Gestionnaires en Approvisionnement des Universités Québécoises

Gestionnaires en Approvisionnement des

Universités Québécoises

Approvisionnements Électroniques dans les Universités Canadiennes

2001-11-01

Gartner Consulting

Approvisionnements Électroniques

Gartner ConsultingApprovisionnements Électroniques

Engagement #220041400 — 2001-11-01Contenu entier © 2001 Gartner Inc. Tous droits réservés.

Agenda

Approvisionnements électroniques : Le point de vue de Gartner Description du projet Méthodologie Résultats Recommandations





Point de vue de Gartner


Point de vue de Gartner




Fournisseur

Fournisseur

Entreprise

OEM

Distributeur

Distributeur

Distributeur

Place d'affaire

Distributeur

Distributeur

Détaillant

Détaillant

Détaillant

Courtier

Courtier

Courtier

Courtier

Courtier

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Acheteur

Approvisionnements Électroniques Le commerce électronique dans l’ère des Supranets

Acheteur

E-Mail

Telephone

XML

Web

POSEDIEDI XMLPOS

Sans-fil

POS: Point of SaleEDI: Electronic Data InterchangeXML: Extended Markup LanguageOEM: Office Equipment Manufacturer




Approvisionnements Électroniques Changements dans la relation client-fournisseur

Hypothèse stratégique– D’ici 2004, plus de 70 pour-cent des relations fournisseurs-acheteurs seront non-traditionnelles, -

relations stratégiques à long terme pour les approvisionnements directs et relations à court terme, tactiques, pour les achats indirects.

Deux tendances en jeu– Les places d’affaires électroniques, les catalogues électroniques, les systèmes de négociation

électroniques, les enchères et les engins de recherche créent un environnement d’approvisionnement ouvert à tous pour certaines catégories d’achats indirects et une tendance vers des achats tactiques, à courts termes, suivant les forces du marché.

– Des tendances contraires accélèrent l’adoption de stratégies à long-terme, de collaboration directe et stratégique entre les acheteurs et fournisseurs, incluant :

» Une migration d'un modèle d'affaire centré sur l’organisation à un modèle centré sur les clients

» Augmentation de la compétition globale et la création de réseaux de distribution globaux.

» Demande accrue de la clientèle pour un service plus rapide, moins dispendieux et un meilleur service.




Approvisionnements Électroniques Différents modèles d’approvisionnements électroniques

E-P E-Papprovisionnements

électroniques

Place d'affaire

Services ASP

Participation Multi-organisationnelle

Intégration de systèmes traditionnels

E-P: E-ProcurementASP: Application Service Provider




Approvisionnements Électroniques Des changements organisationnels majeurs sont requis pour atteindre le ROI désiré

À long terme, les approvisionnements électroniques auront un impact majeur sur les entreprises

– Contrôle centralisé des catalogues et des prix pour les approvisionnements indirects

– Implantation de règles informatiques pour gouverner les approvisionnements

– Utilisation accrue des fournisseurs stratégiques

– Diminution des méthodes traditionnelles d’approvisionnement

– Compétences TI accrut au travers l’organisation

– Rigueur accrue dans les processus d'autorisation

– Amélioration des pratiques de livraisons

– Meilleure visibilité sur les achats des individus et des unités d’affaires

– Transition du rôle des acheteurs vers un rôle stratégique

Hypothèse stratégique– Implanter un système d’approvisionnement électronique peut prendre moins de 60 jours, mais d’ici 2004,

atteindre le ROI voulu demandera une transformation des processus d’approvisionnements qui prendra plus de deux ans à accomplir.




