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14e GROUPE SCOUT GEORGES - PÉPIN INC

Normes et Politiques

Dans ce texte, l’utilisation du masculin désigne également et sans restriction l’usage du féminin.

octobre 2016

TABLE DES MATIÈRES

RÔLES, FONCTIONS ET RESPONSABILITÉSI. GESTIONNAIRES

A) EXÉCUTIFPrésident 5Vice-président 5Secrétaire 5Trésorier 6Responsable Vie des unités 6

B) SOUS-COMITÉSMatériel 6Financement 6Comptoir 7Registraire 8Publicité et site internet 8Formation 8Vérification d’absence d’antécédents judiciaires (VAJ) 8CDC (Centre de développement communautaire) 8Fête de groupe 8

C) ANIMATEURS-RESPONSABLE 10II. ANIMATEURS 10

NORMES ET POLITIQUES1. Règles générales 122. Procès-verbaux 123. Recrutement des jeunes 134. Uniformes des jeunes 135. Uniformes des membres adultes 146. Engagement adulte 157. Politique d’achats 158. Engagement au nom du groupe 159. Formation 1510. Campagne de financement 1611. Autofinancement des unités 17

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Normes et politiques octobre 2016

12. Petite caisse 1713. Camps et sorties 1714. Politique du matériel 1815. Sélection des animateurs 1916. Animateur de moins de 18 ans 2017. Animateurs-responsables 2018. Antécédents judiciaires 2019. Politique de renvoi 2020. Frais de déplacement 2121. Décès 2122. Hospitalisation 2123. Naissance 2124. Mariage 2125. Tradition du groupe 2226. Lunch pour les réunions de gestion 2227. Le Clan Atérosera 2228. Politique de sécurité incendie 2229. QPPC 22ANNEXE Plan de sécurité incendie 25

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RÔLES, FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

I. GESTIONNAIRE Doit être présent aux réunions du conseil de gestion Voit au bon fonctionnement du groupe Promouvoir le QPPC

A) EXÉCUTIF

Président Il est l'officier exécutif responsable du groupe; Il veille aux intérêts généraux du groupe; Il peut convoquer en réunion l'assemblée générale, le conseil de gestion,

le comité exécutif; Il préside les réunions et dirige les opérations de l'assemblée générale,

du conseil de gestion, du comité exécutif; Il représente le groupe dans les relations avec les membres, avec les

corps privés, avec les corps publics et avec les paliers supérieurs; Il contresigne les procès-verbaux des réunions de l'assemblée générale,

du conseil de gestion et du comité exécutif. Il signe également tous les autres documents requérant sa signature.

Vice-président Il assiste le président dans l'exercice de ses fonctions; Il possède les mêmes prérogatives et exerce les mêmes pouvoirs et

fonctions que le président lorsque ce dernier est absent. Selon le besoin et/ou la demande, il est possible d'avoir deux vice-

présidents à l'exécutif.

Secrétaire Il rédige et conserve les procès-verbaux de l’assemblée générale, du

conseil de gestion et autres réunions et tous les documents pertinents dans le classeur de la gestion. Il voit à émettre tous les avis.

Il voit à ce que tous les livres, rapports, correspondances, certificats et tout autre document requis soient tenus à jour et conservés;

Il remplit tous les devoirs inhérents à la charge et toutes les autres fonctions que l'assemblée générale ou le conseil de gestion peut spécifiquement lui confier.

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Trésorier Il voit à la tenue des livres comptables du groupe; Il prépare les budgets et états financiers pour l’assemblée générale; Il prépare un état des revenus et dépenses pour chaque réunion du

conseil de gestion; Il perçoit les argents et voit aux paiements des factures; Il prépare et remet à chaque année les rapports annuels

gouvernementaux (TPS/TVQ, registre des entreprises, rapport d’incorporation…)

Il est membre de tous les comités formés par le conseil de gestion et s’occupe de toutes les questions financières du groupe.

Responsables Vie des unitésLes membres de l’exécutif sont responsables de ce poste

Ils voient à maintenir un contact permanent avec les unités ; Ils prennent contact avec les nouvelles personnes du groupe; Ils rencontrent les personnes qui quittent le groupe volontairement ou

autre.

B) SOUS-COMITÉSChaque responsable d’un sous-comité est un gestionnaire et il peut se former sa propre équipe (gestionnaire ou non). Tous les projets des sous-comités doivent être soumis au conseil de gestion.

Matériel Renseigner le Conseil de gestion de l'état du matériel du Groupe; Voir à fournir le matériel nécessaire aux activités (camps, sorties); Tenir à jour un inventaire du matériel; Voir à la réparation du matériel défectueux. Se procurer et entretenir le matériel du groupe Prévoir les besoins selon les demandes des unités; Être présent lors de la sortie et de la rentrée du matériel utilisé par

les unités pendant une activité;

Financement Être responsable des activités de financement; Voir à l'organisation des activités: lave-auto, calendriers, autres. Préparer des lettres d’informations destinées aux parents pour

chacune des activités de financement. Collecter l’argent des activités de financement au fur et à mesure,

remettre les sommes au trésorier et produire un rapport budgétaire de chaque évènement.

