Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour...

Nortel CallPilot

Guide de l'utilisateur de laMessagerie de bureau pourMicrosoft Outlook

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Statut du document : NormeVersion du document : 01.03Date du document : 08/05/2007

Copyright © 2007, Nortel NetworksTous droits réservés

Imprimé au Canada

Informations sujettes à modification sans préavis. Nortel Networks se réserve le droit d'apporter des modifications àla conception ou aux composants suivant les impératifs de l'ingénierie ou la fabrication.

Le processus de transmission de données et de messagerie entre CallPilot et ses serveurs, commutateurs ou systèmeest propriété de Nortel Networks. Toute autre utilisation des données et du processus de transmission constitue uneviolation de la licence d'utilisateur, à moins qu'une autorisation écrite provenant de Nortel Networks ne l'autorise. Lesviolations de la licence entraînées par l'utilisation non autorisée de toute portion de ce processus ou du matériel associése solderont par une annulation immédiate de la licence et Nortel Networks se réserve le droit de demandercompensation pour une telle rupture de contrat.

Nortel Networks et d'autres sociétés sont mentionnées ci-après :

*Nortel, le logo Nortel, Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1,SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis et Unity sont des marques commerciales de Nortel Networks.

3COM est une marque commerciale de 3Com Corporation.

ACCENT est une marque commerciale d'Accent Software International Ltd.

ADOBE est une marque commerciale d'Adobe Systems Incorporated.

AMDEK est une marque commerciale d'Amdek Corporation.

AT&T est une marque commerciale d'American Telephone and Telegraph Corporation.

ATLAS est une marque commerciale de Quantum Corporation.

ATRIA est une marque commerciale de Pure Atria Corporation.

BLACKBERRY est une marque commerciale de Research in Motion Limited.

CASEWARE est une marque commerciale de Caseware International, Inc.

CONTINUUS est une marque commerciale de Continuus Software Corporation.

CRYSTAL REPORTS est une marque commerciale de Seagate Software, Inc.

DEFINITY est une marque commerciale d'Avaya Inc.

DIALOGIC, INTEL et VOICEBRIDGE sont des marques commerciales d'Intel Corporation.

DIVX est une marque commerciale de DivXNetworks, Inc.

EUDORA et QUALCOMM sont des marques commerciales de Qualcomm, Inc.

eTrust et InoculateIT sont des marques commerciales de Computer Associates Think Inc.

DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT,MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO,WINDOWS, WINDOWS MEDIA et WINDOWS NT sont des marques commerciales de Microsoft Corporation.

GROUPWISE et NOVELL sont des marques commerciales de Novell Inc.

HITACHI est une marque commerciale de Hitachi Limited.

LOGITECH est une marque commerciale de Logitech, Inc.

LUCENT est une marque commerciale de Lucent Technologies, Inc.

MATRA est une marque commerciale de Matra Hachette.

MCAFFEE et NETSHIELD sont des marques commerciales de McAfee Associates, Inc.

MYLEX est une marque commerciale de Mylex Corporation.

NET2PHONE est une marque commerciale de Net2Phone, Inc.

NETOPIA est une marque commerciale de Netopia, Inc.

NETSCAPE COMMUNICATOR est une marque commerciale de Netscape Communications Corporation.

NOTES est une marque commerciale de Lotus Development Corporation.

NORTON ANTIVIRUS et PCANYWHERE sont des marques commerciales de Symantec Corporation.

POWERQUEST est une marque commerciale de PowerQuest Corporation.

PROMARK et RHOBOT sont des marques commerciales de DMI Promark, Inc.

QUICKTIME est une marque commerciale d'Apple Computer, Inc.

RADISYS est une marque commerciale de Radisys Corporation.

ROLM est une marque commerciale de Siemens ROLM Communications, Inc.

SLR4, SLR5 et TANDBERG sont des marques commerciales de Tandberg Data ASA.

SONY est une marque commerciale de Sony Corporation.

SYBASE est une marque commerciale de Sybase, Inc.

TEAC est une marque commerciale de TEAC Corporation.

UNIX est une marque commerciale d'X/Open Company Limited.

US ROBOTICS, le logo US ROBOTICS et SPORTSTER sont des marques commerciales de US Robotics.

WINAMP est une marque commerciale de Nullsoft, Inc.

WINRUNNER est une marque commerciale de Mercury Interactive Corporation.

WINZIP est une marque commerciale de Nico Mark Computing, Inc.

Table des matièresComment obtenir de l'aide 7Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft

Outlook 9

Nortel CallPilotGuide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook

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Copyright © 2007, Nortel Networks Nortel Networks

6 Table des matières


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Comment obtenir de l'aideCette section explique comment obtenir de l'aide pour les produits et lesservices Nortel.

Obtenir de l'aide à partir du site NortelLa meilleure solution pour obtenir un support technique pour les produitsNortel est de consulter le site de support technique (Nortel TechnicalSupport) :

www.nortel.com/support

Ce site fournit un accès rapide au logiciel, à la documentation, auxcommuniqués et aux outils qui vous permettront de résoudre les problèmesrelatifs aux produits Nortel. Plus précisément, ce site vous permet :

• de télécharger des logiciels, de la documentation et des communiquéssur le produit ;

• d'effectuer des recherches sur le site de support technique et dans labase de connaissances Nortel pour obtenir des réponses aux problèmestechniques ;

• de vous inscrire afin d'être automatiquement informé des nouveautéslogicielles et documentaires concernant les équipements Nortel ;

• d'ouvrir et de gérer des cas de support technique.

Obtenir de l'aide par téléphone auprès d'un Nortel Solutions CenterSi vous ne trouvez pas les informations souhaitées sur le site Web de supporttechnique Nortel et que vous disposez d'un contrat de support Nortel, vouspouvez obtenir de l'aide téléphonique auprès d'un Nortel Solutions Center.

Pour l'Amérique du Nord, appelez le 1-800-4NORTEL (1-800-466-7835).

Pour les autres régions, connectez-vous sur le site Web ci-dessous pourconnaître le numéro de téléphone à appeler :


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www.nortel.com/callus

Obtenir l'aide d'un spécialiste en utilisant un code de routageexpress

Pour accéder aux Nortel Technical Solutions Centers, vous pouvez utiliserun code de routage express afin de transmettre rapidement votre appel versun spécialiste du produit ou du service Nortel. Pour rechercher le code deroutage express relatif à votre produit ou votre service, consultez le site Websuivant :

www.nortel.com/erc

Obtenir de l'aide auprès d'un distributeur ou d'un revendeur NortelSi vous disposez d'un contrat de maintenance pour votre produit Nortelauprès d'un distributeur ou d'un revendeur agréé, contactez l'équipe dusupport technique de ce distributeur ou de ce revendeur.

8 Comment obtenir de l'aide


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Utilisation de la Messagerie de bureaupour Microsoft Outlook

CallPilot* de Nortel est un système de communication avancé qui offre unesouplesse exceptionnelle en matière de gestion des messages.

Vous pouvez l'utiliser depuis votre téléphone ou votre ordinateur. LaMessagerie de bureau vous donne accès à la messagerie CallPilot parl'intermédiaire de la messagerie Microsoft Outlook. Voici quelques-unes desnombreuses utilisations possibles de CallPilot avec votre messagerieélectronique :

• écoute des messages vocaux ;

• affichage et impression des télécopies ;

• enregistrement et envoi des messages vocaux ;

• création et envoi des télécopies, y compris des envois groupés detélécopies ;

• transmission des messages vocaux et des télécopies, et réponse à cesmessages ;

• contact de l'expéditeur d'un message ;

• Ajout des options de message, telles que « urgent » ou « privé » ;

• vérification de l'orthographe des messages avant de les envoyer ;

• ajout des pièces jointes comportant un message vocal, une télécopie oudu texte ;

• envoi des messages aux utilisateurs de CallPilot sur des serveurs locauxet distants, ainsi qu'à des adresses non CallPilot ;

• démarrage d'une session de messagerie instantanée à partir d'unmessage ;

• création de listes de distribution personnelles ;

• modification du mot de passe CallPilot ;


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• Accès à My CallPilot sur le Web pour consulter des informations relativesà l'utilisateur et pour modifier les paramètres des fonctions.

Certaines fonctions mentionnées dans ce guide peuvent ne pas s'appliquerà la version de CallPilot que vous utilisez. Pour davantage de détails,reportez-vous à la rubrique Disponibilité des fonctions dans l'aide en lignede la Messagerie de bureau ou contactez votre administrateur.

Mise en routeÀ propos de ce guide

Ce guide de l'utilisateur explique comment utiliser CallPilot avec votremessagerie Microsoft Outlook.

Les instructions et captures d'écran présentées dans ce guide ont pourobjectif de vous aider à utiliser CallPilot avec votre messagerie. Certainesinformations spécifiques peuvent varier en fonction de votre systèmed'exploitation, de la version d'Outlook dont vous disposez et des fonctionsdisponibles dans votre boîte aux lettres CallPilot.

La Messagerie de bureau comprend également une aide en ligne. Pour yaccéder, à partir du menu d'aide Outlook, pointez sur Messagerie de bureauCallPilot, puis cliquez sur Rubriques d'aide.

PréliminairesAvant d'utiliser CallPilot, votre administrateur doit s'assurer que votre comptede messagerie est correctement configuré pour CallPilot. Votre ordinateurdoit présenter la configuration suivante :

• un lecteur CallPilot qui permet de lire et d'enregistrer des messagesvocaux ;

• un pilote de télécopieur Nortel pour créer des télécopies ;

• Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 ou MicrosoftOutlook 2007 ;

• Windows 2000 Professional, Windows XP Professional ou WindowsVista ;

• un moniteur 256 couleurs, 800 x 600 ;

• 15 Mo d'espace disque libre pour installer le logiciel ;

• une carte son et des haut-parleurs pour l'écoute des messages surl'ordinateur ;

• un microphone connecté à votre ordinateur ou un téléphone à proximitéde l'ordinateur pour l'enregistrement des messages vocaux ;

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• Connexion LAN (Ethernet), RNIS, ADSL ou par modem numéroteur pouraccéder aux messages CallPilot.

• Pour l'accès à My CallPilot :

— Pour Windows : Internet Explorer 6.0 et 7.0, Firefox 2.0 pourWindows

— Pour Macintosh : Safari 1.3.2 pour Macintosh OS X

— Pour Linux : Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0

Pour connaître les dernières versions prises en charge, contactezvotre administrateur CallPilot.

ConnexionVous pouvez vous connecter simultanément à votre programme de courrierélectronique Outlook et à la Messagerie de bureau CallPilot.

Lorsque vous vous connectez à la Messagerie de bureau pour la premièrefois, le logiciel vous demande de choisir l'emplacement de stockage de vosmessages CallPilot si cette option est disponible pour vous. Les choixsuivants sont disponibles :

• votre boîte de réception de messagerie, afin que les messages CallPilotsoient combinés avec votre courrier Outlook normal

• une boîte de réception CallPilot distincte, afin que vos messages CallPilotsoient conservés dans un lieu séparé de votre courrier Outlook normal

Vous pouvez changer cet emplacement à tout moment après votreconnexion initiale. Pour plus d'informations, reportez-vous à la sectionChangement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilotsont distribués.

