Guide pilotatage des prestations intellectuelles
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Publié par Le pilotage des prestations intellectuelles : Comment s’y prendre ?
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Le pilotage des
prestations intellectuelles :
Comment s’y prendre ?
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MENTIONS LÉGALES Publié parDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Siège de la sociétéBonn et Eschborn
Programme d’Appui à la Décentralisation et au Développement Local (PADDL)Bureau régional de la GIZ à Yaoundé BP 7814, Yaoundé, CamerounT + 237 2 22 21 36 71F + 237 2 22 21 29 [email protected] www.giz.de
Responsable du Programme : Dr. Petra Zimmermann-Steinhart
Ministère de tutelle : Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation (MINATD)
Mise à jourMars 2015
ImpressionBETA PRINTYaoundé
Conception graphique et Illustrations :Hervé [email protected] www.creativecameroun.comYaoundé
Crédits photographiques
TexteJean-Baptiste DOUILLET-ROMAND, Carole MEDA, Fanilo RAVALISON
Avec le concours deAdèle DJODA BEL BELLO, Agnès DJUISSI, Alexandra FAULHABER, Alexandre MARTINEZ, Arsène NDJAS, Josiane NDOMO NGONO, Joseph ONGOKOUMOU, Lisa PETH
Le contenu de la présente publication relève de la responsabilité de la GIZ.
Sur mandat duMinistère fédéral de la Coopération économique et du Développement (BMZ)
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TABLE DE MATIÈRES
LISTE DES ABRÉVIATIONS..................................................................................... 5
AVANT PROPOS....................................................................................................... 6
INTRODUCTION........................................................................................................ 7
PRESTATIONS INTELLECTUELLES : DE QUOI PARLE-T-ON ?........................... 6
.................................................................. 12
.................... 14
................................ 15
................................ 16
.......................................... 16
DÉMARCHE : COMMENT PILOTER UNE PRESTATION INTELLECTUELLE ?..... 21
....... 21
................................................ 23
....................................................... 26
............................................ 31
......... 35
BOITE A OUTILS....................................................................................................... 37
4
LISTE DES TABLEAUXTableau 1 Des exemples de prestations intellectuelles........................................... 13
Tableau 2 Présentation du type de collaboration à envisager avec les SDE les OSC et les stagiaires.............................................................................. 18
Tableau 3 La démarche de mise en œuvre d’une prestation intellectuelle............. 21
Tableau 4 Répartition des acteurs impliqués par étape.......................................... 22
Tableau 5 Description des activités de conception d’une prestation intellectuelle 23
Tableau 6 Grille de sélection du prestataire............................................................ 24
Tableau 7 Description des rôles des acteurs de suivi de la prestation intellectuelle............................................................................................ 27
Tableau 8 Canevas de conception du cahier de suivi de la prestation intellectuelle........................................................................................... 28
Tableau 9 29
Tableau 10 29
Tableau 11 Description des différentes étapes de la réception................................ 31
Tableau 12 32
Tableau 13 33
Tableau 14 Démarche d’intégration du genre dans le pilotage des prestations intellectuelles.......................................................................................... 36
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LISTE DES ABRÉVIATIONSCSE Conseil Supérieur de l’Éducation
CTD Collectivité Territoriale Décentralisée
CVUC Communes et Villes Unies du Cameroun
DAO Dossier d’Appel d’Offre
DCR Dossier de Consultation Restreinte
GIZ Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit
MINATD Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation
ONG Organisation non Gouvernementale
OSC Organisation de la Société Civile
PADDL Programme d’Appui à la Décentralisation et au Développement Local
PCD Plan Communal de Développement
PS Prestataire de Service
PV
SDE Services Déconcentrés de l’Etat
SDL Service de Développement Local
SG Secrétaire Général
TDR Termes de Référence
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AVANT PROPOSLa révision de la Constitution camerounaise en Janvier 1996 a impulsé le processus de
contexte politique. Les communes camerounaises sont désormais des actrices de premier
dans leurs nouveaux domaines de compétence.
Cela constitue un enrichissement pour les communes. En même temps, ces nouvelles responsabilités nécessitent désormais beaucoup plus des compétences spécialisées et notamment une réorganisation interne et une professionnalisation des services. Dans le cas où ces compétences ne sont pas (encore) disponibles au sein de l’institution
ment externe par le biais d’un prestataire intellectuel. Cet accompagnement doit permettre, soit de renforcer à long terme les capacités du personnel communal, soit de répondre à une
Le recours aux compétences spécialisées des prestataires intellectuels exige une mobilisation forte du personnel communal qui doit être capable de suivre et encadrer étape par
Entre 2003 et 2015, le Programme d’Appui à la Décentralisation et au Développement Local (PADDL) a accompagné ses communes partenaires dans la conception, le suivi et la réception des prestations intellectuelles. C’est donc riche de cette expérience, que nous avons pris l’initiative de proposer une méthodologie et des outils à toutes les communes camerounaises. Souhaitons que ce guide leur serve de boussole et encourage le passage à l’action !
Bonne lecture à toutes et tous !
Petra ZIMMERMANN-STEINHART
Coordinatrice du PADDL
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INTRODUCTIONCe guide est dédié à l’usage de toutes les communes du Cameroun. Conçu à partir des expériences du PADDL et de ses partenaires, il est destiné aux responsables du pilotage des prestations intellectuelles : L’exécutif communal, le/la chef(fe) de service de la thématique
de conduire une prestation intellectuelle, essaie de répondre à toutes les questions que peuvent se poser les décideurs municipaux et propose une « boîte à outils » qui permettra de faciliter le « passage à l’action ».
Ce guide comporte trois grandes parties :
et des exemples concrets de prestations intellectuelles auxquelles les communes camerounaises peuvent avoir recours ;
La deuxième porte sur la démarche à suivre, les différentes étapes à respecter depuis
l’emploi » et reproductibles, qui faciliteront le « passage à l’action ».
Dans la deuxième partie qui porte sur la démarche à suivre, plusieurs outils fondamentaux sont présentés et expliqués. Ils sont complétés par des outils supplémentaires qui se trouvent dans la boîte à outils en annexe.
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PRESTATIONS INTELLECTUELLES : DE QUOI PARLE-T-ON ?
9
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peut avoir un/une maire avec son secrétaire général (SG), puis ce même SG avec un collègue d’une autre commune. Le sujet choisi ici est la mobilisation des ressources communales, par l’intermédiaire des conseiller(e)s municipaux : Ce n’est qu’un thème parmi tant d’autres qui peut faire l’objet d’une prestation intellectuelle.
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Autant de questions auxquelles nous tenterons de répondre à travers des outils simples et
les communes camerounaises de mieux piloter une prestation intellectuelle de A à Z.
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Une prestation de service est l’accomplissement d’un travail par un fournisseur répondant aux besoins d’un client dans le cadre d’un contrat entre les deux parties ou d’une obligation légale.Une prestation intellectuelle est une prestation de services relative aux métiers du savoir.
Au Cameroun, ce type de marché est encadré par l’arrêté n° 033/CAB/PM du 13 février 2007 qui a été mis en vigueur à travers les Cahiers des Clauses Administratives Générales applicables aux Marchés Publics de travaux, de fournitures, de services et de prestations intellectuelles.
Une prestation intellectuelle a trois caractéristiques majeures, qu’il faut toujours avoir en
Revenons plus en détails sur ces trois caractéristiques…
1. L’ «immatérialité»
part de travail physique (visible). Elle fait appel à la créativité et à l’imagination humaine. Autrement dit, les prestations intellectuelles ne sont pas des marchandises mais des prestations de service relatives aux métiers du savoir dont les résultats précis ne peuvent
Du fait de son immatérialité, une prestation intellectuelle ne peut être exactement reproduite
mesure.
