I S M 3 GManuel d’exploitation à l’usage des administrateurs d'établissements des classes primaires et enfantines

Etat du Valais, DECS

Service de l’enseignement

Planta 1

1951 Sion

Version : 1Création : 15.03.2010Dernière mise à jour : 03.05.2010

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Objectifs

Le programme ISM a été développé pour mettre à disposition des autorités scolaires et des enseignants un outil performant pour la gestion de l'école valaisanne. Il répond à des objectifs de qualités d'informations, de confort d'utilisation et de simplification du travail.

Qualité des informations

Pour obtenir des informations de qualité, celles-ci doivent pouvoir être partagées. L’idée maîtresse de l'application est de saisir les informations une seule fois à l’entrée en scolarité de l’enfant, évitant ainsi la ressaisie de données tous les ans. De plus, cela permet de disposer d'informations à jour, les modifications et imprécisions sont réalisées dès qu'elles sont constatées .

La mise en place d'une application unique favorise également la standardisation des procédures de gestion et des documents générés. L'interprétation des données est plus précise, le pilotage de l'école valaisanne s'en trouve facilité.

Simplification des échanges d'informations

Les informations enregistrées dans l'application sont accessibles par les différents partenaires (autorités scolaires locales, inspecteurs, enseignants, Etat du Valais, Office fédéral de la statistique), selon les droits de chacun.

Ces droits restent les mêmes que ceux appliqués avant l'utilisation de ISM sous forme papier. Par exemple, seul l'enseignant a accès à l'ensemble de ses notes alors que les autorités scolaires voient les moyennes semestrielles et annuelles des élèves, les listes de classes et les horaires. Il en va de même pour le DECS qui peut générer directement les statistiques annuelles pour l'Office fédéral de la statistique.

Simplification du travail

Partager les informations permet de bénéficier du travail des autres. De plus, comme chacun utilise le même programme, il est facile de trouver un collègue à qui l’on peut s’adresser en cas de difficulté informatique.

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Généralités

Programme sur internet

internet permet d’avoir accès facilement à de l’information, puisqu’il suffit d’avoir une connexion et un navigateur internet pour pouvoir consulter un site et voir son information depuis n'importe quel ordinateur dans le monde.

ISM est un programme internet, comme Google ou Facebook. Pour pouvoir gérer les notes et les informations relatives aux élèves, il suffit donc d’un navigateur internet.

Toutes les informations concernant les élèves se trouvent sur un serveur centralisé. Le service informatique de l'Etat du Valais assure la disponibilité 24h/24 de l'application et la sauvegarde quotidienne des données.

Accès

Pour pouvoir accéder à ce programme, il faut disposer d’une connexion internet et ouvrir un navigateur récent (internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari).

Comme ISM permet de gérer des données personnelles et sensibles, son accès est protégé. Evidemment, les internautes ne peuvent pas voir ces données. Le site est sécurisé contre les accès non autorisés.

Un nom d’utilisateur et un mot de passe personnels vous seront fournis par la direction d'école ou la commission scolaire. Ils vous permettront de vous identifier et d'ainsi d'accéder aux informations et procédures auxquelles vous avez droit.

Le mot de passe est la clé d'entrée au logiciel. Il est de votre responsabilité de choisir un mot de passe suffisamment complexe pour que cette porte ne puisse être ouverte que par vous. Le mot de passe doit comporter au moins 6 caractères et comprendre des lettres majuscules et minuscules, ainsi que des chiffres.

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L’adresse internet suivante, https://ism3g.vs.ch/, donne accès à l’application.

• Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe • Cliquez sur « Ok »

Vous êtes alors sur l’application et pouvez consulter les données.

Déconnexion

En quittant le programme, il faudra se déconnecter pour éviter que d’autres personnes puissent voir ou modifier des informations.

Deux solutions vous sont offertes :

• Cliquez sur le picto « Se déconnecter »

ou alors :

• Cliquez sur le menu « QUITTER »

Oubli du mot de passe

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pourrez le recevoir par e-mail en allant sur l'écran de connexion :

• Cliquez sur « Vous avez oublié votre mot de passe ? », dans l’écran d’accueil, en bas • Saisissez l'adresse e-mail utilisée dans ISM (en principe l'adresse Educanet2)• Cliquez sur « Ok »

Un courriel contenant les informations de connexion vous sera envoyé.

