Guide Pragmatique vers la Facture Électronique · 2017-02-14 · La facturation électronique...

Systèmcom Europe Guide pragmatique vers la Facture Électronique 2017

Guide Pragmatique vers laGuide Pragmatique vers la

Facture ÉlectroniqueFacture Électronique

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Sommaire

1 Préambule..............................................................................................................31.1 Contexte..................................................................................................................31.2 Cadre légal.............................................................................................................41.3 Définitions................................................................................................................51.4 Avantages de la facture électronique .....................................................................7

2 Règles à respecter dans l'établissement des factures...........................................92.1 Délivrance des factures...........................................................................................92.2 Mentions légales des factures..............................................................................102.3 Les mentions qui participent à la piste d'audit......................................................13

3 Les dispositions communes à la facturation électronique....................................133.1 La piste d'audit fiable............................................................................................143.2 La garantie de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture......................................................................................153.3 Liberté de choix des modalités de sécurisation....................................................163.4 Acceptation du destinataire des factures..............................................................173.5 Obligation d'archivage...........................................................................................173.6 Maîtrise du système et documentation.................................................................19

4 Garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité et la lisibilité des factures..............204.1 Les factures électroniques sécurisées au moyen d'une piste d'audit fiable................................................................................................................214.2 Les factures électroniques sécurisées avec signature électronique et certificat qualifié.........................................................................................................................234.3 Les factures électroniques en EDI complet..........................................................27

5 Conclusion...........................................................................................................306 Annexes...............................................................................................................32

6.1 La facture dans le processus global d'échanges électroniques l'exemple de la norme EDI GALIA pour le secteur de l'automobile............................336.2 Quelques questions à se poser avant de se lancer dans la facturation électronique ................................................................................................................34

7 A propos de Systèmcom Europe..........................................................................35

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1 Préambule

1.1 Contexte

La dynamique commerciale a subi des mutations importantes ces vingt dernièresannées. L'évolution rapide des rôles dans la chaîne de valeur, l'apparition denouveaux canaux de distribution, l'évolution des types de demande et les attentestoujours plus grandes en matière de services ont encore accru l'importance destechnologies de l'information dans le processus des affaires.

Aujourd'hui, les performances d'une entreprise reposent notamment sur sescapacités à échanger des informations, à les intégrer et à les exploiter avant deprendre des décisions. En apportant rapidité, fluidité et traçabilité, le commerceélectronique interentreprises répond à ce besoin.

La facturation électronique : une évolution importante pour le commerce

La facture constitue l'une des étapes capitales dans un processus commercial. Depuis vingt ans, les entreprises prennent peu à peu conscience de l'intérêtpratique et financier de mettre en place une politique de numérisation des donnéeset notamment des factures sortantes et entrantes.

La facture est soumise à différentes réglementations comptables, fiscales,commerciales ou même linguistiques. Il s'agit d'une pièce justificative qui, outre sonrôle en matière de TVA, doit être produite afin de justifier l'écriture comptabled'achat ou de vente qu'elle concerne. En cas de contrôle fiscal, l'administrationvérifie ainsi le respect de la réglementation et les montants déclarés en matièred'Impôts sur les Sociétés (IS) et de Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)principalement.

La facturation électronique (entrante ou sortante) est un projet transversaldans une entreprise

Lorsque l'on parle couramment de ''démat fiscale'' il s'agit bien de la facturationélectronique (terme officiel en vigueur depuis le 1° janvier 2013). Celle-ci toucheaussi bien les factures clients (factures sortantes) que les factures fournisseurs

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(factures entrantes). Il s'agit donc bien d'un projet transversal au sein de l'entreprisequi touche le service informatique, le service clients, le service achats, le servicejuridique et fiscal, les comptabilités clients et fournisseurs, le contrôle de gestion, lasupply chain, le service commercial, le SAV …

L'avis de Systèmcom Europe est qu'il s'agit d'un sujet à part entière qui nécessitela mise en place d'une équipe projet alliant personnes techniques etopérationnelles, pilotée par un membre du comité de direction de l'entreprise.

1.2 Cadre légal

Le cadre légal de la facture électronique existe depuis le 29 décembre 1990 avecl'article 47 de la loi de finance relative à la transmission des factures par voietélématique. Soit il y a plus de 26 ans … !

Ces derniers temps, nous avons constaté une accélération du cadre législatif enmatière d'économie numérique sous l'impulsion de l'Europe.

Les textes en vigueur actuellement sont :

La directive européenne 2001/115/CE, du 20 décembre 2001, introduit lasignature électronique et le format non structuré de type PDF,

La directive 2006/112/CE du Conseil de l'Union Européenne du 28 novembre2006,

La directive 2010/45/UE du Conseil de l'Union Européenne du 13 juillet 2010,

La directive européenne 2014/55/UE oblige les pouvoirs adjudicateurs et lesentités adjudicatrices à accepter les factures électroniques conformes auxnormes européennes,

Article 62 de la loi de finance rectificative pour 2012 (n°2012-1510) du 29décembre 2012,

Décret 2013-350 du 25 avril 2013 modifiant les dispositions de l'annexe III du

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CGI relatives aux factures transmises par voie électroniques en matière deTVA,

Arrêté du 25 avril 2013 portant modification des dispositions de l'article 41septies de l'annexe IV au CGI relatif aux factures transmises par voieélectronique,

BOI-TVA-DECLA-30-20-30 et suivants du 18 octobre 2013 relatifs à la TVA,aux régimes d'imposition, aux règles relatives à l'établissement des factureset aux factures électroniques,

BOI-CF-COM-10-10-30 du 18 octobre 2013 relatif au contrôle fiscal, au droitde communication et procédures de recherche de lutte contre la fraude et àla conservation des documents.

Il est à noter aussi que le l’État français avec l'ordonnance du 14 juin 2014, pousseses fournisseurs à se diriger vers une facturation électronique. Pour cela, il a misen place une portail web : Chorus Portail Pro. L'échéancier est progressif selon lataille de l'entreprise. Ouverture au 1 janvier 2017 pour les grandes entreprises, 1er

janvier 2018 pour les ETI, 1er janvier 2019 pour les PME et le 1er janvier 2020 pourles micro entreprises.

1.3 Définitions

La facture est un document comptable légal par lequel un vendeur réclame lepaiement des biens livrés ou des prestations rendues. Elle est le reflet d'unetransaction commerciale. Le terme facture doit s'entendre par facture ou noted'avoir. Le terme facture sera employé sans distinction dans la suite du document.

Compte tenu du cadre réglementaire, une entreprise peut échanger ses facturessous la forme de son choix, papier et/ou électronique.

