Guide utilisateur du portail RH. SOMMAIRE I.ACCES AU PORTAIL: 1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL4 2. MOT...

Guide utilisateur Guide utilisateur du portail RHdu portail RH

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SOMMAIRE

I. ACCES AU PORTAIL:

1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL 4

2. MOT DE PASSE OUBLIE 5

II. PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL

PRESENTATION du BANDEAU 6

III. ESPACE ACCUEIL

1. MES ACTUALITES 7

2. PLANNING DU SERVICE 8

IV. ZOOM SUR MA DEMANDE D’ABSENCE

1. COMMENT PROCEDER 10

2. MODIFIER OU SUPPRIMER MA DEMANDE SI ELLE N’A PAS ENCORE ÉTÉ ACCEPTEE 13

3. QUE FAIRE EN CAS DE RENVOI DE MA DEMANDE 15

3. ANNULER MA DEMANDE ACCEPTEE 17

4. TRAITEMENT DE LA DEMANDE PAR LE RESPONSABLE HIERARCHIQUE 19

V. ZOOM SUR MON SOLDE DE CONGES 21

Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 2

SOMMAIRE

VI. ZOOM SUR MON PLANNING 22

VII. INFORMATIONS PERSONNELLES

1. IDENTITE 23

2. ADRESSE 24

3. SITUATION FAMILIALE 25

4. COORDONNEES BANCAIRES 26

5. ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL 27

VIII. VISITES MEDICALES 28

IX. ESPACE DOCUMENTAIRE 29

33Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011

Pour accéder au Portail, deux adresses email :

Une fois avoir saisi ces liens, voici la page qui apparaîtra sur votre écran :

Pour accéder à votre espace, veuillez saisir votre ID Identifiant (il s’agit de votre adresse email professionnelle) ainsi que votre Mot de Passe (pour une première visite sur le Portail, votre Mot de Passe est votre date de naissance sous format JJMMAAAA sans espaces ni slash)

I. PRESENTATIONA. Comment accéder au portail ?


1: Cliquer sur « Mot de passe oublié »

2 : Saisir votre adresse mail

3: Cliquer pour valider la procédure.Vous recevrez immédiatement par mail votre nouveau mot de passe composé de chiffres et lettres.Après saisie, il vous sera à nouveau demandé de le changer.

Ne rien saisir

I. ACCES AU PORTAIL1. Mot de passe oublié


6

Planning du service visualisable par toutes les personnes du service (incluant celui du manager).

Informations sociales, formulaires, procédures RH…

Gestion des demandes d’absence : émission / consultation / suivi de mes demandes d’absence,Planning individuel,Informations sur: Identité, Adresse et coordonnées, Situation familiale, Domiciliation bancaire et Situation professionnelleSuivi des visites médicales

II. PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL2. Présentation du bandeau

Guide utilisateur

Zone Traiter mes demandes d’absence / visualiser mes actualités /memo


III. ESPACE ACCUEIL1. Mes actualités

Bandeau: sert à la navigation

Principaux icônes rencontrés: : Masque le bandeau et agrandit la zone d’affichage du contenu : Retour à la page d’Accueil

: Rafraîchir

: Gérer les délégations

: Retour

: Réduction de la feuille

: Agrandissement de la feuille

: Permettent la navigation

NB: Les champs marqués d’un * sont obligatoires

Contenu

Zone non utilisée à ce jour

Zone non utilisée à ce jour

NB: ces 2 zones permettront de transmettre prochainement des informations spécifiques et ponctuelles.


8

III. ESPACE ACCUEIL2. Planning du service

Le planning peut être visualisé de date à date ou sur une période prédéterminée

Préconisation : soit absence planning simplifié soit présentation 1/2 journée

T: correspond à des jours travaillésT : correspond à des jours non travaillés (temps partiel)


9

III. ESPACE ACCUEIL2. Planning du service (suite)

Le planning peut être importé sur Excel


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE1. Comment procéder

10

COMMENT REALISER UNE DEMANDE D’ABSENCECliquer sur: « Espace personnel »/ « Demande d’absences »/ « Emettre une demande d’absence »

1: Choisir la nature de congés dans la liste déroulante ci-dessous 2: Indiquer les périodes de congés (sélection par calendrier )

4: Cliquer sur « Ajouter » pour enregistrer vos dates et commentaires

3: Utilisez la zone commentaire et/ou intitulé pour apporter toute précision utile à la demande de congé. Ces indications apparaitront sur le mail transmis au hiérarchique.

Nom de l’émetteur de la demande

Nom du bénéficiaire


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE1. Comment procéder (suite)

6: Cliquer sur « Vérifier »

Vos soldes sont ainsi affichés et actualisés.