Rencontrer chaque unité (individuellement) afin d’encourager, promouvoir et donner les informations nécessaires à chacune des activités.

Fait l’achat des cadeaux promotionnels pour les jeunes et voir au tirage.

Commande les badges nécessaires.

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1. Calendrier Aller chercher les calendriers Vérifier si le nombre de calendriers est exact et conforme à la

facturation. Personnalisation au nom du groupe et mise en sac Préparation de la journée du Cascou Distribution individuelle suite au Cascou Demande de permis à la ville (cuisine propane)

2. Lave-auto

Demande d’autorisation au district Demande de permis à la ville et autorisation du propriétaire

des lieux Mise à jour des commanditaires Impression des billets un mois avant l’événement Comptabiliser les billets en paquet de dix afin de faciliter la

distribution. Distribuer dans les unités Préparation de la journée du lave-auto

3. Fundscrip

Ramasser les commandes chaque 2 semaines auprès des parents

Informatiser les commandes sur le site Fundscrip Faire la livraison des commandes et ramasser les paiements

toutes les 2 semaines Remettre toutes les sommes à la trésorière Faire les rapports mensuels et les rapports de remises de

rabais de camps

Comptoir Voir à fournir un rapport détaillé des achats au trésorier et aux

responsables de chaque unité. Peut établir un calendrier de fonctionnement. Émet un bon de commande pour chaque commande demandée par

un animateur responsable, et y indique si la marchandise est pour la revente ou si elle doit être défrayée par le conseil de gestion.

Facture l'unité ou les jeunes pour ses achats et conserve l'originale. Toutes factures doivent être remises au trésorier.

Registraire Il est responsable de l’informatisation des inscriptions des jeunes et

adultes. Responsable de la mise à jour du SISC Fait annuellement une liste complète des membres du groupe jeune

et adulte et en remet une copie à tous les animateurs et gestionnaires.

S’occupe des reconnaissances adulte et jeune (certificat, bouton, nœud, etc.)

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Publicité et site internet S’occupe de la publicité (site internet, radio, journaux, guide contact,

etc.) Mise à jour du site internet

Formation Faire le lien entre le district et le groupe Informatiser les inscriptions sur le site Voir au suivi des reconnaissances Promouvoir les formations disponibles durant les conseils de gestion.

Vérification d’absence d’antécédents judiciaires (VAJ)Le responsable des antécédents judiciaires a été préalablement choisi et autorisé par les gestionnaires

Rencontre individuelle pour remplir le formulaire d’autorisation de recherche d’antécédents judiciaires.

Faire le suivi au poste de police et vérifier les résultats. Dans le cas où il y a une décision à prendre, le président et le responsable des antécédents tranchent.

S’assure du renouvellement aux trois ans.

CDC (Centre de développement communautaire) Faire le lien entre la CDC (gestionnaire des locaux) et le conseil de

gestion Voit à la réservation des salles

Fête de groupe Organiser au minimum une activité sociale incluant tous les adultes

du groupe ainsi que leur conjoint(e). Cette activité sera choisie lors d'une réunion du conseil de gestion

Organiser les fêtes de B.P., et d’Halloween pour tout le groupe (jeunes et adultes)

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D’AUTRES SOUS-COMITÉS PEUVENT ÊTRE FORMÉSRecrutementDons et commanditesÉvénements spéciaux

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C) ANIMATEURS-RESPONSABLESIl a les mêmes tâches et responsabilités que l’animateur (voir Animateurs) en plus de :

Répond de la qualité du scoutisme dans son unité ; Assure la liaison entre son unité et les autres composantes du groupe ; Répartit le travail entre les membres de l’équipe d’animation et s’assure

que les tâches sont remplies; Représente son unité au conseil de gestion ; Accueille et encadre les aspirants animateurs ; Il est responsable du recrutement, de l’accueil et de l’intégration des

jeunes dans son unité ; Présente au conseil de gestion ses programmes de camps et de sorties,

pour approbation ; Veille au respect des normes, politiques et règlements du groupe et du

district dans son unité ; Veille à ce que les membres de son équipe respectent le code d’éthique ; Doit remettre les formulaires d’inscription au registraire le plus

rapidement possible L'animateur responsable de chaque unité doit aviser le registraire

du groupe de tout départ et arrivée des membres de son unité S’assure que tout paiement des jeunes (uniforme, camp, cotisation) soit

fait le plus rapidement possible et remis au trésorier. Doit présenter un rapport d’unité tous les mois au conseil de gestion Voit au bon fonctionnement de son unité Doit remettre au trésorier, au plus tard deux semaines après la fin de son

camp, un rapport budgétaire et les factures relatives à celui-ci. Gère les fonds et les biens qui lui sont confiés (petite caisse, camp, etc.) Communique avec les parents de façon régulière et leur transmet toute

l’information pertinente ; Voit à la réservation des locaux nécessaires en dehors des heures de

réunions normales avec le responsable du groupe qui fait le lien avec la CDC.