Approvisionnements Électroniques Le coût reliés aux approvisionnements électroniques

Coûts applicatifsFrais de licence et d’entretien

Autres coûts• Coût d’implantation - consultation• Intégration - système de gestion des

ressources humaines• Agrégation des contenus, rationalisation et

entretien• Catalogue, engin de recherche• Transactions• Mise à jour des systèmes des fournisseurs• Formation des usagers• Réingénierie de processus• licences complémentaires - base de

données• Frais administratifs• Participation aux places de marché

X

5 to 10 X

USD $1 million - $3 Million =X




Approvisionnements Électroniques Les organisations demandent aux fournisseurs de payer les frais reliés aux approvisionnements électroniques

Effet sur les Fournisseurs– Les entreprises peuvent choisir entre un nombre de standards pour les approvisionnements

électroniques

– Aucun standards dominera le marché avant 2002

– Par conséquent, les fournisseurs devront supporter plusieurs standards pour chacun de leurs clients

– Les fournisseurs seront forcés à adopter les standards de leurs plus gros clients (effet WalMart)

– Avec le temps, ces coûts additionnels seront inclus dans le prix des produits

– Certains vendeurs risquent d’être incapables de subir ces charges

Mesure à prendre– Au début du cycle de planification, les entreprises doivent identifier la capacité des fournisseurs clés

à intégrer leurs systèmes

– Les entreprises devront planifier pour les dépenses additionnelles reliées à la subvention des fournisseurs aux prises avec de problèmes d'adhérence aux standards choisis, ou encore à la sélection de nouveaux fournisseurs.




Approvisionnements Électroniques Des initiatives plus stratégiques sont souvent ignorés

Les approvisionnements électroniques sont un engagement en termes de temps et de ressources

– Les ressources initiales et continues nécessaires à l’implantation d’un système d’approvisionnements électroniques peuvent priver d’autres projets, plus stratégiques à l’organisation, de ressources humaines et financières.

– Plusieurs fournisseurs ont mis l ’accent sur les approvisionnements “cols-blancs”, mettant sur la glace les initiatives d’intégration de la chaîne d’approvisionnement, ignorant le problème plus grand des approvisionnements cols-bleus.

– Les entreprises sont encouragées à évaluer la valeur d’initiatives plus stratégiques

Les relations avec les fournisseurs peuvent être affectées négativement par les initiatives mettant l’accent sur les coûts seulement

– Les approvisionnements électroniques peuvent mettre l’emphase sur le dénominateur commun (les prix), ignorant les méthodes plus créatives de collaboration.




Approvisionnements Électroniques Alternatives aux approvisionnements électroniques

ASP des vendeurs de système d’approvisionnement électroniques– Approprié pour les budgets plus limités

– Moins d’intégration, moins de personnalisation

– Les coûts totaux varient selon les besoins

Marchés électroniques– Coût moins élevé

– Potentiel d’implication des fournisseurs plus élevés

– Risque de prolifération des applications d’approvisionnement électroniques

– Dépendance sur les processus d’affaires du fournisseur

Cartes d’approvisionnements– American Express ou MasterCard

– Les fournisseurs peuvent être inclus ou exclus

– Consolidation des rapports à la fin du mois

– Aucun besoin de gestion des catalogues




Approvisionnements Électroniques Aucun vendeur de systèmes a présentement une offre de service couvrant l’entièreté des besoins

Les organisations auront un portfolio de stratégies d’approvisionnements Aucun système d’approvisionnement électronique est le “bon” système pour

une organisation Les vendeurs qui visent la satisfaction de l’entièreté des besoins n’émergeront

pas à court terme

Hypothèses stratégiques– Les systèmes d’approvisionnements électroniques qui couvriront plus de 40% des achats

n’émergeront pas avant 2001 (0.8 probabilité)

– Les systèmes d’approvisionnements électroniques simple-vendeur qui couvrent plus de 30% des types d’achats ne seront pas disponibles avant 2003 (0.8 probabilité)




Approvisionnements Électroniques Le futur des approvisionnements électroniques

Les places d’affaires électroniques espèrent générer des revenus au moyen de frais de transactions sur de larges volumes d’affaires.

Une compétition intense risque de faire écrouler les modèles de revenus et de faire disparaître les frais de transaction

Hypothèse stratégique– Les modèles de revenus des places d’affaires changeront d’ici 2003 (probabilité 0.9)

– Les places d’affaires qui réussiront seront ceux qui diversifieront leur modèle de revenu pour inclure des frais d’inscription, et des services à valeur ajoutée (probabilité 0.8)

D’ici 2003, les organisations doivent s’attendre que l'offre de services des différents sera de plus en plus difficile à différencier

La disparition et la consolidation de plusieurs vendeurs suivra.




