La gestion du temps

Sylvie Montagnon

La gestion du temps

Sylvie Montagnon

Bibliographie : Laurent HERMEL, collection AFNOR

Test : 30 ‘’

Pour identifier votre cause première de mauvaise gestion du temps

Sylvie Montagnon

Sommaire

A. Le temps

B. La démarche

C. Trucs et astuces Sylvie Montagnon

A.

Qu’est-ce que le temps ?

En quoi nous préoccupe-t-il?

Sylvie Montagnon

Définition :« Notion fondamentale conçue

comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements,

et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde et les

êtres »

Petit Larousse illustré 2002Sylvie Montagnon

Le temps

Sylvie Montagnon

Une notion subjectiveNon stockableGérable, maîtrisable ??

Les effets d’une non / mauvaise gestion du temps

Sylvie Montagnon

Baisse d’efficacité

Augmentation du stress

Profils types pour l’utilisation de la gestion du temps

Sylvie Montagnon

L’improvisateur / le planificateur

Le débordé / le dilettante

Dans chaque cas on peut bien ou mal vivre les choses …

Se poser la question de la gestion du temps, …

Sylvie Montagnon

… c’est reconnaître ne pas être satisfait de sa manière de le

gérer !

Le temps n’a pas la même valeur pour tous

Sylvie Montagnon

Endurer pour différer son plaisir …Un bien précieux pour les actifsCapital confort pour les « bon vivants »Capital financier pour les « affairés »

Chacun va devoir mesurer sa capacité à changer …

Les motivations au changement peuvent être induites par :

Sylvie Montagnon

La nécessité d’être moins stressé …Le besoin de disposer de plus de temps pour les siens …L’envie d’augmenter sa plage de loisirs

Elles nous conduiront à plus vivre au présent …

Les lois qui régissent notre gestion du temps :

Sylvie Montagnon

Parkingson : le travail se dilate jusqu’à occuper tout le temps disponiblePareto : l’essentiel = 20%, l’accessoire = 80%Murphy : le faire prend plus de temps que le prévu

Illich : l’efficacité diminue au fil du temps

Carlson : le hachage est chronophage

Illustration de la Loi de Pareto

80%

20%

80%

20%

Activité RésultatSylvie Montagnon

Représentation graphique de la loi de Pareto

Sylvie Montagnon

20% 100%

100%

80%Résul

tats

Dépense en temps

B. La démarche de meilleure gestion du temps (en 4 … temps)

Sylvie Montagnon

Diagnostic

Objectifs

Stratégie et plan d’action

Mise en œuvre, contrôle et pilotage

B.1. DIAGNOSTIC

Sylvie Montagnon

Pointer le prévu au regard du réalisé

… sans anticiper les solutions à ce stade

Dans le prévu et le réalisé prendre en compte même les interférences prévues

Faire ces relevés sur plusieurs jours

Le relevé d’action journalier, au quart d’heure

Sylvie Montagnon

Planifier sur la journée les activités prévues

Réaliser le relevé des activités effectuées

Mettre en parallèle les 2 tableaux

Connaître les voleurs de temps

Sylvie Montagnon

Ils peuvent être internes …

… ou externes

Les voleurs de temps internes

Sylvie Montagnon

Désordre des lieux de travail

Interruptions permanentes

Trop de rendez-vous

Tâches annexes et connexes : administratives, intendance, courses, …

Séquences de travail aléatoiresObjectifs flous

Les voleurs de temps externes

Sylvie Montagnon

Mauvaise communication

Doublons des tâches

Les croyances du type : passer du temps au bureau = travailler beaucoup …

Open space

Trop de mails ou d’appels téléphoniques

Trop de réunions

…

B.2. DEFINIR LES OBJECTIFS

Sylvie Montagnon

Qu‘est-ce-que je désire vraiment ? …

Qu’est-ce que j’attends de ma vie ? …

… au plan personnel et professionnel

Créer les conditions de la réussite …

Sylvie Montagnon

Imaginez ce qui adviendrait si vous ne faisiez rien …

N’hésitez pas à développer le scénario catastrophe, en détails …

Comptabilisez le temps (l’argent, la sérénité, …) perdu au quotidien, sur la semaine et sur le mois en regard de celui investi pour le changement …

Se fixer des objectifs, pourquoi faire ? …

Sylvie Montagnon

« Il n’est de vent favorable que pour celui qui sait où il va ». Sénèque

Savoir où l’on va, ce que l’on veut, et ce que l’on ne veut pas …

Faire des choix pour faire émerger ses priorités …

Savoir que le coût du changement sera celui …

Sylvie Montagnon

… d’une mise au régime

… d’un sevrage addictif …

… d’un changement matrimonial …

Fixer des objectifs précis …

Sylvie Montagnon

… réalistes

… dans tous nos domaines d’action …

… quantifiés : date ou délai, moyens … : « mercredi 26 juin 12h00, 50% des dossiers seront triés ».