II. ANIMATEURS Ils appliquent le programme des jeunes de l’ASC selon la thématique de

branche qui s’applique à son unité ; Ils planifient, organisent, animent et évaluent chaque activité de l’unité dans

le respect des buts du mouvement scout et de sa pédagogie ; Ils voient à la progression de chaque jeune à travers les activités vécues à

l’unité en tenant compte des étapes prévues par le guide d’animation de la branche ;

Ils travaillent en collaboration avec les responsables du district, du groupe et des parents;

Ils participent aux activités de groupe (tant au niveau financement, formation, que fête, montée commune, promesse d’animateurs et autres si le besoin y est) ;

Ils participent au comité d’animation ; Ils respectent les normes, politiques et règlements du groupe et du district ;

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Ils participent à la planification annuelle des activités en s’inspirant de la pédagogie du mouvement ;

Ils établissent dans l’unité un climat favorisant l’apprentissage, la coopération et le respect ;

Ils s’acquittent des tâches qui lui sont confiées. Ils doivent suivre les formations nécessaires au district

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NORMES ET POLITIQUES

1. Règles générales

1.1 Toute modification, ajout ou retrait concernant les normes et politiques du groupe doit être ratifié à une réunion dûment convoquée par le conseil de gestion.

1.2 Tout membre adulte doit prendre connaissance des documents suivants : Principes fondamentaux du scoutisme, La loi scoute, Code d’éthique des adultes dans le scoutisme, Normes et Politiques, Règlements Généraux du district de la Montérégie et du groupe scout Georges Pépin et signer le formulaire d’adhésion.

1.3 Tous ces documents sont sur le site du groupe www.scoutgeorgespepin.org . Et chaque année, lors des premières réunions du conseil de gestion, les documents précités au point #2 devront être mis à jour.

1.4 Le site web www.scoutgeorgespepin.org appartient au groupe. Le responsable du site, advenant son départ ou la fin de ce mandat précis, doit remettre tous les documents (écrits ou électroniques) au groupe.

1.5 Les unités qui veulent être sur Facebook doivent créer un groupe Facebook privé et doit avoir comme administrateurs au moins un animateur par unité et un membre de l’exécutif. Aucune page public Facebook ne sera permise.

2. Procès-verbaux

C'est la mémoire de la corporation. Cette mémoire est nécessairement écrite et figée dans le document que la corporation doit conserver.

C'est une nécessité absolue pour toute corporation. Il faut des écrits pour consigner valablement les décisions et l'évolution d'une corporation.

Dans un procès-verbal, on trouve la date de la réunion, le lieu, les noms des administrateurs et les membres présents ou absents; on y trouve également l'ordre du jour, les résolutions ou règlements adoptés, et s'il y a débat, le cheminement suivi pour en arriver à leur adoption. Le procès-verbal peut-être plus ou moins développé.

Le secrétaire doit être prudent et ne rapporter que ce qui s'est passé. Il est préférable de ne rapporter que l'essentiel et ne pas tenter d'interpréter.

3. Recrutement des jeunes

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http://www.scoutgeorgespepin.org/

http://www.scoutgeorgespepin.org/

3.1 Un jeune qui fait présentement du scoutisme dans le groupe, de même que l’enfant d’un des membres adultes du groupe a priorité sur les autres jeunes, pour passer à une autre unité.

3.2 Si une unité n'est pas complète lors de l'assemblée générale, nous appliquerons les priorités d'admissibilité selon la liste d'attente ou le bon jugement de l'équipe d'animation:

- un jeune ayant vécu du scoutisme; - l'enfant dont le ou les parents s’impliquent au niveau du groupe

(animation ou gestionnaire); - tout autre jeune n'ayant jamais fait de scoutisme.

3.3 L'équipe d'animation de chaque unité est responsable de l'acceptation d'un jeune au sein de son unité, si le jeune se situe dans les limites d'âge au 30 septembre.

3.4 Si un jeune ne se conforme pas aux valeurs du scoutisme et nuit à son unité, l'équipe d'animation peut prendre seule la décision de le suspendre, mais doit tenir le conseil de gestion au courant.

3.5 Si un jeune ne se conforme pas aux valeurs du scoutisme et nuit à son unité, l'équipe d'animation peut prendre seule la décision de le suspendre, mais doit tenir le conseil de gestion au courant.

3.6 Si une dérogation est nécessaire, celle-ci doit être acceptée par le district avant que l’enfant ne débute la saison en suivant la procédure.

3.7 En début de chaque année, un formulaire médical doit être rempli pour chaque jeune. Et par la suite, il doit être vérifié par le parent avant chaque camp.

4. Uniformes des jeunes

4.1 Le parent défraie l’uniforme de son enfant. Il lui sera remis un peu avant son engagement. Son foulard et son badge ou médaille de promesse seront remis lors de la cérémonie d’engagement.