Approvisionnements Électroniques Le futur des approvisionnements électroniques

D’ici 2004, les vendeurs d’application offriront des logiciels qui permettront d'interagir avec plusieurs place d’affaires, ou encore ces logiciels seront offerts gratuitement par les vendeurs pour s’inscrire à leur place d’affaire.

Hypothèse stratégique – D’ici 2004, les vendeurs d’application d’approvisionnements électroniques convergeront soit

vers les vendeurs de systèmes ERP ou encore vers les marchés électroniques.




Approvisionnements Électroniques Sommaire

Les applications d’approvisionnements électroniques vont migrer des achats cols-blancs vers les achats cols-bleus

Un portfolio de système sera nécessaire, dans le court terme, pour adresser tous les types d’approvisionnements électroniques

Les approvisionnements électroniques sont d’abord et avant tout un changement organisationnel et non pas un produit technologique.

Les coûts reliés à l’implantation de systèmes d’approvisionnement électroniques sont typiquement 5 à 10X les coûts des logiciels.

La plupart des projets d’approvisionnements électroniques n’atteindront pas un ROI positif dans les 2 premières années.

Les approvisionnements électroniques forceront des coûts considérables sur les fournisseurs, causés surtout par les frais reliés à la gestion des catalogues.

Les frais de transaction tendront à disparaître à long terme. Plusieurs autres options peuvent être considérées pour les organisations avec des budgets plus

modestes, les cartes d’achats par exemple. D ’ici 2004, les systèmes d ’approvisionnements électroniques feront parti des systèmes ERP.




Description du ProjetDescription du Projet




Description du Projet

Le comité d’approvisionnement National de l’ACPAU a pour mandat de:– Assurer et promouvoir l’échange d’information sur les activités d’approvisionnements

– au niveau national, régional et institutionnel

– dans les domaines tels que les commodités, les prix, les règles gouvernementales et l’identification des meilleures pratiques.

Au travers ses activités, le CAN (NPC) s’est intéressé dans l’utilisation des TI pour supporter les activités d’approvisionnements des universités canadiennes.

– Les universités sont déjà engagées dans les activités de commerce électroniques traditionnelles telles que l’EDI.

– Certaines universités ont acquis des systèmes de gestion des ressources organisationnelles (ERP) et étudient les possibilités d’utiliser les fonctions d’approvisionnements électroniques

– D’autres ont démontré de l’intérêt à participer dans les places d’affaires sur le Web (privées ou public)

– Et certaines publient leurs demandes de service sur le Web.





Par contre, le contexte universitaire rend l’adoption des nouvelles technologies plus difficiles.

– Les universités ont souffert de plusieurs coupures budgétaires au cours des dernières années, obligeant les universités à ralentir leur adoption des nouvelles technologies. Les universités de plus grande taille sont en général plus enclines à investir dans les TI.

De plus, malgré que les grandes universités achètent plus que les plus petites universités, leur pouvoir d’achat reste tout de même relativement petit.

– Comparées aux institutions financières et aux entreprises manufacturières, les universités ne récupèrent pas facilement les investissements au niveau des approvisionnements électroniques individuellement.

– En regroupant le pouvoir d’achat, les projets d’approvisionnements électroniques auraient une meilleure chance de justifier les investissements.

Ainsi, il est logique pour le NPC essaie de déterminer le rôle qu’il pourrait jouer afin de rassembler le pouvoir d’achat des universités canadiennes au sein d’une plate-forme de commerce électronique afin de réduire les coûts de transaction et pour obtenir des meilleurs prix.





L’ACPAU à donc demandé à Gartner de conduire l’étude suivante :– L’identification de l’intérêt des universités canadiennes envers les projets

d’approvisionnements électroniques, incluant les cartes d’achat, les sites des fournisseurs et la publication sur le Web des demandes de services.

