123rde WORLD SCOUT JAMBOREE SCOUT MONDIAL in YAMAGUCHI Kirara-hama / Circular #2

Le 23e Jamboree Scout Mondial s’approche à grands pas et nous sommes heureux de vous faire parvenir la deuxième Circulaire de l’évènement. Ces circulaires ont un but précis : communiquer rapidement des informations importantes aux Organisations scoutes nationales et aux délégations en dehors des dates de parution du Bulletin du Jamboree. Les Circulaires ne paraîtront donc pas périodiquement. Nous espérons néanmoins qu’elles vous seront utiles et vous aideront à préparer le Jamboree

Introduction

Contenu de cette circulaire

• Plateforme d’inscription au Jamboree•Rappel sur les frais d’inscription•Calendrier des paiements•Accueil en famille : mise à jour•Site Web du soutien aux délégations• Formation en ligne “A l’abri de la maltraitance”•Kit du programme « Jamboree pour tous »• Programme des délégations•Modèles des bulletins

Système d’inscription au Jamboree

Comme mentionné lors de la première visite des Chefs de délégation en avril 2014, la plateforme d’inscription au Jamboree est disponible depuis le mois de juin 2014. La plateforme sera disponible sur internet et chaque délégation inscrite recevra une confirmation de son code d’accès de la part du Bureau du Jamboree, en même temps que le manuel d’inscription et le catalogue des fonctions EIS. Si vous désirez envoyer une délégation au 23e JMS et que vous n’avez pas encore rempli le « Formulaire d’inscription (annexe 2) », merci de le faire dès que possible.

Plateforme d’inscription : généralitésUne fois que vous avez reçu votre code d’accès, vous pouvez commencer à inscrire vos participants. Il y a deux manières de procéder: soit en encodant les participants via le navigateur, soit en téléchargeant un fichier Excel sur la plateforme

Option 1 : encoder les participants via le navigateurCette option, idéale pour les plus petites délégations, vous permet d’inscrire chaque membre directement dans l’application. La plateforme permet une modification des données si nécessaire.

Option 2 : télécharger une liste sur la plateforme.Cette autre option, préférable pour les délégations plus importantes, vous permet d’encoder chaque participant dans une feuille Excel et de l’envoyer sur la plateforme d’inscription. L’application permet ensuite de modifier les informations manuellement, via le navigateur, ou par l’envoi d’une nouvelle feuille Excel.

Plus de détails sont disponibles dans le manuel d’inscription.

Date limite pour la réception des informationsPour les membres de l’Equipe Internationale de Service, nous devons recevoir les informations pour le 31 décembre 2014. Pour les Participants, les chefs d’unité et les équipes de Gestion de Délégation, les informations doivent nous parvenir pour le 31 mars 2015.

N’oubliez pas que les inscriptions pour le 23e JMS, ainsi que le payement des frais de participations, doivent être envoyé pour la fin du mois de mars 2015 au Bureau du Jamboree.

Catalogue des fonctions EISCe catalogue reprend la liste des départements en charge de l’organisation du Jamboree ainsi que les différentes fonctions disponibles dans chaque département. Une première ébauche du catalogue sera jointe au manuel d’inscription et détaillera le type de fonction et les responsabilités pour chaque poste.

Rappel des frais d’inscription

Catégorie A Catégorie B Catégorie C Catégorie DJPY 25.000 JPY 50.000 JPY 75.000 JPY 100.000

Circulaire #2

223rde WORLD SCOUT JAMBOREE SCOUT MONDIAL in YAMAGUCHI Kirara-hama / Circular #2

Circulaire #2

Rappel des frais d’inscription

Intégralité des frais reçus au 31janvier 2014*la date d’inscription permettant une remise de 10% est dépassée

10% deréduction

Intégralité des frais reçus entre le 1er février 2014 et le 31 juillet 2014

5% deréduction

Intégralité des frais reçus entre le 1er août 2014 et le 31 mars 2015

Pas deréduction

Paiement reçu après le 1er avril 2015 5% de majoration

Accueil en famille : mise à jour

Depuis le mois de mai 2014, nous ne pouvons malheureusement plus accepter de nouvelles demandes pour le programme d’accueil en famille au Japon vu que la demande est supérieure à l’offre. Les délégations qui désirent tout de même être accueillies dans une famille sont encouragées à trouver une solution dans un autre pays de la région Asie-Pacifique. Si vous vous êtes inscrits au programme d’accueil en famille au Japon et que vous n’avez toujours pas reçu de réponse du Bureau du Jamboree, merci de nous contacter pour savoir si votre demande a pu être satisfaite.