4.2 La gestion paiera les badges de progression (manche gauche), les badges de chefs et d’adjoints (sizeniers, seconds, etc.) et les nœuds d’années scoutes, tandis que les parents paieront les badges d’identification (manche droite) incluant les bandes d’équipes (sizaines) ainsi que le livre de progression et tous autres livres ou accessoires demandés par l’unité

4.3 Au groupe, c’est le foulard national qui est le foulard officiel.

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Castors - Hirondelles 7-8 ans maximum 24Louveteaux - Exploratrices 9-11 ans maximum 24Aventuriers - Aventurières 12-17 ans maximum 24

4.4 Les unités Aventuriers et Aventurières peuvent avoir un foulard d’unité dans leur réunion hebdomadaire et en camp mais le port du foulard de groupe est de mise dans toute activité ou événement de groupe ou de district. Ils pourront lors de ces événements porter les deux foulards.

5. Uniformes des membres adultes

5.1 Le groupe défraie pour chaque animateur et gestionnaire les articles suivants de l'uniforme: la chemise, le foulard et le noeud, les badges, la croix de promesse et les reconnaissances.

5.2 L'uniforme de l'animateur (trice) pourrait lui être remis après une période d'essai d'un mois. L’animateur responsable doit faire la demande à la gestion pour approbation. Par contre s'il y a départ à l'intérieur d'un an, l'uniforme doit être retourné au groupe.

5.3 L'uniforme du gestionnaire lui sera remis après une période de trois (3) mois sur approbation de la gestion. Par contre, s’il y a un départ à l’intérieur d’un an, l’uniforme doit retourner au groupe.

5.4 Un animateur pourra demander un renouvellement de pièces de l'uniforme

(chemise, badges, foulard) après trois ans de service continu au sein du groupe ou lors d’un changement d'uniforme décrété par les instances supérieures du mouvement.

5.5 Le port du foulard scout et de la croix de promesse n'est accepté qu'à partir de l'engagement de la personne aux valeurs du scoutisme exprimé préférablement devant témoin.

5.6 Un inventaire des uniformes des adultes sera tenu par la gestion.

5.7 Chaque unité doit avoir en sa possession des livres de méthodologie en nombre suffisant pour satisfaire ses animateurs. Il ne faut pas oublier que ces livres appartiennent au groupe et doivent être remis à l’unité au départ d’un animateur. C’est à l’unité de voir au retour de ces livres. Si les livres ne sont pas récupérés, l’unité devra défrayer le rachat de ces livres via sa petite caisse. Un inventaire sera tenu par la gestion.

6. Engagement adulte

6.1 Un adulte qui se joint au mouvement devra être parrainé par une autre personne du groupe et pourra faire son engagement lors des promesses des unités lorsque celui-ci se sentira prêt à le faire.

6.2 Il est recommandé de suivre un atelier d’engagement adulte selon sa disponibilité.

6.3 Un budget de 15.00$ par adulte qui y participera (engagé et formateur) est proposé pour toute activité d’engagement.

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7. Politique d'achats

7.1 Une personne choisie et désignée par le conseil de gestion en septembre de chaque année est seule et unique responsable des achats pour le groupe au comptoir-scout du district selon une procédure de bon de commande;

7.2 Personne ne doit acheter pour ou au nom du Groupe Scout Georges Pépin Inc. sans une autorisation du conseil de gestion ou du président et selon la politique d'achat du groupe.

8. Engagement au nom du groupe

8.1 Aucun membre ne doit prendre d'engagement au nom du groupe sans autorisation au préalable du conseil de gestion;

8.2 Toute sollicitation extérieure doit être approuvée par le conseil de gestion.

9. Formation

9.1 Le groupe encourage la participation de tous les cadres adultes aux stages de formation du district, afin d'assurer sa responsabilité d'éducateur envers les jeunes du groupe;

9.2 Toute formation doit être approuvée à la gestion avant de s’y inscrire;

9.3 Tout membre adulte qui s’engage à suivre une formation doit obligatoirement y assister;

9.4 Formation en secourisme Le groupe s'engage à payer selon ses finances le coût du cours de secourisme pour au moins une personne par unité. Si aucune personne de l'unité n'est détenteur du cours, cette unité aura priorité sur les autres.

9.5 Enveloppe budgétaire pour la formation Selon le montant alloué lors du budget pour la formation, il y aura priorité selon les critères suivants:

- formation méthodologique- cours de secourisme ou techniques obligatoires- autres formations complémentaires

9.6 Un nouvel animateur n’est pas tenu de suivre toute la formation lors

de la première année de son arrivée au groupe. On lui propose plutôt d’échelonner sur trois années afin d’amoindrir les frais pour le groupe ou selon l’enveloppe budgétaire de l’année en cours.

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9.7 Chaque unité doit avoir au minimum une personne ayant suivi et réussi la formation Technique et activités d’hiver TEC002 et Technique de camping d’été TEC001.

9.8 Toute personne qui veut suivre la formation DAFA devra défrayer lui-

même les frais de cette formation et les dits frais lui seront remboursés lorsque la formation aura été complétée et réussie.

10. Campagne de financement

10.1 Buts: Pourvoir aux besoins financiers du groupe en respectant les valeurs scoutes véhiculées par le mouvement.

10.2 Objectif : L'objectif des financements doit être égal aux besoins, pour le bon fonctionnement du groupe, tant du côté matériel, administratif que d’animation.