On peut dire qu’une prestation intellectuelle estclient. En effet, les résultats d’une prestation intellectuelle dépendent du contexte et varient selon le besoin du client et les compétences du le/la consultant(e). Un même prestataire peut réaliser la même prestation avec la même approche méthodologique et obtenir des résultats différents.
indicateurs de suivi des résultats sensiblement subjective en fonction de celui qui conçoit l’activité.Cela nécessite une implication totale du client dans le déroulement de la prestation, d’où la
; ils coopèrent et sont complémentaires. En effet, bien que le prestataire soit l’expert, le client est le seul à maîtriser son besoin.
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Tableau 1
Une prestation intellectuelle est
Coaching / conseil Accompagnement des CTD sur la
redevabilité Élaboration de l’organigramme du
personnel Montage des projets Archivage Conseil juridique…
Formation Formation des agents communaux
sur la gestion des compétences transférées
Formation des SDL pour l’accompagnement des communes dans l’opérationnalisation des organigrammes types communaux
Formation des SDE sur leur rôle dans le processus de décentralisation…
Diagnostic / études / audit Cartographie et états des lieux Enquête statistique Élaboration des PCD Études…
Prestations transversales
formation)
formation)…
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Architecture Élaboration d’un plan de construction Élaboration d’un plan d’aménagement
urbain
Une prestation intellectuelle n’est pas
Construction d’une infrastructure (école, centre de santé, forage)
Équipement d’une infrastructure (achat de matériel auprès d’un fournisseur)
Entretien d’une infrastructure (service de nettoyage, plomberie, peinture,…)
Restauration Hôtellerie Commerce Exploitation forestière Service de sécurité (gardiennage, etc.)
dans quel cadre ?Toutes les institutions publiques peuvent avoir recours à une prestation intellectuelle dans l’optique de soutenir la réalisation de leurs missions. Ainsi sont concerné(e)s :
Les Collectivités Territoriales Décentralisées (CTD) ; Les Services Déconcentrés de l’Etat (SDE) ;
assurant la tutelle de l’Etat sur les CTD ; Les autorités traditionnelles (que nous inscrivons dans le secteur public dans la
mesure où les chefs traditionnels sont considérés ici comme étant des auxiliaires de l’administration).
Le recours à la prestation intellectuelle pour ces institutions, vise au moins deux objectifs, à savoir :
L’amélioration de la gestion interne de l’institution (système de pilotage, gestion des
L’amélioration de la gestion des affaires locales (réaliser des projets sociaux, réaliser des projets économiques, gérer des relations entre les acteurs communaux).
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Quels sont les différents types de prestataires intellectuels ? Après avoir vu quels types de structures pouvaient avoir recours aux prestations
Il existe essentiellement trois grandes familles de prestataires : Les consultant(e)s indépendant(e)s ; Les bureaux d’études ; Les cabinets d’expertise.
Ces trois familles de prestataires se distinguent par leur statut juridique, mais pour les communes, la démarche de collaboration reste la même. Les consultant(e)s indépendant(e)s sont des prestataires de services en conseil. Ce sont
éclaircissement au sujet d’une question. Ils/elles jouissent d’une expertise avérée dans un domaine bien précis sans pour autant être spécialiste. Le/la consultant(e) a pour mission de formuler des conseils et fournir à son client des recommandations issues de l’expérience (la sienne et/ou celle de son entité d’appartenance), appuyées par un diagnostic de la situation. Au Cameroun, beaucoup de consultant(e)s interviennent de façon indépendante. Mais ils/elles peuvent aussi être regroupés au sein de sociétés de conseil, qui regroupent les bureaux d’études et les cabinets d’expertises. Un bureau d’études peut désigner soit un cabinet indépendant, soit un département ou un service au sein d’une administration ou d’une entreprise. Il s’agit d’une structure où sont
responsabilité d’un ingénieur. Les bureaux d’études ont un rôle d’assistance et de conseil auprès des collectivités publiques ou des entreprises. L’activité des bureaux d’études relève du domaine des services : Les prestations sont de caractère intellectuel. Un bureau d’études ne réalise pas directement de travaux ou de fournitures, bien qu’il intervienne en
la qualité des réalisations.Les compétences des bureaux d’études peuvent être en relation avec des domaines extrêmement variés tels que : Le génie civil ou militaire, l’industrie, l’environnement, l’informatique, l’organisation du travail, l’événementiel, etc.
sont des entreprises qui emploient des experts et mettent à disposition ces experts auprès d’autres organismes, moyennant une rémunération. On pense principalement aux cabinets d’expertise comptable, mais il existe d’autres domaines d’intervention des cabinets d’expertise.
Témoignage BAZZA Justine Blandine / 1er adjointe au maire de Mandjou
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Comment choisir entre ces différents types de prestataires ?En fonction du besoin, de la diversité des compétences requises, du temps et des res
peut solliciter l’un des trois types après avoir fait une analyse de ses avantages et inconvénients.
En effet, il faut savoir que les regroupent généralement des expert(e)s de divers domaines. Cela leur confère l’avantage d’être polyvalent et de fournir des produits de qualité tout en respectant les délais de livraison. Toutefois, ils ne sont pas toujours accessibles en raison du coût élevé de leurs prestations.
En ce qui concerne les , ils ont l’avantage de fournir un travail de haute qualité mais se limite à un domaine d’expertise bien précis. Ils proposent aussi des coûts de prestations élevés et pas toujours accessibles aux communes.
Quant aux consultant(e)s indépendant(e)sté, leur disponibilité et des coûts de prestation accessibles pour les communes. Toutefois, cela comporte aussi des limites, à savoir qu’ils/elles ne disposent pas toujours de toutes les compétences requises et le risque d’avoir une prestation de faible qualité et pour laquelle le délai de livraison n’est pas respecté est réel.
En fait, le plus important lors du choix est d’engager un/e prestataire qui apportera une va
le besoin de l’institution.
Les autres partenaires des communes camerounaises
types d’acteurs pour mener des activités qui auraient pu faire l’objet de prestations intellectuelles. Il s’agit des Services Déconcentrés de l’Etat (SDE), des Organisations de la Société
La collaboration avec les Services Déconcentrés de l’Etat (SDE)Les Services Déconcentrés de l’État sont les services qui assurent le relais et l’opérationnalisation des décisions prises par l’administration centrale et qui gèrent les services de l’État au niveau local. Il s’agit des délégations régionales et départementales des ministères qui ont transféré leurs compétences. Ils ont une mission d’intérêt général
leurs services. Ils peuvent être sollicités par les communes pour fournir une expertise technique dans des secteurs comme l’hydraulique rurale, l’éducation de base, la santé ou la protection de l’environnement.
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BON A SAVOIR :
conventions de collaboration plans, contrats de ville, ou autres.
Le partenariat avec les Organisations de la Société Civile (OSC)Les Organisations de la Société Civile (OSC) regroupent l’ensemble des associations à caractère non gouvernemental et à but non lucratif. On y retrouve les Organisations non gouvernementales (ONG), les syndicats, les organisations religieuses, les mouvements sociaux, etc. De par leur caractère social et leur mission d’utilité publique, elles ne peuvent pas être des prestataires de services. Pour une commune, travailler avec une OSC est une relation d’échange et de partenariat qui permet une atteinte réciproque d’objectifs de développement local.