Site Web du soutien aux délégations

Un site contenant les principales ressources et les publications importantes a été spécialement créé pour les OSN. Chaque délégation devrait déjà avoir reçu son code d’accès. Pour l’instant, le site reprend les bulletins, une circulaire, un logo, des photos et du matériel promotionnel. Le site sera régulièrement alimenté afin que, pour le début du Jamboree, toutes les délégations aient accès au plus d’information possible.

Formation en ligne “A l’abri de la maltraitance”

Dans le Bulletin 4, nous avions mentionné que la formation en ligne “A l’abri de la maltraitance” serait disponible dès le mois de juin 2014. Nous avons cependant décidé de ne la rendre accessible qu’à partir du mois de septembre 2014 afin d’enrichir son contenu. Une version test sera disponible au mois de juillet et le contenu sera vérifié par des personnes soigneusement choisies. Plus d’informations sur cette formation seront transmises dans le Bulletin 5.

Kit du Programme « Jamboree pour tous »

Le Kit du Programme « Jamboree pour tous » est à présent disponible sur le site web du 23e Jamboree Mondial. Il comporte plusieurs activités types du Jamboree et permet à tous de faire l’expérience du programme que vivront les Participants. Nous alimenterons le programme au fur et à mesure des jours qui nous rapprochent du Jamboree.

Programme des délégations: nouvelles infos

Comme mentionné dans les bulletins précédents, nous encourageons les délégations à créer leur propre programme d’animation lors du Jamboree. Vous trouverez, en annexe, les « Informations sur le programme des délégations du 23e Jamboree Scout Mondial [Vol. 1] » .

Modèles des bulletins d’informations

Nous avons mis à disposition les modèles utilisés pour les bulletins d’informations sur la page web du soutien aux délégations. N’hésitez pas à les utiliser si vous désirez publier vos bulletins dans la/les langue(s) de votre pays.

Timetable

Septembre 2014 Bulletin 5Février 2015 Bulletin 6Mars 2015 Deuxième visite des Chefs de

délégationMay 2015 Bulletin 7

Contact

23rd World Scout Jamboree Office Scout Association of Japan1-34-3 Hongo, Bunkyo-ku, Tokyo113-0033 JapanTEL : (+81) 03-5805-2569 FAX : (+81) 03-5805-2908 E-mail: 23wsj@scout.or.jp

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1. What is the Jamboree Contingent Programme? Jamboree Contingent programme is programme planned and delivered by the Contingents at

the Jamborees. Jamboree Contingent Programmes at previous World Scout Jamborees have

included, for example, introductions to Scouting in various countries (usually, the booths

were next to the Contingent HQ), the mottainai workshop by the Japanese contingent at the

21WSJ, and a biodiversity workshop by the Turkish contingent, a climate change workshop

by the Bangladeshi contingent, and an outdoor ethics educational programme by USA

contingent at the 22WSJ in Sweden.

The Jamboree Contingent Programme ensures that the Jamboree includes diverse activities

so that participants have a rich and varied experience at the Jamboree in the limited time

available. We consider the Jamboree Contingent Programme to be a key to a successful

23WSJ, and creating a better Jamboree is a stride toward fulfillment of our mission, namely,

“Creating a Better World”.

2. Jamboree Programme The theme for the 23rd World Scout Jamboree is “和Wa: a Spirit of Unity”. To achieve this

theme, Jamboree Programme will:

Energize Scouts’ spirit

Innovate Scouts’ life

Create Harmony among Scouts from all around the world

Introduce a new method and way of thinking

Encourage action after their return home

Experience Scouting as a worldwide movement

1) World Scout Centre (WSC)

The World Scout Centre (WSC) will be an exciting and stimulating aspect of

the 23WSJ Programme. Every participating country from all around the

world will be represented at WSC. Scouts will learn about diversity of

Scouting in each country.

2) Culture Module

Our world is a rich and varied kaleidoscope of cultures. Think about clothing,

to take one example. In Japan we have the kimono. But when we look

around the world, we see the Korean chima jeogori, the Mongolian deel, the

Fijian sulu, the Tahitian pareo, the Chilean poncho, the Scottish kilt, and the

German lederhosen, to name but a few of the national costumes that

brighten up our planet. Each culture is distinct and unique. By experiencing

and welcoming different cultures, we can cultivate an appreciation of others, learn from one

another, and extend the hand of friendship. Scouts are encouraged to prepare presentations

about their countries and cultures so that they can share their unique experience and

traditions with fellow Scouts. This will be a great opportunity to learn more about one’s own

country and culture through the process of explaining and sharing with others. Through

intercultural exchanges, Scouts will deepen mutual understanding and achieve “Harmony”

transcending national and cultural differences.

[Topic ideas]

Baji / chima jeogori, taekwondo, tea ceremony, tinikling, shehnai, morin khuur, etc.