10.3 Lors d'une activité de financement du groupe, aucune unité ne doit être en camp ou en activité spéciale;

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11. Autofinancement des unités

11.1 Les unités Aventuriers et Aventurières peuvent s’autofinancer, selon la méthodologie de l'autofinancement.

11.2 L'autofinancement doit être approuvé par le conseil de gestion du groupe. Un rapport financier doit être soumis après sa tenue.

11.3 Les autofinancements ne doivent pas nuire aux campagnes ou moyens de financement du Groupe.

11.4 L’autofinancement pour une activité spéciale (unités autres qu’Aventuriers et Aventurières) doit être préalablement approuvé par le conseil de gestion, et avoir obtenu une dérogation du district. On demande que ce soit un service et non une vente. Le surplus d’argent est conservé par le groupe pour une autre activité spéciale.

11.5 Tout don ou commandite en argent ou matériel durable venant d’une institution, d’une compagnie, d’un parent ne peut être offert qu’au groupe. Une unité ne peut recevoir de tels sommes d’argent ou matériel pour son utilisation personnelle. Seule la trésorière est autorisée à émettre un reçu officiel.

11.6 Lors d’activité de financement du groupe, aucune unité ne doit être en camp ou activité spéciale.

12. Petite caisse

12.1 Le montant des petites caisses est établi à 200.00$ par année. Payable en deux (2) versements;

12.2 Des reçus ou factures devront être remis au trésorier pour justifier les dépenses jusqu'à concurrence du montant total;

12.3 Les achats doivent être effectués à partir des petites caisses pour les besoins des unités.

13. Camps et sorties

13.1 Tout camp doit être conforme au document «Au camp les règles du jeune » émis par le district;

13.2 Tout surplus de camp doit être remis directement aux parents ou à la gestion et servira d’avance de paiement pour les prochains camps de l’unité afin d’éviter les vols et les pertes. Les soldes doivent être remis à zéro à la fin du camp d’été et remis aux parents de l’année en cours.

13.3 Le coût maximal par jeune pour un camp (incluant les retours sur vente des calendriers et/ou billets de lave-auto) devrait être de 65.00$ pour

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une (1) ou deux (2) nuits et de 120 $ pour un camp de trois (3) nuits et plus. Si un montant supérieur est planifié, une autorisation devra être demandée au conseil de gestion avant tout engagement;

13.4 Lors du paiement, un reçu devra être remis aux parents;

13.5 On rappelle qu’il faut retourner au groupe le montant avancé à l’unité pour les jeunes qui n’ont pu participer à leur camp;

13.6 Les retours sur les campagnes de financement pour un jeune ayant quitté le groupe ou absent d’un camp ne peuvent être utilisés par l’unité;

13.7 Toute demande d’argent aux parents (sortie, camp, etc.) doit être préalablement discutée avec le conseil de gestion. Les parents doivent être avisés préférablement par écrit de toute demande monétaire;

13.8 Tous les permis de camp doivent être envoyés au préalable par courriel aux gestionnaires avant d’être présentés au conseil de gestion.

13.9 Chaque unité est responsable de son avoir (argent) avant, pendant et après les camps ou activités. Aucun argent ne devra être laissé sans surveillance au local scout. En cas de vol et/ou de perte, le groupe ne remboursera pas ces montants.

14. Politique du matériel

14.1 Chaque unité doit faire la demande par écrit trois (3) semaines à l’avance pour sortir du matériel pour un camp ou autre activité. Une liste en deux (2) copies doit être fournie au responsable du matériel. Ce dernier préparera le matériel selon la liste demandée;

14.2 Chaque unité s’engage qu’au retour du matériel les glacières et igloos de jus sont propres et secs;

14.3 Chaque unité s’engage qu’au retour de camp, que les tentes ont été séchées et pliées;

14.4 Le responsable du matériel doit être avisé dès le retour de l’unité de tous bris ou pertes de matériel;

14.5 Un GPS et un rétroprojecteur sont disponibles au groupe pour utilisation par les unités. Vous devez en faire la réservation au responsable du matériel;

14.6 Un projecteur peut être emprunté au coût de 20$;

14.7 Une remorque est disponible pour toutes activités scoutes, mais on doit 17


s’assurer que le conducteur ait l’expérience et le véhicule nécessaire pour la transporter;

14.8 Le Conseil de gestion peut autoriser le prêt de matériel aux autres groupes ou à toute autre personne, en suivant les procédures suivantes et sous la responsabilité du préposé au matériel. En aucun cas, les chapiteaux ne peuvent être prêtés à un particulier.

le matériel demandé n’est pas requis par une unité du groupe; engagement par l'emprunteur à conserver et à remettre le matériel

en bon état; la durée du prêt doit être prédéterminée; la personne responsable du matériel voit à s'assurer du bon état du

matériel au retour; un formulaire d’emprunt doit être complété; pour l’emprunt de la remorque, des frais de 100$ par jour seront

demandés. Et elle doit nous revenir dans le même état qu’à son départ.