BON A SAVOIR :
Cette collaboration doit être formalisée par une convention de partenariat. ci peut concerner plusieurs thématiques et s’étendre sur une durée plus ou moins longue. Par ailleurs, elle peut être communiquée à l’autorité de tutelle (le Préfet),
dans la convention.
mière expérience professionnelle. Les collectivités territoriales décentralisées, au premier lieu desquelles les communes, peuvent avoir recours à des étudiant(e)s stagiaires
ils ne peuvent pas être considérés comme des prestataires en raison de leur statut
et l’intérêt de leur appui, quelques conditions de base sont nécessaires (voir tableau
En raison de leur particularité, ces autres acteurs ne peuvent pas agir comme des prestataires « classiques », indépendants et privés, et doivent être traités différemment.
adopter ainsi que les éventuelles précautions que doit prendre la commune avant tout accord où signature de collaboration.
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Tableau 2
Acteurs Type de collaboration Démarche Observation
Services Déconcentrés de l’Etat (SDE)
Conventions de collaboration
Les SDE ont, dans leurs prérogatives, une mission d’intérêt général et un
communes. Ils doivent donc pouvoir fournir une expertise
les sollicitent.
Organisations de la Société Civile (OSC)
Conventions de partenariat
La commune peut développer des partenariats avec certaines OSC présentes sur son territoire, sur différentes thématiques et pour la durée de son choix.
Dans le cadre de l’élaboration et la signature de ce type de convention, un certain nombre de préalables doivent être
S’assurer de la cohérence entre les objectifs de la commune et de l’OSC ;
clairement les clauses d’un partenariat
la commune et l’OSC.
Stagiaires Conventions de stages
La commune publie une offre de stage précisant la durée du stage, le contenu,
modalités pratiques de prise en charge du stagiaire.
Proposer des missions courtes (1 à 3 mois) renouvelables en cas de besoin ;
Limiter le champ d’action de la mission à une seule thématique et à des objectifs précis ;
des cahiers de charge précis. Ces termes de référence, doivent
résultats attendus, la démarche précise de mise en œuvre et le rôle exact de l’étudiant stagiaire dans l’activité.
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Ce qu’il faut retenir Une prestation intellectuelle est immatérielle, taillée « sur mesure » par rapport
prestataire et son client
Au Cameroun, les prestations intellectuelles sont encadrées par le Code des Marchés Publics
La formation, le coaching et le conseil, les études et diagnostics, l’élaboration de plans : tout ça, ce sont des prestations intellectuelles. A l’inverse, la construction d’écoles, de puits où de latrines ne sont pas des prestations intellectuelles
Toutes les institutions publiques – collectivités territoriales décentralisées, services
dans l’optique de soutenir la réalisation de leurs missions
Il existe essentiellement trois grandes familles de prestataires: les consultant(e)s indépendant(e)s, les bureaux d’études et les cabinets d’expertises
Les ONG et les Services déconcentrés de l’Etat peuvent aussi collaborer avec les communes, pour l’élaboration des PCD par exemple, mais de par leurs statuts et leurs fondements, ce ne sont pas des prestataires.
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DÉMARCHE : COMMENT PILOTER UNE PRESTATION INTELLECTUELLE ?
Les étapes et les acteurs de la mise en œuvre d’une prestation intellectuelle
de nous pencher sur la démarche à suivre pour pouvoir piloter une prestation intellectuelle
Une prestation intellectuelle est un processus qui comprend trois grandes phases – concevoir, suivre et réceptionner qui se déclinent en dix étapes. Le respect de ce processus est la garantie minimale pour obtenir des résultats de qualité.
Les activités de conception et de suivi sont présentes tout au long de la prestation. En effet, le caractère « sur mesure » de la prestation intellectuelle, nécessite un suivi minutieux dès
à chacune de ses étapes.
Tableau 3
Phase 1CONCEVOIR
Phase 2SUIVRE
Phase 3RÉCEPTIONNER
1
2 Élaboration des TDR3 Appel à soumission
DAO/DCR/grè à gré4 Sélection du prestataire 5 Contractualisation
6 Cadrage méthodologique 7 Suivi de la mise en œuvre
8
9
10 Dépôt du rapport
Le pilotage de la prestation intellectuelle peut parfois être lourd en temps. Cela nécessite une certaine organisation du travail à travers une bonne répartition des rôles et responsabilités du personnel.
Parmi les acteurs les plus concernés par le pilotage des prestations intellectuelles, on trouve
L’exécutif a pour rôle général d’approuver les résultats des différentes étapes ;
la prestation, a en charge de s’assurer que les résultats répondent effectivement au
le chef du service des ressources humaines qui sera responsable de cette prestation ;
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Tableau 4
EtapesChef du service de la thématique
concernée
Service technique
Service
I
II Élaboration des termes de références
III Appel à soumission : DAO/DCR/gré à gré X X
IV Sélection du prestataire intellectuel
V Contractualisation X
VI Cadrage méthodologique
VII Suivi de la mise en œuvre
VIII
IX appréciation
X Dépôt du rapport
Ce qu’il faut retenir La mise en œuvre d’une prestation intellectuelle est un processus en trois grandes
Les caractères «immatériel» et « » de la prestation intellectuelle, nécessitent une forte implication de la commune, pour s’assurer que les résultats produits correspondent effectivement à son besoin
La contractualisation est une phase indispensable pour la réussite de l’activité
Il est nécessaire de commencer les préparations de la prestation au moins quatre semaines avant le démarrage de la mise en œuvre
Témoignage NTOUGOU Eric Marcel /
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Comment concevoir une prestation intellectuelle ?
Une prestation intellectuelle est une prestation externe dans le champ des connaissances et
supplémentaire, une meilleure organisation de ses services, un renforcement des capacités de son personnel, une meilleure organisation du travail, etc.
Une prestation intellectuelle, pour qu’elle puisse porter ses fruits, nécessite d’être rigoureu
de son cycle.
Tableau 5
II- Élaboration des Termes de Références (TDR): Donner les orientations au prestataire
L’objectif de la prestation Les résultats attendus Les acteurs impliqués et leurs rôles potentiels La période et le temps prévu pour la réalisation de la prestation
Le choix des procédures est en fonction du coût de la prestation : Dossier d’Appel d’Offre ouvert/ DAO : pour les prestations supérieures ou égales à
5.000.000 FCFA Dossier de Consultation Restreinte/ DCR : pour les prestations supérieures ou égales à
5.000.000 FCFA (cf. boîte à outils annexe 5 sur les procédures de passation en marché) Gré à gré pour les prestations de moins de 5.000.000 FCFA (cf. boîte à outils annexe 5 sur
les procédures de passation de marché)
Appréciation du dossier technique : évaluer la qualité de la compréhension des TDR, la méthodologie de l’équipe de travail
Un PV de dépouillement conclut cette étape (cf. boîte à outils annexe 4)
Contrat de prestation entre le client et le/la prestataire Rappel des TDRs Stipule la durée des interventions et le délai de livraison du rapport La rémunération et le mode de paiement
Dans les cas de marchés de services et prestations intellectuelles, les critères d’évaluation
d’une offre technique déposée par un prestataire soumissionnaire à un appel d’offre.