Pour vous connecter à partir de Microsoft Outlook

Étape Action

1 Ouvrez votre messagerie Microsoft Outlook.

La boîte de dialogue Connexion à CallPilot apparaît.

Connexion 11


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2 Dans la zone Boîte vocale, tapez ou sélectionnez le numéro de votreboîte vocale.

3 Dans la zone Mot de passe, tapez le mot de passe associé à cetteboîte vocale.

4 Cochez la case Mémoriser le mot de passe pour que CallPilot seconnecte automatiquement.

Remarque : Ne laissez pas la case Mémoriser le mot de passecochée sur un ordinateur partagé.

5 Cliquez sur OK.

6 Si vous vous connectez pour la première fois, le logiciel peut vousinviter à choisir une boîte de réception pour vos messages CallPilot,puis des options de téléchargement pour votre carnet d'adressesCallPilot. Suivez les instructions affichées selon les besoins.

Lorsque vous vous connectez, votre fenêtre Outlook apparaît. Vosnouveaux messages CallPilot éventuels apparaissent dans la boîtede réception spécifiée.

—fin—

Pour vous déconnecterLorsque vous quittez Microsoft Outlook, vous vous déconnectezautomatiquement de CallPilot.

Connexion à distanceVous pouvez vous connecter à votre boîte aux lettres à partir de n'importequel ordinateur, pourvu qu'il soit configuré de la même manière que le vôtreet que CallPilot y soit installé. Ainsi, vous pouvez utiliser un ordinateurconfiguré pour l'accès invité ou votre ordinateur personnel à l'aide d'uneconnexion d'accès à distance vers le serveur.

Utilisation des messages CallPilotLorsque vous ouvrez votre programme de courrier électronique et queCallPilot est installé, les messages CallPilot apparaissent dans la boîte deréception choisie lors de la première connexion.

Remarque : Sur certains sites, vous pouvez ne pas avoir la possibilitéde choisir votre boîte de réception ; votre administrateur CallPilot peutspécifier l'emplacement de la boîte de réception pour vous.



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Remarque : Si vous avez choisi la boîte de réception de la messagerie,la liste de vos dossiers de courriers peut encore contenir le dossierMessagerie de bureau CallPilot distinct, même si vous avez choisi de nepas l'utiliser. Ceci est temporaire ; lorsque vous fermez puis rouvrezOutlook, le dossier Messagerie de bureau CallPilot n'apparaît plus.

Pour vérifier s'il y a des nouveaux messages

L'indicateur de message CallPilot en attente dans la zone denotification de la barre des tâches devient rouge et vous avertitlorsque vous recevez un message. Pour plus de conseilsconcernant l'utilisation de l'indicateur de message en attente, oupour l'activer ou le désactiver, reportez-vous à la section Utilisationde l'indicateur de message en attente. Les nouveaux messagesapparaissent en gras.

Pour ouvrir un message :Double-cliquez sur la ligne du message. Voir Lecture des messagesvocaux et Affichage de télécopies.

Pour supprimer un message

Cliquez sur le message pour le sélectionner dans la boîte de réception,puis cliquez sur l'icône de suppression dans la barre d'outils. Vouspouvez également cliquer sur cette icône dans un message CallPilotouvert. Le message supprimé est transféré vers le dossier Éléments

Utilisation des messages CallPilot 13


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supprimés. Lorsque vous vous déconnectez ou cliquez sur Quitter dansOutlook, les messages CallPilot du dossier des éléments supprimés sontimmédiatement supprimés sans confirmation de votre part.

Pour marquer des messages CallPilot comme lus ou non lusDans votre boîte de réception, les messages non lus apparaissent en graset les messages lus en texte normal. Vous pouvez changer le marquage d'unmessage comme lu ou non lu à l'aide du menu contextuel. Ces modificationsont également une incidence sur votre indicateur de message en attente. Parexemple, si vous n'avez aucun message non lu et que vous en marquez uncomme non lu, votre indicateur de message en attente est réactivé.

Étape Action

1 Dans votre boîte de réception, sélectionnez un ou plusieursmessages (maintenez la toucheCtrl enfoncée pour en sélectionnerplusieurs).

2 Cliquez avec le bouton droit sur les messages sélectionnés, puiscliquez sur Marquer comme non lu ou sur Marquer comme lu.

Ces options sont également disponibles dans le menu Édition deMicrosoft Outlook.

À partir du lecteur CallPilot, vous pouvez changer l'état d'un messageouvert en choisissant Modifier > Marquer comme non lu.

—fin—

Pour organiser vos messagesVous pouvez créer des dossiers CallPilot dans Outlook et y déplacer vosmessages. Tant que les nouveaux dossiers se trouvent dans le même jeude dossiers Outlook que vos messages CallPilot entrants, vous pouvez yaccéder lorsque vous vous connectez par téléphone ou via My CallPilot. Sivous déplacez des messages CallPilot dans un fichier PST, ils ne sont plusaccessibles par téléphone ni via My CallPilot.

Lecture des messages vocaux

Lorsque vous ouvrez un message vocal, le lecteur CallPilot apparaît. Dansle cas de messages comportant à la fois des éléments vocaux et unetélécopie ou du texte, vous devez cliquer sur l'icône de message vocal pourouvrir le lecteur CallPilot.

L'illustration suivante montre les commandes utilisées sur le lecteur CallPilotpour gérer les messages vocaux.



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Pour sélectionner le téléphone ou l'ordinateur pour écouter lesmessages vocaux

Vous pouvez choisir d'écouter les messages depuis votre téléphone ou votreordinateur. Pour passer d'un mode d'écoute à l'autre ou pour changer lenuméro de téléphone composé par CallPilot, reportez-vous à la sectionModification des paramètres audio. Vous pouvez également changer leparamètre en cliquant sur l'icône de téléphone ou d'ordinateur du lecteurCallPilot.

Pour écouter un message depuis le téléphone

Étape Action

1 Si le téléphone est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur lemessage dans votre boîte de réception et répondez au téléphonelorsqu'il sonne.

2 Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ouavancer ou bien encore contacter l'expéditeur, utilisez les boutonscorrespondants du lecteur CallPilot.

3 Lorsque vous avez terminé, raccrochez et fermez le message.

—fin—

Pour écouter un message depuis l'ordinateur

Étape Action

1 Si l'ordinateur est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur lemessage dans votre boîte de réception. Vous pouvez entendre le

Lecture des messages vocaux 15


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message par l'intermédiaire des haut-parleurs de l'ordinateur ou d'uncasque.

2 Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ouavancer, régler le volume et la vitesse ou bien encore contacterl'expéditeur, utilisez les boutons correspondants du lecteur CallPilot.

3 Lorsque vous avez terminé, fermez le message.

—fin—

Affichage de télécopies

Remarque : Pour que vous receviez des télécopies, il faut quel'administrateur CallPilot ait activé cette fonction pour votre boîte auxlettres.

Pour afficher une télécopie

Étape Action

1 Dans votre boîte de réception, double-cliquez sur une télécopie. Sivous ouvrez un message comportant uniquement une télécopie, ils'affiche tout de suite. Si le message comporte des éléments vocaux,une télécopie ou du texte, cliquez sur l'icône detélécopie pourafficher la télécopie.

2 Vous pouvez agrandir ou réduire une télécopie, la faire pivoter, ladéplacer, l'imprimer, la supprimer, l'enregistrer, ajouter uneannotation vocale au fichier enregistré, la transférer et y répondre.



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3 Lorsque vous avez terminé, fermez le message.

—fin—

Création de messages vocauxVous pouvez enregistrer un message vocal à partir du téléphone ou del'ordinateur. Vous pouvez ensuite adresser et envoyer le message vocal dela même manière qu'un message électronique.

Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer

Étape Action

1 Dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Nouveaumessage CallPilot de la barre d'outils.

Le formulaire de message CallPilot avec le lecteur CallPilot apparaît.

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Remarque : Si le lecteur CallPilot n'est pas encore ouvert, dansle formulaire de nouveau message, cliquez sur l'icône Téléphonede la barre d'outils pour l'ouvrir.

2 Choisissez la manière dont vous souhaitez enregistrer le messagevocal : Dans le panneau du lecteur CallPilot, cliquez sur l'icône dutéléphone ou de l'ordinateur.

3 Pour commencer l'enregistrement, cliquez sur le bouton rougeEnregistrer.

4 Procédez de l'une des manières suivantes :

• Si vous enregistrez le message depuis l'ordinateur, parlez dansle microphone. Cliquez sur Arrêter pour mettre fin àl'enregistrement. Cliquez sur Lecture pour l'écouter. Pour ajouterdu texte à l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer, dictez votretexte et cliquez sur Arrêter.

• Si vous enregistrez le message depuis le téléphone, décrochezle combiné à la sonnerie. Après le bip, enregistrez le message.Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à l'enregistrement. Cliquez surLecture pour l'écouter.

5 Pour sélectionner le destinataire, cliquez sur A. Vous pouvezégalement saisir une adresse formatée dans le champ A. Reportez-



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vous à la section pour obtenir davantage d'informations sur lesoptions d'adressage.Adressage de messages.

6 Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le caséchéant. Voir Ajout des pièces jointes aux messages et Définition desoptions de messages.

7 Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Envoyer le message.

—fin—

Pour enregistrer un message tout juste créé sous forme de fichier

Étape Action

1 Dans un nouveau message, enregistrez votre texte.

2 Choisissez Enregistrer sous dans le menuFichier.

3 Dans la zone Nom de fichier, saisissez un nom, puis sélectionnezle dossier dans lequel enregistrer le fichier.

4 Cliquez sur Enregistrer. Enregistrez les fichiers vocaux au formatVBK. CallPilot peut convertir automatiquement les fichiers VBK enWAV lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquels CallPilotn'est pas installé. Voir Modification des paramètres de livraison ducourrier.

—fin—

Création de télécopies et de messages textePour créer une télécopie et l'envoyer

Pour créer un fichier de télécopie, il faut que cette fonction soit activée pourvotre boîte aux lettres CallPilot. En outre, les ordinateurs des destinatairesCallPilot de vos télécopies doivent également être pourvus de cette fonction.Si les destinataires accèdent à leurs messages depuis leur téléphone, ils nepeuvent lire les télécopies qu'en les imprimant. Vous pouvez égalementenvoyer une télécopie vers un télécopieur.

Étape Action

1 Lancez l'application que vous souhaitez utiliser pour créer latélécopie, comme Microsoft Word. Le document que vous ouvrez oucréez ne doit pas dépasser 21,5 cm de largeur.

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Les documents de plusieurs pages sont autorisés.

2 Lorsque le document est prêt, dans le menu Fichier, sélectionnezImprimer, ou l'option de la boîte de dialogue vous permettant desélectionner une imprimante.

3 Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Télécopie Nortel.

4 Cliquez sur OK ou Imprimer, ou sur l'option envoyant le fichier àl'imprimante sélectionnée.

La boîte de dialogue Nouvelle télécopie s'affiche.