Une facture papier est imprimée, envoyée et reçue par courrier et conservée souscette forme dans les conditions légales en vigueur. Une facture imprimée, scannéeet envoyée par voie électronique ne constitue pas une facture électronique. Elledoit être envoyée par courrier.

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Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservéesous forme électronique dans les conditions légales en vigueur. Elle n'existera

donc jamais sous forme papier.

Les partenaires commerciaux peuvent échanger des factures électroniques sousforme d'un message électronique selon 3 catégories :

La facture en Pdf avec une piste d'audit fiable. pourra être échangée auformat électronique, Pdf ou PdfA par exemple. La piste d'audit fiable seradétaillée plus loin de le présent document dans les parties 3.1 et 4.1.

La facture Pdf avec une signature et un certificat qualifié. Elle sera détailléeau paragraphe 4.2 du présent document.

La facture en EDI permet une intégration automatique des données dans lessystèmes d'information. Il s'agit alors d’Échange de Données Informatisé(EDI) qui est normalisé pour les factures sous la norme Edifact (1). En fonctiondes secteurs d'activité, différentes normes EDI ont été élaborées. Ainsi voustrouverez :

◦ La norme de la publicité "EDI PUBLICITE" ◦ La norme du bâtiment "EDIBATEC" ◦ La norme du livre "DILICOM" ◦ La norme pharmaceutique "EDIPHARM " ◦ La norme Textile "EDITEX-France" ◦ La norme de l'automobile "GALIA" ◦ La norme de l'eau "SANDRE" ◦ La norme de la santé "Edisante" ◦ La norme du sport "Edisport"

Les expressions «factures dématérialisées au sens fiscal» et «dématérialisationfiscale des factures» utilisées jusqu'en 2012 sont remplacées par «facturesélectroniques» et «facturation électronique» depuis le ler. Janvier 2013.

( 1) Source : www.edifact.fr

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http://www.edifact.fr/


1.4 Avantages de la facture électronique

De nombreuses études ont fleuries depuis des années sur le sujet. Nous allons enciter deux qui, avec une dizaine d'années de décalage, analysent en détail lescoûts associés aux factures entrantes (fournisseurs) et sortantes (clients).

Factures sortantes (clients)facturation électronique par EDI en émission

étude Arthur D. Little pour le compte de Deskom en 2004

PréparationFacturation

ComptabilisationEnvoi

RapproPaiement

ArchivageGestion

RelancesGestionLitiges

Trésorerie Total

Papier 0,3 € 1,2 € 0,5 / 2 € 0,8 € 0,8 € 2,4 € 2 € 8/9,5 €

Électronique 0,2 € - 0,2 € - 0,4 € 1,2 € 1 € 3 €

Économie par facture 6,50 € soit 68%

étude Billentis en 2013

Impression,enveloppe, envoi

Relance pourpaiement

Gestion paiement ettrésorerie

Archivage Total

Papier 3,90 € 0,50 € 4,50 € 2,20 € 11,10 €

Électronique 0 € 0,40 € 3 € 0,80 € 4,70 €

Économie par facture 6,40 € soit 57%

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Factures entrantes (fournisseurs) facturation électronique par EDI en réception

étude Arthur D. Little pour le compte de Deskom en 2004

Traitementcourrier

Saisie Validation Paiement ArchivageGestion des

litigesTotal

Papier 0,9 € 1,4 € 5,4 € 2,8 € 1,5 € 1,8 € 13,8 €

Électronique - - 2 € 1,1 € - 0,9 € 4 €

Économie par facture de 9,80 € soit 71%

étude Billentis en 2013

Réception Saisie ValidationGestion des

litiges

Gestionpaiements

et trésorerieArchives Total

Papier 1,1 € 3 € 4 € 2,5 € 4,8 € 2,2 € 17,60 €

Électronique - - 1,2 € 2 € 2 € 0,8 € 6,70 €

Économie par facture de 10,90 € soit 62%

Ce qu'il est intéressant de relever au travers de ces études, indépendamment deschiffres, c'est le ratio d'économie qui existe entre les factures papier et les facturesélectroniques. Ce ratio est légèrement inférieur pour les factures électroniques nonstructurées (pdf simple avec piste d'audit ou avec signature et certificat qualifié) et ilest de 1 pour 3.

En résumé, une facture électronique permet de réaliser 66% d'économie enmoyenne.

Outre l'aspect économique, la facturation électronique permet à l'entreprise de :

fluidifier et d'accélérer les traitements administratifs des factures,

sécuriser et fiabiliser les processus,

augmenter le confort des collaborateurs,

diminuer les coûts d'archivage et de mise à disposition des documents,

diminuer l'empreinte carbone et être encore plus écoresponsable.

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2 Règles à respecter dans l'établissement des factures

2.1 Délivrance des factures

2.1.1 De l'obligation de facturer

Le droit fiscal comme le droit commercial imposent d'établir des factures pour lesventes de biens ou de prestations de services.Elles doivent être émises dès la réalisation de la livraison de biens ou de laprestation de services.

2.1.2 Le mandat de facturation

La directive européenne permet aux entreprises de recourir à l'autofacturation(émission de la facture par le client de l'assujetti) ou à la sous-traitance de lafacturation (établissement des factures par une tierce personne mandatée à ceteffet).Pour ce faire, le fournisseur du bien ou du service devra donner mandat à sonclient ou au tiers pour émettre les factures en son nom et pour son compte.La conclusion d'un mandat de facturation n'est soumise à aucun formalisme enparticulier. Le mandat de facturation peut donc indifféremment être matérialisé parla conclusion d'un accord écrit, ou prendre la forme d'un mandat tacite.Afin d'éviter toute ambiguïté, il est recommandé de préciser sur les factures, unemention du type « Facture établie par A au nom et pour le compte de B»,notamment si le mandat ne donne pas lieu à un contrat écrit.Toutefois, il est à noter que, lorsque le mandataire choisi par l'assujetti est établidans un pays non lié à la France par une convention d'assistance mutuelle, alors lemandat devra obligatoirement être conclu par écrit. Cette information devraégalement être transmise à l'administration fiscale par écrit, en précisant le nom etl'adresse du mandataire.Lorsqu'un mandat de facturation est conclu, le mandant reste seul responsable deses obligations en matière de facturation et de ses conséquences au regard de laTVA. Il reste notamment tenu :

• de verser au Trésor la taxe mentionnée sur les factures établies en son nomet pour son compte,• de réclamer immédiatement le double de la facture si cette dernière ne lui est pas parvenue,• de signaler toute modification dans les mentions concernant l'identifi-cation de son entreprise.

