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La check-list pour vos événements#FLYERpourtous

Des impressions pour tous !

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Bonjour,

La check-list pour vos événements 2

Que ce soit la première ou la centième fois que vous organisiez un événement, vous voulez que le résultat soit impeccable et éviter les mauvaises surprises.

C’est pourquoi nous avons élaboré une check-list pour événements.Imprimez-la rapidement pour commencer à planifier et assigner les tâches.

Pour commencerLes informations générales sur l’événement.Remplissez ci-dessous les informations générales sur l’événement.Soyez bref afin que tout ceux impliqués dans l’événement puissentles assimiler rapidement.

1.1 CONCEPT

Décrivez brièvement l’événement.

1.2 DATE

Quel jour aura lieu l’événement ?

1.3 LIEU

Où aura lieu l’événement ?

1.4 BUDGET

Quel est le budget total disponible pour l’événement ?


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1.5 SPONSORS PRINCIPAUX

Y a-t-il des sponsors ? Qui sont-ils ?

1.6 RESPONSABLE PRINCIPAL

Qui est responsable de l’organisation ?


3-4 mois avant l’événementRéglez ces points-ci le plus rapidement possible.Car ceux-ci prennent généralement plus de temps que vous ne pensez. N’oubliez pas d’assigner un responsable et une échéance.

2.1 CHOISISSEZ UN DJ OU UN GROUPE

Avez-vous besoin d’un DJ ? Si oui, quel style ?

Responsable Date d’échéance

2.2 L’AMÉNAGEMENT

Trouvez un ou des partenaires pour l’aménagement, c’est-à-dire l’éclairage, les tentes, les décorations, les ordinateurs, les projecteurs, le son, le podium…


2.3 TROUVEZ DES SPONSORS

Imaginez une stratégie pour attirer des sponsors.


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2.4 PUBLICITÉ

Faites un plan détaillé pour promouvoir l’événement auprès d’un groupe-cible. N’oubliez pas les flyers, les affiches, les panneaux…


2.5 PRÉVOYEZ LES BESOINS GRAPHIQUES

Les tickets d’entrée, les tickets boisson, le programme et le fléchage.


2.6 POINTS DE VENTE

Déterminez comment les tickets seront vendus.



2.7 FORMALITÉS D’INSCRIPTIONS

Renseignez-vous sur les formalités administratives à remplir sur place.


2.8 TRANSPORT VERS ET DEPUIS L’ÉVÉNEMENT

Proposez-vous une navette ? Contactez alors dès maintenant une entreprise de location.




2 -3 mois avant l’événementIl est temps de peaufiner les grandes lignes.L’événement se rapproche, le décompte a commencé.

3.1 COMMANDEZ VOS IMPRESSIONS

Commandez dès maintenant vos flyers, affiches, livrets et autres matériel de promotion.


3.2 SÉCURITÉ INCENDIE ET AUTRES ASSURANCES

Vérifiez la sécurité incendie, la responsabilité civile et les assurances tous risques et mettez-les à jour si nécessaire.


3.3 POMPE À BOISSONS

Contactez une entreprise de location de pompe à boissons.


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3.4 LOCATION DE MATÉRIEL

Si vous vous occupez de l’aménagement, commandez/louez le matériel dès que possible.


3.5 CONTACTEZ UN TRAITEUR

Si nécessaire, contactez un traiteur.


3.6 PHOTOGRAPHE

Choisissez et contactez un photographe.



3.7 COLLEZ LES AFFICHES

Organisez le collage des affiches.


3.8 ORGANISEZ LA SÉCURITÉ

Réservez l’équipe de sécurité.



1 -2 mois avant l’événementL’organisation de l’événement devrait toucher à sa fin.Il est temps de mettre les points sur les i.

4.1 LE DÉROULEMENT DU JOUR J

Planifiez entièrement le déroulement de l’événement de manière précise pour éviter les mauvaises surprises le jour-même.


4.2 FAITES LA PROMO EN LIGNE

Facebook, LinkedIn, Twitter, ajoutez l’événement aux calendriers, envoyez les communiqués de presse, les invitations électroniques…


4.3 LIEUX D’AFFICHAGE

Trouvez des lieux d’affichage et organisez l’affichage.


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4.4 DISTRIBUTION DES FLYERS

Définissez où les flyers seront distribués.


4.5 DISTRIBUTION DES TICKETS EN PRÉVENTE

Veillez à ce que tous les lieux de vente disposent de tickets.


4.6 DISTRIBUTION DES AFFICHES

Deuxième collage des affiches.


4.7 CONTACTEZ LES PRESTATAIRES DE SERVICES

Contactez une entreprise de nettoyage et de ramassage des déchets pour après l’événement.



