Intranet avec Sésame - synora-commerce.fr€¦ · E. L’INTERFACE GRH/SESAME/AGIRH (OPTION) ......

Atout Majeur Concept - 16 ZA de Ribaute 31130 Quint Fonsegrives SARL au capital de 120 000 euros

SIRET : 482 114 386 00030 – APE : 7021 Z Agrément Formation : 73310456931

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Mise en œuvre d’un

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avec Sésame



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Avant Propos Vous souhaitez acquérir un Intranet afin de répondre de manière plus adaptée à votre organisation et au fonctionnement de vos services et d’assurer le meilleur service client possible. Nous allons dans ce document vous présenter le Progiciel Sésame développé par Atout Majeur Concept, progiciel qui doit correspondre à vos attentes, et qui propose la génération de portail de manière dynamique, avec tout un panel d’applications (plus de 55) pour chaque sous portail créé. Vous verrez aussi que nous pouvons intégrer des applications existantes, ce qui rend plus souple l’intégration et l’utilisation de notre produit. Notre expérience et notre savoir-faire en matière de multimédia nous ont appris que la réussite d’un tel projet doit obligatoirement s’accompagner :

D’une stratégie de communication visant à informer de la naissance de ce nouveau service,

D’une formation des personnels devant gérer le site et les portails. Nous avons choisi d’organiser ce document autour de trois grands axes :

Le premier axe répond aux questions quant à la méthode utilisée et à l’organisation entre les différentes parties autour du projet. (Chapitre 1)

Le deuxième axe répond plus précisément à vos problématiques. Il décrit le concept de Sésame son fonctionnement et ses applications (chapitres 2 et 3)

Le troisième axe comprend l’environnement technique. (Chapitre 4)

L’équipe projet vous remercie de votre confiance



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SOMMAIRE

CHAPITRE 1 METHODE DE TRAVAIL ................................................................. 6

A. ANALYSE STRATEGIQUE .................................................................................................................. 7 Rencontre des décideurs susceptibles de valider les aspects stratégiques .................................................. 7 Rédaction du plan stratégique avec le chef de projet .................................................................................. 7 Présentation du projet stratégique............................................................................................................... 7 Documents remis.......................................................................................................................................... 7

B. ANALYSE TECHNIQUE ....................................................................................................................... 8 Analyse de l’organisation serveur ............................................................................................................... 8 Intégration fonctionnalités nouvelles ........................................................................................................... 8 Rédaction du document d'architecture cible ................................................................................................ 8 Documents remis.......................................................................................................................................... 8

C. ORGANISATION DES PORTAILS ....................................................................................................... 9 Analyse de l’organisation actuelle et des données (si existantes) ............................................................... 9 Recensement des rubriques futures par portail ........................................................................................... 9 Modélisation de la structure future et des arborescences ........................................................................... 9 Documents remis.......................................................................................................................................... 9

D. NAVIGATION, ERGONOMIE, GRAPHISME ................................................................................... 10 Détermination des principes d’accueil ...................................................................................................... 10 Détermination de la navigation dans les portails et des applications ....................................................... 10 Documents remis........................................................................................................................................ 10

E. REALISATION DU SITE ..................................................................................................................... 11 Analyse détaillée ........................................................................................................................................ 11 Réalisation de l’ensemble .......................................................................................................................... 11 Mise en œuvre et suivi des projets ............................................................................................................. 11 Documents remis........................................................................................................................................ 12

F. LA MISE EN PLACE DES APPLICATIONS ...................................................................................... 13 G. ANALYSE DES ASPECTS HUMAINS ............................................................................................... 14

Définition des rôles des différents intervenants ......................................................................................... 14 Définition des cursus de connaissance ...................................................................................................... 14 Détermination des principes d’animation ................................................................................................. 14 Documents remis........................................................................................................................................ 14

H. COORDINATION DE PROJET ........................................................................................................... 15 Organisation humaine ............................................................................................................................... 15 Organisation fonctionnelle ........................................................................................................................ 15 Démarche globale de planification et de suivi .......................................................................................... 15

I. LE PLAN DE FORMATION ................................................................................................................ 16 J. PLAN DE COMMUNICATION ........................................................................................................... 17

La communication interne au projet .......................................................................................................... 17 La communication externe au projet ......................................................................................................... 17

CHAPITRE 2 CONCEPT DE SESAME .................................................................. 18

A. ANALYSE STRATEGIQUE ................................................................................................................ 18 B. LA MODULARITE .............................................................................................................................. 18 C. LA GENERATION DYNAMIQUE DE PORTAILS ............................................................................ 19

Les deux types de portail. .......................................................................................................................... 19 La création du portail ................................................................................................................................ 19 L’intégration d’applications externes ........................................................................................................ 19 Les applications proposées dans Sésame .................................................................................................. 20 Le principe ................................................................................................................................................. 22

D. L’ANNUAIRE ...................................................................................................................................... 23



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Côté administrateur ............................................................................................................................................ 23 Côté utilisateur .......................................................................................................................................... 24 Organigramme ........................................................................................................................................... 25

E. L’INTERFACE GRH/SESAME/AGIRH (OPTION) .............................................................................. 27 Liste des entrées Sésame : ......................................................................................................................... 27 Affichage de l’annuaire Active Directory .................................................................................................. 28

F. LA GESTION DES DROITS ................................................................................................................ 30 Les différents types de droits. .................................................................................................................... 30

G. MISE A JOUR DE L’INFORMATION ................................................................................................ 31

CHAPITRE 3 LES APPLICATIONS GENERIQUES PROPOSEES .................. 32

A. APPLICATIONS ADMINISTRATEURS ............................................................................................ 32 La personnalisation des applications ........................................................................................................ 32 La délégation des droits d’administration ................................................................................................. 32 La Création des lecteurs privilèges et des groupes ................................................................................... 33 La création de l’information classique ou avec privilège.......................................................................... 34 L’intégration d’applications externes. ....................................................................................................... 35 Les statistiques ........................................................................................................................................... 35

B. APPLICATIONS DE COMMUNICATION ET TRAVAIL COLLABORATIF .................................. 36 Les News .................................................................................................................................................... 36 Les Petites Annonces ................................................................................................................................. 36 Les offres d’emplois ................................................................................................................................... 37 Le Forum ................................................................................................................................................... 37 Sites favoris ................................................................................................................................................ 37 Présentation des missions du service ......................................................................................................... 37 Plans d’accès ............................................................................................................................................. 38 Contacts 38 L’organigramme du service ....................................................................................................................... 38 Portail Collaboratif Sharepoint (Option) .................................................................................................. 38

C. APPLICATIONS DE DIFFUSION DE L’INFORMATION ................................................................ 42 La boite à outils ......................................................................................................................................... 42 La base de connaissance ............................................................................................................................ 42 Les Infos utiles (les règles de l’établissement) .......................................................................................... 43 Les descriptions imagées ........................................................................................................................... 45

D. APPLICATIONS METIERS ................................................................................................................. 46 Gestion de salles et des ressources ............................................................................................................ 46 Gestion des réservations de véhicules ....................................................................................................... 48 Gestion des Agendas partagés (option) ..................................................................................................... 50 Gestion des bons de travaux ...................................................................................................................... 52 PMSI (Tables de codage) ........................................................................................................................... 55 Achat de petit matériel ............................................................................................................................... 56 Bons de Commandes .................................................................................................................................. 57 Gestion de Formulaires et Questionnaires ................................................................................................ 59 Gestion Documentaire ............................................................................................................................... 62 Fiches d’Evénements Indésirables ............................................................................................................. 76 Gestion de la Formation (Option) ............................................................................................................. 86 Gestion des repas ....................................................................................................................................... 87 Planning des Médecins .............................................................................................................................. 91 Demande d’intervention informatique ....................................................................................................... 97 Gestion des Tâches .................................................................................................................................. 101 Tableaux de Garde................................................................................................................................... 104 Comptes rendus de Garde ........................................................................................................................ 107 Formulaires de blanchisserie .................................................................................................................. 108 Maintenance Biomédicale et service technique ....................................................................................... 111 Gestion des lits ......................................................................................................................................... 115



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Agenda patient .................................................................................................................................................. 118 Moteur de recherche sharepoint (module optionnel complémentaire) .................................................... 121 Gestion de prise en charge du patient ..................................................................................................... 122 Demande de matériel Patient (matelas anti escarre, potence,…) ........................................................... 126

CHAPITRE 4 ENVIRONNEMENT TECHNIQUE .............................................. 127

Langages de développement : .................................................................................................................. 127 Côté serveur Intranet ............................................................................................................................... 127 Côté client ................................................................................................................................................ 127 Sécurité 127

CHAPITRE 5 PRESTATIONS ................................................................................ 128

Elaboration d’une charte graphique ....................................................................................................... 128 Prestations d’accompagnement ............................................................................................................... 128 L’installation ............................................................................................................................................ 128 Formation et transfert de compétences.................................................................................................... 128



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Chapitre 1 METHODE DE TRAVAIL Notre méthode de travail permet une approche structurante et très facile à suivre, elle concentre ses efforts sur l’opérationnalité, l’évolutivité et l’exploitation des architectures choisies. Elle s’appuie sur 10 points fondamentaux qui sont explorés et validés en fonction de l’état d’avancement du projet :

L’analyse stratégique qui détermine les objectifs du site, ses cibles, ses ambitions

L’analyse technique du site et la projection de tous les aspects: lignes, serveurs, OS, etc.

Le plan d’organisation des données et des portails et des processus métiers

La navigation, l’ergonomie et le graphisme de Sésame

La réalisation effective du site et sa phase de tests opérationnels

La mise en place des applications avec la validation des processus humains

Les aspects humains du client : qui fait quoi, quand, avec quelles compétences, quelles sont les différentes relations entre les intervenants de votre établissement et comment est géré le projet.

La coordination de projet avec les rôles et les responsabilités de chacun.

Le plan de formation associé au projet

Le plan de communication associé au projet.