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Tableau 6
Critères points Prestataire Prestataire
1 Présentation de l’Offre 10Classement des dossiers (respect de l’ordre de classement inscrit dans l’appel d’offres art.3.2/B) 5
Mise en forme du document 5
2 méthodologie et plan de travail proposé 50
Compréhension des objectifs consignés dans le cahier des prescriptions techniques ou TDR 5
Observations ou Suggestions sur le cahier des prescriptions techniques ou les TDR et la mission 10
Pertinence et cohérence des étapes de la méthodologie 30
des étapes
Cohérence du chronogramme général de l’intervention (incluant les résultats)
Cohérence des étapes en rapport avec la méthodologie (5pts)
Grille des critères ou indicateurs de suivi des activités (appréciation de la cohérence entre les indicateurs et les résultats attendus de la mission)
5
3 technique proposée sur la base du (des) CV signé(s) par le(s) consultant(s) proposé(s)
40
Nombre d’années d’expérience en tant que consultant (Moins de 3 ans :1pt ; Entre 3 et 5 ans :2pts ; plus de 5 ans : 3pts)
3
Expérience du consultant (nombre de prestations)(moins de 6 prestations : 3pts –Entre 06 et 10 prestations : 5pts – plus de 10 prestations : 07 points)
7
Expérience dans la région de l’étude 5
Expérience en rapport avec le thème de la mission (Nombre et durée)
Plus de 5 prestations : 15 pts)
15
Appréciation des lettres de bonne exécution relatives à l’objet de la prestation ou se rapportant à des réalisations similaires
5
Réalisation des prestations similaires (citer des exemples pour guider celui qui note) 5
Total 100
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Témoignage TCHOUPON MEGUI Pierre Paul /
Quelques conseils pratiques :
Les personnes pouvant participer à cette séance, sont : l’exécutif, un/e représentant/e du
vice de la thématique concernée. La notation est individuelle. Mais il est nécessaire d’avoir
base.
Notons aussi que la participation de l’exécutif est facultative et qu’une participation d’au moins trois personnes, est indispensable. Cela garanti une notation aussi objective que possible. Dans l’annexe 3, quelques indications aident à mieux comprendre ces critères de notation.
Ce qu’il faut retenir Avant de faire recours à une personne externe, s’assurer que l’on ne dispose
charges
acteurs
Parmi les acteurs les plus concernés par le pilotage des prestations intellectuelles,
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Comment suivre une prestation intellectuelle ?Les caractères «immatériel» et «sur-mesure» de la prestation intellectuelle, nécessitent une forte implication de la commune, non pas pour exécuter la prestation, mais pour s’assurer que les résultats produits correspondent effectivement à son besoin. Le suivi est donc une nécessité et a pour objectif de s’assurer que les résultats escomptés soient effectivement atteints et que les produits livrés par le prestataire correspondent au besoin de la commune. Lors du suivi, il faut veiller à ce que :
Les résultats soient atteints ; La démarche méthodologique soit mise en œuvre ;
Deux moments forts marquent le suivi d’une prestation intellectuelle : Le cadrage métho-dologique et le suivi de la mise en œuvre. En effet, le suivi commence dès le début de la prestation et se poursuit tout au long de sa mise en œuvre.
1. Le cadrage méthodologique : L’expérience montre qu’il n’y a pas toujours adéquation entre la proposition écrite et l’audition orale. Ainsi, après le dépouillement, un entretien est nécessaire pour s’accorder sur
Il s’agit aussi de s’accorder avec le/la prestataire sur les résultats précis à atteindre, de
des validations intermédiaires selon le besoin. Concrètement, à l’issue de cette séance de cadrage, les produits sont les suivants :
Les indicateurs de suivi des résultats niveau d’atteinte des résultats ;
Le chronogramme de mise en œuvre de l’activité ; Les , dont quelques indications sont
données à la page suivante, dans le tableau décrivant les rôles et responsabilités des acteurs dans le suivi de la prestation ;
La ser l’utilisation des ressources disponibles.
27
2. Le suivi de la mise en œuvre : Pour effectuer le suivi, trois types d’acteurs sont concernés, à savoir le Maire, les points
POUR RAPPEL : Le Point focal d’encadrement est un cadre de niveau élevé de la hiérarchie assumant
lations de collaboration avec le Maire. Il peut s’agir par exemple du SG;
Le Point focal thématique
Tableau 7
Maire
Désigner les deux points focaux Informer les conseillers de l’évolution de la prestation Faciliter la mise à disposition des moyens nécessaires
Point focal d’encadrement
Coordonner les activités liées à l’exécution de la prestation
Diffuser les informations liées à la prestation au Maire
Mobiliser les acteurs impliqués dans la mise en oeuvre de la prestation
Veiller à l’utilisation des produits de la prestation Suivre la démarche et les résultats de la prestation Évaluer la prestation et le/la prestataire
Point focal thématique
Suivre la mise en oeuvre des activités prévues ; Tenir le cahier de suivi Appuyer le point focal d’encadrement dans le suivi de la démarche et des résultats
Faire des propositions d’amélioration de la prestation Participer à l’évaluation de la prestation et du/de la prestataire
Les modalités de ce suivi, par exemple le programme de tenue des réunions périodiques de suivi
28
Le cahier de suivi : C’est la mémoire de la prestation. Il permet de minimiser le risque de perte en informations. Dans son utilisation, il peut se présenter sous forme de tableaux tracés à l’avance et qui seront remplis par le point focal thématique à l’occasion de la mise en œuvre des activités.
Tableau 8
Maître d’ouvrage :
Dénomination de l’activité :
Dénomination du Prestataire :
Responsable du suivi / PoFE :
PoFT :
Date du suivi :
Activités prévues :
Activités réalisées :
Activités prévues pour la prochaine visite du PS :
d’ouvrage avant la prochaine visite du Prestataire et les responsables :
Date de la prochaine visite :
Observations/ commentaires sur les écarts entre prévisions et réalisations :
départ et à travers des indicateurs de suivi, qui sont élaborés à l’issu de la réunion de cadrage méthodologique avec le/la prestataire.
et servira d’outil pour contrôler la qualité des produits de la prestation.
29
Tableau 9
Maître d’ouvrage : …………………………………………………………………………………………...........................
Prestataire : ………………………………………………………………………………………………................................
Prestation :………………………………………………………………………………………………..............................….
Période : De ……………………………............................… …………………………………………….........................
Situation de départ
(état des lieux)Résultats attendus Indicateurs
Appréciation(résultats atteints)
Observations
écarts)
démarche méthodologique. Elle permet au point focal d’encadrement de suivre le respect des étapes méthodologiques, apprécier la pertinence des éventuels réajustements et faciliter la capitalisation de la démarche utilisée.
Tableau 10
Maître d’ouvrage :
Prestataire :
Nature de la prestation :
Période de la prestation :
N°
Etapes méthodologiques
Méthodes/ Techniques
prévues
Méthodes/Techniques
utilisées
Observations (écart,
réajustement,
implication des acteurs)
1
2
30
Ce qu’il faut retenir Deux moments forts marquent le suivi d’une prestation intellectuelle : Le cadrage
méthodologique et le suivi de la mise en œuvre Pour effectuer le suivi, trois types d’acteurs sont concernés, à savoir le maire, les
points focaux chargés de l’encadrement et du suivi, et les points focaux thématiques.
conception et sensibiliser tout au long de la prestation sur la pertinence de leur implication dans le processus.
31
Comment réceptionner une prestation intellectuelle ?Après avoir effectué un suivi régulier et organisé de la prestation, et validé les étapes du
consiste à réceptionner le produit du service rendu par le/la prestataire.
La réception est l’acte qui vise à constater que la prestation exécutée est conforme aux termes de référence. Cet acte est essentiel puisqu’il entraîne le transfert de propriété dans le respect des principes de la propriété intellectuelle (dépôt du rapport d’exécution)
« le service est fait » et ouvre droit au paiement du titulaire.
