“In our quest to continuously improve our innovative position, you have proven to be a true partner.”

-Frank Roderkerk, Managing Director at Rhenus Air Ocean Netherlands

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LTA électronique: entièrement numérique et sans papier

e-Freight: L’e-Freight a pour but de remplacer les documents papier par des équivalents numériques tout au long de notre chaîne d’approvisionnement, pour vous offrir un processus d’expédition plus rentable, plus précis et plus fiable.

Comment la LTA électronique remplace-t-elle le papier? La LTA électronique constitue le contrat de transport numérique que vous nous faites parvenir en tant que client. Elle est composée de la lettre de transport aérien du fret (c.-à-d. le FWB, l’équivalent de la page recto de la LTA classique) et du contrat EDI multilatéral (l’équivalent du verso de la LTA). En signant le contrat EDI multilatéral, vous acceptez les conditions de transport actuelles et futures.

Grâce au système des LTA électroniques, vous n’aurez plus jamais besoin d’imprimer, de traiter ou d’archiver une LTA papier. La LTA électronique actualisera les systèmes opérationnels au niveau de la compagnie aérienne. Le document acquiert une valeur juridique au moment de la livraison du fret, lorsque nous envoyons le message RCS (ReCeived from Shipper).

Les compagnies aériennes ont signé un contrat EDI multilatéral avec IATA. En tant que transporteur ou transitaire, vous pouvez en faire autant et vous connect.

Le processus “paperless” vous permet réellement de vous débarrasser de l’ensemble des documents papier Nous adoptons l’approche ‘single process’. Quelle que soit la destination finale, les clients n’ont pas besoin de fournir

Comment passer aux LTA électroniques? En premier lieu, il vous faut signer le contrat EDI multilatéral avec IATA. La signature de ce contrat indique l’intention des transitaires (ou transporteurs) ainsi que des compagnies aériennes à utiliser les LTA électroniques plutôt que les LTA papier.

La LTA électronique (e-Air Waybill) est une version électronique de la LTA papier. Le transport de votre fret peut requérir jusqu’à 34 documents. Certains de ces documents existent déjà en format numérique. Actuellement, l’utilisation de la version numérique de la lettre de transport aérien se généralise. La LTA électronique représente notre première étape vers l’e-Freight: la création d’une chaîne d’approvisionnement sans papier, pour vous faire gagner du temps et de l’argent. Si nous optons ensemble pour le numérique, nous construirons un processus d’expédition fluide pour l’ensemble de votre fret.

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une LTA papier. Si la destination finale requiert une LTA papier, nous nous chargerons d’imprimer les documents. Lorsque nous vérifions et validons la qualité de vos messages FWB, nous activons votre compte et vous recevez une notification d’activation. Si vous êtes transitaire de fret et que vous disposez de plusieurs bureaux, veuillez nous faire parvenir la liste de vos différents codes IATA / CASS ou code URN. Nous activerons le contrat “LTA électronique” en envoyant les notifications d’activation dans tous les lieux indiqués.

Vous pouvez désormais remplacer toutes vos LTA papier par des LTA électroniques. Vous pouvez envoyer un FWB de différentes manières: A. Par le biais de votre propre système informatique. B. Via tierces parties offrant la possibilité d’envoyer des FWB.

L’équipe centrale du projet e-Freight ajoutera les stations au fur et à mesure qu’elles seront prêtes à traiter les LTA électroniques (messages FWB). La majorité des stations sont déjà compétentes pour traiter les LTA électroniques.

Temps de traitement réduit La LTA électronique offre de nombreux avantages, dont un délai de traitement réduit. Le processus demande beaucoup moins de temps car aucun document n’est délivré parallèlement au flux opérationnel physique du fret. De plus, nous déployons la livraison e-Fast pour

tous nos clients e-Freight à Amsterdam: une file rapide qui permet d’éviter le flux de documents (bureau de traitement des documents) et de passer directement au quai de chargement/déchargement. Et lorsque votre fret est prêt à être collecté à l’entrepôt, nous vous envoyons une notification de livraison.