7: A ce stade, vous pouvez encore :- Modifier votre demande- L’enregistrer en tant que brouillon (et donc la soumettre ultérieurement)

8: Soumettre votre demande à votre Responsable hiérarchique N+1 prédéfini

5: Ne saisir dans «Durée» que les demi journée d’absence sous la forme 0,5 (virgule mais pas de point) et préciser les horaires matin ou après midi

NOM RESPONSABLE

9: Cliquer sur « Soumettre »

Y compris fractionnement


Si vous avez soumis votre demande à votre hiérarchique, un message de confirmation sur votre messagerie vous informe que votre demande a bien été envoyée

Votre demande ainsi enregistrée apparaît dans « Gérer mes demandes d’absences existantes »

IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE1. Comment procéder (suite)

Reprise des indications portées en zone « Intitulé » ou bien par défaut « date et heure » de l’émission de la demande


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE2. Comment modifier ou supprimer une demande si elle n’a pas encore été acceptée

2: Rappeler la demande

Cliquer sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence »

1: Cliquer sur la demande concernée


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE2. Comment modifier ou supprimer ma demande si elle n’a pas encore été acceptée (suite)

Attention Préconisation : il faut toujours supprimer (et non modifier) la demande si on veut changer la nature de l’absence, sinon modifier pour un changement de date.

3: Supprimer pour la nature de l’absence


3 bis : Modifier pour les dates de l’absence

IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique afin de répondre à sa demande d’informations complémentaires

1. Cliquer sur la demande renvoyée par le manager qui conserve le statut « soumise »

« espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes »


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique ?

2. Cliquer sur modifier pour répondre à la demande de précision complémentaire demandée par la hiérarchie dans la partie commentaire

« espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes / cliquer sur la demande concernée et son historique »


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE4. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée

17

Cliquer sur : « Espace personnel » / « Demande d’absences » / « Gérer mes demandes d’absences existantes »

- Etape 1: Cliquez sur la demande émise et l’annuler

Cliquer sur annuler


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE3. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée (suite)

18

Une fois la demande d’annulation soumise, votre Manager recevra un mail/ ou consultera votre demande sur son portail.

AttentionVous ne pouvez pas annuler une partie seulement de votre demande initiale.

Cliquer sur Soumettre pour transmettre la demande d’annulation à votre responsable


IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique

Dès que vous soumettez votre demande d’absence, votre responsable est informé : en recevant un mail de la part de « [email protected] » et/ou en se connectant sur son portail.

En se connectant sur son portail dans « Accueil » / « Actualités salariés » , il consulte votre demande et va pouvoir traiter la demande

Le Responsable doit choisir une action :1. Refuser en dernier la demande d’absence2. Renvoyer la demande d’absence avec demande

d’informations complémentaires3. Transmettre la demande d’absence avec avis au

service RH / Secrétaire de Site

NB : Les managers de Locarchives doivent transmettre les demandes de leurs collaborateurs avec avis (précisé en commentaire/intitule) au Service du Personnel / Secrétaire de Site


1 Une fois la décision prise par le(s)responsable(s), vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à votre portail que:

•La demande est retournée (pour demande d'informations complémentaires)

•La demande est transmise avec avis

•La demande est refusée (avec motivations)

QUE SE PASSE-T-IL SI MON RESPONSABLE NE TRAITE PAS MA DEMANDE ?

Si votre Responsable ne traite pas votre demande, celle-ci reste en attente.

Nous vous demandons de vous rapprocher de votre Responsable Hiérarchique si elle demeure encore sans réponse avant votre départ en congés.

IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique (suite)

2 Une fois la décision prise par votre Responsable, la validation en dernier lieu est réalisée par le service RH / Secrétaire de Site. Vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à votre portail que:

•La demande est acceptée en dernier lieu•La demande est refusée


V. ZOOM SUR LA CONSULTATION DE MON SOLDE DE CONGES

Droits : Droit à congés pour la période selon le dernier bulletin de paye

Acceptés : Jours de congés validés par votre Manager

En attente: Demandes de congés en attente de validation

Solde: Votre solde de congés calculé en temps réel avec déduction des demandes en attenteCP – En cours : Solde de

congés pour la période en cours

CP – Suivants : Solde de congés que vous êtes en train d’acquérir

RTT en cours

Début de la période de prise de congésFin de la période de prise de congés

Cliquez sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence » / « Consulter mes soldes de congés »


VI. ZOOM SUR MON PLANNING

« Type de planning » soit:- Collectif : planning du collaborateur par date choisie- Unitaire mois: planning du collaborateur par mois- Unitaire semaine: planning du collaborateur par semaines

« Type de planning » : Choisir la présentation du planning soit:- Présentation globale (par journée)- Présentation par demi-journée

Durée et période sélectionnéesIndiquer :- Soit la date de début et le nombre de jours/semaines/mois- Soit la date de début et la date de fin à l'aide du calendrier

Mon planning

Vous pouvez afficher votre planning ou l’exporter sur Excel

☻ ; les flèches peuvent vous aider à cibler votre planning dans le temps☻ Attention: La période d’affichage est limitée à 3 mois pour des raisons de lisibilité


VII. INFORMATIONS PERSONNELLES

23

IDENTITE


24

ADRESSE

VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)


25

SITUATION FAMILIALE



26

COORDONNEES BANCAIRES



ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL

VI. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)

27Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 27

VIII. VISITES MEDICALES

28Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011 28

IX. ESPACE DOCUMENTAIRE

Cet espace est évolutif et comporte des informations utiles aux collaborateurs

29

En cours de réalisation.


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