Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

30 juin 2015

JOURNEE REGIONALE DE LA BIOLOGIE

MEDICALE HOSPITALIERE EN REGION

CENTRE-VAL DE LOIRE

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Présentation de la démarche ANAP

La coopération hospitalière en biologie médicale

Dr Jean-Guilhem XERRI, ANAP

Un environnement en pleine mutation

�Les défis sont multiples :� offrir une réponse biologique adaptée aux besoins cliniques

� assurer l’accréditation Cofrac

� mettre en œuvre les progrès technologiques� améliorer la prescription médicale biologique

� maîtriser les coûts

� accompagner la dimension sociale des évolutions� garantir le maillage territorial de l’offre de biologie

����développer les coopérations à un niveau territorial

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Un environnement en pleine mutation

� Les coopérations en Biologie médicale sont…� encore trop peu développées dans le secteur public hospitalier� peu accompagnées dans la démarche

� indispensables et urgentes

=> C’est pourquoi l’ANAP a développé un projet d’appui aux coopérations territoriales en biologie médicale

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Les objectifs du projet ANAP

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� Partager les enseignements des coopérations déjà initiées

� Développer une démarche et des outils d’aide à la décision dans le choix de scénarios de coopération :

� Répondre aux exigences des activités cliniques� Tenir compte de l’évolution des ressources humaines� Maintenir une accessibilité pour les usagers� Veiller à la soutenabilité économique� Aboutir à des scénarios d’organisation et de gradation sur le territoire

� Favoriser la mise en œuvre des coopérations :• Aspects juridiques, biocliniques, logistiques, Ressources humaines

…

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Les propositions « Biologie Médicale » de l’ANAP

� Des modules d’aide à la mise en place d’une coopérati on

� Des publications dédiées

Dispositif d’aide à la mise en place d’une coopération

� Professionnels concernés :Ce dispositif s’adresse aux ARS et établissements de santépublics, privés et privés d’intérêt collectif :

• engagés dans un projet de réorganisation de la biologie médicale à l’échelle territoriale ;

• ou souhaitant approfondir l’opportunité d’une coopération en la matière.

� Objectifs : Aider les acteurs à :• mieux appréhender les enjeux d’une coopération en biologie• disposer d’une vision partagée (biologistes, cliniciens,

directeurs) de l’offre territoriale de biologie • identifier les singularités du territoire• construire l’avenir de la biologie sur le territoire en offrant une

réponse la plus adaptée aux besoins cliniques • mener opérationnellement la coopération dans ses différentes

dimensions (juridique, informatique, logistique…) pour mettre en œuvre le projet biologique de territoire

• accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle

• évaluer les impacts médico-économiques de cette coopération.

=> Des éléments objectifs et pratiques pour prendre des décisions de réorganisation territoriale et les met tre en œuvre . 6

Modules d’aide à la mise en place d’une coopération

� MODULE 1 : Aide à la décision dans le choix d’un sce narioIl aborde les enjeux et l’actualité de la biologie médicale et expose la démarche

outillée d’aide au choix d’un scénario élaborée par l’ANAP.

� MODULE 2 : Aide à la mise en œuvre de la coopérationIl débute par une présentation des scenarios envisagés par les établissements

participants et aborde ensuite les fiches d’aide à la mise en œuvre et les outils de simulation associés.

� MODULE 3 : Appui à l’élaboration de la feuille de ro uteIl est constitué de deux parties : une analyse croisée entre territoires des

objectifs, ressources et besoins de leur coopération et de leurs hypothèses d’organisation cible et un appui à l’élaboration de la feuille de route de mise en œuvre des coopérations.

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Présentation du module 1

Les objectifs du module 1

� Mettre à disposition des acteurs une méthodologie ou tillée pour construire un

choix d’organisation territoriale en biologie médic ale ou conforter un scénario

pressenti.