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3) Global Development Village (GDV)

Through GDV module activities, Scouts will learn about what they can do in

their daily lives to help tackle various global issues. They will deepen their

understanding of Human Rights, Global Warming, and Hunger from six

perspectives—Peace, Environment and Sustainable Development, Human

Rights, Health, and Poverty. They will also learn about what the United

Nations and NPOs are doing around the world to deal with these issues.

Actions taken by the 30,000 participants will help raise the consciousness of over 32 million

Scouts in 162 Countries and territories. Sharing ideas among Scouts worldwide on how to

create a better world will trigger “Innovation”, which will help resolve global issues.

Ultimately, this will contribute to global peace and thus embody the theme of “WA: a Spirit of

Unity”.

[Topic ideas]

Peace Conflict, Domestic violence

Environment Climate change, Pollution, Biodiversity, World Heritage

Health Safety of drinking water, Risks posed by drugs and tobacco

Human Rights Discrimination, Abuse, Street children, Gender equality

Poverty Education, Food and nutrition, Water

4) Science Module

The Science module activities will stimulate Scouts’ fascination with and

understanding of science. Scouts will enrich their knowledge of the

technologies underpinning contemporary societies—computers, the internet,

mobile phones, refrigeration, and so on. And they will learn about the

innovative technologies or technological ecosystems that are enriching

people’s lives, and moreover, have the potential to help us achieve a balance

between the environment and humankind on our planet. The experience of breakthrough

technology will inspire Scouts to pursue innovation. In particular, 23WSJ will offer Scouts

opportunities to learn about cutting-edge technologies in Japan, helping them appreciate the

theme of “WA: a Spirit of Unity” from scientific and technological perspectives.

[Topic ideas]

Learning about radio technology (microwave, mobile phone, and amateur radio), Internet,

computer programming, how aircraft fly, etc.

4. Points to be considered when planning It is important to remember that the activities should be

Attractive, engaging and enjoyable

Hands-on and interactive, involving the participants

Informative but not simply a display or presentations

Focused on local, regional or national perspectives

Staged or designed for varying ages, abilities and language

We recommend to test the planned activity prior to the Jamboree to make sure that it runs

as your plan, and moreover attractive and exciting. Activities should be simple and requires

small resources. It is usually the case that a very simple game can be very popular among

the participants.

- 3 -

5. Activity Style 1) 60-minute Workshop

Workshops are 60-minute interactive educational activities involving group work with 40 to

50 Scouts at one time. During the Jamboree, Scouts will experience at least one workshop at

each module activity.

2) Displays with questions

Displays with questions help Scouts learn about global issues or cultures through interactive

displays. They are opportunities to think deeply about a topic and identify the issues.

6. Jamboree Schedule

30 31 1 2 3 4 5 6 7

THU FRI SAT SUN MON TUE WEN THU FRI

6:00 Wake up Time

7:30 Breakfast

9:00

Module Activity

Inte

r-relig

ious

Cere

mony

Module Activity

12:00 Lunch

14:00

Module Activity

Are

na E

vent

Module Activity

17:00 Dinner

Clo

sin

g

Cere

mony 19:30

Night Activity

4. Numbers of Activities There is no minimum or maximum number of activities that a Contingent can provide for 3

module programmes. We hope to include many Jamboree contingent programme as part of

Jamboree progamme. The estimate number is indicated below. Please note that each

Contingent will be represented at the World Scout Centre, and it will be possible to organize

a display at the World Scout Centre as well.

4,000 Scouts and leaders will participate in the each module programme per day. At each

activity, 3 to 4 Units (30~40 Scouts and Leaders) will visit at one time, and a total estimate

of 200 to 300 Participants on each day. Therefore each activity should be able to cater for

1,000 Participants over the whole period of Jamboree.

Culture GDV Science

30 15 Estimated Number of

Activities from NSO 30

- 4 -

1) Estimated numbers of participants (unit: 1,000 people)

2) Timetable of a day

9 am 10 am 11 am 12 am 1 pm 2 pm 3 pm 4pm

60-minute Workshop Lunch & Break

Walk-in Activities Lunch & Break

3) Example of a Contingent Programme outline

60-minute Workshop Displays with question task

0

0

Getting to know (10 minutes) See displays (15 minutes)

10

10

Raising issues (15 minutes)

20

20 Fill in worksheet (10 minutes)

30 Q&A (5 minutes)

30 Share impressions (10 minutes)

Group work (20 minutes)

40

50

Share impressions (10 minutes)

60

5. Equipment

There will be enough space for each activity. The following facilities will be provided for each

activity:

- Marquee Tent (3.6m x 5.4m) 1

- Desks (180cm x 45cm x 70cm) 2

- Chairs 4

7. Staffing

All staff running the activities at 3 module programmes must be registered as members of

the International Service Team (IST). Depending on the type or topic of the activity, 4-5 IST

members will be required for each activity. We expect that most Contingents will provide

their own IST members to run their activities. In this way, the activity can be well-prepared

and IST members trained prior to the Jamboree. If you are planning to run an activity, please

inform the Jamboree Office of the IST list for each activity before October 2014.