Sur le plan du processus de travail, certains domaines sont menés de front, d’autres nécessitent une chronologie décisionnelle. Vous trouverez dans ce dossier le détail des tâches, leur répartition dans le temps et les intervenants pressentis. Globalement 3 types de profils interviennent sur les dossiers :

Spécialistes méthode, projet et communication stratégique Spécialiste communication du Net Spécialistes techniques.



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A. ANALYSE STRATEGIQUE

Rencontre des décideurs susceptibles de valider les aspects stratégiques

Cette phase consiste à comprendre et intégrer la position stratégique de l’Intranet dans la politique de communication choisie. Il est nécessaire en particulier de valider les orientations souhaitées et de quelle manière ce média va être suivi et promu. Il faut de même établir clairement le positionnement de l’Intranet dans le système d’information existant.

Rédaction du plan stratégique avec le chef de projet

Ce travail, fondamental puisqu’il conditionne le fondement de l’Intranet, peut être réalisé en collaboration entre les intervenants de notre société et vos chefs de projets. Un document est élaboré au fur et à mesure de l’avancée des débats. Ceci permet d’être très efficace et de mener le dossier rapidement à son terme. L’idéal étant de s’isoler totalement du contexte habituel afin d’être concentré sur le sujet. (Hors site). Ce travail est surtout effectué lors de la création d’un Intranet ou de la refonte totale d’un Intranet statique existant.

Présentation du projet stratégique

L’équipe projet associée (Votre établissement et Atout Majeur Concept), présenteront à un groupe de décision le projet et les méthodes de travail retenues.

Documents remis

SOUS TACHES DOCUMENTS ASSOCIES

Rencontre des personnes susceptibles de valider les aspects stratégiques

Compte rendu réunion réalisé en temps réel, point des décisions.

Rédaction du plan stratégique avec le chef de projet

Document d’orientation réalisé conjointement

Présentation du projet stratégique aux décideurs Compte-rendu

Réalisation du document d’engagement Document d’orientation stratégique



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B. ANALYSE TECHNIQUE

Analyse de l’organisation serveur Les travaux réalisés consisteront à constater la logique de fonctionnement de votre serveur web, à détecter les éventuelles améliorations à apporter, à estimer sa capacité de montée en charge. L’aspect fiabilité et sécurité sera abordé. Les outils d’Atout Majeur Concept étant développés sur une plate forme Microsoft, et fonctionnant sur une base SQL server, et un serveur Web IIS.

Intégration fonctionnalités nouvelles Les choix en matière de fonctionnalités nouvelles peuvent nous amener à modifier l’architecture ou les versions de logiciels. L’étude portera également sur l’impact du choix de certaines technologies en termes d’architecture et de capacité d’évolution hardware et software. Une adéquation performance/fiabilité/coût sera à réaliser. L’étude portera aussi sur l’hébergement potentiel de la solution au Mipih.

Rédaction du document d'architecture cible Ce document synthétisera les différents choix effectués au cours de cette phase préparatoire. Il permettra de réaliser un document de référence qui sera la base technique de votre projet.

Documents remis


Rencontre d’étude technique Compte rendu

Analyse de l’organisation serveur logique et physique Document de synthèse

Etude d’Intégration des fonctionnalités nouvelles Document de synthèse

Adéquation Intranet/technologies/Marché Document complet incluant les préconisations, les versions de logiciels à utiliser.



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C. ORGANISATION DES PORTAILS

Analyse de l’organisation actuelle et des données (si existantes)

L’objectif de cette phase est d’estimer les points à reprendre ou pas, de proposer un mode rédactionnel différent ou pas, d’analyser les changements à réaliser. La reprise des données doit s’intégrer dans cette approche générale.

Recensement des rubriques futures par portail

La projection du portail et de ses futures rubriques sera réalisée et proposée au chef de projet en utilisant les modules de Sésame existants. Cette étape conditionnera le futur portail et doit être pensée avec la plus grande ouverture possible. Si des applications métiers doivent être insérées dans un ou plusieurs portails, c’est à cette étape qu’il faudra les recenser et les intégrer dans l’analyse de la conception des portails.

Modélisation de la structure future et des arborescences

Afin de permettre une décision pragmatique, les portails seront modélisés et la structure des rubriques créée. Vous pourrez grâce à un accès sécurisé accéder au site « on line » et valider la navigation dans les rubriques. Cette phase n’intègre pas l’aspect graphique qui sera construit par la suite. Il est important de se déplacer dans le site avec un environnement dépourvu de tout habillage afin de se concentrer sur le fond.

Documents remis


Analyse de l’organisation existante de l’Intranet et des données

Document de synthèse et liste exhaustive des rubriques et contenus

Recensement et organisation des rubriques futures

Document de modélisation de l’arborescence Présentation dynamique

Modélisation technique du site

Réalisation d’une maquette



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D. NAVIGATION, ERGONOMIE, GRAPHISME

Détermination des principes d’accueil Le progiciel Sésame vous propose un portail d’accueil avec un bandeau haut dans lequel vous pouvez insérer des raccourcis vers des pages importantes de votre site. Vous avez de plus un module de News générales, et deux accès de type vertical et horizontal vers les sous portails de votre établissement. Pour accéder à vos applications basées sur votre profil, vous pouvez vous identifier dès le portail d’accueil.

Détermination de la navigation dans les portails et des applications Le progiciel Sésame vous propose des sous portails avec le même bandeau haut que l’accueil. Vous avez de plus un module de News spécifique au portail, un module + d’infos dans lequel nous trouvons un organigramme, un plan d’accès au service, les missions du service et le responsable web du service et des accès directs vers des applications favorites et des sites favoris. Vous ajoutez dans la frame de gauche toutes les applications que vous souhaitez, proposées dans les applications génériques, et vos applications spécifiques existantes grâce à notre module d’intégration d’applications externes.

Documents remis


Définition de votre modèle graphique et de navigation de Sésame

Document avec images, icônes, colorimétrie

Modélisation Maquette

Présentation décideurs Compte rendu de réunion et modifications

Modification de la maquette Produit final



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E. REALISATION DU SITE Les étapes précédentes ont permis de modéliser l’architecture logique du site et de réaliser les ébauches des principaux portails. L’analyse détaillée de l’ensemble des données existantes va permettre de réaliser le schéma logique du site. Celui ci sera représenté sous forme d’organigramme et permettra de valider les derniers points éventuellement en suspend. L’analyse détaillée permet aussi de décrire les applicatifs existant ou à venir, qui seront accessibles depuis l’Intranet et utiliserons ou non le module de gestion des droits de Sésame.

Analyse détaillée Celle-ci décrit l’ensemble des applications annexes à Sésame et tous vos paramètres spécifiques:

Descriptif des bases, des liens, des champs, etc. Description des traitements, requêtes, mises à jour, etc. Dernières préconisations techniques, bouclage des processus utilisés

Cette analyse fait également apparaître le planning définitif phase par phase.

Réalisation de l’ensemble Pour chaque mise en place d’un Intranet, chaque établissement souhaite en général avoir sa propre charte graphique. Pour cela et afin de respecter les contraintes techniques liées à Sésame, les graphistes et les réalisateurs travaillent ensemble et conjointement sur les dossiers. En effet il est impératif que chacun tienne compte des problématiques générales du dossier : Configuration des résolutions, spécificités des graphismes de Sésame et de votre établissement, etc. Le paramétrage de Sésame et les développements annexes sont réalisés phase par phase en fonction de vos choix et des possibilités techniques. Les réalisations sont mises en ligne au fur et à mesure de l’avancement afin de permettre à votre chef de projet de valider le travail.

Mise en œuvre et suivi des projets

Plusieurs outils de suivi sont utilisés dans le cadre de la gestion de projet et en particulier :

Project pour la planification et le suivi Interdev, Visual Studio et Visual Source Safe pour la gestion de la plate-forme de

développement et des sources Nous nous attachons à utiliser une méthode très proche de l’utilisateur et l’informons par le biais de différents supports :

Le Net bien sûr avec la mise en ligne protégée des développements spécifiques au fur et à mesure de leur réalisation

Le calendrier du projet mis à jour au fil de l’eau et accessible sur le Net, Les documents papiers pour les éléments qui nécessitent plus d’écriture, Des CD ROM avec les créations graphiques, les polices, les boutons.



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Analyse fonctionnelle Document sous format électronique et papier réalisé à partir de nos outils

Analyse détaillée Document sous format électronique et papier réalisé à partir de nos outils

Réalisation Liste des programmes ou traitements Programmes sources associés Documentation technique particulières



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F. LA MISE EN PLACE DES APPLICATIONS Nous avons dans Sésame outre les applications de diffusion de l’information, des applications de gestion, concernant différents processus de l’hôpital avec différents processus de workflow. Ces applications sont au nombre de 30 et concernent différents services comme :

Les Services Techniques, Le service informatique Le service économique Le service des transports La Direction Générale La qualité et la gestion des Risques La blanchisserie Les Ressources humaines Les affaires médicales

Après le choix des applications à mettre en place, il faudra donc rencontrer ces différents services afin de valider les processus humains avant de paramétrer les applications en fonction des spécificités de l’établissement. Nous avons des applications métiers comme :

L’annuaire et les Organigrammes interfaçable avec un annuaire centralisé Gestion des Fiches d’Evénements Indésirables Gestion Documentaire Gestion des Questionnaires, enquêtes et Formulaires Gestion des demandes de bons à la reprographie, et des demandes de consommables Gestion de la Formation (catalogue, convocation, attestations, statistiques, …) Les offres d’emploi, les petites annonces Gestion des salles et ressources, La Gestion des réservations de véhicules gestion des agendas partagés (option) Suivi du PMSI Gestion des Repas Gestion des tableaux de Gardes et la Gestion des comptes rendus de gardes Gestion des plannings des médecins Gestion des plannings de soins de patients et des médecins Gestion des demandes de bons Biomédical et de bons pour les services techniques Gestion des bons informatiques Gestion des taches Bons de demandes de blanchisserie GRC (Gestion de la Relation Client en option) Déclaration de Disparition Gestion des commandes de matériels pour le patient (matelas, oxygène,…) Demandes de transport sanitaires internes et externes Gestion des lits interfacée avec le logiciel des entrées.



