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PLATEFORME DE GESTION DECONGRÈS SCIENTIFIQUES

ANF Sciencesconf – Meudon10/11 octobre 2013

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Sommaire› La plateforme Sciencesconf.org

› Le portail

› L’espace conférence› Site web› Gestion scientifique

› Dépôt, sélection, envoi de mails, édition› Inscription

› Paramétrage, paiement

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INTRODUCTION

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Historique› 2008

Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

- Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis- Projet porté par le CCSD

› Septembre 2009 Début de la réalisation

› Décembre 2010Ouverture de la version 1.0 de la plateforme

› Mars 2013Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7

8 2 5 c o n f é re n c e s g é ré e s a u j o u rd ’ h u i

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Présentation

Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant :

› Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URLExemple: http://hrms2011.sciencesconf.org

› Des adresses mails spécifiquesExemple: hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org

› Possibilité de collections pérennesExemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc.

› Demande d’hébergement simple via un site dédié

A u c u n e i n f r a s t r u c t u re i n f o rm a t i q u e l o c a l e

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P O RTA I L› CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd› ANNUAIRE des conférences› CALENDRIER des évènements

E S PA C E C O N F É R E N C E› POUR LES PARTICIPANTS- Inscription- Soumission› POUR LES ORGANISATEURS- Hébergement et personnalisation du site web- Statistique de consultation- Suivi des inscriptions- Outils de sélection des contributions- Mise en place du programme- Envoi de mail- Edition électronique- Transfert vers l’archive ouverte HAL

Organisation

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WWW.SCIENCESCONF.ORGLe portail d’entrée

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Le portai l www.sciencesconf.org

› Demande d’hébergement de la conférence› Informations sur les conférences en cours

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Création d’une nouvel le conférence› Demande de création en 4 étapes :

Définition de la conférence Informations complémentaires Personnalisation du site internet Récapitulatif

› Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérification d’éligibilité Délai moyen 48 heures

E s p a c e C o n f é re n c e d i s p o n i b l e

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Consultat ion des événements (1)

L i s t e R S S

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Consultat ion des événements (2)

c h ro n o l o g i q u e

C a r t e

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Tutoriel [1]

› Présentation du portailhttp:/ /www.sciencesconf.org

› Création de l’espace conférence

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[CONF].SCIENCESCONF.ORGEspace conférence

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Accès Participant› Inscriptions

› Dépôt des résumés et communications

› Programme, annonces

› Consultation des informations de la conférence

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Accès Organisateur (1)› Site Web

Hébergement Personnalisation (gabarit, apparences, contenu,

…) Statistiques de consultation

› Inscription Construction du questionnaire Suivi des inscriptions

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Accès Organisateur (2)› Gestion scientifique

Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail (appel à soumission, relance, …) Edition électronique Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL

› Administration Configuration des listes (thématiques, types de dépôt,

…) Paramétrage de la conférence (période de soumission,

de relecture, d’inscription, …)

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Rôles util isateursWebmaster

› Personnalisation du site web (apparence + contenu)

Coordinateur› Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) › Sélection des soumissions

Relecteur › Evaluation des soumissions

Rédacteur› Accès aux évaluations des relecteurs

Gestionnaire (à venir)› Accès à la liste des inscrits

Administrateur› Configuration de la conférence› + droit webmaster + droit coordinateur

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Tutoriel [2-3]› Accès à l’espace conférence Connectez-vous sur votre espace conférence

URL du site : http://formationX.sciencesconf.org Identifiants de connexion : « adminX » Mot de passe « adminX »

Le site est fermé. Seules les personnes possédant un rôle spécifique sur le site peuvent se connecter.