5 Avant d'envoyer la télécopie, vous pouvez ajouter des documents enrépétant les étapes 1 à 4. Vous pouvez également utiliser les optionsde la boîte de dialogue Nouvelle télécopie pour inclure une page degarde, afficher la télécopie et l'enregistrer sous forme de fichier pourtransmission ultérieure.

6 Sélectionnez l'option appropriée Envoyer en utilisant.• Pour envoyer une simple télécopie, saisissez le numéro du

télécopieur ou de la boîte aux lettres CallPilot (ajoutez la lettre« m » au numéro de boîte aux lettres CallPilot, par exemple,m7366) dans le champ Télécopieur(s), saisissez un objet dansle champ Objet, puis cliquez sur Envoyer.

• Pour envoyer votre télécopie sous forme de pièce jointe à unnouveau message CallPilot, sélectionnez Messagerie debureau CallPilot pour Microsoft Outlook sous Envoyer enutilisant, puis cliquez sur Envoyer.



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Un formulaire de nouveau message apparaît, auquel est jointvotre fichier de télécopie.

7 Indiquez une adresse provenant du carnet d'adresses CallPilot, devotre programme de courrier électronique ou de tout autre carnetd'adresses. Voir Adressage de messages.

8 Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le caséchéant. Voir Ajout des pièces jointes aux messages et Définition desoptions de messages.

9 Cliquez sur l'icône Envoyer le message.

—fin—

Pour créer un message texte et l'envoyer

Étape Action

1 Dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône Nouveau messageCallPilot de la barre d'outils.

2 Cliquez sur l'icône Nouveau message texte dans la barre d'outils.

3 Saisissez ou collez du texte normal dans le message.

4 Sélectionnez le destinataire du message et ajoutez un objet.


—fin—

Création et envoi groupé de télécopiesPour envoyer des télécopies CallPilot personnalisées à plusieursdestinataires, vous pouvez utiliser la fonction de publipostage de MicrosoftWord et envoyer votre tâche d'impression à l'imprimante d'envoi groupé detélécopies Nortel. Il est préférable d'être déjà familier avec la fonction depublipostage de Word pour utiliser la fonction d'envoi groupé de télécopies.Consultez la documentation Microsoft Word. Notez que la fonction d'envoigroupé de télécopies CallPilot est disponible uniquement pour les utilisateursde bureau CallPilot et Web ayant installé le pilote d'imprimante d'envoigroupé de télécopies Nortel.

Création et envoi groupé de télécopies 21


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Pour utiliser la fonction de publipostage avec CallPilot, vous avez besoin d'undocument principal (le fichier que vous souhaitez envoyer à vosdestinataires) et d'un document de source de données qui contient desinformations sur les destinataires telles que le nom et le numéro de télécopie.

L'installation de la messagerie de bureau CallPilot comprend un exemple desource de données Microsoft Word appelé Data.doc et un exemple dedocument principal Microsoft Word appelé Sample.doc.

Accès au document de source de données d'exemple et modification dece document

Le fichier Data.doc est constitué d'un tableau Microsoft Word, organisé encolonnes avec une ligne pour chaque destinataire. Dans l'exempleapparaissent les titres de colonnes suivants : A-Fax, A-Nom, AccuséRéc,TypeTrans, A-Société et A-Tél. Ces titres de colonnes peuvent être modifiéset supprimés. En outre, des colonnes peuvent être ajoutées. Les titres decolonnes servent de libellés qui peuvent être insérés dans le documentprincipal pour personnaliser la télécopie en fonction de chaque destinataireou pour indiquer à CallPilot comment gérer la télécopie.

Étape Action

1 Sélectionnez le répertoire \Program Files\Nortel\CallPilot\fax etouvrez le fichier Data.doc.



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2 Vous pouvez ajouter des colonnes ou en supprimer, comme vous lesouhaitez. Si vous ajoutez des colonnes, choisissez un nom de titrede colonne significatif.

3 Ajoutez les données requises sous chaque titre de colonne. Vouspouvez créer la source de données de quelque manière que ce soitpour remplir un tableau Microsoft Word, y compris en important desinformations de fichiers existants.

Si vous modifiez la liste des destinataires à l'aide de la fonction depublipostage (en cliquant sur Modifier dans la section Source dedonnées de la boîte de dialogue Aide au publipostage de Microsoft),la fenêtre de formulaire de données affiche toutes les entrées dutableau de source de données. Vous pouvez ajouter, supprimer,modifier et rechercher des enregistrements dans cette fenêtre. Lestitres de colonnes que vous avez ajoutés ou modifiés dans le fichierde source de données apparaissent automatiquement dans cettefenêtre. Notez que le champ A-Fax est le seul champ obligatoire pourCallPilot.

Les paramètres et les caractères suivants sont pris en charge dansle champA-Fax :• La longueur maximale du numéro de télécopie est de

120 caractères.

• Les numéros de 0 à 9 sont pris en charge.

• Utilisez les lettres « P » majuscule et minuscule, ainsi que lavirgule pour marquer une pause.

• Le symbole dièse (#) est pris en charge.

• Les symboles de numéros de téléphone communs, tels que lesparenthèses gauche et droite et le tiret, sont pris en charge.

• Les espaces sont pris en charge.

• La lettre « M » n'est pas sensible à la casse lorsqu'elle est placéedevant un numéro de boîte aux lettres CallPilot pour désignerl'adresse de la boîte aux lettres.

Les autres champs sont facultatifs et permettent de personnaliser oude gérer le traitement des télécopies par CallPilot. Les trois champsCallPilot spécifiques et leurs caractéristiques sont les suivants :

• A-Nom : il s'agit du nom du destinataire de la télécopie. Ce nomne peut pas comporter plus de 256 caractères.

• AccuséRéc : vous pouvez utiliser ce libellé pour recevoir unaccusé de réception sous la forme d'un message CallPilot dansvotre boîte aux lettres une fois la télécopie transmise. Si le champ



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AccuséRéc est défini sur 1, un accusé de réception est envoyé.Si AccuséRéc est défini sur 0, aucun accusé de réception n'estenvoyé pour ce destinataire. Si le champ AccuséRéc est vide ous'il n'apparaît pas dans le fichier Data.doc, aucun accusé deréception n'est envoyé.

• TypeTrans : ce champ est utilisé pour définir une priorité detransmission pour chaque destinataire. Si le champ TypeTransest défini sur 0 ou laissé vide (ou si le champ TypeTransn'apparaît pas dans votre fichier Data.doc), le message est libellécomme étant une transmission en mode Normal. Si TypeTransest défini sur 1, le message est libellé comme étant unetransmission en mode Économie. Si TypeTrans est défini sur 2,le message est libellé comme étant une transmission en modeUrgent. Les messages envoyés à des destinataires non CallPilotdont le type de transmission est défini sur Économie sont transmisselon un planning défini par le serveur CallPilot pour unetransmission en mode Économie. Notez que les messagesenvoyés aux boîtes aux lettres CallPilot ne sont pas affectés parla désignation Économie. Ils sont transmis comme étant desmessages en mode Normal. La transmission de messageslibellés en mode Normal ou Urgent commence immédiatement.L'icône Urgent est affichée depuis My CallPilot ou un client demessagerie de bureau, et une voix vous invite à identifier lemessage comme Urgent depuis l'interface téléphonique CallPilot.Les messages envoyés en mode Urgent sont traités en modeNormal lorsqu'ils sont envoyés à des adresses non-CallPilot.

4 Une fois le tableau mis à jour, enregistrez toutes les modifications. Àce stade, vous devriez normalement donner un nom unique à votrefichier de données, mais nous garderons ici le nom Data.doc pourterminer cette procédure.

5 Fermez le document. Vous pouvez désormais utiliser le fichierData.doc comme source de données par la fonction de publipostagede Microsoft.

—fin—

Accès au document principal d'exemple et modification de ce documentLe fichier Sample.doc est un exemple de document principal Microsoft Word.

• À partir du répertoire \Program Files\Nortel\CallPilot\fax, ouvrez le fichierSample.doc dans Microsoft Word.



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Ce document contient des champs libellés correspondant à ceux du fichierd'exemple Data.doc. Vous pouvez l'utiliser comme un modèle pour vospropres télécopies ou pour des exercices. Si vous modifiez les noms de titresde colonnes dans le fichier Data.doc, vous devez également les modifierdans votre document principal.

Première pageLa première page du document principal est une page spéciale et ne fait paspartie de la télécopie finale. Elle est cependant configurée correctement dansl'installation de Sample.doc.

Cette page fournit un emplacement pour faire correspondre les informationsdans la source de données pour chaque document de télécopiepersonnalisé. Pour signaler à CallPilot qu'il s'agit d'un fichier d'envoi groupéde télécopies et empêcher que cette page fasse partie de la télécopie, deuxcodes de commande spéciauxdoivent apparaître sur la première page :

$SOJ$ Début de l'opération. Signale au pilote de télécopie le démarrage duprocessus. Ce code peut être placé n'importe où sur la première page.

/zz Début de cette page. Empêche la première page de faire partie du messagede télécopie. Ce code peut se trouver n'importe où sur la première page.

Le logiciel CallPilot récupère le numéro de télécopie de la première page dudocument. En outre, il récupère le nom du destinataire, l'accusé de réceptionet le type de transmission s'ils existent sur la première page.



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/tp Numéro de télécopie. Utilisé pour envoyer le message. Ce champ estobligatoire.

/dr Accusé de réception. Est activé ou désactivé pour chaque destinataire. Cechamp est facultatif.

/tn Nom du destinataire. Identifie l'enregistrement dans la boîte de dialogueTélécopie Nortel - État de l'envoi groupé lorsque le numéro de télécopiemanque ou n'est pas valide. Ce champ est facultatif.

/dt Type de transmission. Utilisé pour ajouter aux messages une priorité detransmission (Normal, Économie ou Urgent). Ce champ est facultatif.

Pour compléter cette page, le titre de colonne Numéro de télécopie (c'est-à-dire <<A-Fax>>) doit être inséré après la commande /tp à l'aide de la fonctiond'insertion de l'utilitaire de publipostage. De même, le titre de colonne Accuséde réception (c'est-à-dire <<AccuséRéc>>) peut être inséré après lacommande /dr, le champ Nom du destinataire (c'est-à-dire <<A-Nom>>) peutêtre inséré après la commande /tn et le champ Type de transmission (c'est-à-dire <<TypeTrans>>) peut être inséré après la commande /dt.

Remarque : Toutes les commandes de l'envoi groupé de télécopiessont sensibles à la casse.

À l'aide de cette fonction avancée d'adressage de télécopies, les utilisateurspeuvent également modifier toutes les données dans une seule colonne,sans modifier le fichier de source de données. Par exemple, si un tableau desource de données contient des numéros de télécopie pour un grand nombrede destinataires, mais que le numéro d'accès externe 9 manque, ce numéropeut être ajouté à tous les numéros de télécopie en modifiant la commandesur la première page du document comme suit :

/tp9<<A-Fax>>

Dans cet exemple, un 9 est ajouté au début de chaque numéro de téléphoneau cours du processus d'envoi groupé de télécopies. La source de donnéesreste inchangée et peut être utilisée à partir d'un autre emplacement qui nenécessite pas le chiffre 9 pour un accès externe.