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2.1.3 Règle de territorialité

Les règles de facturation qui s'appliquent sont, en général, celles du pays danslequel est située territorialement la prestation/livraison. Toutefois, des exceptionssont prévues afin de simplifier l'application des règles de facturation par lesentreprises, notamment concernant les opérations transfrontalières.Dans les deux exceptions suivantes, ce sont les règles du pays du fournisseur /prestataire qui s'appliquent :

• les opérations transfrontalières avec autoliquidation par l'acquéreur/preneur,sauf si un mandat de facturation est confié au client,• les opérations non situées dans l'Union européenne.

2.2 Mentions légales des factures

2.2.1 Les mentions obligatoires générales

Le contenu de la facture est notamment défini par les Code de Commerce et CodeGénéral des Impôts (CGI).La représentation ci-dessous illustre le contenu minimal d'une facture. Cettereprésentation est un exemple de facture. Il convient à chaque entreprise de veillerà respecter l'ensemble des réglementations commerciale et fiscale françaisesauxquelles elle est soumise.

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2.2.2 Les mentions obligatoires particulières

La liste des mentions obligatoires particulières traitées dans ce chapitre n'est pasexhaustive. Il incombe à chaque assujetti de veiller à respecter la réglementation àlaquelle il est soumis.

La note d'avoirBOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 §260 et suivants

La note d'avoir est assimilée à une facture. Par conséquent, toutes les mentionsobligatoires de la facture doivent y être portées.Toutefois, la note d'avoir doit également comporter, en fonction du contexte, desmentions spécifiques :

1.Si elle fait référence à une facture initiale identifiée, la note d'avoir doit préciser la date et le numéro de la facture initiale.2.Si elle couvre un ensemble de factures, la note d'avoir doit préciser la période au cours de laquelle les factures ont été émises. Elle peut, dans ce cas, faire référence à un ensemble de factures ou à un contrat.

Les remises, rabais, ristournes et escomptesBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §240 et suivants

Les remises, rabais, ristournes et escomptes acquis au moment de la vente doiventêtre mentionnés dans la facture pour chaque opération à laquelle ils sont liés sauflorsqu'ils s'appliquent à l'ensemble de la facture. Dans ce cas, ils seront précisésau global.

L'exonération de TVABOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §490 et suivants

Lorsque l'opération facturée est exonérée de TVA, l'assujetti doit préciser la raisonpour laquelle celle-ci bénéficie d'une telle mesure en indiquant :

• soit la référence à la disposition pertinente du Code Général des Impôts,• soit la disposition correspondante de la directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006,• soit toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération.

L'autoliquidationBOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 §520 et suivants

Lorsque l'assujetti réalise une opération soumise à un régime d'autoliquidation, la

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mention « autoliquidation » doit apparaître dans la facture.

L'autofacturationBOI-TVA-DECLA-30-20-20-1 §550 et suivants

Lorsque le client émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention« autofacturation » doit apparaître dans la facture.

2.3 Les mentions qui participent à la piste d'audit

Qu'il s'agisse d'une facture de biens ou de prestation de services, il estrecommandé de faire référence à la pièce qui en est à l'origine, qu'il s'agisse d'uncontrat, d'un devis, d'un bon de commande, d'un bon retour...

De manière générale, il est recommandé de faire référence à tout documentéchangé préalablement à l'émission de la facture. La référence au bon de livraisondans le cas de la facture de marchandises est, par exemple, fortementrecommandée.

L'avis de Systèmcom Europe est qu'un document est le résultat d'autresdocuments en amont et qu'il générera d'autres documents à sa suite. Il est doncimportant d'archiver la chaîne de documents associés pour pouvoir bâtir une pisted'audit fiable. Les outils DKS permettent d'archiver les documents individuellementet de les chaîner les uns aux autres (bon d'engagement ou bon de commande,bon(s) de livraison(s), facture, avis de règlement).

3 Les dispositions communes à la facturation électronique

Dans le cadre des échanges internes, communautaires ou extracommunautaires leCGI prévoit la possibilité de transmettre les factures par voie électronique selontrois modalités, qui seront détaillées plus loin dans ce document :

• la mise en place de contrôles documentés et permanents établissant une piste d'audit fiable (article 289-VII 1° du CGI),• le recours à la signature électronique et au certificat «qualifié» (article 289-VII 2° du CGI),

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• l'utilisation de « l'EDI complet » (article 289-VII 3° du CGI).

Les utilisateurs peuvent sécuriser l'échange de leurs factures indifféremment parl'une et/ou l'autre de ces modalités. Cependant les particularités techniques dechacune d'elles impliquent des conditions spécifiques d'utilisation qui seronttraitées dans le chapitre 4. Des dispositions communes s'appliquent toutefois à cestrois modalités.

3.1 La piste d'audit fiable

Lorsqu'elle opère des contrôles, l'administration, qu'elle soit fiscale ou commerciale,peut être amenée à demander à une entreprise de démontrer que les opérationsfacturées ont bien été réalisées.

Le Ministère de l’Économie et des Finances définit ainsi la piste d'audit :« Démarche consistant en la mise en place d'un processus continu et intégré, avecla description, d'une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations(flux d'informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptableset pièces justificatives) et de leur contrôle.La piste d'audit permet :

• de reconstituer dans un ordre chronologique les opérations,• de justifier toute opération par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document desynthèse et réciproquement,• d'expliquer l'évolution des soldes d'un arrêté à l'autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables.

La piste d'audit permet ainsi de reconstituer les données comptables (cf contrôlede reconstitution).Le plan comptable général indique que « l'organisation du système de traitementpermet de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les donnéesentrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à lavérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver cesdonnées et les pièces justificatives » (§ 410-3 du plan comptable général). »

Afin de répondre à cette demande, Systèmcom Europe recommande auxentreprises d'être en mesure de présenter la facture ainsi que les élémentsconstitutifs de cette transaction commerciale (tels que par exemple, des bons

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d'engagement ou de commande, des bons de livraison, les avis de paiement...),établissant ainsi une « piste d'audit » fiable entre la livraison de biens ou laprestation de services, la facture jusqu'à son règlement. Vous aurez ainsi toute lachaîne documentaire liée à la transaction.

3.2 La garantie de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu etde la lisibilité de la facture.

BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10

Introduites par la directive européenne et reprises à l'article 289-V du CGI, lesnotions d'authenticité de l'origine, d'intégrité du contenu et de lisibilité de la facturesont au cœur de la réglementation en matière de facturation électronique. Lelégislateur met donc l'accent sur l'obligation de résultat, quels que soient lesmoyens utilisés pour échanger des factures. Ce faisant, il place les factures papieret les factures électroniques sur un pied d'égalité.

Garantir «l'authenticité de l'origine», consiste à s'assurer de l'identité du fournisseurou de l'émetteur de la facture.

Garantir «l'intégrité du contenu», consiste à assurer que les données contenuesdans la facture ne seront pas altérées tout au long de son cheminement del'émetteur au destinataire, et ce jusqu'à la fin de sa période de conservation.

