TS017(GC-COS)v03 v. 04/11/2013

Page 1 sur 5

ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France Capital 50 000€ - 509 534 095 RCS AUCH – www.ecocert.com

Guide pour la préparation de l’audit ECOCERT

Référentiels Cosmétiques ECOCERT et/ou COSMOS Les modifications apportées à ce document sont identifiées par un trait vertical dans la marge

Quelque soit votre activité (sous traitant ou fabricant, donneur d’ordre, façonnier), votre agrément Ecocert sera complet suite à votre premier audit. Celui-ci devra avoir lieu avant toute activité liée à la production et commercialisation de produits certifiés. Il s’agit de l’audit dit d’habilitation. Les années suivantes, des audits dits de renouvellement seront effectués afin de maintenir et renouveler les documents de certification. Pour les fabricants et sous traitants, le nombre d'audit de renouvellement (de un à deux par an) sera déterminé en fonction de l'activité de votre société (nombre de produits à certifier, nombre d'ingrédients, système qualité…). A noter que les opérateurs effectuant des étapes d’achat d’ingrédients et de fabrication (fabricants et sous-traitants), hors façonnier, auront systématiquement deux audits d’habilitation (un audit approfondi, ainsi qu’un audit de suivi le semestre suivant). L’audit approfondi est l’audit au cours duquel tous les points de contrôle seront vérifiés y compris la visite du process. En revanche, tous les points de contrôle ne seront pas exhaustivement vérifiés lors de l’audit de suivi. L’auditeur sélectionnera les points de contrôle en fonction de votre activité et des écarts éventuellement relevés lors des précédents audits. Les points suivants seront/pourront être vérifiés et les documents correspondants sont donc à préparer pour la venue de l’auditeur.

Étapes/Points pouvant être vérifiés Documents/Informations à tenir à disposition

Produits certifiés/à certifier

-Vérification de la liste des produits et des validations associées (exactitude des noms commerciaux, dates de validation en adéquation avec les derniers fichiers reçus, déclaration correcte des sous traitants et façonniers le cas échéant pour les produits concernés, ajout des nouveaux produits, identification des produits à arrêter, etc.). -Vérification des produits (étiquettes, packaging, etc.)

-Liste des produits à certifier Ecocert et/ou Cosmos -Validation des étiquetages et des articles de conditionnement -Échantillonnage des produits finis -Documents qualité associés (procédures de suivi des validations des différentes étapes d’un nouveau produit, etc.)

TS017(GC-COS)v03 v. 04/11/2013

Page 2 sur 5

ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France Capital 50 000€ - 509 534 095 RCS AUCH – www.ecocert.com

Commercialisation produits et communication

-Vérification des factures de vente et bons de livraison produits -Vérification des documents de communication/marketing (catalogue, documents à usage publicitaire, site internet, etc.)

-Factures de vente, bons de livraison -Documents de communication/marketing sous votre responsabilité -Liste des documents à usage publicitaire à jour, formulaire signé le cas échéant, mise à disposition des documents à usage externe

Ingrédients, entrant dans la formulation des produis certifiés, fournisseurs

-Vérification de la liste des ingrédients et des validations associées -Vérification des ingrédients

-Liste des ingrédients (concerne uniquement les opérateurs achetant des ingrédients), fiches de sécurité, fiches techniques, factures d’achats, bons de livraison et certificat biologique (pour les ingrédients certifiés) valide à la date d’achat -Attestation d’origine en cas de vente par un distributeur

Sous-traitant et/ou façonniers

-Vérification de la liste des sous-traitants/façonniers déclarés -Vérification de la conformité des sous-traitants/façonniers

-Liste des sous-traitants/façonniers à jour -Licences, certificats et/ou attestations des sous-traitants et/ou façonniers -Factures d’achat et bons de livraison des sous-traitants/façonniers

Activité de sous-traitance et/ou façonnage pour un commanditaire

-Vérification de l’activité réalisée : produits réceptionnés, process réalisé, produits expédiés

-Bons de livraison des ingrédients/produits délivrés par le commanditaire -Factures et bons de livraison concernant la sous-traitance ou le façonnage effectué à destination du commanditaire -Étiquettes intermédiaires sous votre responsabilité

Visite terrain : approvisionnement, réception, installations de production,

conditionnement, stockage

-Visite des installations de production, conditionnement, stockage des produits finis -Vérification des équipements, modes opératoires, produits de nettoyage, instructions au poste, échantillothèque, etc.

-Plan des locaux et installations concernés -Description du process (différentes étapes de la réception à l’expédition, rendement) -Suivi métrologique -Instructions/procédures associées -Liste des produits de nettoyage. Contrôle des opérations de nettoyage entre deux fabrications (produits de nettoyage déclarés et validés, procédures, attestation pour les détergents écologiques, etc.)

TS017(GC-COS)v03 v. 04/11/2013

Page 3 sur 5

ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France Capital 50 000€ - 509 534 095 RCS AUCH – www.ecocert.com

Concerne les nettoyages avant et après l’étape de production/conditionnement (entre deux fabrications de produits certifiés ou entre une fabrication de produit certifié et non certifié). -Fiches technique et de sécurité des produits de nettoyage

Système de contrôle, enregistrements et/ou procédures mises en place

-Suivi des validations et de la conformité vis-à-vis des référentiels concernés -Approvisionnement, achat et réception ingrédients -Approvisionnement, achat et réception produits -Fabrication produit semi-fini et/ou fini -Conditionnement produit semi-fini et/ou fini -Stockage matière première, produit semi-fini et/ou fini -Nettoyage des équipements de production, conditionnement, zone de stockage - Suivi et gestion des réclamations clients, notamment celles pouvant remettre en cause la conformité du produit par rapport aux exigences