Si vous vous trompez de mot de passe trois fois de suite, la connexion sera bloquée. Vous recevrez alors un courriel avec un lien qui permettra de débloquer votre compte.

Navigation

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Lorsque vous travaillez sur un site internet, vous consultez des pages. Vous pouvez revenir sur des pages déjà consultées en cliquant sur un bouton du navigateur. Il ne faut pas le faire quand vous êtes dans une application de gestion. Revenir dans les pages permettrait de revenir à des informations qui ont été peut-être modifiées dans l'intervalle.

Il faut donc seulement utiliser les boutons et les menus qui sont propres à l’application. Si vous ne le faites pas, un message d’erreur pourra apparaître lors d'un clic sur un bouton d'action (enregistrer, modifier, ...).

Si vous ne travaillez plus pendant 20 minutes, votre session se fermera automatiquement. Vous reviendrez alors sur l’écran de connexion où l’on vous demande votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Pensez donc à enregistrer votre travail régulièrement.

Les parties de l'écran

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1. La zone de choix des paramètres de base se trouve en haut à droite. Vous pouvez choisir l’établissement, l’année scolaire, le degré, la classe et le semestre.

Une fois le semestre choisi, par exemple, toutes les saisies de notes se feront pour ce semestre, jusqu'au moment où vous changez ce choix.

2. Deux boutons d’actions globales sont situés à côté, à gauche. Le premier vous permet de vous déconnecter. Le second sert à afficher ou cacher l’aide en ligne.

3. Les menus (Mes infos, Mes élèves, Gérer les notes…) et sous-menus vous permettent d’accéder facilement aux données souhaitées.

4. Une zone de recherche peut se trouver, si l'option de menu demandée l'exige, sous la barre de menus. Cette zone sert à préciser ou cibler l’information à traiter.

5. En dessous, une zone de travail vous permet de saisir ou consulter les informations.

Démarche à suivre au début de l’année scolaire

Mes infos

Gérer mon compte

Il est important de conserver vos informations à jour. L'adresse e-mail est ainsi très importante, car elle permet de vous adresser par courriel plusieurs informations importantes, notamment en cas de la perte de votre mot de passe.

• Cliquez sur le menu « Mes infos »• Allez dans le sous-menu « Gérer mes infos »

Vous disposez de quatre onglets pour gérer votre compte :

• L’onglet « Profil» : permet de modifier les informations de profil non grisées

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• L’onglet « Adresse » : permet de mettre à jour votre adresse • L’onglet « Etablissements » : permet de changer l'établissement préféré • L’onglet « Droits » : permet seulement de visualiser vos droits

Lorsque vous avez fini d’entrer les différentes informations :

• Cliquez sur « Enregistrer »

En cliquant sur « Enregistrer », vous enregistrez les modifications que vous avez faites dans tous les onglets.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer ces changements :

• Cliquez sur « Annuler »

Changer mon mot de passe

Il est important de choisir un mot de passe suffisamment complexe afin de maintenir la confidentialité des données que vous pouvez traiter. Respectez ces quelques règles :

• Utilisez des majuscules, minuscules et des chiffres pour votre mot de passe• La longueur du mot de passe est au minimum de 6 caractères• Ne choisissez pas un mot de passe qui puisse être deviné par des gens qui vous connaissent : "1950Sion", pour un sédunois, n'est pas la bonne idée ! • Ne conservez pas le mot de passe inscrit sur un post-it scotché sur votre écran, ou dissimulé sous votre sous-main ! • Changez-le régulièrement.

La procédure pour le changer est la suivante :

• Saisissez votre mot de passe actuel• Entrez le nouveau mot de passe (celui-ci doit contenir au moins six caractères dont des majuscules, des minuscules et des chiffres) • Confirmez votre mot de passe.

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Définition des semestres

En commençant une année scolaire, il faut dans un premier temps inscrire les dates des semestres.