Enfin, garantir la «lisibilité de la facture» consiste à garantir que celle-ci pourra êtrelue et interprétée par toute personne, qu'il s'agisse de l'utilisateur ou del'administration, sur papier ou sur écran.

Pour que les entreprises qui échangent des factures électroniques parviennent àrépondre à ces trois objectifs fixés par la directive européenne, les assujettispeuvent recourir à trois modes de sécurisation de leurs factures :

1. Mettre en place des contrôles documentés et permanents établissantune piste d'audit fiable («Autres contrôles»)

2. Recourir à la signature électronique avancée fondée sur un certificatélectronique qualifié et créée par un dispositif sécurisé de signature(«Signature qualifiée»)

3. Utiliser l’Échange de Données Informatisé (EDI) en appliquant lesdispositions prévues dans le CGI («EDI complet»)

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3.3 Liberté de choix des modalités de sécurisation

BOI-TVA-DECLA-30-20-30-1 §110 et suivants

Les principes d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité énoncés ci-dessus doivent êtrerespectés tant par l'émetteur que par le destinataire des factures. Pour autant, uneentreprise n'est pas liée par le choix de l'un ou de l'autre de ses partenairescommerciaux.Les partenaires s'accordent sur le format d'échange de leurs factures, mais chaqueentreprise est libre de choisir le moyen de sécurisation de ses factures qui pourraêtre différent de celui de son partenaire commercial. Ainsi faut-il distinguer le modede sécurisation des factures du format de celles-ci :

MODE DE SÉCURISATION PRÉVU PAR LA LOI

Mode 1 Contrôles

documentés (Pisted'audit fiable)

Mode 2 Signature

Électronique

Mode 3 Edi Complet

Format convenu avec le partenaire

Papier / Pdf ●

Pdf + signature etcertificat qualifié

● ●

EDI Complet ● ● ●

A titre d'exemple, une entreprise pourra émettre / recevoir des factures dans unformat structuré par EDI complet pour certains de ses clients ou fournisseurs et desfactures en Pdf non signés pour les autres. Cette même entreprise pourrasécuriser toutes ses factures en appliquant des contrôles documentés etpermanents quand bien même le destinataire / émetteur des factures EDI aura misen place un EDI complet.

Par ailleurs, une même entreprise peut, en fonction de contraintes qui lui sontpropres, appliquer plusieurs modes de sécurisation de façon concomitante.Ce mode peut être différent selon que l'entreprise se place en tant qu'émetteur ourécepteur de factures, en fonction des typologies de documents envoyés (facturesou notes d'avoir), ou encore selon le format de la facture.

A noter toutefois que l'utilisation de la signature électronique nécessite que ledestinataire en vérifie la validité.

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Systèmcom Europe recommande d'appliquer systématiquement, dans un soucis desimplification et dans la mesure du possible, le même mode de sécurisation desfactures (émission / réception).

3.4 Acceptation du destinataire des factures

BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 §180 et suivants

L'envoi de factures électroniques est soumis à l'acceptation du destinataire. Ceciconstitue la principale différence avec la facture papier. Cette acceptation peut êtrematérialisée dans un document formel ou être faite de manière tacite. Cet accord peut être une convention d'interchange entre entreprises qui ont recoursà la facturation électronique ou un contrat de services avec un prestataire defacturation par voie électronique.Cette convention d'interchange identifie les entreprises et le périmètre concernés,précise les modalités de l'échange électronique et attribue aux transactions lamême valeur juridique de preuve que celle des documents sur support papier.

Systèmcom Europe recommande vivement de matérialiser l'acceptation du recoursà la facturation électronique par un accord formel liant les parties.

3.5 Obligation d'archivage

3.5.1 Les délais de conservation

Les délais de conservation vont varier selon les sphères dans lesquelles on seplace et l'on peut en distinguer 3 ; la sphère fiscale, commerciale et réglementaire .En matière fiscale, les textes réglementaires imposent que les documents surlesquels peuvent s'exercer les enquêtes ou contrôles de l'administration françaisesoient conservés pendant un délai de six ans après expiration de l'exercicecomptable en cours.Vis-à-vis de l'administration fiscale, les factures électroniques doivent êtreconservées sur un support informatique dans leur forme originale pendant unedurée de trois ans après la fin de l'exercice comptable en cours, puis trois autres

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années sur tout support au choix de l'entreprise.Lorsque, durant ce délai, l'environnement matériel ou logiciel est modifié, lecontribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec lesmatériels existants lors du contrôle.Le défaut de conservation constaté par les agents de l'administration, qu'il soit totalou partiel, pourra être sanctionné. A titre d'exemple, le défaut de conservation desfactures originales sur support informatique peut entraîner la remise en cause desdéductions opérées en matière de TVA.

En matière commerciale, il est à noter que les obligations du droit commercialprescrivent un délai de dix années pour la conservation des documents. Pendantcette période, ces documents peuvent servir de preuve en cas de litige.

En matière réglementaire, les durées vont varier selon les secteurs d'activité. Demanière non exhaustive, les secteurs concernés touchent les entreprises du mondede la santé, de l'immobilier, du BTP, de l'énergie, du transport, … Dans certainscas, les durées de conservation peuvent aller jusqu'à 50 ans.

3.5.2 Lieu de stockage des factures

BOI-CF-COM-10-.10-30-10 §320 et suivants

Les assujettis doivent :• soit effectuer un stockage de leurs factures sur le territoire français,• soit effectuer un stockage de leurs factures dans un autre pays de l'Union européenne,• soit effectuer un stockage hors de l'Union européenne.

Ils doivent alors s'assurer que le pays est lié à la France par une conventionprévoyant une assistance mutuelle ou par une convention prévoyant un droitd'accès en ligne immédiat de téléchargement.Un assujetti peut stocker ses factures dans différents lieux dès lors que les facturesrestent accessibles.

Accès aux factures

BOI-CF-COM-10-10-30-10 § 350 et suivants

Les assujettis doivent s'assurer que l'administration dispose à des fins de contrôled'un accès en ligne permettant le téléchargement et l'utilisation des données

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stockées, quels que soient :• le lieu de stockage en France ou hors du territoire national,• la personne chargée de stocker les factures en son nom et pour son compte.

Les autorités compétentes des États membres de l'Union européenne ont un droitd'accès par voie électronique, de téléchargement et d'utilisation des facturesstockées sur le territoire français par ou pour le compte des assujettis relevant deleur juridiction, dans les limites fixées par la réglementation du pays où l'assujettiest établi et dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de contrôle.Ce droit d'accès s'effectuera en ligne depuis le siège ou depuis un établissementde l'assujetti, qu'il soit établi en France ou dans un autre État membre de l'Unioneuropéenne. Cette disposition ne permet pas à ces mêmes autorités compétentesd'accéder aux factures depuis le territoire français.