-Ensemble des documents qualité associés. Enregistrements et/ou procédures mises en place à tous les niveaux (réception des ingrédients, production, conditionnement, stockage, étiquetage, etc.) -Dossiers de fabrication/conditionnement. Ordre de fabrication et de conditionnement (fiches de fabrication spécifiant les ingrédients, quantité théoriques, quantités réellement introduites), fiche de mise en œuvre, enregistrements du nettoyage, vide de ligne, etc. -Contrats de prestataires éventuels pour le nettoyage -Documents permettant la vérification de l’absence de contamination, confusion et mélange entre les produits certifiés et conventionnels - Registre des réclamations clients

Vérification du système de management environnemental

-Gestion des déchets (tri sélectif, destruction spécifique, …) -Gestion des rejets -Gestion de l’énergie

-Documents mis en place pour la gestion de l’énergie des rejets et des déchets (recyclage, sous-traitance, destruction…). -Plan de management environnemental pour les opérateurs engagés ayant un processus de production -Résultats, indicateurs de suivi et plan d’action -Contrats des prestataires -Mesures de minimisation de l’impact du conditionnement des produits et révisions associées, bilan carbone éventuel

Vérification de la traçabilité et de la gestion des flux

-Vérification de la gestion des flux (achat, vente, stock, mouvement matière…) depuis le dernier audit ou depuis le démarrage de l’activité

-État des stocks (inventaire physique) de l’année en cours et de l’année suivante des produits finis -Récapitulatif des ventes/expéditions

TS017(GC-COS)v03 v. 04/11/2013

Page 4 sur 5

ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France Capital 50 000€ - 509 534 095 RCS AUCH – www.ecocert.com

-Vérification des formules mises en œuvres et ingrédients associés depuis le dernier audit ou depuis le démarrage de l’activité

produits finis -Certificats et licences fournisseurs des ingrédients biologiques, attestation d’origine dans le cas de distributeurs -Récapitulatif des achats/réceptions ingrédients -Factures d’achat et bons de livraison des produits sous-traités/façonnés et récapitulatif associé -Dossiers de fabrication et/ou conditionnement -Système de traçabilité (n° de lot, suivi matière première, produit fini, etc.) -Formules des produits et validations

Divers documents

-Présence de divers documents tels que dossier cosmétique le cas échéant, analyses physico-chimiques / microbiologiques, enregistrements divers

Prélèvement possible de matière

première ou de produits fini

Revue de contrat

-Chiffres d’affaire -Nombre de sous-traitants/façonniers

-Chiffre d’affaire total (HT) sur le dernier exercice comptable clos, chiffre d’affaire cosmétique si différent, chiffre d’affaire lié aux produits certifiés -Nombre de sous-traitants/façonniers

Les points importants à noter :

- TRACABILITE :

Assurez vous de conserver tous les documents comptables reçus (factures et bons de livraison) ainsi qu’une copie de tous les documents comptables édités. Assurez-vous également que la traçabilité est maintenue tout au long du process, des matières premières aux produits finis.

- MELANGE/CONTAMINATION :

Assurez-vous qu’aucun risque de contamination et de confusion n’existe aux différentes étapes du process (stockage, fabrication…).

- GARANTIES BIO

Sur vos factures, bons de livraison et étiquettes intermédiaires (VRAC, reconditionnement…) doivent figurer des garanties permettant une identification claire

TS017(GC-COS)v03 v. 04/11/2013

Page 5 sur 5

ECOCERT Greenlife S.A.S. – Lieudit Lamothe Ouest BP 47 – 32600 L’Isle Jourdain France Capital 50 000€ - 509 534 095 RCS AUCH – www.ecocert.com

pour tous les produits certifiés. Faire attention à ce qu’il n’y ait pas d’amalgame possible avec des cosmétiques conventionnels ou entre différentes activités.

Exemples de mentions possibles sur documents (identifications claires et suffisantes liées

aux activités) :

Produit acheté / vendu Garanties minimales sur factures/BL

Ingrédient certifié bio

Ingrédient bio Ou Matière première bio Ou bio

Produit fini Produit bio/éco/nat/… (ou Cosmétique bio par ex) Ou bio/éco/nat/…

Prestation de service

Prestation bio (ou Conditionnement bio par ex) Ou Prestation contrôlée (ou Conditionnement contrôlé par ex)

Quelques exemples dans le cas de produits certifiés :

Les identifications sur documents de transactions devront comprendre des mentions suffisantes et claires pour éviter toute possibilité de confusion.

Cas rencontré Exemple

Selon deux labels différents (ECO et BIO,

etc.) Shampooing BIO / Shampooing ECO

Selon deux référentiels Cosmétiques différents

(Cosmos et Ecocert)

Crème ORG Cosmos / Crème BIO Ecocert Dans le cas d’un produit certifié BIO Ecocert & Cosmos (double certification pour le même produit), on pourra mettre : Crème bio Ecocert & Cosmos par exemple

Selon deux activités différentes (Parfums

d’Ambiance et Cosmétiques, etc.)

Huile Essentielle Cosmétique bio / Huile Essentielle Parfum

d'ambiance bio Dans le cas d’un produit certifié BIO Cosmétique & Parfum d’ambiance (double certification pour le même produit), on pourra mettre : Huile Essentielle bio Cosmétique & Parfum

d'ambiance par exemple

- DOCUMENTS L’avis de passage que vous recevrez de la part de l’auditeur recense tous les documents à préparer et mettre à disposition.

- INTERVENANTS Veillez à ce que toutes les personnes en charges des différentes étapes de l’audit soient présentes et disponibles.