• Si vous gérer plusieurs établissements, choisissez l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite• Cliquez sur le menu « Configuration »• Allez dans le sous-menu « Gérer les semestres »• Choisissez les dates de début et fin de semestre

Le deuxième semestre commence par défaut le jour suivant celui de fin de premier semestre.

Si les dates sont les mêmes pour tous les degrés :

• Cochez chaque case de degré

Les mêmes dates seront alors automatiquement copiées pour ces degrés.

Pour enregistrer les informations des dates de semestres :

• Cliquez sur « Enregistrer »

Si vous voulez choisir des dates différentes pour chaque degré :

• Changez de degré dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite • Ne cochez pas les cases de degré• Cliquez sur « Enregistrer »

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Utilisateurs

Inscription des utilisateurs

Les utilisateurs sont des personnes pouvant se connecter à l'application ISM et gérer des informations en fonction des droits d'accès attribués.

Les enseignants et les autorités scolaires locales, par exemple, sont des utilisateurs.

En tant qu'administrateur d'établissement, vous pouvez inscrire des enseignants dans un établissement que vous gérez.

Un enseignant peut travailler dans plusieurs établissements différents. Il faut donc être rigoureux dans la saisie, afin d’éviter de créer deux utilisateurs différents pour la même personne.

• Cliquez sur le menu « Configuration »• Allez dans le sous-menu « Inscription d’un nouvel utilisateur »• Saisissez toutes les informations de cet écran

Pour créer un nouvel utilisateur :

• Cliquez sur « Enregistrer »

Si vous ne souhaitez pas enregistrer les informations :

• Cliquez sur « Annuler »

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Gérer les utilisateurs

Modifications des informations d’un utilisateur

• Choisissez si nécessaire l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite• Cliquez sur le menu « Configuration »• Allez dans le sous-menu « Gérer les utilisateurs »

Pour filtrer la liste des utilisateurs :

• Saisissez une partie du nom ou du prénom dans la zone de recherche• Cliquez sur « Rechercher »

Pour modifier les informations d’un utilisateur :

• Cliquez sur le picto « Modifier »•

Vous disposez de quatre onglets pour gérer le compte de l’utilisateur choisi :

• L’onglet « Profil» : permet de modifier ses informations de profil non grisées• L’onglet « Adresse » : permet de mettre à jour son adresse

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• L’onglet « Etablissements » : permet de lui assigner des établissements et de changer l'établissement préféré• L’onglet « Droits » : permet d’assigner ses droits

Les droits donnés par défaut n’ont en général pas besoin d’être modifiés.

Lorsque vous avez fini d’entrer les différentes informations :

• Cliquez sur « Enregistrer »

En cliquant sur « Enregistrer », vous enregistrez les modifications que vous avez faites dans tous les onglets.

Pour enregistrer les modifications et transmettre les informations de connexion à l'utilisateur :

• Cliquez sur « Enregistrer et courriel »

Si vous ne souhaitez pas enregistrer ces changements :

• Cliquez sur « Annuler »

Sortir un utilisateur

Un utilisateur qui ne doit plus pouvoir se connecter dans l'application doit être sorti de la liste des utilisateurs.

Pour le faire :

• Choisissez si nécessaire l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite• Cliquez sur le menu « Configuration »• Allez dans le sous-menu « Gérer les utilisateurs »

Pour filtrer la liste des utilisateurs :

• Saisissez une partie du nom, prénom ou description dans la zone de recherche• Cliquez sur « Rechercher » • Pour sortir un utilisateur :• Cliquez sur le picto « Sortir »

Attention : un utilisateur sorti d'un établissement reste actif dans les autres établissements auxquels il a droit.

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Classes

Créer une nouvelle classe

Les classes définies dans ISM peuvent comporter plusieurs degrés. Elles peuvent avoir un titulaire et un deuxième enseignant (pour un duo pédagogique).

Un nom court est défini. Il sert lors de l'importation des données des élèves. Un nom long apparaît dans les documents.