Deuxième pageLorsque le document de source de données et la première page du documentprincipal sont créés, vous pouvez personnaliser votre télécopie.

Remarque : La largeur de la page ne doit pas dépasser 21,5 cm.

Vous pouvez utiliser tous les libellés de titres de colonnes de source dedonnées pour personnaliser le document. Un exemple d'utilisation du fichierSample.doc est indiqué ci-dessous :



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Dans cet exemple, le document est personnalisé pour chaque destinataire.Les titres de colonnes de source de données sont insérés dans le documentà l'aide de l'utilitaire de publipostage de Microsoft Word. Aprèspersonnalisation du document principal, il est prêt à être fusionné avec lesinformations du fichier Data.doc. Consultez l'aide de la fonction depublipostage de Microsoft Word pour plus de détails sur l'insertion deschamps de source de données dans le document.

Fusion des données à partir du document de source de données dans ledocument principal

Lorsque vous êtes prêt à fusionner les données à partir du document desource de données dans votre document principal :

Étape Action

1 Sélectionnez Publipostage dans le menu Outils de Microsoft Word.Selon la version de Microsoft Word que vous utilisez, l'optionPublipostage peut se trouver sous un titre de menu différent.

a. Dans Office XP, sélectionnez Outils > Lettres et publipostage> Assistant Fusion et publipostage.

b. Dans Office 2000, sélectionnez Outils > Publipostage.



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c. Dans Office 2007, sélectionnez Publipostage > Démarrer lafusion et le publipostage > Assistant Fusion et publipostagepas à pas.

2 Vérifiez que le fichier Sample.doc est sélectionné comme documentprincipal et que le fichier Data.doc est sélectionné comme source dedonnées.

3 Sélectionnez Fusionner vers l'imprimante, puis sélectionnez lepilote Télécopies groupées Nortel dans la boîte de dialogueImprimer qui apparaît.

Remarque : Assurez-vous que Microsoft Word n'est pasconfiguré pour imprimer des pages en commençant par ladernière.

4 Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue d'impression pourcommencer l'envoi groupé de télécopies.

—fin—

Lorsque le document est fusionné, les valeurs de données du fichier desource de données sont fusionnées dans le document principal aux positionsdes libellés appropriées et un fichier TIF de télécopie propre à chaquedestinataire est créé. Le logiciel CallPilot désigne le destinataire et transfèreles fichiers de télécopie vers le serveur. Le serveur CallPilot envoie latélécopie aux destinataires.

Une fois le processus lancé, la boîte de dialogue État de l'imprimantes'affiche. Le numéro de la page augmente par incréments avec la conversionde chaque page en fichier TIF. Puisque la première page est ignorée, ellen'est pas incluse dans le compte. Par exemple, si une télécopie de troispages est envoyée à dix destinataires, la boîte de dialogue affiche« Impression de la page 1 », « Impression de la page 2 » et ainsi de suitejusqu'à « Impression de la page 20 ». Seules 20 pages sont imprimées, carla première page de chaque document est ignorée.

Les problèmes qui se produisent lors de la création des images oud'adresses de télécopies s'affichent dans une boîte de dialogue TélécopieNortel - Etat de l'envoi groupé distincte :



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Les problèmes tels qu'une adresse de télécopie manquante ou non prise encharge sont vérifiés. Cependant, les problèmes tels qu'un mauvais numérode télécopie ne sont pas identifiés, tant que le format du numéro est valide.Un mauvais numéro de télécopie provoque l'envoi d'un accusé de non-transmission dans la boîte aux lettres CallPilot de l'utilisateur.

Lorsque vous cliquez sur OK, le processus d'envoi groupé de télécopiess'arrête et aucune télécopie n'est envoyée. Vous devez corriger les adressesde télécopie et envoyer à nouveau votre télécopie.

Si toutes les télécopies et les adresses sont créées correctement, une boîtede dialogue apparaît lors de l'adressage et du transfert des télécopies versle serveur CallPilot. La boîte de dialogue Télécopie Nortel - Etat de l'envoigroupé indique l'état de l'envoi groupé de télécopies. Si vous cliquez surAnnuler dans cette boîte de dialogue avant la fin de l'opération, une autreboîte de dialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si voussélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et leprocessus s'arrête. Cependant, toutes les télécopies déjà transférées versle serveur CallPilot sont envoyées.

Si un problème se produit lors du transfert de la télécopie, une boîte dedialogue semblable à la boîte ci-dessous apparaît :

Si vous sélectionnez Oui, une tentative de renvoi de la télécopie au serveurest activée. Si vous sélectionnez Non, la télécopie en cours est ignorée et leprocessus commence sur la télécopie suivante dans la liste. La télécopieignorée n'est pas envoyée. Si vous sélectionnez Annuler, une autre boîte dedialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si vous sélectionnezOui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête.Toutes les télécopies déjà transférées vers le serveur CallPilot sont



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envoyées. Si vous sélectionnez Non, la boîte de dialogue d'échecprécédente s'affiche à nouveau, ce qui vous permet d'effectuer un choixdifférent.

Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche après soumission de toutesles télécopies au serveur.

Utilisation de pages de garde de télécopie personnaliséesVous pouvez choisir de joindre une page de garde à vos télécopies. Engénéral, ces pages de garde sont conçues et gérées par l'administrateurserveur. Vous pouvez sélectionner le style de page de garde (si plusieursstyles sont disponibles).

Les pages de garde comportent les informations suivantes :

Informations sur laprovenance : Titre Nom Service Société

N° de téléphone N° de télécopieInformations sur ladestination : Titre Nom Service Société

N° de téléphone N° de télécopie

Nombre de pages

Date et heure de l'envoi

Section Mémo de la page de garde

Inclusion d'une page de garde dans une télécopieL'onglet Courrier de la boîte de dialogue Configuration de la Messagerie debureau CallPilot (accessible via Outils > Messagerie de bureau CallPilot >Configuration) contient une option intitulée Ajouter une page de garde auxtransferts de télécopie. Par défaut, cette option n'est pas sélectionnée.



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Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez ensuite choisir une page degarde par défaut dans la liste des pages de garde disponibles. Cliquez surle bouton Parcourir pour sélectionner l'emplacement de stockage des pagesde garde. L'emplacement par défaut est : \Program Files\Nortel\CallPilot\cvrpages.

Sélection de la page de garde à inclureLorsque vous envoyez une télécopie, le formulaire de télécopie CallPilotcomporte un menu Page de garde avec des options Ajouter et Modifier.

Le menu Ajouter affiche une liste des pages de garde existantes disponibles.Sélectionnez une de ces pages et cliquez sur OK.

Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées 31


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Le menu Modifier affiche la page de garde en cours, que vous pouvez alorsmodifier. Dans la fenêtre Modifier, vous pouvez également prévisualiser lapage de garde en cours.

Si vous activez l'option Ajouter une page de garde aux transferts detélécopie, CallPilot ajoute la page de garde sélectionnée à la télécopie. Lapage de garde apparaît comme la première pièce jointe sur la liste des piècesjointes (fenêtre de gauche). L'affichage de la pièce jointe (fenêtre de droite)ne contient que la section Mémo de la page de garde. Vous pouvez incluredes informations supplémentaires dans cette fenêtre.

Formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur NortelVous pouvez utiliser le formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortelpour envoyer une télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureauCallPilot (tel que Microsoft Outlook) ou de la fonction QuickFax. La fonctionQuickFax vous permet d'envoyer une télécopie directement à partir de laboîte de dialogue d'impression. Si vous choisissez d'envoyer votre télécopieà l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot, la page de garde estdisponible à partir du formulaire de personnalisation CallPilot.



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Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie vers une destination spécifique(un télécopieur, par exemple), le champ Page de garde devient actif et vouspouvez rechercher et choisir une page de garde ou en sélectionner une dansla liste. Vous pouvez ensuite modifier le contenu de la page de garde. Vouspouvez également choisir de ne pas insérer de page de garde ensélectionnant l'option Pas de page de garde dans la liste. Notez que vous pouvez également inclure une ligne d'objet dans le champObjet. Les informations de la ligne d'objet apparaissent dans la partie courrierélectronique de la télécopie, mais pas sur la copie papier.

Modification et prévisualisation d'une page de gardeVous pouvez prévisualiser la page de garde en cours et modifier son contenuà partir du formulaire de personnalisation CallPilot et du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel.

Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées 33


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Cliquez sur Aperçu pour afficher l'état en cours de la page de garde.

La première fois que vous accédez à cette page, la Messagerie de bureauCallPilot tente de remplir la section De en fonction des données saisiesprécédemment. Bien que les informations de la section De soientcomplétées, vous pouvez les modifier.



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Dans la section A, le champ Télécopie est toujours en lecture seule. Lechamp Nom est en lecture seule si la page de garde est remplie à l'aide duformulaire de personnalisation. Dans ce cas, CallPilot remplitautomatiquement le champ Nom avec le nom du destinataire. Si vous utilisezle formulaire du pilote d'imprimante de télécopie, ce champ reste vide et vouspouvez le compléter.

Si vous utilisez une page de garde à partir du pilote d'imprimante detélécopie, la Messagerie de bureau CallPilot calcule le nombre de pages etsaisit cette information dans la zone Pages. Lorsque vous utilisez leformulaire personnalisé, la zone Pages reste vide. Vous pouvez modifiercette zone dans les deux cas.

La zone Envoyées utilise par défaut l'heure et la date courantes. Vouspouvez également modifier cette zone. La section Mémo est synchroniséeavec la section Mémo du formulaire de personnalisation.

Remarque : La longueur maximale pour le champ Mémo est de 2 500caractères. La longueur maximale pour les autres champs de la page degarde est de 30 caractères.

Émission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appelLa fonction Répertoire d'appel vous permet d'appeler toute personne figurantdans un carnet d'adresses accessible à Microsoft Outlook. Ceci comprendla liste d'adresses globale, les contacts Outlook et le carnet d'adressesCallPilot.

Pour émettre un appel au moyen de la fonction Répertoire d'appel

Étape Action

1 Dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Répertoired'appel.

La boîte de dialogue de sélection du nom apparaît.

Émission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel 35


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2 Dans la liste Afficher les noms, sélectionnez le carnet d'adressesde recherche.

Remarque : Dans Outlook 2007, cette liste est intitulée Carnetd'adresses.

3 Dans la zone de saisie du nom ou de sa sélection dans la liste,vous pouvez saisir partiellement ou entièrement le nom de lapersonne pour le localiser dans le carnet d'adresses, comme indiquédans l'illustration précédente.

Remarque : Dans Outlook 2007, cette zone est intituléeRechercher.

4 Dans la liste Nom, sélectionnez le nom de la personne, puis cliquezsur OK.

La boîte de dialogue Contact apparaît, répertoriant les numéros detéléphone contenus dans l'entrée de carnet d'adresses de lapersonne sélectionnée.



