Guide d’utilisation de la plateforme de...
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Guide d’utilisation de la plateforme de services
Sommaire
Connexion 3
Page d’accueil : Tableau de Bord 4
MENU ANALYSES Synthèse des coûts 5 Kilomètres / Consommations 6 Parc de véhicules 7
MENU SUIVIS Etats - Exports 8 Editions 9 Véhicules partagés 10
MENU SAISIES-IMPORTS Saisies 8 Imports 12 Génération des coûts induits 13
MENU RESSOURCES 14
MENU PARAMETRES-OUTILS Signification des onglets 20 Gestion des alertes 21 Création et gestion d’une campagne d’alerte 22
Contacts 23 2
Connexion à la plateforme de Gestion de Parc
Ouvrez votre navigateur internet :
Google Chrome
Rendez-vous sur le site :
www.mappingcontrol.com
Accédez à la plateforme :
Identifiez-vous :
Ou bien, basculez directement depuis une autre plateforme
depuis le menu «Navigation»
Page d’accueil : Tableau de Bord
Dès la page d’accueil, vous accédez à votre Tableau de Bord : vous avez une vue synthétique des alertes, de la structure de votre parc et de ses coûts
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Les alertes qui requièrent votre attention :
Loi de roulage Entretien - maintenance Renouvellement Sur/sous consommation carburant Non restitution véhicule de pool
Synthèse d’évolution et structure des coûts de votre parc
Synthèse de structure de votre parc
Menu Analyses > Synthèse des coûts
La page «Synthèse des coûts»
permet de visualiser
les coûts de détention
de votre parc.
Par période
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Par type de coût Par fournisseur
Sélectionnez la synthèse souhaitée : Par période Par type de coût Par fournisseur
Sélectionnez le mode d’affichage mensuel ou annuel.
Sélectionnez la synthèse souhaitée :
Sélectionnez la période souhaitée : dates de début et fin
Sélectionnez le type de coûts (si besoin)
Sélectionnez le(s) véhicule(s) concerné(s)
Sélectionnez le(s) fournisseur(s) si besoin
Affichez le résultat
La page « Kilomètres / consommation » permet d’extraire les historiques kilométriques et de consommation aux formats Word, Excel et PDF
Menu Analyses > Kilomètres / Consommation
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Sélectionnez la période
Sélectionnez les véhicules
Validez
Menu «Analyses» > Parc de véhicules
La page «Parc de véhicules» donne une vision plus détaillée de votre flotte
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Menu «Suivis» > Etats - exports
Les pages «Suivi des coûts / interventions / contrats / entretiens / alertes»
permettent l’extraction de données au format Word, Excel et PDF
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Menu «Suivis» > Suivis - Editions
La page «Suivi des amendes» permet
d’enregistrer chaque amende reçue et de l’attribuer au conducteur responsable
La page «Suivi de TVS» permet le calcul de la
TVS et l’édition du formulaire Cerfa 2855 pré-rempli
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Menu «Suivis» > Véhicules partagés
La plateforme intègre un module de gestion de véhicules en auto-partage ou «véhicules de pool».
Dans le cas de véhicule à usage collectif, cette page «Agendas/Réservations» permet la mise en place d’un planning d’utilisation.
En cas de non-restitution d’un véhicule, une alerte est envoyée à l’utilisateur et au Gestionnaire.
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Sélectionnez le pool d’auto-partage
Sélectionnez le type de véhicule souhaité (citadine, berline, VU….)
