Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
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Webinar | Jeudi 18 mai 2017 | 10h30 à 11h30 Gouvernance & cycle de vie du document 1
Transcript of Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
Webinar | Jeudi 18 mai 2017 | 10h30 à 11h30
Gouvernance & cycle de vie du document
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©
Avant de commencer, quelques précisions …
2
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silencieux pour le confort de tous.
Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y
répondrons à la fin du webinar.
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le bas, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
• Rabah AMMOUCHE, Consultant
@Everteam
• Marjorie Segui, Partern ECM
@EI-Technologies
Les intervenants
Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï©
Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels
présent sur les 5 continents, met la gouvernance de
l'information entre de bonnes mains, les vôtres. Notre
expertise et nos solutions innovantes sont centrées autour
des technologies big data et adaptées à différents
contextes métier.
©
Everteam en bref …
6
• +25 ans d’expertise
• Éditeur français de logiciels présent sur les
5 continents
• Solutions de Gouvernance de
l’information
• Innovations centrées autour des
technologies Big Data
• Références clients dans tous les secteurs
d’activité
• 1er éditeur à certifier son SAE NF 461
• Membres de comités de normalisation
• Everteam Lab agréé « Centre de
Recherche privé »
Notre mission :
Permettre aux entreprises du monde entier de maîtriser
leur patrimoine informationnel
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Middle East & AfricaAmerica Rest of World
Everteam Group
Everteam MEA
Everteam Inc.
Everteam International
France
Everteam Software
Everteam Global Services
Americas Customers France Customers MEA Customers Rest of World Customers
Everteam, un éditeur à dimension internationale
Mai 2017 9
Le Groupe EI-Technologies
Chiffres clés 2016 Notre métier : La transformation numérique
Transformer la DSI
Accroître l’efficacité des organisations
Transformer l’expérience client
Développer les ventes et les nouveaux services
Groupe français et indépendant de Conseil et de Services en Systèmes d’Information. Du conseil en stratégie à l'accompagnement de la transformation
310 collaborateurs dont 270 consultants
29 M€ de chiffre d’affaires
Capital : 10,5 M€
2 actionnaires
Innovation Capital (Groupe Caisse des Dépôts)
EI-Capital qui regroupe les fondateurs et managers du groupe)
«Les innovations technologiques et la révolution numérique bouleversent les entreprises »La mission de EI-Technologies est d’aider ses clients à adapter leur métier à la révolution numérique.
Mai 2017 10
• Gestion Electronique Documentaire• Dématérialisation• Réseaux Sociaux d’Entreprise
• Microsoft Sharepoint• Office 365• Chatbot• EVERTEAM
• Client DigitalMarketing, Force de Vente& Support Client• Social Selling
• Sales Cloud• Service Cloud• Marketing Cloud• App Cloud & App Exchange• Chatter
• Gouvernance• Architecture digitale• Alignement DSI Métiers• Sourcing expertise• Objectif Cloud• DevObs
Formations Microsoft• Microsoft Sharepoint
Formations GED et archivage électronique
Formations Salesforce• Administrateurs (ADM201, ADM211)• Opérationnels (STR301)• Développeurs (DEV401, DEV501)
SolutionsEmployé digital et Microsoft
Client Digital Solutions Salesforce
DSI Digitale
Formation
Notre Offre
A g e n d a
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Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
Mai 2017
Q u ’e s t c e q u ’ u n e a r c h i v e ?
Mai 2017 12
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale,
et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité Code du patrimoine
SUPPORT
FORME
DATE
La notion d’archive est donc indépendante de
M a i s p o u r q u o i a r c h i v e - t - o n ?
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Enjeux de l’archivage
Pour la sauvegarde de
la mémoire
Obligations légales et
réglementaires
Besoins opérationnels dans le cadre d’une activité
Mai 2017
L e c y c l e d e v i e d u d o c u m e n t
14
Le document est figé. Un événement (clôture d’un dossier, décès, fin de contrat, etc.)
Fin de la durée légale de conservation
Durée de 5 à 120 ans
GED, CRM, ERP, …
SAE/SIA
Mai 2017
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L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit
établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
Traçabilité Intégrité Authenticité Intelligibilité Pérennité Sécurité
Des exigences à mettre en place….
• Stockage / entrepôt• Sauvegarde • Un système de GED
A r c h i v a g e é l e c t r o n i q u e
Calcul d’une empreinte à chaque versementVersement dans un format pérenne
Scellement du documentContrôle de l’empreinte
Enregistrement du versement et des opérations sur le document
Conversion de support et de Format.