Pour définir une nouvelle classe :

• Cliquez sur le menu «Classes »• Allez dans le sous-menu « Créer une classe »• Entrez les différentes informations dans les onglets « Infos générales » et « Degrés »

Lorsque vous avez fini d’entrer les différentes informations :

• Cliquez sur « Enregistrer »

En cliquant sur « Enregistrer », vous enregistrez les modifications que vous avez faites dans tous les onglets.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer ces changements :

• Cliquez sur « Annuler »

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Gérer les classes

Modifications des informations d’une classe

• Choisissez l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite• Cliquez sur le menu «Classes »• Allez dans le sous-menu « Gérer les classes »

Pour filtrer la liste des classes :

• Choisissez le degré et/ou saisissez une partie du nom de la classe dans la zone de recherche

Pour modifier les informations d’une classe :

• Cliquez sur le picto « Modifier » • Modifiez les informations dans les onglets « Infos générales » et « Degrés »

Lorsque vous avez fini d’entrer les différentes modifications :

• Cliquez sur « Enregistrer »

En cliquant sur « Enregistrer », vous enregistrez les modifications que vous avez faites dans tous les onglets.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer ces changements :

• Cliquez sur « Annuler »

Suppression d’une classe

• Cliquez sur le menu «Classes »• Allez dans le sous-menu « Gérer les classes »• Choisissez l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite

Pour filtrer la liste des classes :

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• Choisissez le degré et/ou saisissez une partie du nom de la classe dans la zone de recherche

Pour supprimer une classe :

• Cliquez sur le picto « Supprimer »

Attention : La classe n'est supprimée que si aucun élève n'y est inscrit.

Elèves

Les élèves sont inscrits une fois dans ISM au début de leur scolarité, ou à leur arrivée en Valais.

Trois procédures d'inscriptions d'élèves sont disponibles en fonction des cas qui peuvent se présenter :

Importation des élèves : elle sera utilisée pour les élèves des classes enfantines qui font leur première année dans le système scolaire valaisan ou les élèves qui entrent dans un autre établissement .

Intégrer des élèves présents l'an passé : elle sera utilisée pour le passage d'un degré à l'autre dans le même établissement.

Inscrire un nouvel élève : elle sera utilisée pour l'inscription ponctuelle d'un nouvel élève arrivé en cours d'année.

Importer des élèves

Pour importer de nouveaux élèves, par exemple pour toutes les classes enfantines :

• Cliquez sur le menu «Elèves »• Allez dans le sous-menu « Importer des élèves»

A partir des données qui vous ont été fournies, vous pouvez composer vos classes.

• Consultez le lien « spécifications du fichier » qui vous explique comment préparer un fichier• Composez le fichier Excel• Cliquez sur « Parcourir » et retrouvez l'emplacement du fichier sur votre ordinateur• Cliquez sur « Importer »• Corrigez les erreurs qui vous seront signalées

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Si les erreurs ne sont pas trop nombreuses, corrigez les informations, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez également prendre connaissance des erreurs, modifier le fichier Office (au format .xls) en conséquence, puis le resoumettre.

Intégrer des élèves dans des classes

Pour intégrer des élèves de l’année passée :

• Choisissez si nécessaire l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite• Cliquez sur le menu «Elèves »• Allez dans le sous-menu « Intégrer des élèves présents l'an passé »

L’écran de recherche permet de choisir les élèves de l’année passée.

• Choisissez le degré et la classe de l'an passé • Choisissez la classe de cette année dans laquelle vous souhaitez intégrer un/des élève(s)• Sélectionnez un ou plusieurs élèves

Pour sélectionner tous les élèves :

• Cliquez sur « Cocher », en haut de la liste d’élèves

Pour désélectionner tous les élèves :

• Cliquez sur « Décocher », en haut de la liste d’élèves

Lorsque vous avez terminé :

• Cliquez sur « Intégrer »

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Inscrire un nouvel élève

Voici la démarche à suivre pour l’inscription d’un nouvel élève :

• Cliquez sur le menu « Elèves »• Aller dans le sous-menu « Inscrire un nouvel élève »• Saisissez la date de naissance, le nom, le prénom, le degré et la classe de l’élève.