Sélectionnez la période souhaitée : dates de début et fin
Sélectionnez le type de coûts (si besoin)
Validez en cliquant sur «Affichez»
Naviguer dans le calendrier
Menu «Saisies-Imports» > SAISIE
La page Facture de coût permet
d’enregistrer et d’attribuer à chaque véhicule les coûts supplémentaires (ex : facture de
carrosserie, télépéage, etc…)
La page Kilométrage manuel permet
d’enregistrer le kilométrage des véhicules non-équipés de boitiers
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Onglet «Saisies-Imports» > IMPORT
La page «IMPORT-Factures fournisseurs» permet d’importer et sauvegarder chaque facture sur notre serveur sécurisé et d’affecter les coûts eux fournisseurs et aux véhicules concernés
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La page Coûts contrats induits permet :
d’enregistrer les coûts de location sur la période et le nombre de véhicules souhaités l’extraction de données au format Word, Excel et PDF
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Menu «Saisies-Imports» > COUTS CONTRATS INDUITS
Sélectionnez le mois
Cliquez sur Afficher
Sélectionnez les contrats à prendre en compte
Cliquez ensuite sur Enregistrer
Menu «Ressources»
Le menu «Ressources» permet de créer, modifier, compléter :
Les conducteurs et groupes de conducteurs Les véhicules, centres d’affectation et pools d’auto-partage Les fournisseurs et cartes carburants
14
Menu «Ressources»
• Gestion des conducteurs et groupes de conducteurs
15
Menu «Ressources»
Gestion des véhicules, fiche complète … des caractéristiques à l’entretien
16
Menu «Ressources»
Le menu «Ressources» permet de créer, modifier, compléter :
Les conducteurs et groupes de conducteurs Les véhicules, centres d’affectation et pools d’auto-partage Les fournisseurs et cartes carburants
17
Suivi des contrats, Certificat ….
Menu «Ressources»
Les fournisseurs et cartes carburants
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Tableaux de bord : lois de roulage, interventions, entretiens …
Menu «Ressources»
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Gestion des véhicules, centres d’affectation et pools d’autopartage
Menu «Paramètres-Outils»
Envoyer un message au support technique. Retrouver les historiques de messages
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Télécharger un logiciel gratuit pour organiser des webconférences (partage d’écran)
Accéder au trafic routier en temps réel
Envoi gratuit et illimité de SMS aux conducteurs
Paramètres de la plateforme, gestion des droits d’accès…
Accès aux factures électroniques
Bientôt disponible en anglais, allemand, espagnol, italien et portugais.
Paramétrage des alertes (cf page suivante)
Création et envoi de campagnes promotionnelles ou d’alerte (cf page 17)
Paramétrage des suivis d’entretien, du taux de TVA et des alertes
Menu «Paramètres-outils» > Gestion des Alertes
La page Gestion des alertes permet d’activer les 5 types d’alerte et de paramétrer leur envoi ainsi que les destinataires
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Menu «Paramètres-outils» > Campagnes Alertes
1. Donnez un nom à votre nouvelle campagne
2. Ou modifiez une campagne existante dans la liste déroulante.
3. Sélectionnez les véhicules concernés par la campagne.
4. Sélectionnez le type d’opération concerné par la campagne (révision, entretien, contrôle technique, freins…..)
Création d’une campagne
5. Sélectionnez la durée de votre campagne.
6. Rédigez votre mail : vous pouvez utiliser les options de mise en forme, insérer des liens et des lignes. Rédigez également le SMS qui sera envoyé sur le téléphone mobile des conducteurs.
7. Vous pouvez également insérer un bandeau publicitaire ou promotionnel au message, il sera reçu dans le mail ainsi que
Modifier/Supprimer : Sélectionnez votre modèle dans la liste (2). Modifiez le contenu et Enregistrez. Ou cliquez sur Supprimer.
sur l’application mobile de vos conducteurs.
8. Enregistrez votre modèle
Un outil en ligne est mis gratuitement à votre disposition afin de créer des images que vous pourrez importer dans votre message.
Contact Mapping Control
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Envoyer un ticket au support Mapping Control C’est le moyen le plus rapide et le plus fiable pour obtenir une réponse
Ou appelez le :
Besoin de formation ?
2 options pour aller plus loin :
Appelez notre conseiller au 01 82 28 35 20
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