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G. ANALYSE DES ASPECTS HUMAINS La vie d’un serveur Intranet c’est aussi l’implication et la motivation des personnels amenés à le faire vivre, évoluer, épanouir. Pour ce voici les points qui sont à qualifier.

Définition des rôles des différents intervenants Les missions sont bien sûr évaluées au fur et à mesure des travaux mais à cette étape nous ferons un point définitif et établirons par profil les missions détaillées, le mode de communication à établir, les outils à utiliser. En plus des administrateurs de portails, il est important de définir les auteurs pour chaque application, et leur rôle dans la vie du portail et du site. Cette étape fera l’objet de nombreux échanges avec l’équipe projet afin de tenir compte des spécificités du client. Cette définition des rôles est d’autant plus importante lorsque l’on passe d’un Intranet statique vers un Intranet dynamique, car il faut mettre en place une déconcentration des mises à jour des portails jusqu’alors souvent inexistante.

Définition des cursus de connaissance Le savoir-faire indispensable à chaque profil sera traduit sous forme de cursus de connaissance. Ceci vous permettra le cas échéant de bénéficier de cursus établis. Des formations sur l’organisation du site et des tâches de chacun seront indispensables afin d’optimiser le travail des auteurs et de les responsabiliser.

Détermination des principes d’animation Il est fondamental de déterminer les principes d’animation de l’ensemble de l’équipe de publication. En effet l’implication de chacun dans le temps est liée à sa motivation personnelle. Il faut donc que chacun se sente un peu responsable de la réussite du site. Communiquer vers l’ensemble des publicateurs les statistiques de connexion, les services qui ont le plus d’accès, peut créer une dynamique forte et ainsi donner au site encore plus de consistance.

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Définition des rôles des différents intervenants

Document de méthode

Définition des cursus de connaissance

Elaboration du cursus type

Détermination des principes d’animation

Journée conseil



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H. COORDINATION DE PROJET Tout projet informatique doit être doté d'une organisation spécifique. Elle a pour mission d'atteindre les objectifs fixés pour un projet, conformément à ce qui a été défini en termes de fonctionnalités, de délais et de coûts. Cette organisation repose sur deux éléments : Les hommes et un Plan d'Assurance Qualité. Elle a pour but de générer les conditions optimales de mise en œuvre d'un projet.

Organisation humaine Les équipes Pour un projet de mise en place de site Intranet, plusieurs équipes d’intervenants sont nécessaires, chacun avec des compétences diverses. Les effectifs et les missions de chacune de ces équipes sont différents et complémentaires. Exemple :

Équipe d'études fonctionnelles du Client, Équipe technique de l’établissement (Système, DBA, etc.), Équipe d'études et de réalisation d’Atout Majeur Concept, Graphistes.

Les responsables Pour chacune des équipes, un responsable devra être identifié avec une définition précise de ses attributions pour le projet concerné. Un des tous premiers points, sera d’identifier les différentes personnes intervenant sur le projet, et notamment leur rôle et leurs responsabilités.

Organisation fonctionnelle L'organisation fonctionnelle s'appuie sur une structure de pilotage et de décision, et sur une répartition des missions et responsabilités permettant de mener à bien toutes les tâches du projet. Au minimum, cette structure de pilotage et de décision est constituée de deux niveaux : Une structure de pilotage et une structure opérationnelle.

Démarche globale de planification et de suivi Une démarche de planification et de suivi doit être appliquée à l'ensemble du projet, y compris sur les sous projets ou chantiers. Cette démarche comprend quatre étapes distinctes :

Élaboration du planning de référence A partir du planning de référence, élaboration du planning d’installation de Sésame et de

réalisation des sous projets ou développements spécifiques Mise en place des moyens de suivi Suivi



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I. LE PLAN DE FORMATION Le plan de formation concernera plusieurs types de personnels, à savoir :

Le ou les personnes chargées d’administrer ou de superviser le site Intranet. Nous mettrons ici en exergue la méthodologie de publication ainsi que les outils à mettre en œuvre pour optimiser le serveur intranet ainsi que les services aux utilisateurs. Nous formerons aussi sur l’organisation de l’Intranet, la gestion des groupes, les accès éventuels à différentes applications externes (annuaire, base de données externes, …)

Les personnes chargées d’alimenter les pages et de faire vivre l’intranet. Nous insisterons ici sur les modalités d’administration des pages, sur le mode de communication écrite et visuelle à mettre en œuvre pour la promotion de l’information.

Les utilisateurs. L’ergonomie de Sésame ne nécessite pas de formation pour les utilisateurs. En revanche, une présentation synthétique des modalités d’accès à la formation ainsi que des rappels sur la notion de travail collaboratif peuvent être envisagés.



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J. PLAN DE COMMUNICATION Le plan de communication a pour objectif essentiel :

D'informer les différents acteurs du projet sur la vie du projet, D'informer les utilisateurs concernés de l'avancement du projet et des livraisons avec

les modalités qui s'y rattachent. Afin d'assurer un contrôle central du projet, toute communication ayant un impact possible sur le projet, doit être examinée et avalisée par le Chef de projet de l’établissement et le Chef de projet Atout Majeur Concept.

La communication interne au projet L'essentiel de la communication interne au projet est basé sur la circulation des différents comptes rendus des réunions principales, soit :

Les comités Directeurs de l’établisement, Les comités de Pilotage, Les comités de coordination.

Cette communication est complétée par la diffusion des documents techniques résultants des différentes études. L'information diffusée ayant une provenance et un contenu très différents, la liste de diffusion par type de document doit être établie par le Chef de projet e l’établissement et le Chef de projet Atout Majeur Concept Afin de compléter cette communication, des réunions d'information seront organisées régulièrement ou à des moments clés du projet avec tous les collaborateurs Atout Majeur Concept ayant une responsabilité de réalisation.

La communication externe au projet Une communication externe au projet est nécessaire, notamment vers les services concernés par les changements induits par la mise en place des applications du projet. Cette communication est basée sur la diffusion des comptes rendus des Comités, mais également et surtout grâce aux réunions de travail.



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Chapitre 2 CONCEPT DE SESAME

A. ANALYSE STRATEGIQUE Le Progiciel Sésame est un générateur de portails, permettant d’avoir deux types d’accès à votre Intranet (accès Soins et Administration par exemple). De plus, un panel d’applications génériques vous est proposé lors de la constitution des portails, ce qui permet de mettre en place un site Intranet de manière simple, rapide et économique. L’ensemble des éléments graphiques du progiciel, des menus, des méthodes de navigation, sont standardisés et permettent une prise en main très simple et accessible à tous, que ce soit pour la consultation ou pour l’administration des applications. En effet, vous n’avez plus besoin d’être informaticien pour gérer votre Intranet, et avec Sésame, vous déléguez la gestion des portails et de leurs applications à des personnes différentes en fonction de leurs services et de leurs métiers.

B. LA MODULARITE Le générateur de portails est paramétrable et personnalisable en fonction de vos besoins: Nous vous proposons un module d’administration et de génération des portails très simple d’utilisation, plusieurs applications de communication interne accessibles par tous et des applications plus orientées métier dont l’accessibilité peut être restreinte en fonction des droits des utilisateurs et d’une gestion de groupe intégrée à Sésame. Votre Intranet deviendra un outil de communication de l’information, d’échange, et d’accès à des applications métiers. Tout cela de façon dynamique afin de disposer d’une information toujours actuelle. Sésame est aussi un produit très modulable qui vous permet d’insérer dans ses portails vos applications métiers ou de communication déjà développées, avec une association possible à notre module de gestion de droits.



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C. LA GENERATION DYNAMIQUE DE PORTAILS Grâce à Sésame, vous générez automatiquement et dynamiquement vos portails. En générant vos portails, vous choisissez le type de portail (horizontal ou vertical), et vous attribuez à ce portail les applications génériques que vous souhaitez. Cette génération de portail réalisée par l’administrateur de l’Intranet s’effectue en quelque secondes. Vous pouvez ainsi générer des portails de type métiers, des portails de types services (DRH, DSI, Communication, …) et des portails collaboratifs visibles exclusivement par les personnes d’un groupe.

Les deux types de portail. Nous avons choisi de proposer à partir du portail d’accueil deux accès différents vers vos portails fils. Nous pouvons les décliner en accès de type :

Vertical ou accès aux différents portails de l’administration, Horizontal ou accès aux différents portails de soin

Dans notre modèle proposé, nous appelons ses deux types d’accès : Soins et Administration.

La création du portail Après avoir choisi le nom de votre portail et son type, vous associez à votre nouveau portail la ou les applications fournies dans les applications génériques à Sésame, puis vous attribuez à votre portail fils un administrateur de portail qui sera responsable de ce portail. Ce portail peut être visible ou invisible en fonction de ses fonctionnalités

L’intégration d’applications externes Vous pouvez aussi intégrer des applications externes à Sésame. Ces applications développées par vos soins ou par des prestataires sont appelées de Sésame, et nous pouvons gérer leur visibilité en fonction des droits des utilisateurs.



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Les applications proposées dans Sésame Les applications génériques proposées dans Sésame sont paramétrables pour chaque portail fils. Ces applications sont aujourd’hui au nombre de 55 dans Sésame et 3 en option, et peuvent être renforcées par des applications génériques de votre établissement. Nous avons des applications de gestion de contenu de communication et de publication d’information comme :

1 application de type boite à outils, 1 application présentation du portail 5 applications de type info utile de 1 niveau, 2 applications de type info utile de 2 niveaux, 1 application de type base de connaissance, 5 applications de type description imagée, 1 application de type forum. 1 application de type news,

Par défaut, pour chaque portail crée, vous avez :

Application de type news, Application de type liens vers des applications favorites, Application de type liens vers des sites favoris, Application de modification des libellés des applications par portails



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Nous avons des applications métiers comme :

L’annuaire Les Organigrammes interfaçable avec un annuaire centralisé La mise à jour de l’Active Directory avec Sésame et l’annuaire des Ressources Humaines (option) Gestion des Fiches d’Evénements Indésirables Gestion Documentaire Gestion des Questionnaires, enquêtes et Formulaires Gestion des demandes de bons à la reprographie, Les demandes de consommables Gestion de la Formation (catalogue, convocation, attestations, statistiques, …) Les offres d’emploi, Les petites annonces Gestion des salles et ressources, La Gestion des réservations de véhicules gestion des agendas partagés (option) Suivi du PMSI Gestion des Repas Gestion des tableaux de Gardes La Gestion des comptes rendus de gardes Gestion des plannings des médecins Gestion des plannings de soins de patients et des médecins Gestion des demandes de bons Biomédical Gestion des bons pour les services techniques Gestion des bons informatiques Gestion des taches Bons de demandes de blanchisserie GRC (Gestion de la Relation Client en option) Déclaration de Disparition Gestion des commandes de matériels pour le patient (matelas, oxygène,…) Demandes de transport sanitaires internes et externes Gestion des lits interfacée avec le logiciel des entrées.