La déclaration du lieu de stockageBOI-CF-COM-10-10-30-10

L'entreprise est tenue de déclarer le lieu de stockage de ses factures auprès del'administration s'il se situe en dehors des frontières françaises.Cette déclaration s'effectue sur papier libre. Elle comporte les noms et adressesdes clients ou des tiers chargés du stockage ainsi que les périodes visées parcelui-ci.La déclaration doit être adressée au service des impôts territorialement compétent.

Il est à noter que l'Europe a renforcé la régulation sur protection des données despersonnes afin de faire face aux agissements de certains États et entreprises noneuropénnes. La General Data Protection Regulation (GDPR) remplacera ladirective 95/46/EC et entrera en vigueur le 25 mai 2018. Elle sera applicable partoutes les entreprises situées sur le sol européen.

3.6 Maîtrise du système et documentation

L'entreprise doit garantir que le système qu'elle a mis en place est totalementmaîtrisé et que des solutions de back-up sont prévues en cas d'incident.Les risques significatifs, opérationnels ou financiers doivent être identifiés etmaîtrisés.

L'entreprise devra s'assurer, quel que soit le mode de sécurisation choisi, qu'une

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documentation de ce mode pourra être mise à disposition de l'administration en casde demande.Dans le cas des contrôles documentés et permanents, la documentation devranotamment décrire la nature et les modalités des contrôles mis en place afin deprouver que ceux-ci sont effectifs et réels. La description des contrôles variera enfonction de la taille de l'entreprise, de la volumétrie de factures, du nombre depersonnes impliquées dans le processus de facturation... Dans le cas de grandesentreprises réalisant leurs contrôles sous forme électronique, la documentationdevra par exemple comporter la cartographie des applications informatiquesimpliquées, les structures de fichiers, les tables de correspondance... Au contraire,une très petite entreprise pourra se contenter d'une présentation orale de sesprocess internes.Dans le cas de l'EDI complet, le Code Général des Impôts précise en son annexe4, article 41 septies (V) :« La documentation relative aux conditions d'utilisation (guide utilisateur) du logicielde télétransmission doit être conservée par l'entreprise et consultable par lesagents de l'administration sur le lieu de la dématérialisation.En outre, l'entreprise doit prendre toutes dispositions pour garantir aux agents del'administration l'accès à la documentation informatique concernant notamment ledéveloppement de son architecture, de son analyse fonctionnelle et organique etl'exploitation du logiciel de télétransmission. »

L'avis de Systèmcom Europe est que l'entreprise doit rester maîtresse de safacturation et éviter le plus possible la multiplication d'intervenants externes dansson processus de facturation (source de fragilisation et de génération de surcoûtsdans le processus de facturation). L'entreprise devra aussi veiller à mettre à joursa documentation des processus à chaque évolution de sa facturation électronique.

4 Garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité et la lisibilité des factures

Comme nous l'avons vu précédemment, il y a trois grands modes de facturationélectronique possibles. Nous vous proposons de les décrire par ordre croissant decomplexité technique et organisationnelle.

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4.1 Les factures électroniques sécurisées au moyen d'une piste d'auditfiable


L'article 289-V du CGI précise que toute facture, quel que soit son format, doitsatisfaire à trois conditions : authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilitéde la facture, et ce, jusqu'à la fin de la période de conservation.L'article 289-VII 1° du CGI indique que « pour satisfaire aux conditions prévues auV, l'assujetti peut émettre ou recevoir des factures [...] sous forme électronique enrecourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° [ id Pdf signéesélectroniquement avec certificat qualifié ] et 3° [ id EDI complet ] (par exemple : envoi desfactures en pièce jointe de courriel ou mise à disposition par le biais d'un réseausécurisé...), ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés etpermanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une pisted'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestationde services qui en est le fondement ».

4.1.1 La Garantie de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenuet de la lisibilité

Garantir l'authenticité de l'origine pour les factures électroniques avec une Pisted'Audit peut se faire selon plusieurs modes d'échanges de ces factures entrel'entreprise et ses clients ou fournisseurs. Cela dépendra du contexte del'entreprise (environnement informatique) et de la capacité des ses clients etfournisseurs à traiter les flux. Les moyens d'échanges peuvent aller du simple mailavec en pièce jointe la facture en pdf, aux coffres électroniques ou aux transferts enAS2 . Les protocoles d'échanges énumérés sont non exhaustifs et une entreprisepourra les faire évoluer avec le temps. Il faudra à chaque évolution veiller à mettreà jour la documentation associée .

La garantie de l'intégrité du contenu pour les factures électroniques avec une pisted'audit fiable, peut, elle aussi, se faire selon plusieurs modes qui vont dépendre ducontexte de l'entreprise. Ce peut être avec un fichier Pdf signé (certificat nonqualifié) ou un fichier Pdf-A.

Dans le premier cas, la signature électronique dite non qualifiée (délivré par unorganisme non agréé) permet de distinguer un document intègre de celui qui a étémodifié.

Dans le second cas, le Pdf-A est un fichier Pdf particulier qui répond à une normeISO 19005-1 et qui permet en quelque sorte de ''figer'' le document dans sa forme

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http://www.iso.org/iso/fr/catalogue_detail?csnumber=38920


d'origine.

En fin, les fichiers au format Pdf ou Pdf-A sont les meilleures solutions répondant àl'exigence de lisibilité. Ce format est standard, très largement diffusé et utilisé. Parailleurs, le format Pdf a une compatibilité ascendante. C'est-à-dire que les versionsles plus récentes sont en mesure de lire les premières versions. C'est un pointcrucial lorsque l'on parle de conservation et d'archivage !

4.1.2 Les contrôles documentés et permanents

Dans le Bulletin Officiel des Impôts, l'administration précise que les contrôles quidoivent être mis en place par l'assujetti pour garantir une piste d'audit fiable sont àdéterminer en fonction de l'organisation de l'entreprise. Ceux-ci différeront parexemple en fonction de la taille de l'entreprise, de sa volumétrie de factures, duniveau d'automatisation de son système de facturation...Les contrôles peuvent être informatisés ou non. S'ils sont informatisés, lescontrôles devront être présentés sous cette forme aux agents de l'administration.Les contrôles doivent notamment permettre :• d'assurer les principes d'authenticité de l'origine, d'intégrité du contenu et delisibilité,• de garantir la maîtrise du fonctionnement du système de facturation de telle sorte,par exemple, qu'il soit impossible de générer un doublon de facture,• d'attester du lien entre les factures et la réalisation de la transaction commerciale.