– La détermination des perceptions des universités envers les programmes communs d’approvisionnements.

– La recommandation d’un plan d’action pour le futur.




MéthodologieMéthodologie




Méthodologie

Questionnaire d’entrevue

Questionnaire d’entrevue

Groupes de travail

Groupes de travail

Entrevues téléphoniques

Entrevues téléphoniques

OntarioOntario PacifiquePacifique

QuébecQuébec AtlantiqueAtlantique

Discussion avec les analystes de

Gartner

Discussion avec les analystes de

Gartner

Analyse et Recommandations

Analyse et Recommandations

Les discussions étaient de nature informelle afin

d’obtenir une idée générale de la situation au sein des

universités.




Méthodologie Entrevues

Bénéfices / inconvénients d’un système d’acquisitions électroniques

– Coûts de déploiements

– Formation

– Culture de l’organisation

– Économies

– Simplification des processus d’affaires

Initiatives d’acquisitions électroniques (solo / partenariat)– Échéanciers

– Si non,pourquoi pas?

Conditions de participation – Technologie

– Partenaires

– Réalités régionales

– Considérations spéciales

Modèles pour une initiative d’approvisionnement électronique

– ASP

– Interne

– Produit commercial

Types d’achats– Produits généraux

– Produits spécialisés

– Services

Processus d’approvisionnement– Centralisé Vs décentralisé

– Vendeurs préférentiels

– Achats de groupe

Système ERP– Systèmes commerciaux (SAP etc) ou internes

Problèmes avec les processus actuels– Coûts de transaction

– Niveau d’interaction humain

Cartes d’achats– Usage

– Bénéfices

Processus actuels Approvisionnements électroniques




RésultatsRésultats




Résultats Processus actuels

Types d’achats– Les types d’achats sont constants d’une université à l’autre. Ils consistent surtout de

produits opérationnels avec différents niveaux d’achats spéciaux

– Différents types de services sont achetés, surtout sur une base spéciale (au besoin) ou pré-négociée.

Processus d’approvisionnement– Le niveau de centralisation diffère d’un établissement à l’autre. Certaines universités

délèguent l’autorité sur les achats aux usagers directement alors que d’autres sélectionnent les vendeurs de façon centralisée pour chaque achat.

– En tous les cas, les départements d’approvisionnements sont responsables des tâches administratives reliées aux achats

Systèmes ERP– La plupart des universités ont soit un système en place, ou encore prévoient en implanter un

dans les prochaines années.




Résultats Processus d’affaires Problèmes avec les processus actuels

– Amélioration de processus : Les inefficacités reliées aux processus manuels sont le problème numéro un mentionnés par les universités sur les processus actuels. Le département d’approvisionnements passe une grande partie de leur temps à traiter des transactions de faible valeur alors qu’ils devraient gérer les contrats, les fournisseurs et négocier de meilleurs prix.

– Délais dans les commandes : Le deuxième problème le plus fréquemment mentionné est les délais reliés au traitement des achats, les commandes pouvant prendre plusieurs semaines avant d’être traitées.

Cartes d’achats– Déploiement : La plupart des universités ont déjà des programmes d’utilisation de cartes d’achats ou encore prévoient

le faire dans les prochaines années.

– Transactions à faible valeur : Les cartes d’achats ont été utilisées avec beaucoup de succès pour réduire le nombre de transactions manuelles sur les articles à faible valeur.

Tendances– Consultation VS contrôle : Les départements d'approvisionnement se positionnent de plus en plus comme une

organisation facilitante plutôt qu’un organisation de contrôle. Ils agissent comme consultant pour aider les universités à mieux gérer leurs achats.

– Négociateur institutionnel : La deuxième tendance est pour les départements d’approvisionnement de négocier des accords pour l’établissement entier, allant d’un rôle réactif à un rôle proactif.




Résultats Intérêt envers les approvisionnements électroniques

Bénéfices / inconvénients d’un système d’approvisionnement électronique– Amélioration des processus: Le consensus général est que le bénéfice principal d’un système

d’approvisionnements électroniques vient de l’amélioration des processus internes, réduisant ainsi les coûts opérationnels.

