GESTION IMMOBILIÈRE

ABACUS est utilisé au quotidien par plus de 39’000 entreprises issues des secteurs les

plus divers. Grâce à son caractère universel et ses performances, les applications ABACUS

sont appréciées par les entreprises de toutes tailles.

ABACUS vi – Design the future

ABACUS vi est entièrement nouveau dans l’architecture de l’Internet. Il se caractérise

tout particulièrement par son adaptabilité, son concept utilisateur avec attribution de

rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que Software­as­a­Service (SaaS). De

plus, il fonctionne sur différentes plates­formes, bases de données et systèmes d’exploi­

tation. Le logiciel AbaImmo de la version vi peut être exploité aussi bien sur un système

utilisateur individuel, dans une installation Client/Server que sur Internet et Intranet.

Le logiciel de gestion AbaImmo est une solution modulaire complète de gestion

immobilière. Il a été développé en collaboration avec des spécialistes et des

clients disposant d’une longue expérience dans l’immobilier. Le programme

bénéficie des dernières technologies logicielles. Il peut être exploité avec le

réseau Internet, indépendamment du lieu où se trouve l’utilisateur. L’accès

décentralisé aux données et aux informations est ainsi garanti.

Technologies modernes

Fonctions réalisées dans le cadre d’ABACUS vi et qui entrent également en vigueur dans

la Gestion immobilière:

> Des apps pour l’iPad permettent à l’utilisateur une mobilité pratiquement illimitée,

avec un accès simultané aux informations importantes, issues du logiciel de gestion

d’entreprise ABACUS

> Puissant moteur de recherche pour retrouver rapidement des immeubles, locataires,

informations et documents enregistrés dans des dossiers

> Création de masques de saisie spécifiques au client, comme pour la base des

immeubles

> Recherche d’informations via Internet et Intranet

> Visualisation des données au moyen de graphiques

> Attribution simple et confortable des droits d’accès grâce aux concepts de rôles

Les exigences auxquelles doit répondre un logiciel moderne de gestion immobilière sont

multiples. AbaImmo propose des données centrales communes à tous les mandats pour

les locataires et fournisseurs, la création automatique des activités, la refacturation inté­

grale ou partielle des dommages causés à l’objet loué, la gestion de différents genres

d’honoraires, des documents originaux pour chaque écriture et bien plus.

Toutes les régies immobilières, petites et grandes, peuvent utiliser AbaImmo. S’agissant

d’une solution entièrement intégrée, toutes les exigences de la branche immobilière sont

prises en compte.

S I M P L I C I T É , E F F I C A C I T É , F I A B I L I T É –

L A G E S T I O N I M M O B I L I È R E A B A C U S .

H I G H L I G H T S

> Saisie unique des locataires

Un locataire n’est saisi qu’une seule fois dans AbaImmo. Les postes ouverts des loca­

taires, par exemple, peuvent ainsi être présentés pour tous les immeubles.

> Plusieurs régies

Un immeuble peut être attribué à différentes régies. Les honoraires seront saisis et

décomptés pour chacune d’elle.

> Saisie des appareils et contrats de service

La gestion des appareils, comme les réfrigérateurs, offre une meilleure vue d’ensemble

dans la base des immeubles. Les contrats de service, par exemple pour les ascenseurs,

peuvent également être enregistrés avec toutes les informations nécessaires. Le

contrat original se classe directement dans les dossiers.

> Travaux d’entretien

Tous les travaux d’entretien sont regroupés pour l’immeuble, la maison ou l’objet. Il

est ainsi plus simple d’effectuer la facturation lors de la restitution de l’objet.

> Transparence grâce à l’arborescence

Grâce à la structure en arborescence de la base des immeubles, vous disposez d’un

aperçu rapide de l’organisation complète de l’immeuble. Les critères de filtre per­

mettent d’afficher, par exemple, uniquement les objets vacants.

> Masques personnalisables

Les masques du programme peuvent être adaptés individuellement pour l’immeuble,

le bâtiment, la maison, l’étage, l’objet et la base des locataires. L’attribution de

groupes d’utilisateurs ou de rôles est possible.

> Nombreux assistants

Les tâches quotidiennes sont optimisées grâce à différents assistants, pour la saisie des

baux ou des résiliations par exemple.

> Traitements

Les traitements en série comme la facturation, l’adaptation des loyers et le décompte

des charges se préparent en différentes étapes. Une impression ultérieure ou, si néces­

saire, une extourne de ces traitements est ainsi possible.