Mai 2017
L e s n o r m e s , d e s o u t i l s p o u r a c c o m p a g n e r l a m i s e e n œ u v r e d ’ u n S A E
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Iso 15489
Iso 23081
Iso 26122
NFZ42-013
OAIS
NFZ42-020
ISO 15489La norme recommande de se préoccuper de savoir quelsdocuments on doit produire (avant de les archiver), sous quelleforme et avec quelles données, pour quels besoins d’information.Il faut ensuite analyser les risques, prendre en compte lescontraintes légales mais aussi matérielles, étudier lesaméliorations possibles. Enfin, il faut organiser le contrôle etl’audit des procédures mises en œuvreCette norme a été mise en musique avec le Moreq
ISO 23081Norme sur les métadonnées
ISO 26122Norme détaillant l’analyse des processus pour mettre enexergue les documents relatifs à une activité
NFZ 42-013 Cette norme détaille les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité. (archivage probant)Base de la norme internationale ISO 14641-1
OAISCette norme détaille les fonctionnalités attendues pour gérer sur le long terme les « objets archives ». Comment les verser, les administrer, assurer la pérennité et comment les communiquer
NFZ 42-020 Norme relative aux spécifications fonctionnelles d’un
composant coffre-fort numérique (CCFN) pour garantir à la conservation et l’intégrité d’informations numériques dans le temps
Mai 2017
A g e n d a
17Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
C h a n g e m e n t d e s u p p o r t e t m i g r a t i o n d e s f o r m a t s
Archiver nécessite de conserver dans la durée tout en garantissant la lisibilité ou plutôt l’intelligibilité des contenus.
Comment assurer la conservation et l’intelligibilité des documents• En entrée, enregistrement dans un format normalisé (PDF)• Conversion régulière des fichiers dans un format récent, vérifier la
conformité par rapport à l’original et recalculer les empreintes (pourenregistrer la conversion).
• Tracer les opérations de conversion (d’un format vers l’autre) et demigration (d’un support vers l’autre)
Le SAE doit permettre• De faciliter les opérations de migration de support.• De faciliter les mécanismes de conversion de masse de types de
documents.
Démo18Mai 2017
A g e n d a
19Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
L e s r é f é r e n t i e l s d e c o n s e r v a t i o n
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Un référentiel de conservation est un document de référence qui permet aux entreprises de gérer l’archivage de l’ensemble de leurs documents. Il se présente sous la forme de liste structurée des documents à archiver avec leur durée de conservation, et leur sort final.
Un référentiel de conservation est structuré par processus métier.• Y sont listés les documents émis ou reçus dans le cadre de ces processus• Les durées de conservation de ces documents• Le sort final une fois la durée de conservation échue.
Remarque : Les durées de conservation sont légales ou réglementaires. Ainsi, ladurée d’une facture est de 10 ans.Une entreprise peut choisir de conserver plus de 10 ans des factures relatives àde grosses sommes d’argent et de ne conserver que 6 ans (durée minimale pourle fisc) des factures de petits montants parce que le cout de conservation estplus important que le coût d’un contentieux.
Les durées de conservation sont à arbitrer par l’entreprise en fonction despays concernés, de la politique d’entreprise, des risques identifiés et avérés.
Mai 2017
F o n c t i o n n a l i t é o u t i l : L e s r é f é r e n t i e l s d e c o n s e r v a t i o n
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Le système d’archivage Ever est piloté par les référentiels de conservation.L’outil prend en compte la possibilité de disposer de plusieurs règles pour un mêmeprocessus métier (cas d’une entreprise qui aurait une filiale à l’étranger par exemple).
L’outil permet aussi de mettre en place des règles spécifiques de conservation (commecelui de disposer de règles de conservation différentes pour des documents d’un mêmeprocessus sur un critère particulier).
Le déclenchement de la mise en archivage peut être piloté manuellement ou par uneapplication métier.
Dans ce contexte l’intégration d’une nouvelle activité ou la mise à jour desréférentiels de conservation est facilitée grâce à Ever.
Démo
Mai 2017
A g e n d a
22Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
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A u c œ u r d u S A E , l e s j o u r n a u x
Afin de répondre aux exigences de traçabilité, d’intégrité, d’intelligibilité et de sécurité, le système d’archivage électronique doit produire des journaux.
•Dans ce journal sont inscrits tous les événements de l’archive pendant sa conservation de son versement à son élimination (y compris les conversions et migrations de supports)
JCVA
•Dans ce journal sont inscrits tous les événements du système d’archivage (arrêts, relance machines, etc.)
Journal des événements
Les journaux sont scellés et horodatés et conservés sur un support non ré-inscriptible comme les archives.
Mai 2017
A g e n d a
24Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
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F o n c t i o n n a l i t é o u t i l : R e s t i t u t i o n d e s j o u r n a u x
Démo
On archive dans un SAE de manière à être en mesure de démontrer au juge en cas de litige que le document n’a pas été altéré (seul le juge décidera de la valeur probante du
document).
En cas de litige, le juge va se référer aux journaux.La norme ne donne que peu d’informations sur cette exigence. Elle précise simplement queces derniers doivent être intelligibles.
Ever est une solution qui intégre nativement des fonctions de recherche dans leJCVA et propose des rapports pré-paramétrés permettant de reporter facilementtous les événements relatifs à une archive.
Mai 2017
A g e n d a
26Mai 2017
Archive, archivage électronique ….
Changement de support, migration des formats
Intégration d’une nouvelle activité, mise à jour des référentiels de conservation
Journalisation
Conclusion
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