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Remarque : Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphonevalide, en fonction du client, seul(e) le nom/l'adresse demessagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse demessagerie ou le nom ne peut être numéroté, vous devez saisirmanuellement le numéro de téléphone complet de la personnedans la zone Vérifier le numéro. Pour enregistrer le numéro saisi,cochez la case Mémoriser les changements.

5 Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéroà appeler.

6 Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Téléphoner.

7 Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelleimmédiatement l'expéditeur du message.

—fin—

Contacter l'expéditeur d'un messageVous pouvez répondre à un message CallPilot ou Microsoft Outlook par unappel téléphonique plutôt que par un message enregistré.

• Lorsque l'expéditeur d'un message provient d'un serveur MicrosoftExchange, l'adresse est connue, car elle est répertoriée dans votrecarnet d'adresses.

• Lorsque l'expéditeur d'un message provient d'un serveur externe SMTP,il apparaît comme Inconnu dans votre boîte de réception et le formulaireCallPilot, qu'il soit répertorié ou non dans votre carnet d'adresses.

Contacter l'expéditeur d'un message 37


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Pour contacter l'expéditeur d'un message lorsque l'adresse est connue

Étape Action

1 Sélectionnez un message dans votre boîte de réception CallPilot ouMicrosoft Outlook.

2 Cliquez sur le bouton Contacter l'expéditeur.

La boîte de dialogue Contact apparaît, répertoriant les numéros detéléphone contenus dans l'entrée de carnet d'adresses del'expéditeur.

Remarque : Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphonevalide, en fonction du client, seul(e) le nom/l'adresse demessagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse demessagerie ou le nom ne peut être numéroté, vous devez saisirmanuellement le numéro de téléphone complet de la personnedans la zone Vérifier le numéro. Pour enregistrer le numéro saisi,cochez la case Mémoriser les changements.

3 Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéroà appeler.

4 Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Téléphoner.

5 Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelleimmédiatement l'expéditeur du message.

—fin—

Ajout des pièces jointes aux messagesAvant d'envoyer un message, vous pouvez y joindre un ou plusieurs fichiersvocaux, de télécopie ou texte. Les fichiers vocaux peuvent être transmis auformat VBK ou WAV ; CallPilot peut convertir automatiquement les fichiersVBK au format WAV lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquelsCallPilot n'est pas installé. Voir Modification des paramètres de livraison ducourrier. Les fichiers de télécopie doivent être au format TIFF-F et les fichierstexte au format TXT.

Pour joindre un fichier à un message

Étape Action

1 Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur l'icône Joindre unfichier.



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2 Dans la boîte de dialogue Ouvrir, localisez et sélectionnez le fichierà joindre.

3 Cliquez sur Ouvrir pour joindre les fichiers et revenir au nouveaumessage CallPilot.

—fin—

Définition des options de messageAvant d'envoyer un message, vous pouvez définir les options de gestion etde transmission.

Pour définir les options de message

Étape Action

1 Dans un formulaire de nouveau message, sélectionnez les optionsEnvoi, Critère de diffusion, Confirmation de lecture et Accusé detransmission de votre choix.

• Dans le champ Envoi, sélectionnez Urgent ou Économie, ouconservez le paramètre par défaut Normal.

• Dans le champ Critère de diffusion, sélectionnez Privé ouconservez le paramètre par défaut Public.

Notez que lorsque vous envoyez un message marqué commePrivé, les destinataires peuvent toujours envoyer ce message àun tiers s'il ne s'agit pas d'utilisateurs CallPilot. En outre, lesdestinataires qui n'utilisent pas CallPilot ne sont pas informés ducaractère privé du message. Il convient donc de le mentionnerdans le corps même du message.

• Pour obtenir un accusé de réception indiquant que lesdestinataires ont ouvert le message, cochez la caseConfirmation de lecture. Cochez la case Accusé deréception pour obtenir une confirmation de réception dumessage.

2 Poursuivez la rédaction du message, saisissez l'adresse et envoyezle message comme d'habitude.

—fin—

Définition des options de message 39


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Transfert des messages et réponse à ceux-ciVous pouvez transférer un message et l'accompagner d'une introduction.Vous pouvez répondre à l'expéditeur du message ou bien à l'expéditeur et àtous les destinataires.

Pour transférer un message ou y répondre

Étape Action

1 Dans un message ouvert, cliquez sur l'icône Répondre, Répondreà tout ou Renvoyer un message.

2 Dans le formulaire de nouveau message, créez votre message vocalou texte, ou votre télécopie.

3 Saisissez l'adresse des messages transférés en procédant commepour un nouveau message. Les adresses des messages de réponsesont saisies automatiquement.

4 Ajoutez des pièces jointes, définissez les options et modifiez la ligneObjet, si cela est nécessaire.


Remarque : L'administrateur système peut bloquer le transfertde messages vers des adresses de messagerie externes.

—fin—

Configuration du transfert des messagesVous pouvez transférer vos messages CallPilot vers une autre boîte auxlettres CallPilot ou vers une adresse électronique externe. Pour ce faire, vousdevez créer et activer une règle de transfert des messages. Il s'agit d'unensemble de critères définissant les messages à transférer et leurdestination.



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Lorsque vous activez une règle de transfert des messages, vous pouvezalors accéder à tous les messages entrants répondant aux critères à partird'un autre emplacement, comme une boîte aux lettres Internet ou unassistant numérique personnel (PDA). Les messages vocaux peuvent êtretransférés dans le format dans lequel ils sont reçus ou convertis en WAV.

Vous ou votre administrateur CallPilot pouvez créer une règle de transfertdes messages. Pour la créer vous-même, vous devez utiliser My CallPilot,mais vous pouvez l'activer et la désactiver via la Messagerie de bureau, MyCallPilot ou votre téléphone (option 8-5-1).

Pour configurer le transfert des messages

Étape Action

1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissezMessagerie de bureau CallPilot > Configuration.

2 Cliquez sur l'onglet Courrier.

3 Pour ouvrir My CallPilot, cliquez sur l'option Configurer la règle detransfert des messages.

4 Si la page de configuration de la règle de transfert des messages deMy CallPilot n'apparaît pas automatiquement :

a. Connectez-vous à My CallPilot.

b. Cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot, puis sur l'option Règlede transfert des messages.

5 Configurez une règle de transfert des messages. Pour obtenir desinstructions détaillées, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de laMessagerie de bureau pour My CallPilot (NN44200-109).

—fin—

Pour activer ou désactiver le transfert des messagesUne règle de transfert des messages doit être configurée avant de pouvoirl'activer ou la désactiver. Reportez-vous à la procédure précédente pour laconfigurer vous-même ou demandez à votre administrateur CallPilot d'enconfigurer une pour vous. Pour des raisons de sécurité, vous devez l'activeret la désactiver vous-même. Vous pouvez procéder dans My CallPilot, dansla Messagerie de bureau en utilisant la procédure suivante, ou vous pouvezvous servir du téléphone (option 8-5-1).

Remarque : Si vous avez activé l'option Connexion anonyme, vous nepouvez pas activer ou désactiver une règle de transfert des messages àl'aide du logiciel de Messagerie de bureau (pour vérifier, sélectionnez

Configuration du transfert des messages 41


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Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration, cliquez surl'onglet Carnet d'adresses, puis sur Avancé).

Étape Action



3 Sélectionnez ou désactivez la case à cocher Activer la règle detransfert des messages.

—fin—

Adressage de messagesVous pouvez adresser un message CallPilot à l'aide du carnet d'adressesCallPilot ou à partir de tout autre carnet d'adresses disponible dans Outlook.Vous pouvez également adresser un message manuellement.

Votre entreprise conserve le carnet d'adresses CallPilot sur le serveur. Ilcontient les adresses des utilisateurs CallPilot et les listes de distribution quevous êtes autorisé à utiliser. Ce carnet d'adresses n'est pas modifiable. Sivous travaillez hors ligne (sans connexion au serveur CallPilot), vous pouveztélécharger le carnet d'adresses CallPilot sur votre ordinateur. Pour plusd'informations, reportez-vous à la section Modification des paramètres ducarnet d'adresses.

Accès à des adresses CallPilot à partir d'autres serveurs CallPilot enréseau

Si votre site comporte plusieurs serveurs CallPilot, votre administrateurCallPilot peut développer votre carnet d'adresses CallPilot pour inclure lesadresses des utilisateurs CallPilot des serveurs en réseau, en plus desadresses de votre serveur local. Si vous n'avez pas besoin de cette listeétendue, vous pouvez configurer votre carnet d'adresses CallPilot pourinclure uniquement les adresses de votre serveur local. Pour plusd'informations, reportez-vous à la section Modification des paramètres ducarnet d'adresses.

Pour adresser un message depuis le carnet d'adresses

Étape Action

1 Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur A.

2 Dans la liste Afficher les noms de, sélectionnez le carnet d'adressesà utiliser, par exemple Carnet d'adresses CallPilot.



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Remarque : Dans Outlook 2007, cette liste est intitulée Carnetd'adresses.

3 Dans la zone de saisie du nom ou de sa sélection dans la liste,vous pouvez saisir partiellement ou entièrement le nom de lapersonne pour le localiser dans le carnet d'adresses.

Remarque : Dans Outlook 2007, cette zone est intituléeRechercher.

4 Sélectionnez l'adresse.

5 Cliquez sur A.

6 Si nécessaire, sélectionnez des adresses supplémentaires, puiscliquez sur A, Cc ou Cci.

7 Une fois la sélection d'adresses terminée, cliquez sur OK pour revenirau message CallPilot.

—fin—

Pour saisir manuellement l'adresse d'un message

Étape Action

1 Dans un nouveau message CallPilot, saisissez directement l'adressedans la zone A. Insérez l'adresse entre crochets.

Adressage de messages 43


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Exemple de format correct d'adresse manuelle[CALLPILOT:[email protected]]

Pour obtenir des informations sur les formats d'adressage corrects,reportez-vous à la section .Format requis pour une adresse demessagerie CallPilot ou Format requis pour les numéros de télécopieet de téléphone.

—fin—

Pour ajouter des adresses CallPilot à vos Contacts OutlookVous pouvez ajouter des adresses CallPilot à vos Contacts Outlook. Vouspouvez choisir de distinguer les adresses CallPilot des adresses demessagerie standard en ajoutant le mot CallPilot après le nom dudestinataire.

Étape Action

1 Dans Microsoft Outlook, ouvrez le carnet d'adresses.

2 Cliquez sur l'icône Nouvelle entrée.

Remarque : Dans Outlook 2007, cliquez sur Fichier >Nouvelle entrée.

3 Cliquez sur Nouveau contact, puis sur OK.

La boîte de dialogue Sans titre - Contact apparaît. L'exemple suivantest tiré d'Outlook 2003.



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4 Complétez la boîte de dialogue selon les besoins, en gardant à l'espritles points suivants :

• CallPilot utilise les informations des champs suivants :

— Adresses de messagerie : Courrier électronique, Courrierélectronique 2, Courrier électronique 3

— Numéros de téléphone : Assistant, Bureau, Bureau 2,Voiture, Domicile, Domicile 2, RNIS, Mobile, Autre

— Numéros de télécopie : Télécopie (bureau), Télécopie(domicile) et Autre télécopie

Reportez-vous à la section pour obtenir plus d'informations surles formats.Format requis pour une adresse de messagerieCallPilotou Format requis pour les numéros de télécopie et detéléphone.