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Le principe Comme pour tout le progiciel Sésame, des outils d’administration accessibles à tous vous sont proposés pour construire vos portails, avec toutes les informations dans des listes pré chargées et des menus déroulant.

Le choix du responsable du portail se fait grâce à l’annuaire centralisé par une recherche simple



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D. L’ANNUAIRE C’est le cœur de l’intranet, il vous permet d’accéder directement à la fiche d’une personne pour avoir ses coordonnées et connaître ses responsabilités dans l’établissement. Généralement, l’annuaire Intranet est synchronisé avec votre annuaire principal. Notre module de gestion de droits s’interface avec l’annuaire et nous permet de gérer par portail et par application les droits :

D’administrateur de portail, D’administrateur d’application, D’auteur, De lecteur avec privilège, De simple lecteur

Les droits de lecteur privilège peuvent être attribués par groupes d’utilisateurs. Ainsi, les accès aux portails, aux applications et à l’information peuvent être attribués par paquets. Cet Annuaire peut être mis à jour à partir d’Active Directory ou l’annuaire des Ressources Humaines (Paye), ce qui permet à l’utilisateur de ne plus s’authentifier dans l’intranet. Ces droits étant récupérés à partir de son identifiant NT.

Coté utilisateur

Côté administrateur

La possibilité de créer un annuaire sur trois niveaux hiérarchiques Un Module de création et de mise à jour des informations relatives à un salarié Une gestion des mots de passe et des logins.



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Côté utilisateur

Une Recherche simple et rapide des coordonnées d’un collaborateur sur des critères variés tels que son nom, son service, sa fonction.

La possibilité de retrouver son mot de passe et de le changer si on le souhaite. La possibilité d’envoyer un mail à un collaborateur à partir de l’annuaire.

CHB



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Organigramme Du côté administrateur, il est possible de créer un organigramme avec les agents saisis dans l’annuaire et donc, en parallèle, de mettre à jour l’annuaire (les informations saisies dans l’organigramme sur un agent sont directement modifiées dans l’annuaire) Du côté utilisateur, voici comment sont affichés les services



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Mouvement de personnel Ce module permet de gérer les équipements qui vont être attribué au personnel de l’hôpital en fonction de ses mouvements. La gestion de fait au travers de fiches individualisés pour chaque personnel du centre hospitalier qui reprend ses caractéristiques (Fonction, service, UF,…) et les équipements qui lui sont attribués. Les mouvements du personnel sont de trois types :

Arrivée.

mouvement (changement de service).

Sortie

Notons que l’application gère trois familles d’équipements :

Equipements mobiliers, bureautiques et logistiques à prévoir

Equipements en téléphonie

Equipements informatiques

Pour cette application, il existe plusieurs profils : - L‘individu créé : La personne concernée par la fiche

- Le responsable d’activité : La personne qui va renseigner les différents équipements attribué à

l’individu créé

- L’initiateur : Le créateur de la fiche

- Le valideur : la personne qui va valider les demandes qui ont été faites par le responsable d’activité



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E. L’INTERFACE GRH/SESAME/AGIRH (OPTION) Vous pouvez :

Visualiser la liste des agents crées par l’import de l’annuaire des ressources humaines Visualiser les agents dans l’annuaire Active Directory Exporter les agents présents dans l’Active Directory.

Liste des entrées Sésame :

Ce module vous remonte tous les comptes créés dans Sésame à partir du logiciel suite à l’import du logiciel de gestion des ressources humaines et non créés dans l’Active Directory. Soit l’agent ne doit pas être créé dans l’Active Directory et vous cliquez sur « Ne jamais importer dans l’AD » Soit l’agent doit être créé dans l’Active Directory et vous créez son adresse mail, choisissez son OU ses domaines d’affectation et cliquez sur « importer dans l’AD. » La liste des entrées doit se vider et ne doit se remplir qu’à chaque nouvel import du logiciel de gestion des ressources humaines.



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Affichage de l’annuaire Active Directory

Cet affichage vous permet de visualiser vos Unités Organisationnelles de l’Active Directory, et de visualiser les comptes associés à ces UO. Si le compte est présent dans l’AD, dans Sésame, et est actif, il apparait en vert, avec un S. Son numéro de matricule apparait ainsi que son adresse mail, login AD ,…. Si le compte est désactivé, il apparait en Rouge



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Si le compte n’est pas présent dans Sésame mais qu’il faut le créer, il faut lui associer un numéro de matricule commençant par 9, sur 6 chiffres, et remplir les champs de Sésame à savoir :

Civilité Password Division Service Grade Métier.

Puis cliquer sur « importer dans Sésame » Ainsi, certains comptes génériques notamment pourront se retrouver dans Sésame et recevoir des alertes mails sur différents logiciels. Si le compte générique est associé à une personne physique, on peut lui associer le matricule de la personne physique et ainsi faire une correspondance avec une personne physique de Sésame.



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F. LA GESTION DES DROITS Sésame vous propose une gestion de droits dans tout le progiciel sur plusieurs niveaux, tant au niveau de l’administrateur qu’au niveau des lecteurs.

Les différents types de droits. Afin que la gestion globale de l’Intranet reste cohérente à l’entreprise malgré le nombre illimité de portails fils, nous avons crée un rôle de super administrateur. Il est le seul habilité à générer des portails fils, et à leur attribuer des applications génériques. Le super administrateur a toutes les habilitations sur tous les portails fils créés et leurs applications associées. C’est aussi lui qui crée les groupes pour la gestion de groupe. Vous pouvez donc déléguer des droits soit pour des collaborateurs de manière unitaire, soit pour des groupes d’utilisateurs préalablement définis. Ces groupes peuvent être associés aux métiers des agents et mis à jour de manière automatique à partir du logiciel de gestion des ressources humaines. Comme nous l’avons vu, lors de la création d’un portail fils, le super administrateur délègue la gestion de la globalité du portail crée à un administrateur de portail. Cet administrateur sera responsable de son portail, de la personnalisation de ses applications, et pourra déléguer l’administration de chacune de ses applications à un ou plusieurs administrateurs d’application. L’administrateur d’application peut pour son application donner des droits d’auteur à des collaborateurs ou à des groupes et définir deux types de lecteurs :

Les lecteurs « classiques » visualisant l’information à l’exception de celles qui sont réservées aux lecteurs privilégiés de l’application.

Les lecteurs avec privilège visualisant les informations dans une application qui sont réservées aux lecteurs privilégiés de l’application. L’association lecteur avec privilège s’effectue pour toute l’application et non pour tout le sous portail.

Dans une application, nous pouvons donc avoir des informations pour les lecteurs classiques et des informations pour les lecteurs avec privilège. Tous ces rôles permettent de gérer au mieux les différentes applications des portails du progiciel Sésame. La gestion des droits étant basée sur l’annuaire centralisé de Sésame, la gestion ou l’administration de toute application d’un portail peut être exercée par un collaborateur sous la seule condition qu’il fasse partie de l’annuaire.



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G. MISE A JOUR DE L’INFORMATION Un des principes fondamentaux de Sésame est de cibler une population de non informaticiens afin de mettre à jour et faire vivre l’intranet. Pour ce faire, nous avons crée pour chacune de nos applications des interfaces d’administration et de gestion de l’information simples d’utilisation grâce à des formulaires de saisie. L’information saisie est donc mise en ligne de manière dynamique dans le module du portail concerné. Nous ne parlons plus de publication de l’information mais de mise à jour de l’information. Pour certains de nos modules, un archivage automatique de l’information peut être activé information par information. Exemple de formulaire



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Chapitre 3 LES APPLICATIONS GENERIQUES PROPOSEES

A. APPLICATIONS ADMINISTRATEURS

La personnalisation des applications Lors de la création d’un portail, les applications génériques sont choisies sur leur concept. Une fois insérées dans le portail, l’administrateur du portail a à disposition un module afin de changer les libellés de l’application.

La délégation des droits d’administration Lors de la création d’un portail, un administrateur de portail est choisi. Cet administrateur grâce à un module de gestion de droits va déléguer l’administration et la gestion de certaines applications du portail à des collaborateurs de son service.



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La Création des lecteurs privilèges et des groupes Nous avons deux niveaux de lecture de l’information. Un niveau pour les lecteurs classiques, et un niveau pour les lecteurs privilèges. Pour chaque application, l’administrateur du module va définir les personnes ou les groupes ayant des privilèges pour les informations de cette application. Un module récapitulatif des droits individuels et de groupes a été développé par portail ou par groupes pour effectuer des états des droits affectés aux portails, et aux applications.



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La création de l’information classique ou avec privilège

Lors de la création d’une information, l’auteur doit définir si l’information est visible par tous, ou seulement par les lecteurs avec privilège.



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L’intégration d’applications externes. Nous vous proposons un module d’intégration d’applications web existantes mais non développées par nos soins. Vous pouvez donc insérer des applications web existantes ou à venir et les associer à un ou plusieurs portails. Comme la gestion de droits est associée à ce module, vous pouvez donner l’accès à ces applications à tous les utilisateurs ou seulement à des catégories ou groupes de personnels. Ces applications s’ouvrent selon votre choix dans la fenêtre centrale de Sésame, ou dans une nouvelle page web.