3-4 semaines avant l’événementVeillez à ce que tout soit prévu, jusque dans les moindres détails.L’événement a lieu dans moins d’un mois.

5.1 PAYEZ LA REDEVANCE À LA SABAM ET À LA RÉMUNÉRATION

ÉQUITABLE Payez les deux redevances afin que vous puissiez utiliser de la musique d’auteurs et d’artistes.


5.2 ORGANISEZ UNE CONFÉRENCE DE PRESSE

Il est temps de vous adresser à vos contacts dans la presse et de les informer au sujet de l’événement.


5.3 PREMIÈRE RÉPARTITION DES TÂCHES

Élaborez une première répartition des tâches pour tous les collaborateurs.


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1-3 semaines avant l’événementConcentrez-vous surtout sur les visiteurs !Les points les plus importants doivent désormais être réglés.

6.1 ÉTABLISSEZ LA RÉPARTITION DES TÂCHES DÉFINITIVES

Établissez la répartition des tâches définitive pour tous les collaborateurs.


6.2 AUTORISATION VÉHICULE PUBLICITAIRE

Demandez l’autorisation de circuler dans un véhicule publicitaire.


6.3 FAITES DE LA PUB

Affiches, internet, flyers, direct mailing…


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6.4 IMPRIMEZ LES MENUS, BADGES, PORTE-NOMS

Faites imprimer les badges des VIP, des visiteurs et de la sécurité. N’oubliez pas les menus et les porte-noms.



1-3 jours avant l’événementContrôlez que tout soit en ordre.À partir de maintenant, tout va s’accélérer.

7.1 CONTINUEZ DE FAIRE DE LA PUB

Par exemple, en vous déplaçant dans un véhicule publicitaire.


7.2 LE FLÉCHAGE

Mettez le fléchage en place.


7.3 PRÉPAREZ LE LIEU

Préparez la salle. N’oubliez pas d’aller chercher le matériel nécessaire.


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7.4 CONTACTEZ LES VOISINS

Écrivez un petit mot aux voisins et informez-les au sujet de l'événement.


7.5 ALLEZ CHERCHER ET PAYEZ LES TICKETS EN PRÉVENTE

Allez chercher et payez les tickets en prévente.


7.6 NUMÉROS DE TÉLÉPHONE UTILES

Faites une liste de numéros de téléphone utiles.


7.7 PRÉVOYEZ DU CASH

Si nécessaire, prévoyez suffisamment de monnaie pour la vente de tickets et de boissons.


7.8 PRÉVOYEZ LE MATÉRIEL POUR LE BAR

Décapsuleurs, serviettes, produit vaisselle, plateaux....


7.9 BRIEFING

Organisez un briefing avec tous les collaborateurs. Une bonne ambiance vous garantit une bonne expérience pour les collaborateurs.




24 heures avant l’événementContrôlez tout à deux reprises.Un dernier effort, tout devrait être prêt.

8.1 CONFIRMEZ LA PRÉSENCE DU PERSONNEL DE SÉCURITÉ

Confirmez que le personnel de sécurité sera présent.


8.2 CONFIRMEZ LE TRAITEUR

Confirmez auprès du traiteur que tout est en ordre.


8.3 CONFIRMEZ LES MUSICIENS

Contactez tous les musiciens réservés et confirmez que tout est en ordre.


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8.4 CONTRÔLEZ LA SALLE

Contrôlez l’aménagement de la salle. Vérifiez la musique, l’éclairage, les porte-noms, les décorations, la climatisation, ...


8.5 FLÉCHAGE

Vérifiez le fléchage.



Jusqu’à 5 jours après l’événementMême maintenant, vous devez régler certaines choses.Un bon suivi et une évaluation vous garantissent le succès de votre prochain événement.

9.1 CARTES DE REMERCIEMENT

Imprimez des cartes de remerciements et envoyez-les à tous vos collaborateurs.


9.2

ÉCRIVEZ UNE ÉVALUATION Faites un rapport d’évaluation détaillé avec des suggestions pour le prochain événement.


9.3 METTEZ LA LISTE DES PARTICIPANTS À JOUR

Mettez la liste des participants et leurs données à jour pour l’organisation de votre prochain événement.


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9.4 PAYEZ LES FACTURES

Le DJ, l’équipe de nettoyage, le traiteur, les impressions, la location, la SABAM, le podium, la décoration de la salle, les dégâts éventuels, les boissons, l’installation du bar…


9.5 FAITES UN RAPPORT FINANCIER

Faites un rapport financier détaillé des coûts et des revenus.



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DES QUESTIONS ? CONTACTEZ-NOUSAprès la lecture de ce document vous êtes prêts pour créer un événement réussi.

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070 222 309(0,30 €/min)

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