• CallPilot ignore tous les numéros de téléphone et de télécopie sila zone Courrier électronique contient une adresse du serveurMicrosoft Exchange ou CallPilot.

—fin—

Adresses de messagerie et numéros de téléphone/télécopieCallPilot recherche les informations de contact pour une adresse CallPilot oule serveur Microsoft Exchange. Si aucune information n'est disponible,l'adresse ou le numéro utilisé par CallPilot varie selon que le message estun message vocal, de télécopie, texte ou de format mixte.

Type de message Adresse ou numéro utilisé(e)Vocal • Si une adresse de messagerie et un numéro de

téléphone sont disponibles, CallPilot vous invite à choisir.

• Si seule une adresse de messagerie est disponible,CallPilot envoie le message à cette adresse.

• Si seul un numéro de téléphone est disponible, une boîtede dialogue vous invite à vérifier ce numéro, puisCallPilot y envoie le message vocal.

Télécopie • Si une adresse de messagerie et un numéro de télécopiesont disponibles, CallPilot vous invite à choisir.

• Si seule une adresse de messagerie est disponible,CallPilot envoie le message à cette adresse.

• Si seul un numéro de télécopie est disponible, une boîtede dialogue vous invite à vérifier ce numéro, puisCallPilot y envoie le message.



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Texte CallPilot envoie le message à une adresse de messagerie,si elle est disponible.

Mélange vocal/télécopie ou vocal/texte

CallPilot envoie le message à une adresse de messagerie,si elle est disponible.

Remarque : Dans les cas où aucun numéro ou adresse approprié(e)n'est disponible, CallPilot vous envoie une notification de non-transmission pour vous avertir qu'il ne peut pas envoyer le message.

Vérification des numéros de téléphone et de télécopieLe numéro de téléphone ou de télécopie peut contenir des caractèresalphanumériques. Ces caractères incluent les préfixes de numérotationspéciaux, tels que + pour les numéros internationaux ou les abréviationstelles que ESN pour indiquer les appels internes. Toutefois, vous devezmodifier le numéro sélectionné dans le champ Vérifier le numéro de la boîtede dialogue Destinataire CallPilot pour vous assurer que la transmissions'effectue correctement. Le numéro modifié ne peut contenir que lescaractères alphanumériques suivants :

Caractères numériques 0123456789

Délimiteurs numériques ( ) -

Caractères de pause Pp,

Dièse #

Espace

Le logiciel de Messagerie de bureau tente de mémoriser les modificationsque vous effectuez pour vous éviter de devoir les saisir à nouveau chaquefois que le même numéro de téléphone ou de télécopie est utilisé.

Notez que le serveur CallPilot peut limiter la fonction de composition d'unnuméro de téléphone ou de télécopie.

Notez également que la fonction de recherche de numéros de téléphone oude télécopie est disponible uniquement lorsque vous utilisez le formulaire demessage CallPilot. Le formulaire de messagerie standard ne recherche pasces numéros. Si une adresse de messagerie ou CallPilot manque dans lechamp d'un destinataire dans le formulaire de messagerie standard, unenotification de non-transmission est générée pour ce destinataire.



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Pour ajouter un expéditeur ou un destinataire à vos Contacts OutlookVous pouvez ajouter rapidement un expéditeur ou un destinataire à vosContacts Outlook grâce à un menu contextuel. Si un expéditeur ou undestinataire d'un message CallPilot ne fait pas partie de vos ContactsOutlook, le nom à afficher apparaît comme Inconnu.

Étape Action

1 Dans un message CallPilot ouvert, cliquez avec le bouton droit surl'expéditeur ou le destinataire à ajouter à vos Contacts Outlook.

2 Cliquez sur Ajouter aux contacts.

3 Saisissez le nom de la personne, ainsi que toute informationsupplémentaire à tenir à jour.

4 Cliquez sur Enregistrer et Fermer.Le nouveau contact est ajouté à votre liste.

—fin—

Pour mettre à jour les informations de contact existantes d'un expéditeurou d'un destinataire

Pour modifier des informations de contact pour quelqu'un figurant déjà dansvos Contacts Outlook, vous pouvez opérer rapidement dans un messageouvert grâce à un menu contextuel.

Étape Action

1 Dans un message CallPilot ouvert, cliquez avec le bouton droit surl'expéditeur ou le destinataire à mettre à jour dans les ContactsOutlook.

2 Cliquez sur Mettre à jour le contact existant.

3 Dans la liste des contacts disponibles, cliquez sur le nom approprié,puis sur OK.

4 Effectuez les modifications requises dans les informations de contact.

5 Cliquez sur Enregistrer et Fermer.

6 Dans la boîte de dialogue Contact en double détecté, choisissez ceque vous voulez faire des informations du contact en double, puiscliquez sur OK.

—fin—



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Format requis pour une adresse de messagerie CallPilotSi vous décidez d'entrer une adresse CallPilot dans le champ Adresse demessagerie, respectez le format suivant :

[CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ]

où : XXXX = Raccourci réseau VPIM YYYY = Numéro de la boîte aux lettres CallPilot ZZZZ = Nom de domaine complet du serveur CallPilot (serveur et domaine)

Par exemple, supposons que le serveur CallPilot na12345 dans le domaineus.nortel.com avec le raccourci réseau VPIM 1905555 contienne le numérode boîte aux lettres 1212. L'adresse CallPilot pour cette boîte aux lettres estalors :

[CALLPILOT:[email protected]]

Format requis pour les numéros de télécopie et de téléphoneSi vous choisissez de saisir un numéro de télécopie ou de téléphone dansle(s) champ(s) de contact, ce numéro doit se composer d'une chaînealphanumérique. Les caractères Pause (P p,) et dièse (#) sont pris en charge.

Le format requis pour la télécopie est :

[CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ]

Le format requis pour la voix est :

[CALLPILOT:VOICE=XXXX@ZZZZ]

où : XXXX = Numéro de téléphone ou de télécopie ZZZZ = Nom de domaine complet CallPilot (serveur et domaine)

Exemples de numéros de téléphone et de télécopie :

[CALLPILOT:[email protected]] [CALLPILOT:(416) [email protected]] [CALLPILOT:(416) 897-6666,[email protected]] [CALLPILOT:(416) [email protected]] [CALLPILOT:(800) 333-7777#[email protected]]

Microsoft Outlook prend en charge les numéros de téléphone et de télécopiepour le bureau, le domicile, la voiture, etc. Certains numéros de contacts nesont pas pris en charge. Notez que les numéros de contacts constituent une



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fonction de Microsoft Outlook ; la Messagerie de bureau CallPilot ne peutpas masquer ou altérer des éléments pris en charge. Voici commentdistinguer les numéros pris en charge des numéros non pris en charge :

• Numéros de contacts vocaux valides : Assistant, Bureau, Bureau 2,Voiture, Domicile, Domicile 2, RNIS, Mobile, Autre

• Numéros de contacts de télécopie valides : Télécopie (bureau),Télécopie (domicile) et Autre télécopie

• Numéros de contacts non pris en charge : Rappel, Société, Pager,Principal, Radiomessagerie, Telex et TTY/TDD

Listes de distribution personnellesVous pouvez utiliser deux types de listes de distribution personnelles :

• une liste de distribution personnelle CallPilot qui peut être créée à l'aidede My CallPilot ou du téléphone ;

• des listes de distribution locales qui peuvent être créées à partir desContacts Outlook. Notez que ce type de liste n'est pas accessible à partirdu téléphone.

Pour utiliser des listes de distribution personnelles CallPilotVous pouvez adresser des messages à partir des listes de distributionpersonnelles CallPilot que vous créez dans My CallPilot ou sur votretéléphone. Dans Outlook, sélectionnez les listes dans le carnet d'adressesCallPilot.

Pour créer une liste de distribution personnelle dans OutlookVous créez une liste de distribution personnelle CallPilot dans Outlook enprocédant comme pour une liste de distribution personnelle de courrierélectronique. Une fois une liste créée, elle apparaît dans vos ContactsOutlook, de sorte que vous pouvez la sélectionner pour adresser unmessage. Vous ne pouvez pas accéder à une liste créée dans Outlook àpartir de votre téléphone ou de My CallPilot.

Pour plus d'informations sur la création d'une liste de distribution personnelledans Outlook, reportez-vous à l'aide en ligne d'Outlook.

Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messagesCallPilot sont distribués

Vous pouvez, au choix, effectuer la distribution de vos messages CallPilotdans

• une boîte de réception CallPilot distincte, afin que vos messages CallPilotsoient conservés dans un lieu séparé de votre courrier Outlook normal

Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués 49


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• votre boîte de réception de messagerie, afin que les messages CallPilotsoient combinés à votre courrier Outlook normal

Comparez les deux illustrations suivantes pour comprendre les deux options.

Messages CallPilot dans une boîte de réception distincte

Messages CallPilot dans votre boîte de réception Outlook, combinés au courrier normal

Lorsque vous vous connectez à la Messagerie de bureau pour la premièrefois, le logiciel vous demande de choisir votre boîte de réception si cetteoption est disponible ; vous pouvez cependant modifier à tout momentl'emplacement de votre boîte de réception en utilisant la procédure suivante.

Pour changer la boîte de réception dans laquelle les messages CallPilotsont distribués

Étape Action




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3 Dans la liste Envoyer à, sélectionnez la boîte de réception danslaquelle vous voulez effectuer la distribution de vos messagesCallPilot.

4 Si vous avez choisi la boîte de réception de la messagerie et voulezécouter les messages vocaux d'Outlook Web Access avec deslecteurs multimédias d'une marque différente de Nortel, cochez lacase Convertir les messages vocaux entrants au format WAV.

5 Cliquez sur OK.

6 Fermez, puis ouvrez à nouveau Outlook pour que les modificationssoient prises en compte.

—fin—

À propos de la combinaison des messages CallPilot avec le courrierOutlook

Voici quelques conseils concernant la combinaison des messages CallPilotavec le courrier Outlook :

• Si votre boîte de réception Outlook réside sur le serveur MicrosoftExchange, vous pouvez bénéficier des avantages de certaines fonctionssupplémentaires d'Outlook :

— notification des messages CallPilot reçus sur un périphériqueBlackBerry ;

— utilisation de l'assistant Gestion des messages d'Outlook pour gérervos messages CallPilot ;

— affichage des messages CallPilot dans les clients de messagerieWeb tels qu'Outlook Web Access.

Remarque : Le client Outlook doit être en cours d'exécutionpour que ces fonctions soient opérationnelles.

• Si vous constatez un retard dans la synchronisation des messages (entrele serveur CallPilot et votre serveur Microsoft Exchange), vous pouvezréduire ce retard en paramétrant votre serveur Microsoft Exchange defaçon à utiliser le mode Exchange mis en cache. Ce mode permet destocker une copie de votre boîte de réception sur votre ordinateur. Pourdes instructions sur le paramétrage de cette option, reportez-vous à l'aideen ligne d'Outlook.