La réception d’une prestation intellectuelle se fait en trois étapes qui s’articulent comme suit.
Tableau 11
Évaluation à Évaluation Dépôt du rapport
Objectifs Démarche à suivre Résultats attendus
S’assurer que les
parcours correspondent effectivement aux attentes
à le faire (cf. tableau 9)
Réunir le consultant, l’exécutif communal, les points focaux d’encadrement et thématiques, les services techniques et
Demander au consultant d’exposer les résultats à
Des points de recadrage sont proposés
Le rapport d’étape est déposé en fonction des clauses du contrat
Le paiement partiel est engagé en fonction des clauses du contrat
Apprécier la réponse au besoin de départ
La grille d’évaluation
prestation peut aider à le faire (cf. tableau 10)
Réunir le consultant, l’exécutif communal, les points focaux d’encadrement et thématiques, les services techniques et
Demander au consultant
Échanger sur les perspectives
La qualité des résultats atteints et des produits est appréciée
La réponse au besoin est appréciée
32
Témoignage NDJAS Arsène / Secrétaire permanent CVUC EST
Transmettre les produits de la prestation qui sont la propriété du client
Le/la prestataire dépose une première version qui est commentée par les points focaux et les chefs services concernés
Après avoir pris en compte les commentaires, le/la prestataire
rapport sous le format demandé par la commune
Les résultats sont capitalisés La démarche méthodologique
est capitalisée Les leçons apprises sont
Tableau 12
Objectif général
Apprécier globalement les résultats obtenusApprécier globalement la démarche utiliséeApprécier les rôles des différents acteurs/respect des responsabilitésAu vu des recommandations, proposer de nouvelles orientations après accompagnement ou des réorientations pour la suite de la prestationProposer un mécanisme de suivi pour évaluer à moyen terme les impacts de l’accompagnement
33
Tableau 13
Grille d’appréciation de la prestation par le client : elle permet d’évaluer l’atteinte des résultats et la pertinence de la démarche méthodologique
N° Intitulé de la prestation :
Niveau de satisfaction
1 : résultats atteints/ satisfaisants
moitié atteints0 : résultats non atteints
1 ½
0
RÉSULTATS : les résultats recherchés pour les différentes actions ont-ils été atteints ?
Commentaires
Résultat1
Résultat2
Résultat3
Résultat4DÉMARCHE : toutes les activités
action ont-elles été réalisées ?Commentaires
Activité1
Activité2
Activité3
Activité4DÉMARCHE : le chronogramme et la méthodologie utilisés pour
nos besoins ?
Commentaires
Activité1
Activité2
Activité3
Activité4
qualité de la prestation : est-ce que vous avez disposé d’assez de moyens pour contribuer la
étapes selon les responsabilités qui vous étaient assignées au départ ?
Commentaires
34
Activité1
Activité2
Activité3
Activité4Autres/commentaires : Niveau de prise ne compte du genreÊtes-vous globalement satisfait de la qualité de la prestation ?
Ce qu’il faut retenir La réception est l’acte qui vise à constater que la prestation exécutée est conforme aux termes de références et au cahier des charges. Cet acte est essentiel puisqu’il entraîne le transfert de propriété (dépôt du rapport d’exécution) et ouvre droit au paiement.
Il faut veiller à ce que le les produits soient effectivement une solution au
prestation
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Comment intégrer le genre dans le pilotage des prestations intellectuelles ?
Dans les actions de développement portées par les collectivités locales, les questions de genre – comme celles concernant la pauvreté, les exclusions sociales ou l’environnement – sont encore trop souvent ajoutées après coup ou considérées comme des catégories séparées, alors qu’il s’agit d’enjeux transversaux déterminants.
pas forcément à induire des transformations sociales concrètes en faveur de l’égalité. Il est
à des ressources), pour augmenter leurs capacités de participer, d’agir, de se faire entendre donc leur représentativité (quotas). L’expérience du PADDL a ainsi permis de constater que
des activités menées.
L’intégration du genre dans le pilotage des prestations intellectuelles permettra à la commune de :
Proposer des solutions qui satisfont à la fois les femmes et les hommes ;
Renforcer les compétences des femmes et des hommes du personnel communal, en les impliquant tous dans le pilotage des prestations intellectuelles ;
Assurer qu’aussi bien les prestataires hommes comme femmes sont informés des prestations et pourront concourir ;
D’attirer l’attention des prestataires des services communaux sur la fourniture des services genre sensibles ;
Rehausser l’image de la commune en matière de prise en compte du genre dans sa politique de développement communal en général et de celui de son personnel en particulier ;
Contribuer à l’atteinte du troisième Objectif du Millénaire pour le Développement (OMD) : promouvoir l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes ;
Alimenter la politique genre de la commune.
Voici quelques conseils et astuces aux acteurs/actrices communaux pour intégrer l’approche genre dans une prestation intellectuelle et être en mesure de :
Comprendre l’importance de l’approche genre dans la qualité et l’impact des prestations intellectuelles ;
Développer des outils pour intégrer l’approche genre à chaque étape de la prestation
36
Tableau 14
Rédaction des TDR
Style de rédaction genre sensible
Dire comment le genre sera pris en compte dans la prestation (un paragraphe)
Formuler des résultats et indicateurs genre sensibles
Faire des efforts pour que la shortlist ait des consultants/tes hommes et femmes
Préciser par exemple que les candidatures féminines sont encouragées
Encourager les équipes pluridisciplinaires genre sensibles
Insérer un critère d’appréciation sur le genre
Sélection / Contractualisation
Avoir une équipe mixte si possible
de sélection
A compétence égale entre un homme et une femme privilégier la candidature féminine
Cadrage méthodologique
Revenir sur les TDR et rappeler l’intérêt que votre institution accorde au genre
S’assurer que des dispositions sont prises (stratégies, outils,
résultats genre sensibles…)
Suivi de la mise en œuvre
Apprécier le degré de prise en compte du genre et conseiller sur les stratégies ou dispositions à prendre
Avoir une équipe mixte si possible
parcours
Apprécier le degré de prise en compte du genre et conseiller sur les stratégies à mener
Données désagrégées
Réception Apprécier le degré de prise en compte du genre
Données désagrégées
Rapport Faire ressortir les statistiques et résultats de manière genre sensible
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BOITE A OUTILS
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La maîtrise d’ouvrage communale :La maîtrise d’ouvrage communale peut être considérée comme le pouvoir de décision d’une Commune à l’effet de promouvoir le développement communal dans le cadre des compétences qui lui sont dévolues et des ressources dont elle dispose. Elle se traduit par l’élaboration des politiques générales et sectorielles qui favorisent le développement local, la mise en œuvre de ces politiques, le suivi et le contrôle de la bonne exécution des activités
Le maître d’ouvrage :Il s’agit de la personne physique ou morale pour le compte de laquelle des travaux sont exécutés. C’est le donneur d’ordre. La personne qui, dans le cadre d’un contrat pour la réalisation d’ouvrages ou de marchés publics par exemple, commande, paie, réceptionne et met en service les ouvrages réalisés.
Le maître d’œuvre :Il s’agit de la personne physique ou morale disposant de compétences techniques et intellectuelles appropriées, chargée par le maître d’ouvrage d’assurer la conception, les
chargée de proposer la réception et le règlement des travaux effectués.
La maîtrise d’ouvrage déléguée :
d’ouvrage délégué, la responsabilité d’agir en lieu et place du maître d’ouvrage.
