Historique du SIMS2AHHistorique du SIMS2AH

Association des Paralysés de France

Le contexte législatifLe contexte législatif

La Loi de 1975 L’État providence, époque de créations +++

d’établissements 1988 « La santé n’a pas de prix, elle a un coût » 1989, Annexe 24: Nécessité de redéfinir les projets 1995, rationalisation des soins Démarche qualité, les 35 heures… Loi 2002.2, Indicateurs d’activité…

Historique à l’APFHistorique à l’APF

Volonté d’avoir une meilleure connaissance des usagers des structures (1990)– Dans chaque établissement– Au niveau national

Logiciel « Fiesta » (1995-2001) Volonté d’aller plus loin

– Démarche qualité– Meilleure gestion en interne

Des solutions à trouver…

Audits Fiesta 1998...

Historique FiestaHistorique FiestaAudits Fiesta 1998...

Fiesta rendait de grands services à l ’association,

mais moins aux structures, pour qui il représentait une grande charge de travail, et permettait une

exploitation minimale…

Service Informatique de l’APF

devait entièrement reprendre le produit à zéro, et l ’étendre à toute l ’APF

Versions disponibles en 2000

F ies taIE M

D em an d esd 'en tré e

E n q u ê teS ortie

F ies taIE M -F P

F ies taC A M S P

F ies taS E S S D

SecteurEM E

F ies taTrava il P ro .

SecteurT ravail Protégé

F ies taA d u ltes

F ies taE n fan ts

HANDAS

F ies taIS ID

IS ID

D em an d esd 'en tré e

F ies taH V S

HVS

ProjetFiesta

Pourquoi un audit ?Pourquoi un audit ?

Mieux comprendre le fonctionnement informatique des structures

Savoir si un outil de gestion des usagers leur rendrait service au quotidien

Comment ?Comment ?

Détail de tout le processus qui va de l ’admission d ’un usager, à sa sortie, en passant par le fonctionnement au quotidien.– Flux d ’informations générés,– Problèmes rencontrés,– Outils internes développés,– ...

Bilan des auditsBilan des auditsUne disparité...

Première impression :

Il doit exister autant d ’organisations que de structures… … et ceci car :

1. Les fonctionnements ne sont pas les mêmes selon la population accueillie et l ’activité de la structure,2. Les attentes des tiers diffèrent d ’une région à une autre (contenu et forme des documents à fournir),3. Chaque structure a mis en place une organisation qui lui est propre.

Bilan des auditsBilan des audits

En prenant un peu de recul, on distingue trois phases communes :

– Admission,– Fonctionnement,– Sortie.

…plutôt apparenteUne disparité...

Gestion d ’une liste de demandes d ’admission,

Gestion de rendez-vous, courriers, etc…

« Dispatching » de l ’information dans la structure une fois l ’admission réalisée.

Gestion d ’un dossier administratif, médical, social et d ’une fiche Fiesta

Gestion d ’un historique, notamment sur les consultations

Comptabilisation d ’un nombre de jours de présence pour la facturation

Listes de renouvellements de dossiers par dates anniversaires

Clôture du dossier

De l’information présenteDe l’information présente

Les structures manipulent souvent une grande quantité d ’informations…

...Qu’elles saisissent sur une multitude de fichiers.

Demandes exprimées Demandes exprimées

Quantification des ressources déployées par usager

Possibilité de mieux répartir la charge de travail,

De mieux anticiper les incidences d ’un départ ou d ’une admission,

D ’être plus précis lors des justifications de postes.

Demandes expriméesDemandes exprimées

Amélioration du travail d ’équipeAccès simplifié à l ’information :

Chacun peut accéder de son poste au dossier d ’un résident (dans la limite de ses droits d ’accès). Si un rendez-vous a été pris, les autres intervenants sont automatiquement prévenus.

Planning interactif usager/intervenant.

Demandes expriméesDemandes exprimées

Obtention de rapports

Pouvoir accéder aux données via des exports vers Excel ou certaines bases de données (Access, Paradox...) et pouvoir faire des rapports réutilisables.

Ne pas être dépendants de périodes figées (années…), pouvoir interroger la base sur une période paramétrable.

Demandes expriméesDemandes exprimées

Suivi des renouvellementsDe nombreux fichiers sous Excel ou Word sont mis à jour dans les structures pour suivre les renouvellements de Cotorep, ACTP, AAH…

Il serait très pratique que le système puisse automatiquement rappeler chaque jour, les actions auxquelles il faut penser prochainement.

Demandes expriméesDemandes exprimées

Suivi de la présence des usagers

Automatiser tous les traitements qui découlent de la présence ou de l ’absence d ’un usager :

facturation, transport, nombre de repas, etc…

Aujourd’hui, de nombreuses saisies sont nécessaires à tous ces traitements, alors qu’une saisie unique le matin (par exemple dans les IEM) devrait suffire.