Les statistiques Les statistiques vous permettent un suivi du volume d’information et du volume de consultation de vos différents portails. Elles portent aussi sur les volumes des applications et des documents joints dans les applications des portails. Toutes ces statistiques sont exportables dans Excel.



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B. APPLICATIONS DE COMMUNICATION ET TRAVAIL COLLABORATIF

Les News Nous avons développé un module de news pour la page d’accueil du portail principal et un module de news par portail fils. Les contenus sont propres aux portails et sont actualisés de manière dynamique. Les news sont archivées. Une recherche par mots clefs ou par thème est toujours possible pour l’utilisateur.

Les Petites Annonces Cette application permet à tous les utilisateurs de gérer leurs petites annonces sur l’Intranet, de consulter et/ou répondre à une autre, selon une thématique créée par l’administrateur de l’application. Ce module peut se trouver par exemple sur un portail transverse lié à la communication Interne.



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Les offres d’emplois La publication sur l’Intranet des offres d’emploi internes à l’établissement est primordiale pour s’assurer d’une diffusion générale et accessible à tous. La publication est gérée de manière simple. L’utilisateur peut utiliser un moteur de recherche pour trouver une offre spécifique et directement postuler en ligne.

Le Forum C’est l’outil simple de communication interne. Il est convivial et dynamique. Il est libre d’accès et d’utilisation, mais les messages des utilisateurs sont signés automatiquement. L’administrateur est le seul à pouvoir créer les thèmes du forum.

Sites favoris Avec cette application, le service gestionnaire du portail peut indiquer les liens des sites favoris qui sont susceptibles d’être consultés par ses utilisateurs.

Présentation des missions du service Ce module permet de décrire les principales orientations et les missions du service. Nous pouvons trouver sur ce module toutes les coordonnées des responsables du service ou les principaux contacts.



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Plans d’accès Ce module permet d’insérer un plan d’accès au service, et de donner les coordonnées du service.

Contacts Ce module permet aux utilisateurs de rentrer en contact avec le responsable du portail du service pour toute question ou information délivrée sur le site par l’intermédiaire de la messagerie.

L’organigramme du service Dans ce module, il est possible d’insérer une image de l’organigramme du service, ou une photo de groupe.

Portail Collaboratif Sharepoint (Option) Ce module permet le travail d’équipe et la partage d’information lors de la mise en place de projet (Exemple : Projet de mise en place d’une GED/ participation à un salon, …) La connexion à l’application s’effectue directement à partir de la page d’accueil de l’Intranet

Page d’accueil Intranet



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Page d’accueil de l’application

A partir de l’application, plusieurs fonctionnalités sont accessibles : Bibliothèque Ce module permet le partage et le stockage de documents. Il est également possible de modifier directement des documents sans avoir à les renommer (pas de lecture seule).

Module Bibliothèque



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Exemple de gestion de documents sur un projet

Liste Ce module permet à la fois :

D’établir le Calendrier présentant les différentes réunions d’avancement du projet ; Le partage de liens pouvant être utiles dans la mise en place du projet ; De définir les tâches à exécuter pour chaque personne/équipe impliquées dans le projet ; De suivre le projet grâce à l’outil de suivi

Module Liste Exemple de suivi de projet



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Exemple de Calendrier

Discussion Ce module permet de créer et participer à des forums de discussion autour du projet

Exemple de discussion



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C. APPLICATIONS DE DIFFUSION DE L’INFORMATION

La boite à outils Avec cette application, vos utilisateurs bénéficient d’une base de téléchargement de documentations classées par catégories tels que les drivers, les utilitaires ou encore les mises à jour de programmes.

La base de connaissance Cette application met à disposition de tous, des solutions face à des questions qui se posent en matière de fonctionnement interne ou d’incidents répertoriés.



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Les Infos utiles (les règles de l’établissement) Le but de cette application est de mettre à disposition des salariés, l’ensemble des procédures de fonctionnement des services de l’établissement Elles sont classées par domaines, sous forme de documents téléchargeables tels que le règlement intérieur, les formulaires types, les règles de fonctionnement,…



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Nous avons dupliqué ce module pour qu’il soit utilisable pour différents types d’informations au sein d’un même portail. Comme dans toutes nos applications, les informations peuvent être publiées pour une durée déterminée. Elles sont ensuite archivées, mais peuvent être réactivées par l’auteur. Ci dessous une interface d’administration des informations utiles avec un éditeur très simple d’utilisation. L’éditeur intégré vous permet de disposer des fonctions de base d’un éditeur de texte, mais vous permet également :

D’intégrer des images dans votre texte, à la taille souhaitée, De faire des liens hypertextes vers des sites internet ou intranet, D’insérer des documents ou des modèles, comptes rendus de réunions, … De faire des liens vers des documents internes de la Gestion électronique de Documents.

Dans ce dernier cas, un moteur de recherche vous permet de trouver rapidement le document de la GED souhaité afin de faire un lien dessus. Ainsi, vous avez plusieurs liens dans l’intranet vers un même document à partir de portails différents, mais le document n’est mis à jour qu’a un seul endroit, dans le Gestion électronique de Documents.

La date d’archivage vous permet de ne plus afficher par défaut l’information à une date donnée. Cette dernière sera visible par le moteur de recherche de l’application, dans la recherche des archives. La permission des consultations vous permet de gérer les droits d’accès à l’information que vous publiez.



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Les descriptions imagées Ce module permet de créer des informations associant un titre à du texte et des images. Nous pouvons ainsi créer le journal d’information d’un service, ou décrire tout type d’information accompagné d’images. Ce module a été dupliqué afin de pouvoir l’utiliser à des fins différentes au sein d’un même portail.



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D. APPLICATIONS METIERS

Gestion de salles et des ressources Cette application à pour but de gérer les ressources des établissements. Une ressource peut être de différents types, humains ou matériels. Lors de la définition de la ressource, un Work flow de validation des réservations peut être implémenté. Certaines ressources peuvent aussi n’être visibles que par certaines catégories de personnels. Dans ce cas, les ressources seront bloquées jusqu'à validation. Les ressources sont visualisées de manière quotidienne et hebdomadaire. La réservation peut s’effectuer de manière unitaire ou de manière périodique (quotidienne ou hebdomadaire. Exemple de création de ressource :



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Visualisation des ressources de manière Quotidienne :

Visualisation des ressources de manière hebdomadaire :

Visualisation des réservations en cours propres à l’utilisateur :



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Gestion des réservations de véhicules Cette application à pour but de gérer la réservation des véhicules de l’établissement. Les agents, après authentification, vont saisir un formulaire de demande de véhicule avec des informations sur la destination, la date, le nombre de personnes, …

Le service de réservation attribue ensuite un véhicule en fonction de la demande des agents.



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Un résumé de la demande permet le choix du véhicule en fonction du planning des véhicules. A la fin de la sélection de la réservation de véhicule, un mail de confirmation de réservation est envoyé à l’agent demandeur avec des informations relatives à la réservation de véhicule. (Plein d’essence, péage, heures de retrait et de retour de véhicule, ….)



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Gestion des Agendas partagés (option) Ce module vous permet de gérer vos agendas directement sur Internet ou sur votre Intranet. Vous pouvez partager votre agenda et donner les droits de visualisation ou écriture à des tiers. Si vous utilisez Outlook, vous pouvez mettre à jour votre agenda Web par une synchronisation simple depuis Outlook. Vue journalière :

Vue hebdomadaire (semaine de travail) :



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Vue hebdomadaire partagée (semaine de travail) :

Administration de votre calendrier et création de rendez-vous :



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Gestion des bons de travaux Ce module vous permet d’enregistrer les demandes des services et de les orienter vers les bons interlocuteurs pour résoudre les demandes. Les utilisateurs peuvent à tout moment suivre l’avancée du traitement de la demande. Nous avons aussi plusieurs statistiques de suivi des fiches et de suivi de résolution des fiches. Les rôles de l’application sont les suivants :

Utilisateur ou demandeur Régulateur Responsable de service concerné Acteur de la résolution de la problématique

Différentes alertes peuvent être mises en place tout au long du processus de Workflow.



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Suivi des fiches à traiter

Affectation d’une demande à un agent



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Suivi de mes demandes



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PMSI (Tables de codage) Le Programme de Médicalisation des Systèmes d’Information (PMSI) s’inscrit dans la maîtrise médicalisée des dépenses de santé et dans les procédures d’amélioration de la qualité des soins. Le PMSI permet de décrire la production des établissements de courts séjours publics et privés. Il consiste à recueillir l’information médicale (motif médical ayant mobilisé le plus de moyens, actes réalisés, données médico-administratives, etc.) et à la coder. Le PMSI servira à la mesure de l’activité de chaque établissement. Dans le but de développer le PMSI, le médecin DIM du centre hospitalier de Bagnères de Bigorre a créé un outil répertoriant des informations médicalisées



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Achat de petit matériel

Cette application permet d’acheter du petit matériel pour des commandes inférieures à 4000€. Une fois la commande validée, elle est directement transmise au service économique Vous pouvez retrouver dans cette application un récapitulatif de l’ensemble des commandes qui peut être imprimé



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Bons de Commandes Cette application a été créée afin de faciliter le processus de commande. Il permet, aux personnes autorisées, de passer des commandes et de leur faire suivre le processus de validation prédéfini. Les différentes étapes sont :

Demande Validation chef de service* Validation économat* Prise de la commande magasin puis saisie de la commande livrée

Les étapes annotées de * ne sont pas obligatoires. Les types de commande que l’on peut passer sont par exemple les Fournitures de bureau ou encore les produits d’entretien. Mais on peut créer autant de types de produits que vous souhaitez, tout ceci est paramétrable. Saisie d’une commande Dans un premier temps, on choisit le bon à saisir

Puis on choisit les quantités



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L’ensemble des articles peuvent être saisis à la main, mais on peut intégrer directement un fichier au format informatique qui contient l’ensemble de vos articles. Visualisation des demandes On peut voir dans cette visualisation l’ensemble des demandes que l’on a effectuées, ainsi que l’étape à laquelle elles en sont.