La maîtrise d’ouvrage assistée :Il s’agit d’un mode opératoire dans lequel le maître d’ouvrage exerce la totalité de ses responsabilités, mais se fait assister par un ou plusieurs partenaires techniques pour réaliser
La négociation :
entre deux ou plusieurs interlocuteurs, dans un temps limité. Cette recherche d’accord implique la confrontation d’intérêts divergents, voire incompatibles sur divers points, que chaque interlocuteur tente de rendre compatible par un jeu de concessions mutuelles.
La signature du contrat-plan :C’est la cérémonie au cours de laquelle les deux parties, le/la prestataire d’une part, le Maire représentant la (les) Commune(s), le Délégué du Gouvernement représentant la Communauté Urbaine, ou le Président du Syndicat de Communes, d’autre part, apposent
pages.
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La contractualisation :C’est l’établissement de relations contractuelles entre un ou plusieurs partenaires. La contractualisation peut avoir plusieurs sens, en fonction du contexte :
1- recours par des autorités publiques, à des ententes formalisées – des contrats – en vue d’améliorer la production et la gouvernance de services publics ;
2- processus par lequel les parties vont négocier les différentes dimensions exécutives d’un contrat (qualité de la prestation, quantité, prix, délais, etc.) et les mettre en œuvre (information, contrôle, évaluation, ajustements contractuels et renégociations…) ;
3- action de faire coopérer un agent recruté à titre temporaire en vertu d’un contrat, à un service public.
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Le canevas des TDR
Termes de référence :
Introduction et Contexte :
Le contexte de l’activitéPrésentation de la commune et de ses principaux axes stratégiques de
Objectif de l’activité
Aide :
Résultat(s) attendu(s)
Aide: Résultat = effet d’une activité. Le résultat d’une activité stratégique et programmée devrait impacter sur un ou plusieurs indicateur(s)
Approche MéthodologiqueLa méthodologie élaborée par le prestataire devra intégrer les aspects suivants :Par exemple :
Le / la consultant/te devra enrichir cette esquisse de méthodologie
Rôles et responsabilités
a- Tâches/Responsabilités du/de la prestataire de services
b- Rôle/responsabilités de la commune
c- Rôle/responsabilités des autres acteurs (si applicable)
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Par exemple :
Critères d’appréciation de la prestationLes critères suivants serviront de base pour apprécier la prestation :Par exemple :
Période prévue pour la prestation Par exemple :
Activité Jours
X A
Y B
Z C
Début prévu :
Fin prévue :
Dispositions diversesLe contrat précisera les modalités d’exécution de la prestation ainsi que les droits et obligations des parties.
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Les points d’attention lors de la sélection d’un prestataire
nécessaire.
Quelques points d’attention lors d’une séance de dépouillement
Rubriques Observations pour les membres de la commission de dépouillement
Présentation de l’offre
Classement des dossiers
requis par le DCR
Sanctionner pour chaque élément du classement qui fait défaut ou ne répond pas à l’ordre de classement. Par exemple s’il manque l’avis de consultation restreinte et les observations ou suggestions éventuelles sur TDR ou cahier de prescriptions techniques ou si ces rubriques sont disposées autrement que recommandé
S’il existe une table des matières qui respecte l’ordre de classement des dossiers (ou le détail) et que cela est respecté dans l’offre technique
S’il existe une table des acronymes et abréviations
Si le texte est bien aligné et facile à lire
Si les tableaux sont bien ordonnés
Si les photocopies sont lisibles
Si le document est bien relié
Si le texte est intelligible (style, grammaire et orthographe)
Compréhension des objectifs et résultats
consignés dans le cahier de
prescriptions techniques ou
TDR.
S’il/ elle fait référence à d’autres textes, situations similaires
Si en plus, il/elle cite des passages de textes (lois, règlements,…), met l’accent sur les rôles de certains acteurs, pour enrichir la compréhension des TDR
Par contre sanctionner : Si le/la prestataire n’aborde pas du tout le sujet
Si le/la prestataire se contente de reprendre les TDR ou dire qu’il est d’accord avec les TDR
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Quelques points d’attention lors d’une séance de dépouillement
Rubriques Observations pour les membres de la commission de dépouillement
Observations ou Suggestions sur le cahier de prescriptions
techniques ou TDR et la mission
Si le/la prestataire fait une à deux observations pertinentes (ex : risques liés à la période de la prestation, non prise en compte d’un acteur important) ou et une à deux suggestions
parcours ou qu’il propose un résultat qui permet de prendre certains aspects de la prestation
S’il/ elle fait au moins 3 observations et/ou trois suggestions pertinentes (qui améliorent la faisabilité et/ou la qualité du travail)
Si le/la prestataire énonce au moins trois suggestions et trois observations en les classant selon les objectifs, les résultats, la
Des suggestions ou observations pertinentes relatives au genre doivent être prises en compte
Si le/la prestataire ne mentionne pas cela dans son offre technique à la place indiquée ou ailleurs dans son offre
Si le/la prestataire ne fait aucune observation ou suggestion mais inscrit la rubrique et dit qu’il est d’accord avec les TDR
Notation de la pertinence et la
méthodologie
Pour la méthodologie, le/la prestataire doit répondre à la question comment faire pour arriver aux résultats escomptés.
Pour la méthodologie, le/la prestataire doit répondre à la question comment faire pour arriver aux résultats escomptés.
Sanctionner : Si le soumissionnaire se limite à la description générique des étapes : préparation, état des lieux, ateliers, rapport sans préciser ce qu’il y fait.
Apprécier : S’il précise ce qu’il compte faire dans les étapes en tenant
compte des activités et des acteurs et du résultat attendu
du choix des acteurs
Si la proposition méthodologique prend en compte le genre de façon pertinente
Si la proposition fournit des exemples concrets
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Quelques points d’attention lors d’une séance de dépouillement
Rubriques Observations pour les membres de la commission de dépouillement
Notation de la pertinence et la
méthodologie
Par exemple si pour un atelier
le/la prestataire prévoit un jeu de rôle. Il doit préciser quelles seront
« perception de la place des différents acteurs dans le système de prise de décision ».Il doit ensuite expliquer le dispositif pour le jeu de rôles. Qui joue quel rôle : acteurs et observateurs.
Si le/la prestataire propose des travaux en plénière ou en groupe, avec brainstorming; il sera très apprécié s’il précise que les travaux en plénière vont porter sur tel ou tel sujet et pour chaque sujet il va formuler des consignes pour le brainstorming et veiller à tel ou tel aspect. il doit aussi évoquer les critères sur lesquels il va se fonder pour constituer les groupes de travail, et proposer une esquisse des consignes à donner aux groupes de travail.
Le consultant peut aller plus loin en proposant déjà un découpage de l’atelier avec un chronogramme global qui reprend l’agencement de l’atelier en fonction des thèmes à aborder. Dans ce cas, c’est parfait !
Notation de la pertinence et la
outils proposés
Pour les outils, le/la consultant/e doit dire avec quoi il va arriver aux résultats attendus (voir exemples dans ce guide)
Sanctionner :
collectes de données, questionnaires, guide d’entretien, etc.
Apprécier : S’il précise pour chaque activité et chaque acteur ce qu’il compte
utiliser comme outil
Si en plus, il précise le contenu des outils (par exemple pour telle activité ou tels acteurs sont concernés, un questionnaire sera utilisé et voici une liste des questions qui seront posées pour obtenir tel résultat
Si le prestataires mentionne et explique des outils qui prennent en compte le genre.