Une volonté d’améliorerUne volonté d’améliorer

Tous les directeurs rencontrés souhaitent améliorer la circulation de l ’information dans leur structure.

Certains documents comme les rapports d ’activité sont fastidieux à élaborer, ils demandent de nombreux traitements, souvent sous Excel et Word,

Ils ne sont pas dynamiques : il faudra tout refaire la prochaine fois...

Des solutions existentDes solutions existent

Quelques sociétés proposent des logiciels clé-en-main– R2i Santé,– Stratégie Santé,– Logipep,– Troizaire (progiciel Nemo)– …

Bilan des solutions existantesBilan des solutions existantes

Coût élevé à l ’échelle de l ’association

Adaptabilité impossible à l ’ensemble des structures

Dépendance à la technologie utilisée par le prestataire

Vers une solution APF : Vers une solution APF : SIMS2AHSIMS2AHLe service Informatique de l’APF a

écrit cette solution adaptée à l ’APF

Développement modulaire, comprenant un tronc commun, et des modules annexes personnalisés

Caractéristiques générales Caractéristiques générales

1. Concepteur unique

2. Unicité de l'information

3. Temps réel

4. Traçabilité des opérations

5. Traitements multi-domaines

Objectifs d u SIMS2AHObjectifs d u SIMS2AH

Rendre les structures plus performantes en améliorant leur gestion interne par :

–> une plus grande fiabilité de l’information (unicité)

–> une plus grande cohérence entre les fonctions au sein des structures :

• éviter les ruptures lors du passage d’un système à l’autre• éviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous des formes différentes…)

–> une réduction des délais (fluidité de l’information)

–> une réduction des coûts administratifs (meilleur suivi)

Améliorer la gestion des structures: Améliorer la gestion des structures:

– Automatisation des tâches – Améliorer l’organisation des structures et la performance

des salariés:– Réduction des délais de traitement ou un meilleur échange

d'information dans l‘établissement– Amélioration des processus– Accroissement de l'agilité de la structure : en faire plus

avec moins (données qualifiées)– Rationalise l’activité et la performance individuelle

Comment faire pour améliorer la Comment faire pour améliorer la gestion des structures: gestion des structures:

– Stockage en un seul endroit des données utiles et qualifiées

– Garantie de la qualité des informations

– Partage d'informations au sein de l’établissement

– Système d'informations en temps réel comme support aux décisions

– Garantie de la qualité d'exécution des processus supportés par le logiciel

SIMS2AH et Conduite du changementSIMS2AH et Conduite du changement

Pourquoi changer ?

– Pour mieux maîtriser les informations

– Un produit plus compétitif

– Un pilotage global de la structure

– Des processus métiers plus performants

– Un choix stratégique pour une structure plus compétitive

SIMS2AH et Conduite du changementSIMS2AH et Conduite du changement

Comment changer ?

– Convaincre que le SIMS2AH, c'est l'avenir. Tout le monde y va.

– Former au concept

– Adapter l'organisation à l’outil

– Adapter l’outil à l'organisation

– Identifier et définir les processus clés

– Construire le plan de changement

Les dangers du SIMS2AHLes dangers du SIMS2AH

Déshumanisation :

– Modification parfois radicale des processus de travail

– Mode de fonctionnement toujours identique

– Contraintes lourdes sur les données

– Laisse peu de place à l’initiative de l’employé

– Coût d’investissement élevé

– Risques liés à la migration des données et aux interfaces

SIMS2AH et Conduite du changementSIMS2AH et Conduite du changement

OutilOutil

ComportementsComportements

HabitudesHabitudes

CompétencesCompétences

MissionsMissions

PratiquesPratiques

Culture

Organisation Métier

ProcéduresProcédures

CoopérationsCoopérations

La mise en place d’un nouveau système

d'information

entraîne des

changements toujours plus

profonds

que la seule utilisation d'un

nouvel outil

Pour l’adaptation des définitions de fonction, l’organisation des équipes et la mise en œuvre des nouvelles procédures en s’appuyant sur les fonctionnalités du nouveau système d'information.

Organisation

Communication

Évolutiondes

ProcessusMétier

Évolutiondes

ProcessusMétier

Support technique

Formation

Homologation

Les chantiers du changementLes chantiers du changement

Pour intensifier et suivre les niveaux de sensibilisation, d’implication, de motivation et d’adhésion de toutes les populations concernées. Pour un système bien testé et

validé par les utilisateurs avec des données “ propres ”.

Pour que chacun soit bien intégré dans la nouvelle organisation et maîtrise ses nouveaux outils dès le démarrage.

Pour organiser l’aide à apporter aux utilisateurs dans les phases d’après formation et de démarrage.