> Facturation manuelle

La facturation manuelle permet de modifier les loyers, acomptes ou forfaits, de

créditer les factures ouvertes ou de créer simplement de nouvelles notes de crédit.

> Gestion flexible des rappels

Différents traitements de rappels, avec plusieurs niveaux, peuvent être définis pour

chaque genre d’utilisation.

> Critères d’évolution du loyer

Lors d’une adaptation automatique du loyer, les critères d’évolution de chaque contrat

peuvent être complétés par l’utilisateur.

> Refacturation de travaux

Si un locataire ou une personne tierce doit participer aux réparations, il est possible de

le signaler dès la saisie de la facture du fournisseur. Le programme de refacturation

permet de facturer ces positions au locataire ou de les marquer pour le prochain

décompte de chauffage et frais accessoires.

> Versions des décomptes

Les définitions des décomptes de charges sont reportées sur l’axe temporel. En cas

d’adaptation, l’utilisateur peut choisir si la nouvelle définition est valable pour tous les

locataires ou uniquement pour les nouvelles locations.

> Répartitions divergentes des frais

Si un contrat diffère de la norme standard au niveau du calcul des frais accessoires,

une nouvelle définition, dite divergente, peut être saisie.

> Participation d’immeuble tiers aux frais

Si les frais pour un immeuble sont générés à partir du décompte d’un autre immeuble,

cette dépendance peut être indiquée sur le décompte. Cette information évite que le

deuxième immeuble établisse un décompte avant que les frais ne soient répartis pour

l’autre immeuble.

> Propriété par étage

AbaImmo permet de gérer une communauté de copropriétaires. Plusieurs fonds de

rénovation peuvent être saisis. Divers documents supplémentaires peuvent être pré­

parés pour l’assemblée. Le calcul du budget prévisionnel pour l’année suivante est

également possible.

> Immeubles partiellement assujettis

Les immeubles partiellement ou entièrement assujettis peuvent être gérés.

> Documents originaux pour chaque écriture

Différentes écritures sont générées dans de nombreux processus. Par exemple, le

décompte des honoraires propose une facture dans les Créanciers, le décompte de

chauffage et frais accessoires crée des écritures dans la Comptabilité financière, des

débiteurs et éventuellement dans la Comptabilité des créanciers. Des documents

comptables peuvent être établis automatiquement et imputés dans les dossiers afin

qu’il soit possible de retrouver à tout instant l’origine d’une écriture.

> Documents originaux dans la procédure de paiement

Dans le traitement des paiements, le document original de chaque facture planifiée

peut être affiché. Le traitement est contrôlé efficacement et adapté si nécessaire.

> Recherche plein texte

Rechercher un immeuble est encore plus simple grâce à la recherche plein texte. Une

rue avec le lieu peut être saisie et la fonction de recherche affiche une liste des

immeubles potentiels.

O P T I O N S

> Interfaces

Grâce aux multiples interfaces XML, la plupart des données peuvent être importées et

exportées.

> Comptabilisation étendue des honoraires

Lors du décompte des honoraires, des factures créanciers sont créées pour le paie­

ment. L’option de comptabilisation étendue va plus loin. Elle permet de générer un

document débiteur avec numéro BVR dans la comptabilité de la régie. Le paiement du

propriétaire peut ainsi être directement importé et automatiquement imputé.

> Demandes de devis et bons de commandes

Il est possible de créer des demandes de devis pour un immeuble ou un objet directe­

ment depuis la base des immeubles. Elles pourront ensuite être envoyées à plusieurs

fournisseurs. La meilleure offre est choisie et la commande est déclenchée. La création

directe d’une commande fournisseur est bien entendu possible.

> Calcul du disponible par propriétaire

Cette option permet un calcul du disponible en faveur du propriétaire. Sont pris en

compte non seulement les montants à verser au propriétaire, mais également les com­

mandes ouvertes ou les hypothèques arrivées à échéance.

> Automatismes d’écritures

Les tâches liées à la préparation provisoire des décomptes d’honoraires ou aux réparti­

tions sur des comptes peuvent être automatisées.

> Procédure de visa sans papier

Le module des Créanciers ”Contrôle visa” permet de signifier les factures créanciers

aux différents responsables qui les valident. Une fois visées, ces factures sont ensuite

payées.

> Archivage électronique

Les documents papier peuvent être numérisés avec AbaScan et classés par voie élec­

tronique dans le logiciel de gestion ABACUS à l’aide du programme d’archivage.

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software

CH­9300 Wittenbach­St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Research SA, Business Software

CH­2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Business Solutions GmbH

D­80336 München, www.abacus­solutions.de info@abacus­solutions.de Eck

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