4.1.3 La documentation des contrôles

Les contrôles doivent être documentés par l'assujetti, c'est-à-dire décrits dans uneprocédure visant à prouver que ces contrôles sont effectifs et réels dansl'entreprise.Pour une très petite entreprise, l'administration admet qu'une présentation orale dela procédure de contrôle sera suffisante.Si les contrôles sont réalisés sous forme informatique, leur documentation devradétailler les traitements informatiques, cartographies, structures des fichiers...

L'avis de Systèmcom Europe est que les factures électroniques sécurisées avecune Piste d'Audit fiable sont une bonne première étape pour les entreprisesdésireuses de se lancer dans la facturation électronique. Les moyens techniquesétant multiples, la réponse pourra être trouvée en respectant votre environnementinformatique existant. Par ailleurs, économiquement, il s'agit du mode d'échangeactuellement le plus économique lors de sa mise en place et dans son

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fonctionnement régulier.

Les solutions de GED et d'archivage électronique DKS éditées par SystèmcomEurope sont en mesure de répondre efficacement au traitement et à l'archivage desfactures électroniques sécurisées avec Piste d'Audit fiable.

4.2 Les factures électroniques sécurisées avec signature électronique et certificat qualifié

BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30L'article 289-VII 2° du CGI précise que, pour satisfaire aux exigences d'authenticitéde l'origine et d'intégrité du contenu de ses factures, l'assujetti peut recourir «à laprocédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de ladirective 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006».

4.2.1 Définition et caractéristiques de la signature électronique

NOUVEAU La signature électronique qualifiée est fondée sur un certificat qualifiéet un dispositif sécurisé de signature électronique.

Le signataire est celui qui détient et met en œuvre le moyen de création de lasignature électronique.Il s'agit d'une personne physique qui agit pour son compte ou pour celui d'unepersonne physique ou morale qu'elle représente.La signature électronique doit satisfaire aux exigences suivantes :

• être propre au signataire,• permettre d'identifier le signataire,• être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif,• garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache, de telle sorte quetoute modification ultérieure de ces factures soit détectable.

Elle peut être générée par des produits utilisant des technologies de cryptographieasymétrique, c'est-à-dire par des produits utilisant, en l'état de la technologie, deuxclés distinctes pour chiffrer puis déchiffrer un document.En pratique, le signataire calcule une empreinte du document d'origine qui enconstitue une version synthétique et unique. Le signataire utilise alors sa clé privéede signature (données de création de signature) pour chiffrer l'empreinte au moyend'un algorithme cryptographique asymétrique et transmet le document d'origine etl'empreinte chiffrée au destinataire.

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Le destinataire applique à son tour le même algorithme d'empreinte à partir dudocument d'origine et déchiffre l'empreinte chiffrée reçue avec l'algorithmecryptographique asymétrique au moyen de la clé publique (données de vérificationde signature), associée de manière unique à la clé privée de signature et envoyéeavec le message.Le destinataire compare alors le résultat du déchiffrement avec l'empreinte qu'il acalculée : il s'agit de l'opération de vérification de la signature.Enfin, pour être certain que la clé publique appartient bien à la personne ou àl'entreprise ayant signé le document, il est nécessaire d'avoir recours à un certificatélectronique, document sous forme électronique signé par une tierce partie, encoreappelée prestataire de service de certification, qui atteste de ce lien.

4.2.2 Définition et caractéristiques du dispositif sécurisé de création de signature

Le dispositif utilisé pour créer les signatures électroniques doit répondre à un cahierdes charges strict qui prévoit notamment des dispositions visant à garantir lasécurité du système.Il doit être certifié conforme aux conditions décrites dans le décret n°2002-535 du18 avril 2002 ou aux exigences définies par un organisme désigné à cet effet parun État membre de l'Union européenne.

4.2.3 Définition et caractéristiques du certificat électronique

La signature électronique s'appuie sur un certificat électronique qui doit être délivrépar un prestataire de service de certification.

Le certificat, document sous forme électronique qui atteste du lien entre l'identité dusignataire et les données de vérification de sa signature électronique, devracontenir au minimum :

• une mention indiquant qu'il est délivré à titre de certificat électronique qualifié,• l'identité du prestataire de services de certification électronique ainsi que l'État dans lequel il est établi,• le nom du signataire ou un pseudonyme, celui-ci devant alors être identifié comme tel,• le cas échéant, l'indication de la qualité du signataire en fonction de l'usage auquel le certificat électronique est destiné,• les données de vérification de signature électronique qui correspondent auxdonnées de création de signature électronique,

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• l'indication du début et de la fin de la période de validité du certificat électronique,• le code d'identité du certificat électronique,• la signature électronique avancée du prestataire de service de certification électronique qui délivre le certificat électronique,• le cas échéant, les limites à l'utilisation du certificat électronique, et notamment le montant maximum des transactions pour lesquelles ce certificat peut être utilisé.

Le certificat électronique et les données de vérification de la signature électroniquedoivent être communiqués au destinataire des factures.

4.2.4 Vérification de la signature électronique par le destinataire de la facture

L'entreprise destinataire des factures doit effectuer les vérifications relatives àl'authenticité et à l'intégrité du document, au moyen des données insérées dans lecertificat électronique attaché à la signature électronique.Cette vérification doit pouvoir être réalisée non seulement lors de la réception de lafacture mais encore à tout moment pendant le délai de conservation prévu parl'article L. 102 B du CGI.La vérification de l'empreinte du document au moyen de la clé publique dusignataire permet de s'assurer que le document signé par l'émetteur de la facturen'a pas été altéré ou modifié par la suite.Il faut bien penser l'alimentation des factures en amont car certains détailstechniques peuvent avoir des impacts inattendus et conséquents. Par exemple,l'utilisation de fonctions macro-dynamiques dans les fichiers factures doit êtreévitée. En effet, l'exécution de ces fonctions à chaque ouverture des fichiers enmodifie le contenu, l'empreinte ne correspond donc plus à celle initialementcalculée lors de la création du fichier.Par ailleurs, l'entreprise destinataire des factures doit également s'assurer del'authenticité et de la validité du certificat électronique attaché à ces données devérification de la signature électronique.

4.2.5 Archivage des factures électroniques sécurisées par une signatureélectronique et certificat qualifié

Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d'unesignature électronique « qualifiée » doivent être conservées dans leur formatoriginal.

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L'impression papier d'une facture transmise par ce moyen ne constitue pas unoriginal.L'article 96 F-I de l'annexe III au CGI prévoit que les factures, la signatureélectronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attachéaux données de vérification doivent être conservés dans leur contenu originel parl'émetteur ainsi que par le client, depuis leur émission et jusqu'à la fin de leurpériode de conservation.

L'ensemble du processus de la facture électronique sécurisée avec signatureélectronique et certificat qualifié peut être schématisé comme suit.