Pour les personnes agrées (chef de service, économat, magasin), il est aussi possible de traiter les demandes.



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Gestion de Formulaires et Questionnaires Ce module a été réalisé pour permettre aux établissements de réaliser leurs questionnaires utilisateurs. Par exemple, le module permet la saisie des questionnaires de satisfaction utilisateurs, et la sortie de statistiques des réponses. Création d’un questionnaire : Saisie des catégories, des questions et des types de réponse



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Saisie de réponses du Questionnaire de satisfaction du patient



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Visualisation des statistiques Il est possible de voir quelques statistiques concernant les réponses et de les sortir au format Excel pour plus de traitements.



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Gestion Documentaire Ce Module peut gérer différents types de documents à savoir :

des notes de service,

Des notes d’information,

des protocoles

des procédures

des fiches techniques,

des fiches produits,

Des notices,…

D’autres types de documents peuvent être définis en fonction de votre établissement. Ces différents documents seront classés par thèmes selon une arborescence définie par l’administrateur de l’outil (Service Qualité hygiène, Gestion des Risques.) Le projet de Gestion Electronique de Document (GED) doit permettre à un service centralisé de pouvoir maîtriser les flux de diffusion au sein de l’établissement, les processus de validation des documents, les demandes de création ou de modification de document avec des fonctions de versioning, les mises en archives des documents obsolètes. Ce projet doit aussi permettre aux utilisateurs d’avoir une meilleure qualité d’information et un meilleur accès aux données Plusieurs Rôles applicatifs sont définis pour ce module :

L’administrateur du module (faisant généralement partie du service Qualité) Les demandeurs (toute personne de l’établissement après authentification) Les rédacteurs Les valideurs Les approbateurs

Ces rôles sont attribués par les qualiticiens en fonction des documents à créer ou à valider. Liste des résultats attendus :

Formulaire de demande de création de document au service qualité, rédigeable par tout agent de la structure.

Formulaire de création de document par un rédacteur. Ce document est soumis à un protocole de validation incluant un vérificateur, un approbateur et la certification par le service qualité avant publication.

Formulaire de recherche par titre ou par mot clé

Gestion des processus de validation et de publication par le service Qualité.

Gestion de l’archivage par le service Qualité



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Création : Le document dispose d’un certain nombre d’informations découpées en modules (l’objet par exemple). A coté des modules, des informations sont présentes (service émetteur, terme clé, version…). Il y a aussi des informations du document dans le temps : de dernière modification, date d’approbation, de révision... Cette dernière donne lieu à des alertes signalant que le document doit être revu. Demande de document

Un utilisateur a la possibilité de demander un document d’un certain type, il peut y décrire l’objet de sa demande. La demande est envoyée à l’administrateur de ce type de document. Ces dernières informations (titre, auteur et objet de la demande) sont stockées. La demande est accessible uniquement si le type possède cette étape.



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Affectation d’un document

L’administrateur définit ici le titre définitif du document, le service émetteur, le terme clé et les collaborateurs qui travaillent à chaque étape non réservées aux administrateurs du type.



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Suivi du document

Le collaborateur a une page qui rassemble tous les documents suivant leur type sur lesquels il doit travailler. Ceux-ci y sont classés par étape. Pour les administrateurs du type, ils disposent de l’onglet révision pour traiter les documents à réviser.



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Rédaction

Dans la page de rédaction, on retrouve les modules du type de document. Certains sont obligatoires (marqués d’un astérisque rouge) d’autres non. A la fin, on a le choix de laisser le document en rédaction ou de l’envoyer à l’étape suivante.



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Vérification, Validation, Approbation

Ces trois étapes, étant semblables, ont une page commune. On peut y commenter les informations manquantes ou erronées et renvoyer le document vers la rédaction où les rédacteurs pourront corriger les modules suivant les différents commentaires. En cas de document valide, il est envoyé vers l’étape suivante.



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Fin de la rédaction : Droit de lecture et Diffusion de la publication

La publication apparaît à la validation de la dernière étape, on y trouve plusieurs onglets. Ici, l’onglet « Emplacement » permet le placement dans l’arborescence des dossiers, évidemment dans un dossier pouvant contenir le type du document.



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L’onglet « Collaborateur(s) à prévenir » permet de choisir les collaborateurs, les groupes et les services qui seront avertis de cette publication. De la même manière, l’onglet « Autorisation » permet de définir les personnes apte à lire le document.

Dans l’onglet « Options de publication », on règle les derniers détails. La date de publication peut-être retardée suivant le souhait de l’auteur. On y décide d’y définir des dates de révision et d’archivage ou non. Enfin, on peut demander (principalement pour les statistiques) à ce que le collaborateur soit authentifié pour pouvoir lire ce document ou encore rendre la lecture obligatoire pour les personnes averties.



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Consultation

Une fois certifié, le document est visible depuis l’onglet consultation. Afin d’y trouver un document paru, il faudra affiner la recherche progressivement.

Accès aux classeurs :

Historique

A chaque document est associée une partie «caractéristiques». Cette partie, comporte les informations concernant le circuit de validation des documents (noms du rédacteur, vérificateur, approbateur) et ses différentes dates, la version, l’historique des modifications et leurs dates, la date d’évaluation (de péremption) éventuellement prévue

Archivage

L’archivage des versions périmées des documents se fait automatiquement après modification d’un document (n° de version incrémenté) ou suppression d’un document. Il doit permettre de retrouver les documents en vigueur à une date donnée.



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Résultat : Modèle de document



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Résultat : Impression du document



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Statistiques

On retrouve ici, suivant les options de publication choisies, différentes statistiques propres au document. Comme par exemple le taux de pénétration du document sur l’ensemble de l’établissement (avec l’option d’authentification) ou les collaborateurs prévenus qui ont lu ou non le document (avec l’option d’obligation). L’administrateur général a, lui, accès aux statistiques globales de la Gestion Electronique de Documents. On y trouve les dernières publications, les statistiques globales de lecture …



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Fiches d’Evénements Indésirables Les hôpitaux souhaitent informatiser le traitement des événements qui surviennent au sein de leur établissement. D’une manière générale, notre interlocuteur principal est le service Qualité & Gestion des Risques et Relation des Usagers. C’est le service centralisateur, l’interface entre les différents acteurs impliqués dans le traitement d’un événement (déclarant, services etc.)

Pour signaler un évènement, les Centres Hospitaliers utilisent une fiche support papier présentant les différentes sortes d'évènements classés par appartenance à une catégorie (ex : Soins, Hospitalisation), la description de l'événement, les mesures immédiates prises, le type de gravité estimée pour cet évènement, etc.… La problématique soulevée se porte sur la complexité du traitement de l’événement et de sa gestion à compter de sa déclaration. Il n'est pas rare que les déclarants rencontrent des difficultés pour renseigner la fiche (choix des problèmes, gravité, fréquence…) Le délai de traitement est aussi problématique et peut différer en fonction de certains établissements. Toutefois, certaines étapes essentielles de la gestion sont communes :

Les fiches sont envoyées au service Qualité & Gestion des Risques et Relation des Usagers et Relation des Usagers

Elles y sont dépouillées manuellement

Les responsables concernés par l’événement sont sollicités par écrit pour apporter une réponse ; Souvent des relances par téléphone, par mail ou par courrier sont nécessaires

Les solutions et/ou réponses à ces événements sont transmises de nouveau au service

Qualité & Gestion des Risques et Relation des Usagers

Les déclarants et les services impliqués sont régulièrement informés de l’avancement du traitement par mail, par téléphone ou par écrit

Lorsque des solutions sont préconisées ou prises, elles sont portées à la connaissance

de tous les acteurs (les déclarants, les cadres, les services sollicités etc.…)



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Description du projet Pour signaler un événement indésirable, les Centres Hospitaliers utilisent une fiche à remplir manuellement. Cette fiche est ensuite envoyée au service "Qualité & Gestion des Risques et Relation des Usagers" et suivi des relations avec les usagers qui prend en charge le traitement et la gestion. Actuellement, les responsables de ce même service souhaitent informatiser le processus. La fiche de signalement contient des informations liées à l’événement, des informations concernant le traitement immédiat (mesures immédiates prises, personnes informées…), le nom de la personne ayant constaté l’événement et le nom de la personne déclarante (voir en annexe les différentes FEI). Le traitement et la gestion de la fiche consiste à analyser l’événement, à informer les responsables concernés et à fournir aux acteurs la suite donnée à cet événement.

Objectifs Généraliser l'usage de l'outil informatique Uniformiser la déclaration et l’évaluation

de l’événement Réduire le temps de traitement d'un

évènement Etablir des statistiques

Contraintes Généraliser et manipuler l'outil informatique

et établir un profil d’utilisateur (droits d’accès)

Saisir régulièrement les fiches pour une efficacité maximale

Impliquer, informer et former le personnel

Enjeux Réactivité en temps réel Gain de temps optimisé Economie de moyens (matériel et humain) Satisfaction du déclarant et ou victime par

une réponse rapide

Evaluations (efficacité) Délai de traitement réduit au tiers du temps

actuel Augmentation des signalements Meilleure organisation dans la mise en place

des suites à donner Cartographie des risques et signalement au

sein de l’établissement



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La déclaration d’un incident et/ou événement indésirable se fait en 4 étapes : Chaque étape consiste à renseigner toutes les informations relatives à l’événement déclaré, soit en remplissant des champs de texte, soit en cochant le choix correspondant à la situation.

1ère étape (selon le cas)

- Chute

- Dysfonctionnement service des urgences



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- Événement indésirable

- Sinistre/réclamation

2ème étape



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3ème étape

4ème étape (selon le cas)

Il faudra cliquer sur chaque intitulé pour pouvoir modifier son contenu.



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Suivi des fiches : traitement, orientation

Si l’utilisateur clique sur une fiche de la catégorie « Analyse et affectation », il est redirigé vers le module décrit ci-dessous.