7/30 7/31 8/1 8/2 8/3 8/4 8/5 8/6 Total

AM PM AM PM AM PM

AM PM AM PM AM PM AM PM

GDV 2 2 2 2 2 2 2 2 2 0 0 2 2 2 24

Culture 2 2 2 2 2 2 2 2 2 0 0 2 2 2 24

Science 4 0 4 4 4 4 4 24

- 5 -

Examples of number of ISTs to run activities:

8. Operating Cost

We hope that each contingent will be able to cover all the costs associated with preparation

of all its activities by combining its own resources with funding from local sources. Jamboree

Contingent Progamme will be an excellent opportunity to promote your country to Scouts

from all over the world.

To help with the planning and delivery of an activity, we are planning to provide a financial

support of up to JPY100,000 for each activity. If your Contingent intends to apply for this

grant, please complete the “Jamboree Contingent Programme: Activity Planning and Grant

Application Form” (Appendix 12) to the Jamboree. Once the form(s) is received by Jamboree

Office, On-site programme department will review the application and get back to you

whether you activity can receive the grant. After the Jamboree, we will remit the grant with

confirmation that the activity was delivered at the Jamboree.

Further details will be available on the Bulletin No.5 which will be issued in September

2014.

Apply for a grant by

submitting

application form

Review

from Jamboree

Office

Deliver

activity at the

Jamboree

Receive

Financial

Support

Culture

1 activity for

each module

2 activities for

Culture & GDV,

and 1 for Science

GDV Science

12 ISTs

in total

20 ISTs

in total

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9. Preparation Schedule and Steps

1) Preparation steps

Identify what kind of activities you want to provide

Submit the “Jamboree Contingent Programme Expressions of Interest Form”

(Appendix 11) by the end of August 2014

Appoint a chief staff for your Jamboree Contingent Programme

Start to plan the content of activity and find ISTs to run the activity

Submit the “Jamboree Contingent Programme Activity Planning & Grant

Application Form” (Appendix 12) by the end of October 2014

Prepare and train IST members

2) Schedule

June, 2014 Distribution of Contingent Programme Information [Vol.1] and

“Activity Planning & Grant Application form (Appendix 12)

August, 2014 Deadline of “Jamboree Contingent Programme Expressions of

Interest Form (Appendix 11)

September, 2014

Bulletin 5 with further information on the grant

November, 2014 Deadline for “Activity Planning & Grant Application form

(Appendix 12)

December, 2014

Confirmation of activities and Grant

March. 2015

Contingent Programme Information [Vol.2]

July, 2015

Run activities at the 23WSJ

10. Applications and Inquiries

23rd World Scout Jamboree Office, Scout Association of Japan

1-34-3 Hongo, Bunkyo-ku, Tokyo 113-0033, Japan

Tel: +81-3-5805-2569 Fax: +81-3-5805-2908

E-mail: 23wsj@scout.or.jp

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[Blank Page]

Appendix 12

Jamboree Contingent Programme

Activity Planning & Grant Application Form

Please fill out this form if your NSO would like to run an activity as part of the Jamboree

Contingent Programme at the 23rd World Scout Jamboree. Please complete one form

for each activity.

National Scout Organization

Country

Activity title

Please indicate which module activity the activity will cover (Please indicate with a tick )

□Science □Culture □GDV

If you have chosen “GDV”, please specify which area you intend to focus on.

□Peace □Human Rights □Health □Poverty □Environment &

Sustainability

Brief description of the content:

Staff list (Please select a chief staff of this activity, and fill out his/her information in 1)

*Please note that these staff must be registered as member of the Contingent (i.e. IST).

1

＊

Name: Date of Birth

(DD, MM, YYYY)

Gender Male / Female Individual ID

on registration system

2

Name: Date of Birth

(DD, MM, YYYY)

Gender Male / Female Individual ID

on registration system

3

Name: Date of Birth

(DD, MM, YYYY)

Gender Male / Female Individual ID

on registration system

4

Name: Date of Birth

(DD, MM, YYYY)

Gender Male / Female Individual ID

on registration system

How much grant do you intend to apply for this activity? (JPY 100,000 per activity at maximum)

JPY (If you do not require grant, please indicate with Zero)

Please provide details of a contact person who can provide further details of this activity

(First Name) (Family Name)

(Date of Birth) (Gender)

(Position in NSO)

(E-mail) (Telephone)

(Address)

(City) (Region/State)

(Postcode) (Country)

Approval of NSO

(Name of NSO)

(Name of Approver)

(Title)

(E-mail)

(Date)

(Signature)

This form should be completed and returned to the Jamboree Office by the end of October 2014.