15. Sélection des animateurs

15.1 Il appartient à tous les membres du groupe de recruter et préparer la relève des animateurs et des gestionnaires;

15.2 Le groupe reconnaît l'importance de la sélection des animateurs pour assurer un meilleur vécu scout, auprès des jeunes;

15.3 L'équipe d'animation doit présenter et recommander tout nouvel

animateur au conseil de gestion. Suite à une entrevue et conditionnel à l’acceptation de VAJ, le nouvel animateur pourra ensuite commencer à animer et se verra remettre un document avec toutes les informations essentielles à son intégration.

15.4 Le groupe doit être sensible aux dangers potentiels des personnes à problèmes, auprès des jeunes;

15.5 Le conseil de gestion doit s'assurer que les normes du district concernant les animateurs soient respectées;

15.6 Un adulte qui se joint au mouvement devra être parrainé par une autre personne du groupe.

16. Animateur de moins de 18 ans

Tout nouvel animateur de 16-17 ans devra, avant de commencer à animer, être rencontré au préalable par des membres de l’exécutif. Il devra, préférablement, avoir une expérience de vécu scout ou le DAFA. Et ce dernier est reconnu comme adulte à part entière dans toutes les règlementations scoutes.

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17. Animateurs-responsables

17.1 Le conseil de gestion se réserve le droit de regard sur la nomination d’un animateur responsable et doit approuver celui-ci lors d’une réunion du conseil;

17.2 L'unité peut proposer un animateur responsable si l'animateur responsable actuel ne désire plus remplir ce poste;

18. Antécédents judiciaires (VAJ)

Chaque nouveau membre adulte (animateur, gestionnaire et bénévoles occasionnels) doit avoir un rapport d’antécédent judiciaire qui sera révisé tous les 3 ans.

19. Politique de renvoi:

19.1 RENVOI IMMÉDIATÉtat d’ébriété, consommation d’alcool ou de drogue lors d’activités avec les jeunes

19.2 POSSIBILITÉ DE RENVOIS Suite à une plainte et après vérification de l’exécutif, envers un jeune ou un adulte : gestes indécents, exhibitionnisme,

violence physique ou verbale, intimidation malhonnêteté

19.3 Tout autre conflit et/ou motif de renvoi doit être discuté entre l'équipe d'animation et l’exécutif. Ceux-ci en viendront à une décision qui devra être entérinée par le conseil de gestion

20. Frais de déplacement (le covoiturage est fortement recommandé)

Les frais de déplacement seront remboursés par le groupe pour le transport lors d'une réunion convoquée par le district ou de déplacement pour visiter des unités en camp au taux de : 0.35$ /km pour St-Hubert, un frais fixe de 50.00$

Pour les formations, le groupe ne remboursera pas de frais de déplacement

21. Décès

Lors du décès d’un jeune ou d’un adulte du groupe ou d’un proche de celui-ci (conjoint, enfant, parent, frère ou sœur), une visite officielle d'un ou des membres du groupe est organisée, au salon funéraire, et un don de 25$ sera versé par le groupe.

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22. Hospitalisation

Lors de l'hospitalisation de courte durée d'un membre du groupe jeune ou adulte, le groupe fera parvenir une carte de prompt rétablissement. Pour un séjour prolongé, un panier de fruits ou des fleurs d’une valeur d’environ 25$ seront envoyés.

23. Naissance

Lors d’une naissance parmi les membres du groupe, le groupe fera parvenir un cadeau d’une valeur d’environ 25$.

24. Mariage

Lors d’un mariage parmi les membres du groupe, le groupe offrira un montant de 50$.

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25. Tradition du groupe

Le groupe doit prévoir remettre lors d’un déjeuner durant la semaine des bénévoles, des boutons de service, de reconnaissance et de remerciement pour ses membres de même qu’une plaque pour les 10–15-20 ans ainsi qu’à tous les cinq ans supplémentaires, certificat Merci spécial, etc. Le déjeuner sera offert gratuitement pour ceux et celles qui recevront des reconnaissances.

N’OUBLIEZ PAS QUE NOS TRADITIONS SONT LA MÉMOIRE DU GROUPE

26. Lunch lors des réunions de gestion

Un budget de 35$ est accordé pour faire le lunch.

27. Le clan Atérosera Lorsqu’il y a une totémisation, le groupe participe financièrement à

l’événement en donnant 75$.

28. Politique de sécurité d’incendieDeux pratiques sont obligatoires par année. Voir annexe

29. Q.P.P.C.

Nous définissons le 14ième Groupe Scout Georges Pépin Inc. comme devant être une communauté formée de jeunes et d'adultes engagés à vivre le scoutisme et en assurer:

La qualité de l'éducation; La permanence; La présence; La croissance chez nous et dans notre milieu.

28.1 Le conseil de gestion doit tenir compte et respecter les éléments suivants pour les unités:

Qualité Connaître les activités vécues et à venir des unités; S'assurer que ces activités respectent les méthodologies de la

branche;

S'assurer du respect du V.C.P.R.E.F. (voulu, choisi, préparé, réalisé, évalué et fêté) de ces mêmes activités;

Promouvoir la formation des animateurs pour stimuler la qualité d'animation.