L'avis de Systèmcom Europe est que les factures électroniques sécurisées par unesignature électronique et un certificat qualifié sont un moyen efficace pour sécuriser

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les échanges de factures entre partenaires. Ceci étant, il comporte trois points quisont sensibles à nos yeux :

• En multipliant les interlocuteurs dans l'échanges de factures électroniques avec vos partenaires (clients / fournisseurs) vous augmentez inévitablement la fragilité du processus,• De la même façon, une augmentation des étapes avec des prestataires différents (tiers de confiance, …) accroît inévitablement les coûts d'exploitation,• Sur la durée (10 ans de conservation minimum), la signature électronique en l'état actuel, pose question. Si la signature ou le certificat n'est plus valable sur la période (durée signature périmée, défaillance du prestataire, …) votre facture, même en pdf, est illisible !

4.3 Les factures électroniques en EDI complet

En annexe 1 du présent document vous trouverez un exemple d'échanged'informations entre partenaires selon la norme EDI Galia réservé au monde del'automobile.


L'article 289-VII 3° du CGI précise que pour garantir authenticité de l'origine etintégrité du contenu, les factures peuvent être échangées « sous la forme d'unmessage structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant unelecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manièreunivoque ». Les dispositions prévues à l'article 289-VII 3° du CGI sont inchangéespar rapport à celles prévues à l'ancien article 289 bis du CGI qui était en vigueurjusqu'au 1er janvier 2013.Outre les données exigées sur toute facture, la facturation électronique en EDIcomplet implique le respect d'obligations clairement énoncées dans les textes deloi, notamment que :

- les messages émis et reçus soient identiques,- le système de télétransmission produise automatiquement une liste récapitulative séquentielle des factures,- l'entreprise constitue un fichier des partenaires avec lesquels elle échange ses factures par voie électronique,- la restitution des factures se fasse dans son format originel et dans un format clair et lisible, « habituellement admis par les usages commerciaux », - l'archivage soit automatique.

L'expression «système de télétransmission» utilisée dans les textes réglementaires

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doit se comprendre comme «module de facturation électronique par EDI complet»,c'est-à-dire comme un système comprenant un ensemble de logiciels quiconcourent à l'émission, à la réception, au contrôle, à l'archivage et à la restitutiondes factures émises et/ou reçues ainsi qu'à l'établissement de la liste récapitulativeet du fichier des partenaires.

4.3.1 Identité des messages émis et reçus

Pour que le message facture ait valeur d'original et qu'il ne soit pas nécessaired'envoyer en parallèle un document sous forme papier, le message reçu doit êtreidentique au message émis. Le message ne doit être altéré en aucune manièreaprès qu'il a été constitué, archivé et émis par l'émetteur.Le logiciel doit vérifier que le message facture contient les mentions prévues par laréglementation et les structurer au sein de zones obligatoires.Dans ce cadre, la loi impose l'utilisation d'une norme convenue entre les parties cequi signifie que les partenaires se sont accordés pour utiliser un langage communstructuré. Dans ces langages informatiques, l'utilisation de codes est courante. Lacodification des produits ou des personnes abordée au III de l'article 41 septies del'annexe IV au CGI indique que l'utilisation de codes stables désignant desproduits ou des personnes est possible.La loi précise également que la codification devra être déchiffrée automatiquementà l'aide d'une table de correspondance dont l'historique des modifications devraêtre conservé et intégré à la fonction de restitution.

4.3.2 La liste récapitulative

Les entreprises tiennent et conservent une liste récapitulative séquentielle pourleurs factures émises et/ou reçues et de leurs anomalies éventuelles. Cette listerécapitulative doit être produite directement par le système de télétransmission etdoit comporter au minimum les mentions suivantes :

• le numéro et la date de facture,• la date et l'heure de la constitution du message,• les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction ainsi que le code devise lorsque la facture n'est pas libellée en euros,• les éléments d'identification de l'émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité du fournisseur ou du client),• la version du logiciel utilisé.

De plus, la liste récapitulative doit indiquer de façon claire et précise les anomalieséventuelles intervenues lors de chaque transmission.

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NOUVEAULa liste récapitulative doit être constituée et alimentée au fur et à mesure del'émission ou de la réception des messages et ne doit pas être modifiable. Il estindispensable de s'assurer qu'une mauvaise manipulation n'entraîne pas demodifications dans le fichier. Elle est conservée sur support informatique.

Lorsqu'une entreprise utilise une plate-forme de télétransmission commune àplusieurs sociétés, une liste récapitulative spécifique doit être constituée etarchivée pour chaque entité fiscale.

4.3.3 Le fichier des partenaires

Les entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituer un fichier despartenaires avec lesquels elles échangent des factures par voie électronique.Ce fichier doit comporter, pour chaque partenaire, les informations obligatoiressuivantes :

• nom ou dénomination et adresse,• qualité d'émetteur et/ou de récepteur de la facture,• date(s) d'entrée en phase de dématérialisation des factures avec le partenaire et éventuellement date(s) de sortie, c'est-à-dire de fin de dématérialisation des factures avec ce partenaire.

Le fichier des partenaires est obligatoire, mais les moyens de le constituer ne sontpas imposés. Ce fichier doit être autonome et historisé.

Aucune contrainte concernant le mode de classement n'est fixée par les textes. Laforme «base de données» est envisageable pour la constitution de ce fichier.

4.3.4 Archivage des factures échangées par EDI

L'émetteur comme le destinataire doivent conserver le message dans sa formeoriginale et dans son intégralité, c'est-à-dire tel qu'il a été transmis, dans le langageutilisé lors de la transmission. La liste récapitulative et le fichier des partenairesdoivent être conservés dans les mêmes conditions.

Systèmcom Europe préconise d'avoir aussi sur ces documents une piste d'audit enarchivant aussi les documents en amont et en aval de la facture (bond'engagement, bon de livraison, règlement). Avant toute chose ici pour des

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questions d'efficacité administrative et de gains de temps dans les contrôles.

4.3.4 La restitution en clair

A la demande de l'administration fiscale, durant la période légale de conservation,l'entreprise doit pouvoir restituer en clair les informations émises ou reçues. Larestitution en clair d'un message facture consiste en la présentation de ce messagedans un format habituellement admis par les usages commerciaux. Dansl'application DKS Archives de Systèmcom Europe, la facture apparaîtra sous unformat Pdf.La restitution en clair doit être réalisée automatiquement depuis le messagestructuré de telle sorte que celui-ci soit présenté « en mode caractères, en langageclair et intelligible ». Elle doit se faire sur l'ensemble des informations contenuesdans le message, qu'elles soient obligatoires ou optionnelles.