� S’approprier la démarche et les outils pour objecti ver rigoureusement

l’activité, l’organisation et le fonctionnement des laboratoires du territoire afin

d’identifier un ou plusieurs scénarios de coopérati on en portant une attention

particulière à la qualité, les délais de prise en ch arge et les coûts induits.

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Une démarche

Des outils

LABO 1 LABO 2 LABO 3

Obtenir une PHOTOGRAPHIE de chaque site de biologie coopérateur (activité, organisation technique, flux des analyses, RH, coûts, accréditation)

Analyser de manière croisée les données des coopérateurs et juxtaposer les fonctionnements de chacun des sites => une PHOTO DU TERRITOIRE sur les activités, PDS, RH, automates, flux d’examens …

Réaliser différentes simulations de gradation de la permanence des soins et d’évaluer leur coût

Permet de construire et comparer différents scénarios de regroupements de laboratoires sous l’angle économique.

SCENARIO 1 SCENARIO 2

LABO 1 LABO 2 LABO 3

SCENARIO

RETENU

Evaluer les impacts du scénario retenu sur les établissements (organisation bio-clinique, organisation des paillasses, ressources humaines, économiquement favorable, immobilier, informatique, transport, accréditation)

ETAT DES LIEUX DES MOYENS DE LA COOPERATION

MODELISATION DES SCENARIOS

CHOIX DU SCENARIO ET IMPACTS SUR CHAQUE SITE

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Photographie mono-site : recueil de données

En rouge les onglets indispensables

Illustration des informations composant les photogr aphies

Eléments de choix entre plusieurs scénarios

Un choix d’organisation territoriale qui se fait su r au moins 3 volets précis

et documentés :

►Une caractérisation de chacun des scénarios

►Une comparaison de la dimension médico-économique

►Une évaluation a priori des impacts globaux

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Scénario 1 Scénario 2

PDS J0/SPE PDS J0/SPE

StratégieConcurrence, renforcer collaboration,

Ré internaliser une activité sous traitée

Volumétrie Répartition des activités

Complexité

organisationnellenb Ramassage et horaires de

prélèvements

Qualité de prise en

chargeDélai de rendu

ProductionCapacité d’utilisation des automates ,

capacité d’investissement

Ressources

Humaines

Départs prévisionnels,

relations cliniciens-biologiques,

expertise du personnel

Social

Risque social

Mobilité territoriale du personnel

PM/PNM

Mobilité professionnelle PM/PNM

Economique Coût de la fonction de biologie

Règlementaire Démarche pour l’accréditation

Caractérisation de chaque scénario

13Démarche de coopération territoriale en Biologie médicaleScénario retenuScénario retenu

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�Evaluation de chaque scénario à partir de l’outil d’analyse économique multi-sites de biologie

Evaluation des impacts médico-économiques

Le scénario 1 est le plus

avantageux d’un point de vue

économique

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Evaluation a priori des impacts globaux

Quick scan d’évaluation des impacts du scénario retenu sur les établissements

Messages clés du module 1

► Responsabilité et implication des acteurs : • La démarche n’apporte pas une solution organisationnelle toute faite !

► Auto-portage : • Disponibilité de supports d’animation, d’outils et de leur guide d’utilisation

► Collaboration intra-sites et inter-sites :• Biologistes, Directeurs, Représentants de l’ARS

► Articulation de jalons stratégiques et opérationnel s :• Calendrier rythmant la démarche et supports d’animation

► Objectivation des scénarios :• Différents axes d’analyse proposés : organisation, démographie, flux, équipements…

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Présentation du module 2 1 journée

� Objectifs du module� Avoir une vision exhaustive des différents sujets à traiter

� Faire émerger vos propres convictions sur la manière d'aborder les sujets

� Savoir où trouver les informations nécessaires à la mise en œuvre

� Favoriser le partage d'expérience entre les territoires

� Méthode d’animation : � Alternance entre les messages clés à connaitre sur des sujets

structurants et des ateliers de travail sur des thèmes nécessitant un partage d’expérience

