure ou

institution

Elu,

président

DGS ou

directeur c

Vous

Pilote du

projet d’action

Equipe

opérationnelle

Service :

sports,

culturel…

Public visé par

l’action




• Rapports divers

• Messages oraux et écrits

• Compte rendus

• Tableaux de bord, planning

• Questionnaires

• Evaluation

• Documents légaux, réglementaires , institutionnels, normatifs


pour piloter et communiquer

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PHASE 4 : EVALUATION: BILAN, CAPITALISATION, ARCHIVAGE,

CLÔTURE

• Evaluer votre action :

• Atteinte des objectifs

• Officialiser la clôture du projet

• Archiver


objectifs?

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CLÔTURE

• Politique

• Stratégique

• Équipe opérationnelle

• Partenaires et ou financeurs

Cibles

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CLÔTURE

• Le politique

• Le stratégique

• À l’aide de vos bilans et analyses

Qui rédige le message dans l’évaluation

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CLÔTURE

• Tableau

• Rapports

• Dépouillement de questionnaires avec

commentaires

• Presse book

• Evaluation finale du budget coût réel

• Ecrits et informatique

Quelle forme ? Quel support

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La communication Orale

Préparation

Pragmatisme

Empathie

Ouverture d’esprit

Esprit D’analyse

ADAPTABILITE

Pour un plan ‘com projet réussi

Merci pour votre écoute

Pleine Réussite dans votre parcours

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