L'avis de Systèmcom Europe est que cette solution permet une automatisationoptimale des échanges entre une entreprises et ses partenaires (clients /fournisseurs). Ceci étant, l'échange de factures sécurisées par EDI ne s'improvisepas et nécessite des compétences internes dans la gestion du projet, sa mise enplace et son administration. C'est pour cela que l'on trouve se mode d'échangedans les plus grandes entreprises ou celles qui ont de gros volumes de factures àtraiter. La mise en place d'un tel mode d'échange par une entreprise avec sespartenaires commerciaux est souvent long et coûteux. Cela peut varier d'unpartenaire à l'autre.

Les applications DKS de Systèmcom Europe sont en mesure de traiter et d'archiverles flux EDI et de restituer aux utilisateurs l'ensemble des documents de manièrelisible, intelligible et fiable.

5 ConclusionComme nous l'évoquions en préambule, la facture électronique prend une place deplus en plus importante dans les transactions commerciales car elle est source deproductivité administrative au sein des sociétés.

Le cadre légal a su prendre en compte la diversité des entreprises (TPE, PME/PMI,ETI et grands groupes) et a mis en place plusieurs voies possibles vers lafacturation électronique. Il n'y en a pas une meilleure que les autres. Chacune ases avantages et ses inconvénients.

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Avant toute chose, Systèmcom Europe préconise de ne pas subir un moded'échange qui serait imposé par l'un de ses partenaires (client ou fournisseur) maisde prendre le sujet comme une opportunité d'optimiser structurellement etopérationnellement son organisation administrative. Pour cela, il y a quelquesquestions à se poser (annexe 2 du présent document) avant d'opter pour un modeplutôt qu'un autre.

Il faut aussi garder à l'esprit ces quelques règles importantes et de bon sens :

• Il faut formaliser les règles d'échanges avec vos partenaires commerciaux,• Une entreprise peut dissocier la facturation électronique pour les factures sortantes (clients) des factures entrantes (fournisseurs), • Les modes d'échanges de factures qu'une entreprise peut prendre sont multiples et combinatoires ; papier, factures électroniques avec pistes d'audit,signature électronique avec certificat qualifié ou EDI,• La facturation électronique avec un partenaire peut être évolutive avec le temps ; papier puis facture électronique avec piste d'audit fiable avant l'EDI par exemple,• C'est à l'entreprise de piloter son évolution dans la facturation électronique (mode d'échange et calendrier de mise en œuvre)

Pour faire face à la cohabitation de plusieurs modes d'échanges de factures que sesoit en entrée (fournisseurs) ou en sortie (clients), Systèmcom Europe conseil deprivilégier les solutions applicatives de traitement et d'archivage de factures multimodales. Ces solutions vous permettront de bénéficier des économies d'échelles etd'avoir une grande souplesse et réactivité dans l'évolution de votre facturation enentrée / sortie ; papier, facture électronique avec piste d'audit, facture électroniqueavec signature électronique et certificat qualifié, EDI.

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6 Annexes

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6.1 La facture dans le processus global d'échanges électroniques l'exemple de la norme EDI GALIA pour le secteur de l'automobile

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6.2 Quelques questions à se poser avant de se lancer dans la facturation électronique

Nous vous proposons quelques questions, non exhaustives, pour lesquelles lesréponses vont vous être utiles pour aborder la facturation électronique que ce soitdu côté de vos factures clients ou celles de vos fournisseurs.

Factures entrantes Factures sortantes

Combien de factures fournisseursjour / mois sont traitées ?

Combien de temps est nécessairepour traiter, contrôler, comptabiliseret archiver une facture ?

Combien de fournisseurs sont-ilsactifs ?

Quels sont les 20% de fournisseursqui font les 80% de volume defactures reçues ?

Les équipes sont elles prêtes auchangement ?

Qui peut gérer en ce projet eninterne ?

Des fournisseurs nous ont-ils

proposé des factures électroniques ?

Combien de factures sont envoyéespar mensuellement ?

Combien y a t'il de clients ?

Quels sont les 20% de clients qui fontles 80% de factures envoyées ?

Combien coûte mensuellementl'impression et la mise sous plis desfactures ?

Combien en affranchissement ?

Les équipes sont elles prêtes ? Quipeut gérer en interne ce projet ?

Des clients nous ont ils déjàdemandé des factures électro-niques ?

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7 A propos de Systèmcom Europe

PME française, Systèmcom Europe est spécialisée dans la gestion documentaireet à la particularité d'être ''bicéphale'' prestataire et éditeur de GED.En effet, Systèmcom Europe est depuis plus de 38 ans prestataire de servicesdans la gestion documentaire.

Dans notre atelier parisien, nous produisons des microformes (microfiches,micofilms), nous numérisons des documents de toutes tailles, des livres et desmicroformes, nous traitons les factures clients, relevés de compte et bulletins desalaires pour le compte de nos clients avec notre plateforme multi modales (papier,électronique). Avec nos applications DKS, nous offrons à nos clients en mode SaaS l'archivageélectronique des documents de gestion, de coffres électroniques, ladématérialisation des factures fournisseurs papier et la gestion des workflowsassociés.

Systèmcom Europe est aussi, depuis plus de 20 ans, intégrateur de logicielsde Gestion Électronique de Documents (GED). Il y a 8 ans, ne trouvant pas desolutions de GED adaptées à ses besoins de prestataires et à ceux de ses clients,Systèmcom Europe est devenu éditeur de GED en développant ses propreslogiciels ; la suite de logiciels DKS est née. Il s'agit de logiciels indépendants ou complémentaires pour la gestion de processuset de workflow (BPM), la numérisation, la reconnaissance de documents et decaractères (RAD / LAD), l'archivage électronique et les coffres électroniques. Ceslogiciels fonctionnent en mode licence ou en cloud privé (SaaS). Outre leur approche technique et fonctionnelle pragmatique, leur rapidité de priseen main du fait du caractère intuitif des écrans, les logiciels DKS offrent à leursutilisateurs deux grandes caractéristiques.La première est le caractère illimité de son utilisation. Le nombre de documentstraités, d'utilisateurs déclarés et de connexions simultanées sont illimités. Avec leslogiciels DKS, il est possible aux entreprises de bénéficier d'outils de GEDperformants et intuitifs de manière transversale favorisant ainsi les économiesd'échelle. La seconde est que les logiciels DKS permettent à leurs utilisateurs d'êtreautonomes et indépendants de Systèmcom Europe aussi bien pour la création denouveaux documents (nouveaux modèles pour la LAD/RAD avec DKS DocumentsEntrants ou bien dans la gestion du plan de classement dans DKS Archives) quepour la gestion de la réversibilité pour les archives électroniques.

Vous trouverez plus de détails en visitant notre site : www.systemcom-europe.com

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http://www.systemcom-europe.com/

Guide Pragmatique vers la Facture Électronique · 2017-02-14 · La facturation électronique...

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