Remarque : Le mode Exchange mis en cache est disponibleuniquement dans Outlook 2003 et les versions ultérieures.

Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués 51


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• Dans la mesure où vous avez choisi de ne pas utiliser la boîte deréception de la Messagerie de bureau CallPilot, elle ne figure pas dansla liste de vos dossiers de courriers. Dans certains cas, elle peutcontinuer d'apparaître dans la liste, mais elle est désactivée.

Utilisation de la messagerie instantanéeLa fonction Messagerie instantanée vous permet de débuter une session demessagerie instantanée par le biais de Microsoft Windows/MSN Messengeret de Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) à partir d'un messageélectronique ou de CallPilot.

Vous pouvez ouvrir une session de messagerie instantanée avec d'autresutilisateurs si vous disposez tous d'un compte valide sur MCS 5100 (NortelMultimedia PC Client) ou avec un des services suivants, disponibles sousWindows/MSN Messenger :

• NET Passport Service (Windows/MSN Messenger)

• SIP Communication Service (Windows Messenger)

• Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger)

Ces services ne nécessitent pas de configuration particulière. Vous devezconfigurer ces comptes en fonction des configurations requises dansWindows/MSN Messenger. Dans le cas de SIP Communication Service surMCS 5100, vous devez disposer d'un Nortel Multimedia PC Client configuréet opérationnel pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de messagerieinstantanée.

Pour activer la fonctionnalité de messagerie instantanée dans laMessagerie de bureau CallPilot

Étape Action


2 Dans l'onglet Général, sélectionnez l'application de messagerieinstantanée à utiliser. Les choix suivants sont disponibles :

• Utiliser Windows/MSN Messenger• Utiliser Nortel Multimedia PC Client

3 Fermez Outlook, puis ouvrez-le à nouveau pour que les modificationssoient prises en compte.

—fin—



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Pour utiliser la messagerie instantanée à partir d'un message CallPilotouvert

Vous pouvez initier une session de messagerie instantanée depuis unmessage CallPilot ouvert.

Étape Action

1 Dans la barre d'outils d'un message CallPilot ouvert, cliquez surl'icône représentant le logiciel de messagerie instantanée à utiliser :

Si l'expéditeur du message est en ligne, une session de messagerieinstantanée démarre. Sinon, la boîte de dialogue Contact apparaît.

2 Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée.

L'onglet affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSNMessenger ou la liste Friends (Amis) de l'application NortelMultimedia PC Client.

3 Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ousaisissez la signature correcte.

4 Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session.

—fin—

Remarque : Les icônes de messagerie instantanée de la barre d'outilssont de différentes couleurs, en fonction de l'état en ligne de l'expéditeur :

En ligne Hors ligne État ou nom d'utilisateur del'expéditeur inconnu àWindows/MSN Messenger

En ligne Hors ligne État ou nom d'utilisateur del'expéditeur inconnu àNortel Multimedia PCClient (MCS 5100)

Les infobulles des icônes de messagerie instantanée indiquent également lenom et l'état de connexion de l'expéditeur, si ces informations sontdisponibles.

Utilisation de la messagerie instantanée 53


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Utilisation de la messagerie instantanée à partir de Microsoft Outlook

Étape Action

1 À partir de votre boîte de réception, sélectionnez un messageélectronique.

2 Dans le menu Outils, choisissez Messagerie de bureau CallPilot >Contacter l'expéditeur.CallPilot récupère l'adresse CallPilot de l'expéditeur du message,puis la boîte de dialogue Contact apparaît.

3 Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée.

L'onglet affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSNMessenger ou la liste Friends (Amis) de l'application NortelMultimedia PC Client.

4 Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ousaisissez la signature correcte.

5 Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session.

—fin—

Utilisation de l'indicateur de message en attenteLa Messagerie de bureau comprend un indicateur de message en attente(MWI) qui apparaît sous la forme d'une icône de combiné téléphonique dansl'angle inférieur droit de l'écran, dans la barre des tâches Windows ou dansla barre d'état système. L'indicateur de message en attente vous signalel'arrivée de nouveaux messages et vous permet d'accéder rapidement àvotre boîte de réception.

Une icône représentant un combiné téléphonique rouge vous signalel'arrivée de nouveaux messages :

L'aspect de l'icône Indicateur de message en attente change pour vousdonner des informations supplémentaires sur votre connexion au serveurcomme suit :



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Pour configurer l'indicateur de message en attenteUtilisez la boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot pour

• afficher ou masquer l'indicateur de message en attente ;

• activer ou désactiver le texte de l'infobulle correspondante ;

• contrôler la durée d'affichage de ce dernier.

Étape Action

1 Dans la barre des tâches de Windows, cliquez avec le bouton droitsur l'icône MWI.

2 Cliquez sur Configuration du MWI de CallPilot.La boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot apparaît.

Remarque : Les trois premières zones (Serveur, Raccourciréseau VPIM et Boîte aux lettres) figurent à titre d'informationuniquement et sont grisées ; pour modifier les informations de ceszones, vous pouvez y accéder dans l'onglet Général sous Outils >Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.

Utilisation de l'indicateur de message en attente 55


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3 Pour ouvrir My CallPilot et lire votre dernier message en double-cliquant sur l'icône, vérifiez que la zone URL My CallPilot contientl'URL correcte. Vous devez être connecté à un serveur CallPilot 5.0ou version ultérieure pour que ceci fonctionne.

Demandez l'URL correcte à votre administrateur CallPilot. L'URLfigure généralement dans un des formats suivants :

http:// préfixe.nomdhôte.com/mycallpilot/

http:// adresse IP/mycallpilot/

4 Pour afficher ou masquer l'icône Indicateur de message en attente,sélectionnez ou désactivez la case à cocher Afficher l'icône MWIdans la barre des tâches.

Remarque : Si vous masquez l'icône, puis décidez de l'afficherà nouveau, sélectionnez Programmes > Nortel > Icône MWICallPilot dans le menu Démarrer de Windows. L'icône réapparaîtdans la barre des tâches.

5 Pour activer ou désactiver le texte de l'infobulle, sélectionnez oudésactivez la case à cocher Afficher l'infobulle contextuellependant x secondes. Vous pouvez également changer le nombrede secondes pendant lequel le texte de l'infobulle apparaît sur l'écran.

6 Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

—fin—

Pour utiliser l'indicateur de message en attenteVoici quelques conseils pour l'utilisation de l'indicateur de message enattente :

• Pour afficher le numéro de votre boîte aux lettres, l'adresse du serveuret le nombre de messages en attente dans votre boîte de réception,positionnez le pointeur sur l'icône.

• Cliquez avec le bouton droit sur l'icône pour afficher un menu contextuelavec des options permettant :

— d'ouvrir My CallPilot (si une URL est définie pour My CallPilot dansles paramètres de configuration de l'indicateur de message enattente) ;

— de configurer l'indicateur de message en attente ;

— de vous connecter à votre boîte aux lettres CallPilot ou de vousdéconnecter ;

— de quitter l'indicateur de message en attente pour qu'il n'apparaisseplus.



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• Pour ouvrir votre dernier message CallPilot dans My CallPilot, double-cliquez sur l'icône Indicateur de message en attente.

Remarque : Si ceci ne fonctionne pas, vérifiez que la zone d'URLMy CallPilot contient l'URL correcte dans la boîte de dialogueConfiguration du MWI de CallPilot. Pour ouvrir cette boîte dedialogue, cliquez avec le bouton droit sur l'icône MWI, puis cliquezsur Configuration du MWI de CallPilot.

Modification des paramètres de la boîte aux lettresPour afficher les paramètres d'accès à CallPilot ou les modifier

Étape Action


L'onglet Général affiche vos paramètres d'accès en cours.

2 Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.

—fin—

Pour modifier votre mot de passe CallPilotCe mot de passe est identique à celui utilisé depuis un téléphone.

Modification des paramètres de la boîte aux lettres 57


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Étape Action

1 Répétez l'étape 1 de la procédure précédente, puis cliquez surModifier le mot de passe.

2 Dans la zone Ancien mot de passe, entrez votre mot de passeactuel.

3 Dans le champ Nouveau mot de passe, entrez un nouveau mot depasse.

4 Dans le champ Ressaisissez le nouveau mot de passe, entrez ànouveau votre nouveau mot de passe.

5 Cliquez sur OK pour enregistrer votre modification.

6 Cliquez sur OK pour quitter l'onglet Général.

—fin—

Modification des paramètres de livraison du courrierPour afficher les paramètres de la messagerie ou les modifier

Étape Action





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3 Modifiez les paramètres suivants, selon les besoins :

• Envoyer à : Sélectionnez la boîte de réception dans laquellevous voulez effectuer la distribution de vos messages CallPilot.Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Changementde la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilotsont distribués.

• Convertir les messages vocaux entrants au format WAV :Cochez cette case pour convertir les messages vocaux entrantsdu format VBK Nortel au format WAV. Les messages vocauxpeuvent alors être lus avec le lecteur CallPilot, mais égalementavec la plupart des lecteurs multimédias d'une marque différentede Nortel. Ces deux types de fichier ont une taille similaire (cettecase à cocher est disponible uniquement si, dans la zoneEnvoyer à, vous avez sélectionné Boîte de réception de lamessagerie).

• Notification : Choisir la notification automatique, manuelle oudifférée. Choisissez l'option Manuellement pour réaliser deséconomies sur les appels longue distance ou les connexionsRNIS.

• Utiliser le formulaire CallPilot : Cochez cette case pour afficherles messages CallPilot dans le formulaire CallPilot personnaliséplutôt que dans le formulaire Outlook standard. Le formulaire

Modification des paramètres de livraison du courrier 59


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CallPilot personnalisé permet d'écouter les messages vocauxCallPilot d'un simple clic.

• Formulaire par défaut : Sélectionnez le formulaire par défaut àafficher lors de la création d'un message CallPilot.

• Formulaire transfert/réponse par défaut : Sélectionnez leformulaire par défaut à afficher lorsque vous faites suivre etrépondez à un message CallPilot.

• Ajouter un en-tête de message aux transferts et réponses :Cochez cette case si vous voulez que les en-têtes de messagessoient copiés dans les messages transférés et les réponses. Sivous désélectionnez cette case à cocher, les en-têtes demessages n'apparaissent pas.

• Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie : Pourobtenir des informations sur l'ajout ou la modification de pages degarde, reportez-vous à la section Configuration de CallPilot.

• Convertir les messages vocaux sortants au format WAV pourles destinataires non CallPilot : Cochez cette case pourconvertir automatiquement les messages vocaux en format WAVlorsque vous les envoyez à des utilisateurs non CallPilot.

• Effectuer une vérification orthographique avant envoi :Cochez cette case si vous voulez vérifier automatiquementl'orthographe des messages texte créés avec le formulaireCallPilot personnalisé lorsque vous cliquez sur Envoyer. Si vousdésélectionnez cette case à cocher, vous pouvez toujoursexécuter le correcteur orthographique manuellement. Pour qu'ilpuisse fonctionner, vous devez installer Microsoft Word.