Si en plus de ce qui précède, il joint des tableaux ou la grille d’entretien, ou le chronogramme d’un atelier, ….
privilégier)
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Quelques points d’attention lors d’une séance de dépouillement
Rubriques Observations pour les membres de la commission de dépouillement
compétences du Consultant
d’étude
L’expérience en tant que consultant/e ou bureau d’étude doit combiner la durée et le nombre de prestation réalisées depuis la création de la structure ou depuis qu’il est consultant individuel.
Consultant sénior et bureau d’études Nombre d’années d’existence de la structure/ du consultant
(moins de 3 ans : 1pt, entre 3 et 5 ans : 2pts, plus de 5 ans : 3 pts)
Expérience de la structure/consultant/e (Nombre de prestations) (moins de 6 prestations : 3pts, entre 6 et 10 prestations : 5pts, plus de 10 prestations : 7pts)
Consultant Junior Nombre d’années d’existence en tant que consultant
(moins de 2 ans : 2pt, plus de 2 ans : 3 pts)
Expérience du/de la consultant/e (nombre de prestations) (moins de 2 prestations : 3pts, entre 2 et 3 prestations : 5pts, plus de 3 prestations : 7pts)
région de l’étude
Le/la consultant/e est camerounais mais n’a jamais travaillé dans la région
Le/la consultant/e a exécuté une ou des prestations/stages ou a travaillé dans une ou deux localités de la région
Le/la consultant/e a exécuté une ou des prestations/stages ou a travaillé dans plus de deux localités de la région
rapport avec l’Objet de la prestation
Expérience en rapport avec le thème Il s’agit de faire un comptage du nombre de prestations directement
liées à l’objet de la prestation. Mention est faite dans l’article 5 du DCR
Attestation de bonne
Le/la consultant/e n’a fourni aucune attestation
Le/la consultant/e a fourni une ou plusieurs attestations ne concernant pas le thème
Le/la consultant/e a fourni une ou deux attestations concernant le thème
Le/la consultant/e a fourni plus de 2 attestations concernant le thème
Pour les consultants/es juniors les attestations de stage sont à prendre en compte pour un maximum de 02 points.
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Canevas de rédaction du PV de dépouillement
Lieu, date
DOSSIER D’APPEL D’OFFRE N° ……………………………
N° de dossier : ……………………………...............................................................................
Sujet de la prestation : ………………………………................................................................
(mentionner l’intitulé de la prestation)
PROCÈS VERBAL DE DÉPOUILLEMENT DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRE N°
DOSSIER D’APPEL D’OFFRES
Introduction :L’an deux mille …….. et le ……...ème jour du mois de ……………………, s’est tenue dans la salle de réunion de la commune de……………………….de ………heures……… à …………heures……………....., la séance de dépouillement du dossier de consultation restreinte n° ……………… pour la sélection d’un prestataire par lot pour ………………………(titre du DAO)……………………………………………………….
Date de lancement : ………………………… Nombre de lot : ……………………………
Nombre de prestataires de service/consultants short listés : …………………………… (Liste jointe des prestataires ayant soumissionné le DAO)
Date de remise des offres : …………………………………… Heure limite : ………………..
Nombre de prestataires ayant déposé les offres : ………………………………. (Liste dépôt offres jointes)
En plus des membres de la commission de dépouillement, les prestataires suivants étaient
47
des offres est jointe au PV de dépouillement et expliquer pourquoi certains dossiers ont été rejetés)
Liste des PS présents à l’ouverture des offres
Composition de la commission de dépouillement et la fonction de chaque membre : (Président – membres – rapporteur)
NB : la commission est composée de…………………………..…………………………..qui assure la présidence ou son représentant désigné par écrit, du…………………………..…………………………..qui accompagnera le processus, de…………………………..………………………….. qui assure le rapportage,
autre personne que la commune désignera.
Date d’ouverture des offres : …………………………..………………………
Heure début du dépouillement : …………………………..…………………..
Ouverture des offres techniques
prestataire de service ou consultant sur les observations/recommandations à prendre en compte dans les prochains DCR.
Note technique par prestataireAprès évaluation technique faite par la commission, il ressort le résultat suivant :
Lot Nom de la structure Note offre technique Observations
/70
48
Calcul note éliminatoire offres technique (y)
Note éliminatoire (y) = A -{ A x 10 } ; A= meilleure note technique100
NB :
ne seront pas ouvertes/analysées ;
obtenus :
Lot Nom de la structure
Note offre technique
Note offre Total Montant soumission HT
/70 /30 /100 fcfa
/70 /30 /100 fcfa
/70 /30 /100 fcfa
/70 /30 /100 fcfa
/70 /30 /100 fcfa
Note attribuée = 30 x Montant du moins disant recevable1
= (arrondir à deux décimales)Montant de l’offre
NB :
pour chaque lot.
terme de nombre de jours de prestation et activités) sera rejetée ou la commission considèrera les montants les plus bas de l’offre.
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Résultat du dépouillement
Au vu des notes et chiffres qui précèdent, la commission de dépouillement a pris la décision suivante :
La structure adjudicataire est ……………….. pour le lot n°….… La structure adjudicataire est …………….…. pour le lot n° ……
Motivation/Recommandation de la commission
adjudicataires pourraient être négociées.
Il est rappelé qu’aucune prestation ne peut être engagée avant la signature des contrats par la commune et le prestataire de service.
La commission recommande de prendre judicieusement en compte les observations faites lors de l’évaluation pour la présentation des offres futures.
SIGNATAIRES
50
exécuté dans des délais couts et exige un spécialisation du/de la prestataire recherché/e.
À cet effet, le gré à gré est requis les coûts des prestations intellectuelles, n’excède pas
description de chacune de ces deux procédures ; extraits de l’ l’Arrêté n° 004/CAB/PM du 30 décembre 2005 relative à l’application du Code des Marchés Publics
Le DCR : APPELS D’OFFRES RESTREINTS
a- L’appel d’offres restreint s’adresse désormais à l’ensemble des candidats retenus
b-sollicitation de manifestation d’intérêt relatif à un appel d’offres particulier par insertion dans des publications habilitées.
c-ensemble d’appels d’offres relatifs aux prestations de même nature à réaliser au cours d’un même exercice budgétaire, le délai entre la publication de la sollicitation et le lancement de l’appel d’offres concerné ne doit pas excéder un trimestre, sauf dérogation expresse du Premier Ministre.
d-Délégué et accompagné du projet de dossier d’appel d’offres avec la proposition de listes restreintes, est soumis à la commission des marchés compétente pour examen.
e- La procédure d’appel d’offres restreint ne peut être utilisée que dans les cas suivants :
(2) fournitures et services spécialisés ; (3) prestations intellectuelles.
f- La procédure d’agrément des entreprises ou des Bureaux d’Etudes Techniques (BET) est proscrite par le Code des Marchés Publics. Elle n’est valable que pour les prestations relevant des bons de commande.