› Création de comptes utilisateurs et attribution des privilèges

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SITE WEB

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Administration Site Web› Langues de l’interface

Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence

› Charte graphique En-tête

Personnalisation du bandeau du site Disposition

Mise en page du site Apparence

Définition du thème graphique

› Menu Ajout / Suppression de pages d’informations

› Statistiques de consultation

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En-tête du site (1)3 méthodes de personnalisation :› Formulaire rapide

En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées

› En-tête image

› En-tête HTML

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En-tête du site(2)

23

DispositionDéfinition de la structure du site web:› Menu Vertical

› Menu Horizontal

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Apparence3 méthodes de personnalisation du style :› Styles prédéfinis

› Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées

› Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS

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Contenu du site webDéfinition des pages constituant le site web de la conférence› Pages prédéfinies

Planning, consultation, recherche, Liste des participants, …

› Pages personnalisablesPages HTML, liens, galeries, …

Po s s i b i l i t é d e d é fi n i r d e s d ro i t s d ’ a c c è s a u x d i ff é re n t e s p a g e s d u s i t e e n f o n c t i o n

d e s rô l e s u t i l i s a t e u r s

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Pages prédéfinies (1)› Consultation des soumissions

Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur

› RechercheRecherche dans les soumissions pour la conférence

› Liste des participantsEnrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions

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Pages prédéfinies (2)› Programme de la conférence

Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée

› Actualités de la conférenceAccessible sur une page du site ou via les flux RSS

› Page SponsorsListe des partenaires de la conférence

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Pages personnalisables› Page d’accueil

Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)› Page personnalisable

Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)› Galerie photo

Diaporama des photos déposées› Liens extérieurs› Lecteur flux syndication extérieurs (RSS)› Fichiers déposés› Dates importantes

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Statistiques

› Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence

› Possibilité d’utiliser

h t t p : / / p i w i k . o rg /

h t t p : / / w w w. g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /

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Tutoriel [4]› Personnalisez votre espace conférence

Configuration générale Disposition Apparence En-tête du site

› Créez le menu de votre site Ajoutez les différentes pages proposées par

l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …)

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GESTION SCIENTIFIQUE

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DÉPÔT

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Configuration› Définition des types de dépôts (oral, poster,…),

des thématiques

› Définition des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail

› Choix des métadonnées demandées lors du dépôt mots-clés, email des auteurs, …

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Dépôt pour les participants4 étapes :

Métadonnées informations sur la soumission

(titre, …)

Auteurs Liste des intervenants (et auteurs)

de la soumission avec appartenance des auteurs

Fichier(s) Texte complet ou documents

annexes (présentation, vidéo, images, …)

Conversion automatique dans le format PDF

Récapitulatif

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SÉLECTION

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Configuration› Définition des relecteurs

Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission)

› Définition des options de relecture Relecture (anonymisation possible) Périodes par type de dépôt

› Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs Ajout de critères de notation

Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, … 1 note par critère pondérant la note finale

› Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: Accès aux avis des relecteurs Sélection des dépôts

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Relecture› Module accessible

automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur

› Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur

› 1 grille par dépôt

› Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)

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Tutoriel [5-7]› Configuration du dépôt scientifique

Règles de dépôt Configuration générale Types de dépôts Thématiques

› Configuration de la relecture Règles générales Grille d’évaluation Affectation des papiers

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Tutoriel [8-10]› Dépôt de résumés

› Evaluation des résumés

› Sélection des résumés

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PUBLIPOSTAGE

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Alias mails› Création automatique d’un alias par

conférence

› Possibilité de créer d’autres alias préfixé par l’identifiant de la conférence

[ c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f. o rg

E x : [ c o n f ] - l i s t e 1 @ s c i e n c e s c o n f. o rg

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Apparence des mails› Personnalisation de la structure des mails

envoyés par l’application

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Modèles de mails› Personnalisation du contenu

Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt Confirmation inscription …

› Création de nouveaux modèles Annonce colloque, Appel à communication, …

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Listes de destinataires› Créations de liste de destinataires

prédéfinies Pour préparer les appels à communication Pour informer les participants …

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Publipostage› Sélection destinataire

Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)