Comme l’information est partagée, les données de l'élève existent peut-être déjà, celui-ci ayant été inscrit dans un autre centre. Il faut donc être rigoureux dans la saisie, afin de ne pas créer deux versions de la même personne.

En fonction de la date de naissance saisie, des suggestions vont apparaître en cours de saisie, évitant ainsi de devoir tout écrire et de risquer de faire des fautes. Vous pouvez choisir une suggestion en utilisant la touche « flèche bas » pour se positionner sur la bonne suggestion, puis en appuyant sur la touche « Tab » pour la récupérer dans la zone de saisie.

Quand vous avez saisi toutes les informations relatives à l’élève :

• Cliquez sur « Enregistrer »

Si un élève est déjà assigné à une autre classe, le système envoie un message d’erreur. Vous pouvez alors envoyer un e-mail au responsable de cet élève pour qu’il le sorte de sa classe.

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Modifications en cours d’année

Modifier les informations d’un élève

• Cliquez sur le menu « Elèves »• Aller dans le sous-menu « Gérer les élèves »

Pour filtrer la liste des élèves :

• Choisissez le degré, la classe et/ou saisissez une partie du nom de l'élève dans la zone de recherche• Cliquez sur « Rechercher »

Pour modifier les informations d’un élève :

• Cliquez sur le picto « Modifier »

Vous disposez de quatre onglets :

• L’onglet « Elève » : donne des informations générales se rapportant à l’élève en question

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• L’onglet « Adresse » : concerne entre autre les adresses du père et de la mère• L’onglet « Année scolaire » : permet de modifier des informations relatives à l’année scolaire (ajouter une remarque, cocher ou décocher des cases selon les programmes suivis) • L’onglet « Historique scolaire» : permet seulement de visualiser l’historique scolaire de l’élève en question

Pour entrer des modifications dans les onglets « Elève » et « Année scolaire » :

• Saisissez les différentes modifications • Cliquez sur « Enregistrez »

En cliquant sur « Enregistrer », vous enregistrez les modifications que vous avez faites dans ces deux onglets.

Pour créer une nouvelle adresse :

• Cliquez sur l’onglet « Adresse »• Cliquez sur « Nouveau »• Saisissez les différentes données

Les champs obligatoires sont en gras. L’aide à la saisie est disponible dans les champs sur fond vert.

Pour enregistrer les informations de cette adresse :

• Cliquez sur « Enregistrer l’adresse »

Pour choisir le responsable légal :

• Cliquez sur l’onglet « Adresse »• Cochez la case du représentant légal• Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le choix du représentant légal

Pour modifier une adresse :

• Cliquez sur l’onglet « Adresse »

• Cliquez sur le picto « Modifier »• Pour supprimer une adresse :• Cliquez sur l’onglet « Adresse »

• Cliquez sur le picto « Supprimer »

Si vous voulez revenir à la liste d’élèves sans enregistrer vos modifications :

• Cliquez sur « Annuler »

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Sortir un élève d’une classe

La procédure de sortie est la suivante :

• Cliquez sur le menu « Elèves »• Allez dans le sous-menu « Sortir des élèves d’une classe »• Choisissez l’établissement dans la zone de choix des paramètres de base, en haut à droite• Filtrez la liste en choisissant un degré, une classe et/ou en saisissant une partie du nom de l'élève dans la zone de recherche• Sélectionnez un ou plusieurs élèves

Pour sélectionner tous les élèves :

• Cliquez sur « Cocher », en haut de la liste d’élèves

Pour désélectionner tous les élèves :

• Cliquez sur « Décocher », en haut de la liste d’élèves

Avant de sortir un élève de votre classe, il faut faire attention à sauvegarder les données que vous souhaitez garder (voir le point « Imprimer des documents » pour la démarche à suivre). Après avoir supprimé l’élève, l’accès à ses notes ne sera plus disponible. Ses données personnelles seront par contre sauvegardées.

Si vous avez enregistré toutes les informations que vous souhaitez conserver :

• Cliquez sur le bouton « Sortir »

Imprimer des documents

Généralités

Pour avoir un formatage correct, il est nécessaire d’utiliser un document Office (Open Office, Excel). Vous ne pouvez pas imprimer directement ce que vous voyez sur internet. Le navigateur web n’est pas précis pour pouvoir mettre en place un document.