En outre, la LTA électronique permet aux informations relatives à votre expédition d’arriver à destination plus rapidement qu’avec les LTA papier, conformément aux règles les plus récentes. Les administrations douanières (aux États-Unis, par exemple) exigent des messages numériques. Ils demandent également que les informations soient disponibles beaucoup plus tôt. Ceci est impossible avec les LTA papier, et nous allons tous devoir nous adapter à cette nouvelle méthode de travail par messages électroniques.

Comment utiliser les LTA électroniques? Profitez des avantages des LTA électroniques en trois étapes:

1. Sign the multilateral EDI agreement (you can check if this is done on the IATA website).

2. Connect your shipping experts to ours, to discuss details of sending FWB messages and organising the activation notice.

3. Send your first e-AWB.

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Tout ce que vous devez savoir sur…

Le contrat multilatéral LTA électronique et la notification d’activation L’IATA impose-t-elle des frais aux transitaires de fret souhaitant signer ou participer au contrat multilatéral LTA électronique? Non, cette procédure est gratuite.

Est-il obligatoire d’utiliser la LTA électronique après avoir signé le contrat multilatéral LTA électronique? Non, le contrat ne vous oblige pas à utiliser la LTA électronique.

Qu’est-ce qu’une notification d’activation? Avant de pouvoir utiliser la LTA électronique, la compagnie aérienne et le transitaire de fret doivent convenir des lieux où ils commenceront à utiliser les LTA électroniques. Ils peuvent valider ces détails ensemble et s’assurer que les deux parties sont prêtes à exploiter la LTA électronique (p. ex. processus commerciaux, communication électronique et qualité des données). La notification d’activation permet aux compagnies aériennes de confirmer formellement ces décisions aux

transitaires, avant d’utiliser la LTA électronique.

Qu’est-ce qu’une notification de désactivation? En tant que client, vous pouvez désactiver votre LTA électronique (par exemple en cas de problèmes informatiques temporaires). Nous vous enverrons alors une confirmation de la notification de désactivation.

Que se passe-t-il si une notification d’activation est envoyée sans confirmation du transitaire de fret? Le contrat multilatéral LTA électronique stipule que la notification d’activation doit être envoyée uniquement après confirmation commune des lieux et de la date de démarrage. Toute notification d’activation non convenue par toutes les parties prenantes est considérée comme nulle.

L’activation se base-t-elle sur l’origine-destination ou s’applique-t-elle à toutes les destinations à partir d’un aéroport donné? L’activation s’applique à toutes les destinations à partir d’un aéroport donné.

Le rôle des transitaires de fret

Transitaire de fret, j’ai signé le contrat multilatéral LTA électronique, tout comme ma compagnie aérienne partenaire. Pouvons-nous commencer à utiliser les LTA électroniques immédiatement? Non, vous pourrez commencer à utiliser la LTA électronique une fois que vous aurez reçu une notification d’activation de notre part.

En tant que transitaire de fret, suis-je tenu d’envoyer une notification d’activation à ma/mes compagnie(s) aérienne(s) partenaire(s)? Non, en tant que compagnie aérienne, il nous incombe d’envoyer la notification d’activation.

En tant que transitaire de fret, que dois-je faire si je ne suis pas d’accord avec les termes de la notification d’activation? Nous vous prions de nous informer immédiatement que la notification d’activation n’a pas été acceptée.

Est-il possible de commencer avec un ensemble de produits ou de destinations limité par transitaire de fret? Non, une fois que la notification d’activation est convenue,

le transitaire de fret mentionné est totalement lié par la LTA électronique.

Si je commence à utiliser les LTA électroniques, puis-je choisir les destinations? Vous pouvez utiliser les LTA électroniques pour toutes les destinations. Dès lors que vous avez signé un contrat EDI multilatéral et que vous avez reçu une notification d’activation, votre fret peut être envoyé sans LTA papier. Si une LTA papier est nécessaire à la destination finale, nous nous en chargerons dans nos hubs (CDG ou AMS).