Ajout de nouvelles adresses mails

› Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi (%%USER%%, %

%CONFERENCE%%, …)

› Options supplémentaires Ajout de pièces jointes Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé

réception, …

› Historique des mails envoyés

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Tutoriel [11]› Présentation du module d’envoi de mails

Création de liste de destinataires Création de modèles de mails Outil de publipostage

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EDITION

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Programme de la conférence› Ajout d’événements

Session, Discours, Pause, …

› Ajout des interventions dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées

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Vue journée

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Vue journée

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Vue semaine

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Vue semaine

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Vue détail lée

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Vue détail lée

55

Vue détail lée

56

Edition PDF

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Edition électronique› « recueil des résumés » ou actes› Sélection de la source des données

Type de dépôt Grouper les soumissions

› Ajout de pages prédéfinies Sommaire Indexe par auteur Liste de participants Intercalaires (session)

› Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF) E x p o r t d u d o c u m e n t a u f o rm a t P D F

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Intégrat ion des actes dans HAL

› Export vers HAL en 1 clic

› Accord nécessaire des déposants

› Enrichissement de l’archive ouverte HAL

› Création automatique d’une collection pour la conférence

› Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires

› Diffusion large à travers l’archive ouverte

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Tutoriel [12-13]› Commencez à créer le programme de la

conférence Ajoutez des évènementssession, accueil, …

› Editez le recueil des résumés de votre conférence

› Présentation export HAL

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INSCRIPTION

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Configuration› Configuration du module d’inscription

Période d’inscription Validation par l’administrateur des inscrits Limite du nombre d’inscrits Alerte mail

› Construction du questionnaire d’inscription personnalisé

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Construction du formulaire› Informations non

modifiables Champs de création de

compte

› Informations personnalisables Champ texte, Liste déroulante, Bloc de description, Case à cocher, … D é fi n i t i o n d e s c h a m p s o b l i g a t o i re s

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Tutoriel [14.1]› Paramétrez le module d’inscription.

Pour le moment ne pas configurer le paiement des frais d’inscription.

› Construisez le questionnaire d’inscription en utilisant les différents objets proposés

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Paiement des fra is d’ inscr ipt ion

› Sélection des moyens de paiement Chèque, bon de commande, en ligne

› Définition du montant des frais d’inscription En fonction des catégories (chercheurs, étudiants,

…) En fonction des dates

› Possibilité d’ajout d’options À partir du formulaire d’inscription créé auparavant

exemple: participation au repas de gala : +50€

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Paiement en ligne (direct)› Via Paybox

› Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.

› via AzurColloque› prochainement

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Paiement en l igne (v ia passerel le)

Service local(université, …)

Service de paiement(PAYBOX, banque, …)

utilisateur

Service comptable

Paiement

Envoi données

Redirection paiement Etat paiement

Retour paiement

Etat comptable

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Tutoriel [14.2]› Paramétrez le paiement des frais d’inscription

Ajoutez le paiement en ligneURL site paiement : http://formationX.sciencesconf.org/paybox

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Inscr ipt ion pour les part ic ipants

› Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur

› Le participant complète le formulaire d’inscription

› Il reçoit une confirmation de son inscription par mail

Si paiement :› Le système présente le montant des frais d’inscription› Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens

définis par l’administrateur)

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Tableau de bord des inscrits› Accès en temps réel aux inscription pour la

conférence› Possibilité d’être alerté pour chaque

nouvelle inscription

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Tutoriel [15]› Testez maintenant l’inscription à la conférence

› Accédez au tableau de bord des inscrits (administrateur)

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Liens utiles› Portail principal

› h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g

› Support formation› h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g / f o r m a t i o n / p r e s e n t a t i o n . p d f› h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g / f o r m a t i o n / t u t o r i e l . p d f

› Support› h t t p : / / s u p p o r t . c c s d . c n r s . f r› s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

› Contact› c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

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QUESTIONS ?