– Réduction des prix: La plupart des universités ne croient pas que l’utilisation d’un système d’acquisitions électroniques ou la participation dans une place d’affaire entraînera une réduction des coûts d’achats, la plupart croyant qu’ils obtiennent déjà des bons prix.

– Coût des systèmes: La plupart des universités croient que les investissements dans les systèmes d’approvisionnements électroniques généreront un bon ROI, sans toutefois pouvoir le quantifier.

Initiatives d’approvisionnements électroniques en cours - Solo, Partenariat– Taille de l’université: Les universités de plus petite taille ont tendance à avoir des projets très limités en ce qui

concerne les approvisionnements électroniques. Plusieurs solutions commerciales (tel que le site de Barnes & Nobles) sont utilisées. Les universités de plus grande taille ont tendance à avoir des projets plus agressifs.

– Projets communs: Il y a très peu de projets communs en cours. Plusieurs raisons ont été mentionnées, tel que la disparité entre les systèmes informatiques et les règles d’approvisionnements différentes par exemple. Ceci contraste avec la quantité de projets dans les approvisionnements traditionnels, tel que les achats regroupés par exemple.




Résultats Intérêt envers les approvisionnements électroniques

Conditions de participation à des projets d’approvisionnement électroniques– Technologie: Ceci représente un facteur majeur pour les universités. La plupart des universités ont déjà investit des

sommes majeures dans leur infrastructure et systèmes ERP, alors il est essentiel que les solutions proposées soient compatibles.

– Réalités locales: Certaines universités doivent contribuer davantage que d’autres à leur communauté en favorisant l’économie locale ou encore en profitant des achats regroupés locaux.

– Retour sur l’investissement: avant que les universités se lancent dans un tel projet, le ROI devra être démontré de façon claire, plusieurs étant sceptiques sur les bénéfices potentiels.

Modèles pour une initiative d’approvisionnement électronique– Les universités étaient ouvertes à tous les modèles. Le modèle ASP semblait attrayant, ne requérant pas

d’investissements initiaux.

Tendances– Cartes d’achats: Les cartes d’achats sont souvent perçues comme étant le première étape vers les

approvisionnements électroniques. Elles ont aussi comme avantage de réduire le travail manuel considérablement pour un coût d’implantation très faible.

– Sites vendeurs: Les sites de vendeurs (Barnes & Nobles par exemple) sont souvent utilisés comme première étape vers les approvisionnements électroniques. Ils demandent un investissement très faible et donnent d’excellents bénéfices aux universités et aux usagers.




Résultats Moteur des approvisionnements électroniques

Réduction des coûts– Réduction des coûts associés au traitement des transactions

– Réduction des coûts associés aux acheteurs délinquants

Simplification des processus d’affaires– Simplification du processus d'approvisionnement, en donnant aux acheteurs les outils dont

ils ont besoin

– Simplification du processus de facturation, réduction de la quantité de factures

Orientation client– Permet aux acheteurs de choisir pour eux-même, en leur donnant les outils dont ils ont

besoin

– Réduire les délais dans le cycle d ’approvisionnement.




Extern

eIn

terne

Résultats Cycle d’adoption des systèmes d’approvisionnements électroniques

ERPERP

approvisionnements électroniques

approvisionnements électroniques

Automatisation du contrôle des inventairesAutomatisation des processus financiers et

comptablesRé-ingénierie des processus d’affaires

Automatisation des commandes Délégation de l’autorité aux acheteurs

Place d'affairePlace d'affaire

Achats de produits et services en groupe

Accès à plusieurs fournisseurs à partir d’un point commun

Système manuelSystème manuel

Système manuel (papier)Réconciliation manuelle des différentes unités

(finance, comptabilité, etc)




Résultats Défis

Tous ne sont pas au même niveau!