Permanence 21


Stimuler la continuité entre les branches; Avoir à cœur de proposer de nouveaux défis à nos animateurs; Il serait agréable d'avoir un représentant de chaque unité lors des

promesses.

Présence Les activités impliquant la présence du scoutisme dans le milieu

doivent être transmises au Conseil de gestion pour approbation; Il est suggéré de vivre une BA. collective.

Croissance Nous suggérons fortement un minimum d'une activité conjointe

entre deux unités connexes du Groupe pour favoriser la montée; Les équipes d'animation sont responsables de préparer la montée et

de fixer une date;

28.2 Le conseil de gestion doit aussi assumer le Q.P.P.C. pour lui-même.

Qualité Il est essentiel que les activités vécues et à venir des unités soient

au début de l'ordre du jour de chaque réunion du conseil de gestion; Il est important que le conseil de gestion s'assure que les

activités, et plus particulièrement les programmes de camps, soient dans la ligne de pensée scoute;

Une visite planifiée aux réunions et aux camps est un élément important pour s'assurer de la qualité;

Chaque unité doit être représentée au conseil de gestion par l'animateur responsable ou par un délégué «représentatif» de l'unité. Pour toute absence, non justifiée, l’exécutif pourra entrer en contact avec l’animateur-responsable

Une absence, non justifiée de plus de trois réunions mensuelles consécutives par un directeur élu du Conseil de gestion, entraîne sa démission, laquelle doit lui être confirmée par le ou la secrétaire ou le président du groupe;

La tenue d'un minimum de deux (2) comités d'animation par année pour permettre de discuter et d’échanger sur les unités, le vécu du groupe ou tout autre sujet de fond selon les intérêts des animateurs;

Nous suggérons une évaluation annuelle sur le vécu du groupe et s'il y a lieu, des correctifs appropriés pourront être apportés et appuyés par des plans d'action;

La Conseil de gestion doit étudier les orientations du district, donner ses opinions et aider à leurs réalisations.

Permanence… Stimuler les relations humaines sous forme de fêtes Faire le suivi des reconnaissances

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Présence Notre présence dans le milieu ne doit pas être assurée que par les

campagnes de financement. Toute implication dans le milieu doit respecter l'image, la

philosophie du mouvement et le souci de la progression des jeunes et des adultes (BA collective).

Le port de l'uniforme est obligatoire pour toutes activités représentant le mouvement.

Croissance Le conseil de gestion doit faire le point sur le scoutisme dans notre

territoire et établir des objectifs précis en termes de croissance, en effectifs et en vécu scout.

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ANNEXE

14ième Groupe scout Georges-Pépin

Plan de sécurité incendie

1- Procédure lors d’un début d’incendie ou d’une alarme incendie qui se met à sonner

1.1 Définitions des tâches et responsabilités:

1.1.1 Coordinateur des mesures d’urgence du groupeLe coordinateur des mesures d’urgence du groupe est désigné à chaque début d’année scoute. Il a comme responsabilité de :- Réviser le plan de sécurité incendie à chaque année.- Former les adultes et les jeunes du groupe sur la procédure d’évacuation.- S’assurer que tous les adultes du groupe aient une formation sur l’utilisation des

extincteurs à chaque année.- Organiser 1 exercice incendie par année, en plus de l’exercice surprise annuel

du propriétaire des lieux (CDC).- Tenir à jour les listes des membres de chaque unité pour les dénombrements en

cas d’évacuation avec les numéros de téléphones pour appeler les parents.

1.1.2 Responsable du groupeLe responsable du groupe est la personne désigné pour faire la communication entre les gens du groupe et l’appariteur du centre communautaire. Celui-ci est responsable de communiquer les informations au service de protection des incendies. Une fois mis au courant du résultat du dénombrement par les responsables du dénombrement des unités présentes, le responsable du groupe doit communiquer les informations à l’appariteur afin que celui-ci les transmette au service de protection incendie. Ceux-ci pourront ensuite décider de la suite des actions qu’ils auront à prendre. Le responsable du groupe est la personne présente physiquement située le plus haut dans la liste suivante lors de l’évènement:

A- Coordinateur des mesures d’urgence du groupe.B- Président du groupe.C- Vice-président du groupe.D- Secrétaire ou trésorier du groupe.E- Autre membre du comité de gestion (autre que les animateurs responsables).F- Un des animateurs responsables présents.G- Un des animateurs présents.

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1.1.3 Responsables du dénombrement des unitésDans chaque unité du groupe scout, chaque animateur responsable est désigné d’office comme étant responsable du dénombrement des jeunes et des adultes de son unité respective en cas d’évacuation. En cas d’absence de l’animateur responsable, un autre animateur de l’unité devra le remplacer d’office. La tâche des responsables du dénombrement des unités est de s’assurer que chaque jeune et adulte du groupe présent ce soir-là est évacué et présent avec l’unité. Le dénombrement doit se faire à l’aide d’une liste des jeunes et adultes imprimée d’avance. Les responsables du dénombrement doivent ensuite immédiatement aviser le responsable du groupe du résultat du dénombrement (si tout le monde est là ou s’il manque une ou des personnes).