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Thématique « gestion de projet »•Piloter un projet de coopération

Thématique « juridique »• Choisir la forme juridique pour mettre en œuvre un projet

de coopération en biologie médicale • Rédiger la Convention Constitutive et le Règlement

Intérieur du GCS exploitant un LBM • Créer le GCS : mécanisme d’approbation et premières

actions

Thématique « gouvernance »• Organiser la gouvernance de la coopération • Envisager l’évolution du rattachement des structures

biologiques à un pôle

Thématique « bio-clinique »• Tendre vers la juste prescription *• Renforcer la collaboration Cliniciens – Biologistes *• Mettre en place des examens de biologie médicale

délocalisée *• Organiser le transport des échantillons biologiques *• Mettre en place la permanence des soins en biologie

médicale *• Accréditer un LBM dans un contexte de coopération

Thématique « complément à la production biologique »• Inclure dans la coopération des activités complémentaires

à la production biologique et /ou péri biologiques

Thématique « financière »• Préparer l’EPRD d’un LBM-GCS • Déterminer les flux financiers assujettis à la TVA• Gérer les achats dans le cadre d’une coopération• Gérer les aspects comptables des transferts de biens

Thématique « systèmes d’information »• Prendre en compte la sécurité et la confidentialité des

données et des accès• Maîtriser les conditions d’application du décret hébergeur

dans les coopérations

Thématique « coopération »• Faire évoluer la coopération *• Et s’il fallait revenir en arrière ? *

Thématique «ressources humaines »• Mettre à disposition du personnel médical• Mettre à disposition du personnel non médical • Harmoniser les règles applicables aux conditions de travail

*

Thématique «mobilité du personnel »• Cartographie des métiers destinés au PNM• Dispositifs d’accompagnement• Procédures d’accompagnements proposées aux biologistes

médicaux par le CNG• Interviews de personnes. ayant réussi leur

reconversion/évolution professionnelle

Illustration du module 2

Principaux sujets à aborder pour la mise en œuvre

Un contenu élaboré en partenariat

� La matière apportée au cours du module 2 est issue d’un travail de l’ANAP en lien avec

� Des structures telles que :

o ASIP Santé : Maîtriser les conditions d’application du décret hébergeur dans les coopérations

o COFRAC : Accréditer un LBM dans un contexte de coopération

� Des acteurs institutionnels

o DGOS : thèmes « juridique » et « ressources humaines »

o CNG : thème « ressources humaines »

o DGS : thème « bioclinique »

� Un comité des experts réuni par l’ANAP et composé de biologistes, directeurs d’établissement et référents ARS

� Deux niveaux d’information sont à distinguer : � Des éléments de réponses stabilisés (juridique par exemple)� Des éléments à construire et adapter au territoire sur la base des éléments de réflexion

ou de REX

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Illustration du module 2

Fiche : Choisir la forme juridique pour mettre en œuvre un projet de coopération en biologie médicale

1 journée

Messages clés du module 2

► DEFINIR

La définition du projet médical biologique et l’état de s lieux des moyens disponibles sont des

préalables indispensables à tout début de mise en œu vre

• L’organisation générale de la coopération et la répartition des activités biologiques entre LBM ou sites doivent être

définies précisément

• Les établissements doivent disposer d’une vision exhaustive des moyens humains, informatiques, technologiques

et économiques

► PREVOIR

Les actions à mener pour aboutir à la mise en œuvre effective du projet doivent être identifiées

exhaustivement

• Une feuille de route précisant les étapes, les risques et les acteurs à mobiliser permet de faire appel aux

ressources au moment opportun

• Il n’y a pas de « chronologie type », certains actions peuvent être menées en parallèle

► ANTICIPER

L’anticipation est fondamentale

• Certaines étapes nécessitent des temps de préparation ou de validation qui peuvent être importants

• En matière de ressources humaines, la gestion des situations individuelles doit intervenir très en amont21

1 journée

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Contenu du module 3 1 journée

� Une analyse croisée entre territoires des objectifs, ressources et besoins de leur coopération et de leurs hypothèses d’organisation cible et un appui à l’élaboration de la feuille de route de mise en œuvre des coopérations.