ERPApprovisionnements

électroniquesPlace d'affaire

Petites universités

Ontario, Alberta

Il faut établir un dénominateur commun avant de procéderIl faut établir un dénominateur commun avant de procéder

Moyenne et grosses universités

Papier BPR




Résultats Défis

Taille de l’université

Les plus grandes universités ont tendance à avoir de meilleures infrastructures technologiques, leur permettant d’adopter de nouvelles tendances beaucoup plus facilement. Les universités plus petites suivent encore un système manuel de traitement des commandes, rendant difficile pour eux de:

– Justifier l’investissement vers un système d'approvisionnement électronique ;

– Justifier un tel système pour leur faible niveau d’achats.

Certaines universités considèrent les systèmes d’approvisionnements électroniques sans système ERP

– Il sera difficile pour ces universités de réaliser les bénéfices reliés à la simplification de processus.




Tendances Dans Les Universités Américaines

Tendances Dans Les Universités Américaines

Résultats provenant de 203 Universités Américaines

27 d’entre eux participent dans une place d’affaire électronique




Approvisionnements électroniques aux États-Unis

Pourcentage d’universités qui utilisent les systèmes d’approvisionnements

électroniques

13%

87%

L’utilise

Ne l’utilise pas




Approvisionnements électroniques aux États-Unis Échanges Privées

Échanges Privées

0%

10%

20%

30%

40%

50%

0% 0% to 2% 2% to 20% 20% and +

% des achats sur une échange privée

%

des

org

an

isa

tio

ns

2000

2001

Des universités utilisant les approvisionnements électroniques:




Approvisionnements électroniques aux États-Unis Places d’affaires

Places d’affaires

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

0% 0% to 2% 2% to 20% 20% and +

% des achats effectués sur une place d’affaires

%

des

org

an

isa

tio

ns

2000

2001

Des universités utilisant les approvisionnements électroniques:




Approvisionnements électroniques aux États-Unis Moteurs pour les approvisionnements électroniques

1 2 3 4 5 6 7

Amélioration des processus internes

Réduction des délais de livraison

Réduction des coûts

Achats regroupés

Nouveau canal d’achat

Source de levier pour les négociations

Source de revenue

Mandat gouvernemental

Least Most




Approvisionnements électroniques aux États-Unis Inhibiteurs aux approvisionnements électroniques

1 2 3 4 5 6 7

Coûts d’intégration

Viabilité des vendeurs

Frais de transaction

Sécurité

Manque de support exécutif

ROI nébuleux

Fonctionalités réduites

Manque de standards

Solution non-adaptée




Approvisionnements électroniques aux États-Unis Achats les plus fréquents sur les places d’affaires

1 2 3 4 5 6 7

Ordinateurs

Papeterie

Logiciels

Équipement

Livres

services




Approvisionnements électroniques aux États-Unis Tendances aux États-Unis

Pour l’instant, il y a très peu d’achats effectués sur les places d’affaires électroniques, et le rythme de croissance est très faible

Très peu d'institutions utilisent des systèmes d’approvisionnements électroniques

Le premier obstacle au commerce électroniques est les coûts d’implantation Le moteur premier est le désir de réduire les frais de transaction et non de

réduire les coûts des produits et services.




RecommandationsRecommandations




Sommaire des recommandations

Approvisionnements électroniques– Amassez les meilleures pratiques des universités canadiennes

– Développez des exemples d’amélioration de processus faciles :

» Cartes d’achats

» Sites vendeurs

– Identifiez les partenariats potentiels

Places d’affaires– Surveillez l’évolution des technologies

– Gardez un œil sur les places d’affaires commerciales (Bellzinc, TD MarketSite)

– Ne procédez pas à une initiative à l’échelle canadienne à court terme.

Encouragez les investissements non-technologiques» Réduction du nombre de fournisseurs

» Amélioration des processus d’affaires

» Formation des usagers sur les processus d’achats




ContactsContacts




Contacts

Simon Chapleau, MBA, PMP

Consultant, Gartner Consulting

Gartner

3773 Côte-Vertu Ouest, Bureau 320

Ville St-Laurent, QC, Canada H4R 2M3

Tel.: 514.331.7488 ext. 230

Fax: 514.331.4427

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