1.1.4 AnimateursLes animateurs s’assurent que tous les jeunes et autres adultes (parents ou autres) de l’unité présents sortent du bâtiment et se rendent au point de rassemblement lors d’une évacuation.

2- Évènement au centre communautaire St-Benoit (Partie sous-sol et partie église)

- S’il s’agit d’un début d’incendie vu par une personne dans le centre communautaire, la personne doit tirer sur la manette de déclenchement de l’alarme incendie (manette rouge) la plus près.

- Si des flammes et/ou de la fumée sont apparentes, tout le monde doit sortir le plus rapidement possible par la sortie la plus près, peu importe la température. Le plus urgent est d’évacuer les gens et de sauver leur vie. Si l’alarme n’est pas déjà en fonction, il faut tirer une station manuelle rouge située près de chaque sortie d’urgence. En entendant l’alarme retentir, les animateurs doivent diriger les membres de leur unité à l’extérieur par la sortie la plus proche. Ils doivent s’assurer de refermer les portes de sortie derrière eux en sortant. Une fois à l’extérieur, ils doivent diriger les membres de leur unité au point de rassemblement indiqué par la pancarte (voir photo) située devant l’entrée principale du centre communautaire, près du trottoir. Chaque jeune et animateur doit se rassembler immédiatement avec son unité. Les unités doivent se rassembler séparément les unes des autres afin de faire un dénombrement le plus efficace possible.

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- Dans chaque unité du groupe scout, les responsables du dénombrement de chaque unité doivent faire le décompte des gens présents et manquants à l’aide de la liste des membres de son unité, puis aviser le responsable du groupe du résultat le plus tôt possible.

- Le responsable du groupe avise l’appariteur que tous les scouts et animateurs sont sortis du bâtiment.

- Chaque animateur responsable doit aviser les parents de chaque jeune de la situation à l’aide de la liste des membres de son unité.

A- En période hivernale, les pompiers sont supposés être équipés pour pouvoir réchauffer tous les gens qui n’ont pas de protection contre le froid. Par contre, avec l’accord de l’appariteur et des pompiers, après discussion avec ceux-ci, il est possible d’aller se réfugier au chaud au Provigo (Contact : Manon Sirois au 450-372-8014) au 320 Boulevard Leclerc Ouest. En effet, nous avons une entente avec ce commerce pour nous accueillir à l’intérieur afin de pouvoir se réfugier au chaud en période hivernale.

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3- Procédure à suivre lors d’un camp avec coucher à l’intérieur d’un bâtiment.

3.2 Avant le camp (Items à indiquer dans le permis de camp)- L’animateur responsable doit aviser le service des incendies de la municipalité où le

camp a lieu de leur présence aux dates du camp, du nombre de jeunes et d’adultes ainsi que de l’adresse du camp.

- L’animateur responsable doit s’assurer qu’il y a des extincteurs conformes dans les locaux utilisés. S’il n’y en a pas sur place d’avance, on doit apporter les extincteurs du groupe.

- L’animateur responsable doit s’assurer qu’il y a des avertisseurs de fumées conformes dans les locaux utilisés. S’il n’y en a pas sur place d’avance, on doit apporter les avertisseurs de fumée du groupe, les installer le plus près possible du plafond et s’assurer qu’ils fonctionnent.

- L’animateur responsable doit s’assurer que les moyens d’évacuations (sorties d’urgence) sont fonctionnels.

- Dans la mesure du possible, il faut prévoir un refuge d’urgence en période hivernale.

3.3 Au début du camp- Il faut prendre connaissance du point de rassemblement sécuritaire établi par le

propriétaire du bâtiment. S’il n’y en a pas déjà un, il faut l’établir dès le début du camp.

- Au début du camp, il faut s’assurer que tous les participants ont reçu les consignes en cas d’incendie.

4- Procédure à suivre lors d’un camp à l’extérieur (tentes ou autres).

4.1 Avant le camp (Items à indiquer dans le permis de camp)- L’animateur responsable doit aviser le service des incendies de la municipalité où le

camp a lieu de leur présence aux dates du camp, du nombre de jeunes et d’adultes ainsi que de l’adresse du camp.

- L’animateur responsable doit s’assurer d’avoir des extincteurs conformes près de tous les endroits où il y a un feu (feux de camp, poêles, etc.).

- Il faut prévoir un refuge d’urgence en période hivernale.

4.2 Pendant le camp- Il faut établir dès le début du camp, un point de rassemblement sécuritaire.- Au début du camp, il faut s’assurer que tous les participants ont reçu les consignes

en cas d’incendie.- Les tissus des tentes doivent répondre à la norme sur la résistance au feu

CAN/ULC-S109.

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- Lors du montage des tentes et/ou des chapiteaux, s’assurer qu’il y a au moins 3 mètres entre les structures et/ou une distance assez grande pour évacuer.

- Il faut s’assurer que les moyens d’évacuation des tentes sont fonctionnelles (aucune obstruction et ouverture facile à ouvrir).

- S’assurer que l’abri qui sert à faire à manger ne soit pas le même que celle où les gens mangent ou se rassemblent.

- S’assurer que les réserves d’essence et de propane sont installées loin des structures.

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