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L’impression d’un document se fait en trois temps. Vous devez d’abord créer un document Office, le télécharger, puis l’imprimer.

Création de document

• Cliquez sur le menu « Documents»• Allez dans le sous-menu « Créer des documents»• Choisissez dans les listes de choix un document à générer • Choisissez pour quelle classe vous voulez le générer• Choisissez si vous voulez le générer pour une ou toutes les classes, pour un ou tous les élèves (option valable seulement pour certains documents)• Cliquez sur le picto « Créer le document » pour créer le document.

Le document existe maintenant sur le serveur. C’est un document Excel que vous pouvez enregistrer et imprimer.

Quand vous avez créé le document, vous allez le télécharger :

• Cliquez sur le nom du document choisi• Cliquez sur « Enregistrer »

Vous pouvez ensuite l’ouvrir.

Les documents créés restent à disposition dans la liste des documents si vous voulez par exemple réimprimer un document plus tard, ou voir la progression d'un élève.

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Création d'un document à compléter

Certains documents nécessitent d’être complétés avant d’être imprimés. C’est le cas par exemple de la « Page absence et observation ».

Voilà la démarche à suivre :

• Cliquez sur le menu « Documents »• Allez dans le sous-menu « Créer des documents»• Choisissez dans les listes de choix un document à générer • Choisissez si vous voulez le générer pour une ou toutes les classes, pour un ou tous les élèves (option valable seulement pour certains rapports)• Cliquez sur le picto « Mettre à jour » pour compléter les informations nécessaires au document• Saisir les différentes données

Après 20 minutes de travail sans clic sur un bouton de l'application, vous allez être déconnecté. Il faut donc veiller à enregistrer votre document régulièrement en cours de travail, toutes les 5-10 minutes.

Pour sauver votre travail :

• Cliquez sur « Enregistrer »

Quand vous avez terminé de compléter le document :

• Cliquez sur « Enregistrer et retour »

Si vous voulez retourner à la liste des documents sans enregistrer le document Office :

• Cliquez sur « Annuler »

Pour créer le document complété :

• Cliquez sur le picto « Créer le document »

Visualisation d'un document

Pour visualiser un document sans l’imprimer, il n’est pas nécessaire de télécharger le document Office.

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• Cliquez sur le menu « Documents »• Allez dans le sous-menu « Créer des documents»• Allez dans la liste de documents disponibles

• Cliquez sur le picto « Visualiser le document »

Si vous souhaitez visualiser un document qui n’a pas encore été généré, vous devez d’abord suivre la démarche décrite plus haut (« Création d’un document » ou « Création d’un document à compléter ») puis se référer à la procédure ci-dessus.

Impression d'un document

Pour imprimer un document, vous devez d’abord l’avoir créé et enregistré. Comme nous l’avons vu précédemment, il est nécessaire d’obtenir le document sur Excel ou Open Office pour une sortie imprimée correctement formatée.

Voilà la démarche à suivre sur Excel :

• Cliquez sur « Fichier », en haut à gauche• Cliquez sur « Imprimer »

Vous pouvez ensuite choisir quelles pages vous souhaitez imprimer.

Pour imprimer le classeur entier, par exemple toutes les pages du carnet scolaire de vos élèves :

• Cochez la case « Classeur entier »

Pour imprimer seulement quelques pages ou une seule page :

• Cochez la case « Page(s) »• Tapez le numéro de la/les page(s) à imprimer • Cochez la case « Classeur entier »

La procédure sur Open Office est la suivante :

• Cliquez sur « Fichier », en haut à gauche• Cliquez sur « Imprimer »

Pour imprimer tout le classeur :

• Cochez la case « Toutes les feuilles »• Cochez la case « Toutes les pages »

Pour imprimer seulement certaines pages ou une seule page :

• Cochez la case « Toutes les pages » • Cochez la case « Pages » pour préciser les pages à imprimer • Tapez le numéro de la/les page(s) à imprimer

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