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Affectation des fiches et traitement de la gravité

La principale tâche de ce module est d’affecter un expert à l’analyse de la fiche. Pour ce faire, il suffit de rentrer son nom complet ou le début de son nom suivi d’un « * ». Il est aussi possible d’affecter un expert en cliquant dans la case « Recensement » pour que l’affectation se fasse automatiquement. Enfin, il est aussi demandé de donner la criticité. Celle-ci est calculée automatiquement à l’aide de deux facteurs : la fréquence et la gravité. Selon les circonstances, il est possible de demander une certaine vigilance accrue : « pharmacovigilance », « infectiovigilance », etc. On peut aussi renseigner le nom de personnes à informer.



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Une fois la fiche analysée, il est possible de lui ajouter un titre et des informations en passant par le sous module « fiches analysées ».

Fiches infos :

Mes fiches créées

Ce sous module permet de lister toutes les fiches créées par la personne authentifiée. Un clic sur une des informations d’une fiche fait apparaître la version imprimable de cette même fiche. Il est possible de la modifier en cliquant sur le bouton « Modifier » dans la dernière colonne.



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Impression de la fiche d’Événement indésirable

Voici une version imprimable d’une FEI, donc non modifiable dans ce sous module.



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Statistiques



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Gestion de la Formation (Option) Cet outil a été développé par la société Atout majeur Concept, et peut être adapté en fonction de vos besoins Avec cette application, vous pouvez :

Saisir votre catalogue de formations pour l’année à venir,

Editer des fiches de convocation pour les différentes formations,

Saisir les fiches d’inscription des stagiaires avec les avis favorables ou défavorables et les commentaires associés,

Editer les convocations des stagiaires de manière automatique après la date limite

d’inscription, ainsi que d’autres imprimés comme les lettres de refus, attestations, feuilles de présence, …

Avoir un suivi des formations demandées et effectuées des agents,

Disposer de statistiques par agent, site, catégorie, … et un tableau de bord,

Exporter les données sous des formats prédéfinis



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Gestion des repas Ce module « Gestion de repas » permet de gérer le processus de commande de repas. Il a été développé pour les établissements qui produisent des repas pour des personnes résidentes : par exemple des malades ou des résidents de maisons de retraite. Tous les repas sont prévus à l’avance, c’est pourquoi la gestion informatisée des commandes est nécessaire. Les rôles des utilisateurs dans l’application sont les suivants :

Demandeur Ce rôle est représenté souvent par les différents responsables amenés à commander des repas pour les personnes sous leur service.

Préparateur Ce rôle revient au service cuisine et production qui doit produire et livrer les repas commandés.

Gestionnaire

Ce rôle revient au responsable de cuisine qui doit assurer l’intendance, effectuer les mises à jour des données et établir des statistiques et indicateurs divers

Cette application peut s’adapter en fonction de vos besoins ainsi que le Workflow à mettre en place. Par exemple, les commandes doivent être passées 24 h avant la date de livraison au plus tard à 16h. La mise à jour des données est dynamique. Une commande peut être de plusieurs types : normale, exceptionnelle ou de produits frais. La procédure de commande diffère légèrement selon le type choisi. Après avoir cliqué sur le lien, est demandé de choisir entre les trois types de commandes précédemment définis.



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Procédure pour une commande normale

Un bon de commande s’affiche, qu’il faudra compléter en indiquant les quantités de chaque aliment pour chaque repas commandé, ainsi que le type du repas (chaud ou froid), le nombre total de repas résidents et le choix du service. Il est possible d’ajouter des observations concernant les repas. Procédure pour une commande exceptionnelle



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Un bon de commande pré rempli s’affiche. Il faudra compléter les champs demandant les informations suivantes :

date du repas service concerné type de commande nombre de personnel, invités, résidents et d’invités gratuits concernés composition du repas observations

Ne reste qu’à cliquer sur le bouton « Valider » pour valider la commande et ainsi la transmettre aux cuisines. Il est aussi possible de consulter mes repas en cliquant sur l’intitulé de même nom.

Après avoir choisi le type de commande à chercher, ce récapitulatif propose la liste des repas actuellement commandés en les détaillant. Le détail est composé du numéro, type et date de la commande, de la date de modification et du repas, du nombre de repas et enfin du service destinataire. La modification des repas est possible, ainsi que son impression.



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Planning des Médecins Cette application a pour but de gérer la totalité des plannings du centre hospitalier. La gestion du planning global peut se diviser en plusieurs sous modules que vous trouverez ci dessous. L’application entière est soumise à certaines contraintes de droits en lecture et en écriture, qui permettent à un groupe restreint de responsables de lire ou modifier ces informations. Demande de congés

Après avoir cliqué sur « Demande de congés », il faut choisir le médecin concerné. Il suffit ensuite de donner les informations nécessaires (date de début et de fin, type de congé et commentaires) et de valider pour qu’un mail soit envoyé au secrétariat qui décidera d’autoriser ou pas le congé demandé par le responsable du médecin.



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Visualisation d’un quadrimestre

Après avoir cliqué sur « Visualisation » d’un quadrimestre, il faut choisir le quadrimestre, l’année et le médecin correspondants au planning que l’on souhaite. Après avoir validé ces choix en cliquant sur « Afficher Quadrimestre », le planning complet et détaillé du médecin voulu apparaît. Une journée est séparée en trois périodes de huit heures (matin, après-midi et nuit), et tous les jours des quatre mois concernés apparaissent. De plus, un récapitulatif de la situation du médecin pour le quadrimestre sélectionné apparaît en dessous de l’emploi du temps.



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Saisie du planning prévisionnel

Après avoir cliqué sur « Saisie du planning prévisionnel », il faut choisir le planning du médecin à modifier. Il faut ensuite modifier l’emploi du temps mensuel du médecin concerné, en cochant d’abord les cases qui correspondent aux heures de travail, puis en sélectionnant l’activité qu’aura le médecin à l’aide du menu déroulant situé sous l’emploi du temps prévisionnel. Il suffit ensuite de valider le choix pour voir le changement s’effectuer. Il est aussi possible de figer le planning ce qui permettra de ne plus pouvoir le modifier. De plus, le bouton « Saisir un congé » permet de rediriger l’utilisateur vers le sous module « Demande de congés »



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Saisie du planning réalisé

Après avoir cliqué sur « Saisie du planning réalisé », il faut choisir le planning du médecin à modifier. Il faut ensuite modifier l’emploi du temps mensuel du médecin concerné, en cochant d’abord les cases correspondant aux heures de travail, puis en sélectionnant l’activité qu’aura effectuée le médecin à l’aide du menu déroulant situé sous l’emploi du temps prévisionnel. Il suffit ensuite de valider le choix pour voir le changement s’effectuer. Il est ensuite possible de figer le planning ce qui permettra de ne plus pouvoir le modifier. Un clic sur le bouton « Différence » permet d’afficher dans une nouvelle fenêtre les différences entre le planning prévisionnel et le planning réalisé.



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Visualisation d’un service

Après avoir cliqué sur « Visualisation d’un service, il faut choisir le mois, l’année ainsi que le service dont il faudra afficher le planning. Il suffit ensuite de valider à l’aide du bouton « Afficher Tableau service » pour afficher les plannings des médecins appartenant au service sélectionné. Il est possible d’exporter ce document en format pdf pour ensuite l’imprimer ou le garder en mémoire.



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Visualisation des gardes et astreintes de manière transverse au service



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Demande d’intervention informatique Cette application a pour but de répertorier les demandes informatiques et ensuite de gérer tout le processus de workflow concernant cette demande. Saisie de la demande Un utilisateur lambda a un problème qui concerne l’informatique :

Matériel (Imprimante, ordinateur, moniteur,…) Logiciel

Il saisit à l’aide de cette interface et de son identifiant, la description du problème. Si le problème est de nature matériel, il peut rentrer sa référence ; le logiciel précisera alors si elle est valide grâce à l’import de la base matériel de l’établissement (GLPI pas exemple). A partir du moment où il valide, la demande est automatiquement envoyée au régulateur prédéfini du service informatique via un mail.



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Régulation de la fiche

Le régulateur reçoit un mail avec un lien vers cette page, il remplit la nature, le processus afin de rediriger la fiche vers le chef d’équipe qui convient au service informatique, ainsi qu’un commentaire. Le chef d’équipe reçoit alors un mail pour le prévenir de l’arrivée d’une fiche.



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Affectation de la fiche Une fois la fiche régulée, le chef d’équipe doit affecter des tâches au personnel de son équipe Il peut alors découper la tâche à effectuer en plusieurs actions préventives ou correctives qu’il assigne aux membres de son équipe. La personne désignée recevra alors un mail pour le prévenir de l’existence d’une nouvelle action.



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Mise en œuvre. L’action peut être opérée de deux façons différentes, soit elle est courte elle sera alors exécutée en une fois et il suffira de la valider, soit elle est un peu plus longue et donc décrite en plusieurs étapes comme suit.

Une fois l’ensemble des actions réalisées, le demandeur initial reçoit un mail pour le prévenir de la bonne résolution de son problème.



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Gestion des Tâches Cette application a pour but de gérer un suivi des tâches. Création d’une tâche Un personnel, authentifié, crée une tâche et l’assigne à un autre personnel.

Une fois validée, un mail est automatiquement envoyé à la personne concernée. Traitement L’utilisateur assigné pourra alors voir l’ensemble des tâches qu’il doit effectuer.



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Deux choix seront possible, soit la traiter, soit la réattribuer.

Lors de la réattribution, un mail est envoyé afin de prévenir la personne concernée.

Le traitement de la tâche clôt la tâche. Visibilité par le créateur Le créateur de la tâche peut à tout moment savoir ce qui s’est passé via une interface.



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Historique Dans chaque interface, l’historique est disponible.



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Tableaux de Garde Le but de cette application est de fournir la possibilité de créer facilement le tableau de garde de différentes familles de personnel (administrative, médecins …). Saisie d’un tableau

Pour saisir un tableau, il suffit de sélectionner la case correspondant au jour, puis de sélectionner le personnel de garde ce même jour. La liste du personnel pour la liste de tableau est à prédéfinir. Les initiales sont alors configurées. Un commentaire peut être ajouté au tableau lors des cas particuliers. La saisie d’un tableau est sujette à autorisation.