Si je commence à utiliser les LTA électroniques, puis-je choisir les destinations? Vous pouvez utiliser les LTA électroniques pour toutes les destinations. Dès lors que vous avez signé un contrat EDI multilatéral et que vous avez reçu une notification d’activation, votre fret peut être envoyé sans LTA papier. Si une LTA papier est nécessaire à la destination finale, nous nous en chargerons dans nos hubs (CDG ou AMS).

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Où trouver les codes de manutention spéciaux (SHC) relatifs à la LTA électronique? Il existe trois SHC relatifs à la LTA électronique: • Le contrat électronique de transport (Electronic Contract of Carriage – ECC) automatiquement saisi par les compagnies aériennes. • La LTA électronique sans pochette (Electronic AWB Without Pouch – EAW) est une expédition sans aucun document physique. Le transitaire est tenu de saisir ce SHC lorsqu’une expédition ne s’accompagne ni d’une LTA papier, ni d’une pochette. • La LTA électronique avec pochette (Electronic AWB with Pouch – EAP) renvoie à une LTA électronique accompagnée d’une pochette porte-documents.

Le format des LTA électroniques est-il le même que celui de la LTA papier? Oui.

Puis-je utiliser la LTA électronique pour un fret spécial? L’expédition d’animaux, de denrées périssables ou de tout autre type de fret spécial exige tout d’abord que vous remplaciez la LTA principale. Il est possible d’expédier votre fret spécial dans le cadre du ‘single process’, mais un FWB mentionnant toutes les informations nécessaires (p. ex. codes produits et codes de manutention spéciaux) est tout de même requis. L’EAP de SPL doit également être incluse. D’autres documents requis au format papier (p. ex. déclarations des transporteurs, document CITES) doivent tout de même accompagner l’expédition.

Que faire lorsqu’un FWB est rejeté? Vous devriez recevoir un message FNA expliquant pourquoi ce FWB a été rejeté. Vous pouvez corriger le FWB et le renvoyer.

Quelles réglementations et spécifications doivent être prises en compte lorsque les données de la LTA sont échangées par voie électronique? Le message FWB est l’équivalent électronique du côté recto de la LTA papier. C’est-à-dire que toutes les réglementations et instructions qui s’appliquent à la LTA principale doivent également être prises en compte lors de l’échange électronique des données.

Comment les informations des messages FWB et/ou FHL peuvent-elles être transmises au transporteur? Elles peuvent être transmises par messages Cargo-IMP (plus courant) ou Cargo-XML (considéré comme la future norme). Il existe de nombreuses solutions logicielles pour transitaires de fret.

Si les messages FWB/FHL sont envoyés par le biais d’un fournisseur tiers (p. ex. Traxon), les messages sont-ils conformes aux exigences des messages FWB/FHL? Oui. Cependant, l’emplacement des champs pouvant légèrement varier (p. ex. ceux des coordonnées), les messages FWB/FHL doivent être testés et approuvés avant l’activation de votre compte.

Rester au numérique

Puis-je actualiser les informations FWB? Oui, vous pouvez actualiser les messages FWB aussi souvent que nécessaire, jusqu’à ce que l’expédition reçoive de notre part le statut RCS (prêt à transporter). Chaque mise à jour des messages FWB ou FHL doit être envoyée comme tout nouveau message FWB ou FHL. Vous pouvez envoyer un nombre illimité de FWB pour chaque expédition. Seule la dernière version du FWB sera utilisée. Tout FWB envoyé après le statut RCS sera rejeté.

Que faire si je dois modifier le message FWB après que vous avez activé le statut RCS? Veuillez nous contacter car des frais peuvent s’appliquer.

-Kevin Spans Responsable de projet et consultant, AIR FRANCE KLM MARTINAIR Cargo

“La LTA électronique offre une infinité de possibilités; l’utiliser, c’est montrer que vous êtes tourné vers l’avenir.”