Remarque : CallPilot utilise la fonction de vérificationorthographique de base fournie avec Microsoft Word.Certaines options avancées du vérificateur orthographique nes'appliquent pas aux messages CallPilot, comme l'optionpermettant d'ignorer les adresses Internet et de fichiers.

• Afficher l'icône MWI dans la barre des tâches : Cochez cettecase pour afficher l'indicateur de message en attente dans labarre des tâches Windows. Cet indicateur devient rouge lorsquevous recevez des messages et il fournit des informations sur l'étatde votre boîte vocale CallPilot.

• Activer la règle de transfert des messages : Cochez cettecase pour activer une règle de transfert des messages que vousavez configurée, c'est-à-dire une règle qui permet de transférervos messages CallPilot vers une adresse électronique externe ouune boîte de réception CallPilot. La case à cocher n'apparaît que



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si l'administrateur CallPilot vous a accordé les privilèges requis àcet effet ou si vous avez désactivé l'option Connexion anonyme.Elle est grisée si aucune règle de transfert des messages n'a étéconfigurée pour vous.

• Configurer la règle de transfert des messages : Cliquez sur celien pour vous connecter directement à l'application My CallPilotet configurer les paramètres pour transférer vos messagesCallPilot vers une adresse électronique externe ou une boîte deréception CallPilot. Le lien n'apparaît que si l'administrateurCallPilot vous a accordé les privilèges requis à cet effet.

4 Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK.

Remarque : Certaines modifications peuvent ne prendre effetqu'après fermeture et réouverture d'Outlook.

—fin—

Modification des paramètres du carnet d'adressesVotre administrateur saisit les paramètres par défaut du carnet d'adresses.Le cas échéant, vous pouvez modifier les paramètres du carnet d'adresses.

Pour afficher les paramètres du carnet d'adresses ou les modifier

Étape Action


2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour afficher les paramètresen cours.

Modification des paramètres du carnet d'adresses 61


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3 Modifiez les options suivantes, selon les besoins :

• Chemin d'accès : Chemin d'accès au carnet d'adresses localCallPilot.

• Base de recherche LDAP : Racine de l'arborescence durépertoire correspondant à la partie de la société desservie par leserveur CallPilot. Elle doit correspondre à la racine del'arborescence configurée sur le serveur. La base de rechercheLDAP doit être définie correctement afin de pouvoir téléchargerle carnet d'adresses CallPilot. Consultez votre administrateurCallPilot pour savoir quelle base de recherche LDAP utiliser.

• Ordre : Choisissez l'ordre dans lequel les noms sont organisésdans le carnet d'adresses CallPilot (par nom ou prénom).

• Indiquer les modifications apportées à la base de rechercheLDAP : Cochez cette case pour que le système vous signaletoute modification apportée à la base de recherche LDAP définiesur le serveur CallPilot.

• Rechercher le carnet d'adresses du serveur : Sélectionnezcette option pour utiliser le carnet d'adresses CallPilot sur leréseau. En accédant au carnet d'adresses CallPilot sur le réseau,vous êtes assuré que les adresses sont toujours à jour. Vousdevez être connecté au réseau pour utiliser cette option.



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• Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers le carnetd'adresses local : Sélectionnez cette option pour utiliser la copiedu carnet d'adresses CallPilot stockée sur votre ordinateur. Sivous sélectionnez cette option, vous pouvez accéder au carnetd'adresses CallPilot lorsque vous n'êtes pas connecté au réseau(travail hors connexion). Pour que le carnet d'adresses CallPilotreste à jour, téléchargez-le régulièrement.

• Me rappeler de télécharger le carnet d'adresses : Cochezcette case pour recevoir un rappel, puis saisissez le nombre dejours entre les rappels.

• Utiliser uniquement une copie locale du serveur CallPilot :Cochez cette case pour limiter votre carnet d'adresses CallPilotaux adresses figurant sur votre serveur CallPilot local. Si vousdésélectionnez cette case à cocher, votre carnet d'adressesCallPilot inclut les adresses de tous les serveurs CallPilot survotre réseau ou d'un répertoire réseau commun Nortel configurépar votre administrateur réseau, selon votre site. Si cette case àcocher est grisée, vous êtes limité au carnet d'adresses CallPilotdu serveur local.

4 Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK.

Remarque : Certaines modifications peuvent ne prendre effetqu'après fermeture, puis réouverture d'Outlook.

—fin—

Pour vous connecter en tant qu'utilisateur anonymeVous pouvez vous connecter en tant qu'utilisateur anonyme.

Étape Action


2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses.

3 Cliquez sur Avancé.

4 Cochez la case Connexion anonyme.

5 Cliquez sur OK.

—fin—

Remarque : Lorsque vous désactivez la case à cocher Connexionanonyme, le logiciel de Messagerie de bureau télécharge également les

Modification des paramètres du carnet d'adresses 63


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listes BDL, SDL et PDL utilisateur dans le cadre du téléchargement ducarnet d'adresses. Lorsque vous cochez la case Connexion anonyme,les listes BDL, SDL et PDL utilisateur sont ignorées.

Pour télécharger votre carnet d'adresses sur votre ordinateurVous pouvez télécharger le carnet d'adresses CallPilot à partir du serveursur votre ordinateur de manière à pouvoir travailler hors connexion.

Étape Action


2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses.

3 Sélectionnez Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers lecarnet d'adresses local.

4 Cliquez sur Télécharger maintenant, puis sur OK quand unmessage vous indique que le téléchargement est terminé.

Lorsque vous adressez un message CallPilot, vous accédez donc aucarnet d'adresses CallPilot téléchargé, que vous travailliez en ligneou hors ligne.

5 Pour vous assurer de télécharger régulièrement le carnet d'adressesCallPilot, cochez la case Me rappeler de télécharger le carnetd'adresses tous les, puis définissez le nombre de jours entre lesrappels.

6 Cliquez sur OK.

7 Pour vous assurer que les nouveaux paramètres sont bien pris encompte, fermez Outlook, puis rouvrez-le.

—fin—

Modification des paramètres audioPour changer de périphérique audio ou modifier les paramètres duvolume

Vous pouvez écouter les messages depuis votre téléphone ou votreordinateur.

Étape Action




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2 Cliquez sur l'onglet Audio pour afficher les paramètres sélectionnés.

3 Dans la zone Périphérique, cliquez sur Téléphone pour écouter vosmessages vocaux et les enregistrer depuis votre téléphone. Veillezà indiquer le numéro de téléphone correct. Vous pouvez égalementsélectionner Ordinateur pour écouter vos messages vocaux et lesenregistrer via les haut-parleurs et le microphone de l'ordinateur.

Remarque : Vous pouvez également modifier le périphériqueaudio du lecteur CallPilot.

4 Cochez les cases Utiliser le volume du haut-parleur système etUtiliser le volume du microphone système de la zone Volumepour coordonner les paramètres de volume de CallPilot avec ceuxdes haut-parleurs et du microphone de l'ordinateur.

5 Si vous souhaitez confirmer les paramètres avant d'écouter desmessages vocaux ou d'en enregistrer, cochez la case Confirmer lesparamètres avant de lire.

6 Si vous voulez télécharger les messages vocaux sur votre ordinateuravant de les écouter, cochez la case Télécharger le fichier avantde l'écouter. Cette option peut être utile si vous utilisez un modem.

7 Cliquez sur OK.

—fin—

Modification des paramètres audio 65


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Liaison avec My CallPilotLa Messagerie de bureau comprend des liens vers les ressources Web deMy CallPilot. Vous pouvez définir un lien vers la page d'accueil ou la pageMessages d'accueil. Pour afficher l'URL de My CallPilot ou la modifier,reportez-vous à la section Modification des paramètres de la boîte auxlettres. Pour plus d'informations sur My CallPilot, reportez-vous au Guide del'utilisateur de la Messagerie de bureau pour My CallPilot (NN44200-109).

Étape Action

1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez surMessagerie de bureau CallPilot > My CallPilot, puis sur Paged'accueil ou Messages d'accueil.

Remarque : Vous pouvez également accéder à My CallPilotdepuis le menu Affichage du lecteur CallPilot.

—fin—

Pour afficher les paramètres des fonctions de CallPilot ou les modifier

Étape Action

1 Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot.



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2 Sélectionnez une fonction et modifiez-en la configuration commevous le voulez. Toute modification apportée à une fonction prend effetimmédiatement, que vous utilisiez CallPilot depuis votre ordinateurou depuis votre téléphone.

—fin—

Pour afficher des informations sur les utilisateursDans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Informations utiles pour afficher desinformations utilisateur en ligne propres à votre boîte aux lettres.

Travail hors connexionPour travailler hors connexion, CallPilot doit être installé et configuré surl'ordinateur que vous utilisez de la même façon que sur votre ordinateur dubureau. Avant de travailler hors connexion, vous pouvez télécharger lesmessages et les adresses vers cet ordinateur.

Étape Action

1 (Facultatif) Vous pouvez télécharger les messages CallPilot versl'ordinateur dont vous vous servez pour travailler hors connexion.

Travail hors connexion 67


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Pour ce faire, dans le menu Outils, sélectionnez Messagerie debureau CallPilot > Télécharger tous les messages. Une fois letransfert terminé, déconnectez-vous.

2 (Facultatif) Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses du serveursur votre ordinateur. Voir Modification des paramètres du carnetd'adresses.

3 Ouvrez votre messagerie sans être connecté au réseau. Attendezque la fenêtre Connexion à CallPilot apparaisse. Il est inutile de saisirvotre mot de passe.

4 Cliquez sur Annuler.

—fin—

À présent, vous pouvez travailler hors connexion, consulter vos messageset enregistrer et adresser de nouveaux messages. Vous devez utiliser leshaut-parleurs et le microphone de votre ordinateur pour écouter etenregistrer les messages hors connexion. En effet, vous ne pouvez pas vousservir du téléphone dans ce mode d'accès hors connexion.

CallPilot conserve les messages enregistrés dans votre boîte d'envoi jusqu'àce que vous vous connectiez au serveur CallPilot, puis il les envoie.

Sécurité des messages en mode hors connexionSi vous avez choisi de stocker les messages CallPilot dans une boîte deréception CallPilot distincte (au lieu de votre boîte de réception habituelle),vous pouvez protéger vos messages à l'aide d'un mot de passe dansOutlook. Ce peut être le cas, par exemple, si vous partagez votre ordinateur.Comme Outlook envoie automatiquement les messages stockés dans laboîte d'envoi lorsque vous vous reconnectez au réseau, d'autres utilisateursayant accès à votre profil Outlook peuvent envoyer des messages en modehors connexion qui sont transmis sans que vous le sachiez. Pour protégervotre boîte aux lettres, attribuez un mot de passe à votre fichier .cst Outlook.Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide en ligne de la Messagerie debureau.



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Nortel CallPilot

Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour MicrosoftOutlookCopyright © 2007, Nortel NetworksTous droits réservés

Publication : NN44200-103-FRStatut du document : NormeVersion du document : 01.03Date du document : 08/05/2007

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