51
MARCHES DE GRE A GRELa procédure de gré à gré est une procédure d’exception.
a) Les cas limitatifsLe Code a réduit à quatre (4) cas les types de prestations pouvant faire l’objet de marché de gré à gré, à savoir :1. les travaux, fournitures et services exécutés à titre de recherche, d’études, d’essai,
entreprises ou prestataires dont le choix s’impose par leur spécialité, leurs connaissances ou leurs aptitudes particulières ;
2. le remplacement, en cas d’urgence, d’entrepreneurs ou de fournisseurs défaillants ;3. les travaux, fournitures ou services qui, dans le cas d’urgence impérieuse motivée
par des circonstances imprévisibles, ne peuvent subir les délais d’une procédure d’appel d’offres ;
4. les besoins ne pouvant être satisfaits que par une prestation nécessitant l’emploi
et de commercialisation.
b) La procédureLa passation des marchés de gré à gré s’effectue selon la procédure suivante :
1. le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué sollicite de l’Autorité chargée des Marchés Publics, l’autorisation préalable de passer le marché selon la procédure de gré à gré. Sa demande devra être motivée ;
3. Pour les marchés relevant des articles 29(a) et 29 (d) du Code des Marchés Publics, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué transmet le projet de marché, accompagné de l’autorisation de gré à gré désignant l’attributaire du marché, du dossier de consultation, de l’offre de l’attributaire et du rapport d’évaluation, à la Commission de Passation des Marchés et, le cas échéant, à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, pour avis. Les Commissions de Passation des Marchés et les Commissions Spécialisées de contrôle disposent respectivement d’un délai de cinq (5) et sept jours (7) pour émettre leurs avis ;
4. Pour les marchés relevant de l’article 29(b) du Code des Marchés Publics, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué procède à la consultation directe, sans obligation de publicité, d’au moins trois (3) sociétés, transmet le dossier de consultation, les offres des soumissionnaires ainsi que l’autorisation de gré à gré à
de sept (7) jours pour évaluer les offres et formuler sa proposition d’attribution ;Lorsque le marché ne relève pas de la compétence de la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué attribue le marché. Dans le cas contraire, il transmet le dossier à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, pour avis. Cette commission dispose d’un délai de sept (7) jours pour émettre son avis ;Les projets de marchés y relatifs sont soumis à l’examen de la Commission des marchés compétente, pour avis.
52
5. Pour les marchés relevant de l’article 29(c) du Code des Marchés Publics, le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué procède à la consultation directe, sans obligation de publicité, d’au moins trois (3) sociétés, analyse les offres et attribue directement le marché. Ensuite, il transmet le projet de marché, accompagné de l’autorisation de gré à gré, du dossier de consultation, de l’offre de l’attributaire et du rapport d’évaluation, à la Commission de Passation des Marchés et, le cas échéant, à la Commission Spécialisée de Contrôle des Marchés compétente, pour avis. Les commissions respectivement de passation des marchés et spécialisées de contrôle des marchés disposent d’un délai de cinq (5) et sept jours (7) pour émettre leurs avis ;
6. En tout état de cause, le candidat retenu doit impérativement fournir un dossier
53
Nommer la structure commanditaire: ...............................................................................N° du contrat : ......................................................................................................................
Entre les soussignés:
D’une part, Et:
Mme/ Mr......................................................................................................................
Date de naissance :.....................................................................................................
Nationalité :..................................................................................................................
CNI N° :........................................................................................................................
Contact :......................................................................................................................
Email :..........................................................................................................................
D’autre part,Il a été arrêté et convenu d’un commun accord ce qui suit:
Article 1 : Objet de la convention de stageLa stagiaire suit un stage au (nommer la structure commanditaire) pour
(objet du stage).......................................................................................................................selon les termes de référence du stage annexés. La stagiaire est encadrée par
madame/monsieur................................................................................................................en Fonction au .......................................................................................................................(nommer la structure commanditaire) et placé sous ses directives.
Article 2 : Heures de présenceLes heures de présence sont étalées comme suit :
...........(nombre) heures par jour, de...........H00 à ...........H00, de lundi à vendredi, soit au total ...........(nombre) heures par semaine.
Article 3 : Rémunération du stagiaireLa stagiaire percevra une rémunération d’un montant de .................................FCFA par mois durant la période de stage.
54
Article 4 : Durée de la convention de stageLa présente convention de stage est établie pour une durée (nombre) mois. Elle prend effet le (date) et se termine le (date) sans formalité aucune.
Article 5 : Dispositions DiversesLa présente convention de stage n’est pas un contrat de travail. La stagiaire n’est pas une employée de la (nommer la structure commanditaire). A ce titre, la (nommer la structure commanditaire) n’assume aucune autre obligation à son égard que celle de
(nommer la structure commanditaire) ne payera ni les cotisations sociales, ni les impôts en lieu et pour le compte de la stagiaire.
Fait à (lieu et date) ........................................................... le ...............................................
.............................................
Le/la responsable de la structure
.............................................
L’encadreur
.............................................
Le/la stagiaire
NB : les parties surlignées sont à compléter selon le contexte
55
NB : Ceci est un exemple qui a pour objectif de fournir une base d’élaboration de contrat et ne saurait être considéré en aucun cas comme un canevas type à reproduire sans adaptation préalable au contexte.
N° du contrat:................................................................................................................
Structure commanditaire:.............................................................................................
N° du projet:..................................................................................................................
Chargé de dossier: ......................................................................................................
Sur la base des Conditions générales applicables aux contrats (Conditions Générales), le présent contrat est conclu entre Structure commanditaire, représentée par
dénomination...............................................................................................................
localisation...................................................................................................................
Adresse postale...........................................................................................................
pays.............................................................................................................................
la Structure commanditaire ”)
et
Nom du PS :................................................................................................................
Contact téléphonique :.................................................................................................
1. Objet du contrat (mentionner ici l’objet de la prestation).......................................................................................................................................
2. Termes de référence
particulières voir Annexe 1
3. Durée d’interventionEn vue de l’exécution des prestations, le Contractant sera en mission entre le..........et le.........pour une durée maximale de......... jours.
56
4.La procédure d’information / la remise de l’étude / la remise de l’ouvrage est régie par les Conventions particulières voir Annexe 1 (si cela existe, le mentionner, sinon
.
5. RémunérationPour l’exécution de ses prestations, le Contractant percevra exclusivement la rémunération suivante:
Positions Quantité Mode de décompte Total en FCFA
Honoraires
Perdiems
Journées
Nuitées
Transport
Secrétariat / édition
.............................................................FCFA
(en toutes lettres: .....................................................................................Francs CFA)
Cette rémunération couvre toutes les obligations contractées en vertu du présent contrat.
6. PaiementsSelon le paragraphe 5 le paiement à concurrence d’un montant maximal
la convention FCFA sera versé après exécution de la prestation, production des rapports (cf. Conventions particulières), réception de la prestation et facturation.Toute facture doit impérativement être produite en deux exemplaires.
7. Dispositions diverses7.1 Le Contractant tiendra une comptabilité de projet selon les principes d’une
comptabilité régulière.
7.2 La (mentionner le nom de la structure commanditaire) pourra, à tout moment et
originale.
57
8. Conditions générales applicables au contrat8.1 Les Conventions particulières font partie intégrante du présent contrat.
8.2 Les Conditions générales (locales) applicables aux contrats passés par la (mentionner le nom de la structure commanditaire) font parties constitutives du présent contrat. Le Contractant déclare connaître ces Conditions Générales (locales).
8.3 Le présent contrat est établi en 2 exemplaires, dont l’un est destiné au Contractant.
Lieu et date............................................................................................................................
Pour la....................................................................................................................................
(mentionner le nom de la structure commanditaire)
Contractant
............................................ ............................................ ............................................Le / la responsable
(mentionner le nom du / de la responsable)
Le / la référent de la prestation
(mentionner le nom du / de la référent)
Le / la PS
(mentionner le nom du / de la PS)
1. Conventions particulières
2. Conditions générales locales
3. Termes de référence
4. Modèle de facture pour contrats
NB : les parties surlignées sont à compléter selon le contexte de la commune
58