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Visualisation d’un tableau

Pour visualiser un tableau l’utilisateur sélectionne le ou les tableaux qu’il souhaite voir.



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Visualisation transversale des tableaux de gardes



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Comptes rendus de Garde Les agents de Gardes peuvent saisir les comptes rendus de gardes directement dans le logiciel, ce qui permet de garder l’historique sur informatique de l’ensemble des incidents pendants les gardes.

Saisie des comptes rendus de garde

Synthèse des événements survenus au cours d’une garde



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Formulaires de blanchisserie Cette application a pour but d’aider le service de blanchisserie à répertorier le besoin des services demandeur. Lorsque les quantités de linge diffèrent des dotations initiales, les services utilisent ce module pour faire une demande (plus ou moins de linge). Dotations initiales Les dotations initiales sont saisies dans la partie administration du module, il est possible de les vérifier dans la partie utilisateur.



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Ajustement d’un formulaire Dans ce module, il suffit d’ajuster les quantités initiales en plus ou en moins.



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Visualisation côté blanchisserie A l’aide de ce module, la blanchisserie pourra visualiser article par article les quantités à fournir pour un jour donné.



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Maintenance Biomédicale et service technique Cette application à pour but de réunir les demandes de maintenance sous un seul format. Le but est d’éviter d’avoir des demandes au format papier (parfois incomplètes), des demandes orales, etc. Le gain de temps est au niveau compréhension de l’opérateur, les champs nécessaires sont obligatoires, il peut alors remplir l’outil de GMAO. Saisie d’une demande L’interface suivante permet de spécifier le problème. Une fois validé, le personnel des services techniques en sont notifiés.



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Visualisation des demandes Le personnel a alors accès à cette interface afin de prendre en compte dans un premier temps la demande puis, dans un deuxième temps de la traiter.

Exemples de Statistiques sur les Bons de Travaux



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Gestion des lits Dans un Centre Hospitalier, la gestion des disponibilités des lits se fait dans des logiciels de gestion administrative de type Pastel, ou dans des logiciels de Gestion de Patient, mais l’information exacte ne remonte jamais dans les services ou aux urgences pour disposer d’une vue instantanée des lits par service à J0, J=1 ou même J+7. L’objectif de cette application est donc d’optimiser la gestion des lits de l’hôpital, afin d’augmenter l’activité, le désengorgement des urgences, et de faire gagner du temps aux cadres qui font aujourd’hui cette synthèse. La Disponibilité en lit, ne se fait pas en temps réel, mais une vue exacte 4 fois par jour si nécessaire. (6h, 13h, 17h et 21 h,) donc une validation dans les services sera demandée 5 fois par jour, avec le minimum d’actions à effectuer sur le logiciel.

Les objectifs de l’application sont entre autre :

De disposer d’un état des lits 4 fois par jour grâce à une extraction des données dans les divers outils : crosway pastel convergences

D'arrêter l'utilisation des emails, les appels

Vue globale de l’établissement ou d’un pôle Cette vue vous permet de visualiser en deux clics le nombre de lits au total, libres et occupés dans l’établissement, ou par Pôle ou par service.



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Vue des lits dans un service Cette vue permet de visualiser les lits occupés dans le service, les patients dans les chambres, dans les lits (côté portes et côté fenêtres), le sexe du patient également représenté par une couleur. Il y a également des icones pour gérer les options par patient.

Dans la partie droite, nous pouvons visualiser les pré-rentrées dans le service.

Le bouton visualisation des lits vides permet de visualiser les lits disponibles du service.

Les boutons de droites permettent de :

Modifier le séjour Transférer le patient Réserver le lit



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Gestion des lits et visualisation des disponibilités La gestion des lits permet d’ouvrir, fermer ou rendre indisponible des lits de date à date. L’application permet également de visualiser l’occupation des lits sur la journée, 7 jours ou le mois, si les dates de pré sorties sont renseignées.



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Agenda patient Un établissement, dont l’activité principale est la médecine physique et de réadaptation, avait besoin d’un logiciel qui lui permette de gérer les agendas des patients sur de longues périodes en les corrélant aux agendas des praticiens. Ce module permet donc de :

Pouvoir saisir les rendez-vous des patients dans les créneaux restant aux praticiens (qui correspondent aux salles de soins).

Pouvoir extraire le planning quotidien des brancardiers, des salles de soins ainsi que des

patients Saisie d’un rendez-vous : Dans un premier temps, on vérifiera l’horaire du rendez vous en fonction de l’agenda du patient.



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Ensuite, on vérifie le poste sur lequel affecter le patient :

Il faut noter que sur cette visualisation, n’est remontée que la disponibilité des postes qui permettent ce soin par rapport aux créneaux sélectionnés dans la précédente étape. Extraction d’un poste :



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Extraction d’un patient :

Il faut noter que les couleurs pour chaque type de soin sont paramétrables, et que lorsque l’on clique sur une ligne, des informations supplémentaires peuvent apparaître. Extraction du planning brancardier :

L’ensemble des rendez vous concernant le secteur sélectionné sont remontés afin de permettre aux services de brancardage de s’organiser pour la journée en cours. Déclaration d’absence Dans le cas ou une absence survient le matin, il est possible de déclarer l’absence à un poste afin de réattribuer facilement les patients de la journée à ce poste sur les postes qui contiennent des créneaux disponibles.



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Moteur de recherche sharepoint (module optionnel complémentaire)

Ce moteur de recherche permet de trouver les documents publiés dans SESAME et les pièces jointes associées à partir de mots clés.



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Gestion de prise en charge du patient

Ce module permet de gérer la prise en charge du patient. Il permet également d’accéder après validation à la gestion du transport du patient. Toute les demandes sont suivies et validées par les personnes accréditées. Cette application permet de gérer la corrélation des transports des patients avec les fournisseurs de transport (ambulances) en suivant un workflow.



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Saisie d’une demande Une personne dans les services effectue une demande à l’aide de cette visualisation :

Cette demande peut être modifiée ou supprimée tant qu’elle n’a pas été prise en compte par le responsable. Traitement des demandes La personne référente reçoit alors un mail qui le prévient de la création d’une demande ; il se connecte à l’aide de son compte sur l’application et il attribue le transporteur adapté.



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Un mail est envoyé automatiquement au fournisseur qui pourra assurer le service. Il est possible de faire une demande de transport avec une prise en charge par la CPAM avec édition du CERFA pré remplie.



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Statistiques Il est possible d’éditer des statistiques, par exemple d’avoir l’ensemble des transports qui ont été assurés par un fournisseur.



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Demande de matériel Patient (matelas anti escarre, potence,…) Ce module permet de commander du matériel pour patient. Une fois remplie la demande est transmise pour validation. Vous pouvez suivre l’état d’avancement de votre commande.



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Chapitre 4 ENVIRONNEMENT TECHNIQUE

Langages de développement : Atout Majeur Concept développe ses logiciels avec les langages suivants :

ASP, ASP.NET, AJAX HTML Javascript Photoshop

Côté serveur Intranet Sésame ne demande pas de serveur particulier. Il faut prévoir au minimum 4 Giga de RAM et la base de données peut être sur un autre serveur que le serveur WEB.

Serveur 2003 ou 2008 Serveur Web IIS 6 ou 7 Serveur SMTP (Envoi de mails facultatif) Base de données : SQL Serveur 2005 ou 2008

Côté client

Navigateur (sup. IE 6, Firefox, Chrome, …) Excel ou Word pour certains exports

Sécurité Lors de la mise en place de Sésame, un technicien est formé sur l’administration de l’outil et surtout du suivi des sauvegardes. Le plan de sauvegarde SQL serveur est mis en place avec le technicien, qui doit donc effectuer de manière hebdomadaire la sauvegarde du site (Inetpub) et de la base de données. La réinstallation de site et de la base de données s’il y a lieu sont possible suivant la procédure donnée au service technique lors de l’installation.



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Chapitre 5 PRESTATIONS

Elaboration d’une charte graphique Deux ou trois propositions de charte graphique sont soumises avec validation de l’une d’elles.

Prestations d’accompagnement Un accompagnement est prévu afin d’aider les membres du groupe projet à mettre en place et démarrer les outils de Qualité, l’intranet dans les conditions optimales. L’objectif est de former et d’accompagner les agents de l’établissement qui seront autonome sur l’ensemble de ces applications. Atout Majeur Concept vous propose un accompagnement de plusieurs jours répartis sur trois mois afin d’assister le chef de projet dans la mise en place de portails et dans la formation des futurs utilisateurs de Sésame. Cette prestation comportera :

La formation d’administrateurs et auteurs de portails (cadres de santé, communication, secrétaires, tout personnel impliqué dans les processus),

L’assistance à l’organisation de l’information devant être publiée pour huit portails à définir, Le paramétrage des modules et des workflows applicatifs, La mise en place de la gestion Documentaire et de la Gestion des Risques L’assistance à la publication des premiers éléments, L’assistance pour la démonstration du travail effectué en fin de prestation aux cadres de l’hôpital

et à toute personne jugée nécessaire. Cette démonstration sera effectuée par le chef du projet du CH, responsable de la mise en place du projet intranet.

L’installation L’installation des solutions intranet proposées est effectuée par Atout Majeur Concept. La solution peut être hébergée au Mipih. (Partenaire Atout Majeur Concept) Une procédure sera fournie pour déployer l’application sur l’ensemble des postes utilisateurs si nécessaire. Des procédures d’exploitation sont réalisées pour :

Sauvegarder et restaurer la base de données. Réinstaller et paramétrer la solution en cas de panne du serveur.

Formation et transfert de compétences - Formation à l’administration des logiciels - Formation et transfert de compétences afin de rendre autonomes les auteurs.

Atout Majeur Concept ayant un numéro d’agrément formation, les prestations d’accompagnement

et de formation et transfert de compétences pourront être facturées à part sur un budget formation.

Intranet avec Sésame - synora-commerce.fr€¦ · E. L’INTERFACE GRH/SESAME/AGIRH (OPTION) ......

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