B.3. BATIR SA STRATEGIE DE GESTION DU TEMPS en 3 temps

Sylvie Montagnon

Se connaître et connaître l’usage qu’on fait de son temps

Planifier les objectifs à court, moyen et long terme

Phaser chacun des objectifs, et identifier les ressources à affecter

Sylvie Montagnon

3.1. Connaitre ses forces et ses faiblesses

Qualités et défauts

Savoir-être : global (biorythmes) et professionnel

Savoir-faire, connaissances et compétences

Sylvie Montagnon

3.2 Planifier les objectifs

Les classer en 2 grandes catégories : vie personnelle et vie professionnelle

Subdiviser la vie personnelle en :

Corps et santé

Vie familiale

Loisirs et amis

Sylvie Montagnon

3.3. Phaser : le recours à la méthodologie de projet

L’analyse stratégique (environnement interne et externe)

La planification des tâches et des ressources

Suivre, modifier, faire le bilan

B.4. METTRE EN ŒUVRE SON PLAN D’ACTION

Sylvie Montagnon

1. Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit

2. S’outiller

4.1 Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit

Sylvie Montagnon

Apprendre à dire NON, y compris à soi-même … ( faire du non ou du peut-êtrela réponse systématique)

Avoir une vraie envie de changer !

Affronter les décisions pénibles…

Se donner les moyens de changer …

Un des moyens de changer : s’appuyer sur les autres

Sylvie Montagnon

… en les accompagnant, en s’assurant de leur donner les moyens de faire (attention à la délégation inverse!)

Déléguer : les bonnes tâches, aux bonnes personnes,

Sans perdre de pouvoir, d’autorité, ou de contrôle …

4.2 S’outiller

Sylvie Montagnon

L’agenda : un seul, adapté par sa taille, au bureau ou dans le sac, année civile ou scolaire, à jour, électronique ou papier

4.2 S’outiller

Sylvie Montagnon

La feuille d’action journalière :pour faire de chaque jour un jour nouveau, pour ne pas « psychoter » sur les choses non faites, pour avoir un pense bête, pour pouvoir faire un bilan et rectifier le tir, …

Sylvie Montagnon

Feuille d’action journalière

Eléments à améliorer

Eléments positifs

Objectif principale de journée

17

16

15

14

PREPARER13

12

11

10

9

COURRIERSMAILS8

7

6

5

4

3

2

1

PERSONNES àRENCONTRER

TELEPHONERACTIONS

Date :

4.2 S’outiller

Sylvie Montagnon

La liste de tâches : même fonctions, une alternative à la feuille journalière

Sylvie Montagnon

Liste de tâches

résultatlivrableressourcesà faire pour le

duréeobjectifTâches (verbe d’action)

N°

4.2 S’outiller

Sylvie Montagnon

Du bon usage de la feuille journalière et de la liste de tâches

Hiérarchiser les tâches …

Sylvie Montagnon

Différencier l’urgent et l’important

3.Priorité peu importante urgente

« déléguer »

4.Peu important, peu urgent

« on verra »(il est urgent d’attendre)

1.Priorité importante urgente

« à faire de suite »

2.Priorité importante non urgente

« prévoir une date »

Niveau d’urgence

Niveau

d’

importance

Sylvie Montagnon

Trier les actions à mener

1Non urgent non important

10Urgent non important

50Important non urgent

100Important et urgent

NotationDegré de priorité

Coefficienter les actions et les placer dans la feuille journalière en fonction de leur note.

… et pour choisir entre 2 priorités, s’être gardé du temps libre dans son planning : entre 40 et 60% (tout de même!)

C. Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Regrouper les appels téléphoniques

Savoir s’isoler pour les tâches importantes

Se garder 40% / 60% de marge pour les imprévus

Limiter et contrôler le travail à la maison

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Savoir s’isoler pour les tâches importantes : effet lame de scie

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Les échéances réalistes aident à avancer et nourrissent la motivation

De vrais pauses pour relancer l’énergie

En cas de dérapage, faire … et noter pour ne pas trébucher 2 fois sur la même pierre

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Pour entretenir la motivation :

prendre en compte facilité de réalisation, importance pour la nouvelle gestion du temps

Sylvie Montagnon

Importance / facilité de réalisation

Importance pour la gestion du temps

Facilité

de

réalisation

A2

A7

A5 A6A4

A1

A8

A3

A9

Sylvie Montagnon

Importance / facilité de réalisation

Importance pour la gestion du temps

Facilité

de

réalisation

A2

A7

A5 A6A4

A1

A8

A3

A9

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Faire des bilans réguliers pour fêter les victoires …

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Faire des bilans réguliers pour fêter les victoires

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Passer de la notion de gestion des tâches à gestion de projet

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Utiliser les temps d’attente

Limiter les pertes de temps dans les transport : regrouper, utiliser le temps, faire un SAS

Apprendre la lecture rapide

Trier et classer verticalement

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Un entretien ou une réunion doivent avoir : des participants utiles, un ordre du jour, une heure de début et de fin, …

… un objectif : état d’avancement, décision, organisation, information, listage, …

… avoir été préparée ! Et faire l’objet d’un compte rendu et d’un suivi

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

Mieux communiquer …

Ordonner l’environnement pour ordonner ses idées. Ranger son bureau chaque soir.

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

Trucs et astuces

Sylvie Montagnon

What’s good about this ?

Se rendre disponible facilement, … puisqu’on s’est donné des marges de manœuvre

En conclusion, réussir à gérer son temps …

Sylvie Montagnon

Une attitude volontaire face au changement

Une démarche méthodique

Des outils liés à la démarche

Sylvie Montagnon

BON COURAGE !