� La participation à ce module est conditionnée à la di sponibilité des éléments indispensables au choix d’un scenario d’organisation , à savoir : •L’identification d’objectifs ; •La définition des exigences cliniques ;•La cartographie des ressources du territoire (photographies mono-site et multi-sites complétées) ; •La description des principales caractéristiques des différents schémas envisagés ;•Le résultat de l’analyse économique de chaque schéma d’organisation ;•L’évaluation a priori des impacts des scenarios envisagés sur les établissements.

Dispositif d’aide à la mise en place d’une coopératio n

�Bilan d’une année de déploiement :

� 6 sessions du module 1 � 5 sessions du module 2� 3 sessions du module 3 programmées

� Plus de 100 professionnels ont bénéficié des modules Directeurs, Contrôleurs de gestion, ingénieurs biomédicaux, Biologistes, cadres, techniciens, Présidents de CME, référents ARS

� Une trentaine de territoires� Environ 80 établissements

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Appel à candidatures

Dossier de candidature en ligne sur le site www.anap.fr, rubrique Appel à candidatures

� Une candidature par territoire ou région composée d e

deux à cinq participants , issus d’un ou plusieurs

établissements.

� Contenu de la candidature :

• Contour du projet de coopération,

• Articulation du projet avec la politique régionale,

• Objectifs recherchés

• Motivations à rejoindre le dispositif

� Le référent ARS est vivement invité à participer au(x )

module(s)

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Calendrier des sessions

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Les propositions « Biologie Médicale « de l’ANAP

� Des modules d’aide à la mise en place d’une coopérati on

� Des publications dédiées

Les publications disponibles

1. L’Essentiel qui vise à présenter la vision de l’ANAP sur la biologie

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2. Enseignements et monographies de coopération déjà initiées

3. Développer des outils d’aide à la décision des scénarios de coopération les plus adaptés

4. Aider à la conduite du changement :25 Fiches pratiques : conséquences sur la clinique

et les relations internes, aspects juridiques,

économiques, RH

5. Accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle :Présentation des dispositifs d’accompagnement,

communication, mobilité…

Illustration des publications ANAP

1. Tirer les enseignements des opérations de coopération déjà initiées

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�Axe : Projet médical biologique� Objectifs d’une coopération en biologie

médicale

� Répartition des activités / Eléments d’organisation générale

� Permanence Des Soins

� Relations Cliniciens – Biologistes

� Accréditation

� Activités péri-biologiques

�Axe : Fonctionnement et logistique � Informatique

� Transports

� Achats

�Axe : Soutien à la coopération� Ressources humaines

� Aspects juridiques et financiers

� Gestion de projet, communication…

Illustration des publications ANAP

2. Développer des outils d’aide à la décision des scénarios de coopération les plus adaptés :• Répondre aux exigences des activités cliniques

• Tenir compte de l’évolution des ressources

humaines

• Maintenir une accessibilité pour les usagers

• Aboutir à des scénarios d’organisation et de

gradation sur le territoire économiquement

soutenables

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Illustration des publications ANAP

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Illustration des publications ANAP

4. Accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle :

• Pour les personnels médicaux :

� Description des dispositifs d’accompagnement

proposés par le CNG

• Pour les personnels non médicaux :

� Cartographie des métiers

� Description des dispositifs

• Portraits/Interviews de personnes ayant réussis

leur reconversion ou leur évolution professionnelle

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Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

Merci de votre attention

Pour en savoir plus

Des référents : jean-guilhem.xerri@anap.frceline.baud@anap.frhelene.lehericey@anap.fr

Un site :www.anap.fr