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Comment savoir si le FWB a été accepté? Dès transmission de votre FWB, vous recevrez un message automatique: • FMA: Le FWB est accepté et votre marchandise peut être livrée • FNA: Le FWB n’est pas accepté: après mise à jour du code d’erreur, renvoyez le FWB.

Pour éviter les erreurs, veuillez vérifier que le message FWB comporte toutes les informations nécessaires qui étaient auparavant dans la LTA.

À qui les messages de rejet (FNA) sont-ils envoyés? Le FNA est toujours envoyée à son expéditeur, c’est-à-dire le transitaire de fret (adresse PIMA, p. ex. CCA Champ Cargo Systems – anciennement Traxon).

Quel est le délai entre la transmission d’un message FWB et la réception d’une réponse FMA ou FNA? La transmission du FWB ne devrait prendre que quelques secondes, puis le message FMA ou FNA est envoyé. Nous vous conseillons d’attendre quelques minutes car il arrive que plusieurs plateformes informatiques communiquent entre elles.

Quelles informations doivent être jointes dans la pochette? Prière de suivre la recommandation de IATA pour les expéditions avec EAP, ou les expéditions avec LTA électronique et documents supplémentaires dans une pochette.

Les récépissés de livraison existeront-ils toujours? Oui, et plusieurs options s’offrent à vous: • Message RCS (électronique): votre expédition a été acceptée et un contrat de transport a été signé. • Récépissé du fret (physique): peut être imprimé après acceptation de la marchandise. • Bon de livraison du transporteur (physique): peut être tamponné directement au moment de la livraison. Vous pouvez également inclure le statut de sécurité.

Comment les informations pertinentes en matière de sécurité peuvent-elles être transmises par le biais du FWB? Les informations ECSD et SPX relatives à la sécurité peuvent être transmises dans le FWB au format précisé dans le manuel CIMP de IATA. • ECSD: Electronic Consignment Security Declaration (déclaration électronique d’envoi sécurisé) • SPX: code spécial à renseigner dans le message FWB pour indiquer que l’envoi est sécurisé

L’exemple ci-dessous est présenté à titre illustratif uniquement; veuillez consulter le manuel CIMP.

FWB/16[...]SPH/SPX/EAW Statut concernant la sécurité OCI/SE/ISS/RA/00123-45 Numéro de RA et partie ///ED/1213 Expiration du RA ///SM/AOM-KC Méthode de détection ///SN/MICKEY MOUSE Émis par ///SD/01JUL151235 Émis le - date et heure

d’émission

“La voie électronique accélère le processus d’expédition et le rend plus transparent. De plus, elle est plus respectueuse de l’environnement.”-Lars Wever Directeur de la documentation et responsable de projet e-Freight, AIR FRANCE KLM MARTINAIR Cargo

Que se passe-t-il si la transmission des données du FWB échoue et que je reçois un message FNA? Dans ce cas, les procédures d’irrégularité suivantes s’appliquent: • Nouvelle transmission du FWB avant acceptation de la marchandise; • mprimé ou livraison d’un exemplaire MAWB de votre part (PDF pour stations ouvertes e-Freight). Il est juridiquement important et obligatoire de s’assurer qu’aucune expédition avec LTA électronique n’ait lieu sans que l’une de ces deux options n’ait été préalablement réalisée. Dans le cas contraire,la LTA électronique concernée n’a pas la valeur d’un contrat légal de transport.

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Définitions utiles

Besoin d’un rappel terminologique? Ces quelques définitions utiles vous aideront à profiter pleinement des avantages du numérique.

FWB: le message FWB est l’équivalent numérique du côté recto de la LTA papier. Il convient de noter que cette définition ne s’accompagne d’aucune condition légale de transport.

EAW: LTA électronique sans pochette: tous les documents sont remplacés par un message électronique; y compris la lettre de transport aérien (e-AWB/FWB). Aucune pochette porte-documents n’est remise à la compagnie aérienne par le transitaire.

EAP: LTA électronique avec pochette. La LTA est remplacée par un message électronique (e-AWB/FWB) mais une pochette et d’autres documents sont toujours joints à l’expédition.

EDI: Electronic Data Interchange (échange de données informatisées): transfert de données structurées selon une norme convenue, soit un échange de messages entre deux systèmes informatiques. Aucune intervention humaine requise.

Contrat EDI: contrat passé entre un transitaire et une compagnie aérienne ou IATA, dans le cadre duquel le transitaire accepte les conditions de transport sur tous les FWB envoyés par la suite. Le contrat EDI remplace le document LTA papier qui représentait l’ancien contrat. Signé avec une compagnie aérienne (bilatéral) ou avec IATA (multilatéral).

Réseau éligible: réseau dans lequel il est possible d’utiliser une LTA électronique. Ceci dépend du nombre de pays où les autorités locales acceptent les documents numériques à la place des documents en version papier. FHL: un type de message EDI conforme à la norme Cargo-IMP (Interchange Message Procedure - procédure d’échange de messages) de IATA. Ce type de message sert à transmettre par voie électronique un extrait de données issues de la House Waybill. Les données sont requises dans le cadre des formalités douanières de même que lors des vérifications des contraintes réglementaires.

RCS: le code de statut Cargo-IMP ‘Received Cargo Shipment’ représente le statut actuel de l’envoi. RCS accuse réception physique du fret par le transporteur ou son agent et indique qu’il est prêt pour le transport. Il est appliqué une fois que les RCD (documents reçus) et la RCG (marchandise reçue) ou le FOH (Freight on Hand - fret disponible) ont été réalisés. Ce statut est fourni dans un message FSU (Freight Status Update - mise à jour du statut de fret) Cargo-IMP.

Documents du transporteur: ces documents sont essentiels au transitaire à des fins de distribution et/ou obligatoires lors des processus de dédouanement (rôle du transitaire). La plupart de ces documents disposent d’alternatives électroniques, mais certains ne sont pas autorisés au format électronique.

Documents de transport: documents obligatoirement disponibles durant le vol. Actuellement (MC99, MP4) peuvent avoir des alternatives électroniques

ECC: Electronic Contract of Carriage (contrat électronique de transport). Ceci signifie que le FWB remplace la LTA papier et qu’il constitue le contrat légalement reconnu entre le transitaire et le transporteur. Ce SHC est automatiquement saisi dans le FWB par la compagnie aérienne et indique qu’un contrat EDI a été signé. Ainsi, aucune LTA papier n’est requise à l’acceptation de l’expédition. Le FWB doit contenir soit une EAW, soir une EAP pour être admissible comme expédition avec LTA électronique.

Approche ‘single process’: dès lors que vous avez signé un contrat EDI (bilatéral ou multilatéral) et accepté l’activation, vous pouvez commencer à utiliser les LTA électroniques. Il est inutile de nous (la compagnie aérienne) faire parvenir la LTA papier. Si la destination finale nécessite toujours une LTA papier, la compagnie aérienne s’en chargera.

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Les nombreux avantages que vous

offre la LTA électronique:

Efficacité La réduction du nombre de documents papier

à traiter vous fait gagner du temps et de l’argent.

Qualité Données électroniques précises;

aucun document perdu.

Durabilité Empreinte carbone réduite.

Confidentialité

Des données plus sécurisées.

Optimisation du vol Les informations de la LTA électronique

sont réceptionnées bien plus tôt, ce qui évite les déchargements imprévus.

Facturation améliorée

Nous pouvons remplacer les ajustements manuscrits sur les LTA papier par des mises à jour électroniques.

Un regard vers l’avenir

La première étape vers l’e-Freight et un processus d’expédition plus fluide.

Pour de plus amples informations sur la LTA électronique, veuillez contacter votre responsable commercial local ou consulter notre